Dokumentai
PAGRINDINIAI VEIKLOS DOKUMENTAI
Kiekvienos įmonės veikla įforminama įvairių rūšių dokumentais, kuriuos galima ĮMONĖS DOKUMENTINIS APRŪPINIMAS
Žmonės užsiima įvairia veikla. Vieni gamina konkretų produktą, kiti teikia paslaugas, dar kiti dirba švietimo, kultūros ar sveikatos apsaugos srityje. Verslas (materialinė gamyba) yra viena iš svarbiausių veiklos sričių, nes nuo jos priklauso žmonių gerovės lygis. Visoms sritims bendra tai, kad jos negali funkcionuoti be valdymo, kuris apibrėžiamas kaip poveikis siekiant atitinkamą sritį tvarkyti ir tobulinti. Įmonės valdymo rezultatas yra valdymo sprendimų rengimas ir priėmimas. Kokybiškų sprendimų ppriėmimui reikalinga tiksli, atitinkanti tikrovę informacija, kuri fiksuojama dokumentuose. Informacija surenkama bendraujant, keičiantis žiniomis, naujienomis. Todėl labai reikšmingi yra komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai.
Valdymo sudėtinė dalis yra raštvedyba.
RAŠTVEDYBA – įmonės, įstaigos, organizacijos, institucijos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti. („Raštvedybos taisyklės“)
Su dokumentais atliekamos įvairios operacijos: gautų dokumentų registravimas ir tvarkymas, perdavimas vykdytojams, savo įmonės dokumentų (vidaus ir siunčiamųjų registravimas ir tvarkymas, dokumentų užduočių vykdymo kontrolės oorganizavimas, dokumentų formavimas į bylas bei jų rengimas tolesniam saugojimui.
Raštvedyba ne tik atlieka valdymo veiklos aptarnavimo funkciją, daro tiesioginę įtaką valdžios, valdymo ir kitų institucijų darbo kokybei bei veiklos stiliui; raštvedybos dokumentai yra itin reikšmingi tautai ir valstybei.
Pagrindiniai tteisės aktai, reglamentuojantys dokumentų rengimą, įforminimą, tvarkymą ir saugojimą:
• „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“ (įsigaliojo 2001-04-07).
• „Raštvedybos taisyklės“ (įsigaliojo 2001-12-28).
• „Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“ (įsigaliojo 1997-08-15).
Valstybinėms institucijoms visi šie teisės aktai yra privalomi.
Privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“ yra rekomendacinės, tačiau vienodas dokumentų įforminimas palengvina informacijos perteikimą ir paiešką.
„Raštvedybos taisyklės“ privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims taip pat yra rekomendacinės.
„Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“ yra privaloma.
PASTABA. Privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys dokumentus turi rengti, įforminti ir išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įmonės veiklos įrodymai ir su įmonės veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.
DOKUMENTO SĄVOKA
Įstaigos, įmonės, organizacijos, institucijos, vykdydamos savo funkcijas, atlikdamos pavedimus ir įformindamos kasdienius reikalus, parengia daug dokumentų. Darbas su jais susideda iš informacijos kkaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas, kaip informacijos laikmena, yra materialus kūnas informacijai užrašyti, saugoti, atgaminti ir perduoti. Todėl jis gali būti ir darbo objektu, ir darbo rezultatu.
Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio documentum – „pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas“. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.
Į dokumento sąvoką plačiąja prasme įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, mmašinogramose, foto- ir fonodokumentuose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi dokumentas yra informacijos laikmena, tačiau jos dokumentiniai požymiai skirtingi.
Valdymo dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas yra rašymas kaip veiksmas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius. Šiuose dokumentuose fiksuojami įvairūs valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai: įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, informacija pasikeičiama raštais, faksogramomis, pažymomis.
Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kaip kompaktiniai diskai, diskeliai, kurias gali perskaityti tik elektroninės mašinos. Per paskutiniuosius dešimtmečius ištobulinus informacines technologijas, talpūs išoriniai atminties įrenginiai ir prieinamos kainos leidžia didžiulius popierinės informacijos kiekius greitai ir patogiai paversti elektroniniais dokumentais, juos saugoti ir lengvai surasti pagal duotus parametrus. Atsižvelgusi į šias naujoves, Tarptautinė standartų organizacija apibūdino dokumentą, kaip „informacijos laikmeną ir šioje laikmenoje užfiksuotus pastovius duomenis, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina“.
Oksfordo žodyne dokumentas apibūdinamas kaip „tekstas arba vaizdas, turintis informacinę reikšmę“.
Valdymo veikla dokumentuojama nustatytos formos dokumentais, susijusiais su kuria nors valdymo funkcija. Tokia veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais.
Įstaigos ar įmonės veikla įforminama ir organizaciniais bei informaciniais dokumentais. Sprendžiant, kurią dokumento rūšį panaudoti valdymo veiklai įforminti ir kaip parengtą dokumentą pavadinti, patogiausia vadovautis įstaigoje parengtu dažniausiai rengiamų dokumentų sąrašu.
Bronislovas Vonsavičius teigia, kad „dokumentai – tai neįkainojamas valstybės turtas, šalies istorijos ššaltinis, paveldas. Todėl labai svarbu, kaip jie parengti, ar gali būti visaverčiai istorijos šaltiniai teisės, kultūros, kalbos, istorijos ir kitais požiūriais, ar gali tenkinti mokslo, kultūros, švietimo, istorijos tyrinėtojų, visų žmonių poreikius atsakant į jų paklausimus bei prašymus.“ (B.Vonsavičius. Valdymas ir dokumentai. Vadovo pasaulis. 1998 7-8, 66 p.)
Akivaizdu, kad kiekvienas dokumentas turi savo vertę, tačiau ji nevienoda. Visus dokumentus galima vertinti dviem aspektais:
1. Trumpalaikė, praktinė reikšmė, kai dokumento reikia dabartiniu metu, pavyzdžiui, prekių čekio, teatro bilieto, atostogų įsakymo.
2. Mokslinė-istorinė vertė. Tai asmens, įstaigos, vietovės, šalies istorijos šaltinis, galintis atspindėti ir liudyti tautos bei valstybės ekonomikos, politikos, kultūros raidą. Todėl dokumentus reikia tvarkyti taip, kad jie išliktų ateities kartoms, nes „maža dokumentus parašyti – svarbu juos išsaugoti“.
DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS
Dokumentai klasifikuojami pagal įvairius požymius.
