RAŠTVEDYBA
RAŠTVEDYBOS SAMPRATA, JOS REIKŠMĖ VALDYMO ORGANIZAVIME
Kaip drabužis atspindi žmogaus charakterį, skonį, taip ir kanceliariniai dalykai, raštvedybos stilius daug pasako apie įmonę, joje dirbančių žmonių kultūrą ir išsilavinimą. Rengdami gerus ir visaverčius dokumentus ne tik kasdieniniam gyvenimui, valdymo funkcijoms atlikti, bet ir ateinančioms kartoms, paliksime gerus, kokybiškus istorijos šaltinius.
Dokumentai yra ir darbo priemonė, ir rezultatas. Nuo to, ar greitai ir kokybiškai darbuotojas mokės parengti dokumentą, didžia dalimi priklausys ir organizacijos darbo sėkmė: valdymo kokybė, jo efektyvumas bei organizacijos autoritetas.
Tinkamas dokumentų parengimas rreikalauja gerai mokėti ir tinkamai vartoti kanceliarinę kalbą. Šios kalbos vartojimas žodine forma yra paprastesnis, o ją vartoti raštu, rengiant dokumentus, dėl įvairių kanceliarinės kalbos ypatumų ir nustatyų raštvedybos reikalavimų yra gerokai sudėtingiau. Kadangi dokumentai konkrečius dalykus ar reiškinius spaudžia į tam tikrus rėmus, čia vartojamos ne tik apibrėžtos sąlygos ar terminai, bet ir standartiniai posakiai. Kanceliarinę kalbą veikia ir dokumentų įforminimo reikalavimai.
Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio ddirektoriaus 2001 m. kovo 30 d. Šios taisyklės parengto Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, Viešojo administravimo įstatymu, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymu, kitais įstatymais ir teisės norminiais aktais, tarptautiniu standartu ISO 15489-1:2001.
Pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo rreikalavimus nustato Raštvedybos taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr.88.
Šiose taisyklėse vartojama tokia raštvedybos sąvoka:
Raštvedyba- įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.
Raštvedybos objektas – dokumentas.
Rekvizitas- dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.
Blankas- nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju.
Dokumento sudarytojas- kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus.
Raštvedybos organizavimo tikslai:
1. Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus.
2. Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų.
3. Užtikrinti skaidrią ir efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus.
4. Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų uužtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ar juridinių asmenų teisės.
Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo.
Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir raštvedybos reikalavimus įstaigos vadovas:
1. Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių, darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę.
2. Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus.
3. Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems darbuotojams, pperduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant dokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų.
4. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus.
5. Sudaro nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (DEK), dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti bei tvirtina jos nuostatus.
Dokumentų rengimo ir įforminio taisyklėse dokumentai sugrupuoti sekančiai:
Tvarkomieji dokumentai- institucijų, organizacijų, įstaigų vadovų leidžiami teisės aktai (dokumentai) viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti ( nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai, nurodymai).
Organizaciniai dokumentai- tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami dok., nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas ( nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai).
Informaciniai dokumentai- įstaigų siunčiamieji ir vidaus dok., kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis ( raštai, pažymos, aktai, protokolai, prašymai, pasiaiškinimai, paaiškinimai, tarnybiniai pranešimai, protokolo išrašai, gyvenimo aprašymai, charakteristikos).
Dokumentai įforminami tokių formatų : A4 (210×297); A5 (148×210) ir A4L(297×210).
Paraštės: kairioji – 30 mm; dešinioji- ne mažiau 10 mm, viršutinė – 20, apatinė ne mažiau 20 mm.
Spausdinami tik 1 lapo pusėje, ( išskyrus kai kurias žymas, nuorodas).
Numeruojamas II-asis ir tolesni lapai. Numeruojami viršut. paraštės viduryje arabiškais sk., be taškų ir brūkšnelių.
Rekvizitų išdėstymo būdai:
Išilginis centruotas- kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių;
Kampinis vėliavinis- kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.
Intervalas- ne mažiau kaip viena eeilutė tarp rekvizitų.
DOKUMENTŲ REKVIZITAI
1. Herbas (valstybės ar savivaldybės) arba prekių ženklas. Spausdinamas po viršutine parašte, lapo viduryje. Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes. Kartu nespausdinami.
