Informacija ir zinios organizacijose
TURINYS
ĮVADAS 3
1. INFORMACIJOS VADYBOS PROCESO MODELIS 5
1.1. Informacijos poreikių identifikavimas 5
1.2. Informacijos įgijimas 6
1.3. Informacijos organizavimas ir kaupimas 7
1.4. Informacijos produktai ir paslaugos 7
1.5. Informacijos paskirstymas 9
1.6. Informacijos naudojimas 10
2. ŽINIŲ VADYBA 11
3. VERSLO INFORMACIJOS KLASIFIKACIJA 12
3.1. Išorinė informacija 12
3.1.1. Rinkos informacija 12
3.1.2. Informacija apie konkurentus 12
3.1.3. Makroekonominė ir geopolitinė informacija 13
3.1.4. Informacija apie tiekėjus 13
3.1.5. Išorinė finansinė informacija 13
3.1.6. Informacija apie valstybinį reguliavimą ir mokesčių sistemą 13
3.2. Vidinė informacija 13
3.2.1. Gamybos informacija 13
3.2.2. Informacija apie darbo išteklius 14
3.2.3. Vidinė finansinė informacija 14
4. VERSLO INFORMACIJOS ŠALTINIAI 15
4.1. Verslo informacijos šaltinių klasifikacija 15
4.2. Labiausiai paplitę verslo informacijos šaltiniai, jų patikimumas 15
4.2.1. Internetas ir verslas 16
4.2.2. Vidinis “internetas” įmonėje 17
4.3. Informacijos šaltinių vertinimas 18
5. VERSLO INFORMACIJOS VALDYMO ĮGŪDŽIAI 20
5.1. Strategijos, padėsiančios atremti informacijos antplūdį 20
5.1.1. Išteklių sudarymas 20
5.1.2. Autonominės užduotys 21
5.1.3. Vertikaliųjų informacijos sistemų kūrimas 21
5.1.4. Horizontaliųjų ryšių kūrimas 22
5.2. Informacijos saugumas kompiuterių sistemose 23
6. INFORMACIJOS VAIDMUO OORGANIZACIJOJE 25
IŠVADOS 28
LITERATŪRA IR KITI ŠALTINIAI 29
ĮVADAS
Beveik visi mes jau regime Lietuvą Europos Sąjungos sudėtyje. Spartus mūsų valstybės ėjimas į Europą ir verslo globalizacija ne vienam Lietuvos pramonės ar verslo atstovui kelia nerimą. Ar būdami Europos Sąjungoje, dirbdami globalios ekonomikos sąlygomis, sugebėsime atlaikyti užsienio įmonių konkurenciją? Verslo globalizacija bei žengimas į Europos Sąjungą Lietuvos ūkiui ir valstybinėms institucijoms šiandien kelia nerimą bei tam tikrus uždavinius, kurių pats svarbiausias – atremti vis didėjantį informacijos antplūdį.
Įgytos žinios ir teorijos sparčiai sensta: informacijos kas septyneri metai ppadvigubėja. Per paskutiniuosius labai išaugo jos apimtys, o įdiegus pažangias technologijas – ir gavimo greitis. Kuri dar vertinga, turi spręsti pati firma, jos žmonės. Pasenusių ir klaidinančių ar tiesiog neteisingų teiginių reikia išmokti atsisakyti, nesivadovauti jais formuojant ir įgyvendinant verslo ppolitiką. Ypač tai svarbu marketingo, logistikos, vadybos srityse, kur informacija morališkai sensta labai sparčiai. Todėl būtina laužyti jau atgyvenusias tradicijas, nusistovėjusias nuostatas, standartines procedūras. Kaip su tokia užduotimi susitvarko darbuotojai, galima spręsti iš to, ką daro firma, kad padėtų jiems atsisakyti pasenusių žinių ir pažiūrų, kaip įvertinamas informacijos, tradicijų, standartinių procedūrų tinkamumas ir patikimumas, taip pat iš to, kaip dažnai ir kokiu lygiu suabejojama savimi ir savo atliekamomis gamybinėmis (komercinėmis) operacijomis.
Visgi nepaisant to, kad informavimo klausimai pastaraisiais dešimtmečiais sprendžiami jau ne tik valstybių, bet ir pasauliniu mastu, padėtis Lietuvoje, deja, keičiasi itin vangiai. Gal dėl to, kad šios problemos sprendimas vyriausybinių ir nevyriausybinių struktūrų lygmeniu tarsi užliūliavo daugelio įmonių vadovus, kartais nesuprantančius, kad tik jie patys gali sutvarkyti duomenų jjudėjimo srautus, parengti efektyvų informacijos formavimo ir naudojimo modelį, kuris iš karto leistų išspręsti dvi didžiąsias XXI amžiaus informacijos vadybos problemas: sumažinti duomenų apdorojimo kaštus (kitaip sakant, atsisakyti neproduktyvių pseudovadybos darbų) ir be papildomų išlaidų racionaliais vadybos sprendimais gerokai padidinti įmonių veiklos efektyvumą.
Kaip bebūtų gaila, kol kas fenomenas “duomenų pilna, bet nesuprantu, kas vyksta!” vis dar būdingas daugeliui mūsų šalies verslo įmonių. Taigi, nors ir užimdamos tokią svarbią vietą, informacija ir žinios šiandieninėje organizacijoje Lietuvoje vis dar nėra adekvačiai vertinamos. SSvarbiausia nepamiršti, kad nuo visų informacijos institucijų – visuomenės informavimo priemonių, bibliotekų, archyvų, informacijos paslaugų, kompiuterių ir informacijos technologijų firmų, viešosios nuomonės tyrėjų – integracijos ir bendradarbiavimo, mokymosi bei tobulėjimo priklauso mūsų kaip informacinės visuomenės ateitis.
Šiame kursiniame darbe aš ir pateikiau kiekvienai organizacijai svarbų informacijos vadybos proceso modelį, supažindinau su verslo informacijos klasifikacija, jos pagrindiniais šaltiniais. Pasistengiau įvertinti informacijos vaidmenį šiandieninėje organizacijoje, nurodžiau pačius svarbiausius jos valdymo įgūdžius. Taip pat trumpai aprašiau šalia informacijos apdorojimo (arba informacijos technologijų) vadybos išskiriamą žinių vadybą, tampančią naujausia pastarojo laikmečio disciplina.
1. INFORMACIJOS VADYBOS PROCESO MODELIS
Jau antrojoje XX amžiaus pusėje vis dažniau iškildavo klausimas, kas yra informacija. Ar galima ją laikyti ketvirtuoju ekonominiu ištekliu? Nejaugi ji tikrai yra vienas iš ekonominių potencialo elementų, kuriais disponuoja visuomenė ir kurie gali būti naudojami siekiant konkrečių ūkinio ir socialinio vystymo tikslų?
Dar 1961 m. amerikiečių ekonomistas F. Machlup informaciją apibūdino kaip prekę, kurią galima įvertinti, įkainoti, parduoti. Buvo atkreiptas dėmesys ir į tai, kad informacija tampa strateginiu ištekliu, nuo kurio priklauso visų firmų konkurencingumas. Iš tikrųjų informacija visada buvo būtina efektyviam valdymui, bet revoliucija, sukūrusi informacines sistemas, informacijos vadybos procesą pavertė žymiai sudėtingesniu ir svarbesniu. Šiuolaikiška organizacija turi sugebėti valdyti informacijos resursus ir galimybes, transformuoti informaciją į suvokimą bbei intuiciją ir skirstyti savo žinojimą per veiksmus ir iniciatyvą, ko pasekoje taptų sėkmingai besimokančia ir prisitaikančia prie besikeičiančios aplinkos organizacija. Tai reiškia apibrėžtų tikslų siekimą, o tam, žinoma, turi būti suplanuoti būsimi veiksmai, numatant jų loginę seką ir tarpusavio suderinamumą. Bendrąja prasme tai informacijos poreikių identifikavimas, įgijimas, organizavimas, kaupimas, produktai ir paslaugos, paskirstymas bei naudojimas.
1.1. Informacijos poreikių identifikavimas
Informacijos poreikis atsiranda organizacijai savo veikloje susidūrus su tam tikromis problemomis, netikrumais ar dviprasmiškumais. Tokios situacijos yra daugybės faktorių, tokių kaip organizacijos kultūra, tikslų suderinamumas, rizikos laipsnis, kontrolės lygis ir kt., sąveikos rezultatas. Taigi, informacijos poreikių nustatymas nesustoja ties klausimu „ką jūs norite žinoti?“, yra užduodami ir tokie klausimai kaip „kodėl jums reikia tai žinoti? Kokia yra jūsų problema? Ką jūs jau žinote? Ką jūs tikitės sužinoti? Kaip tai jums padės?“ Taigi, tai yra domėjimasis ne tik informacijos reikšmėmis, bet taip pat ir naudojimosi, kuris paverčia informaciją reikšminga konkretiems asmenims ar konkrečioms situacijoms, sąlygomis, modeliais ir taisyklėmis. Reikalavimas informacijai suvokimo procese yra neaiškumo mažinimas, identifikuojančiuose aplinkos pokyčius pranešimuose. Esminis klausimas yra „kas vyksta aplinkoje“ ir pagrindinis poreikis kyla informacijos, kuri teikia patikimus atsakymus ir interpretacijas. Žinių kūrimo procese, reikalinga informacija apibrėžianti jau turimų žinių, galimybių ar suvokimo spragas, bei identifikuojanti šaltinius ir mmetodus šioms spragoms užpildyti. Čia informacijos poreikiai koncentruojasi ties trimis klausimais: „Ką mes jau žinome?“, „Kokios yra tikėtinos ar galimos rasti naujos žinios?“ ir „Kokios naujų žinių rūšys yra naudingos ir palankios?“. Priimant sprendimą informacija reikalinga apibrėžti problemos būklei tam, kad nustatyti ribas bei eiliškumą ir suplanuoti paiešką. Informacijos poreikiai yra „Kokio tipo yra ši problema? Kokių pasekmių mes norėtume? Kur mes ieškome sprendimo?“.
