Dalykiniai raštai, laiškai, jų rūšys

Turinys

Darbo tikslai, uždaviniai ………………………… 3

1. Dalykiniai raštai ………………………… 3

2. Dalykiniai laiškai ………………………… 4

2.1 Blankas ………………………… 4

2.2 Laiško data ………………………… 5

2.3 Gavėjo įvardijimas (vardas) ir adresas ………………………. 5

2.4 Įžanginis kreipinys …………………………6

2.5 Pagrindinis laiško tekstas ………………………… 6

2.6 Parašas ………………………… 6

2.7 Užrašas ant voko ………………………… 7

3. Laiškų rūšys ………………………… 7

4. Išvados ………………………… 8

5. Priedai ………………………… 9

6. Naudota literatūra ………………………… 111. Dalykiniai raštai

Raštai paprastai siunčiami įstaigoms, kai klausimo negalime išspręsti nedokumentiniu būdu, t.y., kai rašytinė informacija turi išliekamąją vertę arba dokumente teikiamą informaciją būtina ppaliūdyti parašu ir antspaudu. Rašydami raštą, ko nors prašome, klausiame, informuojame, atsakome, primename. Pagal turinį ir paskirtį raštai skirstomi į:

 Iniciatyvinius;

 Atsakomuosius;

 Lydraščius.

Iniciatyviniai raštai rašomi, ko nors prašant, klausiant, primenant ir pan.

Atsakomuosius raštus įstaigos rašo, atsakydamos į iniciatyvinius dokumentus, pavyzdžiui, paklausimus, prašymus, ir pan. Šiuose raštuose visuomet pildoma gauto dokumento (paklausimo, prašymo ar kito dokumento) datos ir indekso nuoroda.

Siunčiant pagrindinius dokumentus (planą, ataskaitą, darbuotojų sąrašą, rekomendacija ir kt.) kitoms įstaigoms, rašomas lydraštis.

Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (įstaigos, jos struktūrinio padalinio) vardu daugiskaitos pirmojo aasmens forma (pvz.: Prašome pranešti., Prašome atsiųsti., Siunčiame.) arba trečiojo asmens forma.

Raštai turi būti aiškūs, trumpi, paprastai neilgesni kaip dviejų puslapių. Tais atvejais, kai reikia išsamiai išanalizuoti klausimą, detaliai pagrįsti pasiūlymus, prašymus, raštas gali būti ilgesnis. Raštas, kad būtų paprasčiau jjį vykdyti, rašomas tik vienu klausimu. Jeigu siunčiamas raštas papildo anksčiau išsiųstą raštą, tai būtina nurodyti ankstesniojo rašto numerį, datą ir trumpą turinį.

Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu „PRIDEDAMA“, pavyzdžiui:

PRIDEDAMA. 3 lapai.

Jei pridedama daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas jų skaičius, pavyzdžiui:

PRIDEDAMA. 4 lapai, 3 egz.

Jei pridedamas dokumentas turi savo priedą, visa tai pažymima ir nurodomas bendras lapų skaičius, pavyzdžiui:

PRIDEDAMA. Dokumentų perdavimo ir priėmimo aktas ir jo priedas, iš viso 5 lapai.

Jei pridedamas dokumentas subrošiuruotas, nurodomas puslapių skaičius, pavyzdžiui:

PRIDEDAMA. Seimo kontrolierių įstaigos ataskaita, 32 puslapiai.

Jei pridedamas dokumentas siunčiamas ne visiems dokumente nurodytiems adresatams, nurodomas konkretus adresatas, pavyzdžiui:

PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 eegz. Finansų ministerijai.

Raštą pasirašo įstaigos vadovas arba jo pavaduotojai, priklausomai nuo adresato ir rašto turinio. Kai raštas rengiamas organizacijos vardu ir siunčiamas aukštesniajai organizacijai, jį pasirašo vadovas arba kitas teisiniais aktais įgaliotas darbuotojas. Kai raštas rengiamas struktūrinio padalinio vardu, jį pasirašo to padalinio vadovas.

Jei rašomas raštas, kuriuo organizacija įsipareigoja mokėti už atliktą darbą, jį pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausias buhalteris. Raštas liudijamas antspaudu.

Kai to paties turinio raštas siunčiamas keliems adresatams, pasirašomas kiekvienas egzempliorius.2. Dalykiniai laiškai

2.1 Blankas

Dalykiniai (verslo) laiškai paprastai rašomi aant blankų, išspausdintų tipografiniu būdu.