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo ar ženklo rekvizitu, jei šis rekv. išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje. Jei ženklas išspausdintas kairėje pusėje, dokumento sudarytojas rašomas šalia ženklo. Kai herbas ar prekių ženklas nespausdinamas, dok. sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte. Šis rekvizitas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali būti didesnėmis nei kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu. Jei dok. sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę:
VILNIAUS UNIVERSITETO
KAUNO HUMANITARINIS FAKULTETAS
Kai dok.sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas ar kitas tarnautojas, rašomas pareigų pavadinimas, nurodant jų priklausomybę:
KAUNO MIESTO MERAS arba
VILNIAUS UNIVERSITETO
KAUNO HUMANITARINIO FAKULTETO
DEKANAS
Kai dok. sudarytojas yra komisija:
ŽURNALISTŲ ETIKOS KOMISIJA
arba
VALSTYBINIŲ EGZAMINŲ KOMISIJA
Kai dokumento sudarytojas yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip 1 eilutės intervalu.
3. Įstaigos duomenys- tai įstaigos kodas, buveinės adresas, telefonų ir faksų numeriai, elektroninio pašto adresas ir kita reikalinga informacija. Šis rekvizitas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba apatinėje lapo paraštėje. Rašoma mažesnėmis nei kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.
Kodas 6001088 Savanorių ppr. 117 LT- 3001 Kaunas Tel. 20 56 14 Faks. 20 56 15
4. Specialioji žyma- rašoma pirmo lapo viršutinėje paraštėje dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas,pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija
5. Priedo žyma- rašoma pirmo lapo viršutinėje paraštėje dešinėje pusėje . Priedo žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis “priedas”. Žyma išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu, žodis”priedas” rašomas kartu su eilės numeriu, pvz.:
Vidaus darbo taisyklių Gamybinės praktikos ataskaitos
1 priedas arba 2 priedas
6. Dokumento gavimo registracijos žyma – rašoma viršutinėje pirmo lapo paraštėje (dešinėje) arba dedamas spaudas. Įstaigos pavadinimas
Gauta
————Nr.———
7. Dokumento pavadinimas- jį sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė:
ĮSAKYMAS
DĖL STUDENTŲ BRAUKIMO
Arba
ĮSAKYMAS
DĖL DIPLOMINIŲ DARBŲ VADOVŲ SKYRIMO
Arba
PAŽYMA
APIE GAUTAS PAJAMAS
Arba
KATEDROS POSĖDŽIO
PROTOKOLAS
Dokumento pavadinimas rašomas išilginiu centruotu būdu.
Tvarkomųjų ir informacinių vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.
Siunčiamų informacinių dokumentų (yra adresato rekvizitas), pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.
Kauno mokesčių inspekcijai
PAŽYMA
APIE GAUTAS PAJAMAS
Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.
TVIRTINU
Direktorius
(parašas)
(Vardas ir pavardė)
BYLŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO
AKTAS
Raštuose dok. pavadinimas nerašomas. Teksto antraštė pradedama prielinksniu “DĖL” ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis nuo kairiosios paraštės, plotas neribojamas (horizontalia kryptimi). Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė nerašoma.
8. Dokumento data rašoma po dok. pavadinimu ir kartu su dok. regitracijos numeriu rašoma išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei duomenys
rašomi apačioje, dok data rašoma po dokumento sudarytoju dešinėje pusėje. 2001 -05 –05 (arabiškais skaitmenimis) arba 2001 m. gegužės 5 d. (mišrusis būdas). Pastarajame vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio.
9. Dok. registracijos numeris- rašomas šalia datos. Nr. 1- 205. (1 – registracijos žurnalo numeris pagal patvirtintą sąrašą, 205- dokumento registravimo eilės numeris). Gali būti papildoma paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose: Nr. 1- 205 –(03). Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iiš registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito: Nr. 1 –205/ 1- 35.
10. Gauto dokumento nuoroda- rašoma atsakomuosiose raštuose ar siunčiamuose informaciniuose dokumentuose, kurie turi adresato rekvizitą. Rašoma po dokumento datos ir reg. Nr. rekvizito dešinėje lapo pusėje.
2001 –05 –05 Nr.1-15
Į 2001 – 05- 02 Nr. 2-72
Arba Į 2001 – 05 –02 prašymą (jei nėra gauto dok. reg. Nr.), o jei nėra gauto dok. datos ir reg. Nr.: Į 2001 –05 -02 gautą prašymą.
11. Dokumento sudarymo vieta rašoma mažosiomis raidėmis po dok. datos iir reg. Nr. išilginiu centruotu būdu. Dok. sudarymo vieta rašoma tvarkomuosiuose ir informaciniuose įstaigos vidaus dokumentuose. Pvz. : Kaunas, Vilnius.
12. Adresatas- rašomas kairėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu, o jei duomenys apatinėje paraštėje, rašoma po dokumento sudarytojo rekvizitu. Rašomas mažosiomis rraidėmis, kampiniu vėliaviniu būdu. Jei rašomi keli adresatai, jie atskiriami ne mažesniu kaip 1 eilutės intervalu. Kai dok. adresuojamas įstaigai, rašoma naudininko linksniu :
Vilniaus universitetui.
Kai rašoma įstaigos struktūriniam padaliniui :
Vilniaus universiteto
Kauno humanitariniam fakultetui
Šiuo atveju įstaigos pavadinimas kilmininko linksniu, o struktūrinio padalinio pavadinimas naudininko linksniu. Kai adresuojama konkrečiam pareigūnui ar tarnautojui, rašomas pilnas pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu:
Akcinės bendrovės “Smilga”
Finansų skyriaus viršininkui
J. Jonaičiui
Gali būti papildoma ir įmonės adresu.
Turi būti nurodomas adresas, kai adresuojama fiziniam asmeniui:
J. Jonaičiui
Algirdo g. 12- 25
LT – 2009 Vilnius
13. Rezoliucija- rašoma ranka lapo dešinėje pusėje J. Jonaičiui
Parengti atsakymą
Iki 2001 – 05 –10
(parašas)
(data)
14. Dokumento tvirtinimo žyma- rašoma dešinėje lapo pusėje virš dokumento pavadinimo. Žyma rašoma kampiniu vėliaviniu būdu. TVIRTINU
A.V. Direktorius
(parašas)
(vardas iir pavardė)
arba, kai dok. tvirtinamas tvarkomuoju dokumentu rašoma PATVIRTINTA, tvarkomojo dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data, dokumento rūšies pavadinimas ir dokumento registracijos numeris:
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vertybinių
popierių komisijos 2001 m. kovo 5 d.
nutarimu Nr. 2-71
Kai dokumento forma tvirtinama tvarkomuoju dokumentu, formos viršutinės paraštės dešinėje pusėje nurodoma formą patvirtinantis teisės aktas:
Forma patvirtinta Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro 2001 m. kovo 20 d.
įsakymu Nr. 1 –15
15. Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) rašomas po dokumento datos, reg. Nr., sudarymo vietos, raštuose – po antraštės rrekvizitais. Teksto pastraipos spausdinamos vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairės paraštės. Tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Skyriai ir skirsniai rašomi romėniškais skaitmenimis (I,II, III) iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, išilginiu centruotu būdu.
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
Punktai žymimi arabiškais sk., po sk. –taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide.
16. Parašo rekvizitas rašomas po dokumento tekstu:
Parašo rekv. sudaro dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė.
Direktorius (parašas) (Vardas ir pavardė)
Kai dok. pasirašo laikinai eiti preigas paskirtas tarnautojas:
L.e. direktoriaus pareigas (parašas) (Vardas ir pavardė)
Arba
Direktoriaus pavaduotojas
l.e. direktoriaus pareigas (parašas) (vardas ir pavardė)
Jei patvirtintoje spausdintoje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo nei formoje įrašyta, po juo rašomas kitas parašo rekvizitas ( gali būti ranka):
Viršininkas (parašas) (vardas ir pavardė)
Viršininko pavaduotojas (parašas) (vardas ir pavardė)
Kai dokumentą pasirašo komisija:
Komisijos pirmininkas (parašas) (Vardas ir pavardė)
Nariai (parašas) (Vardas ir pavardė)
(“) (“)
Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys (“) (“)
Komisijos pasirašyto dokumento antrame egz. parašo rekvizito vietoje dedamas už įstaigos raštvedybą atsakingo struktūrinio padalinio antspaudas.
17. Dokumento suderinimo žyma- rašoma po parašo rekv., orgnizaciniuose dok. po brūkšniu. Nuo kairės paraštės, kampiniu vėliaviniu būdu:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos kultūros ministras
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
Kai suderinimas patvirtinamas įstaigos raštu, pasirašyto jos vadovo:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
finansų ministerijos
2001 –05 –03 raštu Nr.3-152
18.Viza – rašoma po parašo rekv.kampiniu vėliaviniu būdu, sudaro tarnautojo parašas, vardas ir pavardė, data, jei reikia ir pareigų ppavadinimas. Gali būti rašoma ranka.
(parašas) Ekspertų komisijos pirmininkas
(vardas ir pavardė) arba (parašas)
(data) (vardas ir pavardė)
(data)
kai vizuojantis tarnautojas dėl dokumento turi atskirą nuomonę:
Pastabos pridedamos
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
19. Supažindinimo žyma rašoma po parašo rekvizitu laisvame plote, kampiniu vėliaviniu būdu:
Susipažinau arba Sutinku (Nesutinku)
(parašas) (parašas)
(vardas ir pavardė) (vardas ir pavardė)
(data) (data)
Įstaigos vadovui pavedus supažindinti su dok. darbuotojus, supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje:
Susipažinome
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
20. Rengėjo nuoroda rašoma paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės.
Jonė Jonaitytė, 32 52 81, faks. 32 52 80, el.p. akademija@vadis.lt.
21. Dokumento paieškos nuoroda rašoma pirmo lapo apat. parašt., dešinėje pusėje:
finansai14.doc
Jei apat.paraštėje rašomi duomenys apie įstaigą, tai rengėjo nuoroda rašoma virš apat.paraštės, dešinėje.
22.Kopijos tikrumo žyma- rašoma, kai reikia paliudyti įstaigos dokumento kopijos tikrumą ar gauto dokumento tikrumą. Rašoma apatinėje dok.dalyje, laisvame plote.
Tikra
(pareigų pavadinimas) A.V.
(parašas)
(vardas ir pavardė)
(data)
Jei dok.susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje rašoma “Tikra” ir pasirašoma, o paskutiniame lape rašoma pilna kopijos tikrumo žyma.
TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS
Tvarkomieji dok. įforminami blanke. A4 arba A5 formate.
Privalomi blanko rekvizitai:
1. H arba Ž
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas (kolegiali institucija, įstaigos vadovas ar kitas tarnautojas, turintis teisę leisti tvark. dok.)
Tvarkomiejų dok. įforminamų blanke rekvizitai yra:
1. Dok. pavadinimas (su teksto antrašte)
2. Dok.data
3. Registracijos Nr.
4. Dok. sudarymo vieta
5. Tekstas
6. Parašas
Kai dokumento sudarytojas yra kelios įstaigos (įstaigų vadovai) dokumentas įforminamas ne blanke.
Tvarkomieji dok. gali būti papildyti šiais rekvizitais:
1. specialiąja žyma;
2. suderinimo žyma;
3. vizomis;
4. supažindinimo žyma;
5. dokumento paieškos nnuoroda;
6. dok.gavimo registracijos žyma;
7. rezoliucija.
Tvarkomųjų dok. data rašoma mišriuoju būdu (2001 m. gegužės 12 d.)
Tvarkomųjų dok. tekstas gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir papunkčiais. Tekste negali būti priedų nuorodų. Pvz., kai tv.dok. tvirtinamas kitas dokumentas:
T v i r t i n u pridedamus:
1. Bibliotekos ekspertų komisijos nuostatus
2.
3.
arba:
T v i r t i n u Vidaus darbo taisykles (pridedama)
Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialaus paskelbimo šaltinio pavadinimą.
ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS
Privalomi rekvizitai :
1. dokumento pavadinimas,
2. tvirtinimo žyma,
3. dokumento tekstas.
Gali būti papildyti šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.
Organizaciniai dokumentai įforminame ne blanke, nėra parašo rekvizito. Priedo žyma nerašoma, nes jie nėra tvarkomųjų dokumentų priedai. Gali turėti priedų, kurie nurodomi dokumento tekste, pvz.: (3 priedas).
Turinys dėstomas tekstu (negali būti lentelių, grafikų, brėžinių). Tekstas skirstomas skyriais, skirsniais, punktais, jų pastraipomis, papunkčiais.
Organizacinių dok. teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu po tekstu, ties jo viduriu.
INFORMACINIŲ DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS
SIUNČIAMIEJI. Rašomi blanke, turi adresatą, išskyrus, jei šiuos dok. rašo kelios įstaigos. A4 arba A5.
Blankas turi šiuos rekvizitus:
1. H (E)
2. Dok.sudarytojo pavadinimą,
3. Įstaigos duomenis.
Jei su užsieniu: dok. sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ( pirma lietuvių k., po to užsienio k.). Kiti rekvizitai- pasirinkta užsienio kalba.
Siunčiamųjų dok.,
įforminamų blanke rekvizitai:
1. Adresatas
2. Dokumento pavadinimas (raštuose- antraštė, išskyrus lydraščius)
3. Dokumento data, registracijos Nr.
4. Gauto dokumento nuoroda ( atsakomuosiuose dok.)
5. Dok.tekstas
6. Parašas
7. Rengėjo nuoroda ( išskyrus atvejus, kai dok. rengėjas yra įstaigos vadovas).
Gali būti papildyti :
1. Specialiąja žyma
2. Dokumento gavimo registracijos žyma
3. rezoliucija
4. vizomis
5. dokumento paieškos nuoroda.
Rašto tekstas susideda iš dviejų, tarpusavyje susijusių dalių. Pirmoje išvardijami faktai, kuo reminatis parašytas raštas, o antroje daromos išvados, pateikiami siūlymai arba išdėstomas prašymas. Kartais pirmos dalies gali ir nebūti.
Rašto stilius turi būti neutralaus tono, be asmeniškumo.
Tekstas rašomas įstaigos ar struktūrinio padalinio vardu, daugiskaitos pirmojo asmens forma: SSiunčiame, prašome, mokykla neprieštarauja ir t.t.
Jei rašte nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai, ir jie tekste įvardijami, paskutinėje pastraipoje rašoma:
PRIDEDAMA. 3 lapai
Arba
PRIDEDAMA. 4 lapai, 2 egz.
Kai tekste neįvardijama:
PRIDEDAMA:
1. Baigiamųjų bakalauro darbų temos, 3 lapai.
2. Studentų sąrašai, 8 lapai, 2 egz.
Jei su voku
PRIDEDAMA. Petro Petraičio rekomendacija 1 lapas ir vokas.
Jei siunčiame ne visiems adresatams:
PRIDEDAMA. 5 lapai. Finansų ir apskaitos katedrai.
Kai pridedamos kopijos kitų dokumentų, skliausteliuose rašoma (kopija pridedama) arba (Priedo prie diplomo kopija pridedama). Kopija bendras skaičius gali būti nenurodomas.
Gali būti atskirai rašomos ppastabos, pasiūlymai, išvados.
PAGRINDAS. VU rektoriaus 2001 m. spalio 29 d. įsakymas “Dėl paskaitų lankomumo”.
PASTABA. Informaciją pateikti el.paštu.
Priedai nurodomi tekste skliausteliuose ( 2 priedas). Priedai įforminami su priedo žyma, nurodant kurio dokumento priedas.
Paprastai raštai rašomi vienu klausimu.
Raštus galima skirstyti :
• pasiteiravimo raštai
• raštai ssu teigiamomis žiniomis
• raštai su neigiamomis žiniomis
• prekių pasiūlos raštai
• reklamacijos (pretenzijos)
Pasiteiravimo raštai rašomi norint gauti informaciją. Nepatariama teirautis to, kas laikoma komercine paslaptimi.
Bendra schema:
1. Įžanginėje dalyje pranešama rašto priežastis ir tikslas. Jei rašome pirmą kartą, teksto pradžioje prisistatome, po to pranešame rašto priežastį ir tikslą. Jei rašome atsiliepdami į kokią publikaciją ar rekomendaciją, tai ir nurodome.
2. Dėstomojoje dalyje konkrečiai nurodome, ką norime sužinoti, kokie pateikiami klausimai.
3. Baigiamoji dalis – mandagumo formulė.
Raštai su teigiamomis žiniomis. Tai dažniausiai atsakymai į prašymus, paklausimus. Jie informuoja gavėją apie teigiamą sprendimą. Šių raštų esmė ta, kad klientas turi problemų, krepiasi į mus, o mes padedame tas problemas išspręsti.
1. Bendriausia forma pranešame apie teigiamą žinią. Patariama įterpti mandagų sakinį, susijusį su žinia.
2. Sprendimo aprašymas, įvairių sąlygų įvertinimas ir kt. Primintinas bendradarbiavimo naudingumas ttiek dabar, tiek ateityje. Mandagumo formulė.
Raštai su neigiamomis žiniomis. Verslo etiketas reikalauja į gautus raštus atsakyti. Aplinkybės dažnai verčia priimti neigiamus sprendimus ir apie tai pranešti savo korespondentams. Savo neigiamu atsakymu reikia stengtis nenutraukti santykių ateityje. Šio rašto tekstas dažniausiai dalijamas į 4 dalis:
1. Terksto buferis ( neigiamos žinio slopinimas). Iš pat pradžių neigiama žinia nepranešama. Pripažįstamos kliento pastangos, suprantamos jo reikmės, padėkojama už pasitikėjimą.
2. Skiriama paaiškinimams, paminimos kai kurios detalės, paaiškinami faktai kodėl buvo priimtas neigiamas sprendimas.
3. Jei tikslinga, pateikiama pasiūlymaų dėl ggalimybių gauti teigiamą ar bent naudingą sprendimą ( nurodant ko tam reikia). Ši dalis turi dvelkti noru padėti.
4. Kartojamas noras padėti ir galimybių stoka, supratimas, siūloma kreiptis ateityje. Mandagumo formulė.
INFORMACINIAI VIDAUS DOKUMENTAI
(PROTOKOLAI, PROTOKOLŲ IŠRAŠAI, AKTAI, SĄRAŠAI, ir kt.)
Gali būti įforminami blanke arba ne blanke.
Blanko rekvizitai:
1. H(E),
2. Dok. sudarytojas
Neturi įstaigos duomenų rekvizito.
Informacinių vidaus dokumentų privalomi rekvizitai:
1. Dok. sudarytojo pavadinimas
2. Dokumento pavadinimas
3. Dok. data, reg. Nr.
4. Dokumento sudarymo vieta,
5. Dok tekstas,
6. Parašas.
Gali būti papildyti:
1. spec.žyma;
2. rezoliucija;
3. adresatu;
4. vizomis;
5. dok. paieškos nuoroda;
Aktai, sąrašai ir panašūs dokumentai papildomi tvirtinimo žyma ( įstaigos vadovo parašu).
Protokolai gali būti papildomi tik spec. žyma ir dok. paieškos nuoroda.
Informacinių dokumentų turinys gali būti dėstomas tekstu, lentele, kitais būdais.
Dažniausiai vartojamų raštvedybos terminų
žodynėlis
ADRESATAS – asmuo arba įstaiga, dokumento gavėjas.
AIŠKINAMASIS RAŠTAS – dokumentas, kuriame aiškinami atskiri pagrindinio dokumento (sąmatos, plano, ataskaitos ir pan.) klausimai.
AKTAS – faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys faktui ar įvykiui patvirtinti.
ANKETA – trafaretinis dokumentas, skirtas tam tikriems duomenims surinkti.
APŽVALGA – dokumentas, kuriame pateikiama vieno ar kelių dokumentuose nagrinėjamų klausimų apibendrinta charakteristika.
ANOTACIJA – trumpas knygos ar straipsnio turinio išdėstymas.
ARCHYVAS – institucija, kuri renka, saugo, tvarko ir tiria senus dokumentus bei rankraščius.
ARCHYVO PAŽYMĖJIMAS – institucijoms ar suinteresuotiems asmenims išduodamas dokumentas, kuriame įstaigos archyvo dokumentų pagrindu pateikiami ir patvirtinami jų pageidaujami duomenys.
APYRAŠAS – juridiškai įformintas dokumentų sąrašas.
ASMENS BBYLA – byla, kurioje renkami dokumentai apie asmenį (jo biografiją, išsilavinimą, darbinę ar visuomeninę veiklą).
ATASKAITA – dokumentas, pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų parengimą ir atlikimą, planų, užduočių vykdymą, komandiruotes ir pan.
AUTORIUS (DOKUMENTO) – įstaiga arba asmuo, pasirašęs dokumentą.
BYLA – atskirame aplanke suformuotų dokumentų saugojimo vienetas archyve.
BYLŲ NOMENKLATŪRA – susistemintas įstaigoje formuojamų bylų antraščių sąrašas su nurodytais jų saugojimo terminais.
BLANKAS – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.
BUHALTERINIAI DOKUMENTAI – dokumentai, būtini vesti įmonės buhalterinę apskaitą, liudijantys finansinių ir ūkinių operacijų atlikimą.
CHARAKTERISTIKA – dokumentas, kuriame aprašomos kieno nors būdingos (charakteringos) ypatybės, teigiamieji bruožai, trūkumai.
CURRICULUM VITAE – gyvenimo aprašymas įformintas trafaretine forma.
CIRKULIARINIS RAŠTAS – raštas, išsiųstas vieno adresanto keliais adresais.
DATA – dokumento sudarymo ar pasirašymo metai, mėnuo ir diena.
DARBOTVARKĖ – dokumentas, kuriame išdėstyti susirinkime, posėdyje ar kt. renginyje svarstytini klausimai
DIREKTYVINIS DOKUMENTAS – aukštesniosios įstaigos dokumentas, kurio užduočių vykdymas privalomas pavaldžioms įstaigoms.
DOKUMENTAS – informacijos laikmena ir joje užfiksuoti pastovūs duomenys, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina.
DOKUMENTO PROJEKTAS – pirminis dokumento variantas skirtas svarstyti.
DOKUMENTO SUDARYTOJAS – kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus.
DOKUMENTŲ APYVARTA – 1) įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo arba gavimo iiki perdavimo į įstaigos archyvą; 2) gautų, siunčiamų ir vidaus dokumentų kiekis įstaigoje per atitinkamą laiką.
DUBLIKATAS – dokumento egzempliorius sudarytas vietoj originalo ir turintis tokią pat juridinę galią.
FORMULIARAS – dokumento modelis, kuriame rekvizitai išdėstyti tam tikrame plote nustatyta logine seka.
FAKSOGRAMA – dokumento kopija, gaunama fakso aparatu.
GAUTAS DOKUMENTAS – dokumentas, atsiųstas į įstaigą.
GRAFIKAS – darbo planas, kuriame tiksliai nurodytos normos ir vykdymo laikas.
ĮGALIOJIMAS – dokumentas, kuriuo jo pateikėjui sutiekiama teisė kito asmens ar organizacijos vardu atlikti tam tikrus veiksmus.
INFORMACINIAI DOKUMENTAI – įstaigų siunčiami ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).
INSTRUKCIJA – dokumentas, nustatantis ir reguliuojantis įstaigų, jų padalinių bei pareigūnų organizacinę, mokslinę, technologinę, finansinę ar kitą specialią veiklą.
INDEKSAS – sąlyginis žymėjimas, įrašomas dokumento apskaitos (registracijos) ir procese.
INICIATYVINIS DOKUMENTAS – dokumentas, davęs pradžią atitinkamo klausimo sprendimui.
ĮSAKYMAS – tvarkomais dokumentas, kurį vienvaldiškumo teise nepažeisdamas savo kompetencijos leidžia įstaigos vadovas.
ĮSTATAI – dokumentas, kuris nusako įstaigos struktūrą, funkcijas, teises, pareigas ir pan.
IŠRAŠAS – dokumento dalies kopija.
IŠVADA – dokumentas, kuriame išdėstyta įstaigos, specialisto ar komisijos nuomonė dėl kokio nors dokumento ar kokiu nors klausimu.
KOLEGIJA – oficialiai nustatyta asmenų grupė, sudaranti tvarkomąjį organą.
KORESPONDENTAS – įstaiga ar atskiras asmuo, su
kuriuo susirašinėjama.
KOMERCINĖ PASLAPTIS – gamybinė, mokslinė-technologinė, valdymo, finansinė ir kitokia dokumentinė informacija, naudojama siekti komercinių tikslų, kurią verslininkas laiko konfidencialia.
KVIETIMAS – dokumentas, informuojantis apie renginį ir kviečiantis jame dalyvauti.
LENTELĖ – susistemintas tekstinių ar skaitmeninių duomenų sąrašas, išdėstytas skiltyse.
NORMATYVINIS DOKUMENTAS – įgalioto organo išleistas dokumentas, nustatantis pastovias ar laikinas privalomas normas, taisykles.
NUOSTATAI – dokumentas, kuris nustato įstaigos ar jos struktūrinio padalinio steigimo ir darbo organizavimo tvarką, jų funkcijas, teises, pareigas ir pan.
NURODYMAS – tvarkomasis dokumentas, kurį įstaigos vadovas leidžia vienvaldiškumo tteise, daugiausia informacinio, metodinio pobūdžio klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su įsakymų, instrukcijų ar kitų šios ar aukštesniosios organizacijos aktų vykdymu.
NUTARIMAS – tvarkomasis dokumentas, kurį leidžia kolegialaus valdymo organas svarbiausiais principiniais jo kompetencijai priklausančiais klausimais.
ORGANIZACINIAI DOKUMENTAI – tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.).
ORIGINALAS – galutinė dokumento redakcija, patvirtinta nustatyta tvarka; pirmasis (ar vienintelis) oficialaus dokumento egzempliorius.
OFERTA – raštiškas pasiūlymas dėl kontrakto sudarymo.
PASIAIŠKINIMAS – aukštesnes pareigas einančiam ppareigūnui pateikiamas dokumentas, kuriame paaiškinamas koks nors veiksmas ar įvykis.
PASIŪLYMAS – dokumentas, kuriame išdėstomi konkretūs pasiūlymai tam tikru klausimu.
PAŽYMA – informacinio pobūdžio dokumentas, kuriame pateikiami ir aprašomi duomenys kokiu nors klausimu arba kokie nors įvykiai, prireikus teikiamos išvados ar pasiūlymai; <
dokumentas, išduodamas suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims, kuriame pateikiami ir patvirtinami duomenys apie asmenį.
PRANEŠIMAS – oficialaus pobūdžio informacija; susirinkime, posėdyje skaityti skirtas dokumentas, kuriame nagrinėjami tam tikri klausimai, pateikiamos išvados ar pasiūlymai.
PRAŠYMAS – pareigūnui arba įstaigai adresuojamas vieno asmens ar kolektyvinis dokumentas, kuriame išdėstomas koks nors prašymas ar pageidavimas.
PROTOKOLAS – dokumentas, kuriame fiksuojami kolegialių organų posėdžių, susirinkimų, pasitarimų, konferencijų, suvažiavimų ir kt. klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai.
RAŠTAS – apibendrinto turinio dokumentas, kurį viena įstaiga rašo kitai ko nors klausdama, pranešdama, informuodama.
RAŠTVEDYBA – dokumentų valdymo sistema nuo jų parengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.
RAŠTVEDYBINIAI METAI – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika nuoseklių mėnesių.
REGISTRACIJA – dokumento sukūrimo ar jo gavimo fakto fiksavimas suteikiant jam eeilės numerį ir įrašant būtinus duomenis apie dokumentą žurnale ar PK.
REKVIZITAS – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.
REKLAMACIJA – raštiškas pranešimas apie nustatytus gautos produkcijos ar atliktų darbų trūkumus, defektus.
REZOLIUCIJA – raštiškas vadovo nurodymas vykdytojui dėl dokumento užduoties įvykdymo.
SĄRAŠAS – asmenų, objektų, daiktų išvardijimas atitinkama tvarka.
SIUNČIAMASIS DOKUMENTAS – dokumentas, siunčiamas iš įstaigos.
STANDARTAS – normatyvinis dokumentas, nustatantis vienodus reikalavimus, produkcijai, darbams, dokumentų formoms ir kt.
SUTARTIS (KONTRAKTAS) – dokumentas, kuriuo fiksuojamas šalių ssusitarimas, nustatantis ir reguliuojantis kokius nors santykius.
SUVESTINĖ – dokumentas, kuriame pateikiami apibendrinti duomenys vienu klausimu.
TARNYBINIS PRANEŠIMAS – vadovybei adresuotas dokumentas, kuriame teikiami išvados ir pasiūlymai kokiu nors klausimu.
TEIKIMAS – įstaigos vadovybei ar aukštesniajai organizacijai adresuotas dokumentas, kuriame išdėstomas pasiūlymas dėl darbuotojų apdovanojimo, premijų skyrimo ar pan.
TELEFONOGRAMA – telefonu perduotas ir gavėjo užrašytas dokumento tekstas.
TELEGRAMA – telegrafu siunčiamas įvairaus turinio dokumento tekstas.
TIPINIAI DOKUMENTAI – 1) dokumentai, atspindintys vienarūšius klausimus ir įforminami pagal vienodus pavyzdžius; 2) normatyviniai ir tvarkomieji dokumentai, nustatantys įstaigos darbo tvarką (tipiniai nuostatai), jos veiklos rūšį (tipinė sutartis).
TRAFARETINIS DOKUMENTAS – dokumentas, kuriame iš anksto atspausdintas standartinis tekstas (ar teksto dalis), papildant konkrečiu turiniu.
TVARKOMIEJI DOKUMENTAI – kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.).
VIDAUS DOKUMENTAS – dokumentas, skirtas jį sukūrusiai įstaigai.
VIZA – parašas, liudijantis, kad pareigūnas susipažino su dokumentu.
