Apskaitos dokumentų įforminimo principai ir taisyklės

Turinys:

1.Įmonės įstatai…………………………2

2. Apskaitos proceso organizavimas………………………..3

2.1. Apskaitos proceso nuoseklumas…………………….3

2.2. Duomenų fiksavimo apskaitos registruose schema…………….4

3. Pirminiai apskaitos dokumentai…………………………5

3.1. Apskaitos dokumentų būtinieji rekvizitai ir jų išdėstymas……….5

4. Apskaitos registrai…………………………18

4.1. Apskaitos dokumentų saugojimas…………………..18

5. Ataskaitinio laikotarpio pabaigos apskaita……………………21

5.1. Bendrasis žurnalas…………………………21

5.2. Didžioji knyga…………………………21

6. Įvairių ūkinių operacijų korespondencijos……………………23

6.1. Sąskaitų korespondencijos koregavimai…………………23

6.2. Darbinės atskaitomybės lentelės parengimo sudarymas………….23

7. Finansinė atskaitomybė…………………………252. Apskaitos proceso organizavimas

Buhalterinė apskaita turi tiksliai atspindėti įminės būklė ir specifinius jos bruožus tam tikru laiko momentu. Informacija apie įmones turi būti pateikta vienoda tvarka, kad jos vartotojai galėtų šią iinformacija suprasti ir palyginti investavimo į įvairius objektus privalumus ir trūkumus.

Buhalterinė apskaita atliekama tam tikra tvarka ir nuoseklumu. Kiekvienas apskaitos principas turi būti įgyvendintas. Siekiant tinkamai sugrupuoti ir perskaičiuoti įmonės veiklos duomenis, kad būtų patenkinti įvairių apskaitos duomenų poreikiai, ir pateikti įvairaus išsamumo informaciją iš anksto nustatytu laiku, būtina laikytis tam tikros tvarkos visose buhalterinės apskaitos duomenų formavimo stadijose.

Pateikiama apskaitos proceso nuoseklumo schemą, kurioje matome, kaip turėtų būti organizuojamas visas apskaitos procesas.2.1. Apskaitos proceso nuoseklumas

Iš pateiktos schemos matome, kad ūkinė ooperacija turi būti atspindėta pirminiame dokumente, kurį išanalizavus, informacija registruojama apskaitos registruose. Lygiagrečiai su apskaitos registrais informacija užfiksuojama analitinėse kortelėse ir laikotarpio pabaigoje sutikrinama sintetinės ir analitinės apskaitos duomenys.2.2. Duomenų fiksavimo apskaitos registruose schema

3. Pirminiai apskaitos dokumentai

3.1. Apskaitos dokumentų

būtinieji rekvizitai iir jų išdėstymas

Dokumentų būna įvairių: juridinių, mokslinių, techninių, valdymo ir kt. Žinoma, toks skirstymas yra labai sąlygiškas, nes dažnai tą patį dokumentą galima priskirti kelioms grupėms. Šiame darbe aptariami buhalterinės apskaitos dokumentai, dar vadinami apskaitos dokumentais arba pirminiais apskaitos dokumentais. Pirminiai apskaitos dokumentai – informacijos apie įmonės valdomo turto, įsiparei¬gojimų, pajamų ir sąnaudų kitimą šaltinis. Todėl, įvykdžius bet kokią ūkinę operaciją ar savaime atsitikus įvykiui (pvz., gaisrui), būtina surašyti atitinkamą apskaitos dokumentą ir jame trumpai apibūdinti atliktą operaciją (įvykį). Vėliau tokie duomenys fiksuojami apskaitos registruose, o apibendrinus juose sukauptą informaciją, parengiama finansinė atskaitomybė. Laiku nesurašius dokumento, tikėtina, kad operacija iš viso nebus apskaitoje užfiksuota arba bus užfiksuota klaidingai; net teisingai ją užfiksavus, vėliau nebus įmanoma tuo objektyviai įsitikinti. Todėl Lietuvoje pplintanti nuomonė, kad apskaitos dokumentai, kaip ir visa buhalterinė apskaita, reikalingi tik valdžios institucijoms, kontroliuojančioms įmonių veiklą bei mokesčių sumokėjimą, yra visiškai be pagrindo. Apskaitos dokumentai pirmiausia reikalingi pačiai įmonei, jeigu jos vadovai ir savininkai nori gauti objektyvią apskaitinę informaciją. Buhalterinės apskaitos įstatymas, reikalaudamas, kad apskaitos dokumentai būtų surašyti ūkinės operacijos metu arba jai pasibaigus, kartu numato ir išimtį: tais atvejais, kai teikiamos nuolatinės ir ilgalaikės paslaugos (energijos tiekimo, ryšių, nuomos paslaugos ir pan.), dokumentus galima surašyti periodiškai, bet ne rrečiau kaip kartą per mėnesį.

Kadangi įmonėse kasdien surašoma nuo kelių dešimčių iki kelių ar keliolikos tūkstančių įvairių dokumentų, kyla pagrįstas klausimas, kurie iš jų laikytini apskaitos dokumentais. Buhalterinės apskaitos įstatyme pateiktas apskaitos dokumento apibrėžimas. Pagal jį, apskaitos dokumentas -popierinis arba elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumą. Taigi svarbiausia, kad apskaitos dokumente būtų visi rekvizitai, užtikrinantys atitinkamos ūkinės operacijos vienodą interpretavimą (jos tapatumą). Vienas iš pagrindinių reikalavimų, keliamų finansinei atskaito¬mybei bei visai apskaitinei informacijai – jos patikimumas ir neutralumas. Vadinasi, ir apskaitos dokumentai, kurių pagrindu ši informacija formuojama, taip pat turi būti patikimi (jų teisingumu turi būti įmanoma objektyviai įsitikinti). Dėl to klaidinga teigti, kad teisės aktais nustatyti rekvizitai yra svarbūs tik skaičiuojant mokesčius. Tuo tarpu įrašams apskaitoje atlikti tinka bet kokie dokumentai. Tačiau būtinieji dokumentų rekvizitai užtikrina informacijos patikimumą ir neutralumą tik tuo atveju, jeigu jie nagrinėjami ne atskirai, bet kaip visuma. Dėl to dažnai vieną ar kitą praleistą rekvizitą sėkmingai kompensuoja kiti. Pavyzdžiui, šeimos verslo įmonėje, kurioje dirba tik vyras su žmona, vieno iš jų išrašytas ir pasirašytas dokumentas, nenurodant net pasirašiusiojo vardo, pavardės ir pareigų, neturėtų sukelti sunkumų identifikuojant dokumentą išrašiusį asmenį. Tuo ttarpu visiškai kiti reikalavimai turėtų būti keliami didelės įmonės, kurioje tos pačios rūšies dokumentus pasiraši¬nėja keliasdešimt ar net keli šimtai darbuotojų, išrašytiems dokumentams. Deja, žiūrint apiben¬drintą Buhalterinės apskaitos įstatyme bei kituose teisės aktuose reglamentuojamų rekvizitų sąrašą, kyla pagrįstų abejonių dėl visų jų būtinumo užtikrinant operacijos vienareikšmišką interpretavimą. Kai kurie iš jų yra akivaizdžiai susiję tik su mokesčių skaičiavimo kontrole ir valdžios siekiu apriboti įmonių galimybę grobstyti mokesčius (ypač PVM). Kiti skirti pačios įmonės, kaip vienos iš sandorio šalių, identifikavimui. Todėl LR Civilinis kodeksas (2.44 straipsnis) reikalauja, .kad „dokumentuose, kuriuos juridinis asmuo naudoja santykiuose su kitais ūkio subjektais“, tarp kitų rekvizitų, būtų nurodyta juridinio asmens teisinė forma, kodas, buveinė ir registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie tą juridinį asmenį. Dauguma šių rekvizitų sutampa su kituose teisės aktuose nustatytais rekvizitais, tačiau juridinio asmens buveinė (ji gali skirtis nuo įmonės adreso) ir registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie tą juridinį asmenį, yra numatyti tik šiame kodekse. Tokia painiava apibrėžiant būtinuosius rekvizitus nėra geras dalykas. Dėl to, grindžiant atliktą ūkinę operaciją dokumentu, neturinčiu kokio nors būtinojo rekvizito (pvz., įmonės kodo), tačiau turinčio kitus duomenis, pagal kuriuos galima vienareikšmiškai suprasti operacijos turinį (nustatyti jos tapatumą), būtų neteisinga apskritai ignoruoti šią operaciją ir jos nneregistruoti apskaitoje. Šitaip būtų pažeisti pagrindiniai apskaitos principai, pirmiausia – turinio svarbos principas, skelbiantis, kad „ūkinės operacijos ir ūkiniai įvykiai į apskaitą traukiami pagal jų turinį ir ekonomi¬nę prasmę, o ne tik pagal jų juridinę formą“. Todėl, registruojant ūkines operacijas apskaitoje, nereikėtų vadovautis vien formaliais reikalavimais.

