Konferencijos organizavimas
TURINYS
ĮVADAS………………………… 3
1. KONFERENCIJOS “SMULKAUS IR VIDUTINIO VERSLO BŪKLĖ, BEI JO PLĖTROS TENDENCIJOS LIETUVOJE 2004”
DARBOTVARKĖ IR DIENOTVARKĖ………………………. 5
2. KONFERENCIJOS APRAŠYMAS…………………. 6
2.1 Pasiruošimas konferencijai………………………… 6
2.2 Pranešimo pavyzdys pagal konferencijos tematiką………………..10
2.3 Konferencijos planavimas ir organizavimas……………………16
2.4 Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija………………….18
2.5 Konferencijos scenarijus ir būsimų rezultatų numatymas……………..19
3. PRIĖMIMO KONFERENCIJOS DALYVIAMS ORGANIZAVIMAS………21
3.1 Priėmimo rūšis (pusryčiai, furšetas)………………………..21
3.2 Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas……………………..22
3.3 Kvietimo maketas…………………………23
3.4 Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas……………………24
3.5 Stalo ir vizitinių kortelių pavyzdžiai……………………….25
3.6 Tosto aar kalbos variantas…………………………27
ĮVADAS
Konferencijos dažniausiai rengiamos probleminės, teminės ir konferencijos žiniasklaidai.
Ši konferencija teminė – informacinė.. Tema “Smulkaus ir vidutinio verslo būklė, bei jo plėtros tendencijos Lietuvoje 2004m.”
Teminėje konferencijoje ieškoma geriausio sprendimo viena konkrečia tema. Konferencijos metu specialistų grupė daro pranešimus, diskutuoja konferencijos tema ir parengiamas konkretus sprendimas – rekomendacijos. Informacinėje konferencijoje vadovo tikslas – grupės viduje informacijos ir nuomonės keitimąsi pakreipti taip, kad visi grupės nariai susipažintų su naujais mokslo pasiekimais, situacijomis arba dalykų tarpusavio ryšiu. Tai turi ppalengvinti jų darbą, praplėsti suvokimą ir padėti atrasti naujus veiklos būdus.
Konferencijos tikslas:
• sudaryti sąlygas didesniam darbuotojų skaičiui dalyvauti valdymo, sprendimų priėmimo procese,
• didinti darbuotojų suinteresuotumą savo ir visos organizacijos veiklos rezultatais, skatinti iniciatyvos, kūrybiškumo pasireiškimą, sugebėjimų plėtojimą,
• leisti pasiekti didesnę oorganizacijos konsolidaciją siekiant bendrų tikslų, formuojant bendradarbiavimo santykius,
• užtikrinti efektyvius informacijos pasikeitimus, ir bus lengviau įgyvendinami sprendimai,
• išklausyti įvairių nuomonių ir požiūrių sprendžiant vienas ar kitas problemas,
• leisti organizacijai išlaikyti didelį lankstumą ir sugebėjimą reguoti į vykstančius pokyčius, efektyviau koordinuoti įvairių organizacinių padalinių veiklą.
Vienas iš svarbiausių darbų organizuojant konferenciją, tai tinkamas pasiruošimas jai. Ruošiant konferenciją reikia nustatyti darbotvarkę ir dienotvarkę, parinkti tinkamą konferencijos vietą, numatyti svečių sutikimą, priėmimą, apgyvendinimą, pasirūpinti sale, svečių susodinimo tvarka, laiku išsiuntinėti kvietimus ir t. t..
Konferenciją “Smulkaus ir vidutinio verslo būklė, bei jo plėtros tendencijos 2004m.” organizavo SVVplėtros agentūra, į ją buvo pakviesti Lietuvos bankų asocijacijos prezidentas, Vilniaus verslo konsultacinio centro vyriausias konsultantas, Nacionalinės verslininkų konfederacijos direktorius, juridinio skyriaus vadovas, ir kiti asmenys susiję su smulkaus iir vidutinio verslo plėtra.
Konferencijos vadovas – turi būti specialistas, kuris mokėtų vadovauti konferencijoje dalyvaujančiai grupei, sugebėtų spręsti konferencijoje iškilusias problemas, vesti pačią konferenciją eiliškumo tvarka, nenukrypti nuo temos.
Kiekvienas konferencijoje gali pasakyti savo nuomonę; jis bus išgirstas ir galės su kitais pasidalyti savo mintimis, pajusti savo reikšmingumą.
Konferencijos pagrindinėje dalyje yra skaitomi pranešimai, bei vyksta diskusijos skaitomų pranešimų tematika. Konferencijos vadovas kontroliuoja pranešimų trukmę, bei pranešimui pasibaigus leidžia dalyviams pateikti klausimus.
Priėmimai – tai viena iš pagrindinių įvairių oorganizacijų bei oficialių asmenų ir partnerių ryšių plėtojimo priemonė. Jie turi būti gerai organizuoti, nes nuo jų sėkmės priklauso tolimesnė konferencijos sėkmė.
Priėmimo metu ant stalo turi būti padėta stalo kortelė, ant kurios užrašomas svečio vardas ir pavardė. Naudojamos daugiausia “stogo” formos kortelės. Jų paskirtis, kad būtų galima tolo matyti ir kreiptis į svečią nesuklystant.
Tostai ir kalbos pobūviui suteikia šventiškumo. Tostu ar kalba galima išreikšti padėką, pasveikinti susirinkusiuosius.
Pasibaigus konferencijai reikia sudaryti išlaidų sąmatą. Visos išlaidos turi būti pagrįstos, pridedant išlaidų dokumentus.
Šis darbas apima 31 puslapį. Darbe yra 1 lentelė, 3 diagramos, 6 paveikslai ir panaudoti 7 literatūros šaltiniai.
1. KONFERENCIJOS “SMULKAUS IR VIDUTINIO VERSLO BŪKLĖ, BEI JO PLĖTROS TENDENCIJOS LIETUVOJE 2004”
DARBOTVARKĖ IR DIENOTVARKĖ
Konferencijos laikas, vieta ir programa:
Konferencija vyks 2004 balandžio 16 dieną, Parodų centre “Litexpo” Laisvės pr. 5, Vilnius
9.30- 10.00 Dalyvių registracija. Registracijos metu dalyviams bus išdalinta konferencijos pranešimų medžiaga.
10:00 – 10:15 Konferencijos atidarymas:
Įžanginį žodį taria ir dalyvius sveikina Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius I.Krutkys
10:15 – 10:30 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros informacijos ir analizės skyriaus specialistas A.Putrimas “Smulkiose ir vidutinėse įmonėse sukurta bendrojo vidaus produkto dalis”
10:30 – 10:40 Lietuvos bankų asocijacijos prezidentas E.Vilkelis “Smulkaus ir vidutinio verslo kontaktai ir vadyba” <
10:40 – 10:55 Vilniaus verslo konsultacinio centro vyriausias konsultantas Ž.Birblys “Personalo formavimo etapai mažose ir vidutinėse įmonėse”
10:55 – 11:10 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktoriaus pavaduotojas V.Petraitis “Įregistruotų ir likviduotų smulkių ir vidutinių įmonių skaičiaus dinamika”
11:10 – 11:30 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros informacijos skyriaus specialistas K.Šerpytis “Smulkių ir vidutinių įmonių finansiniai rodikliai: pajamos ir pelningumas”
11:30 – 12:00 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros analizės skyriaus specialistas D.Valiulis “Smulkių ir vidutinių įmonių užsienio prekyba: eksportas ir importas”
11:40 – 12:00 Konferencijos dalyvių pasisakymai ir diskusijos.
12:00 – 13:00 pusryčiai
13:00 – 13:25 VMI prie LR finansų ministerijos Juridinio skyriaus Teisės aktų rengimo grupės vadovas P.Majauskas “Smulkaus ir vidutinio verslo teisinis reguliavimas”
13:25 – 13:50 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros informacijos skyriaus specialistas D.Lukošius “Smulkaus ir vidutinio verslo plėtros problemos”
13:50 – 14:10 Nacionalinės verslininkų konfederacijos direktorius Z.Puidokas “Valstybinių institucijų, susijusių su smulkaus ir vidutinio verslo politika, veikla”
14:10 – 14:30 Smulkiųjų ir vidutinių verslininkų asociacijos valdybos pirmininkas L.Mogenis “Nevyriausybinių organizacijų, susijusių su smulkiu ir vidutiniu verslu, veikla”
14:30 – 15:00 Konferencijos dalyvių pasisakymai ir diskusijos
15:00-15:30 UAB “Fabula” direktorius G.Čajauskas “Projekto “Parama pradedantiems verslą”įgyvendinimas”
15:30 –16:00 Kavos pertrauka
16:00 – 16:40 “Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius I.Krutkys
2004 metų planai, smulkaus iir vidutinio verslo plėtimo galimybės ir tikslingumas”
16:40 – 17:00 Įvertinimai, pasisakymai ir diskusijos
17:00 Banketas
19:00 Konferencijos uždarymas
2. KONFERENCIJOS APRAŠYMAS
2.1 Pasiruošimas konferencijai
Pagrindiniai organizaciniai darbai , nuo kurių priklauso konferencijos sėkmė, yra tinkamas pasiruošimas tai darbotvarkės ir dienotvarkės numatymas, vietos parinkimas, kvietimų išsiuntimas, svečių sutikimas, priėmimas, apgyvendinimas, konferencijos dalyvių susodinimo patalpose tvarka, salės aprūpinimas audiovizualine technika ir kt.
