Veiklos organizaciniai dokumentai
VEIKLOS DOKUMENTAI
ORGANIZACINIAI DOKUMENTAI
Organizacinius dokumentus galima skirstyti pagal funkcinį požymį: (11 pav.).
Funkcinis požymis Dokumento rūšis Veikimo sritis Pavyzdys
Funkcijų, pareigų, teisių, atsakomybės pasidalijimas tarp padalinių ir darbuotojų ĮSTATAI, STATUTAI Konkrečios institucijos, savanoriško susivienijimo, visuomeninės organizacijos tikslai ir uždaviniai, veiklos organizavimo principai; įstojimo į narius ir išstojimo iš jų tvarka; narių teisės ir pareigos; organizacijos struktūra, lėšų šaltiniai, steigimo ir veiklos nutraukimo tvarka AKCINĖS BENDROVĖS „MĖTA“
ĮSTATAI,
VILNIAUS KOLEGIJOS STATUTAS
Įvairių struktūrų, jų dalių sudarymas NUOSTATAI Struktūros dalies pagrindinės veiklos kryptys, uždaviniai, funkcijos, teisės, darbo organizavimo tvarka, finansavimo šaltiniai; reorganizavimo ir likvidavimo tvarka. FAKULTETO TTARYBOS NUOSTATAI
Veikimo būdas, konkretūs reikalavimai keliami tvarkai, vykdytojams, atliekant vienokį ar kitokį darbą, jo tikslingumas INSTRUKCIJA Nustatoma ir reguliuojama įstaigų, jų padalinių bei pareigūnų organizacinė, mokslinė, technologinė, finansinė ar kita specialioji veikla Dokumentų formų pildymo instrukcijos
Tvarkos nustatymas TAISYKLĖS Išdėstomos darbuotojų AR KITŲ ASMENŲ GRUPIŲ privalomos vykdyti darbo normos, sąlygos, veiksmai ir pan. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLĖS (žr. 3 priedą)
11 pav. Organizacinių dokumentų skirstymas pagal funkcinius požymius
Organizacinių dokumentų rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas. Papildomi rekvizitai: specialioji žyma, suderinimo žyma, vizos, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nnuoroda.
Organizaciniai dokumentai įforminami ne blanke, juose nerašomas parašo rekvizitas. Jie nėra tvarkomųjų dokumentų priedai, todėl priedo žyma nerašoma.
Tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi ppavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu (žr. įstatus, 1 priedą).
Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės, po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide. Punkto pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Tarp punkto ir papunkčio ir po papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami rašyti mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai, kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami rašyti didžiąja raide.
Tekste negali būti lentelių, kitų informacinio pobūdžio intarpų.
Taisyklės, reglamentai, kiti organizaciniai dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų), kurie nurodomi oorganizacinių dokumentų tekste. Apie priedų įforminimo tvarką skaitykite skyrelyje „Dokumentų priedai“.
Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu, ties jo viduriu.
PAREIGYBĖS NUOSTATAI
Tarp organizacinių dokumentų ypatingą vietą užima PAREIGYBĖS NUOSTATAI, kuriuose apibrėžiamos darbuotojo funkcijos, teisės ir pareigos (žr. 2 priedą).
Remiantis pareigybės nuostatais, rengiama darbo sutartis su darbuotoju. Abu šie dokumentai svarbūs nagrinėjant konfliktines situacijas tarp darbdavio ir darbuotojo.
Šį dokumentą rengia personalo vadybininkas ir derina su juristu. Po to vadovas tvirtina įsakymu. Visi esminiai pakeitimai įteisinami vadovo įsakymu. <
Pareigybės nuostatų dalys:
I. Bendrosios nuostatos
II. Funkcijos
III. Tarnybinės pareigos
IV. Teisės
V. Atsakomybė
Pirmojoje dalyje apibūdinama specialisto veiklos sritis, jo skyrimo ir laikino atleidimo nuo pareigų (pavyzdžiui, dėl išvykimo) tvarka; kvalifikaciniai reikalavimai; specialisto pavaldumas; pareigūnai, kurie jam pavaldūs. Surašomi teisės aktai, kuriais specialistas turi vadovautis darbe.
Antrojoje dalyje vardijamos pagrindinės specialisto veiklos kryptys.
Trečiojoje – nustatomi konkretūs darbai, kuriuos turi dirbti specialistas.
Ketvirtojoje – nustatomos teisės, kurios būtinos, kad specialistas galėtų atlikti jam patikėtas pareigas.
Penktojoje dalyje nurodoma už ką konkrečiai specialistas yra atsakingas.
Pareigybės nuostatai gali būti papildomi skyriumi, reguliuojančiu tarnybinius pareigūnų santykius. Čia nurodomi tarnybiniai ryšiai, ataskaitų, planų ir kitų dokumentų teikimo tvarka, ataskaitinės informacijos teikimo periodiškumas.
TVARKOMIEJI DOKUMENTAI
Tvarkomųjų dokumentų rūšys: nutarimai, sprendimai, potvarkiai, įsakymai ir nurodymai. Vieni tvarkomieji dokumentai leidžiami kolegialiai, kiti – vienvaldiškai (12 pav.).
Tvarkomieji dokumentai įforminami blanke (žr. 4 priedą). Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas (toliau – įstaigos vadovas). Blanko rekvizitai spausdinami taisyklėse nustatyta tvarka.
Šių dokumentų įforminamų blanke, rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas. Jie gali būti papildyti rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, ddokumento paieškos nuoroda, dokumento gavimo registracijos žyma, rezoliucija.
Kai dokumento sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, dokumentas įforminamas ne blanke, o dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi taisyklėse nustatyta tvarka.
Tvarkomuosiuose dokumentuose atsispindi pagrindinis valdymo proceso rezultatas. Tai gali buti konkrečios valdymo institucijos nutarimas, sprendimas ir potvarkis; įstaigos vadovo įsakymas bei nurodymas.
Nutarimus leidžia aukščiausios kolegialaus valdymo institucijos svarbiausiais principiniais jų kompetencijai priklausančiais klausimais (Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos Vyriausybė, komisijos, pavyzdžiui, Lietuvių kalbos komisija ir kt.).
Sprendimus leidžia kolegialios institucijos (savivaldybių tarybos, visuomeninės organizacijos, o taip pat kelios įstaigos) svarbiausiais veiklos klausimais.
Sprendimo, nutarimo, kurį leidžia kolegiali institucija, tekstą sudaro įvadinė ir dėstomoji dalis. Įvadinėje dalyje nurodoma, dėl ko nutarimas ar sprendimas priimamas. Įvadinė dalis paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasi (-s)“, „Įgyvendindama (-s)“. Įvadinės dalies gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami.
Dėstomojoje dalyje sprendimo veiksmą reiškiantys žodžiai „nutaria“ (nutarime), „nusprendžia“ (sprendime) rašomi mažosiomis išretintomis raidėmis veiksmažodžio esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jų dedamas dvitaškis, jei dėstomoji dalis skirstoma punktais. Punktai pradedami rašyti veiksmažodžio bendratimi, pvz.:
Vilniaus miesto taryba nusprendžia:
1. Patvirtinti __________________ .
2. Nustatyti _______________________ .
3. Įpareigoti __________________________ .
Potvarkius leidžia kolegialios institucijos vadovas, vykdydamas aukštesniųjų institucijų dokumentų užduotis, kontroliuodamas užduočių vykdymą arba neatidėliotinais, operatyviais klausimais, kuriems tvarkyti nereikia kolegialaus sprendimo. Dažniausiai potvarkis apima neilgą laiko tarpą ir taikomas ribotam skaičiui organizacijų, ddarbuotojų ar asmenų.
Potvarkio tekstas paprastai turi tik dėstomąją dalį ir rašomas kaip įsakymas. Veiksmas dažniausiai reiškiamas žodžiais „įpareigoju“, „pavedu“, „skiriu“ ir kt.
Kai tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas dokumentas, tvarkomojo dokumento tekste rašomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas, pvz.:
Tvirtinu Raštvedybos taisykles (pridedama).
arba
Tvirtinu pridedamus:
1. Technikos bibliotekos ekspertų komisijos nuostatus.
2. Technikos bibliotekos vidaus darbo reglamentą.
Įsakymai leidžiami veiklos, personalo, atostogų ir kitais klausimais.
Įsakymo tekstą sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys:
Įvadinė dalis rašoma taip pat, kaip atitinkama nutarimų ar sprendimų dalis, tik ji pradedama pusdalyviais „Vadovaudamasis (-si)“, „Vykdydamas (-a)“, „Atsižvelgdamas (-a)“, „Siekdamas (-a)“, „Įgyvendindamas (-a)“. Įvadinės dalies gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai neaiškinami.
Dėstomoji dalis pradedama rašyti iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma, rašoma mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945) ___ straipsniu,
sudarau komisiją ________________ .
Jei įsakymo dėstomoji dalis skirstoma punktais, po įvadinės dalies dedamas dvitaškis ir kiekvienas punktas pradedamas atitinkamu tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, rašomu mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:
1. Pakeičiu ___________________ .
2. Laikau netekusiu galios _________________ .
3. Įsakau _____________________ .
4. Pavedu __________________________ .
Tvarkomieji dokumentai bei jais patvirtinti organizaciniai dokumentai keičiami ir papildomi pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17
d. įsakymu Nr. 104, ir šių taisyklių reikalavimus.
VEIKLOS ĮSAKYMAI
ĮSAKYMAS – tvarkomasis dokumentas, kurį organizacijos vardu vienvaldiškumo teise pagal savo kompetenciją leidžia jos vadovas vidaus veiklos ar tvarkos klausimais.
Įsakymai veiklos klausimais (žr. 5 priedą) gali būti susiję su finansavimu, darbo organizavimu, tvarkos nustatymu, planavimu, atskaitomybe, tiekimu, produkcijos realizavimu ir kt.