Taigi informacijos poreikiai yra atsitiktiniai, dinamiški, įvairiaaspekčiai, ir išbaigta pakankama specifikacija yra įmanoma tik puikiai susipažinus su išsamia visos informacijos naudojimo aplinka.
1.2. Informacijos įgijimas
Informacijos įgijimas balansuoja tarp dviejų poreikių. Iš vienos pusės, organizacijos informacijos poreikiai yra platūs, atspindintys jos domėjimąsi įvykiais bei pokyčiais išorinėje aplinkoje; iš kitos pusės, žmogiškasis dėmesys ir pažinimo galimybės yra ribotos, taigi organizacija, iš visų ją sudominusių pranešimų, būtinai turi atrinkti svarbiausius. Pirmasis poreikis teigia, kad pilnai atspindėti organizacijos interesus aplinkos monitoringui turi būti naudojama daug šaltinių. Tačiau tam, kad išvengti informacijos pertekliaus, siūloma informacijos įvairovė turi būti kontroliuojama ir valdoma. Informacijos resursų atranka ir naudojimas turi būti detaliai planuojamas, nuolatos tikrinamas kaip ir visų kitų svarbiausių organizacijos resursų. Kontrolės mechanizmas turi būti toks pat lankstus ir kintantis kaip ir aplinka, kurioje jis stengiasi išgyventi.
Norint išlaikyti stabilumą sparčiai besikeičiančioje aplinkoje, organizacija turi
absorbuoti šią įvairovę. Yra dvi pagrindinės strategijos, kurios gali būti derinamos: pirma – didinama įvairovė organizacijoje; antra, silpninama, mažinama įvairovė iš aplinkos. Informacijos vadybos kontekste, informacijos įsigijimo pirmas principas yra: išorinės aplinkos monitoringo šaltinių turi būti parinktas pakankamas kiekis, kad atspindėtų išorės fenomeno apimtį ir ribas. Pagerinti savo galimybes absorbuoti aplinkos įvairovę organizacija gali keliais būdais: teikdama pirmenybę specializuotoms žinioms iš informacijos profesionalų; naudoti informacijos technologijas ir pan.
Efektyvus būdas valdyti informacijos įvairovę, yra įtraukti kaip galima daugiau organizacijos darbuotojų įį informacijos rinkimą ir kaupimą. Žmonės, ne spausdinti šaltiniai ar duomenų bazės, visada bus patys vertingiausi informacijos šaltiniai organizacijoje. Žmogiškieji resursai filtruoja ir daro informacijos santraukas, atskleidžia paslėptas prasmes, interpretuoja dviprasmius aspektus ir pan. Informacijos įsigijimo vadyba reikalauja plano, kaip organizacijoje žmogiškieji resursai bus skatinami rinkti ir skleisti informaciją.
1.3. Informacijos organizavimas ir kaupimas
Dalis informacijos, kuri įsigijama ar sukuriama, yra kaupiama archyvuose, kompiuterinėse duomenų bazėse, bylų sistemose ar kitose informacijos sistemose tam, kad būtų galimybė gauti ir dalintis informacija. Informacijos saugojimo bbūdas atspindi kaip organizacija suvokia ir reprezentuoja savo aplinką. Saugoma informacija yra organizacijos atminties komponentas.
Prasmės suvokimas gali būti pagerintas naudojant saugomą informaciją tokiose formose kaip fotografijos, piešiniai, ranka rašytos pastabos, garso įrašai. Tradicinės organizacijos mano, kad toks informacijos saugojimo bbūdas yra pernelyg trumpalaikis ir nestruktūrizuotas sistemingam saugojimui. Pastaraisiais metais vis labiau vertinam neformalūs informacijos resursai, kurie nebėra tik „atminties instrumentai“. Tekstinių, iliustracinių, garsinių ir kitų nestruktūrizuotų duomenų šaltinių organizavimas, saugojimas ir gavimas yra svarbus informacijos vadybos resursas. Informacijos saugojimo sistemų vaidmuo auga teikiant lankstų naudojimąsi informacija, duomenų pateikimą įvairiems vartotojams ir pan.
Žinių kūrime informacijos saugojimo sistemos gali būti naudojamos pagal du principinius modelius: lokalizuoti reikiamus šaltinius organizacijos viduje, ir gauti ataskaitas apie jau atliktus darbus ar panašias problemas. Pirmasis modelis siūlo, kad vidinių tyrimų, projektų patirties medžiaga būtų pateikiama kaip dalis organizacijos saugomų žinių. Antrasis modelis teigia, kad kruopščiai suprojektuota klasifikacijos sistema suteiktų organizacijai efektyvų ankstesnių tyrimų ir projektų dokumentų gavimą.
Sprendimų priėmimo proceso metu yra sukuriami įrašai, kurie yyra saugomi bylų sistemoje. Vėliau, norint peržiūrėti ankstesnių sprendimų rezultatus, sprendimų priėmimo grupių kompoziciją ar pan., informacija gali būti gaunama iš sukauptos saugyklos. Sprendimų priėmimo procesas organizacijoje turi būti racionalus ir pagrįstas, todėl aprūpinimas saugoma sprendimų istorija yra būtinas.
Informacijos gavimą apsunkina du faktoriai. Pirma, sprendimui organizacijoje dažnai įtakoja vienas kitą, pavyzdžiui, vienos grupės priimti sprendimai gali paveikti kitos grupės apsisprendimą ar alternatyvų pasirinkimą, arba tam tikro sprendimo priėmimas viename kažkokiame organizacijos vienete gali sumažinti analogiškos nuomonės patrauklumą kitame vienete. Antra, pprielaidos, įtakojusios ankstesnių sprendimų priėmimą gali neatsispindėti saugomuose įrašuose. Siekiant sumažinti šių faktorių įtaką reikėtų vartotojams suteikti galimybę gauti pilnus saugomų dokumentų tekstus.
1.4. Informacijos produktai ir paslaugos
Viena iš pagrindinių informacijos vadybos funkcijų yra užtikrinti, kad organizacijos narių informacijos poreikiai būtų tenkinami ribojus informacijos srautą iš aplinkos, subalansavus ir tinkamai atrinkus informacijos produktus ir paslaugas. vartotojai pageidauja informacijos ne tik pateikiančios atsakymą į klausimą (kas čia vyksta?), bet ir nukreipiančios, vedančios link sprendimų bei veiksmų, kurie išspręstų problemą (ką mes galime dėl to padaryti?). Tam, kad informacijos produktai ir paslaugos būtų relevantūs ir įtakojantys, jie turi orientuoti ne tik į problemos subjekto aplinką, bet ir į specifinius aspektus, kurie gali paveikti atitinkamos problemos ar problemų grupės rezoliuciją. Yra siūlomas vertės padidinimo požiūris, pagal kurį informacijos sistemos, produktai ir paslaugos yra išvystomi į poveikio grupes, kurios padidina informacijos vertę, teikdamos vartotojui padedančią priimti geresnius sprendimus, geriau suvokti situaciją, ir tuo pačiu efektyviau veikti.Vertę pridedantis poveikis yra tokie signalai, kurie pagerina kokybę ar kitaip stiprina pranešimo naudingumą sistemoje. Išskiriamos šešios informacijos vertę didinančio poveikio, kuris gerina informacijos produktų kokybę, kategorijos: naudojimo nesudėtingumas, triukšmo mažinimas, kokybė, pritaikomumas, laiko ir kaštų taupymas.
Naudojimo lengvumas mažina informacijos produktų ir paslaugų naudojimo sudėtingumą, t.y. praplečia vartotojų galimybes gauti ddaugiau reikalingų duomenų iš informacijos erdvės; palengvina duomenų rinkimą ir atranką; padeda vartotojui priimant sprendimą; ir lengvina fizinį priėjimą prie reikiamos informacijos.
Triukšmo mažinimas yra nereikalingos informacijos atmetimas bei informacijos fokusavimas ties pasirinkta reikiama tema ar faktais. Informacijos triukšmo mažinimu taip pat yra laikomas informacijos vertės didėjimas taikant intelektualias technologijas, tokias kaip informacijos sistemos ar duomenų bazių valdymo sistemos, padedant vartotojui susiaurinti informacijos paieškos lauką nustatant potencialiai naudingą jam informaciją; nurodant kryptis kur tokios informacijos ieškoti, taip padidinant vartotojo galimybę pasirinkti informaciją; padedant vartotojui surasti būtent tai ko jis ieško suklasifikuojant gaunamą informaciją ir signalus pagal kalbą ar apdorojimo lygį; atrenkant įvedamą informaciją, kuri yra panaši į tą kuri reikalinga vartotojams.
Kokybė yra vartotojo suvokimas apie bendrą informacijos produkto ar paslaugos naudingumą, t.y. informacijos perdavimas be klaidų; duomenų atnaujinimas ir laisvas priėjimas prie žodynų; pastovus paslaugos kokybės įvykdymas.
Adaptyvumas tai paslaugos savybė prisitaikyti prie vartotojų poreikių ir jų darbo aplinkos. Adaptyvumas didėja įsikišus žmonėms, kadangi jie gali interpretuoti informaciją, pakeisdami ją, tuo pagerinant vartotojų problemų sprendimą. Adaptyvumas gerina informacijos paslaugų ir produktų kokybę, pritaikydamas juos konkrečiam asmeniui konkrečioje situacijoje susidūrus su tam tikra problema; teikdamas kelis galimus variantus vartotojui lanksčiai dirbti su duomenimis; pateikdamas aiškiausius duomenis, paaiškinimus, hipotezes ar metodus atrenkant juos iš ddaugelio kitų remiantis kokybės ir pagrįstumo kriterijais; didindamas palankumą ir aiškumą tokiomis priemonėmis kaip seminarų organizavimas, kalbų ir dokumentų redagavimas ir kt.
Laiko ir kaštų taupymas yra išreiškiamas paslaugos verte, pagrįsta greitu atsakymo gavimu ir vartotojo sutaupytais pinigais.
