Vadybos teorija

ORGANIZAVIMAS

1. ORGANIZAVIMAS, JO ESMĖ

Organizavimas yra ko nors surengimas, sutvarkymas į vieną visumą ar griežta sistema, tai kieno nors sandora ar struktūra. Tai vientisų žmonių įrengimų ir medžiagų sistemų projektavimas, tobulinimas ir įgyvendinimas. Darbas yra irgi tokių sistemų elementas. Organizavimo paskirtis yra nurodyti kiekvienam darbuotojui jo darbą, bei suteikti jam įgaliojimus tai yra teisės ištekliams panaudoti.

Organizavimas remiasi sisteminių požiūrių ir nuolatinių, bei visuotinių procesų racionalizavimo.

Organizavimas yra tiesiogiai susijęs su daugelių uždavinių.

Įmonės organizavimas – tai sudarymas ir tobulinimas jos struktūros, kuri leidžia žmonėms bbendrai ir rezultatyviai dirbti įgyvendinant įmonės tikslus.

Organizavimas turi 2 pagrindinių aspektų:

1) įgaliojimų suderinimas

2) organizacijos padalinių sutvarkymas pagal strategiją ir tikslus.

2. ĮGALIOJIMŲ SUDERINIMAS

Kiekviena darbo vieta-tai funkcijų ir joms atlikti reikalingų teisių sistema. Visos darbuotojų funkcijos veiklos sistemoje išreiškiamos užduotimis ir atsakomybę. O priemonės išreiškiamos įgaliojimais ir valdžia. Kiekvieno darbo vieta ar pareigos turi būti subalansuotos- tai yra negalima pareigoms skirti funkcijų, kurioms atlikti neduoda pakankamai įgaliojimų.

Skirtingoms pareigoms yra reikalingi ir skirtingo dydžio įgaliojimai. Santykiai tarp skirtingų įgaliojimų pakopų yra nustatomi delegavimų.

Delegavimų vadinamas įpareigojimų ir tteisių perdavimas darbuotojui, kuris atsakingas už jų įvykdymą.

Delegavimas naudojamas paskirstant darbuotojams užstatys.

Atsakomybė- yra įsipareigojimas atlikti užduotis ir atsakyti už kokybišką jų rezultatą. Vadovas gali deleguoti tik įsipareigojimus, bei nesavo atsakomybę. Vadovas lieka atsakingas už pavaldinius ir jų veiklą, net ir ttuo atvejų jeigu darbuotojas nėra jam tiesiogiai pavaldus.

Įgaliojimai yra skiriami pareigoms, o ne asmeniui, kuris jas užima. Darbuotojas netenka įgaliojimų, kai netenka pareigų. Įgaliojimų ribas apibrėžia organizacijos politika, konkrečius įgaliojimus nurodo pareigybiniai nuostatai, procedūrai ir instrukcijos.

Įgaliojimų negalima sutapatinti su valdžia.

Valdžia- tai reali galimybę veikti ar daryti įtaką situacijai. Valdžia galima turėti ir be įgaliojimų. Įgaliojimai rodo darbuotojų teisę, ką nors daryti užimant šias pareigas. Valdžia rodo ką realiai jis gali padaryti.

Įgaliojimai gali būti 2 tipų:

1.linijiniai

2.funkciniai

Linijinius įgaliojimus vadovas gauna iš savo tiesioginio viršininko jie suteikia teisėtą valdžią reikalauti iš pavaldinių, kad būtų siekiama organizacijos tikslų. Linijinius įgaliojimus turintis vadovus gali savarankiškai bet neviršydama jų ir su kitais nederindamas spręsti ir veikti.

Įgaliojimų delegavimas sukuriama valdymo hierarchija organizacijoje, nes kiekvieno žemesniojo lygio vvadovai turi mažesnių įgaliojimų.

Kad vadovams būtų suteikta kvalifikuotų specialistų pagalba, vadovai naudojasi štabų arba funkcinių padalinių konsultacijomis.

