MS Word dokumentu sablonai, formos, stiliai

Turinys

TurinysĮvadas 2

Įvadas 3

1. Stiliai 4

1.1 Stilių paskirtis ir tipai 4

1.2 Automatiškai išsaugoti formatai 6

1.3 Veiksmai su pastraipų stiliais, simbolių stiliais ir išsaugotais formatais 7

1.4 Kitos stilių ir formatų savybės 9

1.5 Formatų aprašų užduočių skydelis 11

2. Dokumentų šablonai 12

2.1 Šablonų ir vediklių paskirtis 12

2.2 Šablonų naudojimas dokumentams kurti 14

3. Dokumentų formos 14

3.1 Dokumentų formos. Laukai 14

3.2 Laukų įterpimas. Tekstinis laukas 15

3.4 Pagalbos tekstas 15

Išvada 16

Priedai 17

Dalykinė rodyklė 20

Literatūros sąrašas 21Įvadas

Daugelis moka kurti įvairiausius tekstiniu dokumentus. Gali bet kuriam simboliui, žodžiui ar sakiniui parinkti kelias dešimtis įvairiausių šrifto parametrų: šrifto rūšį, jo dydį, stilių, spalvą, pabraukimo būdus, įvairiausius efektus ir t.t. MMoka nustatyti nemažai pastraipos parametrų- įvairiausias įtraukas, lygiuotes, protarpius, tabuliavimo žymes ir pan. Tačiau didelės galimybes sukelia ir tam tikrų problemų- pirmiausia reikia žinoti, kaip turi atrodyti profesionaliai parengtas dokumentas, kiek ir kokius formatus jame geriausia naudoti, kaip išlaikyti vientisą sudėtingos struktūros dokumento stilių ir kaip, negaištant daug laiko ir pastangų, tokį jį sukurti. Šias problemas padeda išspręsti automatinės dokumentų kūrimo ir formatų tvarkymo priemonės:

 Dokumento pagrindinių elementų- simbolių, pastraipų, sąrašų ir lentelių- stiliai;

 Dokumentų šablonai, kuriuose iš anksto yra surenkami svarbiausių jjo elementų stiliai ir kitos vartojamos priemonės: iš anksto parengto teksto fragmentai, automatiškai atnaujinamos datos laukas, automatinio testo alternatyvių reikšmių laukai, grafiniai objektai, specialūs sparčiųjų klavišų deriniai, individualios priemonių juostos ir kt.;

 Dažniausiai naudojamų dokumentų- oficialių raštų, faksimilinių pranešimų, darbotvarkių, kalendorių, rreklaminių lapelių ir pan.- beveik automatinio kūrimo vedikliai;

 Bei darbą lengvinančios dokumentų formos ir laukai.1. Stiliai

1.1 Stilių paskirtis ir tipai

Vienas iš nerašytų reikalavimų rengiant didesnius sudėtingos struktūros dokumentus yra dokumento sudėtinių elementų vientiso stiliaus išlaikymas. Tai reiškia, kad visos analogiškos paskirties dokumento pastraipos turi turėti tuos pačius formatų rinkinius, kurių, kaip matėte, yra labai daug. Be to, visos to paties lygmens antraštės turi atrodyti vienodai, prie teksto turi stilingai derintis ir vieno ar dviejų formatų sąrašai bei lentelės. Kiekvieną kartą parenkant formatus tiesiogiai kiekvienai pastraipai, antraštei ar sąrašo punktui, kyla nepatogumų- pirmiausia reikia prisiminti šiems elementams nustatytus formatų parametrus, o paskui juos nustatinėjant sugaišti nemažai laiko. Šioms problemoms įveikti buvo sukurti stiliai ir jų tvarkymo priemonės.

Stilius (style)- tai verdą turintis formatų pparametrų rinkinys, kurį galima taikyti savo kuriamų dokumentų tekstui tvarkyti.

Pavyzdžiui, „Word“ programos įtaisytojo (built in) pastaraipos stilius Įprastasis (Normal) formatų rinkinį sudaro: 12 punktų dydžio Time New Roman šriftas, kairinė pastraipos lygiuotė, viengubas protarpis tarp eilučių ir vienišų eilučių kontrolė. Kai teksto pastraipai priskiriate stilių Įprastasis, tekstui tučtuojau pritaikomi visi šio rinkinio formatų parametrai. Stilių naudojimo pranašumai, palyginti su individualiu simbolių ir pastraipų formatų parametrų nustatymu, yra šie:

 Jei norite nustatyti visą formatų parametrų rinkinį naudodami stilius, tai atliksite greičiau, negu jjuos nustatinėtumėte atskirai po vieną. Be to, stilių galite priskirti sparčiųjų klavišų deriniui, taip dar labiau paspartindami formatų nustatymą.

 Naudodami stilius, nesunkiai išlaikysite ir labai sudėtingos struktūros dokumentų vientisą stilių. Pavyzdžiui, kurti vienodai atrodančias aukščiausio lygmens skyrių antraštes dokumente gali būti daug lengviau paprasčiausiai nustatant visoms joms įtaisytąjį Antraštė 1 (Heading 1), o ne stengiantis atsiminti ir tiesiogiai kiekvienai antraštei nustatinėti jums patinkantį formatų parametrų rinkinį. Kad būtų patogiau, pamėgtus stilius galima saugoti ir dokumento šablonuose, be to, juos nesunku kopijuoti iš vieno šablono ar dokumento į kitą, perduoti darbo grupės nariams. Taigi stiliai turi tapti viena iš pagrindinių priemonių, leidžiančių rūpintis visų jūsų rengiamuose dokumentuose naudojamų elementų formatų vientisumu.

 Kai dokumente yra panaudoti stiliai, daug lengviau pakeisti iškart visų dokumente esančių tam tikro tipo elementų formatus. Pavyzdžiui, jei visų dokumento aukščiausio lygmens antraščių stilius yra Antraštė 1, galite greitai pakeisti visų jų formatus, keisdami stilių Antraštė 1, o ne ieškoti ir keisti tiesiogiai kiekvienos antraštės formatus. Paskui šį pakeistą antraščių stilių galima taisyti savo anksčiau sukurtiems arba naujai kuriamiems dokumentams.

Stilių naudojimo svarbą ir vis augantį populiarumą liudija ir tai, kad „Word“ rašyklės naujausiose versijose jiems yra paskirtas atskiras užduočių skydelis- Stiliai ir formatavimas (Styles and Formatting), kuris pateikiamas ekrane nurodžius komandą FFormatavimasStiliai ir formatavimas (FormatStyles and Formatting) arba spustelėjus formatų tvarkymo priemonių juostos pradžioje esantį mygtuką (žr. 1 pav.). Paliktas ir ankstesnėse rašyklės versijose buvęs stilių išskleidžiamas sąrašas formuotės priemonių juostose. „Word“ programa siūlo keturių tipų stilius, kurie taikomi skirtingiems dokumentų eėlementams.

 Pastraipos stiliai. Pastraipos stiliui (paragraph style) kartu tvarkomi ir pastraipos, ir simbolio formatų parametrai, kurie gali būti parenkami iškart vienai ar kelioms pastraipoms. Pastraipos stilius būtinai aprašo šiuos formatus- teksto šriftą ir jo dydį, pastraipos eilučių lygiuotę, protarpius tarp eilučių. Taip pat gali būti nurodami pasirenkami, neprivalomi parametrai: šrifto stilius, pastraipų įtraukos, vienišųjų eilučių kontrolė. Kiekviena pastraipa „Word“ dokumente būtinai turi pastraipos stilių. Naujuose dokumentuose pastraipoms pagal numatytuosius parametrus pa.prastai suteikiamas įtaisytasis stilius Įprastasis, aišku, jeigu jūs dokumentui papildomai nenustatėte kito stiliaus. Pastraipos stilius „Word“ rašyklės stilių sąrašuose žymimas ženklu ¶ (žr. 1 pav.).

 Simbolio stiliai. Simbolio stilius (character style) aprašo vieną ar daugiau simbolio formatų parametrų ir gali būti nuststytas bet kuriam simbolių blokui. Kitaip negu pastraipos stilius, simbolio stilius nereikalauja apibrėžti visų simbolio formatų. Pavyzdžiui, vienas simbolio stilius gali apibrėžti tik pastorintojo ir pasvirojo teksto formatų parametrus. Parinkęs teksto blokui šį simbolio stilių, „Word“ panaikins bet kurį kitą tiesiogiai parinktą simbolio formatą, nustatys tekstui pastorintojo bei pasvirojo šrifto formatus iir atkurs visus kitus apibrėžtus pastraipos stiliuje simbolio formatus, pavyzdžiui, simbolio šrifto, dydžio ar efektų. Simbolio stilius „Word“ rašyklės stilių sąrašuose žymimas ženklu a.

 Lentelės stiliai. Lentelės stilius (table style) aprašo joje naudojamų formatų parametrų rinkinį ir lentelės savybes. Priskirdami šį stilių „Word“ programos dokumente parengtai lentelei, galite akimirksniu pakeisti visą lentelės išvaizdą. Lentelės stilius „Word“ rašyklės stilių sąrašuose žymimas ženklu .