Aptarkime pagrindiniame teisės akte – Buhalterinės apskaitos įstatyme – išvardytus privalomuo¬sius dokumentų rekvizitus, jų prasmę, būtinumą ir pakeičiamumą.

Vienas iš privalomųjų rekvizitų – įmonės, surašiusios apskaitos dokumentą, pavadinimas. Tuo atveju, kai visi dokumento egzemplioriai surašomi ir naudojami tik vienoje įmonėje (vadinamieji vidiniai dokumentai), šis rekvizitas gal ir nebūtinas. Faktą, kad dokumentas buvo surašytas konkrečioje įmonėje, galėtų patvirtinti dokumentą surašiusių asmenų vardai, pavardės (šiuos duome¬nis prireikus galima sulyginti su turinčių teisę pasirašyti dokumentus darbuotojų sąrašais ir parašų pavyzdžiais), įmonės padalinių pavadinimai, operacijos pobūdis, taip pat su ja susiję kiti dokumentai (pvz., Avanso apyskaitos, kurioje nėra įmonės pavadinimo, priklausomybę konkrečiai įmonei gali patvirtinti prie apyskaitos pridėti atskaitingo asmens išlaidas patvirtinantys dokumentai, taip pat įmonės vadovo įsakymas siųsti darbuotoją į komandiruotę). Iš kitų įmonių gavus dokumentus, kuriuose nenurodytas juos surašiusios įmonės pavadinimas, tą įmonę būtų galima identifikuoti pagal įmonės kodą ar kitus su atlikta operacija susijusius dokumentus, pavyzdžiui, sutartis (kai dokumentais pagrįsta operacija atlikta vykdant kokią nors sutartį), priedus.

Kitas

rekvizitas – dokumentą surašiusios įmonės kodas, privalomu tapo tik nuo 2002 metų pradžios. Toks faktas akivaizdžiai parodo, kad, nenurodžius įmonės kodo, dokumento priklausomybę konkrečiai įmonei nesunkiai galėtų paliudyti kiti rekvizitai. Pirmiausia – įmonės pavadinimas. Iš kitos pusės, Lietuvoje galima priskaičiuoti ko gero ne vieną dešimtį skirtingų įmonių, turinčių tą patį pavadinimą. Todėl įmonės kodas kartais gali tapti tikrai svarbiu rekvizitu, padedančiu greitai identifikuoti dokumentą.

Kitas privalomasis rekvizitas – apskaitos dokumento pavadinimas. Dokumento pavadinimas paaiškina atliktos operacijos pobūdį, todėl šį rekvizitą reikėtų nnagrinėti kartu su ūkinės operacijos turinio rekvizitu. Juolab kad tuo atveju, kai dokumento pavadinimas neatitinka atliktos operacijos turinio (taip dažniausiai būna rengiant sutartis), pirmenybė teikiama turiniui, o ne pavadinimui. Operacijos turinio rekvizitas yra labiausiai neapibrėžtas, bet kartu ir labai svarbus. Iš operacijos turinio turi būti aišku, koks veiksmas atliktas, koks turto, nuosavybės, pajamų ar sąnaudų straipsnis pasikeitė ir kaip pasikeitė (sumažėjo, padidėjo). Netinkamas operacijos apibūdinimo pavyzdys – žodis „įsigijimas“ (neaišku, kas įsigyta – ilgalaikis ar trumpalaikis turtas, o gal paslaugos). NNepakankamai išsamų operacijos apibūdinimą galėtų kompensuoti kiti susiję dokumentai (įvairūs priedai, sutartys, aktai, kurių pagrindu atlikta operacija). Jeigu dokumente v.artojami trumpiniai, kodai ir šifrai, šie duomenys turi būti išsamiau paaiškinti arba pačiame dokumente, arba įmonės vadovybės patvirtin¬tuose klasifikatoriuose (nomenklatūrinių numerių, aatliekamų operacijų, padalinių sąrašuose ir pan.). Pelno mokesčio įstatyme (11 straipsnyje) įrašytas reikalavimas, kad išlaidas, kurių pagrindu pripažįs¬tamos sąnaudos, pagrindžiančiuose dokumentuose, be kitų rekvizitų, turi būti nurodytas pirkėjo pavadinimas ir kodas. Šie duomenys patikslina operacijos turinio rekvizitą.

Kitas privalomasis apskaitos dokumentų rekvizitas – ūkinės operacijos piniginė arba kiekinė išraiška. Jeigu nurodoma operacijos kiekinė išraiška, kartu būtina pateikti ir matavimo rodiklius. Šie duomenys papildo operacijos turinio rodiklį. Nuostata, kad operacijos vertinę išraišką galima pakeisti kiekine išraiška, yra nauja ir iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti klaidinga, kadangi kiekviena atlikta ūkinė operacija turi būti įkainota. Tačiau tai nėra klaidinga nuostata, ypač nagrinėjant menedžmento apskaitos dokumentus. Mat operacijos vertinę išraišką dažnai galima nustatyti iš kitų su operacija susijusių dokumentų. Pavyzdžiui, buhalterijoje skaičiuojant, kiek kainuoja įrengimų rremontas, kurį atlieka toje įmonėje dirbantys remontininkai, užtenka gauti dokumentą, kuriame būtų nurodytas tam darbui sugaištas laikas. Jį padauginus iš įmonėje patvirtinto tokių darbų valandinio įkainio, gaunama remonto vertė. Kitas pavyzdys: jeigu sutartyje aiškiai apibrėžti atliktini darbai ir numatytas atlyginimas, darbų priėmimo-perdavimo akte vertinės išraiškos gali ir nebūti. Operacijos kiekinė ir piniginė išraiška taip pat gali būti nustatoma pasitelkus kitus su operacija susijusius dokumentus. Taip pat reikėtų atkreipti dėmesį, kad neliko reikalavimo apskaitos dokumentuose būtinai nurodyti operacijos kiekinę išraišką.

Dar vienas pprivalomasis apskaitos dokumento rekvizitas – jo surašymo data. Sis rekvizitas pirmiausia svarbus dėl to, kad, norint teisingai parengti atskaitomybę, būtina apskaitos registruose užfiksuoti visas per ataskaitinį laikotarpį atliktas ūkines operacijas. Dokumento sudarymo diena nurodo operacijos atlikimo datą (jeigu šios datos nesutampa, dokumente atskirai reikėtų nurodyti ir operacijos atlikimo datą ar laikotarpį). Be to, pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą visos operacijos turi būti užfiksuotos apskaitoje per 30 dienų nuo kalendorinio mėnesio, kada jos atliktos, pabaigos. Ar laikomasi šio reikalavimo, galima nustatyti taip pat tik pagal datas, užrašytas ant atitinkamų apskaitos dokumentų. Jeigu nenurodyta dokumento surašymo data, ją tiksliai ne visada bus įmanoma nustatyti.

Kitas privalomasis apskaitos dokumentų rekvizitas – asmens, turinčio teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentą, vardas (arba pirmoji vardo raidė), pavardė, pareigos, para¬šas. Tai bene prieštaringiausiai vertinamas privalomasis rekvizitas, kurį ne visą įrašius, sąnaudų sumos būna pripažįstamos leidžiamais atskaitymais. Šio rekvizito funkcija – patvirtinti, kad operacija iš tikrųjų buvo atlikta, o dokumente nurodyti duomenys yra teisingi (tam būtinas atsakingo asmens parašas). Be to, būtina identifikuoti dokumentą pasirašiusį asmenį (reikalaujama nurodyti jo vardą, pavarde) ir patikrinti, ar jis buvo įgaliotas atlikti tokią operaciją (įgaliojimus netiesiogiai apibrėžia pareigos, pvz., kasininkas). Jeigu dokumente nenurodyta atsakingo asmens vardas ir pareigos, bet tai nnetrukdo identifikuoti operaciją atlikusį asmenį (pvz., pagal pavarde), o jam suteikti įgaliojimai užfiksuoti kituose dokumentuose (darbo sutartyje, pareigybinėje instrukcijoje), tokio dokumento pagrindu apskaitoje gali būti registruojama atlikta operacija. Jeigu dokumente numatyti kelių asmenų parašai, tačiau yra ne visi, operacija, remiantis tokiu dokumentu, gali būti registruojama tik tuo atveju, jei asmuo, kurio parašo trūksta, pritarimą operacijai yra pareiškęs kitu būdu arba pagal teisės aktuose ar įmonės vidaus dokumentuose nustatytą tvarką operaciją. buvo galima atlikti ir be jo sutikimo. Pavyzdžiui, jeigu įmonės vadovas įsakymu ar kitu raštišku nurodymu patvirtina pašalpos išmokėjimą konkrečiam darbuotojui, vadovo parašas ant atitinkamo kasos išlaidų orderio nebūtinas. Be to, įmonėse turi būti sudaromas sąrašas darbuotojų (su jų parašų pavyzdžiais), turinčių teisę surašyti apskaitos dokumentus ir juos pasirašyti. Remiantis tokiu sąrašu, taip pat galima identifikuoti konkretų dokumentą surašiusį ir jį pasirašiusį asmenį.

Tais atvejais, kai dėl trūkstamų rekvizitų papildomų duomenų tenka ieškoti kituose dokumentuo¬se (sutartyse, instrukcijose, aktuose ir pan.), rekomenduojama parengti specialųjį buhalterinio įforminimo dokumentą – buhalterinę pažymą. Joje reikėtų nurodyti trūkstamus rekvizitus ir paaiškinti, kur šiuos duomenis galima patikrinti. Taip pat pravartu kartu prisegti ir atitinkamų dokumentų kopijas. Tačiau būna ir tokių atvejų, kai apskaitos dokumente įrašytos informacijos yra per maža, kad ją būtų galima vienodai suprasti, ir nėra ggalimybės ją papildyti. Remiantis tokiais dokumentais, apskaitoje įrašų atlikti negalima. Laikoma, kad operacija neįvyko. Jeigu įrašas apskaitoje vis dėlto buvo atliktas, o klaida pastebėta vėliau, ji taisoma anuliuojant operaciją. Geriausia prevencinė priemonė siekiant išvengti tokių situacijų – įmonės darbuotojų, surašančių arba priimančių kitų įmonių išrašytus apskaitos dokumentus, kvalifikacijos palaikymas. Deja, ne visi (pvz., vairuotojai-ekspeditoriai) darbuotojai turi net ir bazinių buhalterijos žinių. Todėl tikslinga jiems parengti specialias atmintines, kuriose būtų išvardyti visi reikalavimai, taikomi vienam ar kitam dokumentui.

Dar viena galimybė papildyti apskaitos dokumentus trūkstamais rekvizitais numatyta finansų ministro 1999 01 13 įsakymu Nr. 6 patvirtintoje Apskaitos dokumentų rekvizitų papildymo tvarkoje. Šios tvarkos reikia laikytis, kai patikrinimo metu mokesčio administratorius randa dokumen¬tų su ne visais rekvizitais. Rekvizitai, kuriais leidžiama ir kuriais draudžiama papildyti apskaitos dokumentus, nurodyti l lentelėje. Jeigu nustatyta tvarka trūkstamą rekvizitą leidžiama papildyti, įmo¬nė šį darbą turi atlikti per mokesčių inspektoriaus nustatytą terminą, kuris negali būti ilgesnis kaip 10 dienų. Jeigu per tiek laiko trūkstamų duomenų įrašyti nepavyksta, dokumentas daugiau negali

Rekvizitai, kuriais leidžiama ir kuriais draudžiama papildyti apskaitos dokumentus per mokesčių administratoriaus patikrinimą

Eil.