Pasiruošimas konferencijai yra labai atsakingas momentas, vienas iš pagrindinių veiksnių, lemiančių konferencijos sėkmę. Sėkmė priklauso nuo vadovo intensyvaus ir gero pasirengimo. Kuo nuoširdžiau yra rūpinamasi konferencijos ruošimu, tuo sėkmingesnės galima tikėtis konferencijos, geresnių jos rezultatų. Pirmiausia reikia pradėti nuo vietos, patalpų paruošimo, pasirūpinti sėdėjimo tvarka, paskirti tinkamą pradžios valandą, pasidomėti, kiek laiko užtruks dalyvių pasisakymai ir kt.
Planavimas Kryptingas vadovavimas Vykdymas
1 paveikslas. Konferencijos vadybos elementai
Vietos parinkimas. Konferencijos dalyvius psichologiškai veikia konferencijos vieta. Labai svarbu sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas ir pašalinti visus veiksnius, galinčius turėti neigiamą įtaką dalyvių elgesiui. Kėdės turi būti patogios, patalpa šilta ir gerai apšviesta. Jei nebus sudarytos geros darbo sąlygos, tai gali atsiliepti dalyvių nuotaikai, jie gali neigiamai vertinti konferencijos rengėjų darbą. Konferencijos rengėjai rinkdami vietą konferencijai turi pagalvoti, kad tai būtų lengvai pasiekiama visiems vieta. Toliau gyvenantiems privalu sudaryti galimybes atvykti iš vakaro ir pernakvoti. Ilgiau trunkančių
konferencijų vadovas turi kruopščiai parinkti tokią vietą, kur būtų patogus privažiavimas, o gretimas viešbutis- su puikiu aptarnavimu.
Labai svarbu yra parinkti ir tinkamas patalpas. Didžiausias dėmesys turi būti kreipiamas ne į patalpos dydį, o į tai , kad toje patalpoje patogu būtų išdėstyti stalus taip, kad ši tvarka atitiktų konferencijos rūšį. Privalu parinkti tinkamos formos stalus ir juos sustatyti taip, kad visi dalyviai vienas kitą matytų ir girdėtų – kad būtų optimali komunikacija. Taip pat visi turi jaustis lygūs, kalbėti nnesivaržydami, konstruktyviai, bendravimas turi būti malonus. Labiausiai tinkamas yra apskritas stalas, kai susirenka nedidelė grupė.Jei dalyvių daugiau, tiks kvadratinis stalas ar kvadratu sustatyti stalai, kurių išorinėje pusėje sėdi dalyviai. Stačiakampis, aukštas stalas konferencijoms netinka, nes kai “soste” sėdi vadovas, dalyviai pasijus menki, nereikšmingi, bus neaktyvūs. Netinkamas ir U formos stalas, nes sėdintys vidinėse pusėse bus atsisukę kitiems į nugaras.
Vadovas patalpų konferencijai turi ieškoti stropiai, kad galėtų viską tinkamai įrengti ir apsaugoti konferencijos dalyvius nuo išorės trukdymų. Ypač didelis dėmesys atkreiptinas įį telefonus, rūkymą ir gėrimą.
Telefono aparatas jokiu būdu negali stovėti konferencijų salėje. Jo vieta patalpoje, už kurią atsako konferencijos vadovas, kad jam būtų patogu paskambinti.
Patalpoje, kur vyksta konferencija neturi būti rūkoma:
1. Rūkaliai teršia aplinką, prirūkytoje patalpoje lieka mažiau deguonies, iir tai kenkia visų sveikatai.
2. Kai trūksta deguonies, mažėja žmonių mąstymo ir dėmesio koncentracijos galimybės.
3. Siūlymas rūkyti ir pridegti- ceremonija, atitraukianti ir kitų dėmasį nuo to, kas vyksta salėje, visiems trukdanti.
4. Negatyvus rūkančiųjų požiūris į nerūkančiuosius veikia visus konferencijos dalyvius, ir tai trukdo rezultatyviam darbui.
5. Per konferenciją rūkaliai rūko daugiau nei įprasta.
6. Prirūkytas oras veikia kalbos organus, kenkia kalbai.
Jeigu ant konferencijos stalų nebus pastatyta peleninių, visiems bus aišku, kad rūkyti patalpoje nevalia. Taip lengviausiai išsprendžiama ši problema.
Laikantis tikslaus reglamento, rūkantys dalyviai galės rūkyti per pertraukas.
Konferencijos dalyvius blaško ir butelių atkimšimas, pylimas, jų šnypštimas, maišymas ir pan. Todėl gėrimus geriausia statyti ant specialaus staliuko koridoriuje, kad dalyviai galėtų atsigerti per pertrauką papietauti, atsigerti.
Karšti gėrimai, alus, vynas, pietūs yra užsakomi iiš anksto, paklausus dalyvių, ko jie pageidautų – pateikus meniu. Padavėjui turi būti paaiškinta, kada prasideda pertrauka, kur , kaip ir kada serviruoti stalus, kad dalyviai, negaišdami laiko, spėtų per pertrauką papietauti ir atsigerti.
Konferencijos vadovui nederėtų pamiršti ir to, kad darbą gali trukdyti iš lauko atėję žmonės. Todėl prie lauko durų, gerai matomoje vietoje turi kabėti lentelė su užrašu “Prašome netrukdyti posėdžio!”. Į konferencijos salę neturėtų prasiskverbti garsūs pašnekesiai iš koridoriaus; duris uždarinėti dera tyliai, neleistina kur nors netoli ssiurbti kilimų, salė turėtų būti toliau ir nuo virtuvės triukšmų bei kvapų.
Konferencijos patalpos turi būti gerai vėdinamos, su ventiliatoriais, vengtina skersvėjų. Nemaloniai jausis ir tie dalyviai, už kurių nugarų kaitins radiatoriai. Optimali temperatūra( nustatyta tyrimais) – nuo 18 iki 20 laipsnių. Kai temperatūra pakyla iki 24 laipsnių ar daugiau, patalpoje sumažėja deguonies, tada menkėja protinio darbo efektyvumas. Svarbu laiku daryti pertraukas, per kurias dalyviai pailsi, atsigeria, užkanda, o organizatoriai gali išvėdinti patalpas, sureguliuoti temperatūrą, ventiliaciją.
Konferencijos vadovui privalu pasirūpinti ir tinkamu salės apšvietimu. Neturėtų spiginti ryškios akis varginančios lempos. Dažnai lempos esti įvairaus stiprumo- dalis grupės apšviečiama ryškiai, o kiti dalyviai skendi prietemoje, net vargiai ką gali užsirašyti. Sėdintieji prie lango pernelyg atsipalaiduoja ir negali aktyviai klausytis konferencijos. Panašų efektą sukelia balta staltiesė, todėl stalą reikia dengti ramių spalvų staltiesėmis, nes ryškios spalvos blaško, vargina. Tinkamai parenkamos ir žaliuzės. Ji bus demonstruojamos skaidrės, fotografijos, filmas, būtina pasirūpinti patalpos užtemdymu.
Jei patalpai nepakanka per langus sklindančios šviesos, įjungiamos prie lubų, sienų, stalelių pritaisytos lempos.
Svarbu pasirinkti ir tinkamas kėdes. Jos neturi būti pernelyg kietos, aukštais atlošais, bet su patogiu rankų pasidėjimu, nes ilgai nuleistos rankos vargina sprando ir pečių raumenis.
Salę galima ir puošti, bet tai turėtų būti daroma saikingai. NNetiks visa tai, kas atitrauktų dėmesį nuo svarbiausių reikalų: labai didelės vazos su gėlėmis, įspūdingi paveikslai ir kt..