 Sąrašo stiliai. Sąrašo stilius (list style) aprašo formatų parametrų rinkinį, kuris sutvarko visus reikiamus numeruotos struktūros sąrašo formatus. Šiuo stiliumi galima tvarkyti daugelio lygmenų (iki 9) numeruotus sąrašus ir sąrašus su ženkleliais. Sąrašo stilius „Word“ rašyklės stilių sąrašuose žymimas ženklu .1.2 Automatiškai išsaugoti formatai

Pradedant „Word 2002“ programos versija, rašyklės turi naują alternatyvą teksto ir pastraipų stiliams- automatiškai išsaugotus formatus. Jei teksto blokui dokumente panaudojate unikalų formatų parametrų rinkinį, „Word“ programa automatiškai išsaugo jį ir nurodo kartu su dokumento stiliais ir stilių bei formatų užduočių skydelyje, ir formuotės priemonių juostos stilių išskleidžiamajame sąraše. Šį formatų derinį vėliau galite nustatyti bet kuriam tekstui dokumente tokiu pačiu būdu, kaip ir kitus stilius.

„Word“ programa išsaugo jūsų tiesiogiai nustatomus formatus ir rodo juos tik tuo atveju, jei komandos Įrankiai Pasirinktys kortelėje Redagavimas (Edit) yra pažymėtas žymimasis langelis Sekti formatavimą (Keep track of formatting).

Išsaugoti formatai

turi keletą pranašumų, lyginant juos su stilių naudojimu. Pirmiausia, juos galite panaudoti dokumento formatų vientisumo priežiūrai. Tarkime, savo naujame dokumente surinkote pirmą aukščiausio lygmens antraštę ir pastraipai tiesiogiai parinkote Arial Black 13 punktų pasvirąjį šriftą ir centrinę lygiuotę. „Word“ programa automatiškai išsaugos formatą ir įdės jo aprašą (Arial Black, 13 punktų, Pasvirasis, Centre) į stilių įrašus be stiliaus tipo ženklo. Surinkę dokumente kitą aukščiausio lygmens antraštę, galėsite jai labai paprastai vienu spustelėjimu suteikti šį šįsaugotą formatą. Jums nereikės nei stengtis pprisiminti parinktus formatų parametrus, nei nurodyti juos individualiai.

Nors išsaugomi formatai tarsi pavaduoja apibrėžtus stilius, tačiau turi ir trukumų . pirma, išsaugomi formatai neturi vardų. Tuo tarpu stilių vardai informatyvūs, juose dažnai nurodomos ir formatų savybės, pavyzdžiui, Antraštė 1, Lentelė- Klasikinė 3 ar Sąrašas su ženkleliais. Kuo daugiau išsaugotų formatų yra dokumente, tuo sunkiau tampa dirbti, nes išrinkti tinkamą išsaugotą formatą gali būti nelengva. Antra, kadangi išsaugotų formatų negalima įrašyti į šablonus ar kopijuoti iš vieno dokumento į kitą (o tai ggalima daryti su stiliais), jie nepadeda išlaikyti dokumentų išvaizdos vientisumo kuriant dokumentų grupę.

Įdomu. „Word“ rašyklė turi specialią priemonę, kuri padeda rasti ir sutvarkyti nesuderintus formatus. Jeigu komandos Įrankiai Pasirinktys kortelėje Redagavimas yra pažymėti abu žymimieji langeliai Sekti formatavimą ir Žymėti fformatavimo skirtumus, tos dokumento dalys, kurių formatai nesuderinti, bus pavingiuoti mėlynai, o parankinio meniu viršuje bus trys komandos šiems formatams pataisyti.1.3 Veiksmai su pastraipų stiliais, simbolių stiliais ir išsaugotais formatais

Nustatyti stilius ar išsaugotus formatus savo dokumento tekstui yra labai paprasta, pirmiausia turite tinkamai pažymėti tvarkomą dokumento elementą, paskui spustelėti reikiamą stilių ar išsaugotą formatą užduočių skydelyje Stiliai ir formatavimas ar priemonių juostos išskleidžiamajame sąraše Stilius. Aptarsime išsamiau stilių taikymo galimybes ir veiksmų ypatumus.

Visų pirma reikia žinoti, ką ir kaip pažymėti prieš nustatant stilius ir formatus.

 Jei pastraipos stilių arba išsaugotą formatą norite nustatyti vienai pastraipai, įkelkite įterpties žymeklį bet kur į pastraipą. Nustatydami stilių ar išsaugotą formatą kelioms pastraipoms, pažymėkite visą pastraipą ar bet kokio dydžio teksto fragmentą kiekvienoje pastraipoje. Jei ppastraipa nauja ir dar neturi teksto, įkelkite įterpties žymeklį prieš jos ženklą (tai galite padaryti, nepriklausomai nuo to, ar pastraipos ženklas matomas, ar ne).

 Norėdami nustatyti simbolio stilių (arba išsaugotą formatą, apimantį tik simbolio formatus), pažymėkite reikiamą teksto fragmentą. Jei tekstą dar tik norite rikti, perkelkite įterpties žymeklį į tą vietą, kur ruošiatės įterpti tekstą.

 Norėdami suteikti stilių sąrašui ar lentelei, įterpties žymeklį perkelkite bet kur ant jų.

Taip pat labai svarbu žinoti, kur ir kaip rasti reikiamus stilius ir išsaugotus formatus. Plačiausias ggalimybes dirbti su stiliais ir išsaugotais formatais turi užduočių skydalis Stiliai ir formatavimas (žr. 1 pav.). jis pateikiamas ekrane arba nurodžius komandą Formatavimas Stiliai ir formatavimas, arba spustelėjus formatų tvarkymo priemonių juostos mygtuką . Šio užduočių skydelio apačioje esančiame išskleidžiamajame sąraše Rodyti galima pasirinkti stilių ir formatų grupę, kuri bus pateikiama šiame skydelyje. Norėdami, kad būtų rodomi:

 visi panaudoti šiame dokumente stiliai ir išsaugoti formatai, taip pat saugomi dokumente stiliai ir dažniausiai naudojamų antraščių stiliai (Antraštė 1, Antraštė 2 ir Antraštė 3), pažymėkite Galimas formatavimas (Available formatting);

 tik šiame dokumente panaudoti stiliai ir išsaugoti formatai, pažymėkite Naudojamas formatavimas (formatting in use);

 tik šiame dokumente panaudoti stiliai ir dažniausiai naudojamų antraščių stiliai (Antraštė 1, Antraštė 2 ir Antraštė 3), pažymėkite Galimi stiliai (Availible styles);

 visi vartotojo sukurti stiliai ir dauguma įtaisytų stilių, kurie yra dokumente, taip pat dokumente saugomi stiliai, tačiau nerodomi išsaugoti formatai, pažymėkite Visi stiliai (All styles).

Jei norite pažymėtam tekstui dokumente nustatyti konkretų stilių ar išsaugotą formatą, spustelėkite jo vardą užduočių skydelyje Stiliai ir formatavimas. Pastraipos ir simbolio stilius turi savo vardą, pavyzdžiui, Antraštė 2 ar Raudonasis. Pastraipos stilius yra pažymėtas ženklu ¶, o simbolio stilius- a. Išsaugotas formatas pavadinimo neturi ir nėra pažymėtas jokiu simboliu, bet turi formatų aprašą, pavyzdžiui, Arial Black, 111 punktai, Žalia jūros. Kad būtų lengviau išsirinkti tinkamą stilių ar išsaugotą formatą, „Word“ programa kiekvieną sąrašo elementą pateikia naudodama jo formatus. O ties juo nutaikius pelės žymeklį, parodoma aiškinamoji kortelė su išsamiu numatytų formatų aprašu.

Svarbu mokėti ir išvalyti įvairiais būdais nustatytus formatus. Tam dabar naudojama komanda Valyti formatavimą (Clear formatting), kurios poveikis priklauso nuo to, kaip pažymimas tekstas.

 Norėdami išvalyti tiesiogiai nustatytus simbolių formatus ar simbolių stilius, pažymėkite simbolius, kurių formatus ar stilių norite išvalyti, bet įsitikinkite, kad pažymėjote ne visą pastraipos tekstą. Šiuo atveju bus išvalyti visi simboliams suteikti formatai bei stiliai ir atkurti pastraipos simbolių formatai.

 O jei norėsite išvalyti tiesiogiai nustatytus pastraipų formatus ar pastraipų stilius įkelkite įterpties žymeklį į pastraipą arba pažymėkite visą pastraipos tekstą (nebūtina pažymėti ir pastraipos simbolį), kurių formatus ar stilių norite išvalyti. Bus išvalyti visi pastraipai tiesiogiai s.uteikti formatai ir, jei buvo suteiktas ne Įprastasis stilius, pastraipai bus atkurti stiliaus Įprastasis formatai.

Meniu Redagavimas (Edit) komandos Valyti, Formatus (Clesr, Formats) ir užduočių skydelio Stiliai ir formatavimas komandos Valyti formatavimą poveikis ura visiškai vienodas.