Nr. Apskaitos dokumento rekvizitai Galimybė juos įrašyti per VMI patikrinimą

l 2 3

I. Sąskaita faktūra

1.1 Ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas Negalima

1.2 Apskaitos dokumento pavadinimas Galima

1.3 Apskaitos dokumento data Negalima

1.4 Prekės, paslaugos pavadinimas ir kaina Negalima

1.5 Ūkinės operacijos (ūkinio įvykio) rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška Negalima

1.6 Asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas arba pirmoji vardo raidė, pavardė, parašas Negalima

1.7 Asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, pareigos Galima

1.8 Prekių ar paslaugų pirkėjo pavadinimas Galima esant pirkėjo įmonės kodui

1.9 Prekių ar paslaugų ppirkėjo kodas Galima esant pirkėjo įmonės pava¬dinimui

II. PVM sąskaita faktūra

II. 1 Ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas Negalima

II.2 PVM mokėtojo kodas Galima

II.3 Apskaitos dokumento pavadinimas Galima

II.4 Apskaitos dokumento data Negalima

II.5 Prekės, paslaugos pavadinimas ir apmokestinamoji vertė Negalima

H-6 Ūkinės operacijos (ūkinio įvykio) rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška Negalima

II.7 PVM tarifas Galima

II.8 PVM suma Negalima

II.9 Asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos d.okumentus, vardas arba pirmoji vardo rraidė, pavardė, parašas Negalima

11.10 Asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, pareigos Galima

11.11 Prekių ar paslaugų pirkėjo pavadinimas Galima esant pirkėjo įmonės kodui

11.12 Prekių ar paslaugų pirkėjo kodas Galima esant pirkėjo įmonės ppava¬dinimui

II. Žemės ūkio produkcijos pirkimo kvitai

IIU Žemės ūkio produkciją perkančio ūkio subjekto, surašiusio apskaitos doku¬mentą, pavadinimas, kodas, PVM mokėtojo kodas (jeigu jis yra PVM mokė¬tojas), adresas Negalima

III.2 Apskaitos dokumento pavadinimas Galima

1 2 3

III.3 Apskaitos dokumento data Negalima

III.4 Ūkinės operacijos (ūkinio įvykio) turinys (žemės ūkio produkcijos pavadi¬nimas) Negalima

III.5 Ūkinės operacijos (ūkinio įvykio) rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška Negalima

III.6 Produkciją perkančios įmonės vadovo įgalioto asmens, atsakingo už ūkinę operaciją, vardas arba pirmoji vardo raidė, pavardė, parašas Negalima

III.7 Produkciją perkančios įmonės vadovo įgalioto asmens, atsakingo už ūkinę operaciją, pareigos Galima

III.8 Žemės ūkio produkcijos pardavėjo pavadinimas (vardas, pavardė) Galima esant kodui pardavėjo įmonės

III.9 Žemės ūkio produkcijos pardavėjo kodas Galima esant pavadinimui pardavėjo įmonės

III. 110 Žemės ūkio produkcijos pardavėjo adresas Negalima

III. 11 Žemės ūkio produkciją parduodančio ūkininko gyvenamoji vieta, ūkininko pažymėjimo numeris Galima

111.12 Žemės ūkio produkcijos važtaraščio ar kito produkcijos pristatymui įformin¬ti naudojamo apskaitos dokumento numeris Negalima

111.13 Žemės ūkio produkciją parduodančios įmonės – PVM mokėtojos arba ūki¬ninko – PVM mokėtojo kodas Negalima

111.14 PVM tarifas. Kai produkciją parduoda ūkininkas, kuriam taikomas PVM kompensacinis tarifas, – PVM kompensacinio tarifo procentas Galima, jeigu pirkimo kvite įrašyta PVM suma arba PVM suma pagal kompensacinį tarifą <

III. 15 PVM suma Negalima

IV Kiti apskaitos dokumentai

IV! Ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas Negalima

IV2 Apskaitos dokumento pavadinimas Galima

IV3 Apskaitos dokumento data Negalima

IV.4 Ūkinės operacijos (ūkinio įvykio) turinys Negalima

IV.5 Ūkinės operacijos (ūkinio įvykio) rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška Negalima

IV.6 Asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas arba pirmoji vardo raidė, pavardė, parašas Negalima

IV.7 Asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, pareigos Galima

būti pildomas ir jis pripažįstamas netinkamu skaičiuojant mokesčius. Mokesčių inspektorius, gražin¬damas dokumentus papildyti, ant jų uždeda savo antspaudą ir surašo laisvos formos nurodymą (papildyti dokumentus), kuriame įrašo papildytinų dokumentų skaičių ir įvykdymo terminą. Be to, įmonė privalo surašyti patvirtintos formos pažymą (du egzempliorius). Joje turi būti pateikti bendri duomenys apie įmonę, išvardyti dokumentai, kuriuos reikia papildyti, įrašyti jų numeriai, surašymo datos, nurodyti papildytini rekvizitai ir šio pavedimo įvykdymo terminas. Pažymos abu egzemplioriai grąžinami mokesčių inspektoriui, kuris, pasibaigus duomenų papildymo terminui, jose pažymi, kurie iš išvardytų rekvizitų buvo papildyti. Pažymos pasirašomos ir vienas jos egzempliorius grąžinamas įmonei, o kitas lieka mokesčių inspektoriui.

Trūkstamus rekvizitus į dokumentą reikia įrašyti taip, kad aiškiai matytųsi, jog jie įrašyti vėliau. Todėl leidžiama duomenis rrašyti ir kitoje dokumento pusėje. Naują rekvizitą įrašęs asmuo šalia nurodo savo vardo pirmąją raidę, pavardę, pareigas, datą ir pasirašo. Šiuos duomenis patvirtina dokumentą surašiusios įmonės vadovas. Pateikiame papildytos PVM sąskaitos faktūros ir atitinkamos pažymos pavyzdį.

Dar viena bėda, su kuria gali susidurti kiekviena įmonė – apskaitos dokumentų dingimas. No.rs įmonės vadovą Buhalterinės apskaitos įstatymas įpareigoja nustatyti apskaitos dokumentų tvarką, užtikrinančią jų išsaugojimą, tačiau nuo vagysčių, gaisrų ir stichinių nelaimių niekas nėra apsaugotas. Galų gale, nereti atvejai, kai apskaitos dokumentai dingsta juos siunčiant paštu ar kartu su kroviniu. Praradus pirminius dokumentus, kartu prarandamas ir atliktų ūkinių operacijų patvirtinimas, jų apibudinimas. Dėl to nei įmonės buhalterijos darbuotojai, nei jos veiklą tikrinantys auditoriai, inspektoriai ar kiti pareigūnai negali objektyviai įsitikinti apskaitos duomenų tikrumu, mokesčių apskaičiavimo ir sumokėjimo teisingumu. Kiek įmanoma, prarastuosius

apskaitos dokumentus reikia atkurti. Apskaitos dokumentų atkūrimo tvarka patvirtinta LR Vyriausybės 2002 m. liepos l d. nutarimu Nr. 1022 „Dėl dingusių, visiškai ar iš dalies sugadintų apskaitos dokumentų ir apskaitos registrų atkūrimo tvarkos“. Minėtoje tvarkoje dokumentai pagal atkūrimo metodiką skirstomi į tris grupes:

– dokumentai, kuriuos sudaro daugiau kaip vienas egzempliorius (pvz., sąskaitos faktūros, važtaraščiai, kvitai);

– dokumentai, kuriuos sudaro ne mažiau kaip dvi dalys (pvz., kasos pajamų orderiai);

– vieno egzemplioriaus dokumentai, sudaryti iš vienos dalies (pvz., kasos iišlaidų orderiai,įvairūs aktai, kortelės).