1.5. Informacijos paskirstymas
Informacijos paskirstymas – tai procesas, kurio metu informacija yra paskleidžiama ir nukreipiama taip, kad reikiamą informaciją gauna reikiamas asmuo laiku, vietoje ir tinkamu pavidalu. Platus informacijos paskirstymas gali įtakoti daugybės teigiamų pasekmių atsiradimą: organizacijos mokymasis tampa nuoseklesnis ir pastovesnis; informacijos gavimas tampa patogesnis; nauja informacija gali būti sukuriama komponuojant kartu skirtingas temas. Informacijos paskirstymo objektas yra aprūpinti organizaciją jos suvokimui, žinių kūrimui, svarbiausių sprendimų priėmimui reikalinga informacija bei galimybės dalintis šia informacija sudarymas.
Suvokimo proceso metu aplinka yra skanuojama ir yra atsirenkama informacija, kuri bus interpretuojama. Patikimos interpretacijos pagrindas yra asmeninis, tiesioginis bendravimas aptarinėjant nustatant reikalingą aplinką, keitimasis informacija apie abejotinas, dviprasmes sritis, aptariant anksčiau priimtus sprendimus. Žinių kūrimo proceso metu, ypač, sprendžiant iškilusias tam tikras problemas ar vystant inovacijas, yra dirbama projektų grupėse, kuriose susirenka žmonės, turintys įvairios patirties ir specializacijų. Jie intensyviai dalijasi informacija svarstydami klausimu grupės pasitarimuose, išgauna informaciją iš grupės organizacijos išorinės aplinkos ir atranda naujas koncepcijas naudodami analogus bei metaforas. Formalaus sprendimų spriėmimo proceso metu informacijos srautas
yra reguliuojamas tam tikrų taisyklių, kurios gali, pavyzdžiui apibrėžti kas gali prieiti ar kas gali reikalauti informacijos ir sąlygoti kokia informacija bus sukurta, kurioje pakopoje ir kas ją sukurs.
Informacijos naudojimo modeliai atspindi bendrus informacijos dalijimosi poreikius. Pirma, žmonės naudojasi gausiais komunikacijos kanalais bendraudami tiesioginiuose, asmeniškuose pokalbiuose tam, kad susikoncentruotų ties problemomis, išsiaiškintų neaiškumus ir netikrumus bei skatintų kūrybiškumą. Antra, specialistams reikia pastovaus informacijos srauto iš aplinkos tam, kad išsiaiškintų dviprasmiškumus, užpildytų žinojimo spragas, atnaujintų interpretacijas ir turėtų grįžtamąjį ryšį. VVisi šie poreikiai yra informacijos paskirstymo vadybos objektai.
Yra pageidaujami gausūs informacijos perdavimo kanalai, bet tai gali būti sunkiai pasiekiama organizacijose, kurių nariai, tyrimai ir informacijos resursai geografiškai yra išsisklaidę. Komunikacija informacijos technologijų, tokių kaip elektroninis paštas, diskusijų grupės, vaizdo konferencijos ir tinklu paremtos informacijos saugyklos tinkle, gali pateikti alternatyvius informacijos dalijimosi modelius paremiančius bendravimą tarp nutolusių per tam tikrą atstumą taškų. Kiekvienas toks kanalas turi galimybę teikti tam tikro lygio neformalumą, grįžtamąjį ryšį bei spontaniškumą. Tai įtakoja komunikacijos buvimą vertinga, tteikiančia naudos komunikacija.
1.6. Informacijos naudojimas
Informacijos naudojimas yra dinamiškas socialinis tyrinėjimo ir konstrukcijos procesas, kuris įtakoja suvokimą, žinių kūrimą, veiksmų modelio sudarymą. Organizacijos informacija susideda daugiaprasmiška, kiekviena kadangi kiekviena prezentacija yra tam tikrų individų ar grupės sugeneruota, subjektyvi bei paveikta ankstesnių aasmeninių patyrimų, interpretacija. Žinių kūrimo veikloje, organizacijos informacija yra transformuojama į tyliąsias, aiškias bei apibrėžtas, kultūrines žinias, ir tai yra tarytum organizacijos pažinimo gamykla. Organizacijos informacija, didžiąją savo gyvavimo laiko dalį negali būti objektyvizuota ar materializuota, bet jos daugėja minčių, jausmų ir individų veiksmų pavidaluose.
Informacijos naudojimas reikšmės ir suvokimo konstravimui reikalauja procesų ir modelių, kurie leistų aukštą lankstumo laipsnį informacijos prezentacijose, greitą keitimąsi, individualių prezentacijų įvertinimą. Koncepcijų įvardijimas turi būti relevantus vartotojo interpretacijoms, bei būti lankstus ir lengvai keičiamas. Informacija apie tam tikrus įvykius ir institucijas yra taip pat reikalinga kaip ir apie naujas teorijas ar hipotezes, kurios įtakoja tikimybių ir laukiamų įvykių kryptis. Daromos prielaidos turi būti tinkamos apie jas diskutuoti, ar peržiūrėti. Informacija turi būti lengva dalintis, bet nneprarandant tyrimų vertės. Organizacija naudodamasi informacijos interpretacijomis ir keitimusi, tyliųjų ir apibrėžtųjų (aiškiųjų) žinių derinimu, gali išvystyti naujas reikšmes ir naujas galimybės numatant savo veiksmus.
Informacija yra naudojama ir sprendimų priėmimo procese. Strateginių sprendimų procesas gali būti išskirtas į tris fazes, tai – identifikavimo, vystymo ir atrankos fazės. Informacijos naudojimo intensyvumas yra priklausomas nuo šių fazių. Intensyviausiai informacijos resursai yra naudojami vystymo fazėje, kai informacija yra naudojama tam, kad būtų nustatytos jos galimybes. Taip pat intensyvus informacijos naudojimas yra ir pirmose iidentifikacijos fazės pakopose ir vėl vėliau pirmose atrankos fazės pakopose. Visose trijose fazėse skiriasi kokybinis informacijos naudojimas.
2. ŽINIŲ VADYBA
Kai kalbama apie atskiras funkcines informacijos vadybos taikymo sritis, šalia informacijos apdorojimo (arba informacijos technologijų) vadybos išskiriama žinių vadyba. Tai naujausia pastarojo laikmečio disciplina. Pripažinta, kad kuriant žinias esminę reikšmę turi žmogus. Organizacijose susidarančios žinios gali būti fiksuojamos dokumentuose ar laikomos saugyklose atsižvelgiant į organizacijoje vykstančius darbus, praktiką, procesus bei normas. Pabrėžtina, kad žinios dažniausiai yra nematerialios išraiškos, todėl vadybininkams gana sunku jas valdyti.
Žinių vadyba aprėpia žinių kūrimo palengvinimą, žinių padarymą matomomis ir žinių valdymą, besiremiantį žmonių dalijimosi žiniomis ir jų pritaikymo įpročiais. Žinių vadyba gali būti padalinta į penkias fazes: duomenys tampa informacija, kuri apyvartoje virsta žiniomis; žinios yra informacinės veiklos rezultatas, o tai įtakoja verslo produktus. Negalima nustatyti tikslios ribos, kada duomenys virsta informacija, o ši žiniomis ir atvirkščiai – žinios virsta informacija. Tačiau šie procesai yra labai svarbūs, kadangi žmonės įvairiose organizacijose nuolat žinias paverčia įvairaus pavidalo informacija (pavyzdžiui, užrašai, ataskaitos, laiškai ir pan.) ir gaudami informaciją iš kitų tobulina savo žinias. Šie nuolatiniai virsmai neišvengiami, kadangi žmonės ne visada gali asmeniškai pasidalinti savo žiniomis. Informacijos rinkimo, tvarkymo bei kūrimo procese svarbią vietą užima informacinės technologijos. Nuolat tobulinamos jos ssuteikia nepaprastas galimybes šioje srityje.
Daugelis vadybininkų daro klaidą „plaukdami pasroviui“ – labiau sutelkdami savo dėmesį į žinių rėmimą nei į trokštamus verslo rezultatus (P. Murray, 1999). Pasiekimai būtų akivaizdesni, jei jie pradėtų nuo rezultatų, ir tada nuspręstų, kokių žinių reikės pasiekti jau numatytiems tikslams. Pagal tai galima išskirti dvi žinių kategorijas: žinias kaip informacijos pagrindą ir žinias kaip patirtį. Pastarosios yra žinios, kurios apibrėžia veiksmus, ir veiksmai, kurie reikalauja tam tikrų žinių. Tai tam tikra žinių, esančių žmonių galvose, forma. Pavyzdžiui, norint plėsti verslą užjūrio rinkoje, yra reikalingas asmuo, kuris gerai išmano kaip toje rinkoje suplanuoti greitai veikiančią tiekimo grandinę, verslo papročius, mokesčių sistemą.
Taigi žinių vadyba yra daug platesnė sąvoka, aprėpianti ir tai, kas vadinama žinių identifikavimu, žinių valdymu, žinių ugdymu ir naudojimu. Žinių vadyba – tai ir nuolatinė firmos praktinių privalumų paieška. Visiškai įmanoma galimybė, kad netolimoje ateityje žinių vadyba bus priskirta informacijos vadybai arba informacijos vadyba po kažkurio laiko taps platesne sąvoka, nei paprasta veikla saugant ir kaupiant informaciją.
3. VERSLO INFORMACIJOS KLASIFIKACIJA
Verslo informacija yra labai įvairiai klasifikuojama. Dažniausiai pagal šaltinį (vidinė, išorinė, pirminė, antrinė), prigimtį (kiekybinė, kokybinė, formali, neformali), lygį (strateginė, taktinė, vykdomoji), laiką (istorinė, einamoji, būsimoji), dažnumą (realaus laiko, kasdieninė, metinė), vartojimą (planavimo, valdymo, sprendimų priėmimo), formą ((rašytinė, žodinė, vizuali) bei tipą (detalizuota, suminė, apibendrinanti). Labiausiai paplitęs klasifikacijos būdas yra pagal šaltinio vietą, atsižvelgiant į tai, ar ji gaunama iš išorės, ar cirkuliuoja pačios organizacijos viduje, o vėliau – paskirtį.
3.1. Išorinė informacija
3.1.1. Rinkos informacija. Pokyčiai rinkoje verčia verslininkus domėtis naujovėmis, įgyti tarptautinių ryšių palaikymo patirties, neatidėliojant spręsti produkcijos ir aptarnavimo kokybės klausimus. Svarbiausia – neatsilikti, tobulėti: tiek vadovui, specialistui, tiek visai įmonei ieškoti būdų, kaip tai daryti. Darbuotojų įtraukimo į rinkos tyrimus mechanizmas dažnai lemia visos firmos darbo rezultatyvumą ir sėkmę. Kai rinka prisotinta, joje įsitvirtinę stiprūs konkurentai, visos įmonės turi gana vienodas galimybes. Taigi laimi ta, kurios darbuotojai greičiau reaguoja į rinkos poreikius, pageidavimus. Todėl labai svarbu, kad esantieji arčiau vartotojų patys norėtų tirti jų poreikius. Tokių darbuotojų patirtis, dalykiniai ryšiai ypač svarbūs, nes juos sunku pakeisti specialiais tyrimais. Verslo komercinė politika šiuo atveju vadovaujasi koncepcija, kad tobulinimą diktuoja rinka ir, kad kiekvienas darbuotojas privalo palaikyti glaudžius ryšius su klientais. Marketingo specialisto A. Vaismano teigimu, didelės žuvys pagauna smulkias ne dėl to, kad yra didelės, o todėl, kad greitos. Taip ir rinkoje: nepaslankius konkurentus nurungia ne didelės firmos, bet tiksliai ir operatyviai reaguojančios į pasikeitimus.
Rinkos informacija gali būti labai įvairi – nuo konkrečios, pavyzdžiui,
parduotuvės apyvartos analizės, iki bendros, kai nagrinėjamos kokios nors prekės paklausos tendencijos pasauliniu mastu. Nuo jos priklauso naujų produktų gamyba, marketingas, komunikacijų ir reklamos planavimas, eksporto ir kiti strategiškai svarbūs sprendimai. Dažniausiai ieškoma informacijos apie dydį ir augimą, perkamąją galią, pirkėjų įpročius bei elgesį, paklausą atskiroms prekėms, rinkos dalis ir t.t.
3.1.2. Informacija apie konkurentus. Ji laikoma rinkos informacijos dalimi, todėl plačiau nenagrinėjama, bet dėl savo reikšmės, priimant strategiškai svarbius sprendimus, gali būti išskiriama. Pavyzdžiui, organizacijos gali domėtis, kur jų konkurentai ggauna žaliavas ir specialistus. Žinoma, tokią informaciją gauti yra tikrai labai sunku, todėl kartais naudojami tokie neetiški būdai kaip „pramoninė žvalgyba“.
3.1.3. Makroekonominė ir geopolitinė informacija. Nors ši informacijos rūšis retai tiesiogiai veikia kompanijas, tačiau gali suvaidinti labai svarbų vaidmenį, ruošiant ilgalaikes strategijas. Juk ne kas kita, o informacija apie ekonominę politinę situaciją Kinijoje, leido Jungtinėms Amerikos Valstijoms apsispręsti dėl investavimo į šią šalį.
3.1.4. Informacija apie tiekėjus. Ši informacija dažnai nepakankamai įvertinama, nors iš tikrųjų turi svarbią reikšmę, apsispredžiant dėl nnaujų produktų gamybos ir vertinant veiklos riziką. Čia daugiausiai dėmesio skiriama patikimumui, kokybei, pristatymo intervalų laikymuisi ir, svarbiausia, atsargų likučiams.
3.1.5. Išorinė finansinė informacija. Organizacijoms, ypač stambioms, labai svarbi informacija apie valiutų kursus, akcijų kursų dinamiką, judėjimą kapitalo rinkoje ir pan. PPaskutiniais metais čia pastebėta tendencija tokią informaciją skleisti virtualioje erdvėje, bet susiduriama su labai rimta problema – didžiuliais informacijos srautais.
3.1.6. Informacija apie valstybinį reguliavimą ir mokesčių sistemą. Pirmoji – kad laikytis savos ir užsienio valstybių, jei einama į svečias rinkas, įstatymų, o antroji – kad įvertinus sumokėtus mokesčius, būtų galima tikėtis gerų verslo rezultatų. Taigi, kiekvienai įmonei rekomenduojama turėti susistemintą ir jos poreikius atitinkančią teisės aktų informaciją. Įsigytas tinkamas norminių aktų sąvadas – tai investicija, įmonei neabejotinai sugrįžtanti sutaupytomis lėšomis, pamatuotais valdymo sprendimais, sumažėjusia rizika ir išaugusiu pelnu.
3.2. Vidinė informacija
3.2.1. Gamybos informacija. Tai puikus vidinės informacijos rūšies pavyzdys. Visoms organizacijoms reikalinga žinoti apie vykdomos gamybos efektyvumą ir našumą, sąnaudas, gamybos atliekas ir pagamintos produkcijos kokybę. Informacija apie gamybą būtina finansiniam bbei pardavimo planavimui, nes svarbu, ar bus pakankamai pagaminta nustatytos kokybės produkcijos ir įvykdyti įsipareigojimai vartotojams.
3.2.2. Informacija apie darbo išteklius. Šiandien tai mažai ištirta informacijos rūšis. Ji apima personalo apmokymus, kvalifikacijos lygį, moralinį klimatą kolektyve. Pakankamai pažangiose organizacijose renkama informacija net apie asmeninį darbuotojų gyvenimą. Tai ypač populiaru Jungtinėse Amerikos Valstijose, bet pasitaiko ir kitose išsivysčiusiose pasaulio šalyse: stengiamasi kuo daugiau sužinoti apie savo darbuotojus, jų charakterius, šeimyninį gyvenimą, kitus pomėgius, kad geriau būtų patenkinti visų poreikiai ir palaikoma geresnė ddvasinė pusiausvyra. Japonų organizacijos šią informacijos rūšį laiko ypač svarbia ir įtraukia į socialinę darbuotojų ir jų šeimų aprūpinimo programą. Deja, yra šalių, kur tokios informacijos rinkimas laikomas ne kuo kituo, o kišimusi į asmeninį žmogaus gyvenimą.
3.2.3. Vidinė finansinė informacija. Tai vadinamieji “gamybos rodikliai“. Jie apjungia informaciją iš buhalterinio balanso apie pelną ir nuostolius, apie turtą ir įsipareigojimus, o taip pat daugybę finansinių rodiklių, tokių kaip: rentabilumas, darbo našumas, darbo apmokėjimui skirtų lėšų santykis su pagamintos produkcijos apimtimis, akcijų rinkos kainos santykis su emisijos kaina ir t.t. Tokia informacija puikiai parodo organizacijos finansinį stovį ir perspektyvą. Galima paminėti, kad pirmosiomis sėkmingomis pastangomis formalizuoti ūkinės veiklos valdymui reikalingos informacijos tvarkymą ir buvo būtent ne kas kita, o Renesanso epochoje Italijoje sukurta dvigubų įrašų buhalterinės apskaitos sistema, kuri yra puikus vidinės finansinės informacijos pavyzdys.
4. VERSLO INFORMACIJOS ŠALTINIAI
4.1. Verslo informacijos šaltinių klasifikacija
Ekonomistas G. Lavin 1987 m. verslo informacijos šaltinius pasiūlė skirstyti dviem būdais. Pirmuoju – į pirminius, gautus organizacijoje tyrimo ar analizės metodais, ir antrinius – kai informacija gaunama jau iš kokių nors turimų šaltinių. Pastarieji dar yra skirstomi į vidinius (riboto naudojimo, priklausančius kokiai nors organizacijai, kuriais galima naudotis tik gavus leidimą, bei užsakomus, kada kam nors priklausanti informacija pastoviai atnaujinama ir ggali būti prieinama siauram ratui užsisakiusiujų) bei išorinius (viešus, prieinamus kiekvienam tyrėjui).
1 lentelė. Verslo informacijos šaltinių skirstymas pagal paieškos būdus
Formalūs Neformalūs
Aktyvūs Prekybinės asociacijos, vy-
riausybinės įstaigos, biblio-
tekos Tiekėjai, užsakovai, prekybinės mugės, konferencijos
Pasyvūs Instrukcijos, reklaminiai lankstinukai, veikianti ap-tarnavimo sistema, bankai, buhalteriai Pažintys, spauda, elektroninis paštas, internetas
1-ojoje lentelėje informacijos šaltiniai suskirstyti pagal paieškos būdus. Tai dar vienas jų klasifikacijos būdų. Paieška gali būti oficiali, naudojant specializuotus informacijos tiekėjus, arba neoficiali, naudojant įvairius kitus kanalus. Taip pat informacija gali būti ieškoma aktyviai ir pasyviai.
Kaip ten bebūtų, ieškant informacijos geriausia yra naudotis kuo įvairesniais būdais.
4.2. Labiausiai paplitę verslo informacijos šaltiniai, jų patikimumas
Galime išskirti šiuos, labiausiai paplitusius verslo informacijos šaltinius: vyriausybines įstaigas, bibliotekas, prekybines asociacijas, privačias tyrimo organizacijas, spaudą, verslo informacijos tarnybas, duomenų bazes internete ir vidinį „internetą“ įmonėje.
Kai kuriuos šaltinius verta paanalizuoti. Vyriausybinės įstaigos pateikia neapdorotus duomenis, ypač rinkos ir makroekonominius, skirtus reguliavimui. Juos reikia kruopščiai analizuoti ir interpretuoti. Pavyzdžiui, Didžiosios Britanijos atstovybė bando suinteresuotoms kompanijoms analizuoti eksporto rinkas užsienio šalyse, nors dažniausiai tai viso labo tik pavadinimų ir sąrašų rinkiniai. Kur kas patikimesnė informacija yra gaunama iš prekybinių asociacijų. Taip pat patikima yra ir privačių tyrimo organizacijų teikiama informacija, jų skaičius pastaraisiais metais keletą kartų išaugo. Spauda – pigus informacijos šaltinis, tačiau nelabai patikimas. Verslo informacijos tarnybos teikia savo ppaslaugas, tik už jas apmokant. Dažniausiai tai komercinės struktūros, nors retokai pasitaiko tuo užsiimančių ir akademinių įstaigų.
Duomenų bazės internete pastaruoju metu taip pat labai išpopuliarėjo. Drąsiai galime tvirtinti, kad internetas tapo labiausiai besiplėtojančia ne tik kompiuterinės pramonės, bet ir apskritai verslo sritimi. Informacijos šaltinių kiekis jame auga stebėtinais tempais, todėl organizacijos pradeda naudoti paieškos sistemas. Informacija gauta internete nėra labai patikima, nes priėjimas prie jos yra visiškai laisvas ir nekontroliuojamas.
Dar vienas paplitęs verslo informacijos šaltinis – vidinis „internetas“ įmonėje. Tai privatus, nuo išorinio pasaulio izoliuotas įmonės kompiuterių tinklas, kuriame duomenims rengti, saugoti ir skleisti naudojama „interneto“ technologija. Tai turbūt pats patikimiausias verslo informacijos šaltinis konkrečioje organizacijoje: priėjimas prie jo yra ribotas, taip pat samdomi jį prižiūrintys specialistai, informacija nuolat peržiūrima, atrenkama, rūšiuojama.
4.2.1. Internetas ir verslas. Interneto ir verslo sąveika gali būti keturlypė. Per internetą galima teikti informaciją, bendrauti su klientais, atlikti transakcijas ir atskirus procesus, pagaliau perkelti į jį visus verslo procesus.
Pirma sąveikos rūšis – informacijos teikimas. Verslas tampa tiekėju: jis teikia interneto vartotojams informaciją. Šiam tikslui sukuriamas tinklalapis, kuris gali įgyti skirtingas formas, atsižvelgiant į pateiktos informacijos kiekį. Sąlyginai išskirsime keturis. Tinklalapis vizitinė kortelė: jame pateikiama tik reikalingiausia informacija – logotipas, duomenys ryšiams palaikyti, veiklos aprašymas. Tinklalapis
reklaminis bukletas: tai gali būti metinė ataskaita, reklaminis leidinys ar katalogas, perkeltas į internetą. Tinklalapis mokomoji priemonė: jeigu verslas teikia sudėtingas paslaugas, reikalaujančias klientų pasirengimo, tinklalapyje pravartu skelbti mokomąją informaciją, „auginančią“ klientą. Tinklalapis vitrina: be jau minėtos pagrindinės informacijos, jame pateikiami produkcijos katalogai ir kainos. Tokiame tinklalapyje spausdinamos firmos naujienos, papildoma informacija apie gamintojus, ekspertų patarimai ir t.t.
Skelbiant visą šią informaciją apie save, galima pagerinti klientų aptarnavimą, rasti naujų klientų (per reklamą internete), sumažinti išlaidas reklamai, personalo darbo krūvį, paprašyti llankytojus užpildyti klientų apklausos anketas.
Čia jau prasideda antra sąveikos rūšis – bendravimas su klientu. Registracijos, anketos, konkursai, konsultavimas – tai bendravimo su klientu per tinklalapį formos. Visi išvardyti tinklalapių tipai gali turėti interaktyvaus bendravimo galimybių. Bendravimas su klientu leidžia geriau jį pažinti, atlikti mikrosegmentavimą (išskirti mažesnes grupes tikslinės auditorijos viduje), greitai išsiaiškinti problemas ir nesusipratimus, individualizuoti marketingą.
Trečia sąveikos rūšis – transakcijų atlikimas ir procesų vykdymas. Čia ir prasideda elektroninė prekyba, arba elektroninis verslas. Paprasčiausias jo modelis – elektroninė parduotuvė, panašus įį vitriną tinklalapis, dirbantis realiojo laiko režimu. Tai reiškia, kad tinklalapis atnaujinamas kas valandą arba net kas minutę. Lankytojas gali ne tik gauti visą jam reikalingos informacijos spektrą, bet ir pasirinkti, nusipirkti ir sumokėti už prekę ir paslaugą, įforminti sąskaitą, ggauti specialisto konsultaciją. Pirkėjui leidžiama prisiliesti neįžengiamos šventovės – verslo duomenų bazės. Jis pats atlieka veiksmus, kuriuos tradiciniame versle už jį būtų atlikę užsakymų priėmėjai ir buhalteris. Kai per vieną tinklalapį galima pasiekti kelias elektronines parduotuves – tai jau elektroninis prekybos centras.
Ketvirta sąveikos rūšis, arba elektroninio verslo apoteozė, – elektroninis verslas, neturintis „žemiškojo“ prototipo ir atliekantis visus procesus (įskaitant gamybą) tik elektroniniu būdu ir per internetą. Tiesa, pati tokių įmonių produkcija yra elektroninė: tai arba informacija, arba informacinės technologijos. Tokiu principu dirba elektroniniai tarpininkai.
4.2.2. Vidinis „internetas“ įmonėje. Kiekviena organizacija turi sukaupusi labai daug informacijos, egzistuojančios šalia įdiegtų ir jau dirbančių taikomųjų programų ir nori skleisti ją savo darbuotojams. Tokios informacijos skleidimo tikslas – pateikti darbuotojams duomenų, padėsiančių geriau suprasti savo ddarbo įmonėje prasmę, įmonės darbo tikslus, neperkraunant jų nereikalinga, o kartais ir netikslia informacija. Tyrimų duomenimis, tik labai nedidelę informacijos dalį įmonės darbuotojai, ypač vadovai gali rasti dabar įdiegtose sistemose. Antra, informacija pateikiama tokia forma, kad ją sunku suvokti. Trečia, skelbiama labai daug nereikalingos informacijos.
Šių organizacijų specialistai mano, kad „Intraneto“ tinklas yra kaip tik tas įrankis, kuriuo galima būtų organizuoti informacijos skleidimą įmonėje, nes ši technologija suteikia galimybę vienodais metodais pasiekti informaciją, saugomą skirtingose vietose. Vidinis „internetas“ įmonėje taip sutvarko ppopierinius dokumentus, cirkuliuojančius tarp darbuotojų organizacijoje, kad juos būtų galima stebėti kompiuterių, kurie sujungti į įmonės vidaus tinklą, ekranuose. Kitais žodžiais tariant, tai vienas iš žingsnių į seniai daugelio vadovų išsvajotą tikslą – bepopierę raštvedybą.
Informacija, kuri galėtų būti skelbiama įmonės „Intraneto“ tinkle skirstoma į HTML dokumentus ir duomenų bazes. HTML dokumentuose gali būti skelbiama bendroji informacija (įmonės misija ir tikslai, istorija, struktūra, klientai, naujienos, finansinės naujienos), įmonės gaminiai (nauji produktai, naujos teikiamos paslaugos), pirkėjai (nauji pirkėjai, naujos sutartys, pirkėjų atsiliepimai), informacija apie konkurentus, informacija apie įmonės darbuotojus (įsakymai, pastabos ir pagyrimai, duomenys apie dirbtą (nedirbtą) laiką, pareigybinės instrukcijos), darbo sauga (reikalavimai, instrukcijos ir t.t.).
Duomenų bazėse – duomenys apie darbuotojus (įrašoma ir papildomos informacijos: namų telefono numeris ir elektroninio pašto adresas, trumpa biografija, įdedama foto nuotrauka), produktų ir paslaugų kainos (daugiau skirta prekybos personalui), įmonėje naudojamų dokumentų formos, skaičiavimų, kuriuos reikia atlikti pardodant produkciją, formulės, klientų (kontaktų) duomenų bazė, finansinė informacija.
Verta paminėti, kad labai paranku, jog „Intranete“ skelbiamą informaciją galima apsaugoti ir leisti skaityti tik tam tikriems įmonės darbuotojams arba jų grupėms. Pavyzdžiui, gali būti skelbiama detali įmonės finansinės veiklos informacija, bet ja naudotis leista tik aukštesniajam valdymo personalui. Tai užtikrina sistemos apsaugos priemonės, kurios gali apriboti konfidencialios informacijos skleidimą.
4.3. Informacijos ššaltinių vertinimas
Ieškant informacijos šaltinių, labai svarbu, kad jie būtų patikimi, vertingi ir konkretūs. „Gera“ informacija yra atsitiktinė, t.y. dalykiška, tinkama būtent tam atvejui. Taip pat pakankamai tiksli. Kita vertus, absoliutaus tikslumo nėra. Jam didėjant, didėja kaina, tačiau nebūtinai didėja ir vertė. Tikslumas daugiau ar mažiau priklauso nuo sprendimų. Beje, tikslumą reiktų skirti nuo konkretumo (konkreti, bet netiksli; tiksli, bet nekonkreti; ir tiksli, ir konkreti).
Taip pat gauta informacija privalo būti išsami. Pats idealiausias variantas, kai galima gauti visą reikalingą informaciją. Tačiau tai praktiškai neįmanoma, todėl svarbu, kad informacija būtų išsami bent pagrindiniais klausimais. Informacijos šaltinis privalo būti patikimas: toks, kuriuo jau buvo remtasi praeityje ir yra veiksminga informacijos kūrėjo ir valdytojo komunikacija. Dažnai informacija patikrinama įvairiuose šaltiniuose, siekiant įsitikinti jos patikimumu.
Labai svarbu ir tai, kad informacija būtų perduodama reikalingam žmogui. Informacijos tiekėjai turi išanalizuoti įvairiausius sprendimų tikslus, kad galėtų nukreipti informaciją tam, kam jos tikrai reikia.
Be to, informacija turėtų būti perduota laiku. Operatyvios, greitos informacijos poreikis dažnai kertasi su tikslios informacijos poreikiu, tačiau šiuolaikinės, naujausios technologijos vis geriau tai suderina. Vis dėlto reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kad duomenų rinkimo, apdorojimo ir perdavimo atidėliojimai gali potencialią informaciją paversti beverte. Be to, labai svarbus reguliariai gaminamos informacijos perdavimas laiku: tokiu dažnumu, kad ssietųsi su sprendimų ar veiklos tipais.
Pasirinkus tinkamą informacijos šaltinį, informacija, turėtų turėti tik reikalingus elementus. Tai galime pavadinti informacijos detalumu. Informacijos šaltinyje turi būti minimas detalių kiekis, reikalingas sprendimams vykdyti. Nereikalingos detalės sudaro saugojimo ir kitų sunkumų. Kuo aukštesnis informacijos lygis, tuo jai siunčiama informacija turi būti konkretesnė, detalesnė.
Taip pat informacija turėtų būti suprantama vartotojams. Informacijos supratimą lemia: kokiai informacijai vartotojas teikia pirmumą (tekstinei, grafinei ar kt.), kaip jis absorbuoja faktus; turimos žinios (jos lyginamos su naujai gautomis); aplinkos veiksniai (grupės spaudimas, aliko stygius, pasitikėjimas infomracijos sistema ir kt.); kalba (ji gali būti užkoduota matematiniais ženklais).
Egzistuoja ir kiti kriterijai, kurie taikomi vertinant informacijos šaltinius nepriklausomai nuo to, ar jie pateikti spausdintine, ar elektronine forma. Prieš naudojant naują informacijos šaltinį, vertėtų sau užduoti tokius klausimus, kurie pateikti 2-ojoje lentelėje (J. Kirk, 1996).
2 lentelė. Verslo informacijos šaltinių vertinimas
Šaltinis Funkcija Turinys Struktūra
1. Kas šį šal-tinį produ-kuoja?
2. Iš kur gau-nama infor-macija? 1. Koks šio šalti-nio tikslas?
2. Ar jis tarnauja dar kokiam tiks-lui?
3. Kokiai audito-rijai numatytas šis šaltinis? 1. Kokios temos apima-mos?
2. Ar tema koncentruota, ar disciplininė?
3. Kokios kalbos apima-mos?
4. Koks laiko tarpas api-mamas?
5. Kokius publikacijų ti-
pus apima?
6. Ar šis šaltinis išsamus, ar selektyvus? 1. Kokio tipo informacija įtrau-kiama? Faktinė? Bibliografinė? Santraukos ar pilni tekstai?
2. Kaip informacija organizuota?
3. Kokio
tipo yra indeksavimo sistema?
4. Kaip įtraukti autorių vardai? Kaip jie išdėstyti?
5. Kokių dar ypatybių yra? Vardų indeksai? Lentelės? Santraukos?
5. VERSLO INFORMACIJOS VALDYMO ĮGŪDŽIAI
Pagrindiniai įgūdžiai, reikalingi norint tinkamai naudoti informaciją, yra: paieška, analizė, struktūrizavimas, saugojimas ir manipuliavimas. Šiandieną labai išaugo informacijos surinkimo sudėtingumas, todėl tam reikia skirti vis daugiau laiko ir fundamentalių įgūdžių. Vadybininkams, kurie valdo informaciją, dažnai viso to trūksta. G. Bleir ir V. Gordon mano, kad didėja rašytinės informacijos kontrolės ir valdymo reikšmė firmose: „Vadybininkai būna perkrauti dideliu kiekiu bbevertės informacijos, kuri dažnai iš tikro svarbius dokumentus paverčia neaiškiais ir nereikšmingais. Toks neteisingas valdymas kliudo teisingų sprendimų priėmimui ir planavimui, pablogina firmos veiklos rezultatus. Kada disponuojama informacija nemokama arba nenorima teisingai naudotis, dažnai priveda prie dvigubai didesnių išlaidų. Jei mes naudotume savo pinigus taip, kaip dažnai šiandien naudojamės informacija, seniai jau būtume subankrutavę“.
Informacijos valdymas teorijoje ir praktikoje dažnai siejamas su dviem plačiai paplitusiomis problemomis. Pirma, apie kurią jau buvo užsiminta, tai informacijos atrankos svarba. Labai tikslios informacijos surinkimo metodikos ddažnai sukompromituojamos neteisingų ir visiškai nepakankamų atrankos kriterijų, kurie gali privesti prie organizacijos tikslų susiaurinimo, jos galimybių apribojimo. Vadinasi, daugumai informacijos atrankos kriterijų reikia nustatyti maksimaliai didesnes ribas. Antra, labai dažnai sutinkama problema yra ta, kad informacijos įsigijimas ir platinimas yyra paskutiniai etapai informacinėje grandinėje. Be to, informacija kompiuterinėsese sistemose nėra saugi. Taigi belieka labai mažai žinoma, kaip maksimaliai naudingai tą informaciją panaudoti.
5.1. Strategijos, padėsiančios atremti informacijos antplūdį
5.1.1. Atsargų sudarymas. Vienas iš būdų informacijos apimčiai sumažinti, taip pat pasirengti nenumatytiems atvejams – suteikti padaliniui papildomų išteklių, kurie viršytų įprastus darbo poreikius. Pranešti pavaldiniams, kad jų išlaidos nereglamentuojamos, arba nukelti produkcijos išsiuntimo terminą, pasisamdyti paildomų darbuotojų – visa tai sumažina krizinių situacijų atsiradimo tikimybę. Tiesa, tai atsiliepia efektyvumui. Darbas, be abejo, bus atliktas, tačiau jis pareikalaus didesnių išteklių (lėšų, laiko, medžiagų, žmonių) nei paprastai.
Dž. Gelbreit mano, kad atsargų sudarymas yra racionalus atsakas į problemos sudėtingumą. Jis turi trūkumų: dideli darbo atlikimo terminai, nevisiškas darbininkų ir įrangos apkrovimas, per didelės žaliavų aatsargos ir t.t. Tačiau yra ir privalumų. Mažiau klausimų tenka spręsti aukštesniems hierarchijos lygmenims. Įrangos gedimas, darbininko liga ar gamybinis brokas ne iš karto paveiks darbų grafiką ir galbūt nesutrikdys kitų padalinių darbo. Asmenys, priimantys sprendimus, turės mažiau rūpesčių, nekils sunkumų didinant vieno padalinio darbo apimtį bei koordinuojant padalinių darbą. Vadinasi, prireiks mažiau vadovaujančio personalo – juk žinome, kaip brangiai jis kainuoja įmonei.
5.1.2. Autonominės užduotys. Antras būdas – tai autonominių užduočių sudarymas: įmonės kolektyvas suskaidomas į atskiras darbuotojų grupes, iiš kurių kiekviena turi visa, ko reikia gaminiui pagaminti arba visam paslaugų ciklų suteikti. Dž. Gelbreit čia pateikia reaktyvinio lėktuvo konstravimo ir gamybos pavyzdį. Savarankiškos grupės atsako už atskiras lėktuvo dalis – uodegą, sparnus, fiuzeliažą, kabiną. Kiekviena grupė turi reikiamą personalą ir būtinus gamybinius pajėgumus: inžinierius, konstruktorius, technologus, gamybos ir surinkimo patalpas, bandymų įrangą ir t.t. Kitaip tariant, jos nesinaudoja tais pačiais ištekliais, todėl reikia mažiau veiksmų jų veiksmams koordinuoti. Kitų tipų organizacijos savarankiškos grupės gali būt sudaromos pagal: skirtingus produkcijos tipus, geografines vietoves, klientų grupes, projektus bei pardavimo rinkas. Kiekviena grupė turi būti aprūpinta visais reikalingais ištekliais.
Atsargų sudarymas ir autonominių užduočių formavimas – dvi strategijos, nukreiptos į organizavimo sudėtingumo bei susijusio su juo brangaus koordinavimo mažinimą. Yra svarių argumentų ir savarankiškų grupių, ir centralizuotai vykdomos veiklos naudai. Susidūrus su tokiomis komplikuotomis užduotimis, būtina kruopčiai apmąstyti veiklos ir tarpusavio sąveikos struktūravimo klausimus. Tai atveda prie dviejų likusių strategijų. Jų tikslas – informacijos apdorojimo pajėgų didinimas.
5.1.3. Vertikaliųjų informacijos sistemų kūrimas. Kaip informacija galėtų kilti į viršų hierarchijos pakopomis, neapkraudama sprendimus priimančių žmonių?
Organizacijai priėmus planą ar apsisprendus dėl tikslų, neišvengiamai atsiranda nenumatytų aplinkybių ar įvykių, kurie verčia keisti pradinį planą. Kaip dažnai reikia peržiūrėti planus – kas metus, kas ketvirtį, kas mmėnesį? Kuo didesni netikėtumai, tuo dažniau reikia peržiūrėti planus. Kuo dažniau reikia ką nors keisti, tuo greičiau turi keliauti informacija, būtina atitinkamiems vadovų sprendimams priimti.
Kokius papildomus išteklius gali pasitelkti įmonė, kad galėtų efektyviau apdoroti padidėjusį informacijos antplūdį ir kartu išvengti perkrovimų? Daugelis įmonių sprendžia šią problemą diegdamos kompiuterines sistemas. Pavyzdžiui, gamyboje informacja apie iškrovimo datą, staklių operacijų seką ir laiką, reikalavimai visiems užsakymams, staklėms ir darbininkams įkeliami į programą, kuri sudaro planą, besiremiantį užsakymų atlikimo terminais ir užtikrinantį nuolatinį staklių apkrovimą. Trūkumas yra tas, kad šie planai linkę nesuveikti: trečiadienį jums gali tekti įsitikinti, kad pirmadienį parengtas planas jau beviltiškai pasenęs. Brokas, konstrukcijos pakeitimai, neatlikti pristatymai, staklių gedimai, pravaikštos, gamybinių santykių aiškinimasis. Yra aibė įvykių, kurie gali sugriauti priimtų sprendimų pagrindą. Tuomet būtina perplanuoti veiksmus, o tai reiškia, kad gali tekti, priimti į darbą papildomus žmones, stebėsiančius, kaip vykdomas planas, arba įdiegti realaus laiko režimu veikiančią kompiuterinę sistemą, galinčią nuolat koreguoti planą. Visi šie metodai tinka, bet „prašo“ papildomų sąnaudų.
5.1.4. Horizontaliųjų ryšių kūrimas. Tai paskutinė strateginė organizacijos galimybių apdoroti informaciją priemonė – horizontaliųjų ryšių, įsiskverbusių į visus organizacijs padalinius ir sluoksnius, kūrimas arba stiprinimas. Ši strategija leidžia užtikrinti sprendimų priėmimą ten, kur yra informacija, užuot siuntus ją ją „į viršų“. AAnot Dž. Gelbreit, tai „decentralizuoja sprendimų priėmimą nesudarant savarankiškų grupių“.
