Įmonės vidaus auditas
TURINYS
1. Vidaus auditas 3
2. Vidaus audito vaidmuo 3
3. Apimtis ir funkcijos 3
4. Audito patikrinimai 4
5 Vidaus audito skyriaus pareigos 4
5.1.Ižde: 4
5.2. Ministerijose ir kitose valstybės įstaigose 4
6. Vidaus audito tarnybų darbo organizavimas ir veikimas 5
6.1. Ižde 5
6.2. Pareiginiai aprašymai ir specifikacijos 5
6.2.1. Auditorius 5
6.2.2. Vyresnysis auditorius 5
6.2.3. Audito vadovas 6
7. Procedūros, kuriomis turi vadovautis vidaus audito skyrius ministerijose
ir kitose valstybės įstaigose 6
7.1. Pagrindinės skyriaus pareigos: 6
7.2. Vidaus audito metinių ir ketvirčio planų parengimas 7
7.2.1. Vidaus audito kontrolės žurnalas 7
7.2.2. Vidaus audito metinis planas 7
7.2.3. Vidaus audito programa ketvirčiui 7
7.2.4. Pranešimai apie auditą 8
7.2.5. Prašymai atidėti auditą 8
7.2.6. Mėnesių nuodugniam auditui pparinkimas 8
7.2.7. Dokumentai, kuriuos skyrius turi pateikti vidaus audito
grupėms 8
8. Procedūros, kuriomis turi vadovautis vidaus audito grupės 9
8.1. Pareigų paskirstymas: 9
8.2. Informavimas apie audito pastebėjimus ir jų patikrinimas 9
8.3. Audito pabaiga 10
8.4. Audito apimtis 10
9. Nuodugnus parinktų mėnesių auditas 11
9.1. Tikrinant mokėjimo paraiškas reikia įsitikinti, kas: 11
9.2. Tikrinant biudžeto paskirstymo įrašus, reikia įsitikinti, kad: 11
9.3. Tikrinant apskaitos įrašus, reikia įsitikinti, kad: 11
9.4. Darbo užmokesčio ir kitų mokėjimų darbuotojams tikrinimas 12
9.5. Komandiruotės 12
9.6. Pirkimų užsakymai 13
9.7. Banko ataskaitos ir kasos knyga 13
9.8. Avansinės (smulkios) sąskaitos: 14
9.9. Sandėliai ir atsargos 14
10. Paslaugų (darbų) auditas: 15
11. Dotacijų auditas 15
12. Valstybės įstaigos mokėjimo ppavedimų auditas 16
13. Kitų mokėjimų dokumentų (įrašų) auditas 16
14. Įplaukų auditas 16
15. Vidaus audito rezultatai 16
15.1. Audito ataskaita 16
15.2. Audito ataskaitų tvarkymas 18
15.3. Audito ataskaitų saugojimas 18
1. VIDAUS AUDITAS
Lietuvoje yra pasirinkta decentralizuota valstybės įstaigų vidaus audito sistema, t.y. auditas įdiegiamas pačioje įstaigoje.
Pagal Vyriausybės 2000 m. vasario 77 d. nutarimą Nr.127 vidaus audito tarnybos turi būti įsteigtos:
visose ministerijose ir apskričių viršininkų administracijose;
departamentuose prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės ir prie ministerijų bei Valstybinėje mokesčių inspekcijoje prie Finansų ministerijos;
kitose valstybės įstaigose;
taip pat valstybės įmonėse vidaus audito tarnyba steigiama, jeigu jose dirba daugiau kaip 300 darbuotojų, o jeigu jose dirba mažiau kaip 300 darbuotojų – steigiama vidaus auditoriaus pareigybė.
Veikiantys žinybinės kontrolės, revizijos, vidaus kontrolės ir panašūs padaliniai įstaigose, įmonėse turi būti reorganizuoti į audito tarnybas.
2. VIDAUS AUDITO VAIDMUO
Valstybės įstaigų vidaus auditas yra nepriklausoma įvertinimo funkcija, kurią atliekant Vyriausybei atsikaitoma apie jos biudžetinių įstaigų veiklą. Pagrindinė vidaus audito užduotis – atlikti kiekvienoje valstybės įstaigoje veikiančių vidaus kontrolės priemonių efektyvumo įvertinimą.
Vidaus auditas skatina geresnę finansinę drausmę Vyriausybės veikloje, kurdamas pagrįstas procedūras, užtikrina ataskaitų rreguliarumą bei tikslumą. Vidaus audito tikslas yra ne tik atskleisti trūkumus ir klaidas įplaukų ir mokėjimų sandoriuose bei jų apskaitoje, bet ir padėti valstybės įstaigoms suprasti bei geriau pritaikyti finansinę bei apskaitos tvarką. Vidaus auditas taip pat atlieka tyrimus Vyriausybės taupumui, jos išlaidų efektyvumui ir naudingumui nustatyti.
Ministerijų vadovai privalo turėti aiškų planą, periodiškai nagrinėti savo biudžetinių įstaigų veiklą ir įvertinti vidaus kontrolės sistemas, atsiskaitymo problemas ir nustatyti silpnąsias puses. Kontroliuodami vidaus kontrolės priemones vadovai turi naudotis ministerijos audito skyriaus pagalba. JJeigu vidaus auditoriai tiesiogiai dalyvauja kasdieniniame darbe, jie paprastai turi galimybę nuolatos gauti žinių apie naudojamas vidaus kontrolės priemones ir įvertinti jų efektyvumą. Vidaus auditoriai privalo pranešti vadovams apie visus pastebėtus vidaus kontrolės trūkumus ir darbuotojų klaidas, padarytas taikant kontrolės priemones, taip pat jie turi patarti, kokias sritis reikia tobulinti. Tačiau vidaus auditas neturi teisės skirti administracinių baudų, pateikti ieškinių teisme, teikti pasiūlymus dėl nusižengusių darbuotojų atleidimo, sustabdyti valstybės lėšų pervedimą ar įpareigoti įstaigas/juridinius asmenis sugrąžinti lėšas, asignuotas arba panaudotas pažeidžiant įstatymą.
Vidaus auditas taip pat įgaliotas sukurti tolesniems veiksmams procedūras pagal ankstesnius ataskaitoje pateiktus vidaus ir išorės audito duomenis, kad būtų garantuota, jog vadovai skirs pakankamą dėmesį ir atliks jiems nurodytus dalykus.
3. APIMTIS IR FUNKCIJOS
Iždo audito skyriaus ir vidaus audito skyrių ministerijose apimtis bei funkcijos priklauso nuo darbo pobūdžio ir kiekio. Kiekviena ministerija privalo parengti smulkias vidaus audito nuorodas. Ministerijų parengtos išsamios vidaus audito nuorodos negali būti taikomos plačiau, negu apibrėžta šiame dokumente.
Pagrindinė vidaus audito funkcija – įvertinti vidaus kontrolės sistemą, kuria naudojasi Iždas, ministerijos ir kitos valstybės įstaigos, siekiant:
užtikrinti, kad bus laikomasi vadovavimo politikos ir direktyvų įgyvendinant organizacijos tikslus;
apsaugoti turtą;
garantuoti, kad informacija atitiks tikrąją būklę, ji bus patikima ir integruojama, kad duomenys būtų kuo tikslesni;
4. AUDITO PATIKRINIMAI
Naudodamasis sandorių pavyzdžiais vvidaus auditas patikrina, ar:
1. Įvairios taisyklės, tiek vidaus, tiek išorės, sukurtos taip, kad būtų galima patikrinti, ar įstaigos veikla organizuojama pagal jas; kartu reikia patikrinti, ar tinkamai tvarkomos įstaigos pajamos ir išlaidos, gerai saugomas turtas ir tinkamai įtraukiami į apskaitą įvairūs sandoriai. Šios taisyklės apima nuolatinius pavedimus, finansines nuostatas, apskaitos vadovus ir nurodymus, inventorizacijos nuostatas, akcijų kontrolės procedūras ir t.t.
2. Nepadaryta jokių didelių klaidų.
3. Nėra stambių sukčiavimo atvejų ir kitų pažeidimų.
4. Nesudaryta neteisėtų sandorių ir organizacijos veikla atitinka jai įstatymų suteiktus įgaliojimus.
Valstybės įstaigos vadovas pasirūpina tinkama kontrole ir atlieka patikrinimus, siekdamas nustatyti visus trūkumus, padarytus procedūrose, dėl kurių susidarytų sąlygos individualiam arba grupiniam sukčiavimui ir falsifikacijoms.