Reikėtų pagalvoti ir apie dalyvių susėdimo tvarką- tai taip pat turi įtakos konferencijos eigai. Apgalvojus susodinimo tvarką, ant stalo išdėliojamos kortelės( vardas ir pavardė). Nederėtų šalia sodinti vienas kitam antipatiją jaučiančių, nemėgstančių vienas su kitu bendrauti žmonių, nes suirzę, pikti žmonės negali produktyviai dirbti, diskutuoti. Nderėtų šalia sodinti ir labai gerų bičiulių, nes jiems rūpės pasišnekučiuoti, o tai trukdys kitiems dalyviams.
Reikalinga pasidomėti dalyvių pareigomis ir stengtis išskirstyti aukštesnes pareigas turinčius tarp kitų dalyvių, užimančių žemesnes pareigas. Taip būtų išvengta opozicijų susidarymo pavojaus, žmonės efektyviau galėtų pasikeisti nuomonėmis.
Konferencijų dalyviams privalu turėti rašymo priemones pastaboms užsirašyti, o konferencijos vadovui derėtų pasirūpinti, kad prireikus dalyviai galėtų pasinaudoti demonstravimo aparatūra, t.y. turėtų būti sutvarkyti kištukiniai lizdai.
Kad ir kokie veiksniai trukdytų konferencijos vadovui laikytis reglamento, jis turi griežčiausiai žiūrėti, kad tiksliai nustatytu laiku pradėti konferenciją, laikytis pertraukų trukmės ir laiku baigti konferenciją. Tai ypač svarbu, jei konferencija vyksta ilgiau nei vieną dieną. Dešimties minučių pertraukas privalu daryti kas 50 minučių.
Darant pertraukas vertėtų atsižvelgti į pasisakymų temas, ir kartais nurodytą ritmą galima sutrikdyti. Tai gal ne taip svarbu: svarbiausia laiku baigti konferencją. Reikia stengtis nnepratęsti konferencijos darbo, kadangi kiekvienas dalyvis turi savų planų, ir nevalia jų griauti. Be to, ir dalyviai nebedirbs taip produktyviai ir per paskutinijį- pratęstos konferencijos- posėdį, nes bus susirūpinę kitais reikalais, o konferencijos vadovas dėl to gali prarasti dalyvių palankumą.
2.2 Pranešimo pavyzdys pagal konferencijos tematiką
“SMULKAUS IR VIDUTINIO VERSLO PLĖTROS LIETUVOJE TENDENCIJOS, GALIMYBĖS IR KLIŪTYS”
Pranešėjas: Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius I.Krutkys.
Smulkus ir vidutinis verslas Lietuvoje – tai daugiau nei 67 tūkst. įmonių, kas sudaro apie 98 proc. visų įmonių, bei 96 tūkst. fizinių asmenų, dirbančių pagal verslo liudijimus. Šio verslo įmonių veikla turi tam tikrų ypatybių, į kurias būtina atsižvelgti ir įvertinti, formuojant šalies ekonominę politiką. Kaip teigia žinomas ekonomistas ir rinkos ekonomikos analitikas Dž.Hornas, smulkaus ir vidutinio verslo plėtros sėkmė nėra įmanoma be valstybės palaikymo ir paramos, o smulkiųjų kompanijų problemos nėra identiškos stambiųjų problemoms. Be to reikėtų nepamiršti, kad smulkus ir vidutinis verslas tai pagrindinis valstybės ekonomikos variklis ir socialinio stabilumo garantas.
Šiuo metu Seimas ir Vyriausybė yra priėmę nemažai reikšmingų sprendimų, kurių tikslas – smulkaus ir vidutinio verslo plėtros skatinimas. Pirmiausia – tai smulkaus ir vidutinio verslo įstatymas, kuris nustato smulkaus ir vidutinio verslo subjektus ir jiems taikomas valstybės pagalbos formas, atsižvelgiant į
ES reikalavimus. Antra – Vyriausybė patvirtino Smulkaus ir vidutinio verslo plėtros iki 2004 m. strategines kryptis bei jų įgyvendinimo priemones. Svarbią reikšmę, identifikuojant problemas, turi Statistikos departamento atliekami smulkaus ir vidutinio verslo sąlygų tyrimai – „Smulkus ir vidutinis verslas Lietuvoje ir Vidurio Europoje“ . Neseniai atliktas dar vienas tyrimas, kurio tikslas buvo realiai įvertinti prekybos režimo pokyčius Lietuvai tapus ES nare ir pradėjus taikyti ES muitų režimą bei bendras Europos rinkos apsaugos priemones. Ši problema ypač svarbi dabartiniame etape, kai, aartėjant Lietuvos įstojimui į ES, reikia pagerinti smulkaus ir vidutinio verslo aplinką bei sudaryti pakankamas sąlygas lygiavertei konkurencijai ne tik šalyje, bet ir bendrojoje ES rinkoje. Taigi, smulkaus ir vidutinio verslo padėtį ir jo veiklos sąlygas šalyje pirmiausia reikėtų vertinti konkurencijos ES rinkoje aspektu, juolab, kad kai kurios šio verslo plėtros tendencijos negali nekelti susirūpinimo. 2003 m. pradžioje veiklą vykdė tik 41 proc. įregistruotų smulkaus ir vidutinio verslo įmonių, o pagrindinę bankrutuojančių įmonių dalį sudarė taip pat šio verslo įmonės. SSvarbu ir tai, kad smulkių ir vidutinių įmonių techninis, technologinis bei organizacinis lygis dar smarkiai atsilieka lyginant su Europos šalimis, o įmonių vidinės galimybės inovacijoms yra labai ribotos. Smulkaus ir vidutinio verslo įmonių vadovai viena iš svarbiausių verslo plėtros kliūčių llaiko apyvartinių lėšų stoką. ES verslininkai pagrindinėmis bankrotų priežastimis laiko marketingo, rinkodaros žinių stoką, o lėšų stoka įvardija kone paskutinėje vietoje.
Darbdavių konfederacija parengė specialią programą, kurios pagrindinis tikslas – šalinti kliūtis, trukdančias smulkaus ir vidutinio verslo plėtrai. Artimiausiu metu Seimui bus pateiktas pasiūlymų paketas dėl galiojančių įstatymų pakeitimo ir papildymo.
Smulkaus ir vidutinio verslo išsivystymo lygis Lietuvoje daug žemesnis nei ES valstybėse: skaičiuojant 1000 gyventojų turime 15 smulkaus ir vidutinio verslo įmonių, kai ES šalių vidurkis yra apie 50. Reikalingos efektyvesnės ir veiksmingesnės priemonės, kurios skatintų naujų įmonių steigimąsi ir plėtrą. Kadangi ES reguliuoja kai kurių mokesčių – PVM, dydžius, galimybės sudaryti palankesnes sąlygas racionalaus mokesčių sureguliavimo pagalba yra ribotos. Seimui paruoštame pasiūlymų pakete Darbdavių konfederacija siūlo keisti Pelno mmokesčio įstatymą, nustatant, kad naujai įsisteigusios įmonės, nepriklausomai nuo jų dydžio, būtų atleidžiamos nuo pelno mokesčio pirmaisiais jų veiklos metais, o smulkaus ir vidutinio verslo įmonės pelno mokesčio nemokėtų pirmuosius penkis metus.
Įvertinant aplinkybę, kad vis dar išlieka nemaži regioniniai verslo išvystymo bei žmonių užimtumo lygio skirtumai.Reikėtų nustatyti didesnes mokesčių ir kitas lengvatas toms įmonėms, kurios steigiasi taip vadinamuose probleminiuose regionuose. Tuo norima sudaryti palankesnes sąlygas ir užsienio kapitalo investicijoms.
Mokesčiai yra viena sudėtingiausių valstybės ekonominės politikos sudėtinių dalių, nes mmokesčių lengvatos yra tam tikros dalies valstybės pajamų praradimas. Tačiau nereikia pamiršti, kad yra ir kita šio klausimo pusė – verslo apsunkinimas mokesčiais skatina pažeisti mokesčių įstatymų nuostatas. Todėl būtent mokesčių srityje ypač svarbus valdžios ir verslininkų sklandus dialogas. To mes ir siekiame. Mes atvirai deklaruojame, kad mokesčius mokėti ne tik būtina, bet tai yra garbės reikalas. Tačiau mes norime, kad valstybė nustatytų tokias žaidimo taisykles, kad visi verslininkai mokesčius galėtų susimokėti. Žinoma, gaunant solidžią garantuotą valstybinę algą, galima moralizuoti, bet ką daryti smulkiam verslininkui, kuris susimokėjęs visus mokesčius, taps nemokus. Tokia yra gyvenimo realybė.
