VERSLO PARTNERIŲ BENDRAVIMO YPATUMAI

Visais laikais žodinis bendravimas turėjo savo vertę: jei buvo bendraujama ne dėl malonumo, tai darbo sumetimais ar siekiant naudos. Mūsų darbo tikslas: išskirti verslo partnerių bendravimo būdus ir juos paanalizuoti.

Verslininkai dėl laiko stokos dažnai bendrauja ne tiesiogiai, o laiškais. Šie laiškai rašomi laikantis tam tikrų reikalavimų, kurių nedera pamiršti nei vienam geram verslininkui. Šis bendravimo būdas gali būti naudojamas bet kokioje situacijoje, taigi, jei nenorima bendrauti „akis į akį“ galima išsisukti rašant oficialų laišką. Šioje dalyje pateikiami naudingi patarimai rašant fformalų laišką.

Verslo partnerių bendravimo didelę dalį užima konferencijos. Šių susirinkimų metu yra pateikiama verslininkui naudinga ir darbo atlikime naudojama informacija. Konferencijos yra skirstomos į tam tikrus tipus, pagal kuriuos yra nustatomos jose pateikiamos žinios. Šios dalies tikslas yra supažindinti su konferencijos pasiruošimo būdais.

Verslo pasaulyje sėkmė dažnai priklauso nuo mokėjimo klausytis žmogaus pasakomos informacijos ir gebėjimo ją tinkamai apdoroti. Svarbu ne tik išgirsti tai, kas yra sakoma, bet ir susidėlioti pateiktą medžiagą taip, kad po kurio laiko visa tai neišsitrintų iš aatminties. Klausymasis yra glaudžiai susijęs su mąstymu, kadangi beklausant yra svarbu galvoti apie girdimą informaciją ir j ai nesipriešinti, o priimti pozityviai nusiteikus. Ši dalis yra svarbi tuo, kad versle svarbu įsiklausyti į partnerio ar konkurento tariamus žodžius. Tai gali ppadėti tiek sutarti, tiek nukonkuruoti savo pranašumu.

Nėra įsivaizduojama jokia įmonė, kurioje vadovas ar jo pavaldiniai nesidalintų informacija ir nerengtų susirinkimų, kuriuose kalbama auditorijai. Prieš pateikiant savo kalbą, reikia deramai jai pasiruošti. Didelės įtakos turi net ir kalbėtojo išvaizda bei mimika. Pateikiama informacija turėtų būti nuosekliai išdėstyta ir suprantamai paaiškinta. Šios dalies esmė – pateikiami konkretūs reikalavimai, į kuriuos derėtų atsižvelgti ruošiantis pasisakymui viešai.

1. VERSLO LAIŠKAI

Verslo laiškai yra reikšminga priemonė partnerių bendravime. Jais perduodamas užsakymas, pasiteiravimas, prašymas ar ataskaita. Tai paplitusi priemonė tarp įvairių organizacijų ir fizinių asmenų. Tinkamai naudojami verslo laiškai supaprastina bendravimą ir net pakeičia asmeninius susitikimus.

Verslo laiškas visų pirma reprezentuoja jūsų organizaciją, todėl jam keliami didesni reikalavimai, nei asmeniniam laiškui. Svarbu žinoti, kad verslo laišku kuriamas jūsų organizacijos pprestižas ir reputacija, nuo jo priklauso tarporganizaciniai santykiai ir tolesnis bendradarbiavimas.

1.1. Laiško rašymas

Pačiam verslo rašymo stiliui būdingas aiškumas, lakoniškumas, tikslumas, profesionalumas, etiškumas. Verslininkai dažnai stokoja laiko, todėl nuo laiško kokybės ir apimties priklauso, ar jis nebus atidėtas ar net atmestas. Rašant ypač svarbu pasirinkti tinkamą dėstymo būdą ir įsitikinti, kad skaitytojas supras svarbiausias idėjas.

Pastraipoje pateikiama tik viena pagrindinė mintis. Nepriimtina rašyti pastabų po pastraipa. Pastraipos turėtų būti nei per trumpos, nei per ilgos, geriausia, kad sutilptų į vieną lapą. Būtina vengti pprofesinio, nesuprantamo žodyno, sudėtingų konstrukcijų, tačiau nuo to neturi nukentėti formalumas. Protinga nerašyti tos informacijos, kurią gavėjas galės rasti turimuose šaltiniuose.