5 VIDAUS AUDITO SKYRIAUS PAREIGOS
5.1. IŽDE
Audito skyrius atsakingas už vidaus audito funkcijos sukūrimą ir įgyvendinimą ministerijose bei kitose valstybės įstaigose. Šis skyrius atsiskaito Finansų ministerijai per Iždo direktorių dėl reikalų, susijusių su vidaus audito funkcija. Jis turi padėti ministerijų, kitų valstybės įstaigų vidaus audito skyriams ir Vyriausybės pajamas renkantiems departamentams sukurti vidaus audito procedūras, siekdamas užtikrinti, kad būtų:
1. tinkamai tvarkoma pirminė apskaita;
2. atsiskaitymų ir buhalterijos atžvilgiu taikomos vienodos nustatytos procedūros;
3. esant reikalui, nedelsiant imamasi priemonių klaidoms ištaisyti;
4. tobulinama buhalterijos darbo kokybė;
5. darant išlaidas atsižvelgiama į taupumo sumetimus;
6. ministerijos vadovybei teikiama informacija apie valstybės įstaigų darbą;
7. projektai vykdomi pagal planą ir tinkamai tvarkoma išlaidų apskaita;
8. gerai valdomas iir tinkamai saugomas valstybės turtas, iš jo fondų ir atsargų – paskolos ir subsidijos bei gauti kreditai.
Audito skyrius parengia išsamias nuorodas ministerijų ir kitų valstybės įstaigų audito skyriams, nustato institucinę ir procedūrinę sistemą, kurios ribose šie skyriai turi vykdyti savo veiklą. Iždo audito skyrius dar turi derinti vidaus audito funkciją su valstybės kontrolieriumi, aukščiausia ministerijos vadovybe bei Sodros inspekcijos skyriais ir Mokesčių inspekcijos skyriais.
5.2. MINISTERIJOSE IR KITOSE VALSTYBĖS ĮSTAIGOSE
Atliekant vidaus auditą analizuojama pirminė apskaita, kurią tvarko pati ministerija ir jai pavaldžios įstaigos, ir patikrinama, ar laikomasi taisyklių ir nuostatų, sistemų ir procedūrų, susijusių su apskaitos ir finansų reikalais. Tarp viso kito, į vidaus auditą turi būti įtraukiamas visų apskaitos įrašų patikrinimas, taip pat ir tų, kurie susiję su atsiskaitymais ir mokėjimais socialinei rūpybai, atidėtais mokesčiais ir kitais darbuotojų atlyginimų atskaitymais, perduodamais įvairioms organizacijoms, ir susijusiais su parduotuvių, įrenginių, įrankių bei gamyklų įrašais.
Ministerijų vidaus audito skyriaus pareigos apima:
valstybės įstaigoms numatytų apskaitos procedūrų nagrinėjimą siekiant užtikrinti, kad jos būtų teisingos, tinkamos, be jokių defektų ar trūkumų;
numatytų procedūrų ir periodiškai leidžiamų įsakymų įgyvendinimo kontroliavimą;
ministerijos finansinio aptarnavimo skyriaus, taip pat finansinio aptarnavimo skyrių, susijusių su nepriklausomomis valstybės įstaigomis bei pavaldžiomis valstybės įstaigomis, išsamų atsiskaitymų ir apskaitos darbo patikrinimą;
svarbių įsiskolinimo sumų, įtrauktų į
apskaitą ir kitus susijusius įrašus, nagrinėjimą;
koordinavimą su Iždu dėl vidaus audito procedūrų;
periodišką visų apskaitos įrašų patikrinimą;
prieštaravimų, kurie nurodyti Valstybės kontrolės kontrolinio audito pastabose, nagrinėjimą/ suderinimą ir kitus reikalus, susijusius su Valstybės kontrolės atliekamais audito patikrinimais;
Vidaus audito sėkmė priklauso nuo to, ar sugebama užtikrinti, kad bus įgyvendintos tinkamos procedūros, atliekama reguliari ir tiksli apskaita, ir ar sugebama teikti pasiūlymus vyriausybei dėl išlaidų taupymo, ir ar vykdant valstybės funkcijas laikomasi drausmės.
6. VIDAUS AUDITO TARNYBŲ DARBO ORGANIZAVIMAS IR VEIKIMAS
6.1. IŽDE
Iždo audito skyrius, kkuriam tenka svarbus vaidmuo steigiant ir kontroliuojant vidaus audito funkciją ministerijose ir daugiau kaip 1300 valstybės įstaigų, turi tinkamus kvalifikuotus darbuotojus. Finansų ministerijos Iždo departamento audito skyrius organizuotas pagal biudžetinių įstaigų funkcijas. Biudžetinės įstaigos yra suskirstytos į grupes pagal funkcijų panašumą ir paskirtos į skirtingus šio skyriaus padalinius.
Grupių skaičius priklauso nuo funkcijų sudėtingumo, įstaigų, vykdančių tokias funkcijas, skaičiaus ir parengtų Iždo auditorių skaičiaus. Kiekvienam padaliniui vadovauja vyresnysis auditorius, kuriam padeda auditorius. Žmonių, dirbančių padaliniuose, skaičius priklauso nuo to, kaip bbus plečiama audito funkcija, apimanti vis daugiau įstaigų. Vyresnieji auditoriai atsiskaito Audito vadovui, kuris vadovauja audito funkcijai Audito skyriuje. Audito vadovas atsiskaito Audito skyriaus viršininkui.
6.2. PAREIGINIAI APRAŠYMAI IR SPECIFIKACIJOS
6.2.1. Auditorius
Pagrindinė auditorių veikla Finansų ministerijoje:
padėti rengti ministerijų vidaus audito strategijas, ypač aatsižvelgiant į jų funkcijas ir vidaus kontrolės sistemas;
padėti sudaryti operacinį audito planą;
kontroliuoti ministerijų vidaus audito skyrių atliekamą vidaus audito eigą;
suderinti audito pastebėjimus su aukščiausia ministerijų vadovybe;
parengti išskirtines ataskaitas apie kontrolės procedūrų trūkumus, kurie buvo pastebėti vidaus audito metu, ir pateikti jas Finansų ministerijai bei Vyriausybei;
parengti pasiūlymus dėl vidaus auditorių mokymo ministerijose.
Auditorius turėtų būti įvykdęs Valstybės vidaus audito normą, kurią nustato Finansų ministerija, konsultuodamasi su Valstybės kontrolieriumi arba – pasirinktinai – turi būti dirbęs su audito užduotimis Vyriausybėje arba bankų, draudimo arba mokesčių įstaigose.
6.2.2. Vyresnysis auditorius
Vyresnysis auditorius kontroliuoja auditorių darbą ir atsiskaito Audito vadovui, kuris atsakingas už audito funkciją Audito skyriuje. Vyresniajam auditoriui priskirtas vadovavimo ir atsakomybės už operacijas derinys. Pagrindinė vyresniojo auditoriaus veikla Finansų ministerijoje:
teikti konsultacijas specializuotose srityse, pvz., ddėl kompiuterinio audito, tiekimo, apskaitos ir t.t.;
prižiūrėti ir užbaigti ministerijų vidaus audito strategijas kartu su tų ministerijų vidaus audito skyriais;
susitarti su ministerijomis dėl bendrų audito operacinių planų;
atsiskaityti audito vadovui dėl ministerijų vidaus audito skyrių atliekamo audito eigos;
rengti susitikimus su aukščiausia ministerijų vadovybe einamiesiems audito pastebėjimams aptarti;
koordinuoti veiklą su Valstybės kontrolieriumi;
teikti pasiūlymus dėl vidaus auditorių mokymo ministerijose.
Vyresnysis auditorius turėtų būti įvykdęs aukščiausią Valstybės vidaus audito normą, kurią nustato Finansų ministerija, konsultuodamasi su Valstybės kontrolieriumi, arba – pasirinktinai – jis turi bbūti įgijęs minimalią darbo patirtį audito, apskaitos arba finansų valdymo srityje (tai apibrėžia Finansų ministerija).
6.2.3. Audito vadovas
Audito vadovas kontroliuoja audito skyriaus audito padalinių darbą. Pagrindiniai audito vadovo uždaviniai:
padėti ir vadovauti ministerijų vidaus audito skyriams, kuriantiems smulkius vidaus audito vadovus bei nuostatas;
palaikyti glaudų ryšį su Valstybės kontrolieriumi;
palaikyti glaudų ryšį su kitais skyriais ir konsultuoti juos dėl audito reikalavimų, keliamų naujoms sistemoms;
koordinuoti ministerijų vidaus audito skyrių darbą su kitomis inspekcijų struktūromis: Mokesčių inspekcijos ir Sodros inspekcijų skyriais;
kontroliuoti audito darbo efektyvumą per audito ataskaitų peržiūras arba tiesiogiai dalyvaujant audito darbe.
Audito vadovas turėtų būti gerai pasirengęs ir patyręs vidinis auditorius, įvykdęs tiek Valstybės vidaus audito normą, tiek aukščiausią Valstybės vidaus audito normą arba – pasirinktinai – jis turi būti dirbęs vyresniuoju auditoriumi nurodytą metų skaičių ar turėti papildomą finansų valdymo, apskaitos ir audito kvalifikaciją. Audito vadovas privalo turėti atitinkamų vadovavimo įgūdžių, kad galėtų vadovauti įgyvendinant vidaus audito funkciją.
7. PROCEDŪROS, KURIOMIS TURI VADOVAUTIS VIDAUS AUDITO SKYRIUS MINISTERIJOSE IR KITOSE VALSTYBĖS ĮSTAIGOSE
7.1. PAGRINDINĖS SKYRIAUS PAREIGOS
1. Atsižvelgiant į audito darbuotojų skaičių ir auditui atlikti paskirtą laikotarpį, nustatyti dokumentų ir įrašų, kuriuos vidaus auditui reikia patikrinti bendrojo valstybės įstaigų apskaitos patikrinimo metu, procentą.
2. Koordinuoti audito grupių darbą.
3. Parengti audito grupių patikrinimų programą ir informuoti valstybės įstaigas.
4. Per sutartą laikotarpį patikrinti ir ppateikti audito ataskaitas.
5. Tęsti audito ataskaitas, kol bus atlikti visi audito pastebėjimuose paminėti dalykai.
6. Kas mėnesį pateikti įstaigos vadovui ataskaitą apie svarbiausias audito ataskaitas ir pastebėjimus.
7. Kas ketvirtį parengti ir išsiųsti Iždui svarbiausių audito ataskaitose paminėtų aspektų santrauką.
8. Parengti ir pateikti Iždo direktoriui metinę ministerijos vidaus audito padalinio veiklos ataskaitą.
9. Rinkti naujausius įstatymus, taisykles, nuostatus ir sudaryti audito grupėms sąlygas naudotis jais.
10. Papildyti vidaus audito vadovą nauja informacija.
11. Pateikti duomenis apie vidaus audito padalinio biudžeto poreikius.
12. Tvarkyti ministerijos vadovybės specialiai vidaus audito padaliniui nagrinėti atsiųstus dokumentus.
13. Saugoti dokumentus ir tvarkyti bylas bei jų kartoteką.
14. Tvarkyti reikalus, susijusius su vidaus audito padalinio personalu.
7.2. VIDAUS AUDITO METINIŲ IR KETVIRČIO PLANŲ PARENGIMAS
7.2.1. Vidaus audito Kontrolės žurnalas
Skyriaus viršininkas turėtų pildyti tokį vidaus audito Kontrolės žurnalą (2 pav.).
Eil. Nr. Valsty-
bės įstaigos pavadi-
nimas ir adresas Patikri-
nimų periodiš-
kumas Laikotar-
pis, kuriuo ataskaitos buvo patikrintos paskutinį kartą Pasku-
tinio patik-
rinimo trukmė Laikotar-
pis, kuriuo ataskaitas reikia patikrinti Metiniame plane numa-
tytas grupės darbo dienų skaičius Metinia-
me plane siūlomos patikrini-
mo datos Audito grupės narių pavardės Faktinė audito trukmė Pas-
tabos
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
2 pav
Kontrolės žurnalas pildomas kiekvienais finansiniais metais ir jis yra pagrindinis ir.
nuolatinis vidaus audito padalinio valstybės įstaigose atliktų audito patikrinimų sąrašas. Kiekvienais metais, prieš baigiantis spaliui, duomenys apie visas valstybės įstaigas, kuriose per ateinančius finansinius metus reikės atlikti auditą, bus įrašyti į Kontrolės žurnalo 1-6 skiltis.
7.2.2. Vidaus audito metinis planas
Skyriaus viršininkas turi parengti vidaus aaudito skyriaus metinį planą ateinantiems metams (3 pav.):
Metinis planas
2000 m.
Eil. Nr. Valstybės įstaigos pavadinimas Audito patikrinimų periodiškumas Kada buvo atliktas pasku-
tinis auditas Siūlomos patikrinimo datos Darbo dienų skaičius Dienų skaičius kontrolei
2 3 4 5 6 7
3 pav.
Toks metinis planas turi būti sudaromas taip, kad kiekvienoje ministerijos valstybės įstaigoje auditas būtų atliekamas nors kartą per metus. Planas turėtų būti sudaromas konsultuojantis su Iždo audito skyriumi ir iki lapkričio pabaigos patvirtintas ministerijos sekretoriaus.
7.2.3. Vidaus audito programa ketvirčiui
Remdamasis patvirtintu metiniu planu, likus dviem mėnesiams iki ketvirčio pradžios skyriaus viršininkas turėtų parengti tokią smulkią ketvirčio programą valstybės įstaigoms, kuriose per ateinantį ketvirtį turi būti atliktas auditas (4 pav.). 4 pav.
Eil. Nr. Grupės Nr. Kontrolė
Laikotarpis Dienų skaičius Valstybės įstaigos pavadinimas Laikotarpis Dienų skaičius Valstybės įstaigos pavadinimas
1 2 3 4 5 6 7
7.2.4. Pranešimai apie auditą
Valstybės įstaigoms, kuriose pagal ketvirčio programą bus atliekamas auditas, turi būti pranešta apie tai bent jau prieš mėnesį. Turėtų būti siunčiamas toks pranešimas:
Dėl (valstybės įstaigos pavadinimas) …….. metų apskaitos vidaus audito
Planuojama atlikti jūsų įstaigos apskaitos vidaus auditą nuo …… iki …….
Audito grupei vadovaus (grupės vadovo pavardė ir pareigos) ir jam padės (5 pav.):
Pavardė Pareigos
5 pav.
Siunčiame dokumentų, kurie bus tikrinami vidaus audito metu, sąrašą. Prašom parengti ir
audito grupei atvykimo dieną pateikti tuos dokumentus. Be to, grupė nuodugniai patikrins dviejų mėnesių, apie kuriuos atvykimo dieną praneš audito grupės vadovas, sąskaitų įrašus.
Prašome patvirtinti, kad gavote pranešimą.
Pranešimą reikia išsiųsti todėl, kad būtų paruoštos visos apskaitos knygos ir svarbūs dokumentai, taip bus užtikrinta, kad audito darbas vyks sklandžiai.
7.2.5. Prašymai atidėti auditą
Prašymai atidėti auditą turėtų būti svarstomi tik išimtinais atvejais. Tokie prašymai turėtų būti patenkinami tik tada, kai juos patvirtina ministerijos sekretorius. Jeigu iš valstybės įstaigos administracinio vadovo tokio prašymo nebuvo ggauta, o numatytą patikrinimo dieną valstybės įstaigos pareigūnai nepateikia dokumentų (įrašų), audito vadovas turi išsiaiškinti su tos valstybės įstaigos finansų vadovu dokumentų (įrašų) nepateikimo priežastis, surašyti jas ir pranešti apie tai vidaus audito skyriaus viršininkui. Vadovaujantis pareigūnas neturėtų keisti patvirtintos programos negavęs audito skyriaus viršininko patvirtinimo.
7.2.6. Mėnesių nuodugniam auditui parinkimas
Be patvirtintoje programoje nurodytų aspektų, audito grupė turi patikrinti visus sandorius, sudarytus tais mėnesiais, kurie parinkti nuodugniam tyrimui. Valstybės įstaigoms neturėtų būti pranešama iš anksto apie konkrečius nuodugniam patikrinimui parenkamus mėnesius. AApie tuos mėnesius audito grupei pranešama prieš išvykstant į patikrinimą. Audito skyriuje turi būti pildomas nuodugniam auditui parinktų mėnesių žurnalas kiekvieniems finansiniams metams atskirai. Skyriaus viršininkui patvirtinus programą ir parinkus vidaus auditui mėnesius, audito vadovas turi atlikti nuodugnų parinktų mėnesių aauditą.
7.2.7. Dokumentai, kuriuos skyrius turi pateikti vidaus audito grupėms
Prieš pradėdama vidaus auditą valstybės įstaigoje audito grupė turi turėti tokią medžiagą:
1. Pagrindinę informaciją apie valstybės įstaigą.
2. Aspektus, kurių atžvilgiu Iždo audito skyrius siūlo atlikti patikrinimą.
3. Bylas, kuriose yra ankstesnių metų audito ataskaitos, kurių audito pastebėjimai vis dar yra aktualūs.
4. Pastebėjimų, kurie buvo laikomi įvykdytais ir kuriuos skyriaus viršininko nutarimu reikia patikrinti kito audito metu, sąrašą.
5. Kruopštaus banko ataskaitų patikrinimo metu pastebėtų neatitikimų/trūkumų arba kitokių pažeidimų (jeigu jų buvo) sąrašą arba kokių nors kitų svarbių aspektų, kuriuos reikia išnagrinėti, sąrašą, kad audito grupė išnagrinėtų juos vietoje ir aprašytų ataskaitoje.
6. Po paskutinio audito per Iždą atliktų pagrindinių atsiskaitymų su tiekėjais sąrašą (šį sąrašą galima gauti iš Iždo arba tiesiai iš NAVISION ataskaitos);
7. Kitą informaciją, kurią audito grupei reikia išnagrinėti vietoje. <
Įrašai ir dokumentai, kuriuos valstybės įstaigos turi pateikti vidaus audito grupei:
1. Valstybės įstaigos vadovas turi būti iš anksto informuotas apie audito datą. Turi būti parengtas ir išsiųstas dokumentų (įrašų), kurie bus tikrinami vidaus audito metu, sąrašas, kad šie dokumentai (įrašai) būtų paruošti patikrinimui dar prieš atvykstant grupei.
2. Apskaitos dokumentai (įrašai), kurie tvarkomi tikrinamose įstaigose, vidaus audito grupei turi būti pateikiami nedelsiant.
3. Atlikti mokėjimai turi būti patvirtinti išlaidų dokumentais: mokėjimų pavedimais, banko ataskaitomis, atlyginimų žiniaraščiais ir apmokėtomis sąskaitomis-faktūromis arba skolų padengimo raštais.
4. Per Iždą ir kkasą/sąskaitą vietiniame banke atliktų mokėjimų sąrašas turi būti nedelsiant pateikimas grupei, kai tik ji pareikalauja.
5. Audito grupės vadovas atsakingas už tai, kad pasibaigus auditui visi dokumentai būtų grąžinti.
8. PROCEDŪROS, KURIOMIS TURI VADOVAUTIS VIDAUS AUDITO GRUPĖS
8.1. PAREIGŲ PASKIRSTYMAS:
Tik atvykusi į valstybės įstaigą vidaus audito grupė turėtų susipažinti su įstaigos darbu ir veikla. Audito grupės vadovas turėtų gauti visus įmanomus apskaitos dokumentus (įrašus), įtrauktus į pranešimo apie vidaus auditą sąrašą, taip pat išsiųsti pranešimą dėl pirkimo paraiškų, sąskaitų-faktūrų, mokėjimo pavedimų ir pan., susijusių su nuodugniam patikrinimui parinktais mėnesiais. Jeigu dokumentai (įrašai) laiku nepateikiami arba kyla kokių nors kitokių sunkumų dėl dokumentų (įrašų) gavimo, apie tai turėtų būti pranešta skyriaus viršininkui.
Patvirtintas užduotis turi pasirašyti kiekvienas grupės narys. Užbaigus auditą kiekvienas grupės narys parašu patvirtina apie galutinai ir laiku atliktas užduotis.
8.2. INFORMAVIMAS APIE AUDITO PASTEBĖJIMUS IR JŲ PATIKRINIMAS
Audito metu išankstiniais raštais, kurie numeruojami iš eilės, apie audito pastebėjimus turi būti informuojama administracija. Šios pastabos turi būti trumpos, tikslios ir konkrečios. Jomis paprasčiausiai siekiama patvirtinimo/informacijos, o ne siūloma kokia nors išvada arba pranešama apie audito grupės nuostatas. Audito grupė turėtų stengtis gauti visą informaciją iš apskaitos ir kitų su tuo susijusių įrašų, paaiškinimus pokalbių metu, jeigu tai įmanoma. Paprastai audito raštai su vadovybės atsakymais grąžinami pper vieną dieną. Atsakymai į pastabas turi būti kruopščiai išnagrinėjami ir jeigu jie tenkina grupės vadovą, pastabos atmetamos, o jeigu ne – įtraukiamos į audito ataskaitą.
Tik prasidėjus audito patikrinimui grupės vadovas turi peržiūrėti ankstesnių ataskaitų pastabas, kurios vis dar yra aktualios, ir patikrinti pataisymus/ atitikimus ten, kur juos buvo pažadėta atlikti. Jis pats asmeniškai turi skirti dėmesį senoms pastaboms, į kurias nebuvo atsižvelgta, nes labai svarbu, kad visos aktualios pastabos būtų greitai išnagrinėtos ir atsižvelgiant į jas padarytos išvados.
Jeigu gaunamas patenkinamas vadovybės atsakymas, skyriaus viršininko nutarimu pastebėjimai laikomi įvykdytais, bet reikia patikrinti, ar nėra nustatyta pažeidimų kito patikrinimo metu; tada audito grupės vadovas turėtų patikrinti, ar nekartojami tie patys pažeidimai, pareikšti apie tai savo pastabas ir įtraukti jas į sąrašą. Jeigu yra pažeidimų, jie turi būti surašomi einamojo audito ataskaitos I dalyje.
Vidaus audito grupės vadovas, prieš darydamas išvadą, kad į ankstesnio audito ataskaitoje pateiktas pastebėjimus (pastabas) atsižvelgta ir nurodyti pažeidimai pašalinti, turi gauti audituojamos įstaigos vadovų raštišką atsakymą/pasiaiškinimą dėl kiekvieno atskiro pastebėjimo (pastabos), įtraukto į ankstesnio audito ataskaitą tada jis, remdamasis valstybės įstaigos vadovo atsakymais arba aptarimo rezultatais, trumpai nurodo priežastis, dėl kurių užfiksavo, kad į tuos pastebėjimus atsižvelgta, pažeidimai pašalinti ir nebekartojami.
Kai procedūrinio pobūdžio pastebėjimas, pvz., dėl įrašų ttvarkymo, reikalingų pažymų nebuvimo, yra aktualus vienoje arba keliose ankstesnėse ataskaitose ir tokių pažeidimų pasitaikė per einamojo audito tikrinamą laikotarpį, pastabos iš ankstesnių ataskaitų gali būti paimamos ir įtraukiamos į einamojo audito ataskaitą, paminint tai, kad toks pažeidimas jau buvo nurodytas ankstesnėje audito ataskaitoje.
8.3. AUDITO PABAIGA
Pasibaigus paskutiniam patikrinimui atitinkamas audito grupės narys ant visų registrų, apskaitos knygų ir kitų valstybės įstaigos audito metu tikrintų įrašų turėtų uždėti antspaudą ir užrašyti datą.
Kiekvieno pastebėjimo medžiagos nagrinėjimo nereikėtų atidėti baigiamajam vidaus audito etapui, nes taip gali susikaupti daug nepatvirtintų duomenų ir su ja susijusios pastabos baigiantis auditui gali likti neįtrauktos į audito ataskaitą dėl laiko stokos.
8.4. AUDITO APIMTIS
Vidaus audito grupė turi atlikti bendrą visų valstybės įstaigos dokumentų (įrašų), padarytų po paskutinio audito, patikrinimą, o jeigu tai nauja valstybės įstaiga, patikrinti visus dokumentus (įrašus) nuo pat jos įsteigimo. Be bendrojo patikrinimo turi būti nuodugniai analizuojami skyriaus viršininko kruopščiam tyrimui parinktų mėnesių dokumentai: sąskaitos-faktūros, registrai ir įrašai, išskyrus susijusius su parinktų mėnesių apskaitos įrašais, kuriuos reikia kruopščiai patikrinti bendrojo valstybės įstaigos apskaitos patikrinimo metu; tikrinamų dokumentų procentą turėtų nustatyti skyriaus viršininkas. Audito grupės vadovas turėtų kontroliuoti audito grupių darbą. Kontrolės procentas, mažiausiai 30 proc., nustatomas atsižvelgiant į audituojamos valstybės įstaigos pobūdį ir atliekamo darbo apimtį.