Pagal sudarymo vietą yra vidiniai ir išoriniai. Vidiniai dokumentai naudojami įstaigos vidaus veiklai įforminti ir joje vykstančių operacijų fiksavimui (atsargų perdavimai iš sandėlio į padalinį, pagamintos produkcijos perdavimai iš padalinio į sandėlį ir kt.). Išoriniai dokumentai – tai įvairaus pobūdžio raštai, pažymos. Apskaitos išoriniai dokumentai – tai iš tiekėjo gautos sąskaitos dėl apmokėjimo už įsigytas prekes arba kasos pajamų orderiai, išrašyti gavus iš pirkėjo grynuosius pinigus ir kt.
Pagal dokumentų sudarymo formą yra:
• tipiniai, kurie yra sudaromi pagal tekstą-pavyzdį vvienarūšėms įvairių institucijų operacijoms įforminti. Tipiniai yra finansinės apskaitos dokumentai.
• trafaretiniai, kai dalis dokumento teksto atspausdinta iš anksto, kita dalis užpildoma sudarant konkretų dokumentą.
• individualūs dokumentai tokie, kurių turinys kiekvieną kartą kitas. Tai originalus, dokumentą sudariusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Būtini rekvizitai tokiuose dokumentuose įforminami pagal nustatytas taisykles.
Pagal slaptumą dokumentai yra grupuojami į:
• tarnybinio naudojimo, kuriais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau dokumentai be atskiro nutarimo neskelbiami;
• slaptus, kuriais naudojasi adresatas ir vykdytojas;
• visiškai slaptus, su kuriais susipažįsta tik adresatas (įstaigos vadovybė).
Pagal juridinę galią yra tikrų ir netikrų (fiktyvių) dokumentų. Tikri dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvių dokumentų turinys neatitinka tikrovės (forma gali būti kaip tikro dokumento).
Pagal įvykdymo laiką:
• paprasti, kai nenurodomas įvykdymo laikas;
• skubūs, su nurodytu įvykdymo laiku;
• labai skubūs, skirti skubiam vykdymui.
Pagal turinį (sprendžiamų klausimų kiekį):
• paprasti (nagrinėjamas vienas klausimas) ir
• sudėtiniai (nagrinėjama keletas klausimų).
Pagal saugojimo laiką dokumentai grupuojami į:
• laikino,
• ilgalaikio,
• neterminuoto (amžino) saugojimo.
Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgalaikio ir neterminuoto (amžino) saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigos archyvuose iki 10 metų. Ilgalaikio saugojimo dokumentai gali būti saugomi 25-erius, 45-erius ar 75-erius metus (pavyzdžiui, personalo dokumentai). Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam saugojimui.
Pagal apyvartos pobūdį
dokumentai gali būti:
• gauti iš kitų įmonių;
• siunčiamieji kitoms įmonėms;
• vidaus, skirti įmonės vidaus reikalams.
Dokumentai gali būti rūšiuojami pagal pateikimo būdą. Tai originalas, kopija, nuorašas, išrašas, dublikatas.
ORIGINALAS – (lot. originalis – „pirminis, įgimtas, savitas“): 1. tikras, autentiškas kūrinys, dokumentas (skirtingai nuo kopijos ar vertimo); 2. tekstas, parašytas ranka arba rašomąja mašinėle, piešinys, brėžinys, fotonuotrauka, skirti poligrafiškai dauginti; 3. raštvedyboje – tai pirmas dokumento egzempliorius, kuriame yra atsakingo darbuotojo parašas ir, jeigu reikia, antspaudas.
Spausdintų dokumentų originalu laikomas pirmasis egzempliorius, kiti – nnuorašai. Interesantui įteikiamas originalas, nuorašas segamas į bylą.
Dokumentų originalai (darbo knygelės, diplomai) saugomi atskirai.
KOPIJA – (lot. copia – „daugybė, atsarga“): 1. tikslus originalo nuorašas; techninėmis (dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo bei kitomis operatyviosios poligrafijos) priemonėmis padarytas teksto, brėžinio, iliustracijos atgaminys, reprodukcija.
Tiksli originalo (parašo, rankraščio, dokumento) kopija, gaunama spaudos ar fotografijos būdu vadinama faksimile. Ant išduodamos kopijos pažymima, kad originalas saugomas įstaigoje.
NUORAŠAS – raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas.
Nuorašai spausdinami arba rašomi ranka, juos tvirtina notaras. Patvirtinti įstatymų nustatyta tvarka įįgyja juridinę originalo galią. Nuorašais vadinami ir siunčiamųjų raštų antrieji (įstaigoje liekantys) egzemplioriai.
IŠRAŠAS – oficialiai įforminta dokumento ištrauka, pavyzdžiui, protokolo išrašas (žodis ištrauka šios reikšmės neturi ir reiškia tik šiaip išrašytą teksto dalį).
DUBLIKATAS – (lot. duplicatus – „padvigubintas, padaugintas“) – aantrasis dokumento egzempliorius, kuris atstoja originalą. Išduodamas vietoj prarasto dokumento (asmens liudijimo, brandos atestato, diplomo), jame paprastai užrašoma specialioji žyma „Dublikatas“.
PASTABA. Terminais „nuorašas“ ir „kopija“ žodynuose vienodai apibūdinamas tiksliai nurašytas ar atkurtas tekstas. Todėl, remiantis kalbininkų rekomendacijomis, galima visus vienaip ar kitaip reprodukuotus dokumentus vadinti vienu labai bendros reikšmės, visiems patogiu ir suprantamu terminu „kopija“.
VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS
sugrupuoti:
1. Organizaciniai dokumentai – įstatai, steigimo sutartis, struktūra ir etatų sąrašas, pareiginiai nuostatai, vidaus darbo taisyklės.
2. Tvarkomieji dokumentai – veiklos įsakymai, nurodymai, sprendimai, potvarkiai.
3. Personalo dokumentai – personalo ir atostogų įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens kortelės.
4. Apskaitos dokumentai – didžioji knyga, metinės ataskaitos, buhalteriniai balansai, pajamų ir išlaidų sąskaitos, patikrinimų, inventorizacijos aktai, planai, ataskaitos, sąmatos, PVM sąskaitos-faktūros, kasos knygos, važtaraščiai, atlyginimų žžiniaraščiai, kasos pajamų orderiai, kasos išlaidų orderiai ir kt.
5. Informaciniai dokumentai – aktai, raštai, archyvo pažymėjimai, pažymos, rekomendacijos, telegramos, telefonogramos, tarnybiniai pranešimai, protokolai ir kt.
6. Iš valstybinių institucijų, savivaldybių įmonės gauna dokumentų, reglamentuojančių įvairias veiklos sritis (mokesčių, darbo organizavimo, aplinkos apsaugos ir pan.). Šie dokumentai sudaro norminių dokumentų grupę.
7. Atskirą grupę gali sudaryti komercinės sutartys (kontraktai), kurie yra pagrindiniai verslo dokumentai.
Visų grupių dokumentai yra valdymo, išskyrus apskaitos dokumentus, kurie turi specifinių sudarymo ir apdorojimo savybių.
Priklausomai nuo objektyvių (įmonės profilis) ir subjektyvių (įmonės vadovo, ppartnerių reikalavimų) faktorių, kuri nors grupė gali būti svari arba, priešingai, nereikšminga.
Pagrindinių įmonės veiklos dokumentų grupės pavaizduotos 1 paveiksle.
DOKUMENTŲ BLANKAI
Taisyklės reglamentuoja informacinių ir tvarkomųjų dokumentų rengimą blankuose.
BLANKAS – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.
Dabar dažniausiai rengiami kompiuteriniai blankai, standartinis šriftas yra juodos spalvos.
Įmonės turėtų pasirengti blankų atskiroms dokumentų rūšims: įsakymams ir siunčiamiesiems dokumentams (pažymoms, raštams).
Blankų rekvizitai spausdinami lietuvių kalba.
Dokumentai, siunčiami už Lietuvos Respublikos ribų rašomi blankuose, kuriuose nuolatiniai rekvizitai spausdinami lietuvių, o užsienio kalba spausdinamas dokumento sudarytojo pavadinimas, įmonės duomenys.
Įmonės, kurios retai siunčia dokumentus už Lietuvos ribų, gali naudoti blanką lietuvių kalba, o dokumento sudarytojo pavadinimą ir duomenis apie ją kita kalba spausdinti apatinėje paraštėje.
Prekybinės, gamybinės ir kitos įmonės blanke spausdina prekių ženklą (emblemą) – sutartinį ženklą simboliškai reiškiantį kokią nors sąvoką ar idėją (prekių, paslaugų ženklą geriausia užregistruoti Lietuvos Respublikos patentų biure). Šie ženklai spausdinami po viršutine parašte arba kairėje pusėje ties dokumento sudarytojo pavadinimu (paraštė neužimama).
Šiuolaikinis blanko įforminimo dizainas, „savas“ firminis stilius, geros kokybės popierius, būtina informacija apie įmonę yra ypatingai svarbūs, jei siekiame maloniai nuteikti dalykinį partnerį.
BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI
Popieriaus formatai.
Popieriaus formatai naudojami raštvedyboje pavaizduoti 2 paveiksle.
Popieriaus formatų standartas – tarptautinis. SStandartinio popieriaus naudojimas susijęs su efektyviu elektroninės technikos, operatyviosios poligrafijos priemonių naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu įmonės ir valstybės archyvuose. Pagal bylų standartinius dydžius gaminami stelažai ir lentynos, pagal kortelių standartinius dydžius – kartotekų dėžutės.
Dokumentų paraštės pavaizduotos 3 paveiksle.
Pagrindiniai dokumentų spausdinimo reikalavimai išdėstyti „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėse”.
Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.
Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.
Atkreiptinas dėmesys, kad rekvizitai, susidedantys iš kelių eilučių, spausdinami per 1 intervalą, pavyzdžiui, dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, adresatas, tvirtinimo ir suderinimo žymos, pavyzdžiui:
VILNIAUS VADYBOS KOLEGIJOS
EKONOMIKOS FAKULTETAS
TVIRTINU
Lietuvos Respublikos
finansų viceministras
(Parašas)
Vardas ir pavardė
Dokumentų tekstas A 4 formato popieriuje spausdinamas per 1,5 intervalo.
A 5 formato dokumentų tekstas – per 1 intervalą.
Pareigoms „parašo“ rekvizite užrašyti yra nurodyta rekvizito pradžia (kairioji paraštė) ir vardo bei pavardės vieta (dešinė pusė). Svarbu, kad po pareigų pavadinimo pakankamai liktų vietos pareigūno parašui, kuris turi būti eilutės viduryje.
Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.
Dokumentai susideda iš atskirų elementų, kuriuos priimta vadinti rekvizitais. Rekvizitų visuma atspindi dokumento formą. Svarbu, kad dokumentas atitiktų savo ppaskirtį, būtų sudarytas pagal formą, būdingą tai rūšiai. Nuo dokumento įforminimo visumos ir kokybės priklauso jo juridinė galia, nes dokumentai tarnauja kaip įrodymas, patvirtinimas konkretaus įvykio, fakto ar reiškinio.
Taisyklėse pateikiamos dokumentų (tvarkomųjų, organizacinių, informacinių) išdėstymo standartiniuose popieriaus lapuose schemos, kuriose nustatyta logine seka išdėstyti rekvizitai . Schemos turi skirtumų.
Rekvizitas (lot. requisitum – „kas reikalaujama“) – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.
Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:
1) išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių:
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „NOMEDA“
DIREKTORIUS
————————————————————-
———————————-
2) kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės:
Uždarosios akcinės bendrovės „Naujasis Vilnius“
Direktoriui
————————————————
—————————————
Dokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra:
1. Herbas arba prekių ženklas (emblema)
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas Privalomas visuose dokumentuose
3. Įmonės duomenys Privalomi siunčiamuosiuose dokumentuose
4. Specialioji žyma
5. Priedo žyma
6. Dokumento gavimo registracijos žyma
7. Dokumento pavadinimas Privalomas visuose dokumentuose, išskyrus raštus
8. Dokumento data Privaloma visuose dokumentuose
9. Dokumento registracijos numeris Privalomas visuose dokumentuose
10. Gauto dokumento nuoroda
11. Dokumento sudarymo vieta Privaloma visuose dokumentuose, išskyrus raštus
12. Adresatas Privalomas siunčiamuosiuose dokumentuose
13. Rezoliucija
14. Dokumento tvirtinimo žyma
15. Dokumento tekstas Privalomas visuose dokumentuose
16. Parašas Privalomas visuose dokumentuose
17. Dokumento suderinimo žyma
18. Vizos
19. Supažindinimo žyma
20. Rengėjo nuoroda
21. Dokumento paieškos nuoroda
22. Kopijos tikrumo žyma
DOKUMENTŲ REKVIZITAI
Visiems veiklos dokumentams egzistuoja vieningi reikalavimai, o tai užtikrina:
• juridinę
dokumento galią;
• operatyvų ir kokybišką dokumento sudarymą bei užduoties vykdymą;
• greitos dokumento paieškos organizavimą;
• efektyvesnį kompiuterinės technikos taikymą.
1. HERBAS ARBA PREKIŲ ŽENKLAS.
Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas (toliau – herbas) arba prekių ženklas spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes.
Prekių ženklas valstybinės įstaigos blanke spausdinamas, kai nėra herbo (kartu jie nespausdinami). Kitokio statuso įmonių blankuose šioje vietoje spausdinama tik emblema.
2. DOKUMENTO SUDARYTOJO PAVADINIMAS.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo arba pprekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje. Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo. Kai herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali būti didesnėmis negu kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu.
Blanke dokumento sudarytojo pavadinimą geriau rašyti netrumpinant, kitur galimi trumpinimai, kurie yra įteisinti oficialiai – UAB, IĮ, AB.
Šis rekvizitas turi atitikti teisės aktais įįteisintą pavadinimą:
VILNIAUS „ĄŽUOLO“ VIDURINĖ MOKYKLA
Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įmonė ar įmonės struktūrinis padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę:
VILNIAUS KOLEGIJOS
EKONOMIKOS FAKULTETAS
Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įmonės vadovas, kitas įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis vvalstybės tarnautojas, rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę:
VILNIAUS KOLEGIJOS EKONOMIKOS FAKULTETO
DEKANAS
(įsakyme)
Kai tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ar kito panašaus dokumento sudarytojas yra įmonės tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, sudarytojo rekvizite rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę:
VILNIAUS KOLEGIJOS EKONOMIKOS FAKULTETO
BIBLIOTEKOS VEDĖJAS
Kai dokumento sudarytojas yra komisija, sudaryta iš kelių įmonės atstovų, jos pavadinimas rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos funkciją:
DOKUMENTŲ VERTĖS NUSTATYMO
KOMISIJA
Kai dokumento sudarytojai yra kelios įmonės ar kelių įmonės vadovai, jų pavadinimai rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Pavadinimų ir su jais susijusių kitų rekvizitų rašymui plotas neribojamas.
3. ĮMONĖS DUOMENYS.
Rašomi vienoje eilutėje arba išdėstomi stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento 1-ojo lapo apatinėje paraštėje. Kai įmonės duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskirų duomenų paliekamas didesnis intervalas aarba dedami atitinkami skyrybos ženklai. Rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.
Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įmonės, įmonės duomenys rašomi po kiekvienos įmonės pavadinimu.
Šį rekvizitą sudaro:
• Įmonės kodas
• Buveinės adresas
• Telefonų ir faksų numeriai
• Elektroninio pašto adresas
• Banko rekvizitai
• Kita reikalinga informacija
Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles TT 33-99 „Bendrojo telefono tinklo abonentų aptarnavimas. Nacionalinių ir tarptautinių telefono numerių rašymas“, kurios buvo patvirtintos Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1999 m. gruodžio 15 d. įsakymu Nr. 4438 (Žin., 1999, Nr. 108-3154).
Užrašas „Telefonas“ gali būti trumpinamas „Tel.“
Telefonai rašomi taip:
Nacionalinis (8 ~ 5) 22 33 44
Tarptautinis +370 2 22 33 44
NVS šalių, Latvijos, Estijos +012 2 22 33 44
Telefono numerio skaitmenys grupuojami taip, kad juos būtų galima lengviau įsidėmėti, išgirsti ir pamatyti:
5432; 78_ 901; 65_45_22; 123_4567
(brūkšniu pažymėtas tarpas tarp skaitmenų grupių).
Faksimilinio ryšio abonentų numeriai rašomi taip pat, kaip ir telefonų, išskyrus tai, kad vietoj telefono numerio yra nurodomas fakso numeris, o žodis „Faksas“ gali būti trumpinamas „Faks.“
Kai telefonas ir faksas turi tą patį numerį, rašoma taip:
Tel./faks. (8 ~ 5) 216 3344
Įmonės duomenų išdėstymas:
• pažymoje eilute su tarpais:
Kodas 321654987 Pilies g. 7, LT-2000 Vilnius Tel./faks. (8~5) 216 1416
• rašte – stulpeliais:
Kodas 12554987 Pilies g. 23
LT-2000 Vilnius Tel. (8~5) 216 1416
Faks. (8~5) 216 1417
• rašte – eilute su taškais:
Kodas 12554987. Pilies g. 23, LT-2000 Vilnius. Tel. (8~5) 216 1416. Faks. (8~5) 216 1417
• rašte – eilute su kableliais:
Kodas 12554987, Pilies g. 23, LT-2000 Vilnius, tel. (8~5) 216 1416, faks. (8~5) 216 1417
4. SPECIALIOJI ŽYMA.
Rašoma 1-ojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas:
Projektas
Išrašas
Kopija
5. PRIEDO ŽYMA.
Rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje. Žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis „priedas”. Išdėstomas kampiniu vėliaviniu būdu, žodis „priedas” kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės:
Vilniaus kkolegijos priešgaisrinės saugos taisyklių
1 priedas
6. DOKUMENTO GAVIMO REGISTRACIJOS ŽYMA.
Rašoma arba dedamas spaudas dokumento 1-ojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įmonės pavadinimas (gali būti sutrumpintas), žodis „Gauta”, dokumento gavimo data ir registracijos numeris:
7. DOKUMENTO PAVADINIMAS.
Priklauso nuo valdymo informacijos, kuri fiksuojama jame, pobūdžio, pavyzdžiui, įmonės veiklos klausimams tvarkyti leidžiami įsakymai; vykdant jau priimtus aukštesnės institucijos ar pačios įmonės pagrindinius dokumentus, rašomi potvarkiai, nurodymai; kolegijinių institucijų veikla fiksuojama protokoluose. Kai kurių dokumentų pavadinimai priklauso nuo jų perdavimo būdo: operatyvi informacija siunčiama paštu yra įforminama raštu, ta pati informacija perduodama telefonu – telefonograma, faksu – faksograma.
Dokumento pavadinimas rašomas:
• tvarkomųjų ir informacinių įmonės vidaus dokumentų – po dokumento sudarytojo pavadinimu;
• informacinių dokumentų, kuriuose yra adresatas – po šiuo rekvizitu;
• organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų – po tvirtinimo žymos rekvizitu.
Šis rekvizitas rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis (raštuose įrašomas tik išimtiniais atvejais). Nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento pavadinimą sudaro:
• dokumento rūšies pavadinimas
• teksto antraštė:
ĮSAKYMAS
DĖL KURSŲ ORGANIZAVIMO TVARKOS PATVIRTINIMO
arba
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
arba
FAKULTETO TARYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nerašomas, o teksto antraštė pradedama prielinksniu DĖL (didžiosiomis neparyškintomis raidėmis). Pradedama nuo kairiosios paraštės. Plotas horizontalia kryptimi neribojamas.
Išimties tvarka pavadinimai rašomi šiuose raštuose:
GARANTINIS RAŠTAS
PASTABA. Pranas Kniūkšta siūlo garantinį raštą vadinti Laidavimo raštu).
AIŠKINAMASIS RRAŠTAS
(pavyzdžiui, BALANSO AIŠKINAMASIS RAŠTAS)
Teksto antraštė nuo aukščiau parašyto adresato atskiriama ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Siunčiamųjų dokumentų lydraščiuose teksto antraštė nerašoma.