1.2. Laiško turinys

Laiško turinys skirstomas į šešias dalis:

1. Antraštė. Joje rašomas siuntėjo adresas ir data. Antraštėje galima nurodyti ir kitus kontaktus tokius kaip elektroninio pašto adresas, faksas ar telefono numeris.

2. Vidinis adresas. Joje rašomas gavėjo adresas.

3. Pasisveikinimas. Sveikinamasi visada formaliai.

4. Pagrindinė dalis. Joje išdėstoma laiško siuntimo esmė.

5. Pagiriamasis atsisveikinimas. Juo trumpai ir mandagiai atsisveikinama.

6. Parašas. Vardas pavardė ir parašas.

Remiantis šiomis formaliomis laiško dalimis galima sukurti įvairių tipų verslo laiškų priklausomai nuo jų paskirties. Populiariausi yra užsakymo, pasiteiravimo, pardavimo ar nusiskundimo laiškai. Užsakymo laiškuose pardavėjui siunčiamas konkretus užsakymas. Pasiteiravimo laišku siunčiama užklausa apie prekių ar paslaugų savybes ar prašoma suteikti bendros informacijos apie įmonę. Pardavimo laiškuose siūloma pirkti prekę paslaugą ar idėją tai įtraukiantys laiškai. Nusiskundimo laiškuose mandagiai išdėstoma problema dėl prekės ar paslaugos ir pasiūlomas sprendimas.

1.3. Pastabos

Nemažas dėmesys skiriamas laiško išvaizdai. Ji turi būti visuomet tvarkinga. Tekstas lygiuojamas pagal toje šalyje priimtinus standartus. Nerašoma ranka. Voko ir pačio laiško spalva turi sutapti.

Verslo laiškai visuomet adresuojami asmeniui. Jei gavėjas nežinomas, būtina jį išsiaiškinti. Patartina parašius laišką dar kartą perskaityti gavėjo akimis ir jei reikia perrašyti. Pradedantieji gali susidaryti laiško planą.

Verslo laiškai pasižymi mandagumu. Juose nevengiama parodyti pagarbos, naudojamos mmandagumo frazės. Gerą įspūdį palieka teigiamas emocijas sukeliantys laiškai. Taktiška vengti neigiamas emocijas sukeliančių žodžių. Svarbu visuomet akcentuoti, ką jūsų organizacija gali padaryti, o ne ko negali. Jei negalite padėti, pasiūlykite kitus problemos sprendimo būdus. Pozityvumas ir paslaugumas gali daryti didelę įtaką partnerio apsisprendimui.

Į laiškus atsakoma per 48 valandas. Labai mandagu atsakyti iškarto, tačiau neatsakius per minėtą periodą rizikuojama partnerio pasitikėjimu.

Visi verslo laiškai tvarkingai išsaugojami dėl bendradarbiavimo eigos išmanymo ir ateities bendradarbiavimo galimybių.

Bet kuri smulkmena gali būti lemtingas veiksnys užmezgant ar prarandant partnerystę, todėl atidumas turi didžiausią reikšmę.

Literatūra:

Baršauskienė, V. (1993). Biznis ir bendravimas. Kaunas: Technologija.

Verslo laiškų rašymo konsultacija:

(http://www.theofficecompany.com/Articles_Forms/current/ltr_tutor_pl.htm)

Verslo laiškų rašymas:

(http://writingcenter.gmu.edu/resources/handouts/businessletter.pdf)

Verslo laiškai:

(http://englishplus.com/grammar/00000149.htm)

2. KONFERENCIJA

Dažniausiai verslo partnerių bendravime esantis reiškinys – konferencijos. Pagal tarptautinių žodžių žodyną, konferencija – vyriausybės, įstaigų, organizacijų ir t.t. atstovų pasitarimas, susirinkimas. Tad sėkmingam ir efektyviam bendravimui, privalu išmanyti konferencijų tipus, eigą, bei kokį vaidmenį užima konferencijos vadovas;

