Buhalterinė apskaita
1. ĮMONĖS TRUMPALAIKIS TURTAS IR JO SUDĖTIS
Pagal naudojimo laiką (apyvartos pobūdį) turtas skirstomas į ilgalaikį ir trumpalaikį. Trumpalaikiam turtui priskiriamas per vieną ataskaitinį laikotarpį (vienerius finansinius metus) pajamoms uždirbti sunaudojamas turtas.Turtas trumpalaikiu laikomas ne kalendorine, bet ekonomine prasme. Trumpalaikiam turtui būdinga palyginti greita apyvarta, dėl to trumpalaikis turtas vadinamas apyvartiniu turtu arba apyvartiniu kapitalu.
Trumpalaikis turtas yra likvidus, tai yra palyginti greitai paverčiamas pinigais, o vienas šio turto elementų ir yra pinigai.
Trumpalaikis turtas suskirstytas į dvi sudėtines dalis:
1)trumpalaikis finansinis turtas
2)trumpalaikis materialusis turtas – atsargos.
Trumpalaikį finansinį turtą sudaro:
1) lėšos kasoje ir bankuose
2) terminuoti indėliai
3) apyvartiniai vertybiniai popieriai
4) skolos įmonei (debetinės skolos).
Lėšos kasoje ir bankų sąskaitose yra pats likvidžiausias finansinis turtas.Kasoje laikomos palyginti nedidelės pinigų sumos nacionaline ir užsienio šalių valiuta reikalingos atsiskaityti su įmonės darbuotojais ir kitiems mokėjimams grynaisiais pinigais.Kasoje gali būti laikomi ir grynųjų pinigų ekvivalentai, t.y. pašto ženklai, transporto talonai, loterijos bilietai ir kt. Didžiausią pinigų dalį atsiskaityti su tiekėjais ir kitais subjektais įmonės laiko bankų sąskaitose (atsiskaitomojoje ir valiutinėje)
Laikinai laisvas lėšas įįmonė gali investuoti į terminuotus indėlius ir apyvartinius (rinkos) vertybinius popierius. Į apyvartinį turtą įskaitomi terminuoti indėliai bankuose ne ilgesniam kaip vienerių metų laikui. Apyvartinius vertybinius popierius sudaro trumpiau nei vieneriems metams įsigytos valstybės ir įmonių obligacijos, supirktos nuosavos bei kkitų įmonių akcijos, skirtos parduoti ir kt. Terminuoti indėliai ir apyvartiniai vertybiniai popieriai sudaro trumpalaikes investicijas. Jos teikia įmonei palūkanų ar kitokios formos papildomų pajamų. Šis turtas per palyginti trumpą laiką (suėjus terminuotų indėlių grąžinimo terminui arba pardavus bei išpirkus vertybinius popierius)virsta pinigais.
Atskirą apyvartinio finansinio turto dalį sudaro skolos įmonei arba debetinės skolos.Įmonės skolininkai dažnai vadinami debitoriais. Debitorius – įmonė, organizacija, įstaiga ar asmuo , kuris yra skilingas tam tikram subjektui.
Įmonėje didžiausią debetinių skolų dalį sudaro pirkėjų skolos už jiems parduotas prekes, atliktus darbus bei suteiktas paslaugas. Šios skolos susidaro dėl to, kad pirkėjas arba užsakovas atsiskaito už gautas prekes, atliktus darbus ar paslaugas ne iš karto, o po tam tikro laiko. Taip dažniausiai atsitinka dėl to, kad įmonės tarpusavyje aatsiskaito per banką. Pirkėjai, neturėdami kuo sumokėti savo skolų, gali išduoti įmonei vekselius arba čekius. Tai skolos dokumentai, kurie įgalina laiku (sutartais terminais) atsiskaityti su pirkėjais. Gavus šiuos dokumentus, pirkėjų skola tampa kitokios formos debetine skola (skola pagal vekselius arba čekius).Be pirkėjų debitoriais gali būti atskaitingi asmenys paėmę avansus komandiruočių bei kitoms išlaidoms, gavę pinigus už parduotas prekes, materialiai atsakingi asmenys, privalantys atlyginti vertybių trūkumus, ir kt.
Debetinės skolos yra gana specifiškas turtas. Jis neturi konkrečios (materialios) išraiškos ir esamo pavidalo nnegali būti panaudotas įmonės veikloje. Tai savotiški nematerialūs ištekliai. Tačiau šios skolos per palyginti trumpą laiką virsta pinigais arba kitomis vertybėmis ir todėl visiškai pagrįstai priskiriamos įmonės turtui.
Nemažą įmonės turto dalį sudaro trumpalaikis materialusis turtas – atsargos. Jam priklauso:
1) prekės, skirtos perparduoti;
2) gatava produkcija;
3) nebaigtoji gamyba;
4) žaliavos ir medžiagos.
Prekės, skirtos perparduoti, dominuoja prekybos įmonėse .Jų pasitaiko ir gamybinėse įmonėse. Šio turto atsargos sudaromos tam, kad prekės būtų visuomet prieinamos vartotojams.
Gatava produkcija yra įmonės gamybinės veiklos rezultatas. Įmonės pagamintos produkcijos nomenklatūra yra įvairi ir priklauso nuo gamybinės veiklos pobūdžio, jos specializacijos.
Perparduoti skirtos prekės ir prekinė produkcija pardavimo procese virsta finansiniu turtu, t.y. pinigais arba pirkėjų skolomis (šios skolos po kurio laiko virsta pinigais).
Produkcijos gamybos procese dažnai susidaro nebaigtoji gamyba. Tai tarpinis gamybos produktas. Nebaigtoji gamyba, atlikus visus reikiamus darbus, virsta gatava produkcija.
Svarbus trumpalaikio materialiojo turto elementas yra žaliavos ir medžiagos (sutrumpintai – medžiagos).Jos sudaromos normaliai gamybos eigai garantuoti. Minėtam turtui priklauso pagrindinės ir pagalbinės medžiagos. Pagrindinės medžiagos yra tokios, kurios, suvartotos gamybos procese, sudaro materialųjį produkcijos pagrindą, t.y. tampa neatskiriama jos dalimi.Pagrindinėms medžiagoms priskiriami ir komplektavimo gaminiai. Pagalbinės medžiagos yra tokios, kurios susijusios su produkcijos gamyba, tačiau į gaminio sudėtį tiesiogiai neįeina. Tai, pavyzdžiui, degalai bei tepalai, valymo priemonės ir t.t.
Žemės ūkio įmonėse atskirą turto rrūšį sudaro gyvulių prieauglis. Ekonomine prasme šis turtas yra iš dalies panašus į nebaigtą gamybą.
Aptartas trumpalaikis materialusis turtas sutrumpintai vadinamas atsargomis.
Įmonėse pasitaiko atvejų, kad kai kurios atsargos (prekės ir medžiagos) išbūna sandėliuose gana ilgą laiką – ilgiau nei vienerius metus. Gali atrodyti, kad tokios atsargos nepagrįstai priskirtos trumpalaikiam turtui, nes neatitinka nustatyto šio turto naudojimo kriterijaus. Tačiau tokie atvejai išimtinai ir iš esmės nekeičia trumpalaikio turto sampratos. Kad šis turtas būtų efektyviau naudojamas, įmonės mažina atsargų kiekius ir trumpina jų buvimo laiką.
2.ANALITINĖS SĄSKAITOS IR JŲ RYŠYS SU SINTETINĖMIS SĄSKAITOMIS
Apskaitos informacijos vartotojams reikalingos nevienodo detalumo žinios. Išorės vartotojams , taip pat įmonės valdymo darbuotojams reikia suvestinės informacijos apie įmonės turtinę bei finansinę būklę ir veiklos rezultatus. Tokia informacija pateikiama balanse ir kitose ataskaitose. Įmonės valdymo darbuotojams reikia ir labai išsamių žinių apie turimus išteklius, jų susidarymo šaltinius ir naudojimo išdavas. Pavyzdžiui, tiems darbuotojams, kurie rūpinasi gamybos atsargomis, neužtenka žinoti bendras jų sumas. Jiems labai reikalingi duomenys apie konkrečių gamybos atsargų likučius ir jų pokyčius. Įmonės reikalų tvarkytojams nuolatos prireikia ir daug kitokių smulkių žinių. Tiek suvestines, tiek detalias žinias turi garantuoti sąskaitų sistema. Skirtingo detalumo informacijai gauti buhalterinėje apskaitoje naudojamos dvejopos sąskaitos: sintetinės ir analitinės.