Vidaus
audito grupė turi išnagrinėti valstybės įstaigos dokumentus (įrašus), kad susidarytų nuomonę šiais klausimais:
Ar visi apskaitos dokumentai (įrašai), kurie turi būti tvarkomi, yra tvarkomi nustatyta tvarka, ir ar visos sąskaitos sudaromos tiksliai ir teisingai.
Ar mokėjimai atliekami pagal juos reguliuojančias taisykles ir nurodymus, ir ar aritmetiniai skaičiavimai yra teisingi.
Ar visi mokėjimai ir paraiškos įtraukiami į apskaitą laiku.
Ar visi sandoriai įtraukiami į apskaitą tose kategorijose, kur jie turi būti tvarkomi, ir ar nebuvo naudojamasi neleistinomis kategorijomis.
Ar atsiskaitymų sąskaitų likučiai periodiškai susumuojami ir imamasi aatitinkamų priemonių, kad jie būtų apmokėti.
Ar teisingai apskaičiuotos ir įtrauktos į apskaitą palūkanos (jeigu jų buvo).
Ar teisingai skaičiuojami socialinio draudimo mokesčiai.
Ar paskolos, avansai ir subsidijos mokamos teisingai, tinkamai tvarkomos apskaitoje ir ar grąžinami permokėjimai.
Ar laiku gaunamos ir gerai patikrinamos banko ataskaitos su vykdomų mokėjimų pavedimais ir indėlių kvitais; ar laiku daromi taisymai.
Ar laikomasi nurodymų dėl išlaidų ir įplaukų dokumentų suderinimo.
Ar laikomasi nurodymų dėl kasos knygos, inventoriaus ir atsargų registro, darbo laiko
apskaitos tabelių ir kitų registrų pildymo.
Ar sandoriai teisingai registruojami žžurnale ir didžiosios knygos sąskaitose.
Ar laikomasi nurodymų dėl kasos knygos, nenumatytų išlaidų žurnalo, inventoriaus ir atsargų sąskaitų, didžiosios knygos ir kitų sąskaitų įrašų pildymo.
Vidaus audito dažnumas paprastai priklauso nuo vidaus audito organizacijai suteiktos galios ir nuo padalinių, kuriuose per mmetus reikia atlikti auditą, skaičiaus. Kaip bebūtų, reikia stengtis, kad visos audito organizacijos jurisdikcijoje esančios įstaigos būtų patikrinamos nors kartą per metus. Auditą galima atlikti dažniau arba rečiau – tai priklauso nuo sandorių skaičiaus, išlaidų kiekio, įsiskolinimų būklės ir bendrosios įstaigos apskaitos būklės ir pan.
Kad galima būtų kontroliuoti, ar audituojamuose įstaigose nedaroma pažeidimų, paminėtų gautose pastabose, vidaus audito skyrius turi pildyti žurnalą. Kartą per ketvirtį turi būti patikrinama, kas daroma dėl aktualių pastabų (pastebėjimų) ir ar imamasi priemonių, kad pastabų nuorodos būtų kuo greičiau įvykdytos. Tikrinant reikia nustatyti, ar minėtų pažeidimų nekartojama.
9. NUODUGNUS PARINKTŲ MĖNESIŲ AUDITAS
Nuodugniai tikrinant parinktų mėnesių sandorius ir įrašus reikėtų peržiūrėti visus sandorius, sudarytus tais mėnesiais – nuo sąskaitos-faktūros gavimo iki mokėjimų tiekėjams.
9.1. TIKRINANT MOKĖJIMO PARAIŠKAS RREIKĖTŲ
ĮSITIKINTI, KAD:
1. Funkcinė ir ekonominė sandorio kategorija atitinka sandorio pobūdį, nurodytą tiekėjui pateiktame užsakyme ir atitinkamoje tiekėjo sąskaitoje-faktūroje.
2. Duomenys apie tiekėją, nurodyti pirkimo užsakyme ir atitinkamoje sąskaitoje-faktūroje, atitinka mokėjimo paraiškoje nurodytus duomenis.
3. Mokėjimo paraiškoje nurodyta mokėjimo diena yra ta pati, kaip ir data, nurodyta atitinkamoje tiekėjo sąskaitoje-faktūroje.
4. Jeigu pirkimo užsakymas (dokumentas) ir sąskaita-faktūra išrašyta taip, kad ji bus pateikiama atlikus mokėjimą, tai sandoris įregistruotas kaip išankstinio apmokėjimo sandoris.
5. Mokėjimo paraiškoje nurodyta mokėjimo suma yra tokia pati, kaip atitinkamoje sąskaitoje-faktūroje ir atitinka tiekėjui pateikto užsakymo ssumą.
6. Mokėjimo paraiška yra patvirtinta valstybės įstaigos finansininko ir vadovo.
9.2. TIKRINANT BIUDŽETO PASKIRSTYMO ĮRAŠUS, REIKIA ĮSITIKINTI, KAD:
1. Tais atvejais, kai biudžeto paskirstymo registras pildomas ranka, kiekvienoje funkcinėje ir ekonominėje kategorijoje paskirstymo įrašai įrašomi atskirai. Tokie paskirstymo įrašai turi būti pildomi kiekvieną ketvirtį arba kiekvieną mėnesį pagal Iždo nurodymus. Jeigu biudžeto paskirstymas registruojamas su NAVISION sistema, paskirstymo kategorijos yra labai smulkios, taigi mokėjimo paraiškų biudžeto kontrolė atliekama pagal šias kategorijas.
2. Mokėjimo paraiška įvykdoma tik įsitikinus, kad reikalingoms išlaidoms dar yra lėšų pagal biudžeto paskirstymo registrą.
3. Per metus atlikti biudžeto paskirstymo pakeitimai atitinka nustatytas procedūras ir neviršija Seimo patvirtintų asignavimų ribų. Norint tuo įsitikint, reikia nagrinėti visus biudžeto paskirstymo pakeitimus (nurodytus ranka pildomame biudžeto paskirstymo registre arba NAVISION biudžeto įrašuose ir iš valstybės įstaigų gautus rašytinius leidimus atlikti pakeitimus).
9.3. TIKRINANT APSKAITOS ĮRAŠUS, REIKIA
ĮSITIKINTI, KAD:
A. Kai apskaita tvarkoma ranka:
1. Kiekvienas mokėjimo sandoris registruojamas žurnale, kuris pildomas nustatyta forma.
2. Žurnale užregistruota sandorio kategorija sutampa su atitinkamoje mokėjimo paraiškoje nurodyta kategorija.
3. Periodiškai apskaičiuojamos bendros debeto ir kredito sumos.
4. Visada nurodomas atitinkamos buhalterinės knygos lapo numeris.
5. Kiekvienas įrašas žurnale patvirtinamas buhalterio.
6. Didžiojoje knygoje apskaičiavus bendras sumas, sandoriai perkeliami į atitinkamas buhalterinės knygos sąskaitas, kurios pildomos nustatyta forma.
7. Bendra sandorių suma, nurodyta buhalterinėse knygose, sutampa su tų sandorių detalizacijomis, nurodytomis žurnale.
8. Visada nurodomi atitinkami debetų/kreditų buhalterinės kknygos puslapių numeriai.
9. Buhalterinės knygos periodiškai uždaromos tada, kai valstybei pateikiamos ataskaitos ir paskui teisingai susumuojami balansai.
B. Kai apskaita tvarkoma su NAVISION:
1. Kiekvienos sąskaitos žurnalas (kaip nurodyta sąskaitų plane) išspausdinamas kiekvieno mėnesio pabaigoje, kai uždaromos mėnesių sąskaitos, ir pasirašomas buhalterio.
2. Finansinis sąskaitų planas, tvarkomas su NAVISION, apima visus valstybės įstaigos naudojamas ekonomines kategorijas.
3. Funkcinis sąskaitų planas, tvarkomas su NAVISION, apima visas valstybės įstaigos naudojamas funkcines kategorijas.
4. Sandoriai, registruojami sąskaitose su NAVISION, naudojantis Didžiąja knyga, nepriklauso biudžeto kontrolei. Todėl svarbu gerai išnagrinėti visus tokius sandorius, kad būtų įsitikinama, kad Didžioji knyga naudojama tik tiems įrašams, kuriuos leidžiama registruoti šioje knygoje.
5. Sandorius sąskaitose registruoja darbuotojai, įgalioti tai daryti patvirtintais vartotojo lygiais.
9.4. DARBO UŽMOKESČIO IR KITŲ MOKĖJIMŲ DARBUOTOJAMS TIKRINIMAS
Nagrinėjant įrašus, susijusius su personalo mokėjimais, reikėtų patikrinti:
1. Ar valstybinių darbuotojų darbo užmokestis ir kitos personalui mokėtinos sumos yra mokamos teisingai, o permokėjimai nenuslepiami.
2. Ar atlyginimai buvo nustatomi teisingai.
3. Ar darbuotojų, įtrauktų į atlyginimų žiniaraštį, skaičius atitinka patvirtintame biudžete numatytą skaičių.
4. Ar mokesčiai ir mokėjimai socialiniam draudimui, išskaičiuojami iš darbo užmokesčio, yra teisingi ir laiku pervedami į Mokesčių ir Socialinio draudimo skyrių banko sąskaitas.
5. Ar mokėjimai, susiję su socialiniu draudimu, neuždelsiami.
6. Ar atlyginimų žiniaraštis pildomas nustatyta forma.
7. Ar darbuotojų atskaitymai socialiniam draudimui registruojami socialinio draudimo įmokų registre, o bet kokie mokėjimai, padaryti vietoje iš socialinio draudimo įįmokų likučio, daromi siekiant specialių įstatyme numatytų tikslų
8. Ar asmeniniai darbuotojų duomenys pildomi tinkamai ir ar įrašus daro tam įgalioti pareigūnai.
9.5. KOMANDIRUOTĖS
Turi būti patikrintos komandiruočių apyskaitos ir nustatyta:
1. Ar apyskaitos pateikiamos nustatyta forma.
2. Ar apyskaitos patvirtintos įstaigos vadovo.
3. Ar kartu su pareikalavimu pateikiami ir pagrindžiamieji dokumentai: sąskaitos-faktūros, bilietai, viešbučio sąskaitos ir kt.
4. Ar kelionės maršrutas ir kelionės klasės atitinka nustatytas taisykles.
5. Ar apmokant apyskaitas komandiruotės avansai ir jų išlaidos tinkamai sutvarkyti ir laiku grąžinti.
9.6. PIRKIMŲ UŽSAKYMAI
Audito grupės vadovas turėtų pareikalauti dokumentų, susijusių su didesniais pirkimais, padarytais per laikotarpį, praėjusį nuo ankstesnio audito. Tokių didesnių pirkimų sąrašą galima gauti iš NAVISION ataskaitos, kadangi tokie pirkimai apmokami per Iždą.
Tikrinant pirkimus, reikėtų nustatyti:
1. Ar tiekėjai, registruoti tiekėjų registre (vadove) arba tiekėjų byloje (NAVISION), yra patvirtinti pagal Viešųjų pirkimų įstatymą.
2. Ar prekių užsakyme pateikti duomenys apie biudžetinį kodą ir atsargas, sąskaitos kodą ir t.t.
3. Ar prekės aprašymas ir kokybė, pateikta konkursiniame pasiūlyme, sutampa su prekių užsakymu.
4. Ar tinkamai užregistruotos nurodytos kainos ir kiti konkursiniame pasiūlyme apibrėžti svarbūs dalykai: mokesčiai, muitai, pakavimo ir siuntimo mokesčiai, komisiniai, pateikimo grafikas, pateikimo būdas ir t.t.
5. Jeigu taikomos kintamosios kainos, ar nurodyta pagrindinė konkursinė norma ir formulė, taikytina skaičiuojant kitimą.
6. Ar tiekėjo pavadinimas, pateiktas pirkimo sutartyje, atitinka tą, kuris yra priimtame pasiūlyme.
7. Ar pirkimo užsakymo kiekis sutampa su prekių užsakymo
kiekiu
8. Ar prekių aprašymas sutampa su sąskaitoje įformintomis ir iš tikrųjų gautomis prekėmis.
9. Ar užsakymo sąlygos buvo tinkamai ir aiškiai išdėstytos pirkimo užsakyme.
10. Ar aiškiai ir reikiamoje vietoje nurodytas nuobaudų dydis ir pobūdis.
Nagrinėjant tiekėjų sąskaitas-faktūras, turėtų būti užtikrinta, kad:
1. Tuo atveju, jeigu sandoris iš anksto neapmokamas, nepriimamos jokios sąskaitos-faktūros apmokėjimui be pažymos apie prekių gavimą, pasirašytos parduotuvės darbuotojo ir užsakymą pateikiančio pareigūno.
2. Duomenys, pateikti sąskaitoje-faktūroje, atitinka pirkimo užsakymą ir prekių gavimo pažymos kvitą.
3. Atsisakymo/ mažesnio kiekio atveju pareikalavimas buvo tinkamai sumažintas.
4. Visi likviduoti nuostoliai, baudos ir tt.t., jeigu jų yra, išskaičiuoti iš pareikalavimo.
5. Atsitiktiniai mokesčiai, muitai ir t.t., pateikti sąskaitoje-faktūroje, yra pagrįsti dokumentais.
6. Tiekėjui sumokėti avansai, jeigu jų yra, visiškai atsispindi sąskaitoje-faktūroje.
7. Pretenzijos dėl nuostolių, jeigu jų buvo, pateiktos laiku ir išieškoti nuostoliai.
8. Nebuvo delsiama sumokėti tiekėjams.
Avansai, sumokėti tiekėjams
Turėtų būti patikrinti įrašai, susiję su avansais/ išankstiniais apmokėjimais tiekėjams, ir įsitikinta, kad:
1. Bankuose atidaryti akredityvai ir kiti išankstiniai apmokėjimai tiekėjams registruojami registruose/ bylose.
2. Banko ataskaitos duomenys apie išieškotas iš tiekėjo sumas įrašomos į kasos knygos pajamų skiltį.
3. Avansų registras periodiškas peržiūrimas.
9.7. BANKO AATASKAITOS IR KASOS KNYGA
Tikrinant banko ataskaitas reikia žiūrėti, ar:
1. Banko ataskaitos gaunamos periodiškai ir netrūksta jokių ataskaitų.
2. Banko ataskaitos buvo patikrintos nurodant mokėjimo pavedimus ir įdėtas sumas.
3. Bendra likusių mokėjimų suma sutampa su padarytais mokėjimo pavedimais ir banko atliktais mokėjimo pavedimais.
4. Periodiškai sudaromas terminuotų mmokėjimo pavedimų sąrašas.
5. Mokėjimo pavedimai ir depozitai, nurodyti banko ataskaitose, susieti su valstybės įstaiga.
6. Laiku imamasi veiksmų, kad būtų likviduoti neatitikimai tarp likučių, įrašytų valstybės įstaigos knygose ir banko knygose.
Tikrinant kasos knygą, reikia įsitikinti, kad:
1. Valstybės įstaigoje yra tik viena kasos knyga.
2. Yra tik vienas kasininkas, valstybės įstaigoje atsakingas už kasą.
3. Patikrinamas kasdienis likučių uždarymas ir perkėlimas.
4. Visos kasos įplaukos parodytos įplaukų knygose.
5. Pinigai, kuriuos kasininkas paima iš banko, tinkamai įrašomi į kasos knygą.
6. Kasos knyga tvarkoma tinkama forma.
7. Kasos knyga reguliariai uždaroma.
8. Periodiškai atliekamas netikėtas kasos patikrinimas.
9. Jokie pinigai neimami pagal poreikius, o likutis neviršija normalių mėnesinių poreikių.
10. Pinigai, gauti kaip pajamos, sumokami bankui tą pačią ar kitą dieną.
11. Išmokėtų grynųjų pinigų sumų kvitai yra tinkami ir teisiškai galiojantys.
12. Darbuotojams arba tiekėjams neišmokami neteisėti grynųjų pinigų avansai.
13. Už avansus, išduotus teisėtiems tikslams, atsiskaitoma llaiku.
14. Įmokos bankui pagrindžiamos tinkamais banko pranešimais.
9.8. AVANSINĖS (SMULKIOS) SĄSKAITOS:
Tikrinant sandorius iš avansinių sąskaitų, reikia nustatyti, ar:
1. Likučiai, laikomi avansinėje sąskaitoje, neperžengia nustatytų ribų.
2. Visi mokėjimai, atlikti iš avansinės sąskaitos, paremti apmokėtais pagrindžiamaisiais dokumentais.
3. Mokėjimai, atliekami iš avansinės sąskaitos, apribojami nustatytais tikslais.
4. Sandorių klasifikacija mokėjimo pavedimų avansui išlyginti atitinka sandorio pobūdį, kuris nurodytas apmokėtuose pagrindžiamuosiuose dokumentuose.
5. Avansinių sąskaitų likučiai suderinti su banko likučiais, kaip nurodoma banko ataskaitose.
9.9. SANDĖLIAI IR ATSARGOS
Peržiūrint sandėlių sąskaitas reikia žiūrėti, ar:
1. Yra reikiami dokumentai medžiagoms gauti
2. Atsargų knygos (kortelės) yra ppildomos visoms prekėms ir vienai prekei yra pildoma viena atsargų kortelė.
3. Visoms atsargų kortelėms pildomas indeksų registras.
4. Talpų kortelės visoms atsargose laikomoms prekėms pildomos nustatyta forma, o kiekviena talpos kortelė yra dedama kartu su medžiaga į tam skirtą dėžę.
5. Kur reikia – yra priėmimo aktai.
6. Bet koks pačios įstaigos pasigamintas turtas taip pat registruojamas sandėlio registre.
7. Labdara tinkamai sunumeruota ir įtraukta į atitinkamą registrą nurodant jos vertę.
Tikrinant sandėlį, turi būti įsitikinta, kad:
1. Prekės yra registruotos sandėlio sąskaitose jų gavimo tvarka.
2. Atsargos išduodamos pateikus tinkamus pareikalavimus.
3. Išdavimo normos nustatytos pagal numatytus grafikus.
4. Pusfabrikačių išdavimas teisingai klasifikuojamas.
5. Išduodamos atsargos registruojamos atsargų buhalterinės apskaitos registruose, o likučiai susumuojami tada, kai įvyksta sandėris.
6. Atsargų buhalterinės apskaitos registruose esantys likučiai suderinami nustatytais laikotarpiais, kaip tai numatyta sandėlio procedūrose.
10. PASLAUGŲ (DARBŲ) AUDITAS:
Turi būti tikrinamos didesnių paslaugų sutartys, kurias sudarė valstybės įstaiga nuo praėjusio audito, kad būtų įsitikinta, jog jas sudarant buvo laikomasi visų nustatytų taisyklių ir sutarčių sudarymo procedūrų. Turi būti atliktas dokumentinis darbų audito tikrinimas, ir patvirtinti tokie dalykai:
Tikrinant atlyginimų mokėjimą, įformintą vardiniais žiniaraščiais, turi būti įsitikinta, kad:
1. Vardiniai žiniaraščiai pildomi laikantis nustatytų procedūrų.
2. Atlyginimai pagal vardinius žiniaraščiais mokami tik laikiniems darbuotojams.
3. Rangovui, dirbančiam pagal darbo sutartį, per vardinius žiniaraščius atlyginimas nemokamas.
4. Mokant atlyginimus nebūna neįprastų delsimų.
5. Daromi sisteminiai įrašai apie neišmokėtas sumas ir nesumokėtas daugiau kaip vvieną mėnesį sumas, kurios grąžinamos į sąskaitą.
6. Visais atvejais, kai darbas gali būti įvertintas, jis yra įvertinamas.
7. Įrašus apie dalyvavimą patikrina prižiūrintys pareigūnai.
Tikrinant įvertinimo registrus, susijusius su darbais, turi būti įsitikinta, kad:
Mokėjimai už visus atliktus darbus, išskyrus kasdieninį darbą, ir visas pateiktas medžiagas, reikalingas specialiems darbams, atliekami remiantis įvertinimais, užfiksuotais nustatytuose užrašuose ir pagal taisykles.
Kai įvertinimai būna užfiksuoti paprastai nedelsiama apmokėti.
Būtini apmokėjimai neatidedami metų pabaigai, siekiant neparodyti, kad paskirtas biudžetas buvo viršytas.
11. DOTACIJŲ AUDITAS
Tikrinant valstybės įstaigos gautas dotacijas, turi būti nustatyta, ar:
1. Buvo ir yra laikomasi sąlygų, keliamų dotacijos naudojimui.
2. Dotacijos lėšos per pagrįstą laiką išleistos nurodytiems tikslams.
3. Programos, kuriai dotacija buvo suteikta, tikslas buvo pasiektas ir nebuvo nereikalingų išlaidų.
4. Sistema, registruojanti kvitus, apmokėjimus yra adekvati, o bankinės procedūros tinkamos.
5. Patenkinama konkursų organizavimo sistema ir vykdant kontraktinius susitarimus nebuvo jokių trūkumų.
6. Atsargų gavimo ir išdavimo sistema yra patenkinama, visi reikalingi įrašai tinkamai tvarkomi.
7. Įstaigos sąskaitos naudojamos ir tinkamai pagrindžiamos atitinkamais dokumentais bei pinigų gavėjų kvitais.
8. Įstaiga nevėluodama pateikia ataskaitas.
9. Technika arba įranga, įsigyta iš dotacijos, yra naudojama, o jeigu ne, ar tai gali būti kaip nors paaiškinta.
10. Vyriausybei buvo pateikti būtini duomenys, susiję su dotacijos naudojimu.
11. Sumos nebuvo be reikalo imamos avansu norint išvengti nesklandumų dėl lėšų.
12. VALSTYBĖS ĮSTAIGOS MOKĖJIMO PAVEDIMŲ AUDITAS
Tikrinant valstybės įstaigos mokėjimo pavedimus, reikėtų pažiūrėti, ar:
1. Visi mmokėjimo pavedimai registruojami chronologine tvarka.
2. Pinigų gavėjo pavadinimas, banko kodas ir banko sąskaita sutampa su atitinkamais duomenimis mokėjimo pavedime.
3. Visi įrašai yra patikrinti įgalioto asmens.
4. Bendros išleistų mokėjimo pavedimų sumos gaunamos teisingai ir sutampa su sumomis, parodytomis sąskaitose.
5. Prie kiekvieno mokėjimo pavedimo bankas yra pažymėjęs apmokėjimo datą ir mėnesio pabaigoje sudaromas neatliktų mokėjimo pavedimų sąrašas.
6. Mokėjimo pavedimai, kurių bankas neatliko, anuliuojami per nustatytą laikotarpį.
13. KITŲ MOKĖJIMŲ DOKUMENTŲ (ĮRAŠŲ) AUDITAS
Be aukščiau paminėtų įrašų vidaus audito grupė turėtų patikrinti ir pateikti savo pastabas dėl:
neišmokėtų algų ir išmokų;
stipendijų;
telefono sąskaitų apmokėjimo;
nuomos mokesčio;
poilsio namų mokesčių;
bibliotekos sąskaitos registro;
mokesčio už elektros energiją;
valstybinio transporto priemonių naudojimo registracijos žurnalo.
14. ĮPLAUKŲ AUDITAS
Įplaukų vidaus auditas valstybės įstaigoje turėtų užtikrinti, kad:
Visos pajamos ir kitos skolos, grąžintos Vyriausybei (Iždui), yra teisingai ir tinkamai įvertintos, pripažintos ir padėtos Vyriausybės (Iždo) sąskaitą.
Vyriausybei patikėti depozitai nedelsiant pervedami į Iždo sąskaitą.
Buvo nustatytos adekvačios nuostatos ir procedūros, kad būtų garantuotas efektyvus įplaukų ir grąžintų sumų surinkimo ir apskaitos patikrinimas ir kad tokių nuostatų bei procedūrų būtų tiksliai laikomasi.
Audito grupė turėtų atlikti įplaukų sandėrių audito testus, kad būtų nustatyta, ar:
1. Pareikalavimai pateikiami nedelsiant, įstatymų nustatyta tvarka, o apskaitos registruose be rimtos priežasties nepaliekamos jokios Vyriausybei mokėtinos sumos.
2. Įplaukų surinkimas ir grąžinimas reguliariai ir tinkamai įtraukiamas į apskaitą ir tvarkomas tinkamose sąskaitose.
3. Už
visas gautas pinigų sumas išduodami tinkami nustatytos formos kvitai.
4. Įplaukos nepriskiriamos vietinėms išlaidoms tol, kol negautas konkretus kompetentingo subjekto leidimas.
5. Įplaukų knygoje tvarkoma atsargų sąskaita.
15. VIDAUS AUDITO REZULTATAI
15.1. AUDITO ATASKAITA
Bendroji audito ataskaitos taisyklė yra tai, kad smulkių ir kasdien pasitaikančių klaidų, kurios gali būti arba buvo ištaisytos vietoje, ataskaitoje minėti nereikia. Tačiau joje reikėtų nurodyti neatitikimus, kurie jau ištaisyti, bet yra gana svarbūs ir į juos turi būti atkreipiamas aukštesniosios vadovybės dėmesys. Svarstant, ką įtraukti į audito ataskaitą, turėtų būti atsižvelgiama įį audito pastebėjimo vertę pinigų požiūriu arba į apytikslę vertę, apskaičiuotą remiantis turimais duomenimis. Piniginę vertę reikėtų paminėti ataskaitoje dėl to, kad būtų išreikšta audito pastebėjimo svarba.
Audito pastebėjimas turėtų remtis aiškiais įrodymais, kurie pagrindžiami dokumentais. Nepakanka pacituoti nurodymą arba įsakymą, kuris buvo pažeistas, reikia aiškiai išdėstyti faktinį arba galimą tokio nuokrypio poveikį valstybės finansams.
Audito ataskaitoje turi būti apibūdinti valstybės institucijos darbo būklė, specialiai atkreipiant dėmesį į tai, ar:
ataskaitos pateikiamos laiku;
jose yra visi duomenys;
likučių kontrolė atliekama pagal einamosios/atsiskaitymų ssąskaitas;
ar ataskaitos suderinamos su banko dokumentais;
Didžioji knyga ir kiti buhalterinės apskaitos registrai išsamūs ir juose yra visi duomenys;
finansų pareigūno ir įstaigos vadovo atliekamų mokėjimo paraiškų nagrinėjimas yra tinkamos kokybės.
Sudarant vidaus audito ataskaitos projektą reikėtų atsižvelgti į tokius nurodymus:
1. Ataskaita tturėtų būti trumpa.
2. Vartojamos frazės turėtų būti mandagios ir neužgaulios. Valstybės institucijos darbuotojų ketinimais neturėtų būti abejojama netgi išvadoje. Reikėtų neminėti darbuotojų, susijusių su netikslumais, pavardžių, išskyrus atvejus, kai mokėjimai susiję su asmenimis. Neturėtų būti nuorodų į atsakomybę, kuri nustatyta už bet kurį neatitikimą; reikalui esant veiksmų turi imtis įstaigos vadovas.
3. Kiekviena ataskaitos dalis turi būti su aiškia antrašte; joje turi būti kalbama apie konkretų dalyką: pirmiausia pateikiamas faktas, paskui – nurodoma, kokios taisyklės ar įsakymai pažeisti, koks neatitikimo arba praleidimo pobūdis, ir galiausiai nurodomi veiksmai, būtini pažeidimams pašalinti.
4. Permokėjimo sumos arba kiti neteisingi mokėjimai turėtų būti ištaisyti tokiu mastu, koks būtų ekonomiškai pagrįstas tuo laiku, kai atliekamas auditas; jie neturėtų būti paliekami valstybės įstaigai pačiai paskaičiuoti ir pranešti audito skyriui vėliau. Visa ffinansinė kiekvieno pastebėjimo išraiška arba jo apytikslė vertė, apskaičiuota pagal esamus duomenis, turėtų būti pateikta audito ataskaitoje pastebėjimo svarbai pabrėžti.
5. Taisyklės ir įsakymai turi būti cituojamos tiksliai, datos pateikiamos nesutrumpintos. Jeigu ataskaitoje yra nuorodų į vadovybės raštus ir įsakymus, kurių nėra audito skyriuje, reikėtų pridėti jų kopijas arba pateikti ištraukas iš valstybės įstaigos įrašų.
6. Iš ankstesnės ataskaitos likęs pastebėjimas neturėtų būti kartojamas. Dabartinė tokių pastebėjimų pozicija gali būti pateikta 1-oje ataskaitos dalyje.
7. Paskutinę audito dieną grupės vadovas turėtų asmeniškai aptarti audito ataskaitą su ppavaldžios valstybės įstaigos vadovu. Įstaigos vadovo pastabos turėtų būti tinkamu būdu įtrauktos į ataskaitą.
Pateikiant audito ataskaitos projektą reikėtų laikytis tokių instrukcijų:
1. Audito grupės vadovas turėtų pateikti audito ataskaitos projekto kopiją kartu su įrodomaisiais dokumentais ir kitais darbo dokumentais tą dieną, kai baigiamas auditas, arba kitą dieną.
2. Prie audito ataskaitos projekto pridedami tokie dokumentai:
a. audito grupės narių darbo paskirstymas;
b. užbaigimo memorandumas;
c. apžvalginis informacijos lapas, kuriame nurodoma:
d. patikrintų pagrindžiamųjų dokumentų skaičius (pasirinktiems mėnesiams), t.y.:
atlyginimų dokumentai,
kelionės apmokėjimo dokumentai,
dokumentai, susiję su mokėjimais, atliktais iš einamųjų išlaidų balanso,
dokumentai, susiję su didesniais ir mažesniais darbais.
3. Darbuotojų įrašų skaičius, patikrintas atlyginimų žiniaraščiuose.
4. Patikrintų socialinio draudimo sąskaitų skaičius.
5. Straipsniai, kuriuose nustatomi dideli finansiniai neatitikimai.
6. Straipsniai, susiję su pažeidimais arba iššvaistymais.
7. Pateiktų preliminarių audito pastabų skaičius.
8. Vietoje padarytų pastebėjimų skaičius.
9. Bendrosios pastabos apie sąskaitų tvarkymo būklę.
10. Faktinė ataskaitos pateikimo data.
11. Patikrinimo metu patirti sunkumai (jeigu tokių buvo).
15.2. AUDITO ATASKAITŲ TVARKYMAS
Iš audito grupės gautą audito ataskaitos projektą audito skyriaus viršininkas turėtų patikrinti ir įsitikinti, kad:
gauti visi reikalingi dokumentai, kurie bus pateikti ataskaitoje;
nėra praleista duomenų, yra atitinkamos nuorodos arba datos;.
straipsnių pavadinimai tinkami;
teisingai sudaryta 1-oji audito ataskaitos dalis;
kiekvienai pastabai pateikiamos pakankamos priežastys, dėl kurių laikoma, kad į pastabą atsižvelgta;
dokumentai grąžinti ir nurodytos jų grąžinimo datos;
sakiniai neiškraipyti, juose dviprasmybių; sakiniai tinkamai sudaryti, finansinės pastebėjimų prasmė išreikšta tteisingai;
pastabos paremtos faktais, o ne vien prielaidomis ir įtarimais, yra nuorodos į pažeistas taisykles arba įsakymus, kur tai yra būtina.
audito ataskaita buvo aptarta su valstybės įstaigos vadovu.
visos bylos, susijusios su ankstesnių metų audito ataskaitomis, grąžintos.
Audito skyriaus viršininkas turėtų patikrinti audito ataskaitos projektą per dvi savaites. Turėdamas prieš akis valstybės įstaigos pateiktus patikslinimus/ atsakymus, jeigu tokių yra, jis turėtų pasirūpinti, kad ataskaita būtų surašyta mandagia kalba, o finansinės svarbos aspektai būtų teisingai išryškinti. Audito skyriaus viršininkas valstybės įstaigos vadovui turėtų nusiųsti galutinės audito ataskaitos nuorašą su visais svarbiais išryškintais momentais. Ataskaitos nuorašai turėtų būti siunčiami ir Iždo audito skyriui, taip pat atsakingam ministrui, kuriam pavaldi audituota įstaiga. Audito ataskaitų kontrolės žurnalas turėtų būti pateikiamas audito skyriaus viršininkui kiekvieno mėnesio 15 dieną kartu su apžvalga, kurioje nurodomas ataskaitų, likusių ankstesnio mėnesio pradžioje, skaičius, audito ataskaitų projektų, gautų tą mėnesį, skaičius ir audito ataskaitų, likusių mėnesio pabaigoje, skaičius.
15.3. AUDITO ATASKAITŲ SAUGOJIMAS
Audito ataskaitos gali būti siunčiamos į archyvą nuo audito užbaigimo datos praėjus penkeriems metams, su sąlyga, kad:
Visuose audito ataskaitos punktuose paminėti pažeidimai pašalinti.
Užbaigtas Valstybės kontrolės atliekamas auditas, kurio metu tikrinamas tas laikotarpis, kurį apėmė mūsų nagrinėjamas auditas.
Praėjo vieneri metai nuo to laiko, kai audito ataskaitoje nurodyti pažeidimai buvo pašalinti.
