Komunikacija organizacijos viduje

Komunikacija yra bendravimas, informacijos ir žinių perdavimas, keitimasis patyrimu, mintimis, išgyvenimais. Komunikacija gali būti įvairi – intrapersonalinė (vidinė), interpersonalinė (tarp dviejų individų), grupinė, organizacinė, viešoji; ji gali būti paprasta ir sudėtinga, formali ir neformali, žodinė, rašytinė, vizualinė. Šiandien ypatingos reikšmės įgauna komunikacijos efektyvumas organizacijose, nes organizacijos tampa sudėtingesnės struktūriniu ir technologiniu požiūriais, auga organizacijos vidaus ir išorės informacijos srautai. Besikeičianti aplinka reikalauja iš organizacijų greitų pokyčių, kurie neįmanomi be efektyvios komunikacijos. Kolektyvo nariai yra susiję vienas su kitu ir su iišorės publikomis informacijos saitais. Visa tai komunikacijos valdymą daro labai svarbiu organizacijų strategijos ir raidos elementu.

Yra išskiriami keli organizacijų komunikacijos tipai:

· Organizacijoms bendraujant su aplinka (už organizacijos ribų) ;

· Organizacijos viduje

Šiandien aš norėčiau išsamiau aptarti komunikaciją organizacijos viduje.

Tokia komunikacija gali vykti formaliais ir neformaliais kanalais.

Pirmiausiai aptarsiu formalią komunikaciją, jos privalumus ir trūkumus.

Formalios komunikacijos santykiai yra realizuojami komunikacijų tinkle, kurį lemia formali organizacijos struktūra. Paprastai komunikacijos vyksta horizontaliai- informacija perduodama ir priimama tame pačiame hierarchiniame lygyje, bei vertikaliai- tarp skirtingų hierarchinių lygių.

Vertikaliai informacija kkomunikuoja dvejopai:

· Informacija perduodama iš vadovų pavaldiniams- „ komunikacija žemyn“

· Informacija perduodama iš pavaldinių vadovams- „komunikacija aukštyn“

Priklausomai nuo vadovo vadovavimo stiliaus, situacinių sąlygų vertikali komunikacija hierarchiniuose santykiuose gali būti:

· Vienpusė- vadovas pateikia pavaldiniams informaciją ir nesiekia grįžtamojo ryšio;

· Dvipusė- tai laisvas pasikeitimas idėjomis. Ši kkomunikacija užima daugiausiai laiko, bet yra labai efektyvi;

· Vienpusė komunikacija su grįžtamuoju ryšiu- vadovas informaciją pateikia ir klausia, kaip ji suprasta.

VERTIKALI KOMUNIKACIJA- tai informacijos perdavimas ir priėmimas skirtinguose hierarchijos lygiuose. Pvz. Paliepimų perdavimas organizacijos nariams ( darbuotojams) – tai komunikacija „iš viršaus į apačią“. „Iš apčios į viršų“ perduodamos žinios, pateikiamos idėjos ar problemos, kurias reiktų spręsti.

Iš viršaus į apačią dažniausiai pranešama:

· Apie einamuosius uždavinius;

· Apie prioritetų pasikeitimą;

· Apie rekomenduojamas procedūras;

· Apie tam tikrų procedūrų taikymą ir pan.

Komunikacija iš viršaus į apačią apima:

· Tikslų įgyvendinimą;

· Darbo instrukcijas;

· Procedūrų bei veiksmų išaiškinimą;

· Grįžtamojo ryšio būtinumą;

· Papildomos informacijos teikimą.

Tačiau komunikuojant iš viršaus į apačią paitaiko įvairių kliučių. Tai gali būti:

· Nepakankama arba neaiški informacija. Pvz. Jei vadovas, pateikdamas užduotį darbuotjui, jos nepaaiškina arba pateikia per mažai informacijos, ji organizacijos nariui gali bbūti visai nenaudinga.

· Informacijos perteklius. Kartais kyla problemų, kai informacijos būna per daug. Pvz. Gali būti labai daug pranešimų, todėl sunku sukoncentruoti dėmesį į bent vieną iš jų. Be to pranešimas gali būti per ilgas, užgožiantis svarbia informaciją.

· Netinkamas laikas (pvz. Darbo dienos pabaiga).

· Iškraipymas ir filtravimas. Tai gali sąlygoti įvairios priežastys. Pvz. Per menki komunikavimo įgūdžiai. Tačiau pranešimas gali būti iškraipytas ir sąmoningai (pvz. Kažkas nutylėta). Filtruojant gali būti pateikta tik dalis informacijos.