Yra keli horizontaliųjų ryšių kūrimo tipai. Vieni iš jų yra lengvai pritaikomi ir nebrangūs, kiti turi būti kruopščiai suderinti ir gali kainuoti daugiau. 3-ojoje lentelėje šie tipai išdėstyti sąnaudų didėjimo tvarka. Didėjant neapibrėžtumui, tenka išbandyti visus tipus iki pat brangiausio – matricos struktūros.
3 lentelė. Horizontaliųjų ryšių kūrimo tipai
Tiesioginis ryšys
Du vadybininkai, turintys bendrą užduotį, gali susitikti ir priimti sprendimą, neįtraukdami į tai aukštesnių vadovų.
Asmenys, atsakingi už ryšius tarp padalinių
Kas nors gali būti paskirtas palaikyti ryšį tarp dažnai bendraujančių padalinių. Taigi vėl nereikia kreiptis į aukštesnę vadovybę.
Darbo grupės
Jeigu, sprendžiant bendrą, bet laikiną užduotį, keletas padalinių turi nuolat bendrauti, gali būti sudarta darbo grupė. Kiekvienas padalinys paskiria po vieną darbuotoją į šią grupę, kuri ir priiminėja sprendimus.
Brigados
Panašios į darbo grupes, bet yra nuolatinės. Skirtos suderinti ir priimti nuolat iškylančių klausimų sprendimus. Kiekvienas padalinys skiria brigados narį. Tiesa, gali būti sunku pasirinkti brigados vadovą.
Integruotojai
Vienas iš būdų nugludinti aštrius padalinių konkurencijos kampus – paskirti integruotojus. Vadybininkų integruotojų darbas yra ne vadovavimas kuriai nors veiklai, bet kitų žmonių priimtų sprendimų koordinavimas. Jie veikia kaip darbo grupių, brigadų ar kitų sprendimų priėmimo organų vadovai. Integruotojai, nagrinėdami paprastų darbuotojų informacijos perdavimo bei gavimo poreikius,
nuolat apdoroja šią informaciją.
Ryšių administratorius
Dž. Gelbreit iškelia dar aukštesnio lygio integruotojo idėją. Jo nuomone, integruotojai gali aktyviai dalyvauti priimant sprendimus. Jie planuoja ir skirsto išteklius, prisideda prie fondų valdymo, gali daryti įtaką jiems tiesiogiai nepavaldžių valdymo aparato atstovų darbui.
Matricos struktūros
Esant matricos struktūrai, darbuotojas pavaldus keletui viršininkų, iš kurių kiekvienas atsako už skirtingus darbuotojo darbo aspektus. Matricos projekto vadovas turi galimybę „pirkti“ skirtingų padalinių darbuotojų tam tikrą laiko dalį, reikalingą pasiekti bendriems tikslams, susijusiems su visais šiais padaliniais.
Skirtumų tarp hhorizontaliųjų ryšių formų analizė mažiau svarbi nei pagrindinio principo suvokimas: horizontaliųjų ryšių apimtis didėja daugėjant žmonių, į kurių funkcijas įeina koordinavimas, bei pereinant nuo laikino dalyvavimo koordinavimo veikloje „antraeilių pareigų“) prie nuolatinio, nuo sprendimo parengimo prie sprendimų priėmimo funkcijos.
5.2. Informacijos saugumas kompiuterių sistemose
Pagrindinius incidentus, susijusius su informacijos saugumu, galima būtų suskirstyti į keturias pagrindines grupes: informacijos diegimą ir jos netinkamą naudojimą; informacijos slaptumo pažeidimą; klaidas informacijoje arba skaičiavimuose bei ryšių technikos gedimus.
Tačiau informacija gali dingti arba tapti netinkama naudoti tiek ddėl techninio faktoriaus, tiek dėl žmogaus kaltės. Techninio faktoriaus poveikis paprastai pasitaiko rečiau, bet jo padariniai kur kas skaudesni. Atvejus, kai informacijai pakenkiama dėl žmogaus kaltės, galima skirstyti į sąmoningą informacijos gadinimą (čia galima skirti ir kompiuterių virusus), taip pat nnekorektišką ir nekvalifikuotą darbą su kompiuterine technika bei programine įranga. Norint išvengti šio tipo problemų, naudojamos rezervinės informacijos kopijos, apribojamas priėjimas prie svarbios informacijos, pasitelkiamos įvairios antivirusinės apsaugos priemonės. Žinoma, ne pro šalį būtų ir kompleksas priemonių darbuotojų klasifikacijai kelti. Kompiuterių programų kūrėjai taip pat turėtų į savo programas įtraukti atitinkamas apsaugos priemones.
Informacijos slaptumas pažeidžiamas dažniausiai sąmoningai, ir be tam tikro techninių, organizacinių bei programinių priemonių komplekso šios problemos nepavyksta išspręsti.
Klaidos informacijoje arba skaičiavimuose paprastai atsiranda arba dėl programos autorių, arba dėl vartotojų kaltės, techninis faktorius čia veikia retai. Žinoma, programų autoriai turėtų savo produktus kaip galima atidžiau testuoti, o ir paildomos klaidų kontrolės priemonės ne tik neperkrauna programos, bet ir apsaugo vartotojus nuo galimų klaidų įvedant informaciją ir aatliekant skaičiavimus. Suprantama, tiek su kompiuteriu, tiek su programa turėtų dirbti tik išmanantys žmonės.
Nors sakoma, kad žmogus yra pati nepatikimiausia informacijų sistemų dalis, tačiau kompiuterinė bei ryšių technika taip pat kartais atsisako tarnauti. Gerai, kai galima dubliuoti technines priemones, tačiau tai susiję su papildomomis išlaidomis, todėl tenka rinktis arba brangesnę, bet patikimesnę techniką, arba pirkti ją iš patikimų rankų. Būtinai reikia atsižvelgti į techninio aptarnavimo sąlygas, t.y. kaip greitai technikos tiekėjas sugeba reaguoti į jūsų problemas ir kas išspręsti.
Apžvelgę pagrindines ssu informacijos saugumu susijusias incidentų grupes, matome, kad kai kurios informacijos saugumą didinančios priemonės yra bendros kelioms grupėms, o kitos unikalios: tai rezervinis informacijos kopijavimas, rezervinės technikos naudojimas, vartotojų klasifikacijos kėlimas, priėjimo prie informacijos ribojimas, antivirusinė apsauga, kompiuterinių programų testavimas ir papildomos techninės priemonės.
Svarbu priminti, kad viena kuri priemonė visapusiško informacijos saugumo negarantuoja – reikalingas kompleksas, informacijos apsaugos strategija. Ji turi būti labai gerai apgalvota kuriant bet kokio dydžio informacines sistemas – nuo didelių kompiuterių tinklų iki atskiro kompiuterio. Žinoma, įvairių priemonių skiriasi kaina, įsisavinimo sudėtingumas ir įtaka sistemos darbui. Bet, norint apskaičiuoti informacijos apsaugos priemonių naudingumą, ant vienos svarstyklių lėkštelės reikia padėti tų priemonių bei jų įsisavinimo ir eksploatavimo kainą, ant kitos – galimus nuostolius dėl kilusio incidento. Bankų direktoriai, žinodami dienos apyvartą, nesunkiai nustatys nuostolius, jei valandai sustotų pagrindinis kompiuteris. Gamyklų vadovai irgi žino, kiek nuostolių padarytų sustojęs konvejeris ar užgesusi krosnis. Įmonių savininkai nujaučia, kiek nuostolių turėtų, jeigu jų kompiuteriuose esanti informacija taptų prieinama konkurentams. Dvigubos buhalterijos toleruotojai irgi nenorėtų, kad jų informacija patektų ekonominei policijai. Taigi, lėšos, skiriamos informacijai apsaugoti, yra kelis kartus mažesnės už nuostolius, kurių galite patirti dėl kompiuterių incidentų.
6. INFORMACIJOS VAIDMUO ORGANIZACIJOJE
Ekonomistas R. Diebold (1985) mano, kad informacija vadovui reikalinga kiekviename žingsnyje. JJis teigia, kad visas darbas šiuolaikiniame biure susideda iš šešių pagrindinių dalių: įėjimo, neapdorotų duomenų surinkimo; ryšių, informacijos perdavimo iš vieno šaltinio į kitą; apdorojimo, informacijos keitimo iš vienos formos į kitą; apdorotos informacijos saugojimo; paieškos, priėjimo prie saugomų duomenų; išėjimo, duomenų išdavimo vartotojui patogia forma.
Šis skirstymas sutampa ir su ekonomisto B. Drucker (1967) nuomone. Tačiau ekonomistas D. Garnham (1983) tvirtina, kad informacija yra funkcija, kurios pagrindinis tikslas užkariauti rinką ir gauti kuo daugiau pelno. Tuo tarpu M. Connell mano priešingai, ir teigia, kad informaciją šiais laikais organizacija sunkiai gali kontroliuoti.
Visgi sutinkama, kad informacija šiuolaikinėje organizacijoje yra naudojama keturiems pagrindiniams tikslams: egzistavimui (ekonomisto D. Garnham žodžiais, kad gautų pelną ir galėtų plėsti rinkas); rizikos ir neapibrėžtumo sumažinimui; valdžios siekimui ir priemonėms paveikti kitus bei savo organizacijos našumo ir efektyvumo kontrolei.
Iš visų šių vaidmenų pats svarbiausiasis – rizikos mažinimas. Teoriškai galima būtų priimti sprendimus, visiškai nesiremiant jokia informacija, o tik intuicija. Taip elgiasi biržos spekuliantai, nors patyrę biržos makleriai tvirtina, jog remiasi tikimybių paskaičiavimais. Bet visai neįtikėtina, kad rimtos kompanijos priiminėtų sprendimus tokiais būdais: visgi yra buvę, kai 1989 m. vienas komercinis bankas investavo į Vokietiją, remdamiesi tik tuo faktu, kad sugriuvo Berlyno siena. Visos kitos organizacijos neleidžia sau rizikuoti, stengiasi eefektyviai valdyti informaciją. Sprendimo pasirinkimas priimamas remiantis racionaliu mąstymu, pagrįstas išsamia, išanalizuota ir patikrinta informacija, taip pat atsižvelgiama ir į organizacijos tikslus bei galimas kitas sprendimo priėmimo alternatyvas.