Štabo padalinis gali būti 3 tipų:

1.konsultavimo

2.aptarnavimo

3.asmeninio

Pvz. Personalo skyrius vykdo aptarnavimo funkcijos- tai yra jis ieško darbuotojų, aprenka jos, organizuoja mokymą.

Asmeninė administracija-tai vadovo suformuota personalinio padidėjo grupė, šie darbuotojai organizacijoje įgaliojimų neturi ir veikia vadovo nurodymų.

Asmeninės administracijos nariai neturėdami oficialių įgaliojimų gali turėti didelę valdžią.

Administracijos padalinių įgaliojimai gali būti šių rūšių:

-rekomendacijų

-suderinimo lygiagretes

-funkciniai

Vadovai iš savo padalinio gali prašyti rekomendacijų, neprašyti arba rekomendacijomis nepasinaudoti.

Kai administracinis padalinis turi ssuderinimo įgaliojimus vadovas turi privalomas derinti su juo savo sprendimus.

Turėdamas lygiagrečių įgaliojimų administracijos padalinys gali vadovo sprendimams nepritarti, tai yra jos atmesti ir priversti sprendimą pakeisti. Šiuo atvejų tai kontrolės elementas.

Funkciniai įgaliojimai duoda pagrindą į teisę ne tik siūlyti sprendimus, bet ir uždrausti kai kuriuos veiksmus, kiek tai leidžia jo kompetencija.

Administracijos padalinio viduje gali būti linijiniai įgaliojimai.

Linijinė veikla tiesiogiai siejasi su prekių ar paslaugu turimu finansavimu ar pardavimu. O štabas padeda šias funkcijas vykdyti, kurias veiklos sritis pavesti štabui priklauso nuo organizacijos paskirties strategijos ir tikslų.

Linijinių įgaliojimų delegavimas turi lemiamą vaidmenį koordinuojant veiklą. Deleguojant linijinius įgaliojimus būtina laikytis vienvaldiškumo principo.

F=2N+(N/2(N-1))

N-DARBUOTOJŲ SKAIČIUS

ORGANIZACIJOS STRUKTŪROS

Kiekvieno tam tikrą savarankiškumą turinčio vadovo žinioje sudaromas tam tikras funkcinių ir aptarnaujančių padalinių skaičius. Nustatyta, kad racionaliausi organizacijos valdymo darbą dirbančių darbuotojų.

Grupavimo pagrindai yra dvi:

1. pagal organizacijos tikslus

2. pagal organizacijos veiklos sistemos elementus

Elementai yra šie:

a) Darbo produkto posistemis. Šio posistemio uždavinys yra maksimaliai tenkinti vartotojų poreikius pagal produkto kokybę ir kainą. Šiame posistemyje dirbantys darbuotojai turi garantuoti, kad būtų atlikti visi marketingo darbai, laiku rengiami naujų produktų ir jų tobulinimo elementai. Darbuotojai turi rūpintis tinkama kontrolę, medžiagų ir darbo kokybę.

b) Darbo kokybė. Šio posistemio tikslas sutampo su gamybos tikslu, taip sujungti darbo procese, darbo jėga, darbo priemones, ir darbo objektą, kad bbūtų garantuota nustatyto reikiamo kiekio produkcijos gamyba. Gamyba būtina atlikti minimaliomis gyvojo ir sudaiktintojo darbo sąnaudomis. Siekdamas šio tikslo posistemis turi atlikti technologinio parengimo funkcija, t.y. parinkti medžiagas, nustatyti jų sunaudojimo normas, suprojektuoti technologinį procesą, kuri sudaro pagrindinės ir pagalbines operacijos, taip pat racionaliai įrengti darbo vietos bei parinkti geriausius darbo metodus.

c) Darbo objekto valdymo posistemis, kurio tikslas aprūpinti organizacijos žaliavomis, medžiagomis, gaminti technologinėje dokumentacijoje, numatytas operacijas. Taip pat realizuoti produktą vartotojams. Svarbiausias tikslas yra kuo spartesnis darbo objekto judėjimas nuo žaliavų iki baigto produkto stadijos. Siekdamas šio tikslo posistemis turi atlikti materialinio, techninio aprūpinimo operatyvioji gamybos planavimo, medžiagų ir gaminių laikymo bei transportavimo funkcijos.