2.1 KonferenciJŲ tipai

Anot V. Šleipo konferencijos tipai yra šie:

• Probleminė konferencija

• Tikslo konferencija

1. Informacinė konferencija

2. Motyvacinė konferencija

3. Mokymo konferencija

2.2 Probleminė konferencija

Tikslas: kartu su grupe rasti geriausią sprendimą iškilusiai problemai;

Dalyviai: dažniausiai visi nariai lygūs, vadovas nebent turi galutinio sprendimo teisę, nors dažniausiai yra neišskiriamas;

Pav.: marketingo specialistai ieško būdų, kaip būtų galima pristatyti esamą produkciją; 2.3. Tikslo konferencija

Tikslas: Tikslo konferencijai jau būna parengtas tvirtas sprendimas, bet vadovas leidžia prie jjo prieiti patiems nariams;

Dalyviai: turi būti vienas aiškus vadovas, kuris sąmoningai naudotų grupės pajėgumą, siekdamas patenkinti grupės narių poreikius.

2.4. Informacinė konferencija

Tikslas – grupės viduje paskleisti informaciją visiems dalyviams, kad būtų palengvintas darbas, praplėstas suvokimas, padėti atrasti nauji veiklos būdai.

Pav.: konkrečios srities įmonių specialistai susitinka aptarti teisinių savo darbo klaidų, pasikeisti patirtimi, informuoti kitus apie naujas tendencijas rinkoje; Paskaita

2.5. Motyvacinė konferencija

Tikslas – poreikių suvienodinimas ir patenkinimas. Vadovaujant šioms konferencijoms būtinas geriausias vadovavimo meno išmanymas, nes reikia pasiekti, jog grupės nariai norėtų daryti tai, ką privalo daryti.

Pav.: įmonė plečia veiklos sritį, tad vadovas surengia motyvacinę konferenciją t.y. darbuotojams yra pristatoma kaip toliau vystysis ir keisis veikla, bei darbuotojai turi būti įtikinti, jog to reikia būtent jiems;

2.6. Mokymo konferencija

Mokymo konferencija – informacinės ir motyvacinės konferencijų samplaika; visų pirma, ji perteikia uždavinius, žinias, duoda informacijos, kita vertus, daro įtaką žmonių elgesiui, kuria motyvaciją. Pav.: seminaras

2.7. Konferencijos organizavimas

1. Pasiruošimas konferencijai.

• Vietos (patalpų) paruošimas. Optimali patalpos temperatūra 18-20° C. Kai salėje šilčiau, mažėja protinio darbo aktyvumas; turi būti pakankamai šviesu; reikia užtikrinti, jog dalyviai vienas kitą gerai matytų (būtų optimali komunikacija). Jei grupė nedidelė, geriausiai tinka „pokalbio ratas“ t.y. kai visi nariai sėdi už apvalaus stalo; taip pat vienas iš svarbiausių faktorių –

patogios kėdės; toli gyvenantiems dalyviams reikėtų sudaryti sąlygas atvykti iš vakaro, t.y. rasti viešbutį, kuriame jie galėtų apsistoti. Jis turėtų būti netoli konferencijos vietos;

• sėdėjimo tvarkos apmąstymas; yra tikslinga kiekvienam nariui nurodyti jo sėdėjimo vietą (nedera sodinti vienas šalia kito antipatijąjaučiančių žmonių arba gerų draugų)

• laiko planavimas; reikia numatyti, kada prasidės konferencija, kiek kas kalbės; taip pat labai svarbu griežtai pradėti ir baigti numatytu laiku bei kas 60-90 min daryti 10-15 min pertrauką, ypač jei konferencija trunka ne vieną dieną;

• Dažniausiai solidžių konferencijų ttematika numatoma maždaug prieš metus (tuomet yra pakankamai laiko informuoti suinteresuotas organizacijas ir galimus dalyvius, sudaryti pageidaujančių pasisakyti žmonių sąrašas bei jų temas;)

• Ne vėliau nei likus mėnesiui turi būti išsiųsti kvietimai dalyvauti;

2. Konferencijos eiga

1) Įžanga;

• Pasisveikinimas;

• trumpai primenama posėdžio tema, pranešimų skaičius, darbo eiga, reglamentas;

2) Pagrindinė dalis (dalyvių pranešimai ir diskusijos)

• Vadovas turi kontroliuoti pranešimų trukmę;

• Patartina surašyti visas parengtas temas ekrane ar lentoje;

• Jei kalbėtojas pateikia daug skaičių, tikslinga dar prieš konferenciją šią medžiagą padauginti ir pateikti dalyviams lentelėse, diagramose ir t.t.

• Diskutuojant vadovo uždavinys – kontroliuoti, kkad būtų laikomasi temos;

• Vadovas diskusijose dalyvauti neturėtų, kadangi a) pasisakydamas kokiu nors klausimu,

vadovas gali nulemti ir kitų narių nuomonę; b) pradėdamas dalyvauti, vadovas atsisakys pagrindinės savo

funkcijos – pokalbio tvarkos stebėjimo ir organizavimo;

3) Konferencijos pabaiga

• Pabaigoje turi būti pateiktos išvados, pabrėžti svarbiausi teiginiai. AAtsisveikinimas.

3. Konferencija laikoma sėkminga, jei:

• Kiekvienas dalyvis gavo informacijos;

• Visi galėjo pasakyti savo nuomonę;

• Dalyviai patyrė bendro darbo sėkmę;

2.8. Konferencijos vadovo svarba

• Konferencijos vadovas turėtų būti specialistas, mokantis valdyti žmonių grupę net ir

konfliktinėse situacijose.

• Svarbiausi bruožai: mandagumas, objektyvumas ir humoro jausmas.

• Vadovas turėtų žymėtis pranešėjų mintis ir darbo esmę, kadangi pabaigoje jis privalo

suformuluoti išvadas;

• Vadovas turi apsiriboti tik žodžio suteikimu ir kitų techninių dalykų paskelbimu.

Psichologinį vadovo kalbos efektą sudaro:

• Klausančiųjų dėmesys kalbai ir kalbančiajam;

• Darbuotojų sutikimo su oratoriumi ir pritarimo jam laipsnis;

• Emocinė žmonių reakcija i kalbą;

• Klausantiems-naujos informacijos kiekis;

• Žmonių pasirengimas veikti ir mąstyti pagal įgytą požiūrį, išklausius vadovo kalbą;

• Oratoriaus autoritetas, jo populiarumas, jo prestižas, kalboje iškeltos problemos;

Tačiau vien tik konferencijų sandaros išmanymas negarantuoja sėkmės. Labai svarbu yra komunikacija, tad toliau panagrinėkime kalbos ir klausymo meną.

Literatūra:

Misevičius, V. (2007). Verslo etikos ir bendravimo organizavimo pagrindai. Kaunas: Technologija.

Kaziulis, J. , Tarvydienė, V.(2001). Vadovavimo psichologija. Kaunas: Kauno technologijos universitetas.

Baršauskienė, V. (1993). Biznis ir bendravimas. Kaunas: Technologija.

3. KLAUSYMAS

3.1. Klausymo svarba

Klausymosi menas nėra toks lengvas, koks gali pasirodyti iš pradžių, vis dėlto, jis labai reikšmingas mūsų bendravimui. Būtent nuo klausymo priklauso mūsų ir partnerio bendravimo sėkmė. Priėmėjui svarbu ne tik klausyti, tačiau taip pat suvokti esmę, bendrauti, bandyti įspėti kalbančiojo minčių eigą. Mokantis išklausyti asmuo, dažniausiai vertinamas kaip patikimas žmogus, arba tiesiog sukeliantis teigiamų emocijų. 50-80 %% mūsų laiko mes praleidžiame bendraudami. M. Bucley – Allen teigimu, daugiausiai laiko bendravimo procese užima klausymasis. Lyginant įvairiems komunikacijos aspektams skirtą laiką pastebėsime, jog klausymuisi skiriama net 40 % laiko. Kartais klausyti būna itin sudėtinga, nes atsiranda daug pašalinių trikdžių ir faktorių, dėl kurių sunkiai suprantame pasakojimo esmę. Vis dėlto, būna ir taip, kad žmonės nenori klausyti dėl, pavyzdžiui, priešingos nei kalbantysis nuomonės, arba negali to daryti dėl įvairių priežasčių: kalbos sutrikimas, nuobodulys, tonas, negalėjimas sukoncentruoti savo dėmeso.

Vis dėlto, Žmogus, gebantis išklausyti kitą, aukštai vertinamas visur. Svarbu skirti klausymą nuo girdėjimo. Girdėjimas -tai fizinis garso suvokimas, o klausymasis – tai suvokimas mums reikšmingų šiuo metu garsų, kurie sudaro tam tikrą struktūrą. Taigi, mums klausantis, smegenys apdoroja gautą informaciją, o kai mes girdime kažką, galime to nesuvokti ir net neatkreipti į tai dėmesio. Klausymas – tai valios aktas, įtraukiantis į save dar aukštesnius protinius procesus. Norint klausyti, reikalingas noras tą daryti. Kai kažkoks svarbus mums garsas atkreipia į save dėmesį, mes pradedame klausyti.

Klausymas gali būti tik aktyvus, nes mes pilnai suvokiame informaciją. Klausymas tampa įmanomas, nes esti skirtumas tarp žmogaus žodinės kalbos ir protinės veiklos greičio. Paprastai žmonės kalba 125 žodžių per minutę greičiu, nors mes galime suvokti kalbą, ištariamą ttris ar keturis kartus greitesnę nei įprastą, t.y. iki 400 žodžių per minutę. Yra 3 veiksniai sąlygojantys aktyvų klausymąsi: susikaupimas, susiejimas to, ką išgirdote su tuo, ką jau žinote, ir „skaitymas tarp eilučių“. Būtent neatidumo priežastimi ir gali tapti skirtumai tarp kalbos ir protinės veiklos greičio.

Dažnai žmonės nemoka klausytis vien dėl to, kad jiems būna sunku sutelkti savo dėmesį į kalbantįjį, o tiksliau, į turinį. Geras klausytojas yra analizuojantis ne tik kalbėtojo žodžius, bet ir atidžiai stebintis kalbėtojo pozą, veido mimiką, gestus, balso toną. Atsiradus pašaliniams faktoriams, jie atitraukia mūsų dėmesį. Iš pagrindinių problemų, kurios atsiranda dėl negalėjimo susikoncentruoti, dažniausiai išskiriamos penkios:

1. fiziologinės problemos;

2. Išsiblaškymas; Išsiblaškymą klausymo procese įtakoja dvi priežastys: aplinka bei mūsų pačių mintys. Viena įdomiausių smegenų savybių yra ta, kad atmetame mus nedominančius garsus. Kita išsiblaškymo forma – minčių įtaka. Tai dažnai būna mums esant pavargus ar kenčiant nuo stipraus streso.

3. Nuobodulys; Nuobodulys pasireiškia, kai turėdami būti atidus, elgiamės priešingai, nes situacija nesukelia jokio intereso. To rezultatas – išsiblaškymas ir visiškai prarasta išklausyta informacija.

4. Užmaršumas; žmogus sunkiai įsisavina gautą informaciją ir tai sukelia rimtų problemų.

5. Egzistuoja dar viena problema – blogai atskiriami garsai.

3.2. Klausymo tobulinimo būdai

Žymus anglų psichologas ir tyrinėtojas T. Bjuzen’as pasiūlė dvidešimt klausymo tobulinimo būdų.

I būdas: Savo ausų treniravimas. Reikia sąmoningai ppraktikuoti „analitinį klausymą“. Mūsų

smegenys ir ausys nusiteikia į aplinkos garsus ir tuo pat metu koncentruojasi į pagrindinius dalykus.

II būdas: Fizinės sveikatos palaikymas. Jeigu mes palaikysime gerą savo bendrą fizinę formą

III būdas: Kritika. Net klausantis kažko labai nuobodaus, reikia stengtis rasti naudingos mums informacijos. Tai klausymasis analizuojant ir įvertinant, ką kalbėtojas sako ir kaip jis tai sako.

IV būdas: Klausykite ilgiau. Kiekvieną kartą klausant, pasistenkite sulaikyti savo nuomonę, kol kalbantysis nepabaigs. Stenkitės nedaryti išvadų, kol jūs neturėsite „pilno paveikslo“.

V būdas: Klausykite optimistiškai. Jeigu jūs klausote su tam tikra viltimi, tikėjimu, kad jūs

gausite kokią nors naudingą informaciją, tai padidins tikimybę, kad jūsų protas ras vertingų sąryšių, ir

visas klausymo procesas taps malonesnis. Neturėkite neigiamų nuostatų prieš pradėdami klausytis

pranešėjo.

VI būdas: Palaikykite savo ausų higieną ir fizinę būklę.

VII būdas: {tempkite smegenis. Reikia stengtis nesipriešinti ir bandyti suvokti informaciją su

tam tikru entuziazmu.

VIII būdas: Klausykite sąmoningai. Klausant, siekite aktyvios proto ir kūno būsenos,

nereikia simuliuoti dėmesio.

IX būdas: Naudokite sinesteziją. Sinestezija – jūsų protinis gebėjimas apjungti skirtingus

kanalus, kuriuos naudojant mes gauname informaciją. Klausymo metu stenkitės „įjungti“ ir kitus jutimo

organus (ypač regą).

X būdas: Laikykite atvirą protą.

XI būdas: Pasinaudokite smegenų greičio savybėmis. Jūsų smegenys sugeba mąstyti 10

kartų greičiau, negu vidutiniškai kalba žmogus. Taigi, kol jūs klausotės, naudokitės šia savybe, kad

galėtumėte numatyti, organizuoti, apibendrinti. Lietuvių kalbos tempas apie 120

žodžių per minutę.

XII būdas: Spręskite apie turinį, bet ne apie jo pristatymo būdą. Susikoncentruokite į

turinį.

XIII būdas: įsiklausykite į savo mintis. Taigi įsiklausykite į centrinę temą, o ne į atskirus faktus. Klausykite pagrindinių idėjų ir jas iliustruojančių detalių, bandykite prognozuoti tolesnę kalbos raidą, galų gale analizuodami įrodymus, sutikite su kalbančiojo išvadomis arba ne.

XIV būdas: Pasižymėkite mintis schematiškai. Žymėjimai, naudojami smegenų žemėlapyje, įtraukia į darbą ir dešinįjį, ir kairįjį smegenų pusrutulius, taigi, žymiai pagerina garsų suvokimo kokybę. Gerų oratorių mintis patariama užsirašyti.

XV būdas: Nesiblaškykite. Susikoncentruokite į ppozityvus dalykus.

XVI būdas: Darykite pertraukas. Jei tai yra įmanoma, klausymo procese darykite pertraukas

kas 30-60 minučių.

XVII būdas: Naudokite savo vaizduotę. Pateikiamų idėjų vaizdus.

XVIII būdas: Klausykite patogioje pozoje. Kai jūs klausote, būkite pusiausvyros ir dėmesio

pozoje.

XIX būdas: Prisiminkite, kad jūsų klausa gali pastoviai tobulėti.

XX būdas: Praktikuokite kalbos bendravimo įgūdžius.

3.3. Klausymas versle

Bendravimo efektyvumas visada priklauso nuo tinkamo siuntimo proceso. Siuntėjas visada turi mąstyti apie informacijos priėmėją. Ar informacija sudomins, ar medžiaga suprantama. Itin svarbu atkreipti dėmesį į pranešėjo mimiką, gestus. Neverbalinė kalba dažnai pasako daug daugiau nei verbalinė.

Kodėl tobulinamas kklausymas?

Tyrimai rodo, kad klausomės daug daugiau nei skaitome ar rašome. Atidus klausymasis lemia geresnį informacijos priėmimą, supratimą. Tai formuoja mūsų patyrimą. Geras, atidus klausymasis turi teigiamos įtakos užsimezgančiai pažinčiai, tai gali pasitarnauti kopiant karjeros laiptais.

Klausymasis- mūsų išsilavinimas.

Dalyvavimas seminaruose, paskaitose reikalauja eefektyvaus klausymo. Tyrimai parodė, kad daugelis žmonių išklausę kito kalbą, prisimena pusę to, ką girdėjo, po mėnesio – tik 25 % visos išgirstos informacijos.

Klausymas turi ypatingo įtakos ir darbe. Įdėmiai įsiklausę į nurodymus, kritiką, patarimus ženkliai pagerinsime savo darbo kokybę. Tobulas klausymasis – viena iš darbo sėkmės priežasčių. Apskritai, klausymasis sudėtingas procesas, nes prie skaitomos informacijos mes galime grįžti dar ir dar kartą, o klausydami išgirstame tik vieną kartą. Turime deramai priimti žodinį pranešimą arba jį prarandame.

Pranešimo klausymas bus kur kas efektyvesnis, geriau suvoksime jo esmę, jei ta tema patys gilinsimės skaitydami literatūrą, turėsime reikiamų žinių.

Klausymas ypatingai svarbus vadovaujantiems žmonėms. Savo pavaldinių išklausymas padės spręsti problemas, kelti kompetenciją, gerinti santykius, taupyti laiką. Verslo klausymo menas, padeda pasiekti norimus tikslus, o nnegalėjimas klausytis – tai prarastas pelnas. Ypatingą dėmesį klausymui turėtų skirti aptarnavimo sferos specialistai, nes aptarnavimo sėkmė dažniausiai priklauso nuo gebėjimo klausyti.

Literatūra:

Misevičius, V. (2007). Verslo etikos ir bendravimo organizavimo pagrindai. Kaunas: Technologija.

Baršauskienė, V. (1993). Biznis ir bendravimas. Kaunas: Technologija.

4. KALBOS MENAS

Verslininkai kasdien bendrauja su tiekėjais, platintojais, esamais ir būsimais klientais, valstybės institucijomis ir kitomis organizacijomis. Dalykiniame bendravime didelės reikšmės turi turinys ir aiškus reikalo esmės pateikimas.

Verslininkai labai dažnai kalba viešai: savo pavaldiniams, viršininkams, partneriams.

Besiruošiant šiai kalbai reikia nustatyti tikslą ir ppasirinkti tema. Ruošiantis reikėtų atsakyti į tokius klausymus:

Kokių rezultatų laukiama po viešojo bendravimo?

Ko tikimasi iš savojo pasisakymo?

4.1. Pasiruošimas

Ruošdamasis pokalbiui kalbantysis turėtų pasirūpinti savo išvaizda: tvarkingai apsirengti, maloniai kvepėti ir susitvarkyti plaukus. Tai sudaro gerą pirmą įspūdį. Kalbėtojo veidas turėtų būti natūralus, lūpos nesuspaustos, veido išraiška draugiška. Kalbėdamas turėtų pasistengti išlikti ramus ir tvirtai tikėti tuo, ką sako. Kalbėtojas privalo atsistoti taip, kad jo laikysena būtų tiesi, kad galėtų lengvai kvėpuoti. Kai žmogus pasitiki savimi, jis sudomina savo klausytojus. Patariama kalbėti stovint, taip bus pasiekiami geresni rezultatai. Kalbama sėdint tuomet, kai pokalbis vyksta prie stalo.

Kalbėti geriausia kuo paprasčiau ir mintis dėstyti logiškai, nuosekliai pereinant nuo vieno klausimo prie kito, kiekviename turi būti išskiriama pradžia, dėstymas ir pabaiga. Kalbantysis turėtų matyti, kaip pašnekovas reaguoja į kiekvieną jo pasakytą teiginį, ar jis teisingai suprastas. Svarbu kalbėti ne monotoniškai, o keisti savo balso tempą, atsižvelgiant į situaciją. Patariama valdyti jaudulį ir drebantį balsą bei nekalbėti šiurkščiai ar silpnu balsu.

Svarbu įspūdingai užbaigti kalbą, jei įmanoma pasistengti nevartoti „Dėkoju už dėmesį“.

Kalba neturėtų būti per ilga. Klausantieji negali suvokti daugiau kaip dviejų-trijų pagrindinių temų ir būti susikaupę ilgiau kaip 20 minučių.

Labai svarbios yra vaizdinės priemonės, tačiau komentuojant jas, nereikėtų kartoti žodžio „matome.“, nepasakoti turinio ir nerodyti nugaros aauditorijai, nerodyti vaizdinės priemonės prieš pradedant apie ją kalbėti.

Patariama nekalbėti be pