Duomenų bazės
5 darbas. Duomenų bazės
Darbo tikslas – įgyti pirmuosius darbo su duomenų bazėmis (DB) įgūdžius, susipažinti su duomenų bazių valdymo sistema (DBVS) Microsoft Access ir jos galimybėmis.
1. Teorinė dalis
A. Microsoft Access aplinka ir darbo principai
Microsoft Access (toliau MS Access) yra viena populiariausių vidutinės apimties DBVS. Jos angliško pavadinimo “Access” lietuviškas atitikmuo yra “Kreiptis” (į duomenis). Ji tinka kurti DB, kurias sudaro dešimtys ar šimtai tūkstančių įrašų ir kuriomis naudojasi nedidelis vartotojų skaičius. MS Access dažniausiai naudojama saugoti ir apdoroti informaciją vidutinėse iir mažose įmonėse bei organizacijose. MS Access yra reliacinė DBVS /1/: duomenys pateikiami kaip normalizuotų dvimačių lentelių rinkinys. MS Access pagrindinės funkcijos yra šios:
• DB struktūros kūrimas;
• DB užpildymas ir redagavimas;
• duomenų peržiūra, vaizdavimas vartotojui tinkama forma;
• navigacija DB;
• duomenų rikiavimas (rūšiavimas), filtravimas, paieška.
MS Access vykdo ir eilę kitų, pagalbinių, bet labai svarbių funkcijų: užtikrina duomenų korektiškumo ir vientisumo kontrolę; įgalina atlikti įvairius matematinius, statistinius skaičiavimus; leidžia įslaptinti tam tikrus duomenis ir uždrausti nesankcionuotą kreiptį į juos. Be to, vartotojas, naudodamas DDBVS priemones (makrokomandas, SQL ar Visual Basic kalbą), gali sukurti savąją meniu sistemą ir taikomąsias programas, skirtas specifiniams poreikiams tenkinti. Minėtoms funkcijoms atlikti MS Access turi specialius instrumentus – grafinius dizainerius, vedlius (meistrus), išraiškų konstruktorius, programų generatorius ir kt.
MS Access ppriemonėmis sukurta reliacinė DB išsaugoma faile, kuriam suteikiamas plėtinys mdb. Šiame faile saugomos ne tik dvimatės lentelės su duomenimis, bet ir kiti objektai.
Lentelės (Tables). Jose, kaip minėjome, saugomi duomenys. Kiekvienoje lentelėje nurodomi laukai ar jų rinkiniai, įgyjantys tik nepasikartojančias reikšmes. Vienas jų paskelbiamas pirminiu raktu, vienareikšmiškai apibrėžiančiu kiekvieną lentelės įrašą. Lentelė yra bazinis MS Access objektas. Kiti objektai yra išvestiniai ir gali būti sudaromi, kai sukurta bent viena lentelė.
Užklausos (Queries). Įgalina atrinkti duomenis pagal tam tikrus požymius (kriterijus) ir, jei reikia, juos modifikuoti ar pašalinti. Taigi užklausų dėka iš DB galima bet kuriuo momentu išrinkti reikalingą informaciją.
Formos (Forms). Palengvina įvesti, peržiūrėti ir redaguoti duomenis. MS Access priemonėmis vartotojas gali sukurti vaizdžias ir informatyvias formas.
Ataskaitos (Reports). Įgalina sukurti ir spausdinti įvairius ddokumentus pagal DB sukauptus duomenis. Juos galima rikiuoti, grupuoti, atlikti skaičiavimus.
Puslapiai (Pages). Tai dialoginiai WEB puslapiai, kurie palaiko dinaminį ryšį su DB ir leidžia juose atvaizduoti ir redaguoti MS Access duomenis.
Makrokomandos (Macros). Naudojamos aprašyti veiksmų sekoms, kurios aktyvizuojamos, vartotojui išrinkus atitinkamą meniu punktą ar paspaudus mygtuką.
Moduliai (Modules). Tai programuotojo sukurtos procedūros ir funkcijos, kurios rašomos Visual Basic kalba.
Tarp DB lentelių turi būti nustatomi ryšiai (Relationships). Jie reikalingi kuriant užklausas, ataskaitas, kontroliuojant duomenis ir pan.
MS Access darbo aplinkoje (žr. 1 pav.) iišsiskiria pagrindinis ir DB langai. Abiejuose languose yra: antraštė, darbo sritis ir valdymo mygtukai. Pagrindiniame lange dar yra meniu juosta, įrankių (piktogramų) juosta, persukimo juostos (ne visada matomos) bei informacinė eilutė. Pagrindiniame lange talpinami visi kiti langai, kurie atsiranda darbo eigoje (tarp jų ir DB langas). DB lange matomas DB objektų stulpelis ir operacijų vykdymo mygtukai. Bet kuriuo metu aktyvus gali būti tik vienas langas (tas, kuriame dirba vartotojas).
1 pav. MS Access darbo aplinka
Darbo su MS Access pradžioje meniu juostoje talpinamos tokios veiksmų grupės:
• File – veiksmai su DB failais;
• Edit – tekstinių ir įvairių kitų elementų redagavimo operacijos;
• View – meniu, įrankių juostų, langų bei jų elementų vaizdavimo valdymas;
• Insert – naujų objektų kūrimas;
• Tools – pagalbiniai instrumentai, darbo aplinkos nustatymas;
• Window – manipuliavimas su langais;
• Help – pagalba (žinynas).
Darbo eigoje meniu juostoje galima iššaukti papildomas veiksmų grupes, kaip antai:
• Format – tekstinių ir kitų elementų formavimas;
• Records – lentelių įrašų tvarkymas ir vaizdavimas;
• Relationships – ryšių tarp lentelių nustatymas;
• Filter – lentelių įrašų filtravimas;
• Query – veiksmai su užklausomis (sudarymas, tvarkymas, vykdymas);
• Run – makrokomandų vykdymas.
Svarbiausi darbo MS Access aplinkoje principai yra šie.
1. Iškvietus MS Access, galima arba kurti naują DB (t.y. failą su plėtiniu mdb), arba atidaryti jau egzistuojančią (t.y. aanksčiau sukurtą) DB.
2. Kuriant (arba atidarant) DB, būtina nurodyti katalogą (esant reikalui ir diską), kuriame bus (arba jau yra) saugomas DB failas, taip pat to failo vardą.
3. Bet kuriuo momentu gali būti atidaryta (aktyvi) tik viena DB, kuri apdorojama DB lange. Atidarant naują DB, senoji automatiškai uždaroma.
4. Dirbama su įvairiais DB objektais jiems atitinkančiuose languose. Tie langai autonomiškai atidaromi, uždaromi, su jais galima įvairiai manipuliuoti. Gali būti atidaryta daug langų vienu metu, bet tik vienas yra aktyvus.
5. Kiekvienam naujai sukuriamam objektui turi būti suteiktas vardas. Jis rašomas pagal tipines vardų rašymo taisykles (galima rašyti ir lietuviškomis raidėmis, tačiau patartina – lotyniškomis). Vardas suteikiamas išsaugant naują objektą atitinkamos komandos arba piktogramos pagalba. Objektą išsaugoti galima ir uždarant su tuo objektu susijusį langą.
6. Su kiekvienu DB objektu dirbama atskirame lange. Yra numatyti du darbo režimai:
a) operatyvusis režimas, – kai mes peržiūrime, redaguojame, ieškome informacijos ir pan;
b) projektavimo (design) režimas, – kai mes kuriame, keičiame objekto struktūrą, ruošinį (šabloną), pvz. lentelės struktūrą.
7. Turi būti aiškiai skiriamos dvi veiksmų, atliekamų MS Access aplinkoje, klasės:
a) veiksmai, atliekami su DB failu;
b) veiksmai, atliekami su DB objektais (lentelėmis, užklausomis ir pan.).
8. DB lango uždarymas reiškia tuo pačiu ir DB uždarymą. Be to, DB galima uždaryti ir komandos File Close pagalba.
B. Lentelių kūrimas
Kuriant lentelę reikia nurodyti kkiekvieno lauko vardą (Field Name) ir jame saugomų duomenų reikšmių tipą (Data Type). Konkrečioje lentelėje kiekvienam laukui turi būti suteiktas vardas, kurį gali sudaryti keli žodžiai. Bendras lauko vardo ilgis negali viršyti 64 simbolių. Lauko varde negali būti įvairių skiriklių, pvz. „.“, „[„, „]“ ir pan. Be to, reiktų vengti ilgų sudėtinių vardų. Pilnesnį lauko aprašymą ir jo paskirtį galima nurodyti Description skiltyje.
Laukų (t.y. jų reikšmių) tipas parenkamas atsižvelgiant į tai, kokio pobūdžio informacija juose bus saugoma. Pagrindinių galimų duomenų (laukų) tipai pateikti 1 lentelėje.
1 lentelė. Duomenų tipai
Tipas Vertimas Panaudojimas Dydis
Text Tekstinis Simbolių eilutė Iki 255 baitų
Number Skaitmeninis Skaičiai 1,2,4 8 ar 14 baitų
Date/Time Data/Laikas Data ir laikas 8 baitai
Currency Piniginis Pinigų sumos 8 baitai
Yes/No Loginis Reikšmės TRUE (TAIP) ir FALSE (NE) 1 bitas
Auto Number Skaitiklis Automatiškai generuojamas sveikas, kitur šiame stulpelyje nepasikartojantis, skaičius 4 baitai
Memo Komentarai Paaiškinantis tekstas, sakiniai, pastraipos ir pan. Iki 64000 baitų
OLE object OLE objektas Įvairialypė informacija (diagramos, paveikslai, videovaizdai ir kt) Iki 1 GB
Hyperlink Hiper nuoroda Kreiptis (perėjimas) į WEB puslapį ar failą diske
Nurodžius lauko vardą ir tipą, skiltyje Field Properties gali būti nurodomos papildomos lauko savybės (charakteristikos). Lauko savybių rinkinys priklauso nuo pasirinkto lauko tipo. Panagrinėsime pagrindines laukų savybes.