8. DOKUMENTO DATA.
Tai vienas iš pagrindinių rekvizitų, suteikiančių dokumentui juridinę galią.
Tarptautinės standartizacijos organizacijos (ISO, Ženeva, Šveicarija) duomenimis, datos rašomos labai įvairiai:
16 9 2001 01-9-16
9 16 2001 01.16.9
09 16 2001 16 september 2001
16/9/2001 01 09,16
16-9-2001 16092001 ir t.t.
9-16-2001
Didžiojoje Britanijoje labiausiai paplitęs būdas: 2nd February, 2001.
JAV dažniausiai rašoma: February 2, 2001.
Datų rašymui sutvarkyti ISO parengė tarptautinį standartą – ISO 8601:1988 „Duomenų elementai ir pasikeitimo formatai – Informacijos pasikeitimas – Skaitmeninis datos ir laiko rašymas” (Data elements and interchange formats – Information interchange – Representation of dates and times).
TARPTAUTINIAME STANDARTE:
2001-07-15 (metai, brūkšnelis, mėnuo, brūkšnelis, diena)
Data yra:
• pasirašymo data – įsakymuose, raštuose, faksuose, pažymėjimuose;
• tvirtinimo data – planuose, ataskaitose, taisyklėse, instrukcijose;
• data įvykio, kuris fiksuotas dokumente – protokoluose, aktuose.
Rašoma:
• po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu);
• raštuose – lapo dešinėje pusėje po įmonės duomenų rekvizitu; jei jie rašomi dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje, dokumento data rašoma dešinėje lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Nuo aukščiau parašyto rekvizito atskiriama ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento data rašoma dviem būdais: arabiškų skaitmenų grupėmis pagal
LST EN 28601:2000) arba mišriuoju būdu:
• jei data rašoma skaitmenų grupėmis, pirmoji skaitmenų grupė, žyminti metus, susideda iš keturių skaitmenų, antroji ir trečioji grupės, žyminčios mėnesį ir dieną, turi po du skaitmenis. Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis:
2003-11-05;
• jei data rašoma mišriuoju būdu, rašomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ sutrumpinimas, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ sutrumpinimas. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio:
2003 m. llapkričio 5 d.
Mišriuoju būdu data rašoma trafaretinėse dokumentų formose ir finansinio pobūdžio dokumentuose. Šis būdas rekomenduojamas susirašinėjant su užsienio partneriais.
Galima įsiminti dažniausią datos rašymo būdą angliškuose (January 15, 2001) ir rusiškuose (15 01 2001) dokumentuose.
Valstybinės lietuvių kalbos komisijos prie Lietuvos Respublikos Seimo nutarime 2001 m. gegužės 3 d. nr. 2 (78) „Dėl datos rašymo“ (Žin., 2001, nr. 30-1009) nustatoma:
„Kitose kalbos vartojimo srityse datą rašant trumpuoju būdu metus, mėnesį ir dieną reiškiančias skaitmenų grupes skirti brūkšneliais arba tarpeliais, pvz.:
2002-05-16, 2002 05 116“.
9. DOKUMENTO REGISTRACIJOS NUMERIS (Nr.).
Rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje tokia tvarka:
• dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo žymuo ir skaitmeninis dokumento registravimo eilės numeris:
Nr. 1-159
(1 – registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą numeris, o 159 – dokumento rregistravimo eilės numeris);
• dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose:
Nr. (00)-1-159 arba Nr. 1-159-(00)
• jei dokumento sudarytojai yra kelios įmonės ar kelių įmonės vadovai, registracijos numeris susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito įstrižu brūkšneliu:
Nr. 1-159/1-254
Rekvizitas rašomas siunčiamuosiuose, gaunamuosiuose ir vidaus dokumentuose. Dokumentai juridinę galią įgyja tik tada, kai jie nustatyta tvarka užregistruojami. Registruojant įsakymą, fiksuojamas jo išleidimo ir vykdymo pradžios faktas; registruojant raštą, patvirtinamas jo parengimo ir išsiuntimo faktas ir t.t.
Dokumentai numeruojami pagal dokumentų rūšis eilės tvarka, pradedant nuo raštvedybinių metų pradžios. Įsakymų registracijos numeriai papildomi raidėmis, pavyzdžiui, prie personalo įsakymo registracijos numerio prirašoma raidė „P“, atostogų – „A“ ir pan.
Komercinės sutartys (kontraktai) registruojamos abiejų sutarties šalių, todėl tturi dvigubus registracijos numerius:
Nr. 17/48,
kur 17 – dokumento registracijos numeris vienoje įmonėje, o 48 – registracijos numeris kitoje įmonėje.
10. GAUTO DOKUMENTO NUORODA.
Rašoma atsakomuosiuose dokumentuose. Šią nuorodą asmuo, rengiantis atsakymą, perrašo iš iniciatyvinio dokumento.
Rašoma:
• atsakomuosiuose raštuose, kad iniciatyvinio rašto autorius žinotų, į kurį raštą atsakoma;
• rekvizito vieta po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais;
• kituose atsakomuosiuose informaciniuose dokumentuose, kuriuose yra adresato rekvizitas;
• šios nuorodos vieta lapo dešinėje pusėje po įmonės duomenų rekvizitu;
• jei įmonės duomenys rašomi apatinėje paraštėje, gauto dokumento nuoroda rašoma po dokumento ssudarytoju;
• rekvizitą sudaro prielinksnis „Į“, dokumento, į kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris:
Į 2001-06-10 Nr. 2-154
• jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento rūšies pavadinimas:
Į 2001-06-10 prašymą
• jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo data:
Į 2001-06-10 gautą prašymą
• ši nuoroda padeda įmonei, gavusiai atsakomąjį raštą, greičiau susirasti iniciatyvinį raštą.
11. DOKUMENTO SUDARYMO VIETA.
Rašoma mažosiomis raidėmis po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais išilginiu centruotu būdu tvarkomuosiuose dokumentuose ir informaciniuose įmonės vidaus dokumentuose:
Vilnius
12. ADRESATAS.
Šis rekvizitas rašomas asmenų prašymuose, tarnybiniuose pranešimuose, pažymose, raštuose ir kituose dokumentuose, kurie siunčiami įmonėms arba asmenims.
Rašomas:
• kairėje lapo pusėje po įmonės duomenų rekvizitu, jei jų šioje vietoje nėra – po dokumento sudarytojo rekvizitu;
• kai įmonės duomenys rašomi dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje, adresatas rašomas lapo kairėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu;
Adresatas rašomas tokia tvarka:
• mažosiomis raidėmis (tik pirmoji raidė didžioji) kampiniu vėliaviniu būdu nuo kairiosios paraštės neparyškintomis raidėmis, nuo aukščiau parašyto rekvizito atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu;
• jei rašomi keli adresatai, jie vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu;
Nerekomenduojama dokumente rašyti daugiau kaip 4 adresatus. Jeigu vis dėlto reikia išsiųsti dokumentą daugiau kaip 4 įmonėms, rašomas adresatų sąrašas, kuris lieka įmonėje kartu su išsiųsto rašto kopija, o kiekviename rašto egzemplioriuje rašomas ttik vienas konkretus adresatas. Pasirašomas kiekvienas siunčiamo dokumento egzempliorius.
Kai dokumentas adresuojamas įmonei, jo pavadinimas užrašomas naudininko linksniu:
Vilniaus vadybos kolegijai (kam?)
Kai dokumentas adresuojamas įmonės struktūriniam padaliniui, įmonės pavadinimas rašomas kilmininko linksniu, struktūrinio padalinio pavadinimas – naudininko linksniu:
Vilniaus vadybos kolegijos (ko?)
Personalo skyriui (kam?)
Adresatas gali būti rašomas apibendrintai:
Vidurinėms mokykloms
Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam tarnautojui, rašomas visas tarnautojo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu:
Vilniaus „Ąžuolo“ vidurinės mokyklos
Bibliotekos vedėjai
Aušrai Bajoraitei
Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama susipažinti to dokumento kopija, prieš šį adresatą rašomas žodis „Kopija“:
Finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
Adresato rekvizitas gali būti papildomas įmonės adresu:
Vilniaus kolegijai
Jasinskio g. 15 LT-2003 Vilnius
Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai rašomas su adresu:
Vidui Kavaliauskui
Vilniaus g. 7-12
LT-2005 Vilnius
Adresas rašomas pagal Pašto taisykles, patvirtintas Lietuvos Respublikos ryšių ir informatikos ministro 1996 m. balandžio 11 d. įsakymu Nr. 11 (Žin., 1998, Nr. 50-1379).
Siunčiant į užsienį, gavėjo vardas ir pavardė, įmonės pavadinimas rašomi vardininko linksniu. Adreso pabaigoje rašomas valstybės, į kurią siunčiama, pavadinimas lietuvių kalba, skliausteliuose – užsienio kalba:
National Archives
P.O.BOX Stockholm
Švedija (Sweden)
arba
Prof. Simas Lingys
Schelling str. 30
Berlin 4070
Vokietija (Germany)
Angliškos pavardės rašomos tik su etiketo žodeliais: Mr., Mrs., Miss. Prie vyriškų pavardžių – Mr. Prie ištekėjusių moterų pavardžių – Mrs. Prie merginų pavardžių – Miss.
Miss Nansy Fordham
6803 Lexington Avenue
New York, NY 110037-7658
JAV (USA)
Rusiškas „adresatas” rašomas tokia tvarka:
• įmonės pavadinimas (vardininko linksniu);
• struktūrinio padalinio pavadinimas (vardininko linksniu);
• darbuotojo pareigos, pavardė ir inicialai (naudininko linksniu).
Pavyzdžiai:
ОАО „Сталкер“
Отдел рекламы
Началънику отдела
г-ну Рогову А. В.
113209, Москва
Полянка, 17. Директору
АО „Эра“
г-ну Скорину И. В.
127408, Москва
Остоженка, 14.
119215, Москва
Ордынка, 22, кв. 17
Лунину П. В.
Adresato rekvizite būtina tiksliai nurodyti vardus, pavardes bei pareigas. Dėl netikslumų, o tuo labiau dėl korektūros klaidų susiformuoja negatyvi nuomonė apie dokumento sudarytoją. Specialiojoje literatūroje patariama tam skirti itin daug dėmesio ir būti atidiems: duomenis tikslinti gautoje korespondencijoje arba kreiptis į įmonę ar firmą ir korektiškai pasiteirauti asmens, kuriam adresuosime dokumentą, pareigų, vardo, pavardės.
13. REZOLIUCIJA.
Vykdytojui skirtas rekvizitas, vaizdžiai vadinamas „proza įstrižai“, kuriame vadovas nurodo dokumento vykdymo būdą ir terminą. Rezoliucija turi būti trumpa, aiški, konkreti. Tiksliai nurodomas vykdytojas, kad pareigūnai nerašinėtų rezoliucijų vieni kitiems.
Rašoma lapo laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto, neliečiant kitų rekvizitų. Paprastai rašoma ranka.
Rezoliucijoje rašoma pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (prireikus), parašas, data:
R.Pranuliui
Prašau atsakyti raštu iki 2001-06-20
(Parašas)
(Data)
Jei dokumento užduotį pavedama vykdyti keliems vykdytojams, už užduoties vykdymą atsakingo tarnautojo pavardė rašoma pirmoji.
Jei vadovas, peržiūrėdamas dokumentus, nesprendžia klausimo iš esmės, o tik susipažįsta su jo turiniu ir peradresuoja juos vykdytojams su trumpais nurodymais (Vadovautis; atsakymui; prašau pranešti; vykdyti), tai jis atlieka
raštvedžio funkcijas – skirsto raštus.
Negalima šio rekvizito rašyti skubotai, be dėmesio (Vyr. inžinieriui; Vyr. buh.; Buhalterijai; Skubiai).
Nereikėtų pažeisti ir subordinacijos, t.y. negalima adresuoti rašto vykdytojui aplenkiant jo tiesioginį viršininką.
Rezoliucijos turinys neturi prieštarauti kitoms, ankstesnėms rezoliucijoms.
Negalima rašyti rezoliucijų paraštėse ir ant atskirų lapelių.
Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į raštinę ir turi būti laiku įteikti vykdytojams.
Rašoma gautuose ir vidaus dokumentuose, kuriuos peržiūri vadovybė.
14. DOKUMENTO TVIRTINIMO ŽYMA.
Tai viena iš dokumento paliudijimo formų, kai dokumentas jau pasirašytas. Dažniausiai aukštesniųjų organizacijų arba vadovaujančių pareigūnų leidimas aatlikti tam tikrus veiksmus, už kuriuos atsakinga dokumentą tvirtinanti organizacija arba pareigūnas.
Nuostatai, instrukcijos, taisyklės, ataskaitos, darbo planai, dauguma aktų juridinę galią įgyja tik patvirtinti.
Rašoma dešinėje lapo pusėje virš dokumento pavadinimo. Išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo tokia tvarka:
• dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis;
• kai dokumentas tvirtinamas tvarkomuoju dokumentu, tvirtinimo žymą sudaro: žodis PATVIRTINTA, tvarkomojo dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data, dokumento rūšies pavadinimas ir dokumento registracijos numeris. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu:
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų
ministro 22001 m. kovo 24 d.
įsakymu Nr. 14
arba
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vertybinių
popierių komisijos 2001 m. liepos 4 d.
nutarimu Nr. 14
Kai dokumento forma tvirtinama tvarkomuoju dokumentu, formos viršutinės paraštės dešinėje pusėje nurodomas formą patvirtinantis teisės aktas:
Forma patvirtinta Lietuvos Respublikos
aplinkos ministro 22001 m. birželio 4 d.
įsakymu Nr. 25
Kai informacinis įmonės vidaus dokumentas tvirtinamas įmonės vadovo parašu, tvirtinimo žymą sudaro: žodis TVIRTINU, įmonės vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė;
Jei teisės aktų nustatytais atvejais parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pareigų pavadinimą; žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu:
TVIRTINU
Generalinis direktorius
(Parašas)
Julius Alekna
Jei teisės aktų nustatytais atvejais įmonės vadovo parašu tvirtinamas kitos įmonės dokumentas, tvirtinimo žymoje nurodomas visas vadovo pareigų pavadinimas:
TVIRTINU
Šiaulių miesto savivaldybės
administratorius
(Parašas)
Vytautas Jonaitis
15. DOKUMENTO TEKSTAS (LENTELĖ, GRAFIKAS IR KT.).
Svarbiausia dokumento dalis, išreiškianti valdymo veiksmą ar situaciją. Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų; trumpas, logiškas, nuoseklus ir aiškus. Žodžiai vartojami tik tiesioginėmis reikšmėmis, nepageidaujami beletristiniai elementai. Pateikiama informacija argumentuota, suderinta su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais. Nevartotinos vietinio pobūdžio santrumpos, žinomos ttik vienoje kurioje nors teritorijoje. Jeigu jų išvengti sunku, pirmiausia užrašomas visas pavadinimas, o po to vartojama santrumpa.
Tekstas rašomas po dokumento datos, registracijos numerio, sudarymo vietos, raštuose – po antraštės rekvizitais. Nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstui šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose nustatomi atitinkami reikalavimai.
Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos arba kelių dalių. Racionaliausia –– dvi logiškai susijusios dalys.
Pirmojoje – surašomos dokumento sudarymo priežastys, juridinis pagrindas, arba aprašomi įvykiai, faktai.
Antrojoje – pateikiamos išvados, siūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai. Šios dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis.
Kartais tekstas gali būti ir vienos dalies: įsakyme – tik dėstomoji dalis be įvadinės, rašte – prašymas be paaiškinimo, tarnybiniame pranešime – faktai, situacijos aprašymas be paaiškinimų ar pasiūlymų.
Dokumento tekstą gali sudaryti ir daugiau dalių:
įvadas-dėstymas-įrodymas-išvados.
Laisva forma rašomi: raštai, pažymos, prašymai, skundai.
Tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu:
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės, po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide. Punkto pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Tarp punkto ir papunkčio ir po papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami rašyti mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai, kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami rašyti didžiąja raide.
16. PARAŠAS.
Tai būtinas kiekvieno – asmeninio ar tarnybinio – dokumento rekvizitas. Tarnybinius arba oficialiuosius ddokumentus pasirašyti gali tik pareigūnai: įmonės vadovas arba jo pavaduotojai, struktūrinių padalinių vadovai. Informacinio ar analitinio (gr. analytikos – detalizuotas, parodantis sudedamąsias dalis, pavyzdžiui, analitinė apskaita) pobūdžio dokumentus gali pasirašyti ir vykdytojai, jei juose keliami klausimai neišeina iš jų kompetencijos, kuri nustatoma teisės aktais.
Dokumentus dažniausiai pasirašo vadovas. Parašas rašomas po dokumento tekstu. Jį sudaro: asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Pareigų pavadinimas gali būti visas ir sutrumpintas. Visas pavadinimas rašomas, jei dokumentą pasirašo keletas nepavaldžių viena kitai įmonės arba dokumentas rašomas ne blanke. Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje:
Direktorius (parašas) Andrius Šnaras
Kai dokumentą pasirašo du tos pačios įmonės pareigūnai, parašai dėstomi pagal einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu:
Direktorius (parašas) Andrius Šnaras
Vyriausioji finansininkė (parašas) Lina Jonaitienė
Kai bendrą dokumentą pasirašo kelių įmonių vadovai, jų parašai dėstomi vienas po kito pagal dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu:
Revizijų departamento direktorius (parašas) Darius Vitkus
Muitinės departamento direktorius (parašas) Jonas Petkus
Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigas paskirtas tarnautojas, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite:
L.e. direktoriaus pareigas (parašas) Audra Krasauskaitė
Kai tvarkomąjį dokumentą pasirašo ttarnautojas, teisės aktų nustatyta tvarka laikinai einantis vadovo pareigas, parašo rekvizite rašomos tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos:
Direktoriaus pavaduotojas
l.e. direktoriaus pareigas (parašas) Vilius Butkevičius
Kai patvirtintoje spausdintoje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas:
Viršininkas Ignas Grigaitis
Viršininko pavaduotojas (parašas) Romas Kondrackas
Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą.
Direktorius (parašas) Andrius Šnaras
Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančiųjų asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji, o jos narių vardai ir pavardės – pavardžių abėcėlės tvarka. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jų parašai rašomi po komisijos narių parašais:
Komisijos pirmininkas (parašas) Antanas Pilinkus
Nariai (parašas) Dovilė Aleknienė
(parašas) Zigmas Jankus
(parašas) Laurynas Stuoka
Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys (parašas) Vytautas Bielinis (parašas) Agnė Miškinytė
Dokumentų antrųjų egzempliorių parašo rekvizite vietoj parašo dedamas už įmonės raštvedybą atsakingo struktūrinio padalinio antspaudas.
17. Suderinimo žyma
Įforminamos teisės aktų nustatytos dokumentų suderinimo tarp įstaigų (įmonių) procedūros. Rašoma po parašo rekvizitu, organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu tokia tvarka: suderinimo žymą sudaro didžiosiomis raidėmis rašomas žodis SUDERINTA, įstaigos (įmonės), su kuria dokumentas suderintas, vadovo visas pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės ir išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
ūkio ministras
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
Kai suderinimo procedūra patvirtinama įmonės raštu, pasirašytu jos vadovo, suderinimo žymoje nurodomas įmonės pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
kultūros ministerijos
2001-06-17 raštu Nr. 02-151
Kai dokumente rašomos dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos rašomos greta viena kitos, tarp žymų paliekami tarpai:
SUDERINTA SUDERINTA
Lietuvos Respublikos Lietuvos Respublikos
ūkio ministras finansų ministras
(parašas) (parašas)
Vardas ir pavardė Vardas ir pavardė
(data) (data)
18. VIZOS.
Tai vidinio derinimo su savo įmonės darbuotojais forma. Viza reikalinga, kad įsitikintume ar dokumentą įmonės specialistai rengia laiku, ar jis apskritai reikalingas.
Rašomos po parašo rekvizitu ir gali bbūti išdėstytos viena šalia kitos arba viena po kitos. Vizą sudaro tarnautojo parašas, vardas ir pavardė, data, jei reikia – pareigų pavadinimas. Viza gali būti rašoma ranka, rekvizito dalys dėstomos kampiniu vėliaviniu būdu arba dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu ir pavarde, jei reikia – ir su pareigų pavadinimu, pasirašoma ir parašoma data:
(parašas) Ekspertų komisijos pirmininkas
Vardas ir pavardė arba (parašas)
(data) Vardas ir pavardė
(data)
Dokumentuose, kuriuose yra rengėjo nuoroda, rengėjo vizą sudaro jo parašas ir data, jie rašomi virš rengėjo nuorodos:
(parašas)
(data)
Rengėjo nuoroda
Kai vizuojantis tarnautojas dėl ddokumento turi atskirą nuomonę, nuoroda apie pridedamas pastabas rašoma virš vizos:
Pastabos pridedamos
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
Patogu, kai įmonėje yra vizuojamų dokumentų sąrašas. Jame nurodomi pareigūnai, su kuriais reikia derinti atitinkamus dokumentus.
19. SUPAŽINDINIMO ŽYMA.
Rašoma po parašo ir vizų rekvizitais esančiame laisvame pplote, kampiniu vėliaviniu būdu.
Teisės aktų nustatytais atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, žymoje rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir pavardė, data:
Susipažinau
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
arba
Sutinku (Nesutinku)
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
Įmonės vadovui pavedus supažindinti su dokumentu tarnautojus, supažindinimo žyma rašoma dokumento paskutinio lapo antroje pusėje:
Susipažinome:
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
20. RENGĖJO NUORODA.
Rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės. Rengėjo nuorodoje vienoje eilutėje rašomas dokumentą parengusio tarnautojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, galimi ryšio duomenys (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas):
Vida Ramanauskaitė, tel. 26 28 56, faks. 26 28 57, el. p. mokykla@centras.lt
21. DOKUMENTO PAIEŠKOS NUORODA.
Rašoma dokumento pirmojo lapo apatinės paraštės dešinėje pusėje virš apatinės paraštės. Jei apatinėje paraštėje rašomi įmonės duomenys, dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pirmojo lapo dešinėje pusėje vvirš apatinės paraštės. Šį rekvizitą sudaro rinkmenos kompiuterinėje laikmenoje pavadinimas:
protokolas7. doc
22. KOPIJOS TIKRUMO ŽYMA.
Rašoma, kai reikia paliudyti įmonės sudaryto ar jos oficialiai gauto dokumento kopijos tikrumą. Rekvizito vieta dokumento apatinėje dalyje esančiame laisvame plote.
Žymą sudaro žodis „Tikra“, dokumento kopijos tikrumą liudijančio įmonės vadovo ar kito, teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčio tarnautojo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data, antspaudas:
Tikra
Personalo skyriaus vedėja
(parašas)
Vardas ir pavardė
(data)
Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame plote rašomas žodis „Tikra“ ir ppasirašoma, o paskutiniame lape surašoma visa kopijos tikrumo žyma.
ANTSPAUDAS, JO RŪŠYS, TURINYS IR PASKIRTIS
Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas nustato, kad dokumentų tvirtinimą antspaudu reglamentuoja teisės aktai. Juridinių asmenų steigimą ir veiklą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatyta, kad juridinis asmuo turi turėti antspaudą.
Lietuvos Respublikos antspaudų ir spaudų apyvartos kontrolės įstatyme (Žin., 2002, Nr. 73-3094), kuris įsigaliojo 2003 m. sausio 1 d., antspaudas apibūdinamas kaip įtaisas, kurio paskirtis – deformacijos būdu arba dažais daryti apskritimo formos žymas su Lietuvos valstybės herbu arba savivaldybės herbu ar be jų ir su juridinio ar fizinio asmens rekvizitais.
Detalios antspaudo naudojimo tvarkos dabar galiojantys teisės aktai nenustato, tačiau tradiciškai antspaudu dažniausiai tvirtinama:
1. Įmonių įstatai, nuostatai, sutartys.
2. Asmenų fizinės ir juridinės teisės.
3. Materialinių bei piniginių vertybių vartojimo operacijų dokumentai.
Įmonės struktūriniai padaliniai gali turėti specialios paskirties (savo) antspaudus ar spaudus su atitinkamais įrašais: „Raštinė“, „Buhalterija“, „Personalo tarnyba“. Jais žymimi tų padalinių kompetencijai priklausantys dokumentai.
Įmonės vadovas ar kitas atsakingas asmuo paprastai pasirašo pirmąjį (t.y. vieną) dokumento egzempliorių, o kitų egzempliorių parašo rekvizite vietoj parašo dedamas už įmonės raštvedybą atsakingo struktūrinio padalinio antspaudas.
Įmonėje turi būti parengta įvairių spaudų – asmeninių ir skirtų atliktoms operacijoms su dokumentais žymėti („Gauta“, „Išsiųsta“, „Kopija“ ir kt.) –naudojimo tvarka. Darbuotojams išduodamus asmeninius spaudus reikia registruoti specialiame žurnale, oo nutraukus darbo sutartį, asmeninis spaudas turi būti grąžinamas.
Kiekvienoje įmonėje antspaudo dėjimas turėtų būti reglamentuotas, todėl rekomenduojama parengti „Pagrindiniu įmonės antspaudu tvirtinamų dokumentų sąrašą“ ir jį patvirtinti įmonės vadovo įsakymu.
Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės nustato, kad ant dokumentų, kuriuos reikia ypatingai paliudyti, dedamas herbinis antspaudas arba pagrindinis įmonės antspaudas. Antspaudas nededamas dokumento paraštėje, jis turi būti gerai įskaitomas.
Antspaudas dedamas parašo ir tvirtinimo žymos rekvizituose.
Parašo rekvizite antspaudas dedamas taip, kad jo kraštas liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimo paskutiniąsias raides (žr. 27 p.).
Tvirtinimo žymos rekvizite antspaudas dedamas iš kairės pareigų pavadinimo pusės, turi liesti pirmąsias raides (žr. 25 p.).
Lietuvos Respublikos antspaudų ir spaudų kontrolės įstatymu pavesta Lietuvos Respublikos Vyriausybei ar jos įgaliotai institucijai parengti norminius aktus, reglamentuojančius antspaudo ir spaudų naudojimą įmonėse ir kituose ūkio subjektuose. Kol nėra oficialiai patvirtintos tvarkos, įmonės antspaudą ir spaudus naudoja vidaus dokumentais nustatyta tvarka.