Šiuo metu Lietuvos verslininkams viena aktualiausių problemų yra pasirengti finansinės paramos iš ES gavimui per struktūrinius fondus. Tai aktualu ypač smulkaus ir vidutinio verslo įmonėms, nes joms papildomi sunkumai susidaro dėl poreikio parengti ir realizuoti didelį kiekį specifinių projektų. Būtina atkreipti dėmesį, kad šios įmonės turi ribotas, tiek finansines, tiek ir organizacines galimybes tam, kad būtų parengti ir pateikti reikiamo lygio konkurencingi projektai. Todėl itin svarbu, kad atsakingos valdžios institucijos užtikrintų verslininkų ir jų organizacijų dalyvavimą visose šio proceso stadijose, ypatingai pradžioje, pasirengiant pasinaudoti struktūrinių fondų galimybėmis. Kol kas informacijos pateikiama daug, tačiau verslininkams realiai sunku ja pasinaudoti, nes trūksta tiek konkrečios, tiek apibendrintos informacijos. TTai rodo ir PHARE programos atlikto tyrimo rezultatai : pvz., į klausimą ar Lietuvos verslininkai yra susipažinę su ES teisynu, tik 5 proc. atsakė, kad yra visiškai susipažinę, 62 proc. – tik iš dalies, o 22 proc. – neturi jokios informacijos.
Lietuvoje smulkaus ir vidutinio verslo plėtra tampa vis svarbesnė Lietuvos Respublikos Vyriausybės politikoje ir konkrečiuose veiksmuose, kurių numatoma imtis, įgyvendinant Valstybės ilgalaikės raidos strategiją bei vidutinės trukmės smulkaus ir vidutinio verslo plėtros iki 2004 metų strategines kryptis.
Šalies ekonominiai rodikliai rodo, kad po 1999 metų recesijos ekonomika atsigauna ir demonstruoja gana sparčius plėtros ženklus. SVV skatinanti politika gali ne tik teigiamai įtakoti ekonominių rodiklių pokytį, bet ir gyventojų užimtumo didėjimą, vadinasi, ir gyventojų perkamąją galią, kurios menka potencija iki šiol išlieka viena iš pagrindinių kliūčių plėstis vidaus rinkai.
Rusijos ekonominė finansinė krizė nusiaubė daugelio veiklų SVĮ. Tačiau būtent SVĮ pirmosios prsdėjo atsigauti po patirto “šoko” ir didino savo potencialą gyventojų užimtumo, užsienio prekybos srityse.
Lanksčiai prisitaikydamos prie naujų ir sudėtingų paklausos – pasiūlos sąlygų vidaus ir užsienio rinkoje, SVĮ sugebėjo atstatyti savo pozicijas bendroje šalies ūkio panoramoje. Tačiau, kaip ir iki šiol, Lietuvos verslininkai susiduria su didesnėmis negu bet kuruoje kitoje Vidurio Europos šalyje kliūtimis organizuojant ir plėtojant smulkų ir vidutinį vverslą.
Galima pasakyti, kad SVĮ veiklos perspektyvos daugeliu atvejų priklausys ne tik nuo Lietuvos Respublikos Vyriausybės politikos, jos pagrindu suformuotų priemonių įgyvendinimo efektyvumo, gebėjimo perimti ir įsisavinti Europos Sąjungos šalių praktinę patirtį administruojant įvairius SVĮ pažangą užtikrinančius instrumentus (mokesčių sistemą, mokesčių administravimą, kovą su korupcija ir biurokratizmu, informacinę, konsultacinę, teisinę paramą SVĮ), bet ir SVĮ aktyvumo pasinaudojant SVV plėtrą skatinančiomis priemonėmis.
KLIŪTYS, TRUKDANČIOS VERSLO PLĖTRAI
Menka vartotojų perkamoji galia
Pagrindinė kliūtimis plėtojant verslą yra menka vartotojų perkamąjoji galia. Labiausiai šį neigiamą poveikį jautė įmonės, kuriose dirba1-4darbuotojai Analizuojant menkos vartotojų perkamosios galios, kaip pagrindinės verslo kliūties, tendencijas pagal apskritis, galima pastebėti šį bruožą: Šią verslo kliūtį daugiausia jaučia įmonės, vykdančios veiklą apskrityse, kuriose labai didelis nedarbo lygis. 2003 m. labai didelis nedarbo lygis užfiksuotas Alytaus (15,8 proc.) ir Tauragės (16,2 proc.) apskrityse.
1. diagrama. Verslo kliūtys pagal svarbą 2003 m., procentais
Dideli mokesčiai
Dideli mokesčiai labiausiai trukdo AB, UAB, ŪB ir kt. įmonėms (67,5 proc.), užsiimančioms prekyba (66,7 proc.), turinčioms 10-49 darbuotojus (68 proc.), veikiančioms 3-5 metus (66,1 proc.). Labiausiai trukdantys verslui yra socialinio draudimo įmokų, pelno ir fizinių asmenų pajamų mokesčių dydžiai.
2 diagrama. Įvairių mokesčių poveikio verslui vertinimas 2003m., procentais
Socialinio draudimo įmokų dydį, lyginant su kitais mokesčiais, labai neigiamai vertina daugiausia
įmonių – net 33 proc. Neigiamai ir labai neigiamai šias įmokas vertina 81,2 proc. AB, UAB, ŪB ir kt. įmonių bei 71,8 proc. IĮ. Pelno mokesčio dydis trukdo didesnei daliai AB, UAB, ŪB ir kt. įmonių (79 proc.) ir šiek tiek mažesniam skaičiui (66,6 proc.) IĮ. Didėjant įmonių darbuotojų skaičiui, didėja įmonių dalis, neigiamai vertinanti fizinių asmenų pajamų mokesčio dydį. Šis mokestis trukdo 50,3 proc. mikroįmonių, 71,2 proc. įmonių, turinčių 1-4 darbuotojus, 74,8 proc. įmonių, kuriose dirba 5-9 darbuotojai ir 779,8 proc. įmonių, turinčių 10-49 darbuotojus. Blogiau šį mokestį vertina AB, UAB, ŪB ir kt. įmonės – 76,9 proc., negu IĮ – 62,5 proc. Pridėtinės vertės mokestis per didelis AB, UAB, ŪB ir kt. įmonėms (63,9 proc.). Tik 39,9 proc. IĮ jį vertina neigiamai, 46,4 proc. IĮ šio mokesčio mokėti nereikia. Gana prieštaringi įmokų į garantinį fondą dydžio vertinimai, nes jį įmonės pradėjo mokėti tik 2001 metų balandžio mėn. 18,9 proc. įmonių šį mokestį įvertino neigiamai ir labai neigiamai.
Kaip ddidžiausi mokesčių administravimo trūkumai įvardyta paini mokesčių sistema (68,6 proc.), skirtingas įstatymų interpretavimas (47,3 proc.), išankstinis neigiamas valdininkų požiūris į verslininkus (23,5 proc.), dideli administravimo kaštai (20 proc.).
Didžiausią teigiamą įtaką, turėtų fizinių asmenų pajamų mokesčio sumažinimas iki 24 proc. iir fizinių asmenų pajamų neapmokestinamo minimumo (neapmokestinamo pajamų dydžio) padidinimas iki 320 Lt. Kiti mokesčių pakeitimai turėtų žymiai mažesnę įtaką verslui.
3 diagrama. Lietuvos Respublikos Vyriausybės programoje numatytų mokesčių pakeitimų teigiama įtaka verslui, procentais
Fizinių asmenų pajamų mokesčio sumažinimas didesnę įtaką turėtų AB, UAB, ŪB ir kt. įmonėms negu individualioms įmonėms. Fizinių asmenų pajamų neapmokestinamo minimumo (neapmokestinamo pajamų dydžio) padidinimas turėtų panašią teigiamą įtaką tiek AB, UAB, ŪB ir kt. įmonėms, tiek ir individualioms įmonėms.
Kitos kliūtys, trukdančios verslo plėtrai
Vienas iš pagrindinių SVV subjektų veiklos stabdžių – finansinių išteklių stoka. Apyvartinių lėšų 2003 m. labiausiai trūksta neseniai pradėjusioms veiklą, ir įmonėms, dirbančioms gamybos ir prekybos srityse, kurių metinė apyvarta iki 0,5 mln. Lt. vykdančioms veiklą Alytaus ir Šiauliųapskrityse.
Sudėtingos kredito gavimo sąlygos labiausiai trukdo įįmonėms, veikiančioms iki 2 metų, turinčioms 10-49 darbuotojus, vykdančioms veiklą gamybos ir paslaugų sektoriuje,kurių metinė apyvarta virš 0,5 mln. Lt, įsikūrusioms Alytaus irTauragėsapskrityse.
Pradinio kapitalo labiausiai trūksta naujai įsteigtoms, užsiimančioms gamyba, neturinčioms samdomų darbuotojų, vykdančioms veiklą Tauragės apskrityje, kurių metinė apyvarta yra iki 0,5 mln.Lt.
Institucijų, teikiančių paramą SVV, stoką labiausiai jaučia įmonės, veikiančios ne ilgiau negu 2 metus, užsiimančios statyba ir gamyba, įsikūrusios Marijampolės ir Alytausapskrityse.
Valstybės valdymo institucijų/savivaldybių darbuotojų biurokratizmas labiausiai trukdo transporto paslaugas teikiančioms įmonėms, įmonėms, turinčioms 5-9 darbuotojus, veikiančioms 33-5 metus, įsikūrusioms Marijampolės apskrityje. Ši kliūtis aktualesnė eksportuotojams negu importuotojams.
Kvalifikuotų specialistų trūkumas, kaip kliūtis verslo plėtrai, įvardijama paskutinėje vietoje, nors būtų galima tikėtis, kad smulkiose įmonėse dėl ribotų finansinių ir žmogiškųjų išteklių tai turėtų būti viena svarbiausių problemų. Daugelis respondentų galvoja, kad jie išmano savo verslą, verslo vadybos subtilybes, o su problemomis, kurių sprendimui reikalinga pagalba iš šalies, susiduria tik kartais arba niekada. Skirtingai nei Lietuvoje, Europos Sąjungos šalyse kvalifikuotų specialistų trūkumas pagrindinė kliūtis verslo plėtrai.
2.3 Konferencijos planavimas ir organizavimas
Konferencijos tematiką numatome prieš metus. Renginio tematiką su specialistais aptariame iš anksto. Prieš tai informuojame suinteresuotas organizacijas ir dalyvius. Vėliau sudarome pageidaujančių asmenų sąrašus, paruošiame pranešimų temų sąrašą. Visi konferencijos organizatoriai aptaria renginio struktūrą: planavimą ir sekcijų posėdžių skaičių.
Sudaroma konferencijos programa, darbotvarkė (jei konferencija vyksta ne vieną dieną).
Išsiuntinėjami kvietimai.
Prelegentams (tai yra pranešėjams) kvietimus dalyvauti konferencijoje išsiunčiame laiku, kad jie juos gautų ne vėliau kaip prieš mėnesį, kad galėtų pasirengti pranešimui bei diskusijoms.Kad diskusijos būtų vaizdingesnės, iki renginio pradžios išspausdiname konferencijos dalyvių pranešimų medžiagą arba pagrindines tezes.Rekomenduojame medžiagą padauginti arba pateikti lentelėse, skaidrėse ir taip toliau.
Konferencijos dalyvių skaičius turi būti numatytas. Dalyvaujančių asmenų skaičių apgalvojame iš anksto. Grupės dalyvių gretos nėra griežtai reglamentuotos, bet daugumoje ššalių grupėje būna nuo 10 iki 20 žmonių.
Dirbant 20 žmonių grupei labai sunku iki konferencijos pabaigos išlikti ištvermingam, užtikrinti visų dalyvių našų darbą, bei išvengti vienų kitiems prieštaraujančių pogrupių susidarymo. Kuo didesnė grupė, tuo didesnis pavojus, kad pavieniai asmenys išdrįs pasakyti savo idėjas, natūraliai diskutuoti.
Be to didelėje grupėje stiprias skirtingas nuomones turinčios asmenybės prieštarauja viena kitai, apie jas susidaro prieštaraujančiųjų grupelės ir ir konferencijos vadovui sunku rasti kompromisą priimti sprendimą.
Organizatorių pasitarimu numatome 12 asmenų grupės konferenciją.
Šiam skaičiui žmonių parenkame ovalo formos stalą .Dalyviai galės vienas kitą geriau matyti ir girdėti. Visi jausis lygūs, galės kalbėti nesivaržydami, bendravimas bus malonus.
2. paveikslas Konferencijos stalo forma
Konferencijos eiga
Prie renginio patalpos iškabiname konferencijos darbo tvarką ir nurodome dienos posėdžio pranešėjų sąrašą. Kadangi konferencijos darbo programa paskelbiama iš anksto, kiekvienas dalyvis iš anksto žino, kada ir kur jam reiks daryti pranešimą, dalyvauti diskusijose. Renginio programoje įrašome posėdžių vadovo pavardę.
Konferencijos posėdžius būtina pradėti laiku. Suskirstome tris etapus. Tai įžanga, pagrindinė dalis, pabaiga.
2.4 Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija
Konferencijos vadovas – svarbi asmenybė. Tai specialistas, mokantis valdyti, bet kokią žmonių grupę, spręsti visas per konferenciją iškilusias konfliktines situacijas.
Svarbūs vedėjo bruožai – objektyvumas, mandagumas, humoro jausmas. Humoro jausmo neišsiugdysi, sakoma, kad jis įįgimtas. O kritiniais atvejais, kaip tik humoro jausmas ir gelbsti vadovą: jis netgi gali pakreipti konferencijos eigą, sumažinti kilusią įtampą, teigiamai psichologiškai paveikti susirinkusiuosius.
Vadovo drabužiai neturėtų pernelyg traukti dalyvių akį, netiks nei supermadingi, nei per daug elegantiški, nei netvarkingi, neišvaizdūs kostiumai.Jis turi matyti visus dalyvius.
Vadovo kalba turi būti suprantama ir aiški, reikia vengti dviprasmės potekstės.
Pravartu pasižymėti pranešėjų mintis ir darbo esmę, kad konferencijai baigiantis galėtų suformuluoti išvadas.
Neverta vadovui kalbėti per daug, o reikėtų apsiriboti žodžio suteikimu, kitų techninių dalykų paskelbimu.
Vadovas privalo laikytis demokratinių parlamentinių taisyklių: žodžio prašymas, suteikimas bei atėmimas, kalbėtojo laiko atėmimas arba ribojimas, balsavimas ir kt.
Vadovas turi griežtai stebėti, kad pranešėjas kalbėtų tik dėl reglamento, o ne reikštų savo nuomonę diskusijoje svarstomais klausimais, pasinaudodamas gautu žodžiu.
Dar vienas svarbus konferencijos vadybos aspektas – pranešimų laiko kontrolė. Pranešėjui viršijus laiką, vadovams, daugumai dalyvių prieštaraujant dėl laiko pratesimo, pasisakymo laikas pailginamas.
Vadovo pareiga – žiūrėti, kad balsuojama būtų tada, kai būtinai to reikia, kuo sąžiningiau ir teisingiau.
Konferencijos įžangoje vadovui kreipiantis į grupę būtina pasisveikinti. Iš anksto apmąstome, parenkame tinkamą frazę: “Gerbiami ponai ir ponios”.
Pirmieji vadovo žodžiai labai reikšmingi. Juk pagal juos susidaroma nuomonė apie jį.
Įžanga paruošiama trumpa, tiksli, daranti
malonų bei draugišką įspūdį. Joje primename posėdžio temą, pranešimų skaičių, darbo eigą, reglamentą, jei atsiranda darbotvarkės pakeitimų, juos grupėje aptariame bei suderiname.
Pagrindinėje dalyje – tai dalyvių pranešimai ir diskusijos. Vadovas kontroliuoja pranešimų trukmę, kuri buvo aptarta priimant reglamentą, o pranešimui pasibaigus, leidžia konferencijos dalyviams pateikti prelegentui klausimų. O prieš diskusiją dar iki debatų (tai yra svarstymų) pradžios apsvarsto, kokia tema diskutuos.
Vadovas, žinodamas, kad diskusiją sudaro etapai: pradžia, pristatymas, valdymas, priežiūra, jos dalių sureguliavimas, grupės narių nuomonių ir pasiūlymų ssvarstymas – kontroliuoja, kad dalyviai nenukryptų nuo svarstomų klausimų, nuo temos. Jau ruošdamasis konferencijai vadovas rūpestingai apgalvoja, kokia sistema padėtų sklandžiau vykti diskusijoms, kaip geriau prieiti prie temos, kaip suskirstyti ją į dalis.
Žinodamas, kad darbo įtaigumas priklauso nuo vaizdinės medžiagos, vadovas iš anksto paruošia audiovizualinių priemonių.
Vadovas pats nedalyvauja diskusijose dėl šių priežasčių:
pasakydamas savo nuomonę gali nulemti ir kitų dalyvių nuomonę ( jam pataikaujantys pritars, o jo nemėgstantys ims prieštarauti).Pasisakymai taps netikslūs, nedalykiški, sąlygoti simpatijos ar antipatijos.
vadovo pareiga – ppagrindinė funkcija – kontroliuoti, organizuoti pokalbį, o ne įsitraukti į diskusiją.
Renginio pabaigoje vadovas pasako apibendrinamąjį žodį. Tik tada jis gali pasakyti savo nuomonę, nes jau nepadarys jokio poveikio grupės nuomonei.
Konferencijos vadovas organizuoja konferencijas ir joms vadovauja. Jis privalo žžinoti:konferencijos valdymo principus ir specifiką; verslo organizavimo principus ir specifiką; įstatyminius darbo organizavimo klausimus;bendravimo psichologinius pagrindus.
Taip pat vadovas turi turėti aukštąjį išsilavinimą, organizacinio darbo patirties, sugebėti spręsti problemas ir būti diplomatišku.
Vadovo teisės ir pareigos:spręsti klausimus pagal suteiktas jam teises;užtikrinti racionalų konferencijos darbą;tvarkyti ir saugoti dokumentaciją;siekti darbuotojų ir įmonės tikslų integravimo;konferencijos medžiagą iš anksto suderinti su konferencijos dalyviais;pradėti konferenciją, pateikti pranešimų skaičių, darbo eigą, reglamentą;kontroliuoti pranešimų trukmę, eiliškumą, organizuoti balsavimą;
apibendrinti konferencijos medžiagą, protokoluoti;valdyti konferencijos eigą, spręsti konfliktus bei paskelbti konferencijos pabaigą.
Vadovas yra atsakingas už: pareigų numatytų instrukcijoje vykdymą; organizacinės grupės narių parinkimą; gerą psichologinį klimatą.
Už pareigų nevykdymą atsako Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka ir vidaus darbo tvarkos taisyklių nustatyta tvarka.
2.5 Konferencijos scenarijus ir būsimų rezultatų numatymas
Konferencijos posėdžiai būtinai prasideda laiku. Išskiriami ttrys etapai:
• įžanga,
• pagrindinė dalis,
• pabaiga.
Konferencijos įžangoje vadovui kreipiantis į grupę būtina pasisveikinti. Iš anksto apmąstoma, parenkama tinkama frazė: “Gerbiami ponai ir ponios”.
Pirmieji vadovo žodžiai labai reikšmingi. Juk pagal juos susidaroma nuomonė apie jį.
Įžanga paruošiama trumpa, tiksli, daranti malonų bei draugišką įspūdį. Joje primenama posėdžio tema, pranešimų skaičius, darbo eiga, reglamentas, jei atsiranda darbotvarkės pakeitimų, jie grupėje aptariami bei suderinami.
Pagrindinė dalis – tai dalyvių pranešimai ir diskusijos. Vadovas kontroliuoja pranešimų trukmę, kuri buvo aptarta priimant reglamentą, o pranešimui pasibaigus, lleidžia konferencijos dalyviams pateikti prelegentui klausimų. O prieš diskusiją dar iki debatų (tai yra svarstymų) pradžios apsvarsto, kokia tema diskutuos.
Kiekvienoje konferencijoje būtina turėti lentą, audiovizualinių priemonių, nes pateikiamo darbo įtaigumas priklauso nuo vaizdinės medžiagos. Jei kalbėtojo pranešime pateikiama daug skaičių, rekomenduojama dar prieš konferenciją šią medžiagą padauginti arba pateikti lentelėse, diagramose, skaidrėse.
Paskutinė konferencijos dalis – pabaiga. Ji susideda iš reziumė, tai yra trumpo kalbos esmės, santraukos išdėstymo su išvadomis, iš protokolo ir atsisveikinimo.
Norėdamas, kad į tolesnę konferenciją dalyviai eitų savo noru, vadovas sukelia dalyvių pasitenkinimą, maždaug šiais žodžiais: “Mes tai padarėme!” arba “ Mes puikiai padirbėjome ir šio to pasiekėme.”
Pabaigos žodžiai tokie:
“Gerbiami ponai, mūsų posėdis baigiasi. Leiskite padėkoti jums visiems už aktyvų dalyvavimą diskusijose, kuri tikrai buvo vaisinga. Tai dar kartą parodė, kaip naudinga pasikeisti nuomonėmis. Ir jei visi visada taip produktyviai dirbsime greitai pasieksime gerų rezultatų. Dar kartą dėkoju jums už tai!Posėdis baigtas! Viso labo!”
Būsimus rezultatus vadovas turi numatyti iš anksto.
O konferencija laikoma sėkminga, jeigu joje buvo patenkinti trys pagrindiniai siekiai:
1.Kiekvienas dalyvis gavo informacijos žinių apie tolesnę reikalų eigą, perspektyvą ateities veiklai,
2.Visi galėjo pasakyti savo nuomones, ir jiems buvo padėkota už bendradarbiavimą, net jei kai kurių indėlis ir nebuvo svarus,
3.Visi patyrė bendro ddarbo sėkmę.
3. PRIĖMIMO KONFERENCIJOS DALYVIAMS ORGANIZAVIMAS
Apie bendrovę gali būti sprendžiama ir pagal priėmimų organizacinį lygį. Todėl organizuojant konferenciją apmąstomi šie darbai:
• priėmimo rūšies pasirinkimas;
• kviečiamų svečių sąrašo sudarymas;
• kvietimų parengimas ir išsiuntimas;
• svečių sodinimo už stalo plano sudarymas ;
• meniu sudarymas;
• patalpos paruošimas;
• stalų serviravimas;
• svečių aptarnavimas;
• tostų ir kalbų parengimas;
• priėmimo scenarijaus sudarymas (vedimo tvarka)
3.1 Priėmimo rūšis (pusryčiai, furšetas)
Šios konferencijos dalyvių priėmimui pasirinkome pusryčius ir furšetą. Pusryčiai organizuojami dvyliktą valandą ir trunka maždaug valandą laiko. Meniu sudarytas įvertinant nacionalines tradicijas. Pusryčiams buvo patiekti šalti užkandžiai iš žuvies bei vištienos, taip pat mėsos patiekalai. Desertui patiekiame vaisius ir saldumynų. Svečiams prie karšto patiekalo patiekiama raudono vyno, kuris turi būti 16 – 18 ºC (tai yra kambario temperatūros). Desertinis vynas patiekiamas 75 – 100 ml. talpos vynui skirtose taurėse. Kas daugiau mėgsta šampaną patiekiamas šampanas. Šampanas išpilstomas į šampanui skirtas taures 100 – 150 ml.talpos. Per pusryčius patiekiami – sultys ar mineralinis. Po pusryčių pasiūloma arbatos ar kavos.
Furšetą planuojame pradėti devynioliktą valandą. Meniu parenkame įvairų.
Furšetinis stalas yra visų dėmesio centre. Jis statomas centre, kad prie jo laisvai galima būtų prieiti. Tarp stalų ir sienų turi būti ne mažesni kaip 1,5 metro tarpai. Prie sienos pastatomos kėdės norintiems atsisėsti. Ant stalo pastatomos gėlės, žvakidė. Tačiau tai neturėtų trukdyti svečiams rrinktis patiekalus.
Serviruotės reikmenys, gėrimai, vaisiai ir užkandžiai dedami ant stalo iš anksto. Stalas neturi būti perkrautas. Viduryje stalo turi būti gražiausiai papuošta lėkštė. Patiekalai ,kurie netelpa padedami vėliau. Visos taurės šampanui, konjakui, likeriui iš anksto nededami ant stalo.
Pirmiausia dedami stiklo ir krištolo indai. Užkandžiai ir duonos lėkštelės dedamos ant stalo krūvelėmis kas 2-3 metrai. Po to grupelėmis sudedami užkandžių įrankiai, o prie duonos lėkštelių- vaisių peiliai. Ant užkandžių lėkštučių krūvelių ar šalia jų iš kairės pusės padedamos sulankstytos servetėlės.
Duona patiekiama duonlėkštėse, padažai padažinėse, daržovės supjaustomos griežinėliais. Lėkštės su šaltais užkandžiais sudedamos iš abiejų pusių simetriškai. Ovalo lėkštės statomos 30 – 45 procentų kampu į stalo ašį. Desertas pateikiamas deserto lėkštėse. Po trisdešimties minučių nuo furšeto pradžios pateikiami karšti užkandžiai.
Karšti užkandžiai (kijevo kotletas, mėsos suktinis) pateikiami didesnėse lėkštėse nei šalti užkandžiai. Prie deserto siūlomas šampanas. Pobūvio pabaigoje pateikiama kava. Prie kavos konjakas.
Baigus serviruoti stalą, pastatomos gėlės, padedami vaisiai ir patiekalai. Svečiai apsitarnauja patys ir juos aptarnauja padavėjai.
3.2 Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas
Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas yra vienas iš pagrindinių priėmimo organizavimo elementų. Atsakingas darbuotojas nustato kviečiamų asmenų skaičių. Šis skaičius neturi viršyti normalių aptarnavimo galimybių bei patalpų kuriose vyks priėmimas, dydžio.
Sudarant sąrašą, būtina
atsižvelgti ir į procentą tų, kurie dėl įvairių priežasčių negalės ir atsisakys vykti į priėmimą. Iš užsieniečių į sąrašą pirmiausia įtraukiami diplomatinio korpuso atstovai (jei jie kviečiami), bei visuomenės veikėjai.
Labai atsargiai į sąrašą įtraukiame politinių organizacijų atstovus, taip pat atskirus asmenis, esančius opozicijoje. Į priėmimą (pusryčius, pietus it t. t.), kuris apima “siaurą ratą” nekviečiame besiskiriančių vienas kito atžvilgiu politinėmis pažiūromis bei pozicijomis atstovų.
Norėdami, kad priėmimai būtų sėkmingi, į juos kviečiame asmenis, susijusius abipusiais interesais ir draugyste.
Būtinai kkruopščiai patikriname kviečiamų į priėmimą asmenų sąrašus, nes priešingu atveju, gali būti didelių klaidų ( pasitaiko neteisingai užrašytos pavardės, vardai, pareigos ir kt.).
3.3 Kvietimo maketas
Kvietimas, sudarius sąrašą, išsiunčiame paštu ne vėliau kaip prieš 2-3 savaites iki priėmimo arba įteikiame asmeniškai.
Kvietimus spausdiname baltame brangaus popieriaus blanke.
Pagrindinis kriterijus – estetinė išvaizda. Pagarbiau jei adresato vardas ir pavardė rašoma ranka, o ne kompiuterio spausdintuvu.
Kvietime nurodoma:
• kviečiančojo/-osios vardas ir pavardė,
• kviečiamojo asmens vardas ir pavardė,
• pakvietimo proga arba renginio rūšis,
• renginio data ir laikas,
• renginio vvieta,
• pastaba kaip rengtis (jei būtina),
• prašymas atsakyti iki.
3. paveikslas Kvietimo pavyzdys
3.4 Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas
Svarbiausia reikia griežtai laikytis susodinimo už stalo oficialiuose pusryčiuose, pietuose ar vakarienėje nuostatos.
Taip pat griežtai laikytis tarnautojų ar visuomeninių svečių rango. Jo nnesilaikymas gali būti suprantamas kaip sąmoningas svečio pažeminimas.
Dar prieš išsiunčiant kvietimus, gerai apgalvoti ir sudaryti susodinimo planą.
4.paveikslas. Keturiolikos asmenų susodinimo pavyzdys ( tik vyrai)
Pagrindinė susodinimo taisyklė – artimiausios vietos prie šeimininko ir šeimininkės laikomos garbingiausiomis. Kuo toliau nuo šių asmenų tuo mažiau garbingos.
Vieta iš dešinės pusės garbingesnė negu iš kairės.
Pirmos iš dešinės ir kairės pusės nuo šeimininko sodinamos moterys, pirmi nuo šeimininkės – vyrai.
Moteris nesodinama gale stalo, jei jame nesėdi ir vyras.
Šalia užsienio svečių sodiname žmones, mokančius užsienio kalbą.
Dideliuose priėmimuose naudojame svečių vietą nurodančias korteles (užstalės kortelės). Be jų matomoje vietoje pritvirtiname užstalės susodinimo planą (afiša).
Santuokines ir kitas poras sodiname atskirai, paliekant joms galimybę pasikalbėti. Užstalės partnerį sodiname savo užstalės partnerei iiš kairės, nesodiname šalia viena kitos damų. Laikomės protokolinės rangų tvarkos.
Kai priėmime dalyvauja vyrai stalui vadovauja šeimininkas, šalia jo toje pačioje pusėje sodinami garbingiausi svečiai, o priešais šeimininką garbingiausias svečias.
3.5 Stalo ir vizitinių kortelių pavyzdžiai
Vizitinės kortelės būtinos palaikant ryšius su oficialiais asmenimis bei palengvina pirmąją pažintį su svečiu.
Jų pavadinimas kilęs iš prancūziško žodžio “viziter”, tai yra vizituoti, lankytis, susipažinti. Tai ne per daug kieto kartono lapeliai. Pagal diplomatinį protokolą vyrams rekomenduotinos 100×60 mm. Arba 90×50 mmm.kortelės, o žmonoms – mažesnės maždaug kvadratiniu centimetru, tai yra 80x40mm.
Oficialaus asmens vizitinėje kortelėje atspausdiname tik vardą, pavardę, profesiją ir pareigas, nenurodydami nei telefono numerio, nei namų arba darbovietės adresų.
Tarptautinių renginių dalyviai, firmų atstovai ir kiti asmenys savo vizitinėse kortelėse, be vardo, pavardės ir profesijos nurodo darbovietės ryšio priemonių (telefonų, faksų) numerius. Tokia vizitinė kortelė papuošiama firmos ženklu.
5. paveikslas.Vizitinės kortelės pavyzdys
Pažintis su svečiais ar verslo partneriais prasideda nuo pasikeitimo vizitinėmis kortelėmis. Tarptautinio bendravimo etiketas tam siūlo keletą taisyklių;
vizitinę kortelę svečiui galima įteikti tik tada, kada jūs jam pristatyti ( tuo momentu kai gavėjas galėtų ją perskaityti ir įteikti sąvąją ),
atsakyti kortele į kortelę – privaloma mandagumo taisyklė (įteikiant garsiai pasakyti savo pavardę),
vizitine kortele galima pasveikinti nacionalinių švenčių, gimimo, jubiliejaus proga, pareikšti užuojautą ar padėką. Vizito kortelė tada adresatui nuvežama asmeniškai kartu su gėlėmis, dovana ar suvenyru.
Stalo kortelės.
Jos gaminamos iš standaus balto popieriaus ir neturi tiksliai nustatyto formato. Jei vaišės neoficialios, korteles apipavidaliname įvairiai.
Oficialių, diplomatinių ar vyriausybinių priėmimų stalo kortelėse atspausdinamas valstybės herbas, o firmos įmonės organizacijos ir kitos įstaigos – firminiai ženklai ar emblemos. Kortelių nereikia perkrauti.
Jei kortelė vienguba, ją padedame į svečio pagrindinę lėkštę. Kai kortelė padėta lėkštėje, svečias ją paima iir padeda šalia savęs ant stalo.
Daugiausia vartojamos “stogo formos” kortelės. Abiejose pusėse užrašome svečio vardą ir pavardę, kad būtų iš tolo matyti ir nesuklystant kreiptis į svečią pavarde.
“ Stogo”kortelės dedamos ant stalo kiek dešiniau prieš pakviestojo asmens lėkštę, truputį pasukus “stogelio” šoną į kėdės pusę.
6.paveikslas. Stalo kortelės pavyzdys
Pasiimti kortelę atminimui galima, bet tik pasibaigus pobūviui (nors tai dažniausiai nemandagu).
Pasikeisti vietomis su kitais svečiais negalima.
Užstalės kortelės būtinos, jeigu svečių yra daugiau nei dešimt. Jeigu pobūvis kuklus arba jame dalyvauja vien geri draugai, pakanka vardų.
3.6 Tosto ar kalbos variantas
Žodis tostas (angliškai „toast”) reiškia paskrudintą duoną. Žinomas paprotys įdėti pakepintą duonos riekelę į taurę vyno, kad jis įgautų kvapą. Geriant į kieno nors sveikatą, reikėjo išgerti taurę ir suvalgyti įmirkusią riekelę. Dar iki šiol Anglijoje kai kada į gėrimą dedamas skrebutis.
Tostai sakomi pusryčių, pietų, vakarienės ir kitų priėmimų metu. Tai daroma pačioje priėmimo pradžioje arba po 10 – 15 minučių nuo priėmimo pradžios. Stovimuose priėmimuose skelbiami 1 – 2 tostai (nors tai nėra privaloma), sėdimuose – nuo 2 iki 6. Tostai visada suteikia pobūviui šventiškumo, o tie, kurių garbei jie sakomi, jaučiasi pamaloninti.