Taigi galime daryti išvadą, kad turint daugiau informacijos, smarkiai sumažėja būsimų veiksmų rizika, o tai ypač svarbu rinkoje. Šiuolaikinės organizacijos veikia dinamiškame ir nenuspėjamame pasaulyje. Organizacijos veiksmus keičia rinkos jėgos ir kitimo dinamika. Valstybinės ir įstatyminės struktūros apibrėžia organizaciją ir jos įtakos sferą. Socialinės normos ir visuomenės nuomonė taip pat varžo organizacijos veiklą. Organizacijos ir jos išorinės aplinkos tarpusavio priklausomybė akivaizdi, todėl organizacija turi būti pasirengusi keistis ir prisitaikyti prie kintančios išorinės aplinkos. Taigi organizacijos veikla priklauso nuo gaunanmos informacijos apie minėtus išorinės aplinkos reikalavimus. Bet tai tik viena pusė. Kita vertus, reikia pastebėti, kad gaunama informacija apie išorinės aplinkos pokyčius skirtingų individų dažniausiai yra suvokiama ir interpretuojama skirtingai. Tokiu būdu svarbiausias organizacijos uždavinys – išskirti pagrindinius išorinės aplinkos pokyčius, juos teisingai traktuoti, suvokti bei vykdyti atitinkamus veiksmus, t.y. į juos advekačiai reaguoti.
Šios veiklos specialistams tikrai be galo svarbu žinoti vartotojo norus, poreikius, vartojimo būdus. Bet čia gali imti atrodyti, kad susiduriame su paradoksu: daugelio organizacijų vadovai renka informaciją tik iš privačių asmenų, o ne patikrintų dokumentų. Situacija, kai visą prieinamą informaciją
turi visi rinkos dalyviai, vadinama efektyvia rinka, joje nėra neapibrėžtumo, nes nesant konkurencijos, visi rinkos dalyviai veikia racionaliai, čia nelieka vietos ir rizikai. Minėtąsias savybes turi kapitalo ir akcijų rinkos.
Logiškai mąstant, vartojimo prekių rinka negali būti efektyvi, nes kievienas vartotojas gali veikti tik pagal savo taisykles. Kol egzistuoja rinkos asimetrija, organizacijos, turinčios daugiau informacijos negu jų konkurentai, gali pastaruosius valdyti. Ji leidžia aplenkti konkurentus ir greičiau užkariauti rinką.
4 lentelė. Efektyvių informacinių ir komunikacinių sistemų nauda
Pridėtinė vertė Padidėja dėl aukštos kkokybės informacijos, gaunamos iš vi-daus ir išorės savininkų (klientų, tiekėjų, filialų ir t.t.).
Kokybės charakteristikas apima greitis, paskirstymas laike, saugumas, prieinamumas, aiškumas ir t.t.
Efektyvumas Juo vykdomos akcijos: arba dėl didesnio greičio, arba su mažesniais nuostoliais.
Piniginių srautų valdymas Pagreitėja dėl savalaikių lėšų pervedimų, pagreitėjusių lėšų valdymo procedūrų, greitesnio kontraktų pasirašymo.
Rentabilumas Didėja dėl mažesnių trukdymų, dėl priėjimo prie didesnio klientų skaičiaus, dėl priėjimo prie naudingesnių iš jų, dėl di-desnių galimybių, kurias teikia derybos ar pokalbiai telekomu-nikacinėmis ryšio priemonėmis.
Konkurencinė strategija Dėl kokybiškesnių, šiuolaikiškesnių iir naudingesnių pasiū-lymų savo klientams dėka informacinių technologijų ir teleko-munikacijos priemonių panaudojimo.
Kompetencijos kuruojamoje srityje padidejimas Dėl galimybės per elektronines masinės informacijos priemones susisiekti su kompanijomis pirmaujančiomis savo srityse.
Priėjimas prie infomedijos Dėl priėjimo prie informacijos apie rinkos galimybes, tiekėjus, kainas, pasiūlymus iir resursus.
Naudą dėl pasikeitimo informacija galima apibūdinti kaip santykių su klientais ir tiekėjais pagerėjimą, verslo operacijų optimizavimą, taip pat ir greitesnį priėjimą prie resursų ir ekspertų paslaugų.
Vis dėlto dabar vis dažniau pripažįstama, kad vien tik informacijos nebepakanka. Kad panaudotų informaciją efektyviai, firmos privalo turėti informacijos „transformacijos“ mechanizmą į žinias ir tų žinių panaudojimą, kaip turtą. Nežiūrint to, kad prieš dešimt metų vadybos vadovėlai ir straipsniai žurnaluose liaupsino informaciją kaip patį vertingiausią dalyką, dabar pabrėžiamos žinios. Kompanijos sėkmė ateityje tikriausiai priklausys tik nuo ryšio tarp jų supratimo bei teisingo naudojimo.
IŠVADOS
2000 m. kovo mėn. Lisabonoje įvykęs ES Tarybos susitikimas pagrindiniu ES tikslu iškėlė “ES tapimą konkurencingiausia ir dinamiškiausia žiniomis grįsta ekonomine sistema pasaulyje, užtikrinančia tolygų bei subalansuotą ekonominį augimą su daugiau ir ggeresnių darbo vietų bei didesne socialine sanglauda iki 2010 m. “. Ši ekonomika vadinama žinių ekonomika arba žiniomis grįsta ekonomika. Teminis prioritetas Piliečiai ir valdymas žinių visuomenėje skirtas „suvienyti ekonomikos, politikos, socialinių ir humanitarinių mokslų specialistus, siekiant sukurti konkurencingą ir dinamišką žinių visuomenę, sugebančią skatinti ekonomikos augimą, kuriančią naujas darbo vietas ir socialinį bendradarbiavimą“ .
Deja, mažiau išsivysčiusiose šalyse yra susidaręs gana painus ir nepalankus klimatas sklisti naujosios ekonomikos verslui – visiškai neišvystytos bendros informacinės infrastruktūros, milžiniškas atsilikimas elektroninės teisės srityje, mmažas gyventojų interneto vartojimas ir t.t. Probleminę situaciją pagilina ne tik informacijos trūkumas, tačiau ir organizacijų vadybinių būdų senamadiškumas.
Taigi šiame darbe aš ir stengiausi supažindinti su informacinės visuomenės sąlygomis sparčiai išaugusia informacijos vadybos svarba. Tai tampa prioritetu visame pasaulyje. Prasideda nauja, informacine konferencija paremta valstybių diferenciacija. Greta neturinčių geros informacinės infrastruktūros, atsiranda informaciniu požiūriu puikiai išvystytos valstybės. Jos sugeba efektyviai naudoti ir gaminti informacijos išteklius, kurti informacinę visuomenę, daryti savo piliečių gyvenimą geresnį. Lietuva, neseniai tapusi naująja Europos sąjungos valstybe, taip pat turi neatsilikti. Tuo metu, kai informacinės technologijos toliau keičia sandėrių ir kitų operacijų pobūdį versle, suteikia elektroninės prekybos galimybę, skatina bendradarbiavimą ir naujų aljansų kūrimą, tampa ypač svarbu vystyti informacijos, kaip išteklių ir prekės, valdymo įgūdžius. Kiekvienos mūsų šiandieninės organizacijos veiklos informacijos valdymo srityje persvarstymas tampa būtinu norint neatsilikti ir toliau išlaikyti konkurencinį pranašumą.
LITERATŪRA IR KITI ŠALTINIAI
1. Желëны М. Информационные технологии в бизнесе. СПб: Питер, 2002.
2. Fiol C. M., Lyles M. A. Organizational learning. Academy of Management Review, 10(4) 803 – 813, 1985.
3. Hedberg B. How organizations learn and unlearn. Handbook of Organization Design, , London: Oxford University Press, 1981.
4. Huber G. P. Organizational learning: the contributing processes and the literatures. Organization Science, 2(1) 88 – 115, 1991.
5. Marsick V. J., WWatkins K. E. Adult educators and the challenge of the learning organization. Adult learning, 7(4), 18 – 20, 1996.
6. Nonaka I., Takeuchi H. The Knowledge Creating Compan. New York: Oxford University Press, 1995.
7. Parsons T., Shils E., Bells R. F. General Theory of Action. New York: Free Press, 1951.
8. Augustinaitis A. Informacijos menedžmentas: aksiomos ir teoremos // Informacijos mokslai. – 1996. – Nr.4.
9. Corporate Information Systems Management: Text and Cases // Cash J. I., Jr., McFarlan W. F., McKenney J. L., Applegate L. M. – 3rd ed. – Pub. IRWIN, 1992. – 702 p.
10. Davis Gordon B., Scott Hamilton. Managing Information: How Information Systems Impact Organizational Strategy. – New York, 1993. – 288 p.
11. Keen P. G. W. Shaping the Future: Business Design through Information Technology. – Cambridge, 1991.- 252 p.
12. Kenneth N. Wexley, Organizational Behavior and Personnel Psychology, 1984.
13. Mark Baroush. Understanding risk analysis . A short guide for health, safety and
Environmental policy making, internet edition. – American Chemical Society, 1998.
14. Cutlip S. M. Effective Public relations. – New York: J. Englewood Cliffs, 1994.
15. Making Smart IT Choices: A Handbook / Sharon S. Dawes, Kristine L. Kelly, David F. Andersen, Peter A. Bloniarz, Anthony M. Cresswell, Thomas J. Galvin, Editor. – AAlbany, NY, U.S.A., 1996 -134 p.
16. Management Skills for the Information Manager / ed.: A. Lawes. – London, 1995. -325 p.
17. Greer M. Critical Attributes of ID Project Success. [Žiūrėta 2004 m. kovo 30 d.]. Prieiga per internetą: < http://michaelgreer.home.mindspring.com/crit-att.htm >.
18. Management Information Systems Quarterly.- Volume 23, Number 1, March 1999. [Žiūrėta 2004 m. balandžio 19 d.]. Prieiga per internetą: < http://www.misq.com >.
19. Mastering Information Management. [Žiūrėta 2004 m. balandžio 22 d.]. Prieiga per internetą: < http://www.ftmastering.com/im5.htm >.