Analitinės sąskaitos pateikia išsamius duomenis pagal pavienius oobjektus, t.y. pagal atskiras turto, jo įsigijimo šaltinių, pajamų ir sąnaudų rūšis. Šios sąskaitos detalizuoja sintetines sąskaitas. Tai atspindi ir apibūdinamų sąskaitų pavadinimas analitinis, ekonomikoje turintis tokią reikšmę: detalizuotas, parodantis sudėtines dalis. Apskaita analitinėse sąskaitose vadinama analitine apskaita.
Analitinės sąskaitos užvedamos įmonėje pagal atskiras sintetines sąskaitas, atsižvelgiant į valdymo informacijos poreikius. Pavyzdžiui, atsargų analitinės sąskaitos paprastai sudaromos ne tik pagal materialinių vertybių pavadinimus, bet ir pagal smulkesnes jų rūšis, nurodant tipus ir kitus požymius. Ilgalaikio materialiojo turto sintetinės sąskaitos analitinės sąskaitos vedamos pagal kiekvieną objektą.
Atsiskaitymų su pirkėjais bei užsakovais sintetinės sąskaitos analitinės sąskaitos nustatomos pagal kiekvieną prekių bei paslaugų gavėją. Atsiskaitymų su tiekėjais sintetinę sąskaitą detalizuoja analitinės sąskaitos, skirtos kiekvienam tiekėjui.
Analitinėse sąskaitose debeto ir kredito reikšmės yra tos pačios, kaip ir atitinkamos sintetinės sąskaitos. Tačiau analitinėse sąskaitose, lyginant su sintetinėmis, pateikiama daugiau informacijos.Čia naudojami ne tik piniginiai, bet ir kiekiniai matai, įrašai operacijų datai ir dokumentams nurodyti bei operacijų turiniui apibūdinti. Vienokią formą turi atsargų analitinės sąskaitos, kitokią – atsiskaitymų analitinės sąskaitos, dar kitokią – gamybos sąnaudų analitinės sąskaitos ir t.t.
Nors analitinės sąskaitos pateikia gana detalius ir išsamius duomenis, dėl to neišnyksta sintetinių sąskaitų poreikis. Be pastarųjų sąskaitų sunku būtų laiku sudaryti finansines ataskaitas, o jų reikia įmonės finansinei būklei įvertinti.
Taigi abiejų rūšių sąskaitų naudojimas leidžia geriau tenkinti valdymo informacijos poreikius. Be to, sintetinių ir analitinių sąskaitų taikymas padeda kontroliuoti apskaitos teisingumą. Tarp sintetinės ir analitinės apskaitos rodiklių egzistuoja matematiniai ryšiai.
Tam tikros sąskaitos suvestiniai rodikliai, t.y. pradinis likutis, debeto apyvarta, kredito apyvarta ir galutinis likutis, turi sutapti su jos analitinių sąskaitų rodiklių sumomis. Jei nors vieno iš anksčiau išvardintų rodiklių suma nesutampa su sintetine sąskaita, vadinasi yra klaidų. Jas reikia surasti ir ištaisyti.
3.BUHALTERINIAI ĮRAŠAI IR JŲ RŪŠYS
Dvejybinio įrašo praktinis taikymas pprasideda buhalterinių įrašų sudarymu. Buhalterinis įrašas – tai debetuojamos ir kredituojamos sąskaitų ir ūkinės operacijos piniginės apimties (sumos) užrašymas. Jo pavyzdys:
D Atsiskaitomoji sąskaita 3000Lt
K Ilgalaikės bankų paskolos 3000Lt
Šis buhalterinis įrašas reiškia, kad į atsiskaitomąją sąskaitą įskaityta banko suteikta 3000 Lt ilgalaikė paskola.
Taigi buhalterinis įrašas apima sąskaitų korespondenciją ir operacijos sumą ir todėl parodo operacijos turinį ir jos apimtį. Įvykusių ūkinių operacijų buhalterinių įrašų užrašymas dažnai vadinamas kantavimu. Kantuojant paprastai rašomi tik sąskaitų numeriai.
Buhalterinių įrašų sudarymas yra vienas svarbiausių dvejybinės apskaitos ddarbų. Jis lemia visos apskaitos kokybę. Norint teisingai suformuoti buhalterinius įrašus, reikia naudotis analizės metodu, t.y. išanalizuoti ūkinės operacijos rezultatus ir vadovautis sąskaitų naudojimo taisyklėmis. Rekomenduotina tokia buhalterinio įrašo sudarymo eiga:
1) nustatyti, kokius konkrečius pakitimus sukėlė ūkinė operacija, t.y. kokie objektai, kkaip ir kiek pasikeitė (padidėjo ar sumažėjo);
2) nustatyti, kokioje sąskaitoje ir kurioje jos dalyje (debete ar kredite) reikia pateikti kiekvieno objekto pakitimą (padidėjimą ar sumažėjimą).Reikiamos sąskaitos parenkamos iš sąskaitų plano;
3) pateikti buhalterinį įrašą, t.y. užrašyti debetuojamą bei kredituojamą sąskaitas ir operacijos sumą.
Pavyzdžiui, iš kasos išmokėta darbo užmokesčio 4000 Lt. Po šios operacijos įvyko tokie du pakitimai: 1) sumažėjo pinigų kasoje 4000 Lt. ir 2) sumažėjo skola darbuotojams už darbą 4000 Lt. Pirmasis pakitimas turi būti pateiktas Kasos sąskaitoje. Ji yra aktyvinė (turto) sąskaita ir sumažėjimas rašomas kredite. Antrasis pakitimas turi būti užfiksuotas Darbo užmokesčio skolų sąskaitoje. Ji yra pasyvinė (turto šaltinių) sąskaita, nes yra skirta kreditinių skolų apskaitai. Jų sumažėjimas rašomas sąskaitos debete. Taigi nurodytos operacijos buhalterinis įrašas yra toks:
D Darbo užmokesčio sskolos 4000 Lt.
K Kasa 4000 Lt.
Visuose buhalteriniuose įrašuose pirmiausia pateikiama debetuojama, po to kredituojama sąskaita.
Įrašai, kurie apima tik dvi sąskaitas vadinami paprastaisiais. Dažnai sudaromi buhalteriniai įrašai, kuriuose būna daugiau nei dvi sąskaitos – keletas sąskaitų debetuojama ir bendros sumos dydžiu kredituojama viena sąskaita arba atvirkščiai – keletas sąskaitų kredituojama ir bendros sumos dydžiu debetuojama viena sąskaita. Tokie įrašai vadinami sudėtiniais (suvestiniais).
Pateikiame pavyzdžių:
1.Iš tiekimo įmonės įsigyta mašina, kurios kaina 15000 Lt, ir įvairių medžiagų už 3000 Lt. Už įsigytas vertybes bbus apmokėta vėliau. Šios operacijos buhalterinis įrašas:
D Ilgalaikis materialusis turtas 15 000 Lt
D Medžiagos 3000 Lt
K Skolos tiekėjams 18 000 Lt.
2. Į kasą gauta; trumpalaikė banko paskola 8000 Lt, pinigai iš pirkėjų sumokant skolą 1000 Lt ir pinigai iš atskaitingų asmenų grąžinant nepanaudotą avansą 100 Lt. Šios operacijos buhalterinis įrašas:
D Kasa 9100 Lt
K Trumpalaikės bankų paskolos 8000 Lt
K Pirkėjų skolos 1000 Lt
K Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis 100 Lt.
Kartais sudaromi sudėtiniai buhalteriniai įrašai, apimantys kelias debetuojamas ir kelias kredituojamas sąskaitas. Tačiau tokie įrašai taikytini tik tais atvejais, kai galima suvokti šių įrašų turinį. Pavyzdys:
3. Apskaičiuota darbo užmokesčio : gamybos darbuotojams – 10 000 Lt ir administracijos personalui 2000 Lt. Kartu apskaičiuotos socialinio draudimo įmokos Lt, tenkančios gamybos darbuotojams – 3000 Lt ir administracijos personalui – 600 Lt. Šiuos duomenis galima pateikti tokiu suvestiniu buhalteriniu įrašu:
D Gamybos sąnaudos 13000 Lt
D Administracinės sąnaudos 2600 Lt
K Darbo užmokesčio skolos 12 0000 Lt
K Socialinio draudimo skolos 3600 Lt.
Kiekvieną sudėtinį įrašą galima išskirstyti į kelis paprastus. Pavyzdžiui, pirmasis pateiktas įrašas gali būti išskirstytas į tokius įrašus:
1) D Ilgalaikis materialusis turtas 15 000 Lt
K Skolos tiekėjams 15 000 Lt;
2) D Medžiagos 3000 Lt
K Skolos tiekėjams 3000 Lt.
Taigi sudėtiniai įįrašai neprieštaringi dvejybiniam įrašui. Sudėtinių įrašų naudojimas sumažina buhalterinių įrašų skaičių, ir dėl to sumažėja apskaitos darbo.
Remiantis buhalteriniais įrašais, surašomi duomenys sąskaitose. Pastarųjų rodikliai panaudojami finansinėms ataskaitoms sudaryti. Taigi ūkiniū operacijų dvejybinei apskaitai būdinga tokia eiga:
Ūkinės
operacijos
á Buhalteriniai
įrašai
á Įrašai sąs-
kaitose
á Balansas ir ki-
tos ataskaitos
Tvarkant apskaitą kompiuteriais, buhalterinės sąskaitos užpildomos automatiškai. Šiuo būdu gali būti sudaromi ir buhalteriniai įrašai.
Dvejybinėje apskaitoje nuo pat jos atsiradimo taikoma dvejopa duomenų registracija: chronologinė ir sisteminė. Chronologinę registraciją (chronologinius įrašus) sudaro ūkinių operacijų ir buhalterinių įrašų fiksavimas pagal atlikimo laiką. Sisteminė registracija (sisteminiai įrašai) – tai įrašai sąskaitose, nes jose surašomi ūkinių operacijų duomenys pagal tam tikrą sistemą, t.y. grupuojami ir kaupiami pagal apskaitos objektus.
Chronologinė ir sisteminė registracija gali vykti atskirai viena nuo kitos arba kartu. Kiekvienu atveju yra tikrinami abiejų rūšių registracijos duomenys ir taip kontroliuojama, kad visos ūkinės operacijos būtų teisingai pateiktos sąskaitose. Chronologinės registracijos bendroji suma turi būti lygi sisteminių įrašų bendrosioms sumoms, t.y. atskirai debeto ir kredito apyvartų sumoms.
Apskaitos procesų visuma ( ūkinių operacijų fiksacija apskaitos dokumentuose, jų chronologinė bei sisteminė registracija ir finansinių ataskaitų sudarymas) literatūroje neretai vadinama apskaitos ciklu.
4. ANALITINIŲ SĄSKAITŲ APYVARTOS ŽINIARAŠČIAI
Analitinės apskaitos rodikliams sutelkti naudojami suvestiniai analitinių sąskaitų žiniaraščiai. Jie sudaromi atskirai pagal sintetines sąskaitas, turinčias analitinių sąskaitų. Šiuose žiniaraščiuose surašomi analitinių ssąskaitų pavadinimai, pradiniai likučiai, debeto bei kredito apyvartos ir galutiniai likučiai. Šie rodikliai pinigine išraiška susumuojami pagal subsąskaitas ir sintetinę sąskaitą. Analitinių sąskaitų žiniaraščiai yra nevienodos formos. Ji priklauso nuo analitinei apskaitai naudojamų matų. Šie žiniaraščiai būna dviejų rūšių: kiekiniai-suminiai ir suminiai.
Kiekiniai-suminiai žiniaraščiai naudojami atsargų, t.y. vertybių, apskaitomų kiekiniais (natūriniais) ir piniginiais matais, analitinės apskaitos rodikliams suvesti. Šiuose žiniaraščiuose materialinių vertybių likučiai, gavimas ir išleidimas pateikiamas natūrine ir pinigine išraiška. Žiniaraščio formoje numatyti tik vienos rūšies, t.y. debeto, likučiai, nes kredito likučių materialinių vertybių sąskaitose . Kiekinio-suminio žiniaraščio pavyzdys pateiktas lentelėje:
Kiekinis – suminis analitinių sąskaitų žiniaraštis 200X sausio mėn.
Pagal sintetinę sąskaitą Medžiagos
Matav. Likutis Sausio1 d. Apyvarta per sausio mėnesį Likutis Vasario 1d
Sąskaitos viene- kiekis vertė Debeto Kredito Kiekis Vertė
Pavadinimas tas kiekis vertė kiekis vertė
Subsąsk.“ Kuras“ X X X X X X X X
Benzinas A-95 1 250 700 200 500 193 540 257 660
Dyzelinis kuras 1 150 300 300 600 180 360 270 540
Iš viso subs.“Kuras“ X X 1000 X 1100 X 900 X 1200
Subs.“Atsarg.dalys“ X X X X X X X X X
Amortizatoriai Vnt. 25 1000 15 600 30 1200 10 400
Guoliai Vnt. 30 600 50 1000 35 700 45 900
Žvakės Vnt. 40 400 30 300 50 500 20 200
Kitos dalys X X 3000 X 2000 X 3700 X 1300
Iš viso subsąskaitoje „Atsarginės dalys“
X
X
5000
X
3900
X
6100
X
2800
Iš viso sintet.sąskait. X X 6000 X 5000 X 7000 X 4000
Apskaitoje dažnai taikomi supaprastinti materialinių vertybių analitinių sąskaitų žiniaraščiai – likučių (saldiniai) žiniaraščiai. Juose surašomi tiktai likučiai kiekvieno mėnesio pradžioje, pateikiant duomenis kiekine (natūrine) forma ir pinigine išraiška. Tokie žiniaraščiai pateikia reikiamą informaciją apie apsirūpinimą materialiniais ištekliais.
Suminiai žiniaraščiai sudaromi tų analitinių sąskaitų, kuriose naudojami tiktai piniginiai matai, duomenims suvesti. Juose sutelkiami pinigų, debetinių bei kreditinių skolų ir kitų objektų analitinės apskaitos duomenys. Šie žiniaraščiai yra tokios pat formos kaip ir paprasti sintetinių sąskaitų žiniaraščiai. Lentelėje pateiktas suminio žiniaraščio pavyzdys:
Suminis analitinių sąskaitų žiniaraštis 200X sausio
mėn.
Pagal sintetinę sąskaitą Skolos tiekėjams
Sąskaitos Likutis sausio 1 d. Apyvarta per sausio mėn. Likutis vasario mėn.
pavadinimas debeto kredito debeto kredito debeto kredito
N tiekimo įmonė 3300 3300 28900 28900
N kuro bazė 700 700 1100 1100
Iš viso 4000 4000 30000 30000
Analitinių sąskaitų suvestiniai žiniaraščiai turi dvejopą reikšmę: kontrolinę ir informacinę (pažintinę). Pirmosios esmę sudaro tai, kad pagal žiniaraščių duomenis tikrinama, ar sutampa analitinės ir sintetinės apskaitos sumos. Tikrinama pagal atskiras sintetine sąskaitas. Analitinių sąskaitų žiniaraščio bendrosios sumos turi būti lygios tam tikros sintetinės sąskaitos atitinkamiems rodikliams: pradiniam likučiui, debeto bei kredito apyvartoms ir galutiniam likučiui.
Analitinių sąskaitų žiniaraščiai teikia nemažai informacijos, kuri gali būti naudinga atskiroms įmonės vveiklos sritims tvarkyti. Pavyzdžiui, materialinių vertybių duomenys gali būti panaudoti tiekimo reikalams, pinigų ir atsiskaitymų žiniaraščių duomenys – finansų tvarkymo reikalams ir panašiai.
Taigi sąskaitų suvestiniai žiniaraščiai turi svarbią reikšmę. Jie gali būti sudaromi tiek rankinės, tiek kompiuterinės apskaitos sąlygomis. Pastaruoju atveju minėti žiniaraščiai atlieka tik informacines funkcijas. Gi sintetinės ir analitinės apskaitos teisingumas tikrinamas automatiškai.
5.APSKAITOS REGISTRAI IR JŲ KLASIFIKAVIMAS PAGAL ĮRAŠŲ POBŪDĮ
Apskaitos praktikoje ūkinių operacijų duomenims grupuoti ir kaupti pagal sąskaitas ir šiai informacijai saugoti naudojamos specialios formos, vadinamos apskaitos rregistrais. Šie registrai – tai originalios apskaitos informacijos laikmenos (popierinės ar mašininės), kuriose suvedami buhalterinių sąskaitų duomenys.
Apskaitos registrai skiriasi nuo apskaitos dokumentų talpinamos informacijos pobūdžiu ir išdėstymo forma. Šie registrai yra suvestinės ( rezultatinės ) informacijos laikmenos, o minėti dokumentai –– pirminės (pradinės) informacijos laikmenos. Apskaitos registruose duomenys paprastai pateikiami lentelių forma, o apskaitos dokumentuose – įvairia forma (teksto ir lentelių forma). Tačiau tarp abiejų rūšių laikmenų esama panašumo ir sąryšio. Tiek apskaitos dokumentai, tiek aptariami apskaitos registrai yra apskaitos duomenų fiksavimo (registravimo) priemonė. Apskaitos dokumentai yra įrašų į apskaitos registrus pagrindas
Apskaitos dokumentai
(fiksuojamos ūkinės
operacijos)
á
Apskaitos registrai
(grupuojami ir kaupiami apskaitos dokumentų duomenys)
Buhalterinei apskaitai naudojami įvairūs apskaitos registrai. Juos galima sugrupuoti pagal keletą požymių; pagal tipizaciją; pagal pavidalą (išvaizdą); pagal įrašų pobūdį; pagal duomenų detalumą; pagal sandarą; pagal užpildymo būdą ir kt.
Pagal tipizaciją apskaitos registrai gali būti skirstomi į pavyzdinius (tipinius) ir laisvos formos (individualius).
Pagal pavidalą apskaitos registrai skirstomi į knygas, korteles, rankinės apskaitos žiniaraščius, mašinogramas , videogramas ir elektronines laikmenas.
Pagal duomenų ddetalumą skiriami sintetiniai ir analitiniai – sintetiniai apskaitos registrai.
Pagal sandarą būna šių rūšių apskaitos registrai: kontokorentiniai, kiekiniai-suminiai, daugiaskilčiai ir šachmatiniai.
Pagal įrašų pobūdį apskaitos registrai skirstomi į chronologinius, sisteminius ir chronologinius-sisteminius (kombinuotuosius). Chronologinė, sisteminė ir chronologinė-sisteminė registracija paminėta LR buhalterinės apskaitos įstatyme.
Chronologiniai registrai užpildomi ūkinių operacijų atlikimo arba dokumentų gavimo laiko seka, negrupuojant registruojamų duomenų. Juos naudojant galima kontroliuoti, kad visų ūkinių operacijų duomenys būtų įtraukti į buhalterines sąskaitas, taip pat kontroliuoti dokumentų išsaugojimą. Tokių registrų pavyzdžiu gali būti buhalterinių įrašų rregistravimo žurnalas. Jis yra įtrauktas į LR finansų ministerijos 1994m. rekomenduotų apskaitos registrų sudėtį. Žurnale būtina surašyti tiktai koresponduojančių sąskaitų numerius ir operacijų sumas, nurodant šių įrašų pagrindą (dokumentų numerius), o kitų įrašų galima atsisakyti.
Sisteminiuose apskaitos registruose užpildomos buhalterinės sąskaitos, t.y. pateikiama susisteminta (sugrupuota ir sukaupta) informacija. Tokių registrų pavyzdžiu gali būti Didžioji knyga, kurioje surašomi kiekvienos sąskaitos debeto bei kredito duomenys ir likučiai. Sisteminio registro funkcija taip pat atlieka šachmatinis žiniaraštis.
Chronologiniai – sisteminiai registrai yra tokie, kuriuose yra suderintos abiejų rūšių registrų funkcijos, t.y. tose pačiose formose duomenys rašomi pagal operacijų atlikimo arba dokumentų gavimo laiką ir kartu jie grupuojami pagal sąskaitas. Naudojant tokius registrus, sumažėja apskaitos įrašų, mažesnė galimybė atsirasti klaidoms, dėl to sumažėja apskaitos darbo sąnaudos. Be to, minėti registrai pateikia aiškesnę apskaitos informaciją jos vartotojams. Prie tokių registrų priklauso specialieji žurnalai (žiniaraščiai), skirti vienarūšių operacijų duomenims kaupti ir grupuoti. Tai pavyzdžiui, Pinigų gavimo žiniaraštis, kurio suvestiniai duomenys gali būti panaudoti Didžiajai knygai užpildyti.
Kokie registrai (apskaitos registrų sistemos) naudojami įmonėse apskaitai tvarkyti, pirmiausia priklauso nuo taikomos sąskaitybos sistemos, susijusios su paprasto ar dvejybinio įrašo naudojimu.