Tostas gali būti sakomas tos progos, dėl kurios visi susirinko, garbei. Tosto sakytojas turi kkalbėti aiškiai, garsiai ir suprantamai:
• Tosto tekstą galima pasirašyti iš anksto ir jį perskaityti. Žinoma, visada geriau sakyti jį iš atminties ir iš širdies.
• Tostai gali būti trumpi ar šiek tiek ilgesni. Jie turi tikti priėmimo progai, nieko neįžeisti, nebūti labai familiarūs. Paprastai kiti tostai priklauso nuo pagrindinio tosto turinio.
• Jeigu tostas neoficialus, svečiai kelia taures sėdėdami.
• Mandagus svečias, kurio garbei buvo pasakytas tostas, atsistoja ir taria kelis padėkos žodžius arba iškart po tosto, arba vėliau, baigiant valgyti desertą.
• Oficialių pusryčių, pietų ar vakarienės metu nepriimta susidaužti taurėmis. Jeigu tai daroma, vyro taurė turi būti žemiau, negu moters.
• Po tosto nebūtina išgerti visą įpiltą gėrimą. Pakanka pakelti taurę prie lūpų.
• Tostų gėrimai – vynas ir šampanas, bet ne konjakas ar alus.
• Jei priėmimas vyksta pagal protokolą, negeriantis žmogus po kiekvieno tosto pakelia taurę ir, palietęs ją lūpomis, vėl pastato. Negeriantys alkoholio svečiai gali gerti vandenį ar kitus nealkoholinius gėrimus.
• Tuo metu, kai sakomos kalbos ar skelbiami tostai, neleistina kalbėtis, pilstyti gėrimus,valgyti.
• Jeigu tektų sakyti tostą viešint svetimoje valstybėje arba kviestiniuose pietuose užsienio svečio garbei, o jūs nemokate jo gimtosios kalbos, pasistenkite bent “Į Jūsų sveikatą!” pasakyti svečio gimtąja kalba.
Tosto pavyzdys
Kantrybės nebaigtiems darbams užbaigti,
Kūrybinio
impulso naujiems pradėti,
Lengvos Laimės rankos, stiprios sveikatos,
Tegu lydi vien tik geras žodis,
Te džiugina kiekvienas darbas,
Tegul prasmingos būna dienos,
O laimė – dažnas Jūsų svečias.
Kalbos pavyzdys
Gerbiami konferencijos “Smulkaus ir vidutinio verslo būklė, bei jo plėtros tendencijos 2004m.” rengėjai, dalyviai ir svečiai.
Nuoširdžiai sveikinu visus šios konferencijos dalyvius, susirinkusius Vilniuje, aptarti smulkių ir vidutinių įmonių veiklos, jų plėtros, pasikeisti patirtimi bei apsvarstyti vidinius ir išorinius veiksnius tiesiogiai ar netiesiogiai darančius įtaką verslo plėtrai.
Sveikinu ir palaikau visus konferencijos dalyvius. Tikiuosi, kad kiekvienam iš mūsų ši konferencija atnešė tam tikros naudos. Linkiu gerbiamiems kolegoms rezultatyvaus darbo ateityje ir kuo geriausios kloties dalyviams ir svečiams.
Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius
I.Krutkys
4.KONFERENCIJOS IŠLAIDŲ SĄMATOS SUDARYMAS
Pasibaigus konferencijai reikia sudaryti išlaidų analizę, pridedant visus išlaidų dokumentus.
Į konferencijos išlaidas įskaičiuojamas ir etiketas. Kai kurios kompanijos skiria darbuotojams konkrečią sumą dienpinigių, o kitos leidžia pačiam dalyviui spręsti, kiek išleisti, nes tikisi, kad jis tai darys protingai.
Lentelėje yra nurodytos išlaidos trim variantais, susijusios su konferencijos paruošimu ir organizavimu. Mes išsirinkome tris firmas, kurios mūsų manymu, tinkamiausios: I – “Ekspo-1”, II – “Litexpo”, ir III – “Ecotel”. Jų kainos, už kurias šios firmos sutiktų paruošti konferenciją pateiktos llentelėje. Mes pasirinkom “Litexpo”, nes jų kaina mums patraukliausia.
Išsinuomavę “Litexpo” konferencijų salę, galėsime naudotis šia konferencijų įranga:mikrofonu, televizoriumi, vaizdo grotuvu, grafiniu projektoriumi, multiprojektoriumi, kopijuokliu, kompiuteriais, ekranu,rašymo lenta, žymekliais, popieriumi.
Ši įrangos nuomos kaina įeina į salės nuomos kainą ir už ją papildomai mokėti nereikės.
Už papildomą mokestį pertraukėlių metu konferencijos dalyviams bus pasiūlyta kavos, gaiviųjų gėrimų ar lengvų užkandžių.
Konferencijų dalyviams taip pat siūloma nemokama automobilių stovėjimo aikštelė.
Konferencijos išlaidos I variantas
(Lt) II variantas (Lt) III variantas (Lt)
1. Įrangos nuoma 100.00 150.00
2. Salės nuoma 900.00 950.00 800.00
3. Kavos pertraukos 150.00 130.00 120.00
4. Pusryčiai 400.00 430.00 400.00
5. Furšetas 1500.00 1450.00 1600.00
6. Kvietimai, programos 100.00 50.00 55.00
7. Lankstinukai, popierius 50.00 40.00 45.00
8. Kopijavimas 20.00 35.00
9. Popierius, tušinukai 30.00 25.00
10.Transportas 100.00 130.00 150.00
11. Ryšių išlaidos 40.00 60.00 45.00
12.Kitos išlaidos 325.00 470.00 440.00
Iš viso: 3565.00 3860.00 3865.00
8.IŠVADOS
Pagrindiniai organizaciniai darbai , nuo kurių priklauso konferencijos sėkmė, yra tinkamas pasiruošimas tai darbotvarkės ir dienotvarkės numatymas, vietos parinkimas, kvietimų išsiuntimas, svečių sutikimas, priėmimas, apgyvendinimas, konferencijos dalyvių ssusodinimo patalpose tvarka, salės aprūpinimas audiovizualine technika ir kt.
Konferencijos metu buvo išaiškinta, kad sėkmingą smulkaus ir vidutinio verslo veiklą galima užtikrinti tik panaikinus kliūtis, kurios trukdo verslo plėtrai. Tai kvalifikuotų specialistų trūkumas, verslo informacijos stoka, didelis valstybės kišimasis į verslą, valdininkų korupcija, esama įstatyminė bazė, didelė konkurencija, apyvartinių lėšų trūkumas, sudėtingos kredito gavimo sąlygos, dideli mokesčiai, menka vartotojų perkamoji galia, ir kt.
Taip pat konferencijoje buvo surasti sprendimo būdai pagerinti ar net labai pagerinti smulkiam ir vidutiniam verslui sąlygas, tai: bendros mmokesčių naštos mažinimas, valstybės finansinė parama, mokesčių administravimo tobulinimas ir valstybės techninė parama, teikiant subsidijas konsultavimui, mokymui, informacijos paslaugoms. Smulkioms įmonėms yra reikalingos finansų valdymo, personalo paieškos, verslo valdymo konsultacijos.
Iš pasisakymų matėsi, kad smulkiems verslininkams taip pat reikalinga informacija apie institucinę smulkaus ir vidutinio verslo paramą, bei apie įstatymų keitimo iniciatyvas.
Svarbu yra, kad smulkiam ir vidutiniam verslui būtų sudarytos ne blogesnės verslo sąlygos kaip kitiems verslo subjektams, kad valstybės parama būtų ne tik deklaruojama, bet ir reali.
Konferencijoje kiekvienas gali išsakyti savo nuomones, diskutuoti patirti bendro darbo sėkmę.Tai – racionali priemonė, kurios dėka kiekvienas dalyvis gauna informacijos apie tolesnę reikalų eigą, perspektyvą ateities veiklai.
9. NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS
1. V.Misevičius “Verslo etikos ir bendravimo organizavimo pagrindai”, Kaunas 2003
2. V.Baršauskienė “Dalykinė komunikacija”, Kaunas 2002
3. A.Lydeka “ Protokolo pagrindai kiekvienam, siekiančiam.”, 2000
4. A.Vanderbilt “Viskas apie etiketą”, 1996 Melsa
5. V.Baršauskienė “Biznis ir bendravimas”, Kaunas Technologija 1993
6. V.Baršauskienė, I.Mačerinskienė “Studijų darbų parengimo tvarka”, Kaunas 2003
7. Interneto puslapiai