1. Lauko dydis (Field Size). Jis Text ir Number tipo laukams nustato maksimalią saugojamų duomenų apimtį. Tekstiniame lauke gali būti nuo 1 iki 255 simbolių (paprastai Text tipo laukui automatiškai suteikiama 50 simbolių apimtis). Sudarant lentelę
reikia stengtis, kad tekstinių laukų plotis atitiktų juose laikomus duomenis. Pavyzdžiui, 50 simbolių bus aiškiai per daug, jei lauke bus saugomos valstybių pavadinimų santrumpos iki 3 raidžių. Žinoma, 47 papildomi simboliai užima palyginti nedaug vietos, tačiau jei lentelėje būtų saugoma 100000 įrašų, gautume apie 4.7 MB tuščiai užimtos atminties. Skaitmeninių laukų dydžiai gali būti tokie:
a) Byte (baitas) – sveiki skaičiai nuo 0 iki 255;
b) Integer (sveikas) – sveiki skaičiai nuo 32768 iki +32767;
c) Long Integer (ilgas sveikas) – sveiki skaičiai nuo 2147483648 iki +2147483647;
d) Single (viengubo tikslumo) – skaičiai nuo 3.41038 iki 3.41038, turintys 6 dešimtainius skaitmenis po taško (kablelio);
e) Double (dvigubo tikslumo) – skaičiai nuo 1.79710308 iki 1.79710308, turintys 10 dešimtainių skaitmenų po taško.
f) Decimal (dešimtainis) – skaičiai nuo –10-28 iki 1028 –1, turintys iki 28 dešimtainių skaitmenų.
2. Formatas (Format). Parenkant lauko formatą galima keisti duomenų vaizdavimą. Number, Currency ir AutoNumber tipo laukams yra sudaryti tokie standartiniai formatai:
a) General Number (bendras) – suteikiamas pagal nutylėjimą. Trupmeninės dalies dešimtainių skaitmenų skaičius priklauso nuo duomenų ttikslumo, pvz., 3456.789;
b) Currency (piniginis) – prie skaičiaus prirašomi valiutiniai simboliai ir jis vaizduojamas dviejų dešimtainių skaitmenų po taško tikslumu, pvz., $3,456.79;
c) Fixed (fiksuotas) – visada yra matomas bent vienas dešimtainis skaitmuo prieš tašką ir du skaitmenys po taško, pvz., 33456.79;
d) Standard (standartinis) – matomi du trupmeninės dalies skaitmenys po taško ir tūkstančių skiriamieji ženklai (kableliai), pvz., 3,456.79;
e) Percent (procentinis) – parodoma padauginto iš šimto skaičiaus reikšmė su prirašytu procento simboliu, pvz., 123.00%;
f) Scientific (mokslinis) – skaičius vaizduojamas eksponentine forma, pvz., 3.46E+03.
Date/Time tipo laukams galioja tokie formatai:
a) General Date (bendrasis datos formatas), kurį suteikia sistema automatiškai, jei vartotojas nenurodo kito, pvz., 94.6.19 17:34:23 ar 6/19/94 5:34:23 PM;
b) Long Date/Time (ilgas datos/laiko formatas) – pvz., 1994 birželis 19, sekmadienis 17:34:23 ar Sunday, June 19, 1994 /5:34:23PM;
c) Medium Date/Time (vidutinis datos/laiko formatas) – pvz., 94 birž. 19 17:34 ar
19-Jun-94 5:34PM;
d) Short Date/Time (trumpas datos/laiko formatas) – pvz., 94.6.19 17:34 ar
6/19/94 17:34.
Lauko tipui Yes/No galimi tokie formatai: True/False (Tiesa/Melas), Yes/No (Taip/Ne), On/Off ((Įjungta/Išjungta).
3. Dešimtainių pozicijų skaičius (Decimal places). Number ir Currency tipo laukų duomenis galima vaizduoti norimu tikslumu, t.y. parinkti matomų po taško dešimtainių skaitmenų kiekį (nuo 0 iki 15). Nutylima Decimal Places reikšmė yra Auto, kuriai esant Currency, Fixed, Standard ir Percent formatų skaičiai vaizduojami dviejų skaitmenų po taško tikslumu, o General – tokiu, kaip pateikiami duomenys, pvz. 1.377777.
4. Tikrinimo taisyklė (Validation Rule) ir įspėjimo tekstas (Validation Text). Yra galimybė tikrinti įvedamų lauko reikšmių korektiškumą (netaikoma Memo, OLE object, Auto Number tipo laukams). PPavyzdžiui, įrašius skiltyje Validation Rule tikrinimo sąlygą <100, bus galima įvesti tik mažesnius už 100 skaičius. Bandant įvesti didesnį skaičių, sistema išves skiltyje Validation Text įrašytą tekstą, pvz. „Skaičius turi būti mažesnis už 100″. Bendru atveju skiltyje Validation Rule gali būti įrašyta loginė išraiška arba kreipinys į specialią funkciją. Loginę išraišką sudaro išraiškos operandai, sujungti loginių operacijų ženklais (OR, AND). Prieš operandą gali būti žodis NOT, reiškiantis inversijos operaciją. Operandais gali būti:
• lentelių laukų vardai, kurie rašomi stačiakampiuose skliausteliuose, pvz., [fakultetas]. Taip pat rašomi ir lentelių vardai. Lentelės vardas atskiriamas nuo lauko vardo šauktuku (!), pvz., [grupes]![fakultetas]);
• skaičiai (pvz., 78; 56.4);
• tekstas (rašomas tarp kabučių, pvz., „EUROPA“, „Kaunas“);
• funkcija (kitaip tariant, kreipinys į funkciją, pvz., AVG(), kuri atlieka vidurkio skaičiavimą);
• santykių išraiškos, kurių ženklai yra šie: = (lygu), > (daugiau), < (mažiau), <> (nelygu), >= (daugiau arba lygu), <= (mažiau arba lygu). Pvz., [grupe]=“VB-8/6″.
Tikrinimo taisyklių pavyzdžiai:
a) įvesta loginė išraiška >5 OR <5 nurodo, kad galima įvesti skaičius, didesnius už 5 arba mažesnius už –5;
b) įvesta išraiška Between 10 And 100 tikrina, ar reikšmė patenka į uždaro intervalo [10, 100] ribas;
c) išraiška Like „Ruošinys“ skirta tikrinti, ar Text ir Memo tipo laukų reikšmės atitinka nurodytam ruošiniui. Jam sudaryti naudojami šie simboliai: ? (rodo ttik raidę); (rodo vieną arba daugiau nei vieną simbolį, arba nerodo nieko); # (rodo vieną skaitmenį nuo 0 iki 9); [raidės] (rodo raidę, esančią saraše raidės); [!raidės] (rodo raidę, nesančią saraše raidės). Pvz.: Like „K###“ nurodys tekstą, kuris susideda iš raidės K ir trijų skaitmenų; Like „[!ABC] – bet kurį simbolį, išskyrus A,B,C. Užpildant skiltį Validation Rule, galima pasinaudoti išraiškų konstruktoriumi (Expression Builder), kuris iškviečiamas, paspaudus mygtuką ..
5. Įvesties kaukė (Input Mask). Text, Number, Currency ir Date/Time tipo laukams galima nurodyti įvesties kaukę (trafaretą), kuri bus matoma įvedant lauko reikšmę. Įvesties kaukės palengvina duomenų įvedimą, suteikia vaizdumo. Sudarant įvesties kaukę, naudojami specialūs simboliai, dažniausiai vartojami pateikti 2 lentelėje.
2 lentelė. Įvesties kaukės simboliai
Simbolis Galima įvesti
0 Dešimtainį skaitmenį be ženklo (skaitmenį įvesti būtina)
9 Dešimtainį skaitmenį be ženklo (skaitmenį galima praleisti)
# Dešimtainį skaitmenį, tarpą, ženklus ar + (simbolį galima praleisti)
L Būtina įvesti bet kokią raidę
? Galima įvesti ar praleisti bet kokią raidę
A Būtina įvesti raidę ar skaitmenį
a Galima įvesti arba praleisti raidę arba skaitmenį
& Būtina įvesti bet kokį simbolį arba tarpą
Nurodo, kad kitas simbolis turi būti parodomas nepakeistas
„abc“ Nurodo, kad eilutė abc turi būti parodoma nepakeista
Pavyzdžiui, jei sudaryta įvesties kaukė LLL000;0;?, tai vedant duomenis ji suformuos ekrane eilutę ??????. Šablono pabaigoje po „; “ užrašytas simbolis „?“ nurodo vartotojui duomenų atskirų simbolių įįvedimo vietas. Po pirmojo “;” užrašytas “0” nurodo, kad saugoma pilna įvesta lauko reikšmė (“1” rodytų, kad nėra sugomi kaukės automatiškai įvedami pastovūs simboliai). Galimų įvedamų reikšmių pavyzdžiai: BJL481, AAA111. Įvesties kaukė (999″)-„000;0;C suformuos eilutę (CCC)-CCC. Naudojant šią kaukę, gali būti įvedamos tokios reikšmės: (242)-512, ()-333 ir pan. Įvesties kaukės sudarymui gali būti panaudotas jos sudarymo vedlys (Input Mask Wizard), kuris iškviečiamas, paspaudus mygtuką ..
6. Nutylėta reikšmė (Default Value). Laukams galima suteikti nutylėtą reikšmę, kuri pasirodys įvedinėjant lentelės įrašus (netaikoma OLE object ir Auto Number tipo laukams). Ši reikšmė užrašoma skiltyje Default Value. Pavyzdžiui, užrašius čia funkciją DATE(), iš karto atitinkamame lentelės lauke pasirodys šios dienos data.
7. Būtina reikšmė (Required). Skiltyje Required parinkus variantą Yes, sistema kontroliuos, kad įvedant duomenis šio lauko reikšmė būtų įvesta. Parinkus variantą No, lentelės įrašas bus įvestas ir nenurodžius šio lauko reikšmės. Tai aktualu tuomet, kai pildant DB ne visų laukų reikšmės iš anksto žinomos (jas galima įvesti vėliau).
8. Leidžiamas nulinis ilgis (Allow Zero Length). Galima leisti (variantas Yes), ar uždrausti (No) į Text, Memo ar Hyperlink tipo laukus įrašyti tuščias tekstines eilutes.
9. Paaiškinimas (Caption). Peržiūrint duomenis laukų vardai MS Access objektuose (Tables, Queries, Forms, Reports) gali būti pakeisti pilnesniais ir išraiškingesniais, kurie nurodomi šioje skiltyje.
10. Indeksavimas (Indexed). Jei laukas
neindeksuojamas, tuomet parenkamas variantas No. Indeksuojant pirminius ar galimus raktus parenkamas variantas Yes (No Duplicates). Šiuo atveju lentelėje negalės būti įvestos pasikartojančios šio rakto reikšmės. Jei indeksuojamas laukas nėra raktas arba yra sudėtinio rakto dalis, tuomet parenkama Yes (Duplicates OK). Pastaba: Memo, OLE object ir Hyperlink tipo laukai negali būti indeksuojami.
11. Suspaustas kodas (Unicode Compresion). Naudojamas tik Text, Memo, Hyperlink tipo laukams, kurie saugomi Unicode formate (vieno simbolio saugojimui skiriami 2 baitai). Jei parenkamas variantas Yes, tuomet laukai, talpinantys lotyniško alfabeto rraides, bus saugomi suspaustoje formoje (vieno simbolio saugojimui skiriamas 1 baitas).
Kiekvienai lentelei turi būti apibrėžtas pirminis raktas (Primary Key), t.y. laukas ar jų rinkinys, kurio reikšmės lentelėje nesikartoja. Tai patogiausia atlikti taip: pažymėjus reikiamą lauką ar laukus (šiuo atveju reikia spausti klavišą Ctrl ir, jo neatleidžiant, pele pažymėti reikiamus laukus), paspausti mygtuką Primary Key arba išrinkti meniu punkto Edit operaciją Primary Key. Nustatytą pirminį raktą sistema indeksuoja automatiškai (tokia indeksų seka turės vardą PrimaryKey). Be to, lentelės visos indeksų sekos ggali būti sukurtos naudojant langą Indexes, kuris iškviečiamas, atlikus komandų seką ViewIndexes. Nustatant ryšius tarp lentelių būtina, kad bent vienas iš laukų (ar jų rinkinių) būtų indeksuotas. Be to, siejančiųjų laukų tipai bei formatai turi būti vienodi.
C. Formų, užklausų ir aataskaitų kūrimas
Formos. Pagrindinė formų paskirtis – suteikti DB vartotojui galimybes vaizdžiai ir patogiai peržiūrėti, modifikuoti bei įvesti duomenis. Formos naudoja duomenis, kurie saugomi lentelėse ar gaunami vykdant užklausas. Forma, naudojanti vienos konkrečios lentelės ar užklausos duomenis, vadinama paprasta. Jei viena forma įdedama į kitą ir turi duomenis, paimtus iš kelių susietų lentelių, ji vadinama sudėtine. Šiuo atveju sukuriamos pagrindinė (Main) ir jai pavaldi pagalbinė (Subform) formos. Kuriant formas verta naudoti formų vedlį (Form Wizard) Atsakant į jo pateiktus klausimus sukuriamas pradinis formos variantas (ruošinys) ir toliau, jei reikia, projektavimo (Design) režime jis koreguojamas ar papildomas. Projektavimo režime galima keisti esamų formos elementų išdėstymą, matmenis, formatus bei įvesti naujus elementus (įvairius užrašus, sąrašus, valdymo elementus ir kt.). Šiuo atveju patogu naudoti fformos projektavimo įrankių „dėžutę“ (Toolbox), kuri atsiranda ekrane, įvykdžius veiksmų seką ViewToolbox. Formose, kaip ir lentelėse, galima atlikti navigaciją, duomenų rikiavimą, filtravimą ir paiešką.
Užklausos. Jos dažniausiai kuriamos, kai reikia atlikti tam tikrų duomenų paiešką (atranką), nors gali būti sudaromos ir duomenų modifikavimui. Vykdant užklausas, duomenys gali būti imami iš atskirų lentelių, susietų lentelių ar kitų užklausų. Yra tokie pagrindiniai užklausų tipai:
a) paprastos, t.y. surenkančios duomenis iš vienos ar kelių lentelių;
b) atrenkančios, t.y. imančios duomenis iš vienos ar kelių lentelių pagal ssuformuotą atrankos kriterijų;
c) skaičiuojamosios, kuriose formuojami laukai su apskaičiuotomis reikšmėmis;
d) suvestinės, kuriose galimas duomenų grupavimas ir duomenų grupių charakteristikų skaičiavimas;
e) parametrinės, kuriose gali būti keičiamos paieškos kriterijaus parametrų reikšmės (jas įvedant);
f) kryžminės, – jose duomenys turi formatą, panašų į tą, kuris naudojamas elektroninėse lentelėse (skaičiuoklėse).
Konkrečioje užklausoje gali būti apjungti įvairūs jų tipai.
Ataskaitos. Jos naudojamos išvesti iš DB duomenis pageidaujama vartotojui forma. Ataskaitų duomenys gali būti gaunami iš atskirų ar susietų lentelių bei užklausų. Ataskaitose juos galima įvairiai rikiuoti, grupuoti, atlikti įvairius skaičiavimus. Ataskaitų, panašiai kaip ir formų, kūrime tikslinga naudoti ataskaitų vedlį (Report Wizard) suformuoti jos ruošinį, o vėliau (jei reikia) jį redaguoti.
D. Veiksmų, atliekamų MS ACCESS aplinkoje, aprašymas
1. Kaip iškviesti darbui MS Access?
Išrinkti atitinkamą piktogramą ir du kartus spustelėti kairįjį pelės mygtuką arba atlikti veiksmų seką: StartProgramsMicrosoft Access.
2. Kaip pradėti kurti naują duomenų bazę?
a) FileNew Database arba atsivėrusiame lange pažymėti Blank Access Database; b) paspausti mygtuką OK; c) skiltyje Save in parinkti darbinį katalogą; d) teksto eilutėje File name įrašyti DB failo vardą; e) jei reikia, dialogo lango sąraše Save as type išsirinkti failų tipą Microsoft Access Databases (*.mdb); f) paspausti mygtuką Create.
3. Kaip atidaryti DB?
a) FileOpen Database; b) skiltyje Look in parinkti darbinį katalogą; c) teksto eilutėje File name įrašyti (arba įįkelti) DB vardą; d) jei reikia, dialogo lango sąraše Files of type išsirinkti failų tipą Microsoft Access Databases (*.mdb); e) paspausti mygtuką Open.
4. Kaip parinkti šriftą informacijos vaizdavimui?
ToolsOptions; Datasheet sąraše Default Font reikia išsirinkti vieną lietuvišką šriftą (rekomenduotina Times New Roman Baltic arba Times New Roman) ir paspausti mygtukus Apply ir OK.
5. Kaip iškviesti dizainerį naujos DB lentelės sukūrimui?
a) DB lange išsirinkti skyrelį Tables; b) paspausti mygtuką New, esantį DB lange, arba InsertTable (prieš tai turi būti atidarytas duomenų bazės langas!); c) dialogo lange New Table išsirinkti punktą Design View ir paspausti mygtuką OK.
6. Kaip suformuoti lentelės struktūrą?
a) iškviesti dizainerį lentelės sukūrimui (žr. 5); b) lentelės dizainerio lango skiltyje Field Name nurodyti laukų vardus, skiltyje Data Type – laukų tipus (laukų tipų sąrašą galima gauti, paspaudus kairįjį pelės mygtuką, o po to – mygtuką ), o skilties Field Properties skyrelyje General – papildomas laukų savybes (charakteristikas); c) jei reikia, atidaryti lentelės indeksų (raktų) nustatymo langą (ViewIndexes); d) indeksų nustatymo lango skiltyje Index Name nurodyti indeksų sekų (raktų) vardus, skiltyje Field Name – atitinkamų laukų vardus, skiltyje Sort Order – rikiavimo tvarką, o skiltyje Index Properties – papildomas indeksų savybes; e) uždaryti lentelės indeksų nustatymo langą (ViewIndexes arba papausti lango uždarymo mygtuką); f) išsaugoti llentelės struktūrą (žr. 7); h) uždaryti lentelės dizainerio langą (žr. 8).
7. Kaip išsaugoti lentelės struktūrą?
a) FileSave; b) dialogo lango Save As teksto eilutėje Table Name įrašyti lentelės vardą ir paspausti mygtuką OK (tai atliekama, išsaugant pirmą kartą). Pastaba. Norint išsaugoti nauju vardu, iškviečiamas kontekstinis meniu, išrenkamas punktas Rename ir lentelei įvedamas naujas vardas.
8. Kaip uždaryti lentelės dizainerio langą?
FileClose arba paspausti lentelės dizainerio lango uždarymo mygtuką.
9. Kaip koreguoti lentelės struktūrą (indeksus)?
a) DB lango skyrelyje Tables pažymėti reikiamą lentelę (lentelės piktogramą) ir paspausti mygtuką Design arba iškviesti kontekstinį meniu (paspausti dešinįjį pelės mygtuką) ir išsirinkti Design View; b) žr. 6. (žingsniai b-g).