Kaip dokumento elementui nustatyti stilių

1. Pažymėkite reikiamą dokumento elementą.

2. Jei reikia, atverkite užduočių skydelį Stiliai ir formatavimas- spustelėkite priemonių juostos mygtuką .

3. Jei reikia, pakeiskite užduočių skydelyje rodomus stilius ir formatus- išskleiskite parinktis Rodyti ir sspustelėkite tinkamą.

4. Užduočių skydelyje parinkite tinkamą stilių arba išsaugotą formatą.1.4 Kitos stilių ir formatų savybės

Stilių ir formatų savybės, kurios gali būti naudingos kuriant ilgesnius sudėtingesnės struktūros dokumentus:

 „Word“ programa kartu su stiliais pateikia formatus, jei komandos Įrankiai Pasirinktys kortelėje Redagavimas yra pažymėtas žymimasis langelis Sekti formatavimą. Jei jis nepažymėtas, sąraše Rodyti parinktis Naudojamas Formatavimas praleidžiama, o parinktis Galimas formatavimas pakeičiama į Naudojami stiliai.

 Norėdami tiksliai apibrėžti, kuriuos stilius ir išsaugotus formatus „Word“ programa turi pateikti užduočių skydelyje Stiliai ir formatavimas, sąraše Rodyti turite spustelėti parinktį Pasirinktinai (Custom). Bus atvertas dialogo skydelis Formato parametrai, kuriame galėsite tiksliai nustatyti konkrečius rodomus stilius ir formatus.

 Atkreipkite dėmesį, kad užduočių skydelio Stiliai ir formatavimas viršuje esančiame langelyje Pažymėto teksto formatavimas (Formatting of selected text) pateikiamas tuo metu dokumente pažymėto teksto stilius arba išsaugotas formatas. Spustelėję šio langelio išskleidimo rodyklę, rasite svarbiausias komandas, leidžiančias dirbti su pažymėto teksto formatais ar kitais stiliais (žr. 1 pav.)

 „Word“ programa turi komandą Pažymėti visus atvejus (Select All Instance(s)), kuri skirta visiems dokumento teksto fragmentams, turintiems tokį pat išsaugotą formatą ar stilių, pažymėti. Atlikę šią komandą, galėsite arba nustatyti kitą formatą ar stilių, arba išvalyti formatus ir tiesiogiai parinkti kitus formatus.

 Kas atsitinka su stiliais, kai būdami bet kurioje dokumento pastraipoje paspaudžiate klavišą [Enter]? Paprastai

sukuriama nauja pastraipa, turinti tokį pat stilių. Tačiau dalis stilių veikia taip, kad nauja pastraipa kuriama nauju stiliumi, pavyzdžiui, taikant stilių Antraštė 1, naujai kuriamos pastraipos stilius bus Įprastasis. Šis kitos naujos pastraipos stilius nurodomas skydelio Naujas stilius (New Style) langelyje Šios pastraipos stilius (Style for following paragraph) (žr. 2 pav.).

 Sukurti naują stilių galite spustelėję mygtuką Naujas stilius (New Style) užduočių skydelio viršuje, o pakeisti esamą stilių- nurodę komandą Modifikuoti stilių (Modify Style), kuri yra užduočių skydelio konkretaus stiliaus išskleidžiamajame mmeniu. Bus atvertas dialogo skydelis (žr. 2 pav.), kuriame nesunkiai rasite ir nustatysite jums jau gerai žinomus pastraipų ir simbolių formatus ir net sparčiuosius klavišus konkrečiam stiliui nustatyti.

 Kuriant naujus stilius, geriau remtis stiliumi Pagrindinis tekstas (Body Text), o ne stiliumi Įprastasis. Jį ir nurodykite dialogo skydelio Naujas stilius langelyje Stiliaus pagrindas. Tada lengvai bet kada galėsite jį tobulinti, nekeisdami įvairių kitų dokumento įtaisytų stilių, kurie dažniausiai yra sukurti stiliaus Įprastasis pagrindu.

 Visada rekomenduojama kur galima naudoti įtaisytuosius antraščių stilius: nuo Antraštė 11 iki Antraštė 9. Tai ne tik užtikrinta dokumento formatų vientisumą, bet ir leidžia pertvarkyti dokumento struktūrą naudojantis dokumento rodiniu Struktūra ar automatiškai sukurti dokumento turinį. Pasirinkus antraščių stilių, lengviau rasti norimą tekstą, nes velkant vertikaliosios slinkties juostos slinktuką, rodomoje aaiškinamojoje kortelėje pateikiama skyriaus antraštė. Žinokite, kad antraštės stilius yra specialus pastraipos stiliaus atvejis, jo pavadinimą sudaro žodis Antraštė (Heading) ir lygmens numeris (nuo 1 iki 9).

 Formuotės priemonių juostos stilių sąraše pateikiami tie patys stiliai ir išsaugoti formatai, kurie yra nustatyti užduočių skydelyje. Paspaudus klavišą [Shift], čia rodomas sąrašas Visi stiliai. Spustelėjus komandą Daugiau (More), pateikiamas užduočių skydelis.1.5 Formatų aprašų užduočių skydelis

Paskutinėse „Word“ programos versijose atsidaro naujas užduočių skydelis Rodyti formatavimą (Reveal Formatting) (žr. 3 pav.), kuriame patogu apžiūrėti išsamų savo dokumento teksto formatų aprašą. Skydelis aprašo ir tiesiogiai panaudotų simbolių, ir pastraipų formatų savybes, taip pat formatų savybes, suteiktas nustatant simbolių ir pastraipų stilius. Naudojantis šiuo skydeliu, galima šiuos formatus keisti, išvalyti, palyginti tarpusavyje kelis fragmentus arba kelis blokus ssu vienodais formatais.

Kaip naudotis užduočių skydeliu rodyti formatavimą

1. Pažymėkite tekstą, kuriam norite patikrinti ar pakeisti formatus.

2. Nurodykite komandą FormatavimasRodyti formatavimą- bus pateiktas užduočių skydelis (žr. 3 pav.)

3. Atvertame užduočių skydelyje galite atlikti vieną ar kelis tokiu veiksmus:

 Keisti teksto fragmento formatus: spustelėkite mėlynos spalvos pabrauktą saitą, aprašantį keičiamą formatą skydelyje, pavyzdžiui, spustelėję saitą Šriftas, atverskite dialogo skydelį Šriftas, kur galėsite pakeisti šrifto parametrus.

 Norėdami palyginti pažymėto teksto formatus su kito fragmento formatais, įjunkite žymimąjį langelį Lyginti su kita pažymėta sritimi ir pažymėkite kitą teksto fragmentą.

 Norėdami aatlikti kitus veiksmus, išskleiskite langelio Pažymėtas tekstas veiksmų meniu ir jame spustelėkite tinkamą komandą (žr. 3 pav.)2. Dokumentų šablonai

2.1 Šablonų ir vediklių paskirtis

Jau esate parengę kompiuteriu nemažai dokumentų ir neblogai žinote kylančias problemas. Pirmiausia reikia nuspręsti, kur ir ką įrašyti, kokius simbolių ir pastraipų formatus nustatyti, kaip spausdinamame lape išdėstyti įvairius dokumento formatus. Daugelį šių klausimų išspręstume lengviau, jei turėtume nepriekaištingai apipavidalintą rengiamo dokumento pavyzdį. Dar geriau būtų tą dokumentą turėti įrašytą į kompiuterio atmintinę, kad tereikėtų truputį pataisyti jo tekstą įrašant ten savąją informaciją. Kaip tik tokia ir yra pagrindinė dokumentų šablonų paskirtis. Bet kokiam rengiamam dokumentui būtinai turi būti parinkti tokie parametrai: pagrindinio teksto pastraipos stilius, pavyzdžiui, Įprastasis su Tiems New Roman 12 punktų šriftu, bent trijų lygmenų antraščių stiliai (Antraštė 1, Antraštė 2 ir Antraštė 3); keletas būtinų spausdinimo puslapio parametrų: puslapio orientacija, pavyzdžiui, Stačias, ir puslapio paraštės (Kairėje, Dešinėje, Viršuje, Apačioje). Išvardyti parametrai yra įrašyti naujo tuščio dokumento šablone Tuščias dokumentas (Blank document). Pagal jį sukurtas dokumentas visada pateikiamas atvėrus „Word“ programos langą ar spustelėjus standartinės priemonių juostos mygtuką . Tačiau „Word“ programa turi kelias dešimtis kitų, sudėtingesnių įtaisytų šablonų, padedančių parengti labai įvairius dokumentus, pradedant adresų ant voko išspausdinimu ir baigiant disertacijomis ar knygos maketais. ŠŠiuose šablonuose pateikiami ne tik keli pastraipų stiliai ir spausdinimo parametrai, bet ir teksto pavyzdžiai, išsamios jų užpildymo instrukcijos, parankamų alternatyvių reikšmių laukai ir kitos priemonės. Paskutinėje „Word 2003“ versijoje dažniausiai vartojami šablonai pateikiami ir anglų, ir lietuvių kalba, todėl garai tinka abiejų kalbų raštams, laiškams ir kitiems dokumentams rengti.

Šablonas (template)- tai specialaus tipo dokumentas, padedantis vartotojui rengti dokumentus ir pateikiantis tam tikras priemones galutiniam dokumento apipavidalinimui.

Šablonas gali turėti tokius elementus ir priemones:

 vienodą visiems šio tipo dokumentams tekstą arba grafikos objektus;

 stilius;

 automatinio teksto elementus;

 makrokomandas;

 meniu ir suteiktus veiksmų atlikimo sparčiuosius klavišų derinius;

 sukurtas individualias arba modifikuotas priemonių juostas.

Šablonų reikmenų plėtiniai yra .dot, jos vaizduojamos ženkliuku . Dokumento šablonai naujiems dokumentams kurti pasirenkami užduočių skydelio Naujas dokumentas skyriuje Šablonai nurodžius reikiamą komandą.

Jau esate susipažinę su keliais „Microsoft Office“ programų vedikliais (wizard). Analogiškai „Word“ rašyklėje yra sukurtos specialios programos – dokumento kūrimo vedikliai, kurių paskirtis – padėti vartotojui sukurti dažniausiai naudojamus dokumentus ir juos profesionaliai apiforminti.

Dokumentų kūrimo vediklis – tai viena iš „Word“ programos sudedamųjų dalių, palengvinanti dokumento sukūrimą ir jo formatų sutvarkymą.

Naudojanti vedikliu, pagal atsakymus į specialius klausimus surinkti duomenys saugomi atitinkamuose dokumento dalyse, suteikiant joms reikiamus formatus. Vediklių rinkmenų plėtiniai yra .wiz, jie vaizduojami ženkliuku . Vedikliai naujiems dokumentams kurti iškviečiami užduočių skydelyje NNaujas dokumentas skyriuje Šablonai komanda Mano kompiuteryje atversto dialogo skydelio Šablonai kortelėse (žr. 4 pav.) pasirinkus tinkamą vediklį.

Dalis šablonų ir vediklių įkeliami į kompiuterį diegiant „Word“ programą, kita dalis- tik specialaus diegimo metu. Kai kuriuos šablonus galima įsirašyti iš kompaktinių diskelių arba parsisiųsti iš Microsoft.com svetainės.

Naudojantis šablonais ir vedikliais, galima sukurti juridinius dokumentus, laiškus, faksimilinius pranešimus, ataskaitas, disertacijas, žinynus, biuletenius, instrukcijas, brošiūras, kalendorius, žiniatinklio puslapius, tvarkaraščius, dienotvarkes, reziumė, užsakymus, sąskaitas- faktūras ir kt.2.2 Šablonų naudojimas dokumentams kurti

Norint pasinaudoti šablonais ir vedikliais, tiekiamais kartu su „Word“ programa, užtenka komanda FailasNaujas (FileNew) į ekraną iškviesti užduočių skydelį Naujas dokumentas ir jame spustelėti komandą Mano kompiuteryje. Ekrane bus pateiktas dialogo skydelis Šablonai (žr. 4 pav.), kuriame šablonai ir vedikliai yra sugrupuoti kortelėse pagal jų taikymo sritis. Norėdami rasti tinkamą šabloną, atverskite reikiamą kortelę ir spustelėkite tinkamo šablono ženkliuką (be lazdelės). Ekrane bus pateiktas dokumentas, kurį galima redaguoti. dukart spustelėję voko ženklą , įkelsite kitą rinkmeną, kurioje yra duoto šablono taikymo pavyzdys kartu su išsamia jo pildymo instrukcija. Beje, „Word 2003“ versijose svarbesnių dokumentų šablonai pateikiami ir anglų (pirmasis ženkliukas tuo pačiu pavadinimu), ir lietuvių kalbomis.

Jums beliks dokumento pavyzdyje pateiktą tekstą (įmonės pavadinimą, adresus ir kt.) pakeisti savuoju. Taip pat galite iš specialaus lauko

parankiniame meniu pateikiamų alternatyvų (šis meniu atveriamas spustelėjus pažymėtą lauką dešiniuoju pelės klavišu) parinkti tinkamą kreipinį ar baigiamąją laiško frazę. Galiausiai instrukcijos tekstą pakeiskite laiško tekstu. Kai tai padarysite, laiškas bus baigtas, jame bus išlaikyti visi tokiam laiškui keliami reikalavimai, jį galėsite siųsti ir į užsienį, ir oficialiam asmeniui, ir draugui. Jei pirmąjį tokį galutinai parengtą laišką išsaugosite kaip šabloną, kitus laiškus parengti bus dar paprasčiau.3. Dokumentų formos

3.1 Dokumentų formos. Laukai

Laukas (Form Field) yra rezervuota dokumento vieta, skirta duomenų įįvedimui. Duomenys gali būti paprasčiausias klaviatūra renkamas tekstas, laikas įvedamas automatiškai pagal kompiuterio laikrodį, pasirenkami duomenys iš anksčiau sudaryto sąrašo arba tik pažymėjimas (check box). Dokumento formos paruošimas:

 Surinkite tekstą, kuris kartosis visuose dokumentuose.

 Ten, kur tekstas bus skirtingas, įterpkite laukus.3.2 Laukų įterpimas. Tekstinis laukas

Ten, kur reikalingas laukas, padėkite kursorių. Meniu temoje Insert pasirinkite komandą Form Field. Laukelyje Type nurodykite lauko tipą. Pažymėkite Text. Pasirinkto lauko parametrų nustatymas. Paspauskite klavišą Options. Nustačius parametrus ir uždarius visus dialogo langus, tekstinis laukas matomas kaip ppilkos spalvos stačiakampis, „Taip-Ne“ tipo laukas (check box)- kvadratėlis, sąrašo tipo lauke- pirmasis pasirinkimas iš sąrašo.

Jei norite kaisti laukų parametrus , dukart paspauskite pelės klavišą ant lauko (arba kontekstiniame meniu pasirinkite komandą Form Field Options)- atsidarys dialogo langas- Text (Drop DDown, check box) Form Field Options. Kad sukurta dokumento forma būtų galima naudotis, dokumentą reikia apsaugoti nuo įrašymų. Meniu tema Tools komanda Protect Document. Pasirinkite komandą Forms. Uždraudus įrašymą į dokumentą, įvesto teksto redagavimas negalimas. Tekstą (ar kitus duomenis) galima įvesti tik į laukų vietas. Iš vieno lauko į kitą pereinama pele arba Tab klavišo paspaudimu. Priėjus prie sąrašo lauko, pele pasirinkite iš sąrašo tekstą. Formatavimo ir įterpimo komandos neveiks. Tekstas laukuose bus renkamas tokiu šriftu, koks buvo toje vietoje įterpinėjant lauką. Sukurtą dokumento formą įrašykite į failą kaip šabloną.

Jei norite formą redaguoti, meniu temoje Tools pasirinkite komandą Unprotect. Jei buvo įvestas slaptažodis, tai nuimant uždraudimus jo pareikalaus. Įvedus slaptažodį neteisingai, formos redagavimas negalimas.3.4 Pagalbos tekstas

Kiekvieno lauko parametrų nustatymo dialogo llange galima nurodyti, kad, užėjus ant lauko, būtų rodomas pagalbos tekstas pranešimų juostoje arba pateikiamas paspaudus klavišą F1. Dialogo lange paspauskite klaviš Add Help Text.

Prisiminkite:

 Jei duomenys yra įvedami kitokie negu nurodytas lauko tipas, „Word“ jų nepriima. (Pvz., nurodytas lauko tipas skaičius, o įvedamas tekstas).

 Kol neuždraustas dokumento redagavimas (Protect document), sukurti laikas prasmės neturi.Išvada

Aptarus šias automatines dokumento kūrimo ir formatų tvarkymo priemones: stilius, šablonus, vediklius, dokumentų formas ir laukus, tikriausiai dirbti su „Word“ dokumentais pasidarė dar lengviau. Išsiaiškinome kiek ir kokius fformatus dokumente geriausia naudoti, kaip išlaikyti vientisą sudėtingos struktūros dokumento stilių ir kaip, negaištant daug laiko ir pastangų, sukurti gerą ir gražų dokumentą. Visa tai mums padeda atlikti anksčiau paminėtos priemonės.Priedai

Dalykinė rodyklė

antraštė

knygos ar straipsnio pavadinimas, 5

dokumente

reikalų raštas, 8

formatus

knygos, lapo, brėžinio, paveikslo, nuotraukos ir pan. dydis, 6

komandos

nustatytos formos įsakymas žodžiu, 10

lentelės

kas išdėstyta skiltimis, skaičiais ir pan., 6

pagrindinis

pagrindas, 11

parametrų

raidinid koeficientas, kiekvienu konkrečiu atveju turintis pastovią reikšmę, 15

pastraipos

teksto dalis, prasidedanti nauja eilute, 4

šablonai

pavyzdyd pagal kurį gaminami vienodi daiktai, 14

tekstui

rišlus kalbos darinys, 8Literatūros sąrašas

Šakys V., „Informacinių technologijų vadovas: nepakeičiamas rengiantis ECDL pažymėjimui gauti“ , Kaunas: Šviesa, 2005

Starkus B., Pasmokytė A., „Word XP versle“, Kaunas: „Smaltijos“ leidykla, 2