d) Darbo priemonių valdymo posistemis. Svarbiausias uždavinys yra aprūpinti gamybą visomis darbo priemonėmis numatytomis kiekvienai operacijai. Parengti šias priemones operacijomis atlikti, pasiekti numatytą darbo našumą ir produkcijos kokybės lygį.

e) Darbuotojų valdymo posistemis, kurio tikslas aprūpinti gamybą reikiamos kvalifikacijos darbuotojais. Sukurti darbo apmokėjimo ir skatinimo sistemą. Personalo parinkimas, paskirstymas ir kvalifikacijos kelimas, darbo sąlygų gerinimas, bei kt. social. poreikių darbo tenkinimus.

f) Finansų valdymas. Šio posistemio tikslas aprūpinti org. Finansų ištekliais reikalingais jos veiklai ir plėtrai. Posistemis turi rūpintis visų org. Pajamų ir išlaidų apskaitą ir analizė. Laiku organizuoti atsiskaitymą su partneriais ir valdžios institucijomis bei geriausiai panaudoti finansinius išteklius.

g) Informacijos valdymo posistemis, kkuris aptarnauja visus kitus posistemius ir privalo laiku aprūpinti visus sprendėjus patikima informaciją. Posistemis turi rūpintis savo laikui informacijos perdavimų, laikymų ir paiešką.

Pirmiausia aukščiausiojo lygio vadovybė paskirsto atsakomybę už elementų valdymą ir numato detalesnę kiekvieno posistemio struktūra. Po to kiekvienam org. Vadovybės nariui yra apibrėžiama posistemio struktūra ir funkcijos.

STRUKTŪRŲ PROJEKTAVIMAS

Kad kiekvienas darbuotojas aiškiai žinotų savo vietą organizacijoje, savo pareigas, teises ir atsakomybę reikia teisiškai įforminti gamybinę ir valdymo struktūrą. Struktūros dalių nuostatos ir atskirų darbuotojų pareigybines nuostatos.

Šie dokumentai yra pagrindinė teisinę vadybos metodų išraiška. Valdymo struktūra dažniausiai tvirtina įmonės vadovas atskirais atvejais valdyba. Į įmonės organizacijos struktūrą turi būti parengti ir įteisinti struktūros padalinių nuostatai. Nuostatuose turi būti apibrėžta padalinio paskirtis, pagrindinės padalinio funkcijos, padalinio veiklos rodikliai, padalinio teises išreikštos padalinio vadovo teisėmis. Tai yra- spręsti, siūlyti, dalyvauti sprendžiant, derinti, gauti reikalingą informaciją. Nuostatuose taip pat apibrėžta padalinio atsakomybė išreikšta padalinio vadovo atsakomybė.

Atsakomybė yra 4 rūšių:

1.Atsakomybė drausminė-tai yra drausmių nuobodų taikymas pavaldumo tvarka.

2.Administracinė atsakomybė- tai atsakomybė už tam tikrus tarnybinius prasižengimus.

3.Materialinė atsakomybė- tai yra teisinė pareiga atliginti tiesioginę nustatyto dydžio tikroji žala, padarytos dėl kaltės.

4.Baudžiamoji atsakomybė- už nusikaltėlius numatytos LR baudžiamajame kodekse.

PADALINIO RYŠIAI.

Su kitais padaliniais turi būti aprašyta ką, kokių periodiškumų pateikia padalinis kitam ir gauna iš kitų padalinių.

DARBUOTOJŲ

PAREGYBINIŲ NUOSTATAI.

Pareigybiniai nuostatai sudaromi iš išskaidytų padalinio nuostato ir turiniui visiškai atitinka padalinių nuostatų turiniui. Nuostatai reikalingi kad nebūtų pažeidžiami darbo sutarties įstatymo reikalavimai ir šalys privalo sutarti dėl darbo.

ŽMONIŲ IŠTEKLIŲ VALDYMAS

Žmonių išteklių planavimas→Verbavimas→Atranka→Socializavimas arba adaptavimas→ Mokymasis ir tobulinimas→ Veiklos vertinimas→ Paaukštinimas pareigose, Pažeminimas pareigose, Atleidimas iš darbo.

