Raštvedyba ir dokumentai

VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA

DIENINIŲ STUDIJŲ SKYRIUS

IV-04 grupės studentė

Tatjana Žuravliova

RAŠTVEDYBA IR DOKUMENTAI

Raštvedybos ir verslo korespondencijos

Referatas

(Įvertinta)

(Parašas)

(Dėstytojo vardas, pavardė)

(Data)

Vilnius 2004

TIRINYS

ĮVADAS 3

1. TEORINĖ DALIS 4

1.1 Raštvedybos sąvoka 4

1.2 Dokumentavimas 5

1.3 Dokumento sąvoka 6

1.3 Dokumentų klasifikavimas 7

1.4 Dokumentų apyvarta 9

2. PRAKTINĖ DALIS 10

2.1 Asmeninis prašymas 10

2.2 Dalykinis raštas 11

2.3 Asmeninis įgaliojimas 12

2.4 Įsakymas dėl priėmimo į darbą 13

2.5 Pažyma apie studijas 14

IŠVADOS 15

NAUDOTA LITERATŪRA 16

DĖSTYTOJO UŽRAŠAMS 17

ĮVADAS

Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog rraštvedyba ir dokumentai yra

labai reikalingas ir svarbus dalykas, o ypač šiomis dienomis.

Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėje

dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas.

Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas,

standartizavimas, raštų registravimas.

Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visoms

įstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko.

Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo,

įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos

standartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungoje

patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas iš

tikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei vvaldymo sferos

darbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikyti

organizacinė technika.

Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimo

sąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškoji

raštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir greitumas toliau didės

klasifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymo

ir ssaugojimo priemones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką.

Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią raštvedybos ir dokumento

sąvoką, dokumentų klasifikavimą, pagal pagrindinius požymius ir dokumento

apyvarta.

Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiami

taip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis,

greitesnis ir kokybiškesnis.

1. TEORINĖ DALIS

1.1 Raštvedybos sąvoka

Taip jau susiklostė Lietuvos istorinės sąlygos, kad ilgus jos

amžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių,

senoji slavų, lenkų, rusų. Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjo

formuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Sovietų

okupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba,

kartais gerai jos nemokant. Lietuvių kalba parašyti dokumentai būdavo

teršiami svetimybėmis ir pažodiniais vertimais iš rusų kalbos.

Lietuvos TRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989 01 25 įsaku

„Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990 03 11

Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigų

dokumentai būtų rašomi lietuvių kalba

„Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyne

apibrėžiama kaip raštinės darbų tvarkymas. Siaurąja prasme raštvedyba yra

darbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklos

dokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą.

Valdymo, gamybinė, mokslinė ir kt. įstaigų bei žmonių

veikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, būtina ne

tik juos parašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti,

kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kad

visada būtų galima surasti bei panaudoti jų informaciją, garantuoti jų

saugumą ir parengti perduoti į archyvą tolesniam saugojimui.

Už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybos

taisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą įstaigoje atsakinga raštinė

(reikalų valdyba, kanceliarija, bendrasis skyrius, mažoje įstaigoje –

sekretorė). Raštinė kontroliuoja kaip laikomasi šių taisyklių įstaigos

struktūriniuose padaliniuose bei skyriuose. Apie raštvedybos taisyklių

pažeidimus skyriuose raštinė informuoja įstaigos vadovą.

Už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą skyriuose ir jų

perdavimą į įstaigos archyvą atsakingi skyrių vadovai.

Keičiantis raštinės ir skyrių vadovams (mažose

įstaigose – sekretorei arba darbuotojui, atsakingam už raštvedybą), bylos

ir dokumentai perduodami pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.

1.2 Dokumentavimas

Įstaigos veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų,

susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas.

Dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymas

apima tokias darbo su dokumentais operacijas:

• dokumentų priėmimą ir išsiuntimą,

• registravimą,

• perdavimą vykdytojams organizacijos viduje,

• užduočių vykdymo kontrolę,

• bylų formavimą,

• dokumentų sistemingą paruošimą saugojimui ir naudojimui.

Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami.

Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomieji

dokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais.

O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo,

apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaip

informacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.

1.3 Dokumento sąvoka

Sąvoka „Dokumentas“ kilusi iš lotyniško žodžio

“documentum” – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas –

priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės

reiškinius, ttaip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima

fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme.

Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant

popieriaus ar kitoje mašininėje informacijos laikmenoje.

Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaus

sferose ir aiškinamas kaip informacijos laikmena, tačiau požymiai, pagal

kuriuos informacijos laikmena priskiriama dokumentui, skirtingi.

Pavyzdžiui, informatikoje dokumentas yra bet kokia informacijos laikmena,

kurią galima saugoti tam tikrą laiką – laiškas, žurnalas, knyga. Teisės

moksle ir teisėsaugoje dokumentas suprantamas kaip priemonė paliudyti,

įrodyti arba patvirtinti tam tikras teises ir pareigas.

Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam

tikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių:

• dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe;

• dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios

apimties;

• dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti

optimaliai išdėstytus rekvizi-

tus;

• dokumentas turi būti parengtas pagal nustatytą formuliarą; jeigu trūks

kokių nors rekvi-

zitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis.

Valdymo dokumentus rengia įstaigos, organizacijos,

pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri

visuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų

darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai.

Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos

laikmenos:

• popierius; jame informacija fiksuojama ranka, rašomosiomis mašinėlėmis

arba kitomis

priemonėmis;

• magnetinės juostos, diskai, disketės, perfokortelės; šių dokumentų

turinys perskaitomas

tik mašina;

• mikrografinės laikmėnos (mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo

magnetinių juostų ir

diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas

praktiškai neribotas.

Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti

pasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumento

sąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pasto-vūs

duomenys užfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba

mašina”.

1.3 Dokumentų klasifikavimas

Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendrus

požymius. Išskyriami du pagrindiniai pažymiai:

• dokumento turinys (informacijos pobūdis);

• dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas).

Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos,

esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo,

buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo,

prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurta

apie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, t.y. parengta kuo optimalesnė,

trumpesnė, patogesnė suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam

valdymo uždaviniui spręsti.

Aš panagrinėsiu vieną unifikuotų ir standartizuotų sistemų –

valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų dokumentų

(OTD) sistemą. Ji skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos,

prekybos, statistikos ir pan.) tuo, kad taikoma visose įstaigose ir

organizacijose. OTD dokumentais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo

proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įstaigų valdymo veikla išreiškiama

tvarkomaisias dokumentais, kolegialių organų posėdžių, pasitarimų,

susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama protokoluose, informacija

perduodama raštais, telegramomis, telefonogramomis ir pan. Kadrų valdymo

srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, kaip

anketos, įsakymai, pristatymai, atostogų grafikai, prašymai. Vietoj

daugybės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18

unifikuotų formų.

Unifikuotų formų dokumentus galime taikyti tradiciniam –

rankiniam ir mašininiam – automatizuotam informacijos apdorojimui. Dirbant

automatizuotai, įrašomi kodai, kuriems paliktas atitinkamas plotas

unifikuotos formos dokumente.

Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą –

dokumentai skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius.

Vizualinius dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar

žiūrėdamas. Vizualiniai dokumentai skirstomi į tekstus ir vaizdinius

dokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai,

brėžiniai, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai būna parašyti ranka,

rašomąja mašinėle, padauginti poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti

spaustuvėje.

Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota

garsinė informacija kartu su vaizdu, atgaminama kinoprojektoriais,

videomagnetofonais su televizoriais, videoprojektoriais.

Taikant raštvedyboje kompiuterinę techniką, atsirado naujos formos

dokumentų – mašina skaitomų (mašininių) dokumentų ir mašinogramų.

Mašina skaitomi dokumentai – tai dokumentai, kurių informacija

skirta skaityti ir apdoroti automatizuotai, naudojant kompiuterinę

techniką. Mašinogramomis vadinami dokumentai, atspau-sdinti popieriuje ir

atitinkamai įforminti, naudojant elektroninę techniką.

Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose

sudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai

surašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai dokumentai – įstatai,

nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai,

kompetencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė –

tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai,

pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas

nepersiunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Išorės

dokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.

Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai

sudaromi vienarūšiems valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių

nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos

instrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus,

dokumentą suda-riusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Kiti

būtini rekvizitai iforminami pagal nustatytas taisykles.

Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjų

rašomas tam tikras įrašas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. –

vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi

įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti

skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas; su visiškai

slaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas.

Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri –

dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys

dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – dokumentai, kurių forma ir

turinys neatitinka tikrovės.

Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertės

ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo

dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigos

archyvuose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrų

dokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam

saugojimui.

1.4 Dokumentų apyvarta

Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočių

įvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą. Šį terminą galima

apibūdinti šiais darbais:

• dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas,

• bylų formavimas,

• gaunamų dokumentų priėmimas ir tvatkymas,

• perdavimas įstaigos viduje,

• dokumentų kiekio apskaita,

• siunčiamų dokumentų tvarkymas,

• dokumentų indeksavimas ir registravimas.

Įstaigų dokumentus sudaro ggauti dokumentai ir įstaigoje parengti

(siunčiamieji, vidaus).

Gautas – tai atsiųstas į įstaiga dokumentas. Juose užfiksuota

pradinė informacija tam tikriems valdymo veiksmams. Tai aukštesniųjų

įstaigų, organizacijų dokumentai ( nutarimai, sprendimai, įsakymai,

nurodymai, raštai), pavaldžiu ir kitų įstaigų (ataskaitos, pažymos), bei

gyventojų skundai, prašymai.

Siunčiamas – tai dokumentas, sudarytas bei įformintas įstaigoje ir

išsiųstas konkrečiam adresatui.

Vidaus – sudarytas įstaigoje ir skirtas įstaigos reikalams

dokumentas. Tai gali buti protokolai, aktai, tarnybiniai pranešimai ir pan.

Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įmonėje sudaro tikslus

įmonės darbuotojų pareigų pasiskirstymas. Tikslus savo pareigų žinojimas

kelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos

darbo su dokumentais operacijos. Pareigų pasiskirstymas aptartas darbuotojų

pareiginiuose nuostatuose.

Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais

organizavimo tvarka, įmonėje parengiama raštvedybos instrukcija, kuri

pateikia taisyklingai įformintų dokumentų pavyzdžius ir darbo su jais

taisykles.

TATJANA ŽURAVLIOVA

Taikos g. 1 – 11, LT-5840 Vilnius

Tel. (8 ~ 45) 41 41 04, mob. 8-651-11111

AB „Vilniaus elektros tinklai“

direktoriui

Adomui Baniui

PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ

2004-05-16

Vilnius

Prašau mane priimti Informacinės sistemos organizavimo skyriaus

informatikės pareigoms nuo 2004-05-07 datos, remiantis įvykusio konkurso,

kuris vyko 2004-05-02, rezultatais.

PRIDEDAMA:

1. Gyvenimo aprašymas;

2. Diplomo nuorašas;

3. Kvalifikacinio pažymėjimo nuorašas;

(Parašas)

Tatjana Žuravliova

♦

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „DOMINO“

Kodas 365XXXX. Upės g. 56, LT-4563 Vilnius.Tel. (8~26) 12 45 68. Faks.

(8~26) 12 445 68

____________________________________________________________________________

_______________________________________

Akcinei bendrovei “Drogas ”

2004-03-04 Nr. 6-25

Direktoriui

Gintautui Šatonui

DĖL BENDRADARBIAVIMO

Jūsų pateikti pasiūlymai dėl bendradarbiavimo mums priimtini,

todėl prašome papildomai informuoti mus apie tiekimo terminus, kiekius ir

kainas.

Direktorius ( Parašas)

Kazys Suopis

Ona Varnaitė, tel. 56 885, faks. 56 885

PETRAS BUDNIKAS

a. k. 31564852365, pasas išduotas 2001-02-19  Vilniaus 2-ojo pasų poskyrio

                                                                      

                   

                    

 

 

Taupomojo banko

Antakalnio skyriui

 

 

ĮGALIOJIMAS

 2004-05-14

Vilnius 

 

 

Įgalioju savo dukterį Jurgitą Budnikaitę, gyvenančią Vilniuje,

Jurginų g. 4–15, pasas Nr. LM524896, išduotas 2002 02 09, tvarkyti mano

sąskaitą Nr.____________ Taupomojo banko Antakalnio skyriuje ir imti man

pervedamą pensiją.

 

                                                    

 

 

                                              

(Parašas)                                        Petras Budnikas

 

 

 

♦

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “GREITIS”

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL JONO PETRAUSKO PRIĖMIMO Į DARBĄ

2004 m. gegužės 25 d. Nr. 2-15

Vilnius

P r i i m u Jona Petrauska dirbti vadybininku 2004-05-27, mokant

jam 1500 Lt per mėnesį.

Direktorius (Parašas) Alius Jankauskas

(Parašas)

Valdas Jonaitis

2004-05-25

(Parašas)

Kostas Petraitis

2004-05-26

♦

LIETUVOS ŽEMĖS ŪKIO AKADEMIJA

Kodas 00230059 Trakų g. 18, LT-2569 Vilnius Tel. (8~26) 25 46 35

Vilniaus miesto savivaldybės

administracijai

PAŽYMA APIE STUDIJAS

2004-05-09 Nr. 0-00

Edvardas Stanevičius yra Akademijos neakivaizdinio skyriaus

antrojo kurso studentas. Stipendija negauna.

Studijų skyriaus vedėja (Parašas)

Agnė Gabienė

Išvados

Raštvedybą bei dokumentus reikia vertinti dviem

požiūriais:

Dokumentais valdoma, juose atsispindi gamybinė, praktinė

ir kitokia žmonių veikla. Jie naudojami dabar ir teikia informaciją

kasdieniniame darbe.

Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl reikia mokėti

teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms.

Dokumentai klasifikuojami pagal požymius ir įvairias

grupes, kad lengviau būtų susigaudyti įstaigoje, firmoje ar įmonėje.

Dokumentai klasifikuojami remiantis pagal juose esančios in-formacijos

pobūdį

Raštvedybos dokumentai yra pagrindinis istorijos šaltinis. teisinga

raštvedyba tarnauja ne tik šiandienos įstaigų darbui, bet ir turtina

Respublikos archyvus. Tarp dabartinės įstaigos ir valstybinių archyvų turi

būti nuolatinis ryšys. Visi svarbiausieji dokumentai nustatyta tvarka turi

patekti į valstybinius archyvus.

Raštvedybos klausimas toks aktualus, jog tobulinimo poreikis toks

akivaizdus, kad vienodų taisyklių sukurimas yra labai svarbus.

Literatūros sąrašas

1. JAKIŪNIENĖ, R.; LAURINAVIČIENĖ A. Rašto darbų rengimo metodiniai

nurodymai. Vilnius, 2004.

2. LAURINAVIČIENĖ A.; RANCOVA G. Dokumentų rengimas ir įforminimas.

Vilnius, 2002. ISBN 9986-9359-5-4.

3. RANCOVA, Gražina. Raštvedyba ir verslo korespondencija (Konspektas).

Vilnius, 2001.

4. Lietuvių kalba ir literatūros istorija. Raštvedyba, 2004 [žiūrėta 2004

m. sausio 10d.]. Prieiga per internetą

Dėstytojo užrašams