10. Kaip nustatyti ryšius tarp lentelių ir duomenų vientisumo kontrolę?
a) iškviesti lentelių ryšių dizainerį (ToolsRelationships). Prieš tai turi būti atidarytas DB langas; b) lange Show Table pele pažymėti ir, paspaudus mygtuką Add, išrinkti susiejamas lenteles; c) išsirinkti reikiamą lentelės lauką; d) nuspausti pelę ir tempti ją link antrosios ryšio lentelės; e) atleisti pelę ties atitinkamu lauku (bent vienas iš siejančių laukų turi būti indeksuotas); f) atsidariusiame dialogo lange tikslinga naudoti jungiklį Enforce Referential Integrity. Tuo būdu užtikrinamas susiejamų lentelių duomenų vientisumas, t.y. į priklausomą lentelę negalėsime įvesti siejančio lauko (ar jų rinkinio) reikšmės, jei ji neįvesta pagrindinėje lentelėje. Po to tikslinga panaudoti jungiklius Cascade
Update Related Fields ir Cascade Delete Related Records. Įjungus juos priklausomoje lentelėje bus įrašyti ar iš jos pašalinti tie duomenys, kurie pasikeičia pagrindinėje lentelėje; g) reliacinio ryšio sukūrimui paspausti mygtuką Create; h) žingsnius b-g kartoti tol, kol bus nustatyti visi ryšiai tarp lentelių; i) uždaryti ryšių dizainerio langą.
11. Kaip koreguoti ryšį tarp lentelių?
a) iškviesti lentelių ryšių dizainerį (ToolsRelationships). Prieš tai turi būti atidarytas DB langas; b) išsirinkus reikiamą ryšį, iškviesti kontekstinį meniu ir jame atlikti operaciją Edit Relationship (kai reikia koreguoti rryšį) arba Delete (kai reikia pašalinti ryšį); c) atlikus operaciją, uždaryti ryšių dizainerio langą.
12. Kaip peržiūrėti lentelę ekrane?
a) DB lange pažymėti reikiamą lentelę; b) paspausti mygtuką Open arba iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Open, arba du kartus paspausti kairįjį pelės mygtuką; c) esant reikalui parinkti tinkamą šriftą lentelės duomenims vaizduoti (žr. 13). P.S. Baigus peržiūrą (kai lentelės turinys ekrane nebereikalingas), uždaryti lentelės peržiūros langą (žr. 21).
13. Kaip nustatyti šriftą lentelės duomenims vaizduoti?
FormatFont, sąraše Font išsirinkti tinkamą (lietuvišką) šriftą (pvz., Times New RRoman) ir paspausti OK.
14. Kaip papildyti lentelę nauju įrašu ir užpildyti įrašą duomenimis?
Atvaizdavus lentelės turinį ekrane (žr. 12), klaviatūros pagalba įvesti duomenų elementus atsižvelgiant į laukų tipus (iš vieno lauko į kitą pereinama paspaudžiant klavišą Enter (arba Tab)). Įvestus duomenis galima rredaguoti (žr. 17). Įrašo duomenys išsaugomi atliekant veiksmų seką RecordsSave Record arba paspaudžiant klavišų kombinaciją Shift+Enter. Visos lentelės turinys išsaugomas automatiškai, uždarant lentelės langą. Lentelės turinys taip pat gali būti išsaugotas atliekant veiksmų seką FileSave. Pastaba. Jei lentelės susietos, tai, įvedus pagrindinės lentelės įrašą, galima “paspausti” mygtuką + ir įvedinėti susietos lentelės įrašus.
15. Kaip pereiti prie reikiamo įrašo?
Tai galima atlikti keliais būdais: 1) pasinaudoti navigacijos klavišais (, , PgUp, PgDn) arba specialiais, tam tikslui skirtais mygtukais (esančiais apatinėje lentelės lango dalyje). Žinoma, lentelė turi būti matoma ekrane; 2) EditGo To; perėjimui prie konkretaus įrašo išrinkti: First (perėjimui prie pirmojo lentelės įrašo), Last (paskutiniojo), Previous (prieš tai esančio), Next (kito (žemiau esančio)), New (naujojo – lentelės pabaigoje sukuriama tuščia eilutė).
16. Kaip surasti reikiamą įįrašą?
a) EditFind; b) teksto eilutėje Find What įrašyti ieškomų įrašų paieškos kriterijų. Tai gali būti ieškomo įrašo lauko (dažniausiai raktinio) reikšmė ar jų rinkinys, pateikiamas ruošiniu. Jis sudaromas pagal tas pačias taisykles, kaip ir operatoriui Like, naudojamam į lauką įvedamų duomenų tikrinimui (Validation Rule); c) nustatyti paiešką apibūdinančius jungiklius: Match Case (simbolių registro įvertinimas), Search Fields as Formatted (laukų formatų įvertinimas), Search Only Current Field (paieškos aktyviame (pažymėtame) lauke nustatymas) bei parametrus, kurie parenkami sarašuose: Search (paieškos kryptis) ir Match ((ieškomo lauko reikšmių sutapimo su paieškos kriterijumi laipsnis); d) spausti mygtuką Find First: jei surastas tinkamas įrašas (tai rodo sistemos pranešimas “Search succeeded”), tai kiti galimi įrašai, tenkinantys paieškos kriterijų, ieškomi spaudžiant mygtuką Find Next.
17. Kaip redaguoti įrašo turinį?
a) pereiti prie reikiamo įrašo (žr. 15); b) išsirinkti redaguojamą duomenų elementą pele arba navigacijos klavišais (, , Enter, Tab). Redaguojant galima naudotis klavišais Del, Backspace, taip pat meniu punkto Edit operacijomis.
18. Kaip pašalinti įrašą?
a) pereiti prie reikiamo įrašo (žr. 15); b) išrinkti (pažymėti) įrašą, atlikus Edit Select Record, arba pele spustelėjus įrašo kairėje esantį mygtuką; c)atlikti veksmų seką Edit Delete; d) dialogo lange paspausti mygtuką Yes.
19. Kaip surikiuoti lentelės įrašus?
Atvaizdavus lentelės turinį ekrane (žr. 12), iškviesti kontekstinį meniu tame lentelės lauke, pagal kurio reikšmes reikia surikiuoti lentelės įrašus. Išsirinkti meniu punktą Sort Ascending (Sort Descending). Norint panaikinti rikiavimą, reikia išsirinkti kontekstinio meniu punktą Remove FilterSort.
20. Kaip nustatyti filtrą lentelei?
Filtras gali būti nustatomas naudojant: 1) sistemos meniu juostą; 2) kontekstinį meniu.
1) atlikti veiksmų seką RecordsFilter ir išsirinkti filtro tipą:
Filter by Selection. Aktyvizavus šį tipą, bus matomi tik tie įrašai, kurių lauko (jo dalies ar kelių laukų) reikšmė sutaps su pažymėta lauko (jo dalies ar kelių laukų) reikšme aktyviame lentelės įraše;
Filter Excluding Selection. Bus rodomi ttik tie įrašai, kurių nurodyto lauko (jo dalies ar kelių laukų) reikšmė nesutaps su šio lauko (jo dalies ar kelių laukų) reikšme aktyviame lentelės įraše;
Filter by Form. Šio filtro filtravimo kriterijus sudaromas išrenkant reikiamo(-ų) (pagal kurį(-iuos) filtruojama) lauko(-ų) reikšmę(-es) iš galimų reikšmių sąrašo(-ų). Be to, galima įvesti ne tik konkretaus lauko reikšmę, bet ir jų rinkinį. Šiuo atveju sudaromas šablonas, analogiškas šablonui operatoriuje Like (kuris naudojamas į lauką įvedamų duomenų tikrinimui). Filtras aktyvizuojamas, įvykdžius veiksmų seką RecordsFilterApply Filter/Sort;
Advanced Filter/Sort. Šis filtro tipas sudaromas ir gali būti išsaugotas panašiai, kaip paprasta užklausa (žr. 32 p.).
Norint panaikinti filtrą, reikia atlikti veiksmus RecordsRemove Filter/Sort.
2) atvaizdavus lentelės turinį (žr. 12 p.), lentelės lange (nesvarbu kurioje vietoje) iškviesti kontekstinį meniu, išsirinkti jame punktą Filter For (šiuo atveju atitinkamoje teksto eilutėje įrašyti filtro (loginę) išraišką, pagal kurią bus atrenkami reikalingi įrašai, ir paspausti klavišą Enter), Filter by Selection ar Filter Excluding Selection
21. Kaip uždaryti lentelę (baigti peržiūrą)?
Atlikti veksmų seką FileClose (arba paspausti lentelės lango uždarymo mygtuką).
22. Kaip pakeisti lentelės vardą?
a) DB lange pasižymėti reikiamą lentelę, iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Rename; b) užrašyti naują lentelės vardą ir paspausti Enter.
23. Kaip pašalinti lentelę?
a) DB lange pasižymėti reikiamą lentelę, iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti Delete; b) atsidariusiame dialogo llange patvirtinti veiksmą paspaudžiant mygtuką Yes.
24. Kaip iškviesti vedlį ekrano formos sukūrimui?
a) DB lange išsirinkti skyrelį Forms; b) paspausti mygtuką New, esantį DB lange, arba atlikti veiksmų seką InsertForm; c) dialogo lange New Form išsirinkti punktą Form Wizard ir paspausti mygtuką OK.
25. Kaip sukurti ekrano formą (panaudojant vedlį)?
a) iškviesti ekrano formos vedlį (žr. 24); b) vedlio dialogo lange Form Wizard, sąraše Tables/Queries išrinkti reikiamą lentelę (pirmiausia reikia išrinkti pagrindinę lentelę, o po to (jei reikia) susietas su ja antrines lenteles), o sąraše Available Fields – laukus, kurių turinys bus vaizduojamas formos pagalba. Laukų išrinkimą patvirtinti mygtuku . Išrinkus visus reikiamus laukus, spausti mygtuką Next; c) nustatyti peržiūros (view) tvarką (nustačius ją sudėtinei formai, turi įsijungti mygtukas Form with subform(s)) ir spausti mygtuką Next (žingsnis c vykdomas tik tuo atveju, jeigu formoje bus informacija iš kelių lentelių); d) išrinkti formos pavidalą, pvz. stulpelinį (Columnar) ir paspausti mygtuką Next; e) pasirinkti norimą formos stilių, pvz. Evergreen, ir paspausti mygtuką Next; f) teksto eilutėje Form užrašyti formos pavadinimą, o teksto eilutėje Subform – pagalbinės formos pavadinimą (jei to reikia). Prieš paspaudžiant mygtuką Finish, rekomenduojama pažymėti jungiklį Modify the form’s design, taip pereinant į formos koregavimo režimą (žr. 27, žingsniai b-e).
26. Kaip peržiūrėti/redaguoti lentelės
turinį formos pagalba?
a) DB lange (skyrelyje Forms) pažymėti reikiamą formą; b) paspausti mygtuką Open arba du kartus paspausti kairįjį pelės mygtuką; c) peržiūrą valdyti specialiais, tam tikslui skirtais mygtukais (esančiais apatinėje formos lango dalyje). Duomenų redagavimas atliekamas standartinėmis priemonėmis (žr. 17). Formą uždaryti, atliekant veiksmų seką FileClose arba formos lango uždarymo mygtuku.
27. Kaip koreguoti ekrano formą?
a) DB lange pažymėjus reikiamą formą, paspausti mygtuką Design arba iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Design; b) atsidariusiame formos dizainerio lange pele pasižymėti koreguojamą formos eelementą: antraštę, duomenų lauką ar pačią formą. Pastaruoju atveju reikia pažymėti stačiakampį, esantį viršutiniame kairiajame lango kampe greta horizontaliosios liniuotės (žr. 28), iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Properties; c) formos elemento savybių lange inicializuoti skyrelį All (jei reikia), po to detaliame savybių sąraše išsirinkti (pažymėti pele) reikiamą savybę; d) redagavimo eilutėje, esančioje greta savybės pavadinimo, įrašyti atitinkamą reikšmę ir paspausti Enter (paspaudus kairįjį pelės mygtuką, o po to – mygtuką ; (kai kurioms savybėms galima gauti leistinų reikšmių ssąrašą)); e) žingsnius b-d kartoti visiems koreguojamiems formos elementams (kontekstinio meniu iškvietimo kartoti nereikia); f) baigus koregavimą uždaryti savybių langą ir išsaugoti formos pakeitimus (FileSave); g) uždaryti formos dizainerio langą (FileClose).
28. Kaip pažymėti (išsirinkti) formos elementą?
Formos dizainerio lange nustatyti pelės žymeklį tties reikiamu elementu ir 1 kartą spustelėti kairįjį pelės mygtuką.
29. Kaip pakeisti formos elemento dydį?
Pažymėti formos elementą (žr. 28), nustatyti pelės žymeklį ties vienu iš juodų kvadratėlių taip, kad atsirastų dvigubos rodyklės ženklas, ir tempti nuspaudus pelę reikiama kryptimi.
30. Kaip perkelti formos elementą į kitą vietą.
Pažymėti formos elementą (žr. 28), nustatyti pelės žymeklį elemento užimame plote taip, kad atsirastų “rankos”ženklas, ir tempti nuspaustą pelę reikiama kryptimi.
31. Kaip iškviesti dizainerį užklausos sukūrimui?
a) DB lange išsirinkti skyrelį Queries; b) paspausti mygtuką New, esantį DB lange, arba InsertQuery; c) dialogo lange New Query išsirinkti Design View ir paspausti mygtuką OK.
32. Kaip sukurti užklausą?
a) iškviesti užklausos dizainerį (žr. 31); b) skyrelio Tables, esančio lange Show Table, sąraše išsirinkti vieną ar kelias lenteles, kurios reikalingos formuojant užklausą. Išsirinktą lentelę įtraukti įį užklausos dizainerio langą, paspaudžiant mygtuką Add. Įtraukus visas reikiamas lenteles, paspausti Close; c) suformuoti užklausos lauką (žr. 33); d) nustatyti užklausos įrašų rikiavimo kriterijų (žr. 34); e) nustatyti užklausos filtrą (paieškos sąlygą) (jei to reikia) (žr. 35); f) nustatyti užklausos įrašų grupavimo tipą (jei to reikia) (žr. 36); g) išjungti (uždrausti) užklausos lauko reikšmių vaizdavimą (jei to reikia) (žr. 37); h) žingsnius c-g kartoti tol, kol bus suformuoti visi reikalingi užklausos laukai; i) išsaugoti užklausą (žr. 41); j) galima pperžiūrėti užklausos rezultatus ekrane (įvykdyti užklausą): QueryRun (baigus peržiūrą, uždaryti peržiūros langą (žr. 42)); k) uždaryti užklausos dizainerio langą (žr. 43).
33. Kaip suformuoti užklausos lauką?
Eilutėje Field įrašyti užklausos lauko pavadinimą. Jis gali nesutapti su atitinkamo lentelės lauko pavadinimu. Šiuo atveju iš pradžių rašomas užklausos lauko pavadinimas, dedamas dvitaškis (:), po to – lentelės lauko pavadinimas. Jį galima išsirinkti ir sąraše, kuris atsiranda paspaudus kairįjį pelės mygtuką, o po to – mygtuką . Galima suformuoti ir skaičiuojamą lauką: tuomet po dvitaškio reikia užrašyti atitinkamą išraišką, t.y. nurodyti laukus ir operacijas (funkcijas), atliekamas su tais laukais. Rašant išraišką galima pasinaudoti išraiškų konstruktoriumi: tam reikia iškviesti kontekstinį meniu, išsirinkti Build ir konstruktoriaus lange suformuoti išraišką pasinaudojant tam skirtais instrumentais (pvz. galima pasinaudoti instrumentu Tables ir automatiškai gauti lauko pavadinimą; lentelės atidaromos 2 kartus spustelėjus kairįjį pelės mygtuką; tokiu pat būdu lauko pavadinimas įkeliamas į išraišką). Suformavus išraišką spaudžiama OK (išraiška atsiranda eilutėje Field).
34. Kaip nustatyti užklausos įrašų rikiavimo kriterijų?
Eilutėje Sort paspausti kairįjį pelės mygtuką, o po to – mygtuką . Tuomet pasirodžiusiame sąraše pasirinkti reikiamą kriterijų.
35. Kaip nustatyti užklausos filtrą (paieškos sąlygą)?
Eilutėje Criteria įrašyti filtro (loginę) išraišką. Rašant išraišką, galima pasinaudoti išraiškų konstruktoriumi (iškviečiant kontekstinį meniu ir išsirenkant Build). Pastaba. Vietoje filtro išraiškos galima užrašyti pranešimo ttekstą, patalpintą stačiakampiuose skliausteliuose. Būtent šis pranešimas bus pateikiamas prieš peržiūrint užklausos rezultatus, t.y. atidarant užklausą.
36. Kaip nustatyti užklausos įrašų grupavimo tipą?
Eilutėje Total (grupinė operacija) nurodyti grupavimo tipą. Paprastiems laukams nurodoma Group By (grupavimas), o skaičiuojamiems laukams – Expression (skaičiavimas).Grupavimo tipai išsirenkami pasirodžiusiame sąraše. Pastaba. Jeigu eilutės Total ekrane nesimato, ją reikia aktyvizuoti (ViewTotals).
37. Kaip įjungti/išjungti užklausos lauko reikšmių vaizdavimą?
Eilutės Show atitinkamame stulpelyje įjungti/išjungti lauko reikšmių vaizdavimo požymį.
38. Kaip sukurti kryžminę užklausą (panaudojant vedlį)?
a) DB lange išsirinkus skyrelį Queries, paspausti mygtuką New arba InsertQuery; b) dialogo lange New Query išsirinkti punktą Crosstab Query Wizard ir paspausti OK; c) vedlio dialogo lango, lentelių/užklausų sąraše išsirinkti reikiamą lentelę/užklausą, t.y. užklausos išeities lentelę (išsirenkant užklausą, reikia įjungti jungiklį Queries). Išsirinkus spausti mygtuką Next; d) sąraše Available Fields pažymėti išeities lentelės bazinį lauką, t.y. lauką, kuris bus lauku ir užklausos rezultatų lentelėje (šio lauko reikšmės suformuos užklausos rezultatų lentelės eilučių pavadinimus). Lauko išrinkimą patvirtinti mygtuku . Išrinkus lauką, spausti mygtuką Next; e) išeities lentelės laukų sąraše pažymėti tą lauką, pagal kurio reikšmes bus generuojami rezultatų lentelės skaičiuojamieji laukai (šio lauko reikšmės suformuos užklausos rezultatų lentelės stulpelių pavadinimus). Pažymėjus lauką, spausti mygtuką Next; f) sąraše Functions išsirinkti funkciją (operaciją), pagal kurią bus skaičiuojamos rezultatų lentelės laukų reikšmės (dažniausiai SSum). Rekomenduojama “išjungti” dėžutę, kuri yra greta pranešimo “Yes, include row sums.”. Po to spausti mygtuką Next; g) užrašyti užklausos rezultatų lentelės vardą, įjungti jungiklį View the query, paspausti mygtuką Finish, po to peržiūrėti užklausos rezultataus.
39. Kaip peržiūrėti užklausos rezultatų lentelę ekrane (įvykdyti užklausą)?
a) DB lange (skyrelyje Queries) pažymėti reikiamą užklausą; b) paspausti mygtuką Open arba iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti Open, arba du kartus paspausti kairįjį pelės mygtuką. Esant reikalui, parinkti tinkamą šriftą užklausos rezultatams vaizduoti (žr. 13); c) baigus peržiūrą (kai užklausos turinys ekrane nebereikalingas), uždaryti peržiūros langą (žr. 42). Pastaba. Užklausos atidarymo metu gali pasirodyti pranešimas (žr. 35). Tuomet reikia įvesti atsakymą ir paspausti Enter (arba mygtuką OK).
