Žinių vadyba organizacijoje

Visų pirma norint suprasti, kas yra žinių vadyba, reikėtų apibrėžti, kas yra žinios. Žinios – dinamiškas patirties, vertybių, konteksto informacijos, įžvalgų mišinys, kuris įgalina įvertinti ir įsisavinti naują patirtį ir informaciją (Prusak, Davenport). Žinios nepriklauso įprastinių organizacijos išteklių (žaliavos, darbo jėga, finansai) grupei. Tai yra integruojanti fiziškai neapčiuopiamų išteklių visuma, kurioje didžioji dalis yra neišreiškiamos: sugebėjimai, kompetencijos, patirtis, organizacijos kultūra, neformalūs organizacinių ryšių tinklai ir intelektualus organizacijos kapitalas.

Kas gi tada yra ta žinių vadyba? Žinių vadyba galima pavadinti vvadybinį instrumentą, padedantį įvairiomis priemonėmis kurti darbuotojams aplinką, kurioje, siekdami geriausių veiklos rezultatų, jie optimaliai kuria, dalijasi ir naudoja savo ir kitų žinias. Kiekviena sėkmingai dirbanti organizacija yra suvokusi žinių svarbą organizacijoje. Norint pasiekti gerų rezultatų svarbu mokytis iš klaidų, sėkmių ar nesėkmių, dalintis žiniomis bei turėti geras komunikacijos priemones organizacijoje.

Pastarųjų metų tendencijos rodo, kad didėjanti konkurencija ir veiklos dinamika iš organizacijų reikalauja vis didesnio veiklos efektyvumo neprognozuojamoje aplinkoje. Iki šiol žinių organizacijos principai dažniausiai buvo diegiami siekiant ne eekonominių interesų, o tik organizacijos kokybės, tipine žinių vadybos institucija galima buvo pavadinti institutą ar universitetą. Bet rezultatai ir bendros ekonominės situacijos poveikis parodė, kad investicijos į žinių vadybos sritį duoda ne tik kokybinį šuolį, bet ir eksponentiškai didėjančią ekonominę nnaudą. Organizacijų pokyčiai, anksčiau buvę nedideli (incremental change), šiuolaikinėje aplinkoje jau tampa esminiais (fundamental change) (Malhotra, 1999). Siekiant užtikrinti esminių pokyčių sėkmę, informacijos ir informacijos vadybos nebepakanka. Organizacija turi būti pasiruošus aktyviai (ir sėkmingai) veikti visiškai neprognozuojamoje aplinkoje. Todėl atsiranda poreikis valdyti subjektyvias veiklos sudedamąsias dalis, kurių pagrindinė yra individualių darbuotojų žinios. Didėjantis pokyčių greitis, o kartu ir konkurencija yra ta veikiančioji jėga, kuri priverčia organizaciją daryti vidinius pokyčius siekiant adaptuotis. Žinių vadybą gana tiksliai apibrėžia frazė: „Sugebėjimas surinkti ir panaudoti tai, ką darbuotojai žino, siekiant panaudoti tai inovatyvių produktų bei paslaugų kūrimui bei pasidalyti efektyvios veiklos metodais“ (Neef, 1997). Čia mes susiduriame su esmine problema: žinios yra asmeninės ir subjektyvios, tuo tarpu organizacijos veikla reikalauja efektyvaus jų perdavimo. Iš ččia atsirado terminai besimokanti organizacija (Learning organisation), žinių perdavimas (Knowledge transfer), etc.

Kaip teigia M. Porteris: „Vadyboje nėra geriausių sprendimų. Tai, kas tiko organizacijai vakar, gali nebetikti rytoj.“ Šis teiginys yra labai tinkamas žinių vadybai. Apsiribodami vienu požiūriu į žinių vadybą, mes iš karto apribojame ir organizacijos ateities galimybes (Krogh, 1998).

„Žmonės žino daugiau, nei gali pasakyti“ (Polanyi, 1958), parodo, kokia svarbi yra neišreikštinių žinių vertė. Viename interviu Ikujiro Nonaka 1995 m. pabrėžia vakarietiškų žinių vadybos teorijų problemas: labai dažnai susikoncentruojama tties išreikštomis žiniomis ir užmirštama neišreikštų žinių svarba organizacijose.

Veiklos dinamika

Tai yra bene pagrindinis veiksnys, lemiantis žinių vadybos poreikį. Ankstesnėse organizacijose stabilioje verslo aplinkoje darbuotojai įgaudavo bei perduodavo savo žinias natūraliai ir be ypatingų pastangų. Šiuolaikinėje verslo aplinkoje žinios pasensta labai greitai, mokymosi kreivės laikotarpis yra ypač sutrumpėjęs – kiekvieną savaitę šiuolaikinėje kompanijoje atsiranda kas nors naujo: technologija, nauja rinka ar nauja konkurencijos rūšis (Rugles, 1998). Atsiranda netgi tokie terminai kaip nereikalingų įgūdžių ar žinių atmetimas (unlearn). Organizacijos kitimo dinamika atsispindi tokiose vadybos srityse kaip veiklos reinžinerija (re-engineering) [šis terminas buvo populiarus iki 1998 m., vėliau organizacijos pertvarkymo koncepcijos tapo pokyčių vadybos dalimi], permąstymas (rethinking), pokyčių vadyba ir pan. Dinamiškas aplinkos kitimas, trumpėjantys produkcijos gyvavimo ciklai, greitesnis mokslinių išradimų taikymas kuriant naujus produktus bei paslaugas ir didėjanti konkurencija skatina ne tik greitą organizacijos žinių kitimą, bet ir dažnus organizacijos struktūros pokyčius. Veiklos dinamika neigiamai paveikia organizacijas, kurios nėra pakankamai lanksčios ir greitos prisitaikyti prie aplinkos pokyčių: jas pradeda veikti globali konkurencija, kai prieinami tik vietiniai ištekliai ir rinkos.

Ar žinome tai, ką žinome?

Siekimas „suinventorinti“ organizacijos turimas galimybes ir potencialą yra kitas veiksnys, skatinantis žinių vadybą. Organizacijos „žinių žemėlapis“ turi turėti tris esmines koordinates: ką organizacija žino, kur tos žinios yra ir kaip jjas galima panaudoti. Vienas iš žinių vadybos bazinių principų: arba reikia žinoti patį subjektą, arba žinoti, kur ir kaip tai galima gauti. Pirmasis būdas yra tinkamas tik siauros specializacijos darbuotojams, kuriems natūralu kelti kvalifikaciją vienoje konkrečioje srityje. Deja, vadybininkui toks būdas yra netinkamas. Šiuolaikinis vadovas turi turėti bendrąją orientaciją bei sprendimų greitį, tik būtiniausiais atvejais žinoti viską iki smulkmenų, bet visada žinoti, kur galima gauti tikslią ir išsamią informaciją ir kaip ją panaudoti.

Net ir šiuolaikinės organizacijos, kurios turi geras informacinės veiklos priemones, dažnai nesugeba kokybiškai susisteminti ir „pagauti“ žinių, atsirandančių jų veikloje. „Hewlett Packard“ (HP) vadovas Levis Platas taikliai apibūdino šią situaciją: „Jei HP žinotų, ką HP žino, mes galėtume dirbti tris kartus produktyviau“ (HP jau kelerius metus skiria labai daug dėmesio žinių valdymui, orientuodamiesi į veikloje atsirandančių žinių sisteminimą. Tai yra puikus pavyzdys, kaip įmonėje per žinių vadybą sujungiamos trys gana skirtingos veiklos sritys: tradicinė gamyba, informacijos technologijos ir mokslo tyrimus).

Žinios ir pseudožinios

Organizacijoje labai dažnai neskiriamos sąvokos „turėjimas“ ir „žinojimas“. Tipinė nuomonė įprastinėje organizacijoje – jei turima informacija, tai turimos ir žinios. Taip užmirštama esminė takoskyra: informacija yra susisteminti objektyvūs duomenys, o žinios – subjektyviai suvokta ir perimta informacija. Informacija leidžia trumpalaikius veiksmus, o žinios – ilgalaikes ir į kkompetenciją orientuotas perspektyvas. Paradoksalu, bet vienas iš pirmųjų žinių vadybos žingsnių organizacijoje – ne tik surasti reikalingą, bet ir atmesti nereikalingą informaciją.

Organizacijos žinių bazė turi būti nuolatos peržiūrima, papildoma, senos ir netikslios žinios pašalinamos. Kitaip žinios taps pseudožiniomis ir duos neprognozuojamą ar netgi neigiamą veiklos rezultatą. Ekonominėje dimensijoje tai reikštų organizacijos nesugebėjimą teisingai orientuotis rinkose bei atsirandančių galimybių nepanaudojimą.

Šiuolaikinės gamybos koncepciją atspindi principas:“Mokytis tiesioginės veiklos metu ir dirbti mokantis – tai kartu kuria įgūdžius ir žinias“ (Womack, Jones, Ross, 1990).

Dviratis vis išradinėjamas iš naujo, nes žmonės nežino, ką veikia kiti, nepasinaudoja turimu įdirbiu, dubliuoja darbą ir taip švaisto išteklius.

Nesidalijama geromis idėjomis ir praktikomis, dėl to nemažėja veiklos kaštai ir neplinta efektyvesni veiklos būdai. Tarkim, vieno filialo darbuotojai atranda naują būdą, kaip parduoti „sunkiems“ klientams, tačiau naujove su kitais padaliniais nepasidalija ir šie vargsta toliau.

Kartojamos praeities klaidos, nes jos nebuvo gerai išnagrinėtos ir iš jų nebuvo pasimokyta. Daugelyje Lietuvos kompanijų dar nėra įprastos poprojektinės peržvalgos (angl. after action review) ir manoma, kad tai tėra laiko gaišimas. Be sistemiškai atliekamų peržvalgų, labai sunku įvardyti išmoktas pamokas, todėl klaidos vis kartojamos, o galimybėmis nepasinaudojama.

Neužtikrinamas kokybiškas perdavimo procesas, nes sprendimams priimti reikalingos žinios yra neprieinamos. Atsakas į tai yra spartus mobilių darbo vietų populiarėjimas.

Juk labai svarbu užtikrinti, kad būtų pateikta visa naujausia informacija ir tai būtų daroma nenutraukiant kontakto.

Naujovės neįgyvendinamos, nes organizacija mokosi per lėtai. Dėl pačių įvairiausių priežasčių organizacijos apsiriboja esamu status quo: nekuriami nauji darbo būdai, susitelkiama į turimus produktus ar paslaugas, o dinamiškoje šiandienos aplinkoje tai – didelis žingsnis verslo žlugimo link.

Taigi žinių vadyba gali padėti didinti darbuotojų produktyvumą, išplėsdama jiems pasiekiamų žinių išteklius ir taip juos skatindama priimti labiau informuotus sprendimus. Esant efektyviai žinių vadybai, darbuotojai patiria mmažiau įtampos, kai reikia atlikti daugiau turint mažiau išteklių. Žinių vadyba padeda organizacijai tapti konkurencingesne, pasitelkiant naujas žinias išlaidoms mažinti ir klientų lūkesčiams patenkinti.

Žinių vadyba yra tinkama iniciatyva kompanijoms, norinčioms verslo aplinkos kaitą paversti galimybėmis. Kiekvienas verslo aplinkos pokytis, kuris gali paveikti verslo liniją, kompanijai sukelia ne tik grėsmę, bet ir sukuria naujas galimybes.

Žinių vadybos sistema, integruodama žinias, kurios antraip išsibarstytų, leidžia taikyti kompanijos darbuotojų turimas žinias naujai atsirandančioms galimybėms įgyvendinti ir taip inicijuoti tiek bendrovės, tiek rinkos ppokyčius.

Kai kurios įžvalgos

1. Konkurencinį pranašumą (Competitive advantage) keičia nauja pranašumo rūšis: pranašumas prisitaikant prie greitai kintančių sąlygų (Adaptive advantage). Šiais laikais makroekonominės tendencijos ir pasaulinė ekonomika keičia nacionalinę ekonomiką ir uždaras šalis. Tokiomis sudėtingomis sąlygomis gali išgyventi tik žinių organizacija. SSavo ruožtu, reali žinių organizacija galima tik tada, kai visa socioekonominė aplinka skatina žinių visuomenę ir kartu žinių verslus.

2. Žinių vadyba praktiniam taikymui kol kas dar tik formuojasi, bet jau aiški plėtros kryptis: tai bus integruojanti vadybos sritis, orientuota į intelektualaus kapitalo kūrimą ir valdymą bei turinti jungtis su visomis modernios vadybos šakomis. Informacijos technologijų ir išteklių vadyba padeda žinių vadybai, bet nėra žinių vadybos esminė dalis.

3. Žinios priklauso vertingiausiems, bet kartu ir sudėtingiausiems organizacijos ištekliams. Dabartinėje globalizuotoje ekonominėje aplinkoje kol kas tikslingiau kalbėti apie sąlygų sudarymą žinių procesams organizacijoje, o ne apie žinių vadybą tokiais būdais, kaip valdoma informacija ar kiti ištekliai.