Žinių vadyba organizacijoje

Su žinių valdymu susiję procesai visą laiką buvo būtina žmonijos veiklos dalis. Suklestėjo nemažai profesijų – mokytojų, bibliotekininkų, filosofų, rašytojų, – kurios savo dėmesį taip pat koncentruoja į žinias. Tačiau šių profesijų atstovai visų pirma rūpinasi kaip perduoti žinias konkrečiam individui. O tokiais dalykais, kaip perduoti žinias organizacijos viduje, kaip vieno organizacijos nario turimos žinios galėtų tapti organizacijos nuosavybe, iki šiol dažniausiai buvo užsiimama tik priebėgomis.

XX. pabaigoje žinių valdymo organizacijoje klausimais rimtai susidomėjo verslo pasaulis. Europoje buvo surengta ddaugybė konferencijų žinių vadybos tema, pasipylė knygos, išsamiai nagrinėjančios praktinius žinių vadybos klausimus. Taigi, žinių vadyba pamažu tampa savarankiška disciplina, atskira vadybos mokslo šaka.

Žinių vadybos objektas – žinių perdavimo, kūrimo, vertinimo, intergravimo, naudojimo organizacijoje procesai. Organizacija čia suprantama ganėtinai plačiai, vis dažniau susitelkiama i žinių vadybą tokiose specifinėse organizacijose kaip valstybė ar regionas.

Darbuotojų žinios, idėjos ir įgūdžiai yra sėkmingos organizacijos varomoji jėga. Sistemingas ir tikslingas jų panaudojimas kuria organizacijos pranašumą. Žinių vadyba – tai priemonių rinkinys, įgalintis darbuotojus nnaudotis jiems reikalingomis žiniomis reikiamu laiku ir reikiamoje vietoje. Žinių vadyba padeda darbuotojams kryptingai kurti, dalytis, kaupti, išsaugoti ir taikyti žinias, todėl kuriami rezultatai yra labiau kokybiški, novatoriški ir toliaregiški. Žinių vadyba taip pat padeda siekti geresnių verslo rezultatų organizacijoms ssprendžiant konkrečias problemas.

Tiriant organizacijos žinias, svarbu identifikuoti įvairius žinių tipus, nes organizacijos darbuotojai žinias realizuoja per konkrečias užduotis ir procesus. Todėl veiksminga žinių vadybą nagrinėti kaip tam tikrų procesų rinkinį. Žinias, kaip ir bet kurį kitą procesą, reikia valdyti. Iš principo žinių valdymas reiškia apgalvotą žinių kaupimą turint tikslą optimizuoti jų naudą organizacijai. Kol kas nėra bendro ir universalaus žinių valdymo apibūdinimo. Įvairioje literatūroje galima rasti nuo 5 iki 10 valdymo proceso etapų, tačiau visų jų loginė seka išlieka ta pati. Gilbert’as Probst’as pasiūlė šiuos žinių vadybos procesus: žinių identifikavimas, įgijimas, vystymas, dalijimas/platinimas, panaudojimas bei išsaugojimas ir nurodė jų tarpusavio ryšius. Fr.Tessunas be jau minėtų etapų išskyrė dar du: žinių objektus ir žinių vertinimą.

Žinių identifikavimas.

Norint identifikuoti žinias būtina išsiaiškinti, kkaip iš vidinių ar išorinių šaltinių įgyjamos žinios tampa atpažįstamos. Iš išorinių šaltinių gaunamoms žinioms identifikuoti reikia atlikti organizacijos žinių aplinkos analizę ir aprašymą. Organizacijos paprastai turi daug įvairių vidinių ir išorinių duomenų bei informacijos. Tačiau dažnai tai tėra tik savotiška duomenų ir informacijos sankaupa, t.y. tiek duomenys, tiek informacija nėra deramai užrašyti, neatlikta jų inventorizacija. Tai lemia neveiksmingus verslo sprendimus ir darbo dubliavimą.

Žinių įgijimas.

Prieš įgyjant žinias, reikėtų nuspręsti, kokios išorinių šaltinių žinios prieinamos ir reikalingos. Paprastai organizacijos daug rreikiamos informacijos ar žinių įgyja iš šaltinių, esančių už organizacijos ribų. Reikšmingas žinių gavimo šaltinis gali būt bendravimas su klientais, tiekėjais, konkurentais ir partneriais. Vienas iš brangiauių žinių įgijimo būdų yra jų pirkimas iš ekspertų ar ypač novacijomis pasižyminčių organizacijų įsigijimas

Žinių plėtojimas(tobulinimas).

Šis etapas glaudžiai susijęs su žinių įsigijimo etapu. Pagrindinis dėmesys šiuo atveju skiriamas naujoms galimybėms, naujiems produktams ar idėjoms. Žinios, turinčios įtakos organizacijos sėkmei, gali atsirasti bet kuriame jos skyriuje. Žinių kaupimo bei tobulinimo procese paprastai dalyvauja visos orgzanizacijos struktūrinės dalys ir žinios gali būti kaupiamos kiekvieno organizacijoje vykstančio proceso metu. Tobulinant žinias kartais yra išskiriami atskiri etapai, kurių metu reikia:

o panaudoti neapibrėžtas(taktines) žinias;

o suderinti jas su apibrėžtomis(tiksliomis) žiniomis;

o integruoti jas i koncepsiją(ar projektą);

o patikrinti jas ar išbandyti veiklose, nesusijusioje su projektu;

o integruoti žinias į projektą dar kartą.

Žinių pateikimas ir naudojimas.

Šio etapo tikslas yra kuo efektyviau pritaikyti žinias organizacijos iškilusioms problemoms spręsti. Pats žinių identifikavimas ir pateikimas nėra savaime veiksmingi procesai, galintys garantuoti deramą žinių panaudojimą. Yra nemažai barjerų, trugdančių efektyviai teikti ir pritaikyti žinias organizacijos veikloje. Ypač tai pasakytina apie išorines žinias. Būtina parengti žinių specialistus, galinčius įveikti esamus trukdžius ir pateikti informaciją į reikiamą vietą.

Žinių objektų išskyrimas.

Žinių objektai nusako žinių kaupimo orientacijos kryptį. Jie turėtų būti formuluojami strateginiams, taktiniams ir operatyviniams kkompanijos tikslams pasiekti.

Žinių įvertinimas.

Fr.Tessuno teigimu žinių įvertinimas yra esminis momentas norint išmatuoti mokymosi ir kitų žinių kaupimo procesų pasisekimo ar nepasisekimo lygį. Būtent įvertinimas parodo, ar žinių objektai buvo tinkamai suformuluoti ir ar buvo vykdyta efektyvi žinių vadyba.

Minėti žinių vadybos procesai susiję su abipusiais ryšiais, t.y. turi įtakos vieni kitų vyksmui. Informacijos rinkimas iš aplinkos padeda identifikuoti tiek išorės, tiek vidaus aplinką. Renkama informacija gali būti iš karto skleidžiama organizacijos darbuotojams arba/ir sisteminama bei saugoma organizacijos atmintyje. Žinių indentifikavimas skatina žinių sklaidą bei sisteminimą. Be to, yra sudaromas pagrindas organizacijoje ir jos darbuotojų žinių atnaujinimui. Šis procesas daro įtaką kitiems žinių vadybos procesams: žinių įgijimui, kūrimui bei rekonstravimui. Susistemintos ir atmintyje saugomos žinios gali būti vertingos naujam žinių įgijimui bei kūrimui. Paprastai šiems procesams įtakos turi jau turimos žinios.

Apibenrinant galima teigti, jog šie 3 procesai – žinių įgijimas, kūrimas ir rekonstravimas – svarbūs organizacijai, kai ji nuolatos siekia atnaujinti savo žinias. Tačiau nereikia pamiršti, kad efektyvus žinių atnaujinimo vyksmas nemaža dalimi priklauso nuo pirmųjų procesų: žinių identifikavimo, sisteminimo ir sklaidos. Todėl būtina užtikrinti visų minėtų procesų vyksmą. Žinių mainus palengvina įmonėse įdiegtos žinių valdymo sistemos ir informacinės technologijos. Jos lemia ne tik sėkmingus mainus, bet ir žinių klasifikavimą, organizavimą bbei išsaugojimą.

Dabartiniame informacijos amžiuje žinios greitai sensta, tai lemia nuolatinį organizacijos mokymąsi. Mokymasis ir žinių tobulinimas leidžia darbuotojams iškelti naujas idėjas ir inovacijas, o tai yra kiekvienos įmonės sėkmės garantas. Besimokanti organizacija geba sistemiškai spręsti problemas, mokytis iš savo ir kitų patirties bei efektyviai keistis žiniomis.

Žinių vadybos praktinis taikymas kol kas dar tik formuojasi, bet jau aiški plėtros kryptis: tai bus integruojanti vadybos sritis, orientuota į intelektualaus kapitalo kūrimą ir valdymą bei turinti jungtis su visomis modernios vadybos šakomis.Informacijos technologijų ir informacijos vadyba padeda žinių vadybai,bet nėra žinių vadybos esminė dalis. Tinkamai vykdoma ji gali atnešti organizacijoms pastebimą naudą. Ji gali padidinti produktyvumą veiksmingiau dalijantis žiniomis, pasirūpinti geresniu klientų aptarnavimu, pateikdama greitą priėjimą prie informacijos, ir padėti išspręsti sunkiai išsprendžiamas problemas, kartu suvienydama tiesiogiai susijusius specialistus.

Vertininti, kiek organizacijai yra naudinga valdyti žinias, yra tikrai sunku, tačiau įmanoma, jeigu tam tikroje kompanijoje yra nustatyti žinių vadybos tikslai. Siekinat žinių kūrimą bei naudojimą nukreipti organizacijai reikiama linkme, svarbu žinių vadybos strategiją suderinti su esama organizacijos strategija. Yra įvairių žinių vadybos strategijos įgyvendinimo būdų. Tam tikro būdo pasirinkimas dažniausiai priklauso nuo įmonės užsibrėžtų tikslų.