Įsakymo rengimo eiga pavaizduota 13 paveiksle.
Įsakymo projektą rengia struktūrinis padalinys arba pareigūnas, kurio kompetencijai rengiamas klausimas priklauso.
Įsakymai rengiami remiantis aukštesniosios institucijos dokumentu, įstaigos vadovo arba struktūrinių padalinių iniciatyva. Įsakymo įvadinėje dalyje nnurodomas įsakymo sudarymo pagrindas, kuriuo gali būti:
• teisės aktai (Vyriausybės, kitų kontroliuojančių institucijų nutarimai ir kt.);
• Direktorių tarybos nutarimai, visuotinių akcininkų susirinkimų nutarimai;
• gamybinis būtinumas;
• įsakymo paskelbimo priežastys, faktai ir motyvai bei veiksmų tikslas.
Jeigu įsakymas rengiamas remiantis aukštesniosios institucijos dokumentu, įvadinėje dalyje nurodoma šio dokumento data, pavadinimas, numeris ir teksto antraštė.
Veiklos įsakymo dėstomojoje dalyje vienas punktas skiriamas vykdytojo nurodymui, jo atliekamo veiksmo pobūdžiui ir įvykdymo terminui. Vykdytojai gali būti įstaigos, struktūriniai padaliniai ar pareigūnai. Tuo atveju, kai numatytas konkretus vykdytojas, atitinkamas įsakymo punktas tturi prasidėti vykdytojo pareigomis ir pavarde, pavyzdžiui:
Pavedu buhalteriui Kaziui Jonaičiui pateikti sąmatą iki 2004 m. balandžio 3 d.
Įsakyme turi būti anksčiau išleistų įsakymų tuo pačiu klausimu patikslinimo ar anuliavimo duomenys. Paskutiniajame dokumento punkte, kai to reikia, nurodomi asmenys aar įstaigos, kuriems pavedama įsakymo vykdymo kontrolė.
Įsakymų projektai derinami su struktūriniais padaliniais, kurių veikla susijusi su šiuo dokumentu, taip pat su juristu, vyriausiuoju buhalteriu ar kitais įstaigos specialistais. Derinimas yra įforminamas vizomis. Projektą turi vizuoti jo rengėjas ir struktūrinio padalinio, kurio iniciatyva pateiktas dokumento projektas, vadovas. Vizos rašomos projekto pirmajame egzemplioriuje. Į parengtą projektą pataisas gali įrašyti tik įstaigos vadovas, jo pavaduotojai, kurie juridiškai turi tokią teisę. Vadovas pasirašo projektą. Įsakymas įsigalioja nuo jo pasirašymo momento, jei tekste nenurodytas konkretus terminas.
Darbuotojas, rengiantis įsakymo projektą, numato struktūrinius padalinius, pareigūnus, kuriems įsakymą reikės pateikti. Adresatų sąrašą galima parengti atskirame lape, kuris pridedamas prie dokumento.
Sekretorius privalo supažindinti darbuotojus su įsakymo turiniu. Vienas egzempliorius kabinamas skelbimų lentoje, kitame, kuris segamas į bylą, ssurašomos asmenų pavardės, vykdančių šio dokumento užduotį. Jeigu reikia, įsakymas dauginamas ir išdalijamas vykdytojams.
Įsakymai pradedami numeruoti raštvedybinių metų 1-ąją ir baigiami paskutiniąją dieną. Jie registruojami, numeruojami ir komplektuojami atskirai nuo personalo įsakymų.
Įsakymai veiklos klausimais yra neterminuoto saugojimo dokumentai.
Panašiai dirbama su kitais tvarkomaisiais dokumentais.
PERSONALO DOKUMENTAI
Darbo santykius reguliuoja Lietuvos Respublikos darbo kodeksas.
Personalo dokumentai yra:
• darbo sutartys;
• personalo įsakymai (dėl priėmimo, atleidimo, perkėlimo į kitas pareigas);
• socialinio draudimo pažymėjimai;
• asmens bylos;
• asmens kortelės;
• darbo užmokesčio kortelės.
Tai vieni iš svarbiausių dokumentų, todėl juos rengti, tvarkyti ir saugoti reikia itin kkruopščiai. Dirbant su personalo dokumentais, būtina žinoti, kad asmenų duomenys (žinios apie asmeninio gyvenimo ir darbo faktus, įvykius, aplinkybes) yra konfidencialūs, tokia informacija saugoma įstatymu.
Priėmimo į nuolatinį darbą dokumentai sudaromi šia tvarka:
• po susitarimo su darbdaviu, priimamas asmuo rašo prašymą, sudaroma darbo sutartis;
• įforminamas įsakymas dėl priėmimo į darbą;
• rengiama asmens byla (anketa, kortelė);
• rengiama darbo užmokesčio kortelė;
• informacija apie priėmimą į darbą įrašoma į socialinio draudimo pažymėjimą ir pranešimas tą pačią dieną siunčiamas paštu arba įteikiamas Socialinio draudimo fondo valdybos atitinkamam padaliniui.
Vienas iš pagrindinių dokumentų, reguliuojančių santykius tarp įstaigos ir darbuotojo yra darbo sutartis (darbuotojas privalo pradėti dirbti kitą dieną po sutarties pasirašymo). Po to leidžiamas įsakymas apie priėmimą į darbą. Vadovaujantis įsakymu pildoma anketa (kortelė) ir pradedama byla, daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime. Įsakymo kopijos apie priėmimą į darbą segamos į bylą ir perduodamos į buhalteriją, kur pradėjusiam dirbti asmeniui suteikiamas žiniaraščio numeris, parengiama darbo užmokesčio kortelė.
Atleidimas iš darbo vyksta šia tvarka:
• darbuotojas rašo prašymą dėl atleidimo iš darbo;
• įforminamas įsakymas dėl atleidimo iš darbo;
• daromi įrašai asmens bylos dokumentuose;
• daromi įrašai buhalterijos dokumentuose;
• įrašomas įrašas socialinio draudimo pažymėjime, siunčiamas pranešimas Socialinio draudimo fondo valdybos atitinkamam padaliniui per tris darbo dienas.
Prašymas dėl atleidimo iš darbo rašomas prieš 2 savaites ir derinamas su vadovu (jei nesusitariama kitaip). Vadovas lleidžia įsakymą, pagal kurį daromi įrašai socialinio draudimo pažymėjime ir asmens byloje. Viena kopija perduodama į buhalteriją, kita segama į bylą. Buhalterija atsiskaito su darbuotoju.
Kai darbuotojas perkeliamas į kitas pareigas toje pačioje įstaigoje, dokumentai rengiami tokia tvarka:
• darbuotojas rašo prašymą dėl perkėlimo į kitas pareigas;
• įforminamas įsakymas apie perkėlimą į kitas pareigas;
• daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime;
• daromi įrašai asmens bylos dokumentuose;
• daromas įrašas darbo užmokesčio kortelėje.
Vadovas leidžia įsakymą apie perkėlimą į kitas pareigas; remiantis įsakymu daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime ir asmens byloje, kur nurodomos naujos pareigos. Viena įsakymo kopija segama į asmens bylą, kita perduodama į buhalteriją. Jei keičiasi atlyginimas, atitinkamas įrašas daromas darbo užmokesčio kortelėje.
PERSONALO IR ATOSTOGŲ ĮSAKYMAI
Šios rūšies įsakymais įforminamas:
• darbuotojų priėmimas į darbą;
• atleidimas iš darbo;
• perkėlimas į kitas pareigas;
• leidimas atostogų;
• skatinimas;
• nuobaudų skyrimas;
• padarytos žalos išieškojimas ir kt.
Personalo ir atostogų įsakymai rašomi, remiantis darbuotojų (ar asmenų) prašymais, struktūrinių padalinių vadovų tarnybiniais pranešimais.
Sudarius darbo sutartį, galima leisti personalo įsakymą dėl darbuotojo priėmimo į darbą.
Įsakymai personalo klausimais segami į atskirą bylą, atskirai numeruojami, prie registracijos numerio prirašoma raidė: „P“ (personalo), „A“ (atostogų) ir kt. (žr. 6-9 priedus).
Personalo įsakymų tekstas dėstomas taip pat, kaip ir veiklos įsakymų. Darbuotojo vardas prie pavardės netrumpinamas, rašomos pareigos, atleidimo, priėmimo ar perkėlimo terminas; jei atleidžiama iš darbo, reikia nurodyti pagal kkokį straipsnį. Priimant į darbą, nurodomas darbuotojo atlyginimas, priėmimo pobūdis (nuolatiniam ar laikinam darbui), su bandomuoju laikotarpiu ar be jo.
Įsakymai personalo klausimais gali būti surašomi keliems darbuotojams, nepriklausomai nuo to, ar jie priimami ar atleidžiami iš darbo. Tokie įsakymai surašomi keliais punktais – vienas punktas skiriamas atskiram asmeniui.
Ypatingai svarbu, kad būtų raštiškas darbuotojo liudijimas – supažindinimo žyma – kai įsakymas rengiamas dėl atleidimo iš darbo. Kilus darbo ginčams, darbuotojas turi teisę kreiptis į teismą per nustatytą laikotarpį, kuris pradedamas skaičiuoti pagal atleidžiamo darbuotojo įformintos supažindinimo žymos datą.
Įsakymai personalo klausimais yra saugomi 75-erius metus. Atostogų įsakymų saugojimo laikas – 10 metų. Tokių įsakymų registracijos numeris papildomai žymimas raide „A“. Atostogų įsakymai formuojami į atskirą bylą.
INFORMACINIAI DOKUMENTAI
Informaciniai dokumentai skirstomi į siunčiamuosius ir vidaus. Ir vieni, ir kiti turi būdingų bruožų (14 pav.).
Informaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai, kuriuose rašomas adresatas, įforminami blanke (žr. 10 priedą). Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis. Rekvizitai rašomi taisyklėse nustatyta tvarka.
Blanke, kuriame įforminami siunčiamieji dokumentai užsienio korespondentams, dokumento sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – pasirinkta užsienio kalba.
Dokumento sudarytojo pavadinimas pasirinkta užsienio kalba
rašomas po pavadinimo lietuvių kalba. Pavadinimo ir kitų blanko rekvizitų rašymui plotas neribojamas.
Šių dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra: adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė, išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).
Informaciniai siunčiamieji dokumentai gali būti papildomi specialiąja žyma, dokumento gavimo registracijos žyma, rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda.
Kai sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kkartu su duomenimis dėstomi, pradedant nuo įstaigos, kuri inicijavo šį dokumentą.
Informaciniai vidaus dokumentai (ataskaitos, patikrinimo pažymos, aktai, protokolai, sąrašai ir kt.) gali būti įforminami blanke arba ne blanke (žr. 19 priedą). Blankas turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą.
Šių dokumentų rekvizitai yra: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas, parašas.
Informaciniai vidaus dokumentai gali būti papildomi specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, vizomis, dokumento paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai iir panašūs dokumentai – tvirtinimo žyma (įstaigos vadovo parašu).
Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento paieškos nuoroda.
Informacinių dokumentų turinys, atsižvelgiant į jų rūšį ir paskirtį, gali būti dėstomas tekstu, lentele, kitais būdais arba mišriai. Kai turinys ddėstomas lentele, rašomi visi privalomi dokumento rekvizitai.
RAŠTAS
RAŠTAS – dokumentas, kurį viena organizacija kuriuo nors reikalu rašo kitai organizacijai. Rašte pateikiama informacija tam tikru klausimu ar prašoma ją pateikti (žr. 11-12 priedus). Tai yra viena iš pagrindinių ryšio su išoriniu pasauliu priemonė.
Pagal valdymo situacijų turinį raštų įvairovė yra didelė, bet ne begalinė. Situacijas galima tiksliai suklasifikuoti ir išskirti tipines pagal kurį nors požymį, pavyzdžiui pagal tai, ar raštas reikalauja atsakymo ar ne. Atsakymo paprastai reikalauja iniciatyvinis raštas. Tai gali būti prašymas, kreipimasis, reikalavimas ir kt.
Atsakomajame rašte forminama gauto dokumento nuoroda. Yra raštų, kurie nereikalauja raštiško atsakymo. Tai pranešimas, informacija, padėka, pagyrimas, reklama, priminimas ir kt.
Dažnesnės raštų rūšys:
Taigi, pagal situaciją rašome raštą, atitinkantį susiklosčiusias aplinkybes. Toliau trumpai aptarsime ddažniau pasitaikančias raštų rūšis.
Pats paprasčiausias yra informacinis raštas. Jį rašome, turėdami tikslą laiku informuoti kitą įmonę ar privatų asmenį apie įvykusį faktą, kažką priminti ar pasiūlyti. Apimtis gali būti nuo vieno sakinio iki pranešimo, užimančio kelis puslapius. Dažnai informacinio rašto turinys susijęs su konkrečios organizacijos pristatymu, reklama.
Yra priimta, kad informacinį raštą pasirašo organizacijos vadovas. Priklausomai nuo dėstomų įvykių ar faktų svarbos, raštas gali būti pasirašomas žemesnio rango pareigūno. Atsakymas nebūtinas.
Iniciatyvinis raštas. Tai labiausiai paplitusi, įvairios tematikos raštų rūšis, dažniausiai rreikalaujanti atsakymo. Gali būti keliamas teigiamas arba neigiamas klausimas.
Iniciatyviniai raštai yra vadinami pasiūlymais, paklausimais, prašymais.
Prašymas. Situacijų, kurioms susiklosčius įmonės rašo prašymus yra begalė. Dėstant prašymą, būtina pabrėžti suinteresuotumą, jog jis bus vykdomas. Tekstas gali būti pradedamas daugiskaitos 1-uoju asmeniu (Prašome.) arba vienaskaitos 3-uoju asmeniu (Direkcija / administracja prašo.).
Kartais prašoma ko nors nevykdyti. Atsakymas tokiu atveju nebūtinas.
Paraiška – prašomojo pobūdžio raštas, kuriuo iš anksto pateikiamas užsakymas. Plačiausiai žinomos paraiškos, kuriose surašomos pageidaujamos materialinės vertybės, pavyzdžiui, prekių paraiška, materialinių vertybių paraiška. Gali būti kitokių rūšių paraiškų, pavyzdžiui, metinė paraiška, planinė paraiška ir kt.
Paklausimas rašomas, kai reikia išsiaiškinti kokį nors klausimą, faktą ar veiksmą ir paprašoma parašyti atsakymą. Jis gali būti rašomas norint gauti informacijos apie prekes, paslaugas.
Siūlymas (daugiau oficialumo suteikia priešdėlinė forma pasiūlymas) dažnai vadinamas reklaminiu arba komerciniu raštu. Šis porūšis populiarus verslininkų tarpe, nes tokio rašto rašymo tikslas – sudominti ir paskatinti adresatą pasinaudoti konkrečiais dalykais. Siūlomos ar pageidaujamos sandėrio sąlygos: kainos, terminai, tiekimo pobūdis ir kt.
Tekstui būdinga konkretumas, tikslumas, išsami informacija.
Gali būti atsakymas su pasiūlymu kokiai nors įmonei dėl jos paklausimo.
Atsakomasis raštas rašomas, kai reikia atsakyti į prašymą, paklausimą ar siūlymą.
Reikia įsidėmėti, kad gavus raštišką paklausimą ar prašymą, privaloma raštiškai ir atsakyti. Atsakymas visada turi būti ddėstomas konkrečiai ir aiškiai.
Iš pradžių kartojamas ar trumpai nusakomas iniciatyvinio rašto turinys. Po to pateikiamas sprendimas dėl pateikto klausimo. Jeigu atsakymas yra neigiamas, būtina labai gerai argumentuoti priežastis, tik po to konstatuoti atsisakymą.
Lydraštis rašomas, kai siunčiamasis dokumentas reikalauja papildomo paaiškinimo. Nurodoma, kokiu tikslu siunčiamas pagrindinis dokumentas, ką su juo reikia daryti, dažnai nurodoma per kokį laiko tarpą. Užrašomas pridedamo dokumento lapų ir egzempliorių skaičius.
Jis gali būti rašomas siunčiant materialines vertybes.
Visais kitais atvejais lydraščiai nereikalingi, o adresą, datą, indeksą galima nurodyti pačiame dokumente. Kadangi lydraščių kiekio mažinimas supaprastina raštvedybą, reikia siekti, kad jų būtų rašoma kuo mažiau.
Tvirtinant kokių nors svarbių dokumentų siuntimo per tam tikrą laiką faktą, lydraštis tampa patikima kontrolės ir saugumo priemone.
Paprastai lydraštis surašomas A 5 formato lape. Tekstas gali būti pradedamas taip:
Siunčiame paraišką.
Grąžiname 4 lapų projektą su pastabomis.
Pristatome veiksmų plano projektą dėl patvirtinimo.
Sutarties raštas yra panašus į lydraštį, juo yra tvirtinamas sutarties siuntimo faktas.
Pavyzdžiai
Siunčiame mūsų pasirašytą 2004-04-01 sutartį Nr. 28. Pažymą apie finansavimą išsiųsime 2004-04-15.
Šis raštas yra minimos sutarties dalis.
PRIDEDAMA. 2004-04-01 sutartis Nr. 28, 3 lapai, 2 egz.
Grąžiname pasirašytą ir antspaudu patvirtintą 2004-05-01 sutartį Nr. 51.
Siunčiame mūsų pasirašytos bendradarbiavimo sutarties Nr. 41 3 egzempliorius. Prašome šios sutarties vieną egzempliorių mums grąžinti.
Aiškinamasis raštas yyra prie kito dokumento pridedamas raštas, kuriuo aiškinami tam tikri pagrindinio dokumento klausimai. Šiame rašte rašomas dokumento pavadinimas. Kaip dokumento pavadinimas nevartotinas priešdėlinis variantas – paaiškinamasis raštas. Pavyzdžiui, parengus metinę ataskaitą, kurią sudaro balansas, finansinės būklės pakitimų analizė, rašomas ir aiškinamasis raštas.
Priminimą tinka siųsti tada, kai nepavyksta telefonu ar asmeniškai bendraujant gauti reikalingą atsakymą. Priminimas paprastai susideda iš dviejų loginių elementų: priminimo apie veiksmų atlikimą ir priemones, kurių bus imtasi, jei įsipareigojimai nebus vykdomi. Čia tinka veiksmažodžio „priminti“ formos.
Žyma „pakartotinai“, įrašyta viršutinės paraštės dešinėje pusėje pabrėžia priminimo faktą. Tokią žymą tinka rašyti tais atvejais, kai siuntėjas daro prielaidą, jog adresatas dėl neaiškių aplinkybių negavo anksčiau siųsto rašto. Tuomet pažodžiui kartojamas anksčiau siųstas raštas.
Pavyzdys:
Primename, kad pagal rangos sutartį Nr. 21/15 Jūsų įmonė turėjo užbaigti darbus iki 2004-04-01.
Siūlome sutartyje numatytus darbus užbaigti iki 2004-05-01. Priešingu atveju mes būsime priversti pateikti Jums ieškinį.
Priminimuose dažnai sutinkami junginiai:
Primename, kad.
Jūs pagal bendradarbiavimo sutartį turite.
Jūsų skola sudaro 25500 Lt.
pagal rangos sutartį darbų vykdymo terminas baigiasi 2004-05-01.
Nežiūrint į tai, kad Jums buvo ne kartą primenama.
Jūsų įmonė iki šiol nepristatė.
mes iki šiol negavome.
Patvirtinimu paliudijama, kad tikrai gauta siunta (telegrama, piniginė perlaida, banderolė, prekės, materialinės vertybės ir t.t.) arba anksčiau surašytas dokumentas (sutartis, instrukcija ir
t.t.) tebegalioja.
Raštas gali patvirtinti kokį nors faktą, veiksmą, telefoninį pokalbį ir pan.
Patvirtinimų siuntimas padeda išvengti priminimų siuntinėjimo ir pagreitina ir sumažina verslo korespondencijos apimtį.
Pavyzdys
Patvirtiname savo pasirengimą nustatyti abiem pusėms naudingą ir ilgalaikį bendradarbiavimą ir esame pasiruošę, atsižvelgdami į Jūsų siūlymus, pasirašyti bendradarbiavimo dokumentus.
Patvirtinimuose dažnai sutinkami žodžių junginiai:
Tvirtiname, jog gavome dokumentus.
Su dėkingumu patvirtiname, jog
gavome Jūsų raštą.
gavome Jūsų užsakymą ir pradėsime jį vykdyti.
Pranešimas gali būti siunčiamas prašymo ar skundo autoriui. Rašoma apie išnagrinėtą klausimą ir priimtą sprendimą; kartais informuojama, kkad prašymas persiunčiamas kitam pareigūnui ar institucijai tolesniam nagrinėjimui.
Kviečiamasis pranešimas (P. Kniūkšta, p. 141) – oficialus raštas, pranešantis apie būsimą posėdį, kuriame informuojamam asmeniui reikia dalyvauti. Oficialaus vardo neturi, rašomas paprastame lape, be pavadinimo. Savo stiliumi panašus į kvietimą ir informacinį raštą (plg. su kvietimu).
Adresatas nurodomas naudininko linksniu. Gali būti prirašomas pagarbos žodis ir pareigų pavadinimas.
Gerb. Komisijos nariui Vytautui Kairiui
Tekstas dažniausiai pradedamas laiko ir vietos nuoroda. Nurodomas renginio pavadinimas. Būtina tokio pranešimo dalis – darbotvarkė.
Kviečiamasis pranešimas rašomas rrenginio pirmininko ar organizacijos vadovo vardu, parašas nebūtinas.
Pavyzdys.
Gerb. Tomui Staniuliui
2004 m. balandžio 15 d. (ketvirtadienį) Vilniaus kolegijos Ekonomikos fakulteto patalpose (Naugarduko g. 5, 40 aud.) vyks Ekspertų komisijos posėdis.
Darbotvarkė:
1. Ekspertų komisijos sudėties pakeitimas.
2. Pirmojo pusmečio rezultatų aptarimas.
3. Einamieji reikalai.
Dalyvavimas būtinas.
Ekspertų komisijos pirmininkas
Kvietimas iinformuoja apie renginį ir kviečia jame dalyvauti.
Dažniausiai tai neformalūs ir neoficialūs raštai, kurių nevaržo dokumentų rengimo taisyklės. Juos rengiant laikomasi etiketo, taisyklingos kalbos reikalavimų bei logikos.
Kvietimams dabar dažnai naudojami spaustuvėje spausdinti kvietimai, lankstinukai, atvirukai. Jie gali būti paprasti, tipiški, originalūs, grafiškai paįvairinti.
Adresuojama konkrečiam asmeniui, keliems asmenims arba apibendrintam adresatui.
Pavyzdys.
Didžiai gerbiamam p. Rimui Petraičiui
2004 m. balandžio 5 d. (trečiadienį) 12 val. mūsų įmonės konferencijų salėje įvyks naujos produkcijos pristatymas.
Maloniai kviečiame dalyvauti.
Jeigu dalyvauti negalėsite, prašytume pastabas ir pasiūlymus siųsti adresu: Švitrigailos g. 5, Vilnius.
PRDEDAMA. Reklaminis katalogas, 32 lapai, 1 egz.
Direktorius
Jei tekste renginio programa neminima, po juo gali būti prirašyta darbotvarkė arba pridedamas atskiras lapas su programa. Tai būtina didesnių renginių kvietimams arba kviečiamiesiems pranešimams.
Paraiška yra pageidaujamo ppobūdžio raštas, kuriame išdėstomas pabrėžtas prašymas. Plačiausiai žinomos paraiškos, kuriose surašomos pageidaujamos materialinės vertybės, pavyzdžiui, prekių, materialinių vertybių paraiška.
Garantiniu raštu prisiimami įsipareigojimai dėl darbo užmokesčio už atliktą darbą, prekių pristatymo, gyvenamojo ploto, darbo pagal specialybę, atlikto darbo kokybės garantijų ir pan.
Garantinis raštas atlieka teisinę funkciją, todėl tekstas turi būti labai tikslus ir aiškus. Patartina tekstą derinti su teisininku.
Garantinis raštas turi ir moralinį aspektą, nes išreiškia organizacijos pozityvų požiūrį į kitą organizaciją ar asmenį, vienos organizacijos pasirengimą padėti kkitai organizacijai. Paprastai pasirašomas dviejų pareigūnų: direktoriaus ir vyriausiojo finansininko bei tvirtinamas pagrindiniu įmonės antspaudu.
Garantiją teikianti organizacija vadinama garantu.
Sinonimiškai vartojamas terminas Laidavimo raštas (P. Kniūkšta, 93 p.).
Pretenzinis raštas ar pretenzija (lot. praetensio – siekimas, reikalavimas) reiškia atkaklų stengimąsi ką nors gauti. Tai kreditoriaus reikalavimas, kad skolininkas sumokėtų skolą, atlygintų nuostolius, sumokėtų baudą, pašalintų pateiktos produkcijos, prekės, atlikto darbo trūkumus, sudarytų sutartį, nustatytų sutarties sąlygas.
Pretenzija sudėtingesnio turinio raštas, kuriame viena sutarties šalis prieš pateikdama ieškinį teismui, privalo kitai sutarties šaliai pateikti pretenziją, kurioje pagrįstai gali reikalauti, kad atlygintų nuostolius, padarytus dėl sutarties (ar sutarties straipsnio) pažeidimo ar nevykdymo. Tai konkretus reikalavimas.
Turinys dėstomas be emocijų, aprašomos pasekmės, kurios atsirado dėl sutarties nevykdymo, prašoma kuo skubiau svarstyti šį klausimą ir priimti sprendimą.
Šiame rašte būtini įrodymai – nuorodos į norminius teisės aktus ir dokumentus. Būtinai pridedamos dokumentų kopijos, patvirtinančios aprašomus faktus (įforminamos kaip priedai). Tai techninės sąlygos, ekspertizės, priėmimo, gaminio bandymo bei komerciniai aktai.
Pretenzinis raštas pateikiamas per kurjerį, siunčiamas registruotu laišku.
2. Norminiame rašte surašomi nurodymai ar rekomendacijos, išaiškinami atsiskaitymų, mokesčių, ekologijos ir kiti klausimai. Dažniausiai siunčia valdymo, savivaldos ir panaši institucija.
Parašyti oficialų raštą – menas. Raštas turi būti nepriekaištingas visais atžvilgiais: korektiškas, dalykiškas, konkretus. Tik tuomet galima sulaukti tto, ko tikimasi jį siunčiant. Reikia atminti, kad gautą raštą skaitys pareigūnas ar tarnautojas, kurį domins ne rašto autoriaus literatūriniai gebėjimai, bet tiksliai dėstoma informacija ir keliamo klausimo esmė. Patartina vengti dviprasmiškų frazių, kruopščiai parinkti terminus, nevartoti profesionalizmų žinomų tik tam tikros srities specialistams, nes adresatui gali prireikti juos aiškintis, papildomai tikslinti.
Dažnai klaidingai raštas pavadinamas dalykiniu laišku. Anot kalbininko Prano Kniūkštos, oficialaus įstaigos rašto (vien rašto be voko) netinka vadinti laišku, nes laiškas: paštu siunčiamas rašinys ar dokumentas; individualaus asmens rašinys kitam asmeniui, paimtas vienas be voko.
Taigi, organizacijos susirašinėja raštais. Laiškais gali būti vadinami rašiniai, kuriuos privatūs asmenys ar pareigūnai rašo įmonių ar įstaigų darbuotojams ar vadovams, darbo ar veiklos kolegoms, pažįstamiems ar šiaip žinomiems asmenims, su kuriais rašantįjį sieja kokie nors ryšiai. Jie vadinami tarnybiniais ar dalykiniais laiškais. Kai kurie jų turi net atskirus pavadinimus: pasiteiravimo, padėkos, rekomendacinis laiškas ir kt.
REKOMENDACINIS LAIŠKAS – laiškas, kuriuo apibūdinamas žmogaus gebėjimas dirbti tam tikrą darbą.
Oficialus siūlomasis dokumentas yra rekomendacija (žr. ).
Lietuviški terminai „raštas“ ir „laiškas“ turi skirtingas, nors ir panašias, reikšmes, o anglų, rusų ir kt. kalbos turi tik vieną terminą. A.Kučinskaitė knygoje „Lietuvių kalbos etiketas“ aiškina: „Kai rašydami kreipiamės į asmenį, tokį raštą vadiname laišku, o kai oobjektyviai, šaltai, be kreipinių išdėstomas reikalas, tekstas siunčiamas organizacijai ar kokiam pareigūnui, vadinamas raštu. Tokie raštai yra siunčiamieji ir gaunamieji.“ Užsienio specialistai nerekomenduoja rašyti šaltų ir oficialių raštų, ypač jei kviečiama bendradarbiauti, užmegzti ryšius, į tokius paprastai niekas nekreipia dėmesio. Visuomet patariama rašyti šiltą ir nuoširdų laišką. Lietuvoje tokio tipo raštus rašo verslininkai.
Raštai rašomi blankuose.
Raštų rekvizitai: dokumento sudarytojo pavadinimas. įstaigos duomenys, adresatas, data, dokumento registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda, antraštė (pradedama prielinksniu „dėl“), tekstas, parašas, rengėjo nuoroda.
Dažnai klaidingai yra trumpinamos įstaigos duomenų sudėtinės dalys. Taisyklingi sutrumpinimai:
Tel.: = Tel. (po taško dvitaškis nededamas, jei nurodomas tik vienas telefono numeris).
Fax.= Faks. arba faksas.
B.k. = B. kodas arba banko kodas.
A/s = Atsisk. sąsk. arba A. s. (jei ribota vieta).
Daugelį raštų, kuriuose kartojasi panašios situacijos, galima pradėti kreipiniu, reiškiamu šauksmininko forma, pradedama rašyti didžiąja raide. Pagarbos žodžiai Gerbiamasis, -oji; Gerbiamas, -a; (santrumpa gerb.), prilygstantys mandagumo priedėliams ponas, ponia ir kt.; gali būti vartojamos įvardžiuotinės ir neįvardžiuotinės formos:
Gerbiamasis p. A.Butkau!
Gerbiamieji ponai!
Įvardžiuotinės formos nevartojame, kai kreipinio pažyminys turi būdo aplinkybę:
Didžiai gerbiamas direktoriau!
Didžiai gerbiamas pone A. Butkau!
Dokumentų tekste greta asmenvardžių gali būti mandagumo žodis, garbės vardo, laipsnio, pareigų pavadinimas, pavyzdžiui:
Gerbiamoji Gražina Antanauskaite!
Pone (ponas) Dariau Vlkaiti!
Gerb. Profesoriau!
Reikia vengti dviejų priedėlių šalia asmenvardžių: gali būti arba ponas, arba
profesorius.
Mandagumo žodis su kitu asmens pavadinimu rašomas tik tada, kai nenurodomas asmenvardis, pavyzdžiui:
Gerb. Ministre!
Gerb. Direktoriau!
Prieš asmenvardžius pirma rašomas mokslo laipsnis, po jo – mokslo vardas, pavyzdžiui:
Dr.doc. Antanai Pranaiti!
Jei nurodomos tarnybinės pareigos, garbės vardų ir laipsnių galima nenurodyti, pavyzdžiui:
Viceministre Antanai Pranaiti!
Rašto teksto bendrieji reikalavimai. Rašto tekstas dažniausiai sudarytas iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmojoje, įvadinėje dalyje, išdėstomos priežastys ir rašto parašymo aplinkybės. Čia gali būti nurodyti anksčiau tuo klausimu gauti ar parašyti dokumentai. Pateikiami faktai, statistiniai duomenys. Antrojoje ddalyje daromos išvados, pasiūlymai arba išdėstomas prašymas.
Pirmosios rašto dalies gali nebūti, kai nereikia aiškinimo. Dėstymas pradedamas iš karto, nuo antrosios. Taip dažniausiai rašomi trumpi raštai.
Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (įstaigos, jos struktūrinio padalinio) vardu daugiskaitos pirmojo asmens forma: „Siunčiame.“, „Prašome pranešti.“, „Mes norėtume gauti informacijos apie.“ arba trečiojo asmens forma: „Mokykla neprieštarauja.“.
Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu „PRIDEDAMA“, ppvz.: PRIDEDAMA. 3 lapai. (žr. xx p.)
Jei pridedama daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas jų skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. 4 lapai, 3 egz.
Kai siunčiami dokumentai tekste neįvardyti arba įvardyti apibendrintai, teksto pabaigoje jie išvardijami, nurodomas kiekvieno siunčiamo dokumento lapų skaičius, jei daugiau nnegu vienas egzempliorius – egzempliorių skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA:
1. Lietuvos archyvų departamento 2001-05-04 raštas Nr. 0-000 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo projekto derinimo“, 1 lapas.
2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl Lietuvos archyvų departamento nuostatų patvirtinimo“ projektas, 1 lapas, 2 egz.
Jei pridedamas dokumentas turi savo priedą, visa tai pažymima ir nurodomas bendras lapų skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. Dokumentų perdavimo ir priėmimo aktas ir jo priedas, iš viso 5 lapai.
Jei pridedamas dokumentas subrošiūruotas, nurodomas puslapių skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. Seimo kontrolierių įstaigos ataskaita, 32 puslapiai.
Jei korespondencija persiunčiama kartu su gautu voku, visa tai nurodoma, pvz.:
PRIDEDAMA. J. Jonaičio prašymas, 2 lapai ir vokas.
Jei pridedamas dokumentas siunčiamas ne visiems dokumente nurodytiems adresatams, nurodomas konkretus adresatas, pvz.:
PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 egz. Finansų ministerijai.
Kai informacinių ddokumentų tekste faktams, įvykiams, argumentams pagrįsti nurodomi kiti dokumentai, kurių kopijos pridedamos, tekste skliausteliuose tai pažymima, pvz.: (kopija pridedama). Jei dokumentas, kurio kopija pridedama, minimas abstrakčiai, jis įvardijamas skliausteliuose, pvz.: (Direktoriaus 2001 m. vasario 14 d. įsakymo Nr. 23 kopija pridedama). Pridedamų kopijų bendras skaičius teksto pabaigoje gali būti nenurodomas.
Informacinių dokumentų tekste gali būti atskirai rašomos pastabos, pasiūlymai, išvados, dokumento sudarymo ar pateiktų duomenų pagrindas. Tokiais atvejais nauja pastraipa pradedama atitinkamu žodžiu, kuris rašomas didžiosiomis raidėmis, pvz.:
PAGRINDAS. Mokyklos direktoriaus 22001 m. sausio 5 d. įsakymas Nr. 10 „Dėl komisijos sudarymo“.
arba
PASTABA. Lentelėje pažymėtos skiltys nepildomos.
Raštai paprastai rašomi vienu klausimu. Jie neturėtų būti ilgesni kaip vieno puslapio. Jei reikia išsamiai išanalizuoti klausimą ar pagrįsti pasiūlymą, raštas gali būti kelių puslapių.
Parengti raštai dažnai vizuojami, t.y. paliudijama, kad faktai, išdėstyti rašte yra tikri, tikslūs, rašto turinys neprieštarauja galiojantiems norminiams dokumentams. Vizos rašomos tame rašto egzemplioriuje, kuris lieka įstaigoje. Raštuose nurodoma rengėjo nuoroda.
Raštus pasirašo vadovas arba jo pavaduotojas. Jei raštas siunčiamas keliems adresatams, pasirašomas kiekvienas egzempliorius, jei pavaldžioms įmonėms ar įstaigoms (apibendrintas adresatas) – vadovas pasirašo tik jo originalą, kuris lieka įstaigoje, o išsiuntinėjamos kopijos su parašo faksimile.
Šiuo metu visiems yra prieinamas ir populiarus dokumentų perdavimas (persiuntimas) faksimiliniu ryšiu (telefaksas arba sutrumpintai faksas – tai įrenginys, kuriuo perduodama informacija telefono linijomis). Faksu dažnai vadinamas ir faksu perduotas dokumentas, nors oficialus pavadinimas yra faksograma.
Fakso aparatu perduodami ne tik duomenys, bet ir grafiniai vaizdai, t.y. dokumentai, turintys vizualinės informacijos (paveikslai, iliustracijos ir pan.). Gaunama faksimilė yra tiksli originalo kopija. Šio informacijos perdavimo būdo pavadinimas tiksliai nusako dalyko esmę – gauname identišką dokumento, kurį mums siunčia kita organizacija, kopiją.
Faksimiliniai aparatai jungiami prie standartinių telefono linijų tinklų, todėl jie yra patogūs. Privalumas – uždelstas dokumentų siuntimas. TTai ypač palengvina ryšius su užsienio valstybėmis, kai dėl laiko juostų skirtumo susidaro nepalankus laiko režimas keistis informacija.
Kadangi naudojimasis telefono tinklų linijomis tarifikuojamas pagal paros laiką, todėl faksimiliniai aparatai yra greita ir nebrangi ryšio priemonė. Faksas gali dirbti bet kuriuo paros metu pagal principą „laukiu skambučio“.
Organizacija ar įmonė, besirūpinanti savo įvaizdžiu, faksogramas siunčia specialiame blanke su trumpa informacija: sudarytojo pavadinimu ir logotipu. Tokiame blanke įstaigos duomenų rekvizitas rašomas lapo apačioje.
ASMENŲ REIKALŲ RAŠTAI
PRAŠYMAS – asmens vardu parašytas raštas, kuriuo ko nors prašoma ar pageidaujama.
Yra du prašymų porūšiai: privataus asmens (žr. 13 priedą) ir įstaigos darbuotojo (žr. 14 priedą).
Prašymo rekvizitai:
Dokumento sudarytojas (prašymo autorius) rašomas: vardininko forma, didžiosiomis ir paryškintomis raidėmis, po viršutine parašte, per lapo vidurį.
Jei prašymas yra privataus asmens, po sudarytoju (vardu ir pavarde) nurodoma: asmens kodas (tai yra konfidenciali informacija, todėl nurodoma tik pareikalavus konkrečiai institucijai; jei nebūtina ar asmuo nenori, galima nenurodyti), gyvenamoji vieta, telefono numeris, elektroninio pašto adresas ir pan.
Jei prašymas yra įstaigos darbuotojo, prieš sudarytojo vardą ir pavardę nurodoma: struktūrinis padalinys, kuriame jis dirba, pareigos.
Adresatas rašomas naudininko linksniu: gali būti adresuojama įstaigai, struktūriniam padaliniui, vadovui ar kitam pareigūnui.
Dokumento pavadinimas rašomas: po adresatu lapo viduryje didžiosiomis paryškintomis raidėmis, susideda iš dokumento rūšies ir antraštės (ji rrašoma atskiroje eilutėje ir dažniausiai pradedama prielinksniu dėl).
Dokumento datą rekomenduojama rašyti mišriuoju būdu po dokumento pavadinimu, lapo viduryje, padarius vienos eilutės tarpą.
Vietovė nurodoma įstaigos darbuotojo prašyme po data, tarpu atskirti nereikia. Privataus asmens prašyme vietovė nerašoma.
Tekstas. Dažniausiai rašomas laisva forma; jei reikia paaiškinti prašymo priežastis ar aplinkybes, geriausia jas išdėstyti pradžioje, tik po to – prašymą. Prašymas pradedamas veiksmažodžiu prašau. Tariamoji forma prašyčiau vartojama tada, kai norima kreiptis itin mandagiai. Pirmoji eilutė atitraukiama toliau nuo krašto, bet ne daugiau kaip 2,2 cm. Tarp teksto eilučių daromi 1,5 intervalo tarpai. Tekstą galima baigti paaiškinimais, pavyzdžiui: Su pareigybės aprašymu susipažinau. Esu baigęs .
Po teksto gali būti nurodomi prie prašymo pridedami priedai (PRIDEDAMA).
Autorius pasirašo po dokumento tekstu.
Parašo rekvizitas susideda iš: parašo (lapo viduryje), vardo bei pavardės (dešinėje pusėje).
Pasiaiškinimas ar paaiškinimas rašomas, neįvykdžius kokio nors pavedimo, įsakymo ar žodinio nurodymo, nesilaikius taisyklių. Pasiaiškinimo formuliaras toks pat kaip ir prašymo.
GYVENIMO APRAŠYMAS –tai trumpai, aiškiai ir nuosekliai išdėstyti svarbiausi asmens gyvenimo ir veiklos faktai (žr. 15 priedą).
Pastaruoju metu šį dokumentą rekomenduojama vadinti DARBO VEIKLOS APRAŠYMU ir siųsti su MOTYVACINIU LAIŠKU.
Rašant gyvenimo aprašymą anglų kalba, dažniausiai rašomas lotyniškas pavadinimas CURRICULUM VITAE (lot. gyvenimo kelias) (žr. 16 priedą).
Rekvizitus galima dėstyti pagal prašymų schemą arba pagal
Microsoft Word šablonus.
Patarimai:
• Nepamirškite naujausių faktų.
• Patikrinkite, ar nėra kalbos klaidų.
• Pateikite spausdintą gyvenimo aprašymą.
• Rašykite tik ant gero balto popieriaus.
• Surašykite viename popieriaus lape.
• Nerašykite tikrovės neatitinkančių faktų.
• Galite nurodyti, kad, reikalui esant, pateiksite rekomendacijų.
• Patartina rekomendacijomis pasirūpinti iš anksto.
Svarbiausios dalys:
• vardas ir pavardė,
• gimimo data,
• gyvenamoji vieta ir telefono numeris,
• šeimyninė padėtis,
• išsilavinimas ir kvalifikacija,
• darbo patirtis,
• kita informacija (įvairūs kursai, kalbos, kompiuteris),
• asmeninės savybės,
• rekomendacijos (rekomendacijų autoriai).
PASTABA. Reikalauti, kad būtų nurodyta gimimo data ir šeimyninė padėtis neetiška, nes tai gali pažeisti žmogaus teises. Jei asmuo pageidauja, šią informaciją gali pateikti.
MOTYVACINIS LAIŠKAS (žr. 117 priedą).
Motyvaciniame laiške turėtų būti šios dalys:
• trumpas prisistatymas,
• paaiškinimas, kodėl domitės siūlomu darbu ar projektu,
• jūsų tinkamumas konkrečiam darbui,
• patikinimas, kaip galėtumėte prisidėti prie sėkmingos įstaigos ar organizacijos veiklos.
Rašant motyvacinius laiškus nederėtų minėti savybių ir įgūdžių, kurie nėra svarbūs norimoms pareigoms eiti, kartoti gyvenimo aprašyme nurodytų faktų. Esminius dalykus reikia išdėstyti trumpai ir aiškiai.
PAŽYMA
1. Informacinio aprašomojo pobūdžio dokumentas, kuriame pateikiami ir aprašomi duomenys kokiu nors klausimu; aprašomi kokie nors įvykiai; prireikus gali būti teikiamos išvados ir pasiūlymai (žr. 21 ppriedą).
2. Asmens duomenis ir statusą patvirtinantis dokumentas, išduodamas suinteresuotoms įmonėms, įstaigoms arba asmenims (žr. 18-19 priedus).
Pažymą pateikti gali paprašyti aukštesnioji institucija arba pareigūnas. Pažymos, siunčiamos kitoms įstaigoms, rašomos blanke. Jas pasirašo įstaigos vadovas. Pažymas vidaus reikalams pasirašo jų sudarytojai.
Tekstas susideda iiš dviejų dalių. Pirmojoje dalyje išdėstomi faktai, kuriais remiantis surašytas dokumentas, o antrojoje – išvados ir pasiūlymai.
Pažymos pagal įstaigose esančius dokumentus, dažniausiai rašomos apie asmenų pareigas, gaunamą atlyginimą, gyvenamąją vietą, buto dydį, išsilavinimą, turtą ir pan.
Pažymos rekvizitai: herbas arba emblema; dokumento sudarytojo pavadinimas; įstaigos duomenys; adresatas; dokumento pavadinimas; data; registracijos numeris; tekstas; parašas (parašai); rengėjo nuoroda.
Pažymos apie asmens reikalus tekstas pradedamas vardu ir pavarde; nevartotinas archaiškų žodžių junginys „šiuo pažymima“; nekartojamas įstaigos, išdavusios pažymėjimą, pavadinimas.
Pažymą pasirašo įstaigos vadovas arba kitas atsakingas asmuo (personalo tarnybos vadovas, raštinės vedėjas ir kt.). Jeigu pažymoje rašoma apie materialius ar finansinius dalykus, pasirašo ir vyriausiasis buhalteris (finansininkas). Tokia pažyma tvirtinama antspaudu.
Pažymų tekstai dažniausiai tipiniai, dėl to galima turėti trafaretinius blankus, kuriuose konkrečiais atvejais įįrašoma reikalinga informacija.
Archyvo pažymėjimas (žr. 20 priedą) išduodamas įstaigoms ar asmenims, remiantis įstaigos archyvo dokumentais. Archyvo pažymėjimas turi kai kurių įforminimo ypatumų. Dokumentuose esantys faktai išdėstomi chronologine tvarka, nurodomas bylos ir dokumento pavadinimas, datos. Jei archyvo pažymėjimas ilgas, jis spausdinamas antroje lapo pusėje, po to antrame lape ir t.t. Lapai susiuvami, siuvimo vieta antspauduojama. Po tekstu nurodomas pagrindas (archyvo fondo, apyrašo, bylos ir lapo numeriai). Pasirašo įstaigos vadovas ir archyvo vedėjas, tvirtinamas antspaudu.
REKOMENDACIJA
REKOMENDACIJA – oficialus dokumentas, kuriame aptariama iir palankiai įvertinama asmens veikla ir pateikiami jam palankūs siūlymai (žr. 22 priedą).
Rekomendacija rašoma blanke. Apima tik paskutinę asmens mokslo ar darbo vietą, smulkiau apžvelgia ir išsamiau įvertina veiklos rezultatus ir pažymi jų svarbą.
Tekstas susideda iš trijų dalių:
1-ojoje aprašoma kiek laiko asmuo dirbo šioje įstaigoje, kokias ėjo pareigas ir už ką buvo atsakingas.
2-ojoje apibūdinamos asmeninės savybės, būdo bruožai.
3-ojoje apibendrinama, jog rekomenduojamas asmuo pelnytai pretenduoja į naują darbo ar mokslo vietą, aukštesnes pareigas. Jei to parašyti negalima, rekomendacija nerašoma.
Rekomendaciją pasirašo įstaigos vadovas ir struktūrinio padalinio, kuriame dirbo rekomenduojamas asmuo, vadovas.
Asmens neoficialus siūlomasis raštas vadinamas rekomendaciniu laišku. Jame apibūdinamas žmogaus gebėjimas dirbti tam tikrą darbą.
Charakteristika – dokumentas, kuriame aprašomos būdingosios (charakteringosios) ypatybės; šiaip ko nors apibūdinimas.
Kaip oficialūs dokumentai tokios charakteristikos retai berašomos, gali būti nebent darbo arba veiklos charakteristika (apibūdinimas).
TARNYBINIS PRANEŠIMAS
TARNYBINIS PRANEŠIMAS – adresuojamas savo arba aukštesnės institucijos vadovui dokumentas, kuriame aprašomas koks nors įvykis arba keliamas koks nors klausimas; pateikiamos išvados ir pasiūlymai (žr. 23 priedą).
Tarnybinio pranešimo rekvizitai:
dokumento sudarytojo pavadinimas; adresatas (jame nekartojamas įstaigos pavadinimas, kai tai yra vidaus dokumentas); dokumento pavadinimas; data; registracijos numeris (tarnybinis pranešimas registruojamas ir jame įrašomas šis rekvizitas, kai jis siunčiamas kitai organizacijai); tekstas; parašas.
Tarnybinį pranešimą pasirašo sudarytojas, kai tai yra vidaus dokumentas. Kai ttarnybinis pranešimas siunčiamas kitai organizacijai, rašomas blanke, pasirašo įstaigos ar struktūrinio padalinio vadovas.
Tarnybiniame pranešime keliami teigiami arba neigiami faktai. Jie analizuojami, tiksliai aprašomi, argumentuojami, formuojami konkretūs pasiūlymai.
ATASKAITA
ATASKAITA – dokumentas, kuriuo aukštesniąjai organizacijai ar pareigūnui pateikiamos žinios apie plano, užduoties, pavedimo įvykdymą, priemonių parengimą ar jų įgyvendinimą (žr. 24 priedą).
Ataskaitos turinys paprastai dėstomas laisvos formos tekstu, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių ataskaitos turinio dėstymo reikalavimų. Tekstas gali būti papildomas lentelėmis, grafikais, schemomis arba jos įforminamos priedais. Tekstas gali būti skirstomas skyriais, punktais ir jų papunkčiais.
Ataskaitą pasirašo ją teikiantis tarnautojas, gali būti rašomas adresato rekvizitas.
PROTOKOLAS
„Ptokolon“ graikiškai reiškia pirmą lapą. Šio dokumento istorija prasidėjo Bizantijoje, kur protokolas reiškė pirmąją paruoštų dokumentų dalį, vardijančią garbingų iškilmių dalyvius.
Vėliau taip buvo vadinama dokumentų įforminimo ir archyvo tvarkymo taisyklių visuma; laikui bėgant susiformavo diplomatinio protokolo turinys – bendravimo etika ir ceremonialas. Protokolus surašo pareigūnai nustačius viešosios tvarkos pažeidimo faktą. Protokoluose fiksuojama teismų posėdžių eiga. Tokie protokolai turi specialius rekvizitus, rašymo tvarką ir čia nebus nagrinėjami.
Įstaigos PROTOKOLUOSE fiksuojami kolegialių institucijų posėdžių, susirinkimų ir pan. renginių klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai (žr. 25 priedą).
Konferencija – (lot. conferentia < confero – „surenku į vieną vietą“) valstybių, vyriausybių, visuomeninių, partinių, mokslo ir pan. organizacijų, įstaigų aatstovų susirinkimas ar pasitarimas. Dabartiniu metu konferencijos dažnai rengiamos informaciniais tikslais.
Simpoziumas – (lot. symposium – „puota“) tarptautinis pasitarimas kuriuo nors specialiu, dažniausiai moksliniu klausimu.
Susirinkimas – reiškia žmonių surinkimą, sukvietimą į vieną vietą įvairiais tikslais. Valdymo srityje tai kurios nors organizacijos narių susirinkimas, kuriame svarstomi kokie nors klausimai ir priimami nutarimai ar sprendimai.
Posėdis – kokios nors organizacijos narių renginys, kuriame kolegialiai svarstomi numatyti klausimai. Dažniausiai tai nuolat dirbančių kolegialių institucijų – kolegijos, tarybos, komiteto, valdybos, darbo grupės – darbo forma.
Nepriklausomai nuo to, kokio lygio rengiamas susirinkimas ar posėdis, jam reikia iš anksto ruoštis dėl to, kad nebūtų veltui gaištamas laikas. Renginio dalyviams geriau iš anksto išdalinti informacinę medžiagą apie darbotvarkės klausimus.
Protokolą renginio metu rašo ranka ar įrašo į diktofoną protokolą rašantis asmuo. Eiga gali būti užrašoma trumpai arba išsamiai blanke arba popieriaus lape. Dokumento pavadinime rašomas kolegialios institucijos pavadinimas ir jos darbo pobūdis:
FAKULTETO TARYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
DARBUOTOJŲ SUSIRINKIMO PROTOKOLAS
Protokolo turinys dėstomas tekstu, kuris susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalies.
Įvadinėje dalyje įrašomi: susirinkimo (posėdžio) data ir laikas, susirinkimo (posėdžio) pirmininko ir protokolą rašiusio asmens vardai ir pavardės, susirinkimo (posėdžio) dalyviai, svarstomieji klausimai (darbotvarkė). Nuolat veikiančios kolegialios institucijos (įvairios tarybos, valdybos, kolegijos) turi nuolatinius pirmininką ir sekretorių. Pirmasis vadovauja posėdžiams, o
antrasis rašo protokolus. Ne nuolat dirbančios kolegialios institucijos susirinkimo pirmininku ir sekretoriumi gali būti renkami kaskart kiti asmenys.
Renginio dalyvių pavardės įrašomos į protokolą (kai dalyvauja nedaug asmenų) arba surašomos į atskirą abėcėlinį sąrašą, kuris pridedamas prie protokolo. Protokole tik nurodomas dalyvių skaičius ir skliaustuose pažymima: (sąrašas pridedamas, 1 priedas). Sąrašas įforminamas kaip dokumento priedas. Teisės aktų nustatytais atvejais ( pavyzdžiui, akcininkų susirinkimų protokoluose) nurodomas kvorumas.
Protokolo įvadinėje dalyje taip pat surašomi kviestųjų asmenų vardai ir pavardės, kartu nurodomos jų aatstovaujamos įstaigos ir pareigos. Jei kviestųjų asmenų yra daug, surašomas atskiras sąrašas kaip protokolo priedas, o protokole skliaustuose pažymima: (Kviestųjų asmenų sąrašas pridedamas, 2 priedas).
Svarbesnius ir sudėtingesnius darbotvarkės klausimus patartina rašyti pradžioje.
Dėstomoji protokolo dalis susideda iš klausimo svarstymo eigos, esminių pasisakiusiųjų minčių ir nutarimo ar sprendimo.
Protokolo dėstomojoje dalyje kiekvienas darbotvarkės klausimas pažymimas numeriu ir pradedamas toliau nuo krašto (22 mm) didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu SVARSTYTA. Po šio žodžio įrašomas svarstomas darbotvarkės klausimas, pranešėjo vardas ir pavardė, trumpas pranešimo tturinys. Jei pranešimas pridedamas prie protokolo kaip atskiras dokumentas, protokole skliaustuose nurodoma: (pranešimas pridedamas, 3 priedas). Taip pat įrašomi kitų kalbėjusiųjų asmenų vardai ir pavardės, trumpas jų kalbos turinys. Čia taip pat įrašomi klausimai pranešėjui ir atsakymai į juos. Tai ssurašoma atskiromis pastraipomis: klausiančiojo ir atsakančiojo vardas ir pavardė, klausimas ir atsakymas. Jei kalbos tekstas pridedamas, protokole tai nurodoma. Po klausimo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis rašomas žodis NUTARTA (NUSPRĘSTA) ir priimtas nutarimas (sprendimas) konkrečiu darbotvarkės klausimu. Nutariamosios dalies turinys yra svarbus (panašiai kaip įsakymo dėstomosios dalies). Šią dalį reikia rašyti kruopščiai, nes ji yra svarbiausia protokolo dalis. Jei svarstomu klausimu balsuojama, nurodomi balsavimo rezultatai. Jei nutarimas (sprendimas) susideda iš dviejų ar daugiau punktų, po žodžio NUTARTA (NUSPRĘSTA) dedamas dvitaškis ir tekstas dėstomas punktais. Jie turi būti konkretūs ir aiškūs. Jei priimamas nutarimas įforminamas atskiru dokumentu, pastarasis pridedamas prie protokolo ir pažymima: (nutarimas pridedamas, 4 priedas).
Visi svarstomi klausimai protokoluojami ta pačia tvarka. Susirinkimo metu rašomas protokolo juodraštis. Paskui juodraštis redaguojamas ir rrašomas švarraštis.
Protokolą pasirašo posėdžio (susirinkimo) pirmininkas ir protokolą rašęs asmuo, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Trumpa forma rašomuose protokoluose nurodoma tik pranešimo tema, pranešėjo vardas ir pavardė, diskusijoje dalyvavusiųjų vardai ir pavardės, įrašomas priimtas nutarimas ar sprendimas. Kai rašomi išsamūs protokolai, protokoluojami pranešimai, pasisakymai, nutarimai. Renginio (susirinkimo, posėdžio) sekretorius juos turi užrašyti aiškiai ir tiksliai. Kurios formos protokolą – trumpą ar išsamų – rašyti sprendžia kolegialios institucijos pirmininkas, atsižvelgdamas į svarstomų klausimų svarbą.
Verslo įmonėje gali būti rašomi direktorių tarybos, visuotinių aakcininkų susirinkimų protokolai (žr. 20 priedą). Visuotinio akcininkų susirinkimo protokolą pasirašo susirinkimo pirmininkas, sekretorius ir nors vienas susirinkimo įgaliotasis akcininkas. Prie tokio protokolo pridedamas susirinkimo dalyvių sąrašas ir iš anksto raštu balsavusių akcininkų biuleteniai. Prie protokolo pridedami visi susirinkimo metu pristatyti dokumentai (pažymos, projektai, pranešimai).
Protokolo data – įvykusio posėdžio, susirinkimo data. Protokolai nevizuojami ir nederinami. Suinteresuotoms įstaigoms ar asmenims siunčiami protokolų išrašai arba kopijos.
SĄRAŠAS – dokumentas, kuriame informacijos ar registravimo tikslu tam tikra tvarka (pagal abėcėlę, chronologiją, numerius ir kt.) surašomi asmenys, objektai, daiktai ar faktai (žr 26, 27, 28 priedus).
Tai gali būti bylų, rinkėjų, studentų ir kt. sąrašai.
Asmenų sąrašai dažniausiai rašomi abėcėlės tvarka pagal pavardžių pirmąsias raides.
DOKUMENTŲ IŠRAŠAI
Dokumentų išrašai daromi iš įstaigoje sudarytų ar joje saugomų dokumentų, kai reikia pateiktidokumentų dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, konkrečiu fiziniu ar juridiniu asmeniu arba apibrėžta asmenų grupe.
Dažniausiai išduodami protokolų išrašai (žr. 29 priedą).
Dokumento išrašas įforminamas ne blanke. Specialiosios žymos rekvizito vietoje rašomas žodis „Išrašas“, iš dokumento išrašomas dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito dalis (be parašo). Parašo rekvizite po pareigų pavadinimu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio antspaudas.