40. Kaip koreguoti užklausą?
a) DB lange pažymėjus reikiamą užklausą, paspausti mygtuką Design arba iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti Design; b) esant reikalui galima įtraukti papildomas lenteles, reikalingas formuojant užklausą: QueryShow Table (žr. 32 b). Pašalinti nereikalingą lentelę galima taip: pasižymėti reikiamą lentelę, iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti Remove Table; c) kiti užklausos koregavimo veiksmai atliekami panašiai kaip ir sukuriant užklausą (žr. 33-37); d) išsaugoti pakoreguotą užklausą (žr. 41); e) pakoreguotos užklausos rezultatus galima peržiūrėti ekrane (žr. 32 j); f) uždaryti užklausos dizainerio langą (žr. 43).
41. Kaip išsaugoti užklausą?
a) atlikti veiksmų seką FileSave; b)
dialogo lango Save As teksto eilutėje Query Name įrašyti užklausos vardą ir paspausti OK (tai atliekama, išsaugant pirmą kartą).
42. Kaip uždaryti užklausos peržiūros langą?
Atlikti veiksmų seką FileClose (arba paspausti lango uždarymo mygtuką).
43. Kaip uždaryti užklausos dizainerio langą? (Žr. 42).
44. Kaip iškviesti vedlį ataskaitos suformavimui?
a) DB lange išsirinkti skyrelį Reports; b) paspausti mygtuką New, esantį DB lange, arba InsertReport; c) dialogo lange New Report išsirinkti punktą Report Wizard ir spausti mygtuką OK.
45. Kaip suformuoti ataskaitą (panaudojant vedlį)?
a) iškviesti ataskaitos formavimo vedlį (žr. 44 p.); b) vvedlio dialogo lange Report Wizard, pasirodžiusiame sąraše Tables/Queries pažymėti reikiamą lentelę (užklausą), o sąraše Available Fields – laukus, kurių turinys bus pateikiamas ataskaitoje. Laukų išrinkimą patvirtinti mygtuku . Laukus rinktis galima iš kelių lentelių (užklausų). Išrinkus visus reikiamus laukus, spausti mygtuką Next; c) jei reikia, laukų sąraše (esančiame kairėje vedlio lango pusėje) pažymėti grupavimo lauką, t.y. lauką, pagal kurio reikšmes bus grupuojami ataskaitos duomenys (šis laukas bus aukštesniame hierarchijos lygyje kitų laukų atžvilgiu). Lauko išrinkimą patvirtinti mygtuku . Spausti mygtuką NNext; d) išsirinkti lauką, pagal kurio reikšmes bus rikiuojamos ataskaitos eilutės (laukas išsirenkamas iš pasirodžiusio sąrašo). Tuomet, jei reikia, paspausti mygtuką Summary Options, aktyvizuoti reikiamą dėžutę, pažymėti jungiklį Detail and Summary ir paspausti OK. Po to spausti mygtuką Next; e) ppatvirtinti ataskaitos formatą (pavidalą) (rekomenduojama skiltyje Layout pažymėti jungiklį Stepped, o skiltyje Orientation – jungiklį Portrait), po to spausti mygtuką Next; f) pasirinkti ataskaitos stilių (pvz. Casual), spausti mygtuką Next; g) užrašyti ataskaitos vardą. Tuomet arba pažymėti jungiklį Preview the report (šiuo atveju bus galima peržiūrėti ataskaitos turinį), arba įjungti jungiklį Modify the report’s design (šiuo atveju bus galima iš karto pereiti į ataskaitos ruošinio koregavimo režimą (žr. 49, žingsnius b-d)). Po to spausti mygtuką Finish.
46. Kaip peržiūrėti ataskaitos turinį ekrane?
Pažymėjus reikiamą ataskaitą, paspausti mygtuką Preview arba iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Print Preview. Esant ataskaitos koregavimo režime pakanka atlikti veiksmus ViewLayout (Print) Preview. Peržiūrą valdyti įprastinėmis priemonėmis. Baigus peržiūrą (kai ataskaitos turinys ekrane nebereikalingas), uždaryti ataskaitos peržiūros langą, t.y. iišsirinkti piktogramą Close (arba paspausti lango uždarymo mygtuką).
47. Kaip iškviesti dizainerį ataskaitos ruošinio koregavimui?
DB lango skyrelyje Reports pažymėjus reikiamą ataskaitą, paspausti mygtuką Design arba iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Design View. Esant reikalui iškviesti ataskaitos įrankių juostą (žr. 48).
48. Kaip iškviesti ataskaitos įrankių juostą?
Atlikti veiksmų seką ViewToolbox.
49. Kaip koreguoti ataskaitos ruošinį?
a) iškviesti ataskaitos dizainerį (žr. 47); b) žr. 50-57; c) baigus koregavimą, išsaugoti pataisymus (FileSave); d) uždaryti ataskaitos dizainerio langą (FileClose).
50. Kaip pakeisti ataskaitos šriftą?
a) ataskaitos dizainerio lange pažymėti (išsirinkti) ataskaitos ruošinio elementą(-us), kkuriam(-iems) reikia pakeisti šriftą. Ataskaitos elementas pažymimas panašiai kaip ir formos elementas (žr. 28) (elementų grupė pažymima, kartu su pelės mygtuku laikant nuspaudus klavišą Shift); b) šriftų sąraše, kuris yra formavimo įrankių juostoje, išsirinkti reikiamą šriftą (analogiškai galima pakeisti šrifto dydį ir stilių).
51. Kaip redaguoti antraštės zonos elemento turinį/įterpti naują antraštės zonos elementą?
Dizainerio lango ataskaitos antraštės zonoje pažymėti reikiamą elementą (redagavimo atveju), paspausti Enter (arba kairįjį pelės mygtuką) ir redaguoti objekto turinį. Įterpimo atveju įrankių juostoje išsirinkti piktogramą Aa, po to užpildyti objektą.
52. Kaip redaguoti pagrindinės zonos elemento turinį?
a) dizainerio lango ataskaitos pagrindinėje zonoje pažymėti reikiamą objektą, iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti Properties; b) ataskaitos elemento savybių lange inicializuoti skyrelį All (jei reikia), po to detaliame savybių sąraše išsirinkti (pažymėti pele) reikiamą savybę; c) redagavimo eilutėje, esančioje greta savybės pavadinimo, įrašyti atitinkamą reikšmę ir paspausti Enter. Paspaudus kairįjį pelės mygtuką, o po to – mygtuką , kai kurioms savybėms galima gauti leistinų reikšmių sąrašą. Be to, kai kurioms savybėms galima iškviesti ir išraiškų konstruktorių (tam reikia paspausti mygtuką su 3 taškais (.)).
53. Kaip įterpti naują pagrindinės zonos elementą?
a) įrankių juostoje išsirinkti piktogramą ab|, parinkti elemento vietą pagrindinėje zonoje bei elemento dydį (žr. 54). Po to iškviesti kontekstinį meniu ir išsirinkti punktą Properties; b) žr. 552, žingsnius b-c.
54. Kaip koreguoti ataskaitos elemento poziciją?
Dizainerio lange pažymėti ataskaitos elementą ir “padėti” jį į reikiamą vietą ar pakeisti jo dydį (tai atliekama analogiškai kaip ir su formos elementais (žr. 29, 30)).
55. Kaip įterpti liniją/rėmelį ataskaitoje?
Įrankių juostoje išsirinkti atitinkamą piktogramą ( arba ) ir pelės pagalba brėžti liniją/rėmelį norimoje vietoje.
56. Kaip formuoti ataskaitos liniją/rėmelį?
Dizainerio lange pažymėti reikiamą liniją/rėmelį ir formavimo įrankių juostoje išsirinkti atitinkamą įrankį (piktogramą) arba iškviesti kontekstinį meniu, išsirinkti Properties ir linijos/rėmelio savybių lange nustatyti norimas formavimo parametrų (spalvos, kontūro storio, stiliaus ir pan.) reikšmes.
57. Kaip pašalinti ataskaitos elementą?
Pažymėti reikiamą ataskaitos elementą ir paspausti klavišą Delete.
58. Kaip spausdinti ataskaitą?
DB lange pažymėti reikiamą ataskaitą ir atlikti veiksmų seką FilePrint, spausdinimo lange paspausti OK. Prieš spausdinant patartina peržiūrėti ataskaitą ekrane (žr. 46).
59. Kaip uždaryti DB? Atlikti veiksmų seką FileClose.
60. Kaip baigti darbą? Atlikti veiksmų seką FileExit.
Toliau šiame darbe kursime ir tvarkysime DB, turinčią informaciją apie studentų mokymosi rezultatus /1/. Šios DB reliacinį modelį sudaro toks normalizuotų lentelių rinkinys:
GRUPĖS(AKADEMINĖ_GRUPĖ, FAKULTETAS);
STUDENTAI(STUDENTO_BILIETO_NR, PAVARDĖ_VARDAS,GIMIMO_DATA,
GYVENAMOSIOS_VIETOS_ADRESAS, AKADEMINĖ_GRUPĖ,
ĮSTOJIMO_BALAS);
DISCIPLINOS(DISCIPLINOS_KODAS, DISCIPLINOS_PAVADINIMAS,
KREDITŲ_SKAIČIUS);
STUDIJOS(STUDENTO_BILIETO_NR, DISCIPLINOS_KODAS,
EGZAMINO_ĮVERTINIMAS, EGZAMINATORIAUS_PAVARDĖ,
EGZAMINO_DATA).
Pastaba. Lentelių laukų vardai, kuriant bazę, gali būti sutrumpinti. Lauko varde negali būti įvairių skiriklių, pvz. „.“, „[„, „]“ ir pan. Laukų, sudarančių pirminį raktą, vardai pabraukti. Toliau pateiktuose tipiniuose ddarbo scenarijuose duodamos nuorodos į D dalies atitinkamus punktus.
2. 1 tipinė užduotis. DB kūrimas ir užpildymas
Sukurkite nurodytas DB lenteles: suprojektuokite lentelių struktūrą, suformuokite indeksų sekas (raktus), nustatykite ryšius tarp lentelių; užpildykite lenteles konkrečiais duomenimis. Išbandykite manipuliavimo su lentelės duomenimis operacijas: rikiavimą, navigaciją, paiešką, filtravimą.
Toliau aprašytas tipinis darbo scenarijus.
1. Dėstytojo nurodytame kataloge susikurkite asmeninį katalogą (šiame kataloge bus saugomas DB failas).
2. Iškvieskite MS Access (žr. 1).
3. Sukurkite DB, kurios vardas STUD (žr. 2), parinkite šriftą informacijos vaizdavimui (žr. 4).
4. Sukurkite DB lenteles GRUPES, STUDENTAI, DISCIPLINOS, STUDIJOS ir suformuokite jų struktūrą (žr. 6. ir skyrių B.). Kiekvieną lentelę siūloma kurti tokia tvarka: 1) apibrėžti kiekvieno lentelės lauko savybes; 2) nustatyti lentelės raktą (žr. 55 psl.); 3) išsaugoti lentelės struktūrą (žr. 7). Lentelių, laukų ir kt. vardus rašykite tik lotyniškomis raidėmis. Pastaba: nevartokite varduose tarpų (žr. B.).
Lentelių struktūros (laukų) aprašymas pateikiamas 1 priede. Jei lentelės lauko kuri nors savybė 1 priede neaprašyta, tai ji paliekama tokia, kokią parinko sistema (pagal nutylėjimą). Galima tas savybes aprašyti ir savo nuožiūra (žr. B.).
5. Nustatykite ryšius tarp lentelių bei duomenų vientisumo kontrolę (žr. 10). Lentelių ryšių pavyzdys pateikiamas 2 priede.
6. Jei reikia, ištaisykite netikslumus, atsiradusius formuojant lentelių struktūrą ir nustatant ryšius tarp jų (žr. 9, 11).
7. Užpildykite lenteles konkrečiais duomenimis atsižvelgiant į atitinkamus
laukų tipus (žr. 14). Iš pradžių užpildykite lenteles GRUPES, STUDENTAI, po to – lentelę DISCIPLINOS ir pagaliau – lentelę STUDIJOS. Užpildant atskiras lenteles vadovaukitės nurodymais, pateikiamais 3 priede.
Pastaba. Pradžioje į lenteles galite įvesti tik po kelis įrašus. Užpildyti lenteles rekomenduojamu 3 priede įrašų kiekiu galėsite vėliau, pvz., naudojant formas. Esant reikalui užpildymo metu galima pakoreguoti lentelių struktūrą (žr. 9).
8. Užpildžius visas lenteles, dar kartą peržiūrėkite jų turinį ekrane (žr. 12), surikiuokite įrašus norima tvarka (žr. 19) ir ištaisykite pastebėtus klaidingus duomenis ((žr. 17).
9. Konkrečioje lentelėje (geriausiai lentelėje STUDIJOS) atlikite: perėjimą prie konkretaus įrašo (žr. 15), reikiamo įrašo suradimą (žr. 16), įrašų filtravimą (žr. 20).
10. Uždarykite DB (žr. 59), baikite darbą (žr. 60). Pastaba. Turėkite sukurtą DB failo kopiją ir savo diskelyje.
3. 1 kontrolinė užduotis
1. Sukurkite filmų kasečių nuomos DB ir pavadinkite ją savo vardu. Ši bazė susideda iš trijų lentelių (jų struktūrą ir parametrus atspindi duomenų, kuriais turi būti užpildytos lentelės, pavyzdys):
KLIENTAI KASETĖS
NUMERIS VARDAS TELEFONAS KODAS FILMAS TIPAS
34 Jonaitis 77-77-77 B1 Vilkai Siaubo
33 Petraitis 66-66-66 B2 Vilkai Siaubo
44 Vitkutė 33-33-33 P1 Velnias Siaubo
P2 Nora Drama
P3 Raketa Kovinis
NUOMA
KODAS NUMERIS NUOMOS_DATA GRAŽINIMO_DATA PAJAMOS
B1 34 99.03.10 99.03.11 5.00
P1 34 99.01.02 99.01.02 2.50
B1 44 99.03.11 99.03.13 7.50
P3 34 99.03.11 99.03.12 4.00
B2 34 99.03.21 99.03.24 10.00
Pastaba. Lentelių laukų vardai, kuriant bazę, gali būti sutrumpinti. Laukų, sudarančių ppirminį raktą, vardai pabraukti.
2. Kuriant DB, atsižvelkite į tai, jog turi būti:
a) indeksuojami visi galimi lentelių laukai, išskyrus tuos, kurie aprašo datas;
b) nustatyta įvedimo kontrolė, kuri užtikrintų: klientų numerius diapazone [30, 999] ir 1999-jų metų kasečių grąžinimo datas;
c) sudarytos įvesties kaukės laukams KKODAS, NUOMOS_DATA.
3. Nustatykite reliacinius ryšius tarp lentelių: KLIENTAI ir NUOMA, KASETĖS ir NUOMA.
4. Atlikite DB struktūros keitimo, navigacijos bazėje ir manipuliavimo duomenimis veiksmus.
4. 2 tipinė užduotis. Formų, užklausų ir ataskaitų kūrimas
Sugeneruokite nurodytas ekrano formas DB lentelių turinio peržiūrai ir redagavimui, sukurkite užklausas duomenų paieškai, sudarykite ataskaitą ir (esant galimybei) ją atspausdinkite.
1. Jei reikia, iškvieskite MS Access (žr. 1).
2. Atidarykite duomenų bazę STUD (žr. 3).
3. Sukurkite ekrano formas DB lentelių turinio peržiūrai ir redagavimui (žr. 25):
a) paprastą formą DISCIPLINOS atitinkamos lentelės peržiūrai bei redagavimui. Šios formos galimas vaizdas pateiktas 4 priede;
b) sudėtinę formą GRUPES_IR_STUDENTAI lentelių GRUPES ir STUDENTAI peržiūrai bei redagavimui (pagalbinės formos pavadinimas – STUDENTAI). Čia lentelė GRUPES yra pagrindinė, o lentelė STUDENTAI – antrinė. Į formą įtraukite laukus: fakultetas, grupe, pavarde, gimimo_data. Šios formos galimas vvaizdas ir projektavimo langas pateikti 5 priede;
c) sudėtinę formą STUDENTAI_IR_STUDIJOS lentelių STUDENTAI ir STUDIJOS peržiūrai bei redagavimui (pagalbinės formos pavadinimas – STUDIJOS). Į formą įtraukite reikalingus, jūsų manymu, laukus.
4. Esant reikalui, pakeiskite formų elementų poziciją (žr. 30), padidinkite arba sumažinkite elementų užimamą plotą (žr. 29), parinkite tinkamą (lietuvišką) šriftą formų antraštėms ir duomenims vaizduoti, taip pat pakoreguokite kitas formos elementų savybes (žr. 27).
5. Išbandykite sukurtas ekrano formas, duomenų peržiūrą, redagavimą ir įvedimą jose (žr. 26).
6. Suformuokite užklausas reikiamų duomenų paieškai (žr. 32, 38):
a) atrenkančią užklausą MMANO_FAKULTETAS savo fakulteto studentų paieškai. Sudarant užklausą, panaudokite lenteles GRUPES ir STUDENTAI. Į užklausą įtraukite laukus fakultetas, grupe (iš lentelės GRUPES), pavarde, bilieto_numeris (žr. 33). Nustatykite tinkamą užklausos filtrą (kriterijų). Filtro išraišką sugalvokite patys (žr. 35). Surikiuokite užklausos įrašus pagal laukus grupe ir pavarde (žr 34). Lauko fakultetas reikšmių vaizduoti nereikia (žr. 37) Šios užklausos projektavimo langas pateiktas 6 priede;
b) parametrinę skaičiuojamąją užklausą BENDRAAMZIAI gimusių tais pačiais metais studentų paieškai. Panaudokite lenteles GRUPES ir STUDENTAI. Į užklausą įtraukite laukus fakultetas, grupe (iš lentelės GRUPES), pavarde, bilieto_numeris bei skaičiuojamą lauką gimimo_metai (metų skaičiavimui panaudokite funkciją YEAR, atliekančią metų išskyrimą iš datos. Skaičiuojamo lauko formavimui naudokite išraišką: YEAR([STUDENTAI]![gimimo_data]), kurią galima užrašyti išraiškų konstruktoriaus pagalba) (žr. 33). Nustatykite tinkamą filtrą (filtro išraiškos vietoje, stačiakampiuose skliausteliuose įrašykite tekstą Nurodykite savo gimimo metus:) (žr. 35). Surikiuokite užklausos įrašus pagal laukus grupe, pavarde (žr. 34);
c) skaičiuojamąją suvestinę užklausą STUDENTU_KIEKIAI, kurioje įrašai grupuojami pagal lauko grupe reikšmes ir kuri skirta grupių studentų kiekiams skaičiuoti. Panaudokite lenteles GRUPES ir STUDENTAI. Į užklausą įtraukite laukus grupe, fakultetas (iš lentelės GRUPES), bei skaičiuojamą lauką kiek_studentu (kiekių skaičiavimui panaudoti funkciją COUNT) (žr. 33). Surikiuokite užklausos įrašus pagal lauką grupe (žr. 34), taip pat sugrupuokite įrašus pagal lauką grupe (žr. 36). Šios uužklausos projektas pateiktavimo langas 7 priede.
d) skaičiuojamąją suvestinę užklausą VIDURKIAI studentų pažymių vidurkiams skaičiuoti. Panaudokite lenteles STUDENTAI ir STUDIJOS. Į užklausą įtraukite laukus pavarde, bilieto_numeris (iš lentelės STUDENTAI) bei skaičiuojamus laukus: skaičiuojamąją laikyta_egzaminu, pazymiu_suma ir vidurkis. Jų skaičiavimui panaudokite funkcijas:
COUNT([STUDIJOS]![disciplinos_kodas]);
SUM([STUDIJOS]![ivertinimas]);
AVG([STUDIJOS]![ivertinimas]) (žr. 33).
Surikiuokite užklausos įrašus pagal lauką pavarde (žr. 34), sugrupuokite juos pagal laukus pavarde, bilieto_numeris (žr. 36);
e) kryžminę užklausą IVERTINIMAI, suskaičiuojančią įvairių įvertinimo balų kiekius kiekvienoje disciplinoje. Šios užklausos sudarymui reiktų sukurti papildomą paprastą užklausą (jai galite suteikti vardą PAPILDOMA), kuri naudotų lenteles DISCIPLINOS bei STUDIJOS ir turėtų laukus bilieto_numeris, ivertinimas, pavadinimas (žr. 32). Kuriant kryžminę užklausą (žr. 38) panaudojama užklausa PAPILDOMA (žr. 38, žingsnis c) ir įtraukiami laukai pavadinimas (žr. 38, žingsnis d), ivertinimas (žr. 38, žingsnis e). Užklausos laukų reikšmių skaičiavimui panaudokite funkciją COUNT (žr. 38, žingsnis f). Šios užklausos vykdymo rezultatai ir projektavimo langas pateikti 8 priede.
7. Peržiūrėkite sudarytų užklausų rezultatų lenteles (įvykdykite užklausas) (žr. 39). Palyginkite gautus rezultatus su laukiamais. Jei jie skiriasi, pakoreguokite užklausas (žr. 40).
8. Sudarykite ataskaitą (ruošinį) sesijos rezultatų pateikimui (žr. 45). Į ataskaitą įtraukite lentelės GRUPES lauką grupe ir užklausos VIDURKIAI laukus pavarde, vidurkis (žr. 45, žingsnis b). Parinkite ataskaitos duomenų grupavimo lauką grupe (žr. 45, žingsnis c). Ataskaitos duomenis surikiuokite ppagal studentų pavardes, be to, kiekvienai grupei apskaičiuokite pažymių vidurkį (tam reikia aktyvizuoti funkciją (dėžutę) Avg ) (žr. 45, žingsnis d). Nurodžius ataskaitos vardą, peržiūrėkite sudarytos ataskaitos turinį ekrane (žr. 45, žingsnį g).
9. Pakoreguokite ir papildykite sudarytą ataskaitą (žr. 49):
a) parinkite tinkamą (lietuvišką) šriftą (žr.50);
b) ataskaitos antraštės zonoje pakoreguokite arba įrašykite ataskaitos pavadinimą (Sesijos rezultatai) ir ataskaitos skilčių (stulpelių) pavadinimus (Grupė, Pavardė, Vidurkis ir Stipendija) (žr. 51), esant reikalui įterpkite arba pakoreguokite linijas ir rėmelius (žr. 55, 56), pašalinkite nereikalingus elementus (žr. 57). Ataskaitos pavyzdys pateiktas 6 priede;
c) ataskaitos pagrindinėje zonoje įterpkite skaičiuojamą lauką, atitinkantį skilčiai Stipendija (žr. 53, 52) sąraše Properties išrinkite savybę Control Source. Lauko reikšmių skaičiavimui panaudokite funkciją IIF:
=IIF([vidurkis]>=mv; „Gauna“; „Negauna“),
čia mv – minimalus vidurkis stipendijai gauti, pvz. 8.5;
d) tekstą, esantį greta grupės vidurkio reikšmės, pakeiskite į tokį: Grupės vidurkis: (žr. 52 (savybė Caption)).
Šios ataskaitos pavyzdys pateiktas 9 priede.
10. Peržiūrėkite ataskaitos turinį ekrane (žr. 46), jei reikia, pertvarkykite ataskaitos objektų išsidėstymą (žr. 54), atlikite kitus pataisymus, esant galimybei atspausdinkite ataskaitą (žr. 58).
11. Uždarykite DB (žr. 59), baikite darbą (žr. 60).
5. 2 kontrolinė užduotis
1. Sukurkite formas anksčiau sukurtos filmų kasečių DB lentelėms:
a) sukurkite paprastą formą F1 lentelei KLIENTAI;
b) sukurkite sudėtinę formą F2 lentelėms KASETĖS ir NUOMA. Į formą įtraukite laukus: KODAS, FILMAS,
NUMERIS, NUOMOS DATA.
2. Suformuokite tokias užklausas:
a) U1, išrenkančią siaubo filmų kasetes, kurių kodas prasideda raide B;
b) U2, skaičiuojančią bendrąsias pajamas (naujai įvedamame lauke PELNAS), kurios gautos iš kiekvienos kasetės;
c) U3, skaičiuojančią pajamas, gautas iš nurodyto filmo (įvedus jo pavadinimą) per paskutines 30 dienų;
d) kryžminę užklausą U4, kuri suskaičiuotų, kiek kartų konkretų filmą nuomavo klientas (eilutėse klientų vardai,stulpeliuose filmų pavadinimai);
3. Panaudodami užklausą U2 sudarykite ataskaitą A1, kurioje apskaičiuojamas kiekvieno filmo kiekvienos kasetės duotas pelnas (ataskaitoje įveskite stulpelius FILMAS, KASETĖS KODAS, PELNAS).
1 priedas. DDB lentelių struktūros (laukų, indeksų) aprašymas
Lentelė GRUPES
Lauko vardas
(Field Name) Lauko tipas
(Data Type) Lauko plotis
(Field Size) Formatas
(Format) Tikrinimo taisyklė
(Validation Rule) Įspėjimo tekstas
(Validation Text) Indeksas (raktas)
(Indexed)
grupe Text 6 Yes (No Duplicates)
fakultetas Text 15 No
Lentelė STUDENTAI
Lauko vardas
(Field Name) Lauko tipas
(Data Type) Lauko plotis
(Field Size) Formatas
(Format) Tikrinimo taisyklė
(Validation Rule) Įspėjimo tekstas
(Validation Text) Indeksas (raktas)
(Indexed)
pavarde Text 30 No
bilieto_numeris Text 6 Yes (No Duplicates)
grupe Text 6 Yes (Duplicates OK)
gimimo_data Date/Time Short Date No
adresas Text 30 No
ist_balas Number Single Fixed >=0 And <=30 Ribos [0; 30]! Yes (Duplicates OK)
Pastaba. Laukui gimimo_data rekomenduojama taip pat nurodyti įvedimo kaukę (Input Mask), pvz., 9999.99.99;0;#. Laukui ist_balas skiltyje Caption tikslinga nurodyti jo pilną vardą: Įstojimo balas.
Lentelė DISCIPLINOS
Lauko vardas
(Field Name) Lauko tipas
(Data Type) Lauko plotis
(Field Size) Formatas
(Format) Tikrinimo taisyklė
(Validation Rule) Įspėjimo tekstas
(Validation Text) Indeksas (raktas)
(Indexed)
disciplinos_kodas Text 7 Yes ((No Duplicates)
pavadinimas Text 30 No
kreditu_skaicius Number Byte General Number Between 0 And 5 Neleistinas kreditų skaičius! No
Lentelė STUDIJOS
Lauko vardas
(Field Name) Lauko tipas
(Data Type) Lauko plotis
(Field Size) Formatas
(Format) Tikrinimo taisyklė
(Validation Rule) Įspėjimo tekstas
(Validation Text) Indeksas (raktas)
(Indexed)
bilieto_numeris Text 6 Yes (Duplicates OK)
disciplinos_kodas Text 7 Yes (Duplicates OK)
egzaminatorius Text 15 No
ivertinimas Number Byte General Number Between 0 And 10 Neleistinas įvertinimas! No
egzamino_data Date/Time Short Date No
Pastaba. Laukui ivertinimas, kai operuojama su sveikais skaičiais, patartina trupmeninės ddalies ilgį (Decimal Places) prilyginti 0. Be to, šiam laukui skiltyje Required tikslinga parinkti variantą Yes, t. y. bus būtina kiekvienam studentui įvesti išlaikyto egzamino įvertinimą. Laukui egzamino_data galima apibrėžti nutylėtą reikšmę (Default Value) įvedus funkciją Date().
2 priedas. DB struktūros vaizdavimas MS Access aplinkoje
3 priedas. Rekomenduojamas lentelių įrašų kiekis užpildant lenteles duomenimis
Lentelė Rekomenduojamas
įrašų kiekis Pastabos
GRUPES 4-6 Grupės iš bent 2 skirtingų fakultetų, ne mažiau 2 grupės iš vieno fakulteto
STUDENTAI 15-20 Grupę sudaro 3-4 studentai
STUDIJOS 25-30 Kiekvienas studentas studijuoja 1-3 disciplinas
DISCIPLINOS 5-7
4 priedas. Formos pavyzdys
5 priedas. Sudėtinės formos pavyzdys
Formos langas
Formos projektavimo langas
6 priedas. Užklausos projektavimo langas
7 priedas. Skaičiuojamosios užklausos projektavimo pavyzdys
8 priedas. Kryžminės užklausos pavyzdys
Užklausos vykdymo rezultatai
Užklausos projektavimo langas
9 priedas. Ataskaitos pavyzdys
Rekomenduojama literatūra
1. J. Adomavičius ir kt. Informatika (I dalis). Kaunas, Technologija, 2001.
2. Jennings R. Using Microsoft Access 22000. Indianapolis: Que Corporation, 1999.
