Mokyklos raštvedybos sistemos analizė

TURINYS

Įvadas 3

Trumpas įstaigos veiklos aprašymas 4

Įstaigos valdymo struktūra 4

Raštvedybos sistema 5

Dokumentų apyvartos schema ir aprašymas 5

Registravimo priemonės ir reikalavimai 6

Bylų nomenklatūra 9

Išvados ir pastabos 10

Priedai 10

ĮVADAS

Šiuo metu daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendrauja netiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, nes tai yra labai patogus bendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams. Dokumentas tapo neatskiriama daugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yra pateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbiausia, kad dokumentas būtų teisingai suprastas.

Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti įstaigos arba įmonės raštvedybinę sistemą, surasti klaidas, jei ttokių pasitaikys ir jas pasistengti ištaisyti.

Mano tirta organizacija – „XXX“ vidurinė mokykla. Taigi savo darbe tikiuosi apžvelgti visą mokyklos raštvedybos sistemą ir išanalizuoti.

TRUMPAS ĮSTAIGOS VEIKLOS APRAŠYMAS

„XXX“ vidurinė mokykla savo veiklą pradėjo 1991 m. rugsėjo 1 d. Jos teisinė forma – valstybinė mokykla. Mokykloje mokiniai turi galimybę mokytis pagal pradinio, pagrindinio ir vidurinio ugdymo programas ir įgyti pradinį, pagrindinį ir vidurinį išsilavinimą. Be to, mokykla vykdo Rytų Lietuvos socialinio plėtojimo, auklėjimo ir mokymo valstybine kalba programą. Mokymo forma – dieninė iir neakivaizdinė. Pagrindinė veiklos sritis – švietimas.

Mokyklos misija – suteikti kokybišką vidurinį išsilavinimą mokiniams, užtikrinant vienodas galimybes baigti mokyklą valstybine lietuvių dėstoma kalba lietuvių, rusų ir lenkų tautybės vaikams. Paruošti mokinius stoti į aukštąją mokyklą ir suformuoti poreikį mokytis visą ggyvenimą.

Mokykla pasirengusi išugdyti kiekvienam mokiniui vertybines orientacijas, leidžiančias tapto doru, siekiančiu žinių, savarankišku, atsakingu, patriotiškai nusiteikusiu žmogumi, išlavinti dabartiniam gyvenimui svarbius jo komunikacinius gebėjimus, padėti įsisavinti žinių visuomenei būdingą informacinę kultūrą, užtikrinant gimtosios ir užsienio kalbų mokėjimą, informacinį raštingumą, taip pat šiuolaikinę socialinę kompetenciją ir gebėjimus savarankiškai kurti savo gyvenimą.

Mokyklos vizija – 2006 metais mokykla ruošiasi vidurinių mokyklų akreditacijai ir sieks gauti gimnazijos statusą.

ĮSTAIGOS VALDYMO STRUKTŪRA

RAŠTVEDYBOS SISTEMA

Ši mokykla yra pasirinkusi centralizuotą raštvedybos sistemą. Tai yra dokumentų priėmimas, išsiuntimas, registravimas, tvarkymas sukoncentruotas vienose rankose. Mano nagrinėjamoje įstaigoje šį darbą atlieka sekretorė.

Mokykla šią raštvedybos sistemą yra pasirinkusi todėl, kad joje yra mažas dokumentų kiekis.

DOKUMENTŲ APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS

Pirminį dokumentą gali rengti bet kuris mokyklos darbuotojas. Mokykla turi savo blanką, kuriame yra hherbas, mokyklos pavadinimas ir visi kiti reikalingi duomenys (adresas, kodas, pašto indeksas, telefono numeris, el.pašto adresas, registracijos pažymėjimo numeris ir registravimo adresas). Atskirais atvejais gali būti naudojami blankai, kuriuose yra nurodyti ir banko rekvizitai. Parengti dokumentai turi būti pasirašyti rengėjo ir suderintas su mokyklos vadovybe. Gavus vizą, dokumentas atiduodamas mokyklos raštinei. Raštinėje dokumentas yra atspausdinamas, nunešamas pasirašyti direktoriui, vizuojamas: sekretorės, kuri atspausdino dokumentą, darbuotojo, kuris yra minimas dokumente, direktoriaus pavaduotojo, kuriam yra pavaldus dokumente paminėtas darbuotojas, arba paties direktoriaus ir jjei reikia buhalterės.

Jei tai yra siunčiamas dokumentas, jis yra sekretorės įregistruojamas siunčiamų dokumentų žurnale ir išsiunčiamas nurodytam adresatui.

Jei tai yra gautas dokumentas, jis yra sekretorės įregistruojamas gautų dokumentų žurnale, nunešamas direktoriui. Jis susipažįsta su tuo dokumentu ir, jei reikia, parašo rezoliuciją paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų įvykdymo laiką. Tuomet dokumentas grąžinamas sekretorei, rezoliucijos surašomos į dokumentų registravimo žurnalus ir dokumentas perduodami užduočių vykdytojams.

Jei tai yra mokyklos vidaus dokumentas – direktoriui jį patvirtinus, su tuo dokumentų yra supažindinami darbuotojai (jie turi pasirašyti, kad susipažino). Tuomet dokumentas yra iškabinamas sieninėje spaudoje.

REGISTRAVIMO PRIEMONĖS IR REIKALAVIMAI

Visi mokykloje gaunami raštai ir dokumentai yra registruojami popierinėje laikmenoje. „Raštvedybos taisyklės“ numato, kad kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos, todėl atsirado būtinybė registruoti mokyklos dokumentus atskiruose registracijos žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus. Dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir patvirtina mokyklos vadovas. Sąraše yra kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas, jo identifikavimo žymuo, žurnalo pildymo laikotarpis. Mokyklos dokumentų sąrašas yra visiems prieinamas (taip yra nurodoma taisyklėse). Kiekvienas Lietuvos pilietis turi teisę susipažinti su mokyklos dokumentais.

Mokyklos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai yra registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas mokyklos dokumentų apskaitos sistemoje ir būtų užtikrinta jų paieška.

Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose:

Mokyklos tvarkomieji dokumentai rregistruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.

Informaciniai mokyklos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis.

Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose.

Dokumentai yra registruojami tokia tvarka:

Registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data, o jei dokumentas yra gauta – dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data.

Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas, jei dokumentas yra siunčiamas – dar ir adresatas.

Mokykloje parengti dokumentai yra registruojami po to, kai jie yra pasirašomi ir patvirtinami. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai yra vizuojami rengėjų ir suderinami su suinteresuotomis įstaigomis. Dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.), kurie teikiami tvirtinti direktoriui yra pasirašyti atsakingų darbuotojų. Informacinių siunčiamųjų mokyklos dokumentų teikiama tiek egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas dokumento nuorašas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma. Pasirašomas ir tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius. Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardintiems asmenims, pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, o adresatams yra siunčiamos patvirtintos jo kopijos arba patvirtinti jo nuorašai. Kai dokumento sudarytojai būna keli, pasirašoma tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.

Pasirašyti ir patvirtinti dokumentai registruojami registracijos žžurnaluose. Užregistravus dokumentus, atliekamos kitos procedūros:

Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami antspaudu skirtu raštams, kuris dedamas taip, kad liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.

Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti nuorašai, arba jei dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galimais įrenginiais, į bylas dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.

Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas.

Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas.

Tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams.

Informaciniai mokyklos vidaus dokumentai dedami į bylas po jų registravimo ar po užduočių įvykdymo. Kai reikia, kitoms įstaigoms šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su lydraščiais.

Mokyklos gauti dokumentai registruojami ir tvarkomi taip:

Visą gautą korespondenciją priima mokyklos raštinė ir paskirsto ją direktoriaus nustatyta tvarka. Iš

vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo datai įrodyti. Jei trūksta gautame dokumente pridedamų dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.

Gauti dokumentai, adresuoti mokyklai, jos vadovui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams yra registruojami. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.

Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registracijos žurnale. Ant gautų dokumentų rregistravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo registracijos žymoje, kuri dedama pirmo lapo dešiniajame viršutiniame kampe.

Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas.

Užregistruoti dokumentai perduodami mokyklos direktoriui: jis susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo vizas, paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus.

Dokumentai su vizomis grąžinami į dokumentus rregistruojantį padalinį, vizos surašomos į dokumentų registracijos žurnalus ir dokumentai perduodami užduočių vykdytojams.

Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą, jei jis yra atsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos sudarymą atsakingam raštinės darbuotojui. Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vvykdytojas tai užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo ir nurodo datą.

BYLŲ NOMENKLATŪRA

Mokyklos dokumentų tvarkymui ir valdymui, taip pat bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – nomenklatūra.

Bylos tvarkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams. Bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų ar gautų per vienus raštvedybinius metus. Sudaromos yra pagal rūšis, temas, sudarytojus. Bylose dokumentai dedami chronologine tvarka. Jei byla laikina, ji segama nuo apačios į viršų. Jei nuolatinė – atvirkščiai, nuo viršaus į apačią. Jei byla vardinė, dokumentai sisteminami abėcėline tvarka. Bylų antraštės turi atitikti į bylas dedami dokumentai. Jei yra vienarūšės bylos, jos įrašomos viena apibendrinta antrašte.

Organizaciniai dokumentai dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti. Gauti tvarkomieji dokumentai dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rrūšys ir sudarytojus. Susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal temas. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų arba patvirtintų jų kopijų, tiesiai susijusių su konkrečiu darbuotoju. Jei dokumentas gaunamas faksimilinio ryšio pagalba, tai iš pradžių ateina faksas, kuris yra užregistruojamas, parašoma rezoliucija. Vėliau gaunamas dokumento originalas. Į bylą dedamas originalas ir ankščiau gauto dokumento faksas su jį siuntusios įstaigos rekvizitais. Visi priedai dedami prie priklausomų dokumentų. Jeigu jų daug – į atskirą bylą. Kartu gali būti dedama vaizdinė medžiaga. Dokumentų juodraščiai į bbylas nededami. Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus metams, dedami į bylas arba kartu su byla. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai, turintys galiojimo laiką daugiau nei penkerius metus, atspausdinami ir dedami į bylas, kiti gali likti kompiuteryje.

Nomenklatūra rengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal mokyklai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Kiekviena sritis numeruojama atskirai, eilės tvarka. Kiekvienai bylai, įrašytai į nomenklatūrą, suteikiamas indeksas. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti. Nurodomi terminai, vadovaujantis bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle. Bylų nomenklatūroje nurodomos už bylų sudarymą atsakingų darbuotojų pavardės. Bylų kopijos nerašomos į nomenklatūrą.

Mano nagrinėtos Juodšilių „Šilo“ vidurinės mokyklos bylų nomenklatūra pateikta priede.

IŠVADOS IR PASTABOS

Susipažinau su mokyklos raštvedybos sistema, išanalizavau ir išnagrinėjau ją. Kadangi mokykla yra valstybinė organizacija, ji griežtai laikosi dokumentų rengimo ir įforminimo bei raštvedybos taisyklių reikalavimų, nes būtent tai užtikrina tikslų informacijos skleidimą ir greitą jos paiešką. Būtent dėl šių priežasčių, klaidų jos dokumentuose neradau.