Taip pat skiriasi įmonės vidinių (naudojamų tik įmonės viduje) ir išorinių (išduodamų kitoms įmonėms) dokumentų atkūrimo tvarka. Išoriniai dokumentai, kuriuos sudarė ne mažiau kaip dvi dalys arba du ir daugiau egzempliorių, gali būti atkurti, jeigu gaunama kitos sandorio šalies, turinčios vieną dokumento egzempliorių ar dalį, patvirtinta kopija. Ši kopija turi turėti visus būtinuosius tam dokumentui rekvizitus. Dokumento kopija laikoma patvirtinta, jeigu ant jos užrašyta „kopija tikra“ ir ją pasirašė kopijuojamą egzempliorių turinčios įmonės vadovas arba jo paskirtas asmuo. Nurodoma tvirtinančio asmens vardas, pavardė ir pareigos.

Prarastieji įmonės vidiniai dokumentai, kuriuos sudarė dvi ir daugiau dalių (arba egzempliorių) (pavyzdžiui, krovinio važtaraštis, naudojamas vežant krovinį iš vieno padalinio į kitą, produkcijos perdavimo į sandėlį lydraštis, keliais egzemplioriais surašytas aktas ir t. t.), kai viena iš jų yra išlikusi, laikomi atkurtais surašius buhalterinę pažymą. Kadangi prie pažymos nereikalaujama pridėti doku¬mento kopijos, būtina, kad pačioje pažymoje būtų surašyti visi prarastojo dokumento rekvizitai, taip pat paaiškinta pažymos surašymo priežastis (prarastas dokumentas). Ją turi patvirtinti asmenys, turintys teisę pasirašyti buhalterines pažymas.

Jeigu prarandamas vienu egzemplioriumi surašytas apskaitos dokumentas, akivaizdu, kad jo atkurti negalima. Tokiais atvejais įmonės paprastai stengiasi iš išlikusių duomenų atstatyti atliktos operacijos turinį ir pagal tai surašyti naują dokumentą. Toks būdas nėra teisiškai

toleruojamas, kadangi pažeidžiama Buhalterinės apskaitos įstatymo 12 straipsnio nuostata, jog apskaitos dokumen¬tas turi būti surašytas ūkinės operacijos metu arba jai pasibaigus. Tačiau dėl to, kad be specialių laboratorinių tyrimų neįmanoma atskirti, kada dokumentas buvo surašytas, šis būdas gana plačiai taikomas. Svarbiausia jo neigiama savybė – pakartotinai surašant dokumentą gali būti iškraipomi duomenys, ypač jeigu pagal išlikusius duomenis neįmanoma tiksliai atkurti atliktos operacijos. Dėl to kartais dokumentai pradanginami sąmoningai, siekiant taip pakeisti apskaitos duomenis. Čia svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad aatkuriant prarastuosius dokumentus būtina įsitikinti išlikusių kopijų ar kitų duomenų teisingumu.

Kartais vienu egzemplioriumi surašyti įmonės vidaus dokumentai neprarandami, bet apgadinami -suliejami vandeniu ar apgadinami cheminėmis medžiagomis, apdega. Šiuo atveju jie atkuriami surašant buhalterinę pažymą, jeigu įmanoma pagal išlikusią dokumento dalį bei kitus, su atlikta operacija susijusius dokumentus nustat.yti visus būtinuosius rekvizitus. Prie pažymos pridedama išlikusi dokumento dalis. Tarkime, kad iš dalies sugadintas sunaudotų žaliavų nurašymo aktas (pavyzdžiui, dokumentas apdegė). Tuomet į buhalterinę pažymą reikėtų įrašyti sunaudotų žaliavų įsigijimą bei pagamintos pprodukcijos užpajamavimą patvirtinančių dokumentų rekvizitus. Pačių dokumentų kopijų pridėti nebūtina.

Jeigu dingusio ar prarasto dokumento negalima atkurti pagal aptartą tvarką, laikoma, kad jis yra neatkuriamai prarastas. Prarastiems dokumentams įforminti surašomas neatkuriamai prarastų doku¬mentų aktas, jį tvirtina ūkio subjekto vadovas ar savininkas. KKą daryti, jeigu apskaitos registruose užfiksuotą operaciją pagrindžiantis dokumentas visiškai prarastas, valdžios patvirtinta tvarka nutyli. Manytume, kad Šiuo atveju reikėtų vadovautis Buhalterinės apskaitos įstatymo 12 straipsnio nuostata, kad operacijos, kurios negali būti pagrįstos apskaitos dokumentais, pagrindžiamos kitais su ja susijusiais dokumentais. Tam turi būti surašyta buhalterinė pažyma, pridėtos su atlikta operacija susijusių dokumentų kopijos. Tačiau tikėtina, kad tokiais dokumentais grindžiamas sąnaudas mokesčio administratorius nepripažins leidžiamais atskaitymais. Apsidraudžiant rekomenduotume atitinkamai pakoreguoti apmokestinamąjį pelną, PVM sąskaitą.

PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos finansų ministro 1999 ra. sausio 13 d. įsakymu Nr. 6

2002 11 06

PAŽYMA

apie rekvizitais papildytinus apskaitos dokumentus

UAB „Spauda“

Mokesčio mokėtojo pavadinimas

Mokesčio mokėtojo kodas

2103552

(įmonės arba asmens kodas)

Apskaitos dokumentų papildymo terminas

2002 11 12

(data)

Eil.

Nr. Apskaitos dokumentas Leistini papildyti rekvizitai Mokesčio administratoriaus pareigūno žymos

Pavadinimas Serija ir Nr. Surašymo data Pavadinimas

1 2 3 4 5 6

1. PVM sąskaita GCC Nr. 1283111 2002 01 20 Pardavėjo įm.. nepašildyta

faktūra adresas

2. Vidinis važtaraštis Nr.15 2002 05 15 Dok. surašiusio papildyta

asmens pareigos

3. PVM sąskaita LAB Nr. 0000001 2002 01 12 Pardavėjo PVM papildyta

faktūra kodas

•

Pažymą užpildė buhalteris fonas Čepas J, Čep,- 2002 11 04

(mokesčio mokėtojo įgalioto asmens pareigos, vardas, pavardė, parašas ir data)

Pažymą priėmė inspektorius Kazimieras Purveckas K.Purv,- 20021110

(mokesčio administratoriaus pareigūno pareigos, vvardas, pavardė, parašas ir data)

Projektuojant dokumentą pirmiausia reikia nustatyti operacijos, kuriai pagrįsti jis bus skirtas, pobūdį bei dokumentų grupę, kuriai bus priskirtas naujai suprojektuotas dokumentas. Taip geriau įsivaizduoti būsimąjį dokumentą, nustatyti jam papildomus reikalavimus. Pavyzdžiui, jei dokumentas pagal sudarymo periodiškumą priskirtinas kaupiamiesiems, o pagal pobūdį – kombinuotiesiems, vadinasi, jame bus fiksuojamos per tam tikrą laiką atliktos operacijos. Užpildytą dokumentą reikia pateikti įgaliotam asmeniui tvirtinti. Atsižvelgiant į būsimo dokumento apibūdinimą, nustatomi jo būtinieji rekvizitai bei pasirenkama rekvizitų išdėstymo forma. Dažniausiai naudojamos šios rekvizitų išdėstymo formos: anketinė (kairėje dokumento pusėje surašomi rekvizitų pavadinimai, o dešinėje nurodomi atitinkami duomenys), zoninė (dokumentas vertikaliomis ir horizontaliomis linijomis padalijamas į atskiras zonas, rekomen¬duojama į zonas dalyti dokumentus, kuriuos pildo keli asmenys, tuomet kiekvieno iš jų rašomi duomenys bus atskirose dokumento dalyse), lentelės forma (dokumente sudaromos viena ar kelios lentelės, į kurias įrašomi duomenys), kombinuota (pasirenkamos kelios .anksčiau išvardytų rekvizitų išdėstymo formos). Dokumente rekvizitus patartina išdėstyti laikantis šių principų:

• duomenis (rekvizitus), kuriuos surašo arba apdoroja vienas asmuo, geriausia rašyti vienoje

vietoje. Šitaip ne tik patogiau pildyti dokumentą, bet ir paprasčiau nustatyti, koks

darbuotojas įrašė konkrečius duomenis. Todėl rekomenduojama šalia kiekvieno darbuoto¬

jo pildomos zonos numatyti vietą šio asmens parašui;

• rengiant lentelės formos dokumentą, šalia vienas kito reikėtų išdėstyti stulpelius, kurių

duomenys susiję lloginiais ar aritmetiniais ryšiais. Susumuojamus duomenis reikia rašyti

stulpeliu, o sulyginamus – eilute;

• jeigu įmonėje naudojama vienokia ar kitokia apskaitos programa ir duomenys iš pirminių

dokumentų suvedami į šią programą, rekomenduojama kiekvienam rekvizitui suteikti

atskirą kodą ir jį nurodyti šalia rekvizito pavadinimo. Taip lengviau suvesti duomenis, o

vėliau – jų pagrindu formuoti įvairias ataskaitas;

• rekvizitus, kurių reikšmės nesikeičia arba keičiasi labai retai (pvz., pirmieji du metų

skaičiai, įmonės pavadinimas, kodas), patartina iš anksto išspausdinti blanke. Jeigu

dokumentai spausdinami kompiuteriu, prie nesikeičiančių rekvizitų galima priskirti ir

atsakingų asmenų vardus, pavardes, pareigas;

• siekiant apriboti neteisėtą duomenų prirašymą ir kitokį koregavimą, naudinga dokumento

apačioje numatyti vietą duomenims susumuoti;

• visada pravartu dokumento antroje pusėje išspausdinti trumpą jo užpildymo ir duomenų

apdorojimo instrukciją. Tai mažina rekvizitų painiojimo tikimybę, ypač jei dokumentas

retai surašomas;

• susijusioms operacijoms pagrįsti skirti dokumentai gali būti spausdinami ant vieno

popieriaus lapo. Tai mažina dokumentų srautą bei užtikrina, kad visi reikiami dokumentai

bus surašyti. Be to, ant to paties popieriaus lakšto surašius kelis dokumentus, nebūtina

kiekviename iš jų kartoti tuos pačius bendrus rekvizitus: įmonės pavadinimą, kodą, datą

ir t.t. Pavyzdžiui, ant vieno blanko rekomenduojama spausdinti kelionės lapą, degalų

pajamavimo ir nurašymo aktus;

• pravartu iš anksto numatyti dokumento segimo į bylą vietą. Jeigu dokumentas dvipusis,

duomenis antroje jo pusėje reikėtų rašyti taip, kad, dokumentą įsegus į bylą, jos nereikėtų

sukioti. Tai ypač aktualu projektuojant kaupiamuosius dokumentus, kkurie dažnai pildomi

jau susegti į bylas. Todėl dokumentų, kurių įsegimo vieta viršuje (virš pavadinimo), antra

pusė gali būti spausdinama atvirkščiai (šiuo atveju antros dokumento pusės apačia sutaps

su pirmos pusės viršumi). Kadangi antros dokumento pusės pabaiga atsidurs prie

įsegimo, patartina rekvizitus išdėstyti atitrauktus nuo krašto, kad būtų įmanoma ten įrašyti

duomenis ar pasirašyti neišsegus dokumento iš bylos;

• geriausia naudoti tik standartinius popieriaus blankus. Tai atpigina blankų gamybą, be to,

segant į segtuvus nestandartinius dokumentus, juos tenka lankstyti;

• dokumentus, kuriuos numatoma naudoti ilgesnį laiką (Analitines apskaitos korteles,

Kaupiamuosius žiniaraščius), patartina spausdinti ant storesnio popieriaus.

Suprojektuotus individualius dokumentus gaminti spaustuviniu būdu racionalu tik tuo atveju, jeigu jų blankų numatoma per metus sunaudoti ne mažiau kaip 200-300 vienetų. Jeigu dokumentų tikimasi sunaudoti mažiau, juos ekonomiškiau gaminti dauginimo aparatais arba spausdinti spausdin¬tuvu. Bet kokiu atveju būtina pasidaryti dokumento pavyzdį (šabloną). Jeigu įmonėje yra sudarytas naudojamų dokumentų albumas, į jį reikėtų įsegti pavyzdį. Jeigu tokio albumo nėra, dokumentą patartina saugoti atskiroje byloje..4. Apskaitos registrai

1. Apskaitos dokumentai surašomi ir apskaitos registrai sudaromi lietuvių kalba. Gauti dokumentai, kurie surašyti užsienio kalba, prireikus yra išverčiami į lietuvių kalbą.

2. Apskaitos registrai, išskyrus nematerialiojo ir materialiojo ilgalaikio turto, sudaromi kas mėnesį. Ilgalaikio turto apyvartos žiniaraščiai sudaroma ne rečiau kaip kas ketvirtį.

3. Apskaitos dokumentai ir

apskaitos registrai iki finansinės atskaitomybės patvirtinimo saugomi Instituto Finansų ir personalo grupės patalpose.

4. Patvirtinus finansinę atskaitomybę, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi Instituto archyve, laikantis Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų.

5. Jei dingsta arba visiškai ar iš dalies sugadinami apskaitos dokumentai, apskaitos registrai, juos praradęs ar sugadinęs darbuotojas Instituto direktoriui rašo pasiaiškinimą. Instituto direktorius priima sprendimą dėl jų atkūrimo Vyriausybės nustatyta tvarka.4.1. Apskaitos dokumentų saugojimas

Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki ataskaitinių metų finansinės atskaitomybės patvirtinimo saugomi įmonės vadovo nustatyta ttvarka.

Metinę finansinę atskaitomybę patvirtinus, pirminiai dokumentai ir apskaitos registrai saugomi pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės reikalavimus.Įmonės vadovas nustato dokumentų saugojimo tvarką bei skiria atsakingus asmenis už apskaitos dokumentų archyvavimą įmonėje.

Lietuvos archyvų fondui priskiriami dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo.

Individualios (personalinės) įmonės, tikrosios ūkinės bendrijos, komanditinės (pasitikėjimo) ūkinės bendrijos, akcinės ir uždarosios akcinės bendrovės, valstybinės ir savivaldybės įmonės bei visos kitos įmonės, fondai, bendrijos, organizacijos bei jų junginiai, taip ppat biudžetinės įstaigos ir organizacijos ne trumpiau kaip 10 metų privalo saugoti šiuos dokumentus:

– labdaros ir paramos sutartis,

– depozito sutartis,

– pajamų deklaracijas ir mokesčių ataskaitas,

– valstybinio socialinio draudimo fondo lėšų finansines ataskaitas,

– audito ataskaitas,

– audito paslaugų sutartis,

– pranešimus apie apdraustųjų socialinio draudimo įmokas,

– dividendų paskaičiavimo žiniaraščius,

– turto įvertinimo ir pperkainojimo dokumentus (aktus, pažymas, ataskaitas),

– prekių muitinės vertės deklaracijas,

– kasos operacijų apskaitos pirminius dokumentus (kasos pajamų ir išlaidų orderius),

– banko dokumentus (mokėjimo pavedimus ir kt.),

– darbo laiko ir užmokesčio apskaitos dokumentus (darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščius, nedarbingumo lapelius, kompensacijų apskaičiavimus),

– sąskaitas, įgaliojimus, mokestinių pavedimų registracijos žurnalus,

– komandiruočių pažymėjimus,

– inventorizacijos dokumentus (aktus, tikrinimo žiniaraščius, inventorinius apyrašus, knygas ir korteles),

– materialinių vertybių kiekinės ir suminės apskaitos knygas,

– materialinių vertybių priėmimo, išdavimo, nurašymo dokumentus(aktus, kvitus, važtaraščius, sąskaitas-faktūras ir kt.),

– pažymas dėl mokestinių lengvatų,

– čekių knygelių, išduotų įgaliojimų šakneles,

– įgaliojimus,

– visiškos materialinės atsakomybės sutartis,

– perdavimo ir priėmimo aktus, susijusius su materialiai atsakingų asmenų pasikeitimu,

– ūkinės ir finansinės veiklos tikrinimų dokumentus (aktus, pažymas, pranešimus),

– mokesčių ir kitų įmokų į biudžetą tikrinimo dokumentus (aktus, pažymas, pranešimus),

– griežtos apskaitos blankų apskaitos žurnalus,

– asmenų, turinčių teisę pasirašyti buhalterinės apskaitos dokumentus, parašų pavyzdžius,

– prekių (paslaugų) pirkimo dokumentus – saugoti nnuo 10 metų po sutarties įvykdymo,

– ūkinių darbų bei paslaugų sutartis, atliktų darbų bei paslaugų aktus – 10 metų po sutarties įvykdymo,

– patalpų nuomos sutartis – 10 metų pasibaigus mokėjimams,

– kasos operacijų apskaitos registrus (kasos knygas, priimtų ir išduotų pinigų apskaitos knygas ir kitus tipinės formos registrus),

– finansinės apskaitos registrus (didžiąsias knygas, bendruosius žurnalus ir kitus tipinės ir laisvos finansinės apskaitos formos registrus).

Nevalstybinės institucijos ir fiziniai asmenys, disponuojantys savo veiklos dokumentais, turi juos saugoti patys ne trumpiau kaip 75 metus arba perduoti saugoti pagal ssutartį valstybiniams archyvams.Ši tvarka taikoma tokiems dokumentams:

– akcininkų registracijos knygoms,

– darbuotojų asmens sąskaitų kortelėms,

– darbo sutartims,

– darbo sutarčių registracijos žurnalams,

– darbuotojų asmens byloms.

Įmonių, kurios įstatymų nustatyta tvarka dokumentus perduoda valstybiniam saugojimui, metinė finansinė atskaitomybė saugoma neterminuotai.Valstybiniam saugojimui perduodančių dokumentų įmonių metinė finansinė atskaitomybė turi būti saugoma ne trumpiau kaip 15 metų, o ketvirtinė finansinė atskaitomybė – ne trumpiau kaip 10 metų.Institucijų (juridinių ir fizinių asmenų) perdavimo, padalijimo ir likvidavimo balansai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 1.5 metų.

Visi dokumentai (sugadinti) yra saugomi 10 – 15 metų, 75 metus yra saugomos darbo užmokesčio asmens kortelės, 15 metų metinės finansinės ataskaitos, o visi kiti dokumentai saugomi 10 metų.5. Ataskaitinio laikotarpio pabaigos apskaita

Ataskaitinio laikotarpio pabaigos operacijos:

• Kaupimo ir palyginimo principų esmė apskaitoje;

• Ataskaitinis laikotarpis;

• Sąskaitų koregavimai.5.1. Bendrasis žurnalas

Ataskaitinį laikotarpį pirminiuose dokumentuose užfiksuoti duomenys perkeliami į atitinkamus registrus. Įvykus ūkiniai operacijai pirmiausiai, būtų patogiau pažymėti, kad ji įvyko užregistruoti visus duomenis, kurių gali prireikti ateityje valdant įmonę ir sudarant atskaitomybę. O jau vėliau naudoti šio įrašo, o ne pirminio dokumento duomenis. Tai leidžia padaryti apskaitos registrai. Remiantis pirminių dokumentų duomenimis, juose užregistruojama vis reikalinga informacija. Vienas paprasčiausių registrų tai: chronologinės tvarkos registras – bendrasis žurnalas. Jame nuosekliai suregistruojamos visos ūkinės operacijos.

Bendrasis žurnalas skirtas netipinėms buhalterinėms operacijoms, kurių neįmanoma užfiksuoti kituose ((pavyzdiniuose) apskaitos registruose. Bendrajame žurnale ūkinės operacijos registruojamos ne mažiau kaip dviejose eilutėse – kiekviena koresponduojanti sąskaita atskiroje.

Bendrajame žurnale turi būti:

• data;

• dokumento numeris;

• turinys;

• sąskaitos numeris;

• debeto ir kredito skiltys.5.2. Didžioji knyga

Visos sąskaitos, kurias įmonė naudoja apskaitoje yra sujungiamos į vieną sintetinį registrą – didžiąją knygą.

Didžioji knyga – tai sisteminis apskaitos registras, skirtas galutiniam apskaitos duomenų sisteminimui ir kaupimui. Didžiojoje knygoje įrašai daromi iš specialiųjų žurnalų duomenų. Kiekvienai turto, savininkų nuosavybės ir įsipareigojimų bei pajamų ir sąnaudų rūšiai apskaityti yra atskira sąskaita. Pagal šių sąskaitų likučius ataskaitinio laikotarpio pabaigoje parengiama finansinė atskaitomybė.

Didžiojoje knygoje turi būti:

• data;

• turinys;

• sąskaitos numeris;

• debeto ir kredito skiltys;

• debeto ir kredito likučiai.6. Įvairių ūkinių operacijų korespondencijos

Ūkiniais įvykiais – laikomi tokie nuo įmonės darbuotojų valios nepriklausantys ūkiniai faktai, kurie pakeičia įmonės turto ir nuosavybės apimtį ir struktūrą.

Ūkinėmis operacijomis yra laikoma, tikslinga įmonės personalo veikla siekiant konkrečių iš anksto numatytų tikslų, keičiant įmonės turto ir nuosavybės apimtį ir sudėtį.

Įvykus ūkiniam faktui, keičiasi įmonės turtas ir nuosavybė. Todėl šie pasikeitimai daro įtaką ir apskaitiniai lygybei. Kiekviena operacija pakeičia nemažiau kaip du skirtingus apskaitos lygybės elementus. Tačiau lygybėje išlaikoma pusiausvyra.

Kiekvienas ūkinis faktas pakeičia turto arba turto ir nuosavybės apimtį ir struktūrą. Tai yra kiekviena operacija įrašoma du kartus, į vienos debetą, į kitos kreditą.

Kiekvieno ūkinio fakto atspindėjimas vvienos sąskaitos debete, o kitos – kredite vadinamas dvejybiniu įrašu. O sąskaitos derinys, kai viena sąskaita debetuojama, o kita kredituojama, įvardijamas sąskaitų korespondencija.6.1. Sąskaitų korespondencijos koregavimai

Sąskaitų likučių patikslinimas atliekamas ataskaitiniam laikotarpiui pasibaigus, vadinamas – sąskaitų koregavimu. Koregavimai daromi kaupimo principu, t.y. pajamos ir sąnaudos fiksuojamos neatsižvelgiant į pinigines įplaukas ir išlaidas. Koregavimai reikalingi tik toms ūkinėms operacijoms, kurios daro įtaką daugiau nei vieno ataskaitinio laikotarpio pajamoms ir sąnaudoms.6.2. Darbinės atskaitomybės lentelės parengimo sudarymas

Apskaitos eiga:

1. ūkinės operacijos analizuojamos vadovaujantis pirminiais dokumentais;

2. ūkinės operacijos registruojamos žurnaluose;

3. ūkinių operacijų duomenys perkeliami į sąskaitas;

4. ataskaitinio laikotarpio pabaigoje, kai kurių sąskaitų duomenys koreguojami darant darbinę atskaitomybės parengimo lentelę;

5. uždaromos ataskaitinio laikotarpio sąskaitos;

6. parengiama finansinė atskaitomybė.

Darbinės atskaitomybės lentelės sandara:

1. sąskaitos pavadinimas;

2. sąskaitos numeriai;

3 – 4. bandomąjį balansą sudarančių sąskaitų debeto ir kredito stulpeliai;

5 – 6. koregavimų skiltis;

7 – 8. koreguotą bandomąjį balansą sudarančių sąskaitų stulpeliai;

9 – 10. pelno (nuostolio) ataskaitos debeto ir kredito stulpeliai;

11 – 12. balanso skiltis.

Jeigu bandomojo balanso ir koregavimo skiltyse abi sumos įrašytos į debetą, tai jos sudedamos ir įrašomos į koreguoto bandomojo balanso debeto stulpelį.

Jeigu bandomajame balanse ir koregavimų skiltyse abi sumos įrašytos į kredito stulpelį, tai jos sudedamos ir įrašomos į koreguoto bandomojo balanso stulpelį.

Jeigu bandomojo balanso skiltyje suma įrašyta į debeto stulpelį, o koregavimo skiltyje į kredito stulpelį

arba atvirkščiai, tai sumos atimamos viena iš kitos ir priklausomai nuo susidariusio likučio skirtumas koreguotame bandomajame balanse įrašomas į debeto ar kredito stulpelį.

Jeigu sąskaita turi sumą tik bandomajame balanse arba tik koregavimo skiltyje, tai ji tiesiog perkeliama į koreguoto bandomojo balanso atitinkamą debeto ar kredito stulpelį. Debetas lygus kreditui.

Pelno (nuostolio) ataskaitos debeto ir kredito stulpeliuose surašomi pajamas atspindinčių sąskaitų likučiai kredite ir sąnaudas atspindinčių sąskaitų likučiai debete. Sumos atkeliamos iš koreguoto bandomojo balanso. Išvedam rezultatą, pelną arba nuostolį ir sumą kkurios trūksta kad debetas ir kreditas sumos būtų lygios. Rodo pelno arba nuostolio dydį. Ši suma įrašoma į tą stulpelį , kad debetas būtų lygus kreditui.

Į balanso skiltį duomenys atkeliami iš koreguoto bandomojo balanso. Debetas turi būti lygus kreditui.7. Finansinė atskaitomybė

Vertinti įmonės ūkinės veiklos sėkmingumą bei jos perspektyvas investuotojui gali padėti finansų analitikas ar finansų makleris, turintis specialių žinių ir finansinės veiklos patirtį. Tačiau ir pats investuotojas, rinkdamas savo investicijoms priimtiną įmonę, ar akcininkas, analizuodamas savo įmonės veiklą, privalo žinoti pagrindinius kkriterijus, leidžiančius patikimai įvertinti įmonės ūkinę veiklą ir priimti atitinkamus sprendimus. Tiek akcininkui, tiek potencialiam investuotojui nereikėtų užmiršti, kad ekonomikoje pokyčiai vyksta labai greitai ir nuolat. Todėl visiškai realu, kad prieš kurį laiką pelningai dirbusi įmonė dabar gali susidurti su ddidelėmis finansinėmis problemomis. Būtina nuolatos domėtis, ar efektyviai naudojamas įmonės turtas. Įmonės veikla gali būti įvertinta vieninteliu iki šiol žinomu būdu – analizuojant bendrovių ūkinės veiklos rezultatus jos finansinių rodiklių pagrindu.

Analizei reikalingos informacijos galima rasti įmonių metinėje arba ketvirtinėje finansinėje atskaitomybėje. Visos juridinio asmens teises turinčios įmonės, pasibaigus ketvirčiui, rengia ketvirtinę finansinę, o pasibaigus finansiniams metams, sudaro tikslią metinę finansinę atskaitomybę. Laikotarpis, kuriam pasibaigus rengiama atskaitomybė, vadinamas ataskaitiniu laikotarpiu, o 12 mėnesių laikotarpis, kuriam pasibaigus rengiama metinė finansinė atskaitomybė, vadinamas finansiniais arba ūkiniais metais. Metinė finansinė atskaitomybė – tai ataskaitų, kurias įmonės užpildo pasibaigus atskaitiniam laikotarpiui, rinkinys. Ją sudaro balansas, pelno (nuostolio) ataskaita, pelno (nuostolio) paskirstymo ataskaita, pinigų srautų ataskaita bei paaiškinamasis raštas (ketvirtinę atskaitomybę sudaro tik balansas ir ppelno (nuostolio) ataskaita). Be to visoms akcinėms bendrovėms prie metinės finansinės atskaitomybės privalu pateikti ir auditoriaus išvadas, kuriomis nepriklausomas auditorius patvirtina, kad finansinė atskaitomybė parengta laikantis Bendrųjų apskaitos principų. Tai tokios visuotinai pripažintos taisyklės, pagal kurias parengtos finansinės atskaitomybės gali būti palyginamos (pavyzdžiui, turtą, per laikotarpį uždirbtą pelną ir kt., galima lyginti su analogiškais kitų įmonių duomenimis). O tai labai svarbu potencialiam investuotojui.