Darbuotojų poreikių planavimas

Darbuotojų poreikio planavimas yra visapusiškas strategijos dėl įmonės būsimų darbuotojų poreikio vystymas, tai procesas kuriuo valdymas užtikrino, kad įmonė turės reikiamų žmonių su atitinkančiais sugebėjimais reikalinguose vietoje ir reikiamų laikų skaičių.

Poreikio pplanavimas turi 3 etapus:

1.Pirmiausia išanalizuojama turimo darbo jėga, jo atitikimas poreikiams ir panaudojimo efektyvumas.

2.Antrajame etape nustatomas realus darbuotojų poreikis.

3.Trečiame sudaroma programa poreikiams patenkinti.

Rekomenduojama darbuotojų poreikio planavimą atlikti tokių nuoseklumų:

1.Atlikti esamų darbuotojų analizę, peržiūrėti jų atliekamus darbus bei nustatyti silpnąsias ir stipriąsias gamybos vietas.

2.Išsiaiškinti įmonės gamybos organizacinius pokyčius dėl kurių gali atsirasti laisvos darbo vietos.

3.Numatyti kurias laisvos darbo vietas gali užimti įmonės darbuotojai perkėlimo būdų ir kiek reikės darbuotojų iš šalies.

4.Įvertinti darbuotojų kaitą, remiantys patirtimi, ekonominėmis, socialinėmis darbo ir kitomis sąlygomis.

5.Įvertinti nnaujų darbuotojų apmokymą, darbo našumo sumažėjimą ir dėl to padidėjusios išlaidos.

6.Atsiradus laisvai vietai pirmenybė teikiama savam darbuotojui tik po to kai savų darbuotojų nepakanka žmonės priimami iš šalies.

Darbuotojų poreikių apskaičiavimas.

Bendras personalo poreikis nustatomas pagal personalo kategorijas, o jų viduje pagal ppareigas, profesijas, kvalifikacija.

a) Vadovų specialistų ir tarnautojų poreikis.

Šių darbuotojų paskaičiavimas naudojami normatyvai, kurie sudaromi tokiais būdais:

– analitinis-tiriamasis, jis parengtas atrankiniais darbo vietų organizavimų, darbo sąnaudų tyrimais, konkrečioje vietoje.

-analitinis-skaičiuojamas, paremtų netiesioginių veiksmų įtakos darbuotojų skaičiai, matematinė statistinė analizė.

b) Darbininkų poreikių paskaičiavimas

Darbininkų poreikių nustatymas:

1)pagal išdarbio normos

D=Q/I*Kn

I -išdarbis vienetais

Kn-išdarbio normos įvykdymo koeficientas

2) pagal planuojamą darbo imtumą

D=n*t/Tef*Kn

n-gaminių kiekis

t-gaminio darbo imlumas

Tef – efektyvus darbo laiko fondas

Kn -išdarbio įvykdymo koeficientas

3) pagal daugiataklinio darbo koeficientą

D=N*Ta*d/Td

N-aptarnaujamų įrengimų skaičius

Ta-įrengimų dirbtų pamainų skaičius

Td – darbininko dirbtų dienų skaičius

d-darbininkų skaičius reikalingas vienam įrengimų aptarnauti

4) pagal aptarnavimo normas

a) D=R*d

b) D=R/d

R-tai rodiklis kuriam yra nustatomas normatyvas

d-aptarnavimo norma

a variantas taikomas kai aptarnavimo norma nurodyta procentais ar dalimis nuo rodiklio dydžio.

B variantas taikomas kai aptarnavimo norma parodo kokio dydžio rodiklis reikalingas, kad galėtume samdyti vieną ddarbininką.

POKYČIŲ VALDYMAS

Permainos organizacijoj yra reakcija į išorės aplinkos permainos. Reakcijų forma įvairiuose organizacijos pakopose (lygiose) yra skirtinga. Įmonėje reikalinga ne tik didelių, bet ir mažų pertvarkymų, kuria susiję su atskirais darbuotojais ir jie jiems yra patys svarbiausios. Organizacija norėdama išlikti, privalo derinti savo tikslus su aplinka ir pagal situaciją jos keisti.