Organizacijai taip pat labai reikalingas komunikavimas iš apačios į viršų. ŠŠis komunikacijos tipas atitinka „viršūnių“ informavimo funkciją. Tokiu būdu vadovai sužino:

· Apie tai, kas vyksta organizacijos žemiausiuose sluoksniuose;

· Apie jau iškilusias bei galimas problemas;

· Įvertina galimus pokyčius.

R.L. Daft išskiria penkis komunikavimo iš apačios į viršų informacijos tipus:

1. problemos formulavimas ir prieštaravimo akcentavimas. Tokiuose informacijose apibūdinamos pagrindinės problemos bei prieštaravimai, kurių pasitaiko einamuosiuose organizacijos reikaluose. Vadovai sužino apie sunkumus organizacijoje.

2. siūlymai organizacijos tobulinimo klausimais. Vadovams išsakomos idėjos, kurios leistų pagerinti darbo procedūras. Dėl to pagerėja darbinės veiklos efektyvumas bei kokybė.

3. ataskaitos apie atliktas užduotis.

4. nusiskundimai ir diskusijos. Tai įvairi informacija apie organizacijos narių skundus ir konfliktus.

5. finansinė informacija.

Komunikacijos iš apačios į viršų problemos:

· Rizika. Ji dažniausiai susijusi su pasitikėjimu organizacijos vadovu. Organizacijos nariai gali daug laimėti pasitikėdami vadovu ir atvirai aptardami nusiskundimus. Tačiau kai kuriems vadovams tai gali napatikti ir pavaldiniai gali susilaukti neigiamų pasekmių.

· Iškraipymas. Dažnai pavaldiniai, bijodami vadovo „pagražina“ informaciją apie padėtį organizacijoje. Jie bijo, jog dėl nesėkmių gali būti apkaltinti, todėl pateikdami informaciją ją „sušvelnina“.

· Padėties skirtumai. Pasitaiko tokių vadovų, kurie „teisę kalbėti“ pasilieka tik sau, o pavaldiniams lieka tik „teisė klausyti“. Dėl to nemažai gerų ir naudingų idėjų pavaldiniai neišsako.

· Užduočiu neapibrėžtumai. Tai pagrindinė organizacijos problema. Ji atsiranda tada, kai organizacijos nariai pajunta informacijos trūkumą ar jos iškraipymą. Neapibrėžtumas turi neigiamos galios visos organizacijos veiklai.

HORIZONTALI KOMUNIKACIJA – tai kkomunikacija tarp įvairių organizacijos padalinių.

R.L. Daft horizontalią komunikaciją apibūdina kaip informacijos perdavimą ir priėmimą tame pačiame hierarchijos lygyje.

Horizontalios komunikacijos kategorijos:

· Skyrių veiklos koordinavimas. Informacija, cirkuliuojanti tarp įvairių organizacijos padalinių, padeda lengviau bei greičiau atlikti bendrus projektus ir užduotis.

· Organizacijos narių konsultavimas skyriuose.

Šios komunikacijos atveju vaovaujamasi principu – veikti drauge. Tai dažniausiai veda į sėkmę. Dėl lygiateisės organizacijos narių padėties hierarchijoje horizontali komunikacija nepatiria tokių didelių kliūčių kaip vertikali.

Tačiau ir šiuo atveju trukdymų išvengti nepavyksta.

Pagrindiniai horizontalios komunikacijos trūkumai yra:

· Konkurencija. Ji gali pasireikšti tada, kai organizacijos nariai nori padaryti karjerą, siekia paaukštinimo.

· Specializacija. Kartais vienas žmogus ar padalinys atlieka darbą, kurio kitas gali nesuprasti ir todėl kitiems organizacijos padaliniams padėti būtų problematiška.

· Fizinės kliūtys. Organizacijos nariams sunku pasikeisti informacija, jeigu atstumai tarp jų yra per dideli.

Labai svarbus ir informacijos perdavimo klausimas didelėse organizacijose administracinės instrukcijos paprastai nurodo, kas kam turi oficialiai rašyti dokumentus, kas ir kam, kokiais atvejais turi atsakyti, kas perduoda informacija ir t.t.

Šiuo tikslu naudojamos standartinės formos – tai vienos iš svarbiausių perduodamų žinių formalizacijos būdų.

Standartinės formos suteikia pranašumų informacijos iniciatoriui.

· Dažnai rašant pasikartojantį tekstą, ši forma padeda taupyti laiką;

· Blankai naudingi ir informacijos gavėjui, nes jis gali patikrinti ir palyginti turimą informaciją.

· Informaciją, būtiną priimant sprendimą, galima atsirinkti panaudojant formas bei aukštos kvalifikacijos specialistus.

Standartinės formos nnaudojimo trūkumai:

· Bet kurios standartinės formos reikškia nelankstumą. Taip yra todėl, jog formoje tiksliai nurodyta, kokią inromaciją ir kokiu būdu reikia perduoti;

· Negalima gauti informacijos, neatitinkančios numatytos situacijos, tai yra neįmanoma gauti papildomos informacijos.

Formalūs organizacijos tinklai gali būti labai sudėtingi. Jie gali jungti šimtus žmonių ir pustuzinį ar daugiau hierarchijos lygių. Tinklus galima suskirstyti įv tris plačiai paplitusias penkių žmonių mažas grupes: grandinė, ratas ir daugiakanalis tinklas.

Grandinė griežtai atkartoja valdymo grandinę. Šis tinklas panašus į komunikavimo kanalus, kuriuos galite rasti griežtoje trijų lygių organizacijoje. Ratas remiasi centrine figūra, kuri yra visos grupės perdavimo kanalas. Jis stimuliuoja komunikavimo tinklą, kurį galite rasti stiprų lyderį turinčioje komandoje. Daugiakanalis tinklas leidžia visiems grupės nariams aktyviai bendrauti vienas su kitu. Daugiakanalįv tinklą praktikoje dažniausiai taiko savivaldžios komandos, kurių visi grupės nariai gali nevaržomi prisidėti prie grupės veiklos ir nė vienas jos narys nesiima vadovo vaidmens.

Tačiau be formalios komunikacijos, organizacijoje esama ir neformalios komunikacijos kanalų. Taip yra todėl, kad organizaciją sudaro formalūs ir neformalūs komponentai. Neformalios komunikacijos kanalu galima pavadinti gandų platinimo kanalą. Atlikti tyrimai rodo, kad informacija, perduota neformaliais kanalais, t.y. gandais, dažniausiai būna tiksli, o ne iškraipyta. 80- 90 proc. gandų yra tikslūs.

Gandai turi tris pagrindinius bruožus. Pirma, jų nekontruoliuoja vadovybė. Antra, dauguma

darbuotojų jai pasitiki labiau nei oficialiais aukščiausios vadovybės pranešimais. Trečia, gandai daugiausiai tarnauja organizacijoje esančių žmonių interesams.

Informacija perduodama gandų kanalais:

· Informacija apie darbuotojų atleidimą;

· Informacija apie naujas bausmes, pvz. už vėlavimą į darbą;

· Informacija apie galimus organizacijos struktūros pakeitimus;

· Informacija apie būsimus paaukštinimus;

· Informacija apie tai, kas kam skiria pasimatymus po darbo ir kt.

Praktika rodo, jog gandus organizacijoje galima tikslingai panaudoti. Atgalinis ryšys leidžia sužinoti:

· Kaip ir kokį sprendimą priimti;

· Kaip ir kada pakeisti veiksmus ir pan.

Dažnai manoma, kad gandai pradeda sklisti todėl, kad apkalbėti yra mmalonu. Taip iš tiesų būna retai. Gandai kyla reaguojant į situacijas, kurios mums yra svarbios, kai kyla neaiškumų, be to, esant sąlygoms keliančioms susirūpinimą. Gandai sklinda tol, kol būna patenkinti norai, viltys, sukuriančios netikrumą, dėl kurio kilo gandai, arba kol sumažėja susirūpinimas.

Be abejo, gandai yra svarbi bet kurios grupės ar organizacijos komunikacijos tinklo dalis, todėl pravartu juos suprasti. Jie padeda vadovams išsiaiškinti painius klausimus, kurie darbuotojams yra svarbūs ir kelia susirūpinimą. Tad gandai yra ir filtras, ir grįžtamojo ryšio mechanizmas, iišryškinantis darbuotojams aktualius klausimus. Darbuotojams gandai yra ypač vertingi, nes jie formalius pranešimus išverčia į grupėje vartojamą žargoną. Žiūrint iš vadovybės perspektyvos, galbūt dar svarbiau yra tai, kad gandais skleidžiamą informaciją galima analizuoti ir nuspėti jos tėkmę, ivertinant tai, kad ttik nedidele žmonių grupė aktyviai perduoda informaciją daugiau nei vienam asmeniui.