AKTAS
Terminas kilo iš žodžio, kurį senovės romėnai rašė oficialių dokumentų pabaigoje. Dabartiniu metu ddažnai visi dokumentai vadinami aktais ar teisės aktais.
AKTAS:
1. Faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys (dažniausiai oficiali komisija) (žr. 30 priedą).
2. Dokumentas, patvirtinantis įvairias sutartis, sandėrius arba veiksmus (surašo du asmenys). (žr. 31 priedą)
Aktai surašomi pagal įvairias situacijas, todėl turi nemažai porūšių: medžiagų ar kitokių vertybių nurašymo, patikrinimo, darbų, atliktų pagal sutartį, dokumentų ar bylų perėmimo, atliktų darbų priėmimo, ekspertizės, nelaimingo atsitikimo, komercinis ir t.t.
Aktas rašomas blanke arba ne blanke. Akto data ir vieta turi atitikti akte surašytų darbų ir įvykių bei faktų datą ir vietą.
Akto tekstas paprastai susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalių ir išvadų. Akto teksto įvadinėje dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą rašo komisija, nurodomas jos sudarymo pagrindas, surašomi komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės. Akto teksto dėstomoji dalis gali būti skirstoma punktais. Išvadų dalyje apibendrinami faktai ir gali būti pateikiami siūlymai. Akto tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų kopijomis.
Aktą pasirašo visi įvadinėje akto dalyje įrašyti asmenys. Jei pasirašantis asmuo nesutinka su akto turiniu ar jo dalimi, jo parašo rekvizite prie parašo rašoma: „Pastabos pridedamos“, o pastabos surašomos atskirame lape.
Perdavimo ir priėmimo akte nurodomas veiksmų teisinis pagrindas, perduodantys ir priimantys asmenys, išdėstomas perdavimo iir priėmimo turinys. Akto tekstas gali būti papildytas priedais, pridedamais dokumentais. Perdavimo ir priėmimo (perėmimo) aktą pasirašo perduodantys ir priimantys asmenys. Kai perdavimas ir priėmimas vyksta tarp dviejų įstaigų, dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi taisyklėse nustatyta tvarka.
Perdavimo ir priėmimo aktai gali būti tvirtinami įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo žyma nerašoma, kai perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys.
SUTARTIS IR KONTRAKTAS
Samprata. Kasdienėje kalboje sąvokos susitarimas, sutartis vartojamos kaip sinonimai. Tai ne visai tikslu, nes susitarimas yra žodinis, o tikroji sutartis turi tam tikrus specifinius požymius. Kai šalys, sudarydamos sutartį, šiuo savo veiksmu siekia konkrečių, apibrėžtų ir abiejų šalių aiškiai suvokiamų pasekmių – teisių ar pareigų atsiradimo, pakeitimo ar pasibaigimo, galima kalbėti apie sutarties sudarymą. Veiksmai turi būti teisėti, t.y. juos atliekant, privalu laikytis įstatymuose numatytų reikalavimų (žr. 32 priedą).
Bendro, visuotinai priimto sutarties apibrėžimo nėra. Dabartinės lietuvių kalbos žodyne sutartis apibrėžiama, kaip dviejų ar daugiau asmenų susitarimas dėl teisinių santykių sukūrimo, pakeitimo ar panaikinimo.
Sutartis galima skirstyti ir grupuoti įvairiais pagrindais, pavyzdžiui, pagal pagal prievolių rūšis: pirkimo-pardavimo; tiekimo; mainų; nuomos; panaudos; rangos; gabenimo ir kt.
Pagrindiniai sutarties elementai: subjektai; turinys; forma.
Sutarties subjektai: fiziniai, juridiniai asmenys, t.y. visi ūkio subjektai.
Sutarties turinys: subjektų teisės ir pareigos, sudarančios sutarties sąlygų visumą.
Sutarties forma – tai objektyvus
subjektų valios reiškimo būdas. Labiausiai paplitusi rašytinė sutarties forma.
Sutartis rašytine forma būna paprasta ir notarinė. Paprasta vadiname dokumentą, kuriame raštu nurodomas subjektų pavadinimas, sutarties turinys, sudarymo data, šalių adresai ir parašai (žr. 3 priedą). Notaro patvirtinta sutartis sumažina apgavystės galimybę.
Paprastai sutartį sudaro šios dalys:
1. Dokumento pavadinimas.
2. Sutarties antraštė (pirkimo-pardavimo, tiekimo, techninio bendradarbiavimo ir kt.).
3. Data, sudarymo vieta, numeris.
4. Sutarties šalių įvardijimas (organizacijų pavadinimai ir jų trumpinimai).
5. Sutarties objektas (dalykas).
6. Sąlygos ir terminai – tiekimo, pervežimo, saugojimo, pakuotės, žymėjimo, reklamos ir rrealizacijos.
7. Mokėjimo sąlygos ir terminai, atsiskaitymų ypatumai ir tvarka.
8. Atliktų darbų priėmimo-perdavimo tvarka.
9. Šalių atsakomybė (taip pat sankcijos dėl neįvykdytų įsipareigojimų).
10. Garantijos, draudimas ir nenugalimosios aplinkybės.
11. Nuosavybės teisių perdavimas ir rizika.
12. Ginčų aiškinimo tvarka.
13. Juridiniai sutarties šalių adresai (pašto adresai, banko rekvizitai, faksų, telefonų numeriai).
14. Pareigūnų parašai (pareigos, parašai, vardai ir pavardės, datos), antspaudai.
Komercinės sutartys saugomos 3 metus po jų terminų pabaigos, jei buvo atliktas auditas (patikrinimas).
Sudarant sutartį su užsienio partneriu, ji vadinama kontraktu. Terminas kilęs iš lotyniško žodžio ccontractus – „sutartis“.
Kontraktu nustatomos sutarties šalių teisės ir pareigos bei jų vykdymo terminai.
Vidaus ir užsienio rinkose susitariančios šalys sudaro įvairius kontraktus. Dažniausiai sudaromas pirkimo-pardavimo kontraktas. Tai yra teisinė priemonė ūkiniams santykiams reguliuoti tiek šalyje, tiek už jos ribų. Sandoriai sudaromi vvadovaujantis laisvo apsisprendimo principu.
Kontrakte gali atsispindėti susitarimo charakteris, tiekimo sąlygos, terminai, transportavimas, pakuotė ir žymėjimas, kaina, kokybė, apmokėjimas, garantijos, teisės ir įsipareigojimai. Konkretaus kontrakto sudarymas paprastai prasideda nuo pasiūlymo sudaryti jį, t.y. nuo ofertos siuntimo (oferta: lot. offero – „siūlau“; tai raštiškas pasiūlymas tam tikromis sąlygomis sudaryti kontraktą). Ofertoje nurodomos pagrindinės sandėrio sąlygos. Kai kita kontrakto šalis priima pasiūlymą, tai vadinama susitarimu – akceptu (akceptas: lot. acceptus – „prisiimtas“[tai sutikimas su kitos šalies pasiūlymu sudaryti kontraktą]). Keistis dokumentais sutarties šalys gali paprastu ar elektroniniu paštu, telegrafu, telefaksu, telefonu. Svarbiausia, kad partneris būtų užtikrintas dėl informacijos tikrumo ir teisiškumo. Sutartiniai santykiai gali būti nustatomi, kai viena šalis pristato kontrakto projektą. Gavusi projektą, kita šalis jį peržiūri, jei neturi prieštatavimų, pasirašo. VVienas egzempliorius grąžinamas projekto rengėjai.
Rengiant ir pasirašant kontraktą, ypatingą dėmesį reikia skirti juridiniam teksto aspektui, vengti dviprasmiškų formuluočių, detaliai išdėstyti sutartinių santykių sąlygas, atidžiai patikrinti kontrahento – kontrakto šalies (lot. contrahens /kilm. contrahentis – „susitariantis/sutarties šalis“) juridinį adresą.
Paprastai tarptautinį komercinį kontraktą sudaro šios dalys:
1. Preambulė.
2. Kontrakto dalykas (objektas).
3. Kaina ir bendra kontrakto suma.
4. Prekių pristatymo terminai.
5. Apmokėjimo sąlygos.
6. Prekių pakuotė ir markiravimas.
7. Pardavėjo garantijos.
8. Sankcijos.
9. Draudimas.
10. Nenugalimos jėgos aplinkybės (force majore).
11. Kitos sąlygos
Kontraktų sudarymas su užsienio partneriais užima nemažai laiko dėl įvairių priežasčių. Paprastai kontrakto šalys palaipsniui ieško aabipusiškai priimtino varianto. Tam tikslui jos gali pasirašyti ketinimų protokolą, kuris yra svarbus dokumentas siekiant sudaryti kontraktą.
Užsienio šalių praktikoje galioja tam tikros normos ir taisyklės, kuriomis vadovaujasi viso pasaulio verslininkai. Svarbiausieji dokumentai yra bazinės tiekimo sąlygos (INCOTERMS) ir Vienos konvencija.
INCOTERMS (paskutinis taisymas ir papildymas 1990 metais) pagrindinis tikslas – nustatyti situaciją, kuriai esant laikoma, kad pardavėjas įvykdė savo įsipareigojimus ir pateikė prekę, taip pat universaliai ir vienareikšmiškai aprašyti abiejų sutarties šalių įsipareigojimus.
Vienos konvencija buvo pasirašyta 1980 metais dėl tarptautinių prekių pirkimo-pardavimo sutarčių, siekiant suvienodinti pirkimo-pardavimo kontrakto sudarymo procedūrą.
Sutartis su užsienio partneriais reikėtų saugoti 10 metų, nes kitų šalių ieškininiai terminai gali būti kiti.