Struktūros pakeitimai yra dalis organizavimo proceso ir reiškia įgaliojimų ir atsakomybės perskirstymą. Padalinių pertvarkymą hierarchijos keitimą.

Tokie pasikeitimai yra dažniausi:

Technologijos ir uždavinių permainos, apima užduočių grafikų pakeitimus, naujų įrengimų įgijimai ir ppastatymą, normų ir darbo pobūdžio keitimą.

Šios permainos dažniausiai sukelia planų ir darbuotojų struktūros keitimus.

Darbuotojų keitimas suprantamas, kaip galimybių ar elgsenos modifikavimas. Šie keitimai dažnai sutinkami nepalankiai, nes nuo jų priklauso darbuotojų poreikių nepatenkinimo lygis. Kad šie pasikeitimai būtų sėkmingi jos reikia derinti su kitais pasikeitimais.

Permainos būtina valdyme ir siūlomas toks modelis:

1.Spaudimas ir skatinimas

Būtina išsisąmoninti, kad permainos yra neišvengiamos ir skatinti darbuotojus patiems dalyvauti šiose permainose. Spaudimą galima daryti išorės ir vidaus veiksniais.

2.Tarpininkavimas ir dėmesio perkelimas.

Vadovybė gali ne visada sugebėti atlikti analizes ir įgyvendinti pakeitimus. Rimtos permainos dažniausiai reikalauja pakeisti pažiūros ir todėl gali prireikti pasitelkti konsultantus, nes savi darbuotojai gali būti nepakankamai objektyvūs.

3.Diagnozė ir suvokimas.

Turi būti surenkama informacija ir nustatomas priežastys tos problemos, kuri reikalauja pakeitimai. Šis procesas prasideda aukščiausiose valdymo pakopose ir leidžiasi iki žemiausios pakopos. Tačiau procesas negali prasidėti be informacijos iš apačios, nes tuomet sprendimas remsis neteisingą informaciją.

4.Naujo sprendimo paieška ir įgyvendinimas.

Naujas problemas reikia spręsti ir kitais metodais, be to reikia pasiekti, kad naujus sprendimus remtis, tie kurie jos įgyvendins.

5.Eksperimentas ir išsiaiškinimas.

Didelės permainos atlikti iš karto yra labai rizikingi, prieš įdiegiant plačių mastų planuojamus pasikeitimus tikslingai būtų ir nustatyti jų trukumus.

6.Param ir sutarimas.

Permainoms reikia palankiai nuteikti žmonės. Tai yra: įsitikinti darbuotojus, kad jos naudingos ne tik organizacijai bbet ir jiems patiems.

Žmonės permainoms priešinosi dėl 3 pagrindinių priežasčių:

1.Neapibrėžtumas yra žmogaus perdėtai reaguoti, nes nežino kokios bus permainų pasekmes.

2.Jaučiamas netekties jausmas. Netekties jausmas atspindi susirūpinimą, kad po permainų kokie nors poreikiai bus mažiau patenkinami.

3.Įsitikinimas, kad permainos nieko gero neduos. Darbuotojai gali galvoti, kad pakeitimai problemų neišspręs, o tik padidins jų skaičių ir todėl galvoja kad pakeitimai nereikalingi ir nepageidaujami.

Geriausiai pasipriešinimą šalinti tada, kol pasipriešinimas ryškiai nepasireiškia.

Vadovybė turi žinoti, kad pasipriešinimo tikimybė didelė ir iš anksto imtis priemonių jam išvengti.

Šiam tikslui gali būti panaudoti tokie būdai:

1.Informacijos rinkimas ir perdavimas.

Prieš pakeitimus būtina atvirai svarstyti idėjas ir tai padės įtikinti, kad permainos reikalingos.

2.Kvietimas.

Kai darbuotojai dalyvauja rengiant sprendimą, gali pareikšti savo pažiūros. Jie yra linkę mažiau priešintis.

3.Palaikimas ir parama.

Tai yra tos priemonės, kurios padeda lengviau pritapti prie naujos aplinkos.

4.Derybos.

Norint gauti pritarimą naujovėms priešininkai gali būti „paperkami“ materialinėmis priemonėmis.

5.Koorporavimas.

Darbuotojai, kurie gali pasipriešinti ar priešinasi naujovėms ir paskiriamos vadovauti rengiant sprendimas naujovėms įgyvendinti.

6.Manipuliavimas arba manevravimas.

Norint pavaldinius paveikti naudojama parengta tam tikra informacija ir vengiama nepalankios informacijos.

7.Spausdimas (prievarta)

Tai grasinimai atleisti iš darbo, nepaaukštinti pareigose, padidinti atlyginimo ir panašiai.

KONFLIKTŲ VALDYMAS

Priešingų interesų, pažiūrų ar siekių susidūrimas vadinamas

Konfliktai.

Konfliktų raida susideda iš kelių etapų:

1.Suirzimas.

Ji pajunta vieną arba abi konfliktuojančios puses, negalėdama pasiekti norimų tikslų arba pajutusi išorinį dirginimą.

2.Situacijos ssuvokimas.

Kiekviena suirzusi pusę kuria savo situacijos modelis, tai yra apibrėžia problemą ir įsiaiškina jos priežastis. Kadangi modelis kuriamas suirzus, dažniausiai jis būna subjektyvus, nesavikritiškas, priežasčių ieškoma išorėje, kaltinant kitą pusę piktą valią.

3.Elgesys

Kuri diktuoja jau priimtas situacijos suvokimas, ir išskiriamos tokios elgesio orientacijos:

a)vengimas-kai konfliktuojančios pusės neatkakliai siekia savo tikslų, bet ir nepasirengusios nusileisti kitai pusei.

b)varžybos-kai pusės atkakliai siekia savo tikslų ir nelinkusios nusileisti vieną kitai.

c)susitarimas-kai konfliktuojančios pusės vienodai nusiteikusios ir siekia savo tikslų ir patenkinti kitos pusės reikalavimus.

d)prisitaikymas-kai konfliktuojančios pusės atsisako savo tikslų suteikiamos pirmenybę kitos pusės interesams.

e)bendradarbiavimas-visos konfliktuojančios pusės bendromis pastangomis, randa galimybę tenkinti visus interesus.

4.Vienos iš konfliktų pusių elgesys sukelia kitos pusės reakciją pagal savąjį situacijos suvokimą ir patikslinta pagal kitos pusės vaidmenį.

5.Abiem pusėm atlikus vaidmenis ir veiksmus konfliktas duoda rezultatą.

Kiekvienas konfliktas organizacijoje palieka socialinius ir psichologinius padarinius.

Padariniai gali būti dvejopi: teigiami ir neigiami.

Konfliktų priežastys:

1.neaiškūs bendros veiklos tikslai, kurie veiklos dalyviams sukelia nepagrįstus siekius bei reikalavimus.

2.neaiškūs arba persidengiantys įgaliojimai.

3.ryboti bendri lėšų, medžiagų, pajėgumų, laiko ir kiti ištekliai ir konkurencija dėl jų.

4.komunikacijos proceso nesklandumai

5.emocinė įtampa kuri kyla dėl laiko stokos arba klausimų nesprendimo.

a)naudojamos sąlygos neatitinkančios taisyklės

b)vaidmens problemos.

c)kai vaidmens reikalavimai prieštarauja asmens savybėms.

Naudojami tokie būdai konfliktams spręsti:

1.Bendro aukštesnio tikslo iškelimas, tokių būdų konfliktuojančios grupės mobilizuojamos svarbiam darbui.

2.Koordinatoriaus paskyrimas.

3.Diskusijos organizavimas.

4.Švelninimas, bandant

sumenkinti konflikto priežastis, bei pabrėžiant abejų(visų) pusių teisingas ir klaidingas nuostatos, bei parodant visoms pusėms pagarbą.

5.Asmenų pakeitimas.

6.Administracinė prievarta.