Viršutinėje blanko dalyje paprastai ypatingu šriftu užrašomas oficialiai registruotas firmos/organizacijos pavadinimas. Vėliau susirašinėjant ir įforminant įvairius dokumentus reikia naudotis tokiu firmos/organizacijos pavadinimu, koks užrašytas ant blanko.

Greta pilno, oficialiai užregistruoto firmos/organizacijos pavadinimo nurodomas jos sutrumpintas pavadinimas arba simbolis, taip pat tokia informacija:

 Trumpa firmos/organizacijos/kompanijos komercinės veiklos charakteristika;

 Pašto adresas;

 Telefono numeris;

 Fakso numeris;

 Banko ryšio numeris (ant banko blanko) pagal S.W.I.F.T.;

Kartais visa arba dalis šios informacijos būna parašyta blanko apačioje.

Labai dažnai blanko viršuje po antrašte (pavadinimu) pateikiama informacija, kam adresuojami atsakymai.

Firmos pašto adresas užrašomas blanko antraštėje pagal bendras adresų rašymo taisykles. Prieš telefono numerį paprastai rašomas santrumpa Tel. Fakso aparato numeris paprastai nurodomas po žodžio Fax.2.2 Laiško data

Laiško data paprastai nurodoma dešinėje blanko pusėje po antrašte. Priimtini tokie datos užrašymai:

 2003 rugsėjo 12;

 2003-09-12.2.3 Gavėjo įvardijimas (vardas) ir adresas

Gavėjo įvardijimas (vardas) ir adresas rašomas kairėje lapo pusėje stulpeliu po nuorodos.

Labai svarbu tiksliai nurodyti pašto indeksą adreso pabaigoje, aiškiai užrašyti raides ir skaičius. Adresas turi būti pakartotas toks, koks nurodytas ant gauto laiško blanko.

Jei laiškas adresuojamas konkrečiam asmeniui arba skyriui, jis (asmuo arba skyrius) nurodomas adreso pradžioje.

Kartais, nors laiškas adresuotas firmai, nurodoma pareigūno, kuriam šis laiškas tiesiogiai skirtas, pavrdė.2.4 Įžanginis kreipinys

Laiškuose vartojami tokie įžanginiai kreipiniai:

 Gerbiamas pone;

 Gerbiami kolegos;

 Gerbiamas Mickevičiau;

Be to, verta paminėti, kad daugelis laiškų gavėjų tturi tam tikrus kvalifikacinius vardus. Todėl juos reikėtų rašyti, pavyzdžiui:

 Gerbiamas daktare;

 Gerbiamas mere;

 Gerbiamas profesoriau;

 Gerbiamas teisėjau.2.5 Pagrindinis laiško tekstas

Po bendro laiško turinio nuorodų dėstomas pats laiškas. Paprastai laišką sudaro dvi ar daugiau pastraipų. Kiekviena pastraipa išreiškia vieną užbaigtą mintį.

Specialistai pabrėžia, kad labai svarbus yra laiško tonas. Jis privalo būti pozityvus ir ramus.

Laiškas turi būti trumpas, logiškas ir aiškus. Tačiau pernelyg didelis dėstymo lakoniškumas nepasiteisino, nes gali kilti papildomų klausimų, atsirasti papildomo susirašinėjimo ir užsitęsti klausimo sprendimas.

Laiško tekste pirmenybė teikiama trumpiems sakiniams. Rekomenduojama rašyti trumpais sakiniais, juos derinant su sudėtiniais.

Laiškų kalba pastaruoju metu vis kabiau panašėja į šnekamąją. Todėl laiško stilius neturi būti pernelyg oficialus arba išdidus.2.6 Parašas

Pasirašoma po pagrindiniu laiško tekstu, per vidurį. Toje pačioje eilutėje kairėje pusėje užrašomos pareigūno pareigos, skyrius, departamentas. Iš dešinės vardas, pavardė.2.7 Užrašas ant voko

Dešiniajame viršutiniame voko kampe klijuojamas pašto ženklas arba vietoj jo dedamas spaudas.

Adresato vardas ir jo pašto adresas nurodomas voko centre. Siuntėjo adresas rašomas arba kitoje voko pusėje, arba viršutiniame kairiajame kampe.3. Laiškų rūšys

Bet kokiam dalykiniam laiškui, dokumentui keliami tokie reikalavimai: pirma, laiškas ar dokumentas turi perduoti reikalingą informaciją, antra, sukurti autoriaus įvaizdį.

Visus laiškus sąliginai galima sugrupuoti į tokias grupes (rūšis):

 Prekybos susitarimai, sandoriai, kontraktai ir kita panaši korespondencija;

 Atsakomieji padėkos laiškai;

 Sveikinimai;

 Atsiprašymai;

 Reikalavimai ir paklausimai.

Šias grupes (rūšis) savo ruožtu ggalima suskirstyti į dvi kategorijas:

 Formalūs;

 Neformalūs.

Tarnybinius raštus taip pat galima suskirstyti į atskiras grupes (rūšis):

 Potvarkiai dėl kadrų, įstaigos vidaus tvarkos, darbo taisyklių;

 Padėkos ir sveikinimai;

 Priminimai, prašymai.

Neformalioje korespondencijoje paprastai vartojama santrumpos, paprasti, maloniniai žodžiai, kurie kuria artimos pažinties atmosferą. Tokie žodžiai, kaip puikus, žavus, nepriekaištingas suartina laiško autorių ir jo adresatą.4. Išvados

Kiekvienas dalykinis laiškas rašomas norint ką nors realizuoti, pasiekti arba ką nors pasiūlyti. Tai gali būti ne tik automobilis, draudimo polisas, marketingo programa, bet ir įvaizdis, dalyvavimas parodoje arba labdaros organizacijoje, palaikymas ar rėmimas darbe ir kt.

Teisingai parašytas laiškas nesiskiria nuo gero reklamos skelbimo. Egzistuoja tam tikros laiškų rengimo taisyklės, kurių tikslas – atkreipti ir pritraukti adresato dėmesį, skatinti jį veikti. Kiekvieną šių taisyklių galima išreikšti vienu žodžiu :

 Dėmesys;

 Interesas;

 Prašymas;

 Veiksmas.

Laiško autorius privalo sudominti skaitytoją. Pirmoji laiško rašymo taisyklė skelbia, kad įvadinė laiško frazė turi intriguoti skaitytoją ir atkreipti jo dėmesį. Teisingai parašytą laišką atskiriame iš pirmojo sakinio arba pirmosios pastraipos.

Teisingai parašyti dalykiniai laiškai (taip pat ir tarnybiniai raštai) kuriami pagal vieną schemą. Pirmosios laiško eilutės privalo patraukti dėmesį, po jų sekantis sakinys ar keli sakiniai – sužadinti skaitytojo interesą, kitose dviejuose pastraipose išsakomas prašymas, o paskutinė laiško dalis verčia skaitytoją veikti.5. Priedai

Rašto pavyzdys

AKCINĖ BENDROVĖ „MOLESTA “

Statybininkų g. 9, Molėtai LT-4150, Tel. 838352264, Fax.

UAB „Melinga“ direktoriui 2003-05-13 Nr. 1-02

T. Valiaugai

DĖL STATYBŲ VILNIAUS MIESTO CENTRE

Siunčiame statybų Vilniaus miesto center planus.

PRIDEDAMA:

1. Planas, 12 lapų, 2 egz.

2. Plano įvykdymo sutarties sąlygos, 3 lapai, 1 egz.

Direktorius (parašas) Antanas Bimbiris

Laiško pavyzdys

UAB MELINGA

Melioratorių 11a-19, LT-4150 Molėtai, Tel. (8-671)03365

AB MOLESTA

Statybininkų g 9,

Molėtai LT-4150 2003-09-12

Gerb. direktoriau,

Mes norėjome pasiteirauti ar dar galioja Jūsų bendrovės 2002 metų katalogas. Jei taip tai mes norėtume užsisakyti prekių. Jei ne, prašome atsiųsti naują katalogą.

Marketingo skyriaus vadovė (parašas) Inga Steiblytė6. Naudota literatūra

1. M. Čeikauskienė „Verslo korspondencija ir kontraktai ((1)

2. V. Chreptavičienė „Dalykinė komunikacija organizacijoje“

3. L. Žiburkienė „Biznio korespondencija“

4. S. Pischel „Verslo korespondencija vokiškai ir lietuviškai“

5. B. Abegg, M. Benford „Verslo laiškai anglų kalba: