Kompiuterizavimo tikslingumo pagrindimas

TURINYS

ĮVADAS 3

1. KOMPIUTERIZAVIMO TIKSLINGUMAS 4

1.1. Informacinės sistemos kūrimo tikslai 4

1.2. Ekonominis efektyvumas 6

1.3. Sociotechninis efektyvumas 10

1.3.1. Socialinis efektyvumas 11

1.3.2. Techninis efektyvumas 11

2. EKONOMINIO EFEKTYVUMO ĮVERTINIMAS 13

2.1. Ekonominio efektyvumo elementai 13

2.2. Investicijų įvertinimo rodikliai 15

2.2.1. Investicijų atsipirkimo laikas 15

2.2.2. Grynoji esamoji vertė 17

2.2.3. Vidinis projekto pelningumas 17

3. PRAKTIŠKAS IS TIKSLINGUMO PAGRINDIMAS 19

3.1. Esama mokyklos padėtis ir IS diegimo tikslai 19

3.2. Ekonominis efektyvumas 20

3.2.1. Investicijų atsipirkimo rodikliai 22

3.2.2. Ekonominio efektyvumo pasireiškimai 23

3.3. Sociotechninis efektyvumas 24

3.4. Tikslinga ar ne? 25

IŠVADOS 26

LITERATŪRA 27ĮVADAS

Šio darbo tikslas – išsiaiškinti, kaip pagrindžiamas kompiuterizavimo tikslingumas, kuris yra labai svarbus dalykas diegiant informacinę sistemą. Informacinės sistemos šiai dienai jau tampa neatskiriama vverslo dalimi. Naujos sistemos įdiegimas apima ne tik naujos techninės ar programinės įrangos įdiegimą. Kartu jis apima pasikeitimus darbo pobūdyje, vadyboje. Šiuolaikinės IS įdiegimas reiškia ne tik organizacijos papildymą, bet ir jos darbo reorganizavimą. Tai tapo taip aktualu, kad be kompiuterizuotos informacinės sistemos praktiškai nebegali apseiti nei viena rimta įmonė, organizacija ar įstaiga. Tačiau prieš ryžtantis tokiam žingsniui, būtina išsiaiškinti, ar tikrai tikslinga diegti IS. Būtent dėl to, kad kompiuterizavimo tikslingumo pagrindimas yra labai svarbus, aš ir pasirinkau šią temą.

Pirmame sskyriuje aptarsiu kompiuterizavimo tikslus ir efektus, kuriuos galima pasiekti įdiegus informacinę sistemą. Taigi siekiant apibrėžti sistemos kūrimo tikslingumą, visų pirma reikėtų suprasti organizacijos, kuriai yra kuriama IS, bendruosius tikslus, ir kaip ši naujoji IS gali jai padėti. Kompiuterizavimas reikalauja didesnių aar mažesnių investicijų, todėl, jis pasiteisins tik tokiu atveju, jei sukurta informacinė sistema bus patikima ir efektyvi, t.y. informacinė sistema turi pateisinti kūrimo (diegimo) tikslus.

Kad būtų verta diegti informacinę sistemą, bet kuri įmonė turėtų pasiekti efektą – ekonominį, socialinį ir techninį, apie kuriuos taip pat kalbėsiu pirmame skyriuje. Kiekvienas projektas pirmiausia yra įvertinamas pinigais, todėl labiausia yra atsižvelgiama į ekonominį efektyvumą. Tačiau negalima pamiršti ir socialinio bei techninio efektų, nes jie įtakoja ekonominį efektyvumą, o požiūris į IS kaip į sociotechninę sistemą leidžia ją pažinti ir įvertinti plačiau.

Antrame skyriuje kalbėsiu apie ekonominio efektyvumo galimus skaičiavimus. Čia aptarsiu investicijų įvertinimo, atsiskaitomojo laikotarpio ir kitus rodiklius, kaip jie gaunami ir apskaičiuojami.

Trečiajame skyriuje nagrinėsiu realų pavyzdį apie organizacijos kompiuterizavimą. Išanalizuosiu esamą ppadėtį, nustatysiu IS kūrimo tikslus, pagrįsiu kompiuterizavimo tikslingumą ekonominio ir sociotechnologinio efektyvumų požiūriais.1. KOMPIUTERIZAVIMO TIKSLINGUMAS

1.1. INFORMACINĖS SISTEMOS KŪRIMO TIKSLAI

Šiuo metu įmonių kompiuterizavimas jau yra gerokai įsibėgėjęs, nes vis labiau progresuoja informacinės technologijos ir didėja informacijos svarba. Taigi norėdamos toliau sėkmingai dirbti ir būti konkurencingomis, firmos diegia kompiuterizuotas informacines sistemas. Tai yra labai svarbu efektyviam įmonių darbui, kadangi kompiuterinės technikos bei naujausių informacinių technologijų naudojimas garantuoja greitą ir, svarbiausia, patikimą personalo aprūpinimą reikiama jo veiklai informacija. Kartu personalas atpalaiduojamas nuo informacijos aapdorojimo darbų. Jis gauna jau parengtą sprendimams priimti ar kitoms valdymo procedūroms reikalingą informaciją.

Siekiant apibrėžti sistemos kūrimo tikslingumą, iš pradžių reikėtų suprasti organizacijos, kuriai yra kuriama IS, bendruosius tikslus, ir kaip ši naujoji IS gali jai padėti. Taigi pirmiausia reikia išanalizuoti kompiuterizuojamo objekto esamą padėtį. Tokiu būdu nustatomi tikslai, kurių siekiama kuriant sistemą. Tikslai parodo organizacijos kaip visumos ir jos padalinių veiklos kryptį bei laukiamus rezultatus. Analizės darbai reikalingi ir norint ekonomiškai, socialiai bei techniškai pagrįsti kompiuterizavimo tikslingumą.

Tikslų formulavimas yra pirmaeilis ir gan sudėtingas uždavinys, nes tai susiję su:

 individualių ir organizacijos tikslų derinimu,

 konfliktinių situacijų vertinimu,

 apribojimų vertinimu.

Be to nuo suformuluotų tikslų priklauso, kokie reikalavimai bus iškelti kuriamai sistemai, todėl svarbu, kad suformuluoti tikslai atspindėtų pagrindines organizacijos problemas. Paprastai informacinės sistemos yra diegiamos, nes jos suteikia šiuos privalumus (t.y. su jais yra susiję daugumos kompiuterizuojamų objektų nustatyti tikslai):

 labiau užtikrintas duomenų saugumas;

 geresnis aptarnavimas;

 konkurencinis privalumas;

 mažėja klaidų tikimybė;

 aukštesnės kokybės gaminiai ar paslaugos;

 gerėja komunikacijos;

 didėja efektyvumas;

 didėja produktyvumas;

 mažėja kaštai.

Priežastys (įvairūs sunkumai, trūkumai), trukdančios organizacijai įgyvendinti savo tikslus, – tai problemos, su kuriomis susiduria organizacijos vadovai. Norint, kad organizacija sėkmingiau veiktų, šiuos trūkumus reikia apeiti, prisiderinti prie jų, arba bent jau įvertinti. Didžiausią įtaką šiam procesui turi informacijos srautai. Taip atsitinka todėl, kad nekompiuterizuotose organizacijose informaciniai srautai yyra apdorojami rankiniu būdu. Vidinė informacija tarnauja veiklos valdymui ir tobulinimui. Išorinė informacija apie aplinką panaudojama prisitaikymui ir išlikimui, todėl šiuo atveju ji yra svarbesnė. IS sukūrimas yra vienas iš būdų, turėsiančių padėti organizacijai apeiti, prisiderinti ar bent jau įvertinti tam tikrus savo darbo apribojimus, kurie yra sąlygojami tų trūkumų (kompiuterizavus organizaciją, bus lengviau, patogiau bei patikimiau tvarkoma taip pat ir informacija).

Formuluojant tikslus svarbu skirti tikrus vartotojų poreikius (tai, kas būtina jų problemoms spręsti) nuo pageidavimų (to, kas tik supaprastintų arba palengvintų jų darbą, bet nėra esminiai dalykai sprendžiant pagrindines problemas). Investicijos į IS diegimą yra gana didelės, taigi kompiuterizavimas pasiteisins tik tokiu atveju, jei sukurta informacinė sistema bus patikima ir efektyvi (t.y. bus tinkama vykdyti tam tikras numatytas funkcijas). Grindžiant sistemos kūrimo tikslus, gali paaiškėti, kad esminių pokyčių nei valdymui nei informacinei sistemai nereikia, arba neapsimoka daryti, kad nauja sistema nėra būtina, kad problemas galima išspręsti tik pertvarkant organizacines struktūras arba atliekant kitus organizacinius tvarkymus. Tokiu atveju sistemos plėtos (sistemos kūrimo) darbai gali būti baigiami.

Informacinės sistemos kūrimo tikslai gali būti labai įvairūs ir jie priklauso nuo to, kokį įmonės valdymo lygį reikia kompiuterizuoti. Skiriami skirtingi organizacijos valdymo lygiai – strateginis, taktinis, taktinis ir operatyvinis bei operatyvinis. Ki.ekvienam iš jų kkuriama skirtingo sudėtingumo bei skirtingos kvalifikacijos reikalaujančio darbo IS (1 lentelė).

1 lentelė. Informacinių sistemų klasifikacija

Lygis Sistemos tipas Panaudojimo sritis

Strateginis Vadovų Strateginis prognozavimas ir planavimas

Taktinis Valdymo Organizacijų valdymas: planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė

Sprendimų rengimo Duomenų paieška, modeliavimas, alternatyvų analizė, optimalių sprendimų formulavimas

Taktinis ir operatyvinis Žinių Specializuotos informacijos paieška, apdorojimas ir panaudojimas

Techninės Automatizuotas projektavimas, aparatūros kontrolė, objektų valdymas

Operatyvinis Įstaigų aptarnavimo Darbas su tekstine, grafine ir vaizdine informacija

Transakcijų apdorojimo Kasdieninės informacijos apdorojimas, suvestinių sudarymas

Jeigu nusprendžiama kurti informacinę sistemą ir galutinai suformuluojamas jos kūrimo tikslas ir paskirtis, pirmiausia reikia išanalizuoti kompiuterizuojamo objekto padėtį, vartotojo reikalavimus, dabartinės sistemos trūkumus bei naujosios privalumus. Taip pat būtina atlikti sąnaudų analizę, nustatyti finansinius, techninius ir vartotojų poreikius bei apribojimus sistemos kūrimo procesui.

Vertinant kompiuterių diegimo ir, prireikus, informacinių sistemų kūrimo tikslingumą, svarbiausia yra gauti naudingą rezultatą – efektą. Kaip jau minėjau anksčiau, efektas gali būti ekonominis, socialinis ir techninis. Šie rodikliai realiai parodo, kiek pagrįstos yra investicijos į naują ar tik patobulintą informacinę sistemą, ar jos atsiperka bei kiek diegiamoji sistema yra efektyvi.1.2. EKONOMINIS EFEKTYVUMAS

Vis dėlto dažniausiai yra atsižvelgiama į ekonominį efektyvumą, kuris yra yra skaičiuojams, kai naudą, kurią galima gauti įdiegus informacinę sistemą, reikia įvertinti pinigais. Kadangi niekas nesiims įgyvendinti projekto, jei iš karto aišku, jog jis bus finansiškai nenaudingas. Taigi šis efektas parodo:

 kiek gaunama naudingų rezultatų,

 kiek naudingai

įdedamos lėšos,

 kada ir kokius sprendimus priėmus gaunamas rezultatas viršija išlaidas jį pasiekti.

Ekonominį efektyvumą galime nagrinėti keliais skirtingais požiūriais. Pirmiausia – kompiuterių naudojimo, kuriant informacines sistemas ekonominis efektyvumas. Taip pat galima įvertinti atskirų taikomųjų kompleksų, kurie jau parengti kitur, ar tipinių projektinių sprendinių pritaikymo ekonominį efektyvumą. Be to galima analizuoti ir programinių priemonių rengimo, pritaikymo ir kitokio pobūdžio ekonominį efektyvumą.

Teigiamą informacinės sistemos poveikį kompiuterizuojamam objektui, galima vertinti finansinių rodiklių, pateikiamų pelno (nuostolio) ataskaitose, pokyčiais į geresnę pusę. Jei įdiegtoji informacinė sistema ppasiteisina, pagerėja objekto gamybinė ir ūkinė veikla. Gaunamos pajamos už parduotas prekes ir paslaugas. Daugeliui įmonių šis rodiklis yra svarbiausias. Su pajamų už parduotas prekes ir paslaugas didinimu susiję tikriausiai daugiausia kompiuterizuojamų darbų. Pasitelkus kompiuterinę techniką, galima didinti pardavimų apimtis, didinant gamybos apimtis ir ieškant papildomų rinkų, rinkų skaičių paliekant tą patį, bet gaminant kokybiškesnius gaminius ir juos brangiau parduodant. Be šių, mano minėtų pajamų, įdiegus informacinę sistemą padidėja ir kitos veiklos pajamos, finansinės ir investicinės veiklos pajamos, pagautė.

Informacinės ssistemos teigiamo poveikio dydis gali būti siejamas su nauda, gaunama įdiegus informacinę sistemą, skaičiuojama atsižvelgiant į tai, kiek kiekviena siūloma (diegiama) priemonė padeda pagerinti atitinkamą veiklą. Kompiuterizavus organizacija, informacija bus formuojama automatizuotai, o tai, be abejo, turės tam tikrą poveikį ppriimamiems bei realizuojamiems sprendimams. Tačiau sprendimus priimantiems asmenims svarbiausia, kiek informacija padeda priimti naudingus valdymo objektui sprendimus. Yra keletas svarbiausių charakteristikų, kurias turi tenkinti gaunama informacija, kad informacinės sistemos įdiegimas pasiteisintų. Svarbiausia iš šių charakteristikų informacijos naudingumas. Kartais gaunama nenaudinga ir net nereikalinga informacija. Dažniausiai to priežastis būna, kai dėl techninių ar kitų galimybių stokos ja nusakomų veiksmų ar procesų negalima realizuoti arba to daryti aiškiai neapsimoka. Dėl to yra labai svarbi informacijos naudingumo charakteristika:

1. Visų pirma, valdymo situacijose priimamiems sprendimams yra svarbus naudojamos informacijos tikrumas, nes to labai priklauso ir susijusių sprendimų teisingumas bei tinkamumas. Rengiant sprendimų priėmimo technologijas, daug dėmesio skiriama pasiekti ir išlaikyti informacijos tikrumą. Tai pasiekti stengiamasi:

 panaudojant įvairius informacijos tikrumo kontrolės ir apsaugos metodus,

 rengiant patikimesnę programinę įrangą ((įrangą, kuri padėtų išvengti klaidų, o jei jų atsiranda, surasti ir ištaisyti).

Jau nuo informacijos atsiradimo ar sukūrimo momento ji gali būti netikra. Taip pat vykdant perdavimo, saugojimo ir apdorojimo procesus gali sumažėti informacijos tikrumas. Kartais informacija iškreipiama sąmoningai. Dažniausiai tokia situacija susidaro, kai iškreipimu suinteresuoti asmenys nori nuslėpti esamą padėtį ar pateikti neteisingą informaciją, siekdami sau naudingo rezultato.

2. Antra, formuojama informacija turi būti išsami. Tai būtina, norint užtikrinti planinių sprendimų efektyvumą, nuo kurio priklauso ir sprendimų apibrėžtumas. Išsamumas reikalingas ir prognozėms, vveiklos planams ir operatyvaus valdymo sprendimams sudarinėti. Tačiau norint turėti išsamesnę informaciją, reikia daugiau jos rinkti, kaupti, laikyti ir apdoroti, kartu didesnių laiko ir pi.niginių sąnaudų. Ši charakteristika ypač svarbi informacijai, naudojamai priimant tokius operatyvaus valdymo sprendimus, kurių veiksmingumas priklauso nuo to, kaip greitai gaunama informacija apie įvykusį nuokrypį nuo iš anksto numatyto proceso eigos. Norint turėti išsamesnę informaciją, reikia daugiau jos rinkti, kaupti, laikyti ir apdoroti. O visa tai reikalauja papildomų laiko ir pinigų sąnaudų.

3. Trečia charakteristika, būtina perduodamai informacijai – optimalumas. Šiuo atveju optimalia laikoma informacija, gaunama naudojant optimizavimo metodus. Tokia informacija nusako optimalų tam tikromis apibrėžtomis sąlygomis sprendimą. Jai gauti paprastai naudojami matematiniai metodai, kuriems reikia ne mažai laiko surinkti reikiamus duomenis ir apdoroti juos kompiuteriais.

4. Ketvirtoji charakteristika yra savalaikiškumas. Tai ypač svarbu informacijai, naudojamai priimant tokius operatyvaus valdymo sprendimus, kurių veiksmingumas priklauso nuo to, kaip greitai yra gaunama informacija. Šios charakteristikos gerinimas taip pat susijęs su informacijos rinkimo aktyvinimu, dažnesniu jos fiksavimu bei perdavimu (o tai irgi reikalauja papildomų laiko ir pinigų sąnaudų).

Ekonominis efektyvumas taip pat gali būti pasiekiamas informacijos poveikiu valdymo funkcijoms:

 per tai, kas yra geriau daroma,

 per ką ir kieno dėka pasireiškia kompiuterizuotai formuojamos informacijos naudingumas.

Būdingesnes ekonominio efekto pasireiškimo kryptis ir šaltinius aptarsiu 2 llentelėje.

2 lentelė. Informacijos naudingumo ekonominis efektas.

Eil. Nr. Efekto pasireiškimo krytys Efekto pasireiškimo šaltiniai

1. Gamybos apimčių augimas geresnė produkcijos nomenklatūra,

daugiau specializuota gamyba,

ritmingesnis darbas

2. Darbo išteklių ekonomija racionalesnis darbo organizavimas,

mažesnės bendros darbo laiko sąnaudos gaminiams pagaminti,

mažesnės darbo laiko sąnaudos, nes technologinės operacijos labiau pagrindžia ar optimizuoja sąnaudų normas, sumažina faktines sąnaudas,

mažesnės planuojamos darbo laiko sąnaudos gamybos programai – taupymas planuojant atitinkamo laikotarpio gamybą,

mažiau prastovų ir viršvalandžių, mažiau darbo laiko gaištama ne gamybai, mažiau broko.

3. Materialinių išteklių ekonomija mažesnės žaliavų ir medžiagų sąnaudos, nes technologinės operacijos labiau pagrindžia ar optimizuoja normas, sumažina faktines sąnaudas,

mažesnės planuojamos žaliavų ir medžiagų sąnaudos gamybos programai – taupymas planuojant atitinkamo laikotarpio gamybą,

mažesnės žaliavų ir medžiagų sąnaudos gaminiams pagaminti,

geresnė žaliavų ir medžiagų apskaita, laikymo ir naudojimo kontrolė,

mažesnės bendros žaliavų ir medžiagų sąnaudos – nedetalizuotos, mažiau broko ir atliekų.

4. Ilgalaikio materialaus turto gerinimas geresnis gamybos plotų panaudojimas: atsisakymas laisvų gamybos plotų,

mažesnės įrengimų laiko sąnaudos,

mažesnės įrengimų laiko sąnaudos gaminiams pagaminti, mažesnės planuojamos įrengimų laiko sąnaudos gamybos programai – taupymas planuojant atitinkamo laikotarpio gamybą,

racionalesnis įrengimų panaudojimas, didesnis įrengimų panaudojimo koeficientas,

nereikalingų įrengimų pardavimas.

5. Finansinių išteklių ekonomija mažesnės žaliavų ir medžiagų atsargos,

mažesnė nebaigta gamyba ir jos likučiai,

mažesnės baudos ir kiti mokėjimai dėl įsipareigojimų nevykdymo,

mažiau apyvartinių lėšų

6. Valdymo sąnaudų mažinimas mažesnės išlaidos dokumentams rengti ir naudoti,

mažesnės išlaidos techninėms ir kitoms kompiuterizuojamoms valdymo procedūroms,

tobulesni bendri informaciniai srautai, <

mažesnės bendros valdymo išlaidos.

7.

Bendros savikainos mažinimas mažesni bendri nedetalizuoti kitur nuostoliai,

mažesnės bendros nedetalizuotos kitur gamybos sąnaudos, mažesni broko nedetalizuoti kitur nuostoliai.

Pastaba. Kalbant apie valdymo sąnaudų ekonomiją, reikėtų pastebėti, kad čia prisideda sistemos eksploatacinės sąnaudos, kurios nustatomos sudėjus informacinės sistemos veikimą užtikrinančio personalo pagrindin.io ir papildomo darbo užmokesčio fondą ir atskaitymus socialiniam draudimui, metinius atskaitymus renovacijai, sunaudojamą per metus elektros energijos vertę, einamojo ir profilaktinio remonto metines sąnaudas, informacijos laikmenų (popieriaus, mašininių laikmenų), pagalbinių medžiagų ir kitas metines sąnaudas, kompiuterių išlaikymo eksploatacines sąnaudas.1.3. SOCIOTECHNINIS EFEKTYVUMAS

Be ekonominio efektyvumo galima IS nagrinėti socialiniu arba techniniu požiūriu, tačiau kiekvienas iš jų, paimtas atskirai, yra ribotas. Šiuo metu IS traktuojamos kaip sociotechninės sistemos. Joms būdinga techninė aparatūra, konkreti technologija, bet tinkamam darbui būtinos socialinės, organizacinės bei intelektualinės investicijos.

Sociotechninis požiūris leidžia sistemą pažinti ir įvertinti plačiau. Sistemą galima optimizuoti tik kaip visumą – jos techninius ir socialinius komponentus. Tai reiškia, kad technologija turi būti kuriama taip, kad tenkintų organizacijų ir individų reikmes. Šios reikšmės yra svarbesnės už techninius parametrus. Organizacijos ir individai taip pat keičiasi vykstant organizacijų pertvarkymui. Tik tai gali garantuoti progresą.

Tačiau gamybos valdymo mokslas koncentruoja dėmesį į ekonominę – techninę posistemę, kai kiekybiniai rodikliai mechaniškai panaudojami planavimui, sprendimų priėmimui ir kontrolei. Žmonių

elgesio ir santykių mokslai akcentuoja socialinę posistemę, kuriai būdinga motyvacija, siekiai, grupių dinamika ir kiti faktoriai, susiję su technologija.

Taigi matome, kad tiek socialinis, tiek techninis efektyvumai yra labai svarbūs ir abu turi būti aptarti dar ir atskirai.1.3.1. Socialinis efektyvumas

Socialinis efektas susijęs su geresnių darbo sąlygų sudarymu, geresniu žmonių poreikių tenkinimu, taip pat gyvenimo lygio kėlimu ir t.t. Gali būti skaičiuojami net viso ūkio socialinio efekto rodikliai, pavyzdžiui, kiek daugiau gaminama ar kiek padidės per tam tikrą laikotarpį geresnės aukščiausios rūšies pprodukcijos, kaip geriau bus tenkinami žmonėms būtinų produktų poreikiai.

Šiuolaikiniame versle informacinė technologija privalo padėti vartotojui gauti tai, ko jis nori, ten, kur jis nori ir tada, kada jis nori. IS naudojimas tiesiogiai veikia verslo proceso dalyvius. Jų darbas gali tapti lengvesnis arba sunkesnis (intensyvesnis), įdomesnis arba nuobodesnis (mažiau galvojimo, daugiau techninio darbo). IS gali lavinti vienus sugebėjimus, tuo pat metu kitus paversdama beverčiais. Gali suteikti daug įdomios ir naudingos informacijos bet gali ir klaidinti.

IS efektyviai naudoti gali tik pakankamai aukštos kklasifikacijos vartotojai. Kartais žmonėms būna sunku prisitaikyti prie darbo su IS ir kitokiais automatizuotais įrenginiais, nes jie nepajėgia savarankiškai išsiaiškinti ir suprasti įvairių instrukcijų. Įmonėms tenka rengti darbuotojų apmokymo kursus, mokyti matematikos, informacijos analizės, pratinti prie darbo esant dideliems informacijos ssrautams. Informacinė technologija sparčiai vystosi ir jos vartotojai turi nuolat atnaujinti savo žinias.

IS gali didinti arba mažinti tarnautojų norą našiai dirbti, jų iniciatyvą. Tos IS, kurios suteikia informacijos ir priemonių, skatina tarnautojus atsakingiau dirbti. IS, kurios suteikia informacijos tik vadovams, o tarnautojams duoda tik nurodymus, gali sumažinti darbuotojų iniciatyvą, sudarydamos įspūdį, kad tarnautojai nėra atsakingi.

Geros IS yra tos, kurios ne tik sėkmingai apdoroja informaciją, bet ir teikia pasitenkinimą vartotojams. Tik tokios sistemos yra efektyviai panaudojamos.1.3.2. Techninis efektyvumas

Techniniai rodikliai rodo mokslo ir technikos pažangą, pavyzdžiui, naudojamų kompiuterių, jų tinklų, programinių priemonių, konkrečių taikomųjų programų ar jų paketų konkrečiomis sąlygomis darbo greitį teikiant vartotojams reikiamą informaciją, kartu jų pažangą, tinkamumą. Techninių rodiklių gerinimas susijęs su informacinės sistemos struktūros ar parametrų optimizavimu, parenkant jjos elementus iš alternatyvių. Savo ruožtu, jie glaudžiai susiję su techninės ir programinės įrangos patikimumu bei žmonių informacinio darbo kokybe. Šie rodikliai reikšmingi konkretiems įrengimams, programoms, mažesnėms (autonominėms) informacinėms sistemoms, jų veikimui.

Techninis efektyvumas kuriamose informacines sistemose yra labai svarbus, kadangi tiek ekonominis, tiek socialinis efektai gali būti pasiekti tik per jį. Pagrindinis tikslas kuriant daugumą sistemų yra pagerinti paslaugų (ar prekių) kokybę, patobulinti informacinius srautus (kad informacija būtų pasiekiama greičiau, patogiau bei kuo naudingesnė) bei palengvinti personalo techninį darbą, kkas leis jiems susitelkti strategiškai svarbesnėse srityse (kur reikalingas analitinis, o ne mechaninis darbas). Jei įdiegus sistemą, tai pasiteisina, vadinasi yra pasiektas techninis efektyvumas, ir šiuo aspektu diegti informacinę sistemą yra tikslinga.2. EKONOMINIO EFEKTYVUMO ĮVERTINIMAS

Kompiuterizavimo efektyvumą organizacijoje rodo gamybinės, paslaugų ir ūkinės veiklos techninių ir ekonominių rodiklių pagerėjimas. Tai, kiek pagerėja tie rodikliai, priklauso nuo kompiuterių naudojimo sistemoje realizuojamų funkcijų pobūdžio, sudėtingumo kompleksiškumo, kompiuterizuojamo objekto veiklos aprėpimo.

Informacinės sistemos kūrimo metu paprastai apskaičiuojamas tam tikro atsiskaitomojo laikotarpio (kelerių metų) ekonominis efektas. Atsiskaitomojo laikotarpio pradžia paprastai yra laikomi kompiuterizavimo projekto rengimo pradžios metai. Atsiskaitomojo laikotarpio pabaiga nustatoma pagal normatyvinį kompiuterių naudojimo laiką, taip pat pagal laiką, kurį mūsų sprendimu, turėtų tarnauti programinė, informacinė ir kitos informacinės sistemos dalys.

Norint nustatyti tam tikro atsiskaitomojo laikotarpio ekonominį efektą, pirmiausia įvertinama išlaidų ir rezultatų, gaunamų dėl tų išlaidų, pokyčiai atsiskaitomojo laikotarpio metais. Šie rodikliai yra labai naudingi tyrimo ir sistemos pagrindimo stadijoje, nes su jų pagalba gali būti parinkti geriausi kompiuterių panaudojimo variantai. Taip pat, remiantis jais, gana nesunku ekonomiškai pagrįsti sistemų komponentų kainas.

Naudingo rezultato, pasiekiamo panaudojus kompiuterius, ir sąnaudų reikalingų jam pasiekti, prieaugis nustatomas lyginant su atsiskaitomųjų metų įmonių skaičiavimo technikos naudotojų atitinkamos (paprastai – pagrindinės) veiklos planiniais, o jei tokių dar nėra, projektiniais rrodikliais.2.1. EKONOMINIO EFEKTYVUMO ELEMENTAI

Geriausias kompiuterių naudojimo kurti informacinę sistemą variantas gali būti parenkamas siekiant maksimizuoti bendrą ekonominį efektą per atsiskaitomąjį laikotarpį, o esant tapatiems lyginamųjų rezultatų variantams – minimizuoti sąnaudas. Kai kompiuterių vartotojo veiklos rodikliai lieka stabilūs, geriausiam variantui išrinkti gali būti taikomi ekonominio efektyvumo rodikliai.

Kuriant informacinę sistemą, ekonominis efektas skaičiuojamas tyrimo ir pagrindimo reikalaujančiose stadijose:

 Poreikių nustatymo stadijoje. Čia rengiamas techninis ekonominis pagrindimas ir techninė užduotis. Parenkamas efektyvus kompiuterių panaudojimo variantas bei projektų alternatyvos, o taip pat vertinamas numatomas metinis efektas.

 Bendrojo ir detalaus projektavimo stadijoje. Ekonominis efektas skaičiuojamas numatomam efektyvumui patikslinti.

Ekonominio efektyvumo skaičiavimas susijęs su pinigų srautų nustatymu. Pastarieji nustatomi kaip naudingo rezultato (pajamų) prieaugio įmonėje veikiant tai sistemai ir sąnaudų jam pasiekti pokyčių skirtumas. Tačiau, reikia žinoti, iš ko susideda ir vienas, ir kitas to efekto elementas. Tam reikia sužinoti, kas didina pirmąjį, ir kas mažina antrąjį, taip pat, kas turi tiesioginę įtaką jų skirtumui.

Kokiais būdais gali būti gaunamas arba padidinamas naudingas rezultatas (t.y. ekonominis efektas) buvo aptarta 1.2 skyriuje.

Sąnaudas, patiriamas įdiegus informacinę sistemą, galima vertinti finansinių rodiklių, pateikiamų pelno (nuostolio) ataskaitose, pokyčiais. Kompiuterizavus objekto darbą, keičiasi parduotų prekių ir paslaugų savikaina, finansinės ir investicinės veiklos sąnaudos, administracinių ir pardavimų sąnaudos, kitos veiklos sąnaudos, netekimai, pelno mokestis. ĮĮ sąnaudas reikia įtraukti ir vienkartines bei einamąsias sąnaudas. Šioms sąnaudoms priskiriamos:

 sąnaudos mokslo tyrimo, projektavimo ir kompiuterių diegimo darbams;

 sąnaudos kompiuteriams, ryšio priemonėms, pagalbiniams įrengimams, kitoms techninėms priemonėms;

 sąnaudos patalpų reikalingų kompiuterių veikimui, statybai ir rekonstrukcijai bei remontui;

 lėšos, reikalingos neigiamiems socialiniams, ekologiniams ir kitiems padariniams, kurios sąlygoja kompiuterizavimo procesas, įveikti;

 techninės įrangos įsigijimo sąnaudos;

 kompiuterių naudojimo sąnaudos;

 kompiuterių veikimą užtikrinančio personalo pagrindinio ir papildomo darbo užmokesčio fondas;

 per metus sunaudojamos elektros energijos vertė;

 kasmetiniai atskaitymai atnaujinimui;

 einamojo ir profilaktinio remonto sąnaudos;

 eksploatacinės sąnaudos, atsirandančios kompiuterizavus atitinkamą objektą;

 kompiuterių (kompiuterinio laiko) nuomos kituose objektuose sąnaudos.

2.2. INVESTICIJŲ ĮVERTINIMO RODIKLIAI

Kuriamoji nauja informacinė sistema, arba pertvarkomoji senoji reikalauja papildomų kapitalo investicijų. Kartais tos investicijos gali būti labai didelės, todėl kompiuterizuojamas objektas, norėdamas kuo labiau sumažinti rizikos laipsnį, sistemos kūrimo tikslingumą ir efektyvumą turi įvertinti investicijų efektyvumo vertinimo rodikliais:

 investicijų atsipirkimo laiku,

 vidine projekto pelno norma,

 investicijų rentabilumo norma ir kitais.

Šie bendri kompiuterių panaudojimo ekonominio efektyvumo rodikliai nustatomi vienodu būdu – pagal skirtumą tarp naudingo kompiuterių panaudojimo rezultato ir reikalingų tam pasiekti sąnaudų.2.2.1. Investicijų atsipirkimo laikas

Kad įkurtoji sistema būtų tikslinga, investicijos, sudėtos į ją, turi atsipirkti per kuo trumpesnį laiką. Taigi kuo greičiau projekte numatytos pajamos padengia pradines investicijas šioms pajamoms gauti, tuo objekto diegiamoji sistema efektyvesnė. .Jei kitos sąlygos pastovios, tai kuo trumpesnis atsipirkimo laikas, tuo

didesnis projekto likvidumas. Be abejo, kad bus pasirinktas tas projekto variantas, kurio atsipirkimo laikas trumpesnis. Tą laiką (T) paprasčiausia apskaičiuoti pagal tokią formulę (jei kompiuterizuojamame objekte piniginiai srautai yra praktiškai pastovūs, pvz., valstybės finansuojamos nepelno organizacijos):

, kur ,

čia: – bendros investicijos (sąnaudos), per visą planuojamą IS naudojimo laiką;

– planuojamos metinės pajamos;

– bendrosios IS kūrimo sąnaudos;

– vidutinės metinės IS eksploatavimo sąnaudos;

– planuojamas IS naudojimo laikas.

Įvairiose firmose bei gamybinėse įmonėse viskas yra daug sudėtingiau. Todėl investicijų atsipirkimo llaiką galima apskaičiuoti sumuojant projekto grynuosius pinigų srautus, kol bendra suma tampa teigiama (iš esmės šie būdai panašūs). Skaičiavimai atliekami pagal tokią formulę:

, kai

čia:

Pt – pajamos, gautos t metais;

St – investicijos t metais;

Pn – pajamos, gautos tais metais, kai akumuliuotos pajamos viršija visas investicijas (daroma prielaida, kad Sn = 0 );

t – investavimo ar pajamų gavimo metų indeksas ( t = 1, 2, ., n).

Šie du investicijų laiko skaičiavimo būdai turi savų privalumų ir trūkumų. Pranašumai yra tokie:

 vertinimo kkriterijus lengvai apskaičiuojamas;

 parodo, kiek laiko lėšos yra susaistytos projektu.

Tačiau yra ir keletas trūkumų, nes skaičiuojant šiuo metodu ignoruojami:

 pinigų srautas po investicijų atsipirkimo laiko;

 laiko veiksnys.

Būtent dėl šių nepaisymų pinigų vertė ir vėlesniais, ir ankstesniais metais yra tokia pati. Šiuos trūkumus galima ppašalinti, atsižvelgiant į išlaidų (investicijų) ir pajamų išdėstymą per laiką, jų metinius pinigų srautus diskontuojant ir apskaičiuojant modifikuotą projekto atsipirkimo laiką. Šis būdas yra labai tikslus ir naudingas, jei šalyje tuo metu yra pastovi infliacija (arba defliacija) bei palūkanų norma, kadangi apskaičiuojama ir laiko įtaka pinigų srautams bei jos poveikis galimam sistemos efektyvumui. Taigi modifikuotas atsipirkimo laikas Tm apskaičiuojamas pagal formulę:

, kai ;

čia:

– diskontuotos pajamos, gautos t metais;

– diskontuotos investicijos t metais;

– diskontuotos pajamos, gautos tais metais, kai akumuliuotos pajamos viršija visas investicijas (darome prielaidą, kad S = 0);

t – investavimo ar pajamų gavimo indeksas (t= 1, 2, ., n).

čia:

r – diskonto koeficientas;

e – vidutinė palūkanų norma per investavimą.

Norint įvertinti laiko įtaką pinigų srautams, taip ppat galima naudoti grynosios esamosios vertės ir vidinės pelno normos kriterijus.2.2.2. Grynoji esamoji vertė

Pinigai objektuose nuolat juda. Skirtumas tarp piniginių įplaukų bei išmokų dabartinių verčių ir vadinamas grynąja esamąja verte. Projektai vertinami skaičiuojant visų būsimų grynųjų srautų, diskontuotų pagal ribines kapitalo sąnaudas, esamą vertę. Šių diskontuotų pinigų srautų suma yra projekto grynoji dabartinė vertė, apskaičiuojama pagal formulę:

,

čia:

NPV – grynoji esama vertė.

Aišku, projektas priimtinas, jei NPV teigiama. Tačiau to neužtenka. Reikia, kad NPV būtų didesnė už į projektą investuojamą ssumą. Jei taip nėra, projektą reikia atmesti.

Grynoji esama vertė parodo bendrą projekto efektą, atsižvelgiant į laiko veiksnį. Todėl akivaizdu, kad kuo didesnė dabartinė vertė, tuo priimtinesnis projektas.2.2.3. Vidinis projekto pelningumas

Norėdami sužinoti vidinį diegiamos sistemos projekto pelningumą, atliekame diskontavimą ir grynąją dabartinę vertę prilyginame nuliui, t.y. NPV = 0. Vidinis projekto pelningumas apskaičiuojamas iš tokios formulės:

,

čia:

IRR – vidinis projekto pelningumas.

Šių skaičiavimų esmė ta, kad vidinė pelningumo norma lyginama su vidutine rinkos palūkanų norma (e) analogiško laikotarpio paskoloms. Kad pasiteisintų diegiamas projektas vidinė pelningumo norma turi būti didesnė vidutinę rinkos palūkanų normą. Ir kuo šis skirtumas žymesnis, tuo pasirinktas projektas efektyvesnis.3. PRAKTIŠKAS IS TIKSLINGUMO PAGRINDIMAS

Kad būtų lengviau suvokti, kaip yra pagrindžiamas IS tikslingumas, išnagrinėsiu realų informacinės sistemos diegimo pavyzdį. Nedidelė vidurinė mokykla nusprendė, kad jai reikia informacinės sistemos. Tačiau kadangi įdiegti informacinę sistemą reikia nemažai papildomų investicijų, reikia labai įdėmiau ištirti, ar mokyklai tikrai reikia kompiuterizuotos informacinės sistemos. Taigi pagal jau aptartą teoriją, kad ištirtų, ar tikslinga diegti IS, turi būti atlikti tokie žingsniai:

1. Išanalizuoti esamą mokyklos padėtį bei nustatyti tikslus būsimai IS.

2. Apskaičiuoti ekonominį efektyvumą.

3. Nustatyti sociotechninį efektyvumą.

4. Padaryti išvadas (verta ar neverta diegti IS).

3.1. ESAMA MOKYKLOS PADĖTIS IR IS DIEGIMO TIKSLAI

Padaryta prielaida, jog esamu momentu mokyklos administracinė sistema yra visiškai nekompiuterizuota ir vvisa informacija (duomenys apie mokinius, mokytojus, klasių sudėtis, tvarkaraščiai ir pan.) yra laikomi popierinėse laikmenose. Mokykla privalo samdyti nemažą skaičių darbuotojų, kad būtų tinkamai tvarkoma mokyklos dokumentacija bei buhalterija. Darbuotojams tenka atlikti labai daug techninio darbo, kadangi esant bet kokiam duomenų pasikeitimui (personalo ar mokinių skaičiaus pasikeitimas ir kt.) atitinkamai turi būti pataisyta daug dokumentų (t.y. jie yra perdaromi iš naujo). Taigi esant tokiai situacijai mokyklos personalas gaišta labai daug laiko darbui, kuris kompiuterių pagalba gali būti atliktas daug greičiau ir tiksliau. Taip pat šis „bereikalingas“ darbas finansiškai mokyklai yra labai brangus.

Dėl visų šių priežasčių buvo nuspręsta mokykloje įdiegti informacinę sistemą. Pagrindinis tikslas yra palengvinti mokyklos administracijos darbą, pagreitinti bei optimizuoti informacijos (ir dokumentacijos) tvarkymą, taip sumažinant ir laiko sąnaudas šiems darbams. Kuriamoji informacinė sistema turi būti „transakcijų apdorojimo“ (1 lentelėje buvo išskirti skirtingi organizacijų lygiai ir kiekvienam iš jų kuriamos skirtingo sudėtingumo bei skirtingos kvalifikacijos reikalaujančio darbo IS). Ši informacinė sistema pasirinkta, kadangi mokykloje IS naudojimas labiausiai bus susijęs su kasdieniniu informacijos apdorojimu. Dažniausiai atliekami darbai bus duomenų koregavimas, įvairių ataskaitų sudarymas naudojant užklausas, greitas bei tikslus tam tikrų duomenų suradimas (pvz., įvedus mokinio pavardę, turėtų būti galima sužinoti, kokioje klasėje jis mokosi, o pagal tai, kur jam tuo mmetu vyksta pamoka) ir pan.

Informacinės sistemos pagrindu bus sukurta Duomenų Bazė (su MS Access pagalba). Joje bus laikoma informacija apie mokytojus, mokinius, klasių sudėtis bei mokytojų komandas (mokytojus, kurie dėsto paralelėms klasėms). Duomenų bazės pagalba turėtų būti lengva atlikti reikalingos informacijos paiešką, kas labai įtakos bendrą personalo darbo efektyvumą.

Taigi pagrindiniai tikslai diegiant šią informacinę sistema yra:

1. pagerinti mokyklos personalo darbo efektyvumą (taigi sumažinti laiko sąnaudas),

2. patobulinti vidinius informacinius srautus (kad informacija būtų lengviau valdoma ir pasiekiama),

3. pasiekti, kad informacija būtų kuo tikslesnė.3.2. EKONOMINIS EFEKTYVUMAS

Nors mano nagrinėjamos IS pagrindinis tikslas yra pagerinti techninius (laiko sąnaudos, informacinių srautų efektyvumas ir pan.) rodiklius, tačiau, prieš diegiant informacinę sistemą, būtinai reikia paskaičiuoti, ar bus pasiektas ekonominis efektas. Jei pasirodytų, jog diegti informacinę sistemą finansiškai yra nuostolinga, žinoma, projekto būtų atsisakyta.

Iš pradžių yra įvertinamos numatomos sąnaudos informacinei sistemai sukurti ir prižiūrėti jai veikiant. Kūrimo sąnaudos susideda iš sistemos projektavimo, taikomosios programinės įrangos projektavimo, techninių priemonių ir sisteminės programinės įrangos įsigijimo, instaliavimo, darbo vietų paruošimo, personalo apmokymo ir kitų vienkartinių sąnaudų. Šiai informacinei sistemai numatytos kūrimo ir eksponavimo išlaidos pateiktos 3 lentelėje.

Kadangi mokykla nėra pelno siekianti organizacija ir neužsiima jokia gamyba, tai šia informacine sistema yra siekiama tiesiog kiek įmanoma sumažinti sąnaudas. Tai galime

prilyginti firmos gaunamoms pajamoms, kadangi mokykla iš švietimo vis tiek gaus tą patį fiksuotą finansavimą, o likusius pinigus galės panaudoti kitoms savo reikmėms (remontams, naujam inventoriui, personalo kvalifikacijos kėlimui ir pan.). Taigi numatytas sąnaudų sumažėjimas per metus (jei bus įdiegta ši IS) yra pateikiamas 4 lentelėje.

3 lentelė. Planuojamos IS kūrimo ir eksploatavimo sąnaudos.

Informacinės sistemos kūrimo sąnaudos

IS projektavimas 1000 Lt

Taikomosios programinės įrangos projektavimas 5700 Lt

Techninės priemonės:

serveris (2300 Lt), 3 kompiuteriai (6000 Lt), 2 spausdintuvai (600 Lt), 3 tinklo plokštės (300 Lt), mmodemas (85 Lt), kitos išlaidos (200 Lt) 9285 Lt

Sisteminė programinė įranga 5500 Lt

Instaliavimo darbai 1815 Lt

Darbo vietų paruošimas 1200 Lt

Personalo apmokymas 1000 Lt

Kitos išlaidos 600 Lt

Viso 26300 Lt

Planuojamos eksploatavimo išlaidos vidutiniškai per metus

Duomenų rinkimas 800 Lt

Duomenų apdorojimas ir perdavimas 1200 Lt

Suvartota elektros energija 800 Lt

Popierius 200 Lt

Atsarginės dalys 800 Lt

Pridėtinės išlaidos 1100 Lt

Viso 5900 Lt

4 lentelė. Planuojamas sąnaudų sumažėjimas įdiegus IS

Planuojamas sąnaudų sumažėjimas vidutiniškai per metus

Darbo išlaidų sumažėjimas (telefoninių pokalbių, fakso, transporto išlaidos) 5800 Lt

Duomenų apdorojimo laiko sumažėjimas 2300 Lt

Sumažėjęs darbuotojų, apdorojančių informaciją, poreikis 7200 Lt

Viso 15300 Lt

Taip pat pagal parinktą kompiuterinę ir programinę įrangą nustatyta, jjog IS atsiskaitomasis laikotarpis yra 5 metai (t.y. sistema bus naudojama mažiausiai 5 metus). Taigi pagal šiuos duomenis bus apskaičiuotas preliminarus investicijų atsipirkimo laikas, kuris labai didele dalimi parodo, ar įdiegus informacinę sistemą bus pasiektas ekonominis efektyvumas.3.2.1. Investicijų atsipirkimo rodikliai

Kad ddiegti sistemą būtų tikslinga, investicijos, sudėtos į ją, turi atsipirkti per kuo trumpesnį laiką. Taigi kuo greičiau projekte numatytos pajamos padengia pradines investicijas šioms pajamoms gauti, tuo objekto diegiamoji sistema efektyvesnė. Yra nemažai formulių, pagal kurias galima apskaičiuoti IS atsipirkimo laiką, tačiau kadangi mokykloje piniginiai srautai praktiškai yra pastovūs, tai investicijų atsipirkimo laikui apskaičiuoti užtenka pačios paprasčiausios formulės:

, kur ,

čia: = 15300 Lt (planuojamos metinės pajamos arba sąnaudų sumažėjimas);

= 26300 Lt (bendrosios IS kūrimo sąnaudos);

= 5900 Lt (vidutinės metinės IS eksploatavimo sąnaudos);

= 5 (planuojamas IS naudojimo laikas).

Pagal šiuos duomenis apskaičiuojamos bendrosios investicijos ( ):

Lt;

Taigi informacinė sistema turėtų atsipirkti per:

= 3 metus 8 mėnesius.

Kaip matome pagal šį investicijų įvertinimo rodiklį IS vidurinei mokyklai tikrai vverta diegti.

Pastaba. Norint apskaičiuoti investicijų atsipirkimo rodiklį kitose firmose bei gamybinėse įmonėse, tikriausia reikės remtis kitais būdais ir metodais. Siekiančiose pelno organizacijose piniginiai srautai yra daug sudėtingesni, be to kitokio masto (daug didesni). Tada tikriausia investicijų atsipirkimo laiką reikėtų apskaičiuoti sumuojant projekto grynuosius pinigų srautus, kol bendra suma tampa teigiama. Tiksliausia būtų skaičiuoti modifikuotą projekto atsipirkimo laiką, kadangi taip būtų atsižvelgiama į laiko įtaką pinigams bei galimam sistemos efektyvumui. Nagrinėjant mokyklai kuriamą sistemą nėra reikalo skaičiavimuose naudoti formulių, kurios yra ssusijusios su laiko įtaka pinigų vertei (diskontavimu), kadangi šiuo metu Lietuvoje pinigų kaina yra gana pastovi, o pinigų srautai pastovūs. Tarkim, jei dėl kokių nors ekonominių ar socialinių veiksnių, padidėtų infliacija ar pan. atitinkamai pasikeistų ir iš švietimo gaunamos lėšos. Dėl tos pačios priežasties nėra aptariami ir grynosios esamosios vertės bei vidinės pelno normos kriterijai.

Tiriant būsimos informacinės sistemos ekonominis efektyvumą taip pat yra nustatomas numatomas metinis efektas. Tai yra skirtumas tarp metinių sąnaudų sumažėjimo (kitu atveju būtų pajamų pasidėjimo) ir metinių investicijų:

.

Taigi nagrinėjamu atveju numatomas metinis efektas yra:

= 4140 Lt, t.y. kiekvienais metais bus sutaupoma tokia suma pinigų.3.2.2. Ekonominio efektyvumo pasireiškimai

Taip pat yra nustatoma per ką pasireiškia ekonominis efektyvumas (2 lentelėje buvo išvardintos būdingesnės šio efekto pasireiškimo kryptys bei šaltiniai).

Kadangi nagrinėjamu atveju nėra vykdoma jokia gamyba nei finansiniai sandėriai, tai įdiegus šią IS ekonominis efektas pasireikš tik nedidelėje dalyje minėtųjų krypčių. Labiausiai ekonominis efektyvumas bus pastebimas darbo išteklių ekonomijoje bei mažinant valdymo sąnaudas. Naudojant IS bus minimizuotos laiko sąnaudos, nebereikės atlikti daug bereikalingo techninio darbo, visa tai leis atsisakyti dalies darbuotojų (dėl to bus sutaupoma nemažai pinigų), taip pat bus daug mažesnės išlaidos rengti dokumentams. Kadangi visas darbas vyks per duomenų bazę, tai nebereikės atspausdinti kiekvieno dokumento (turintys įįgaliojimus asmenys, t.y. mokyklos administracija, galės patys lengvai ją peržiūrėti ir patikrinti kompiuteryje). Pasikeitus tam tikriems duomenims nebereikės perdarinėti visų dokumentų, nes užteks tik kompiuteryje pakeisti informaciją. Taip pat bus labai lengvai padaromos ataskaitos, kadangi jos bus suformuojamos automatiškai pagal tam tikrą užklausą. O tai sutaupys daug laiko bei lėšų (bendros valdymo išlaidos), be to pateikiama informacija bus daug tikslesnė.

Visa tai leis mokyklai sutaupyti nemažai pinigų, kuriuos jie galės panaudoti naujam inventoriui, mokymo priemonėm ar įvairiems projektams. Taigi bus pasiektas ekonominis efektas, o tai dar kartą patvirtina, jog šią informacinę sistemą diegti tikslinga.3.3. SOCIOTECHNINIS EFEKTYVUMAS

Nagrinėjant IS, kuriamą vidurinei mokyklai, buvo padaryta prielaida, kad anksčiau visa informacija buvo laikoma kartotekose – popierinėse laikmenose, kurių pagrindu bus kuriama duomenų bazė. Gerai ir sumaniai sukurtoje DB bus lengva atlikti reikalingos informacijos paiešką, kas turės didelės įtakos bendram personalo valdymo darbui. Informacinės sistemos nauda pasireikš mokyklos administracijos darbo efektyvumo padidėjimu. Pagrindiniai informacinės sistemos darbo privalumai bus: kompiuterinės apskaitos dėka greičiau vyks duomenų įvedimas, failų taisymas, suvestinės bus sudaromos greičiau ir be klaidų, bus lengva pateikti einamąją informaciją.

Dėl techninio efektyvumo bus pasiekiamas ir ekonominis efektas. Nauda bus gaunama būtent dėl to, jog bus galima sumažinti darbuotojų skaičių, tuo visiškai nepakenkiant darbo kokybei. Atvirkščiai ddarbas bus atliekamas daug efektyviau, greičiau ir tiksliau. Įdiegtoji IS mokykloje leis atlikti nemažai papildomų darbų. Pavyzdžiui, naudojant įdiegtą IS bus galima bet kuriuo metu surasti norimą mokytoją ar mokinį, nes iš karto bus nurodoma jo klasė, tvarkaraštis ir kuriame kabinete jam tuo metu vyksta pamoka. Taip pat bus galima daug paprasčiau ir lengviau sudarinėti tvarkaraščius (be IS tvarkaraščio sudarymas užtrunka apie 2-3 savaites, ir todėl kiekvienų mokslų metų pradžioje neįmanoma normaliai dirbti).

Mokyklos administracijos darbuotojai bus atlaisvinti nuo bereikalingo ir nuobodaus kasdieninio „popierių kilnojimo“. Įdiegus IS nebereikia perrašinėti įvairių dokumentų. Tuo tarpu anksčiau (norint turėti teisingus duomenis bei tvarkingą dokumentaciją) šį papildomą darbą iššaukdavo bet koks pasikeitimas mokykloje (pvz., mokinių ar mokytojų skaičiaus padidėjimas). Naudojant duomenų bazę bus sugaištama daug mažiau laiko tvarkant šitokius techninius reikalus, kurie nors ir atrodo kaip smulkmenos, yra labai svarbūs. Žinoma, darbuotojai turės įdėti nemažai pastangų, kad išmoktų naudotis IS, tačiau tai atpirks pagerėjusi jų darbo kokybė bei komfortas darbo vietoje. Atsiradusi galimybė išstumti bereikalingą kasdieninį techninį darbą, skatins darbuotojus tobulėti, praplėsti savo žinias bei įgūdžius. Kompiuterizuotas administracinių bei apskaitos darbų tvarkymas sumažins galimą smulkių klaidų tikimybę. Dėl visų šių priežasčių darbuotojai su malonumu naudosis įdiegtąja IS, o tai reiškia, kad bus pasiektas ir socialinis

efektas.3.4. TIKSLINGA AR NE?

Atlikus tyrimą reikia padaryti galutinę išvadą, verta ar neverta diegti informacinę sistemą. Kad tai būtų galima padaryti, reikia atsižvelgti į visus teigiamas ir neigiamas pasekmes, kurias lems naujoji kompiuterizuota informacinė sistema.

Šio tyrimo metu buvo apskaičiuotas ekonominis efektas, nustatytas sociotechninis efektas. Kaip jau matėme abu šie efektai yra teigiami. Kalbant apie ekonominio efekto pasireiškimus, buvo paminėta, jog daug pinigų leis sutaupyti būtent sumažėjęs darbuotojų, kurie dabar dirba su informacija, poreikis. Tačiau tai sukels nemažą diskomfortą, kadangi reikės aatleisti žmones. Čia yr vienintelė neigiama pasekmė, diegiant IS. Vis dėlto, atsižvelgus į visą naudą mokyklos darbui, diegti šią informacinę sistemą yra tikslinga, nes pasiekiami visi įmanomi efektai.IŠVADOS

Siekiant apibrėžti sistemos kūrimo tikslingumą, iš pradžių reikėtų suprasti organizacijos, kuriai yra kuriama IS, bendruosius tikslus, ir kaip ši naujoji IS gali jai padėti. Būtent nuo suformuluotų tikslų priklauso, kokie reikalavimai bus iškelti kuriamai sistemai, todėl svarbu, kad jie atspindėtų pagrindines organizacijos problemas. Paprastai informacinės sistemos yra naudojamos dėl šių privalumų:

 labiau užtikrintas duomenų ssaugumas;

 geresnis aptarnavimas;

 konkurencinis privalumas;

 mažėja klaidų tikimybė;

 aukštesnės kokybės gaminiai ar paslaugos;

 gerėja komunikacijos;

 didėja efektyvumas,

 didėja produktyvumas;

 mažėja kaštai.

Vertinant kompiuterių diegimo ir, prireikus, informacinių sistemų kūrimo tikslingumą, svarbu gauti naudingą rezultatą – efektą. Jis gali būti socialinis, techninis ir ekonominis. Visi trys efektai yra labai ssvarbūs, todėl idealiausias variantas yra, kai jie pasiekiami kartu. Tačiau dažniausiai yra atsižvelgiama į ekonominį efektyvumą, kuris skaičiuojamas, kai naudą, gautą įdiegus informacinę sistemą, norima įvertinti pinigais. Kadangi niekas nesiims įgyvendinti projekto, jei iš karto aišku, jog jis bus finansiškai nenaudingas.

Taigi viską išanalizavus galima pasakyti, jog grindžiant informacinių sistemų diegimo tikslingumą, reikia atlikti nuoseklų tyrimą ir skrupulingai įvertinti visas būsimas pasekmes. Tai yra ypatingai svarbu, nes kompiuterizuotos informacinės sistemos diegimas reikalauja didelių papildomų investicijų, ir norint, kad organizacija toliau sėkmingai funkcionuotų, jos turi atsipirkti. Galų gale kuriamoji informacinė sistema turi pilnai pateisinti užsakovų tikslus.

Taigi diegti informacinę sistemą bus tikslinga, jei ji visapusiškai galės patenkinti organizacijos nustatytus reikalavimus (poreikius), ir bus pasiekti ekonominis, socialinis bei techninis efektai.LITERATŪRA

1. L. Simanauskas. Kompiuterizuotos iinformacinės sistemos – Vilnius: VU leidykla , 1994

2. L. Simanauskas. Informacinių sistemų analizė – Vilnius: VU leidykla, 1997

3. L. Simanauskas. Informacinės sistemos – Vilnius: VU leidykla, 1999

4. John G. Burch, Gary Grudnitski, Information systems: Theory and Practice. Fifth edition, Singapore, 1989

5. Ralph M. Stair, Principles of Information Systems: a Managerial Approach, Cambridge, CTI, 1986