FORMALI IR NEFORMALI KOMUNIKACIJA VERSLO ORGANIZACIJOJE

Kiekvienos organizacijos egzistavimui bei efektyviam darbui reikalinga yra tiksli, kokybiška informacija bei nenutrūkstamas keitimasis ja, tai yra komunikavimas. Galima teigti, kad be komunikacijos šiuolaikinė organizacija tiesiog negalėtų egzistuoti.

Komunikacija organizacijoje yra apibūdinama taip: tai keitimasis informacija, žiniomis ir

patyrimu organizacijos viduje.

Komunikacija organizacijoje gali būti verbalinė, neverbalinė, vienpusė, abipusė, vertikali, horizontali , formali arba neformali.

Neformali komunikacija – yra oficialiai nesankcionuota komunikacija organizacijos viduje. Viena iš jos rūšių yra gandų tinklai.

Formali komunikacija – yra patvirtinta ir dažniausiai kontroliuojama oorganizacijos vadovų.

Formali komunikacija

Kaip formalios komunikacijos pavyzdį galima būtų pateikti informacinius biuletenius, reguliarias ataskaitas, tarnybinius pasitarimus ir pokalbius. Visa šita informacija yra perduodama formaliais komunikacijos kanalais.

Formali komunikacija turi savo privalumų ir trūkumų.

Trūkumai – informacija negali laisvai tekėti tarp įvairių organizacijos lygių, o taip pat kartais aukštesnio lygio vadovų nepasiekia ta informacija, kurią jie turėtų žinoti. Tačiau tai gali būti laikoma ir privalumu, nes aukštesnio lygio vadovai nepaskęsta informacijos pertekliuje.

Aptariant formalią komunikaciją negalima aplenkti informacijos perdavimo klausimo. Didelėse organizacijose administracinės instrukcijos ppaprastai nurodo, kas ir kam turi oficialiai rašyti dokumentus, kas ir kam, kokiais atvejais turi atsiskaityti, kas perduoda informaciją t.t. Šiuo tikslu dažnai naudojamos standartinės formos. Standartinės formos yra apibūdinamos taip: tai vienas iš svarbiausių perduodamų žinių formalizacijos būdų, o ttaip jos gali būti vertinamos kaip pasikeitimo informacija aukščiausios formalizacijos lygis, kadangi ji beveik nieko nepalieka iniciatoriaus nuožiūrai. Į šias formas dažniausiai ir yra surašoma informacija.

Standartinės formos turi daug pranašumų:

· dažnai rašant pasikartojantį tekstą , ši forma padeda taupyti laiką

· blankai naudingi yra ir informacijos gavėjui, nes jis gali patikslinti ir palyginti turimą informaciją

· informaciją, kuri yra būtina priimant sprendimą, galima atsirinkti panaudojant tas formas bei aukštos kvalifikacijos specialistus

Tačiau toks informacijos perdavimo būdas turi ir savo trūkumų:

· bet kurios standartinės formos savaime reiškia nelankstumą. Taip yra todėl, kad formoje tiksliai nurodyta, kokią informaciją ir kokiu būdu reikia perduoti

· negalima gauti papildomos informacijos

Taigi tokia forma palengvina ir pagreitina informacijos surinkimą, palyginimą, analizę, todėl ją naudojant galima pateikti pasiūlymus įvairiais klausimais: valdymo, tarpusavio santykių gerinimo, organizacijos veiklos eefektyvumo t.t.

Kalbant apie formalią komunikaciją galima taip pat paminėti formalius mažų grupių tinklus.

Galima išskirti tris tinklus: grandinė, ratas ir daugiakanalis.

Grandinė Ratas Daugiakanalis

Grandinė – griežtai atkartoja valdymo grandinę, ją galima rasti trijų lygių organizacijose, naudojama, kai svarbiausia yra tikslumas.

Ratas – jame yra centrinė figūra, kuri yra visos grupės komunikavimo perdavimo kanalas, tai leidžia atsirasti lyderiui.

Daugiakanalis – leidžia visiems grupė nariams aktyviai bendrauti vienas su kitu ir labiausiai tinkamas, kai organizacijai rūpi didelis grupės narių pasitenkinimas darbu.

Bet iš tikrųjų nėra kkokio nors vieno tinklo, geriausiai tinkančio visiems atvejams.

Prie formalios komunikacijos taip pat yra priskiriama vertikali komunikacija (komunikacija skirtinguose hierarchijos lygiuose, pvz. tarp darbuotojų ir vadovų).

Čia vadovai gali patarti, informuoti, instruktuoti darbuotojus, pateikti jiems žinių apie organizacijos tikslus ir politiką.

Darbuotojai gali perduoti savo vadovams ataskaitas apie atliktą darbą, įvairius pasiūlymus arba informuoti apie iškilusias problemas.

Neformali komunikacija

Labai dažnai prie neformalios komunikacijos būna priskiriama horizontali komunikacija (komunikacija tarp to paties lygmens darbuotojų), atsižvelgiant į tai, jog horizonatli komunikacija yra sukuriama neformaliai, tam , kad būtų galima aplenkti vertikalią komunikaciją ir paspartinti veiksmus bei informacijos perdavimą.

Prie neformalios komunikcijos taip pat yra priskiriaimi gandai.

Gandai – vienų asmenų kitiems perduodama informacija apie kokius nors neaiškius įvykius, kurių patikimumas nėra patikrintas.

Nepaisant to, kad gandai yra perduodami neformaliais komunikacijos kanalais, jie yra gana svarbus informacijos šaltinis.

Pavyzdžiui, neseniai atlikto tyrimo metu paaiškėjo, kad 75% darbuotojų naujienas apie organizacijos reikalus pirmiausia išgirsta per gandus.

Taip pat buvo atliktas kitas tyrimas, kuris parodė, jog tik 10% vadovų atlieka tarpininko vaidmenį t.y perduoda turimą informaciją daugiau nei vienam asmeniui.

Ir išvis yra įrodyta, kad maždaug 80-90% gandų nėra iškreipti, o yra tikslūs ir atitinka tikrovę.

Gandai gali vykti įvairiomis kryptimis: vertikaliai, horizontaliai arba įstrižai. Jie gali sklisti tiek tarp darbuotojų, tiek tarp vadovų.

Žinoma, gandus ssunku yra kontoliuoti, tačiau informacija jų kanalais sklinda greičiau nei formaliaisiais komunikacijos kanalais.

Kodėl atsiranda gandai?

Gandai atsiranda dėl noro gauti informacijos aktualiomis temomis, taip pat jeigu oficialiosios informacijos priemonės nesuteikia informacijos apie organizacijos narius dominančius įvykius (tai gali būti informacija apie būsimus paaukštinimus, būsimą darbuotojų atleidimą, kas bus paskirtas nauju viršininku, kaip bus perskirstytos darbo užduotys t.t).

Taigi galime pastebėti kelis gandų bruožus:

· jų nekontroliuoja vadovybė

· darbuotojai jais kartais pasitiki labiau nei oficialiais vadovybės pranešimais

· jie dažniausiai tarnauja organizacijoje esančių žmonių interesams

Išvados

Atvira, veiksminga komunikacija yra didelis organizacijos turtas, didele dalimi prisidedantis prie organizacijos tikslų sėkmingo įgyvendinimo. Tai yra vienas svarbiausių veiksnių, užtikrinantis efektyvų organizacijos darbą. Tai yra varomoji organizacijos jėga. Neformali komunikacija padeda greičiau perduoti informaciją, skatina kūrybiškumą, inovacijas, padeda kurti organizacijos narių tarpusavio santykius. Be formalios komunikacijos irgi negalima išsiversti, nes ji sudaro tam tikrą pagrindą. Taigi ir formali, ir neformali komunikacija yra gana svarbios kiekvienoje organizacijoje ir jos turi būti derinamos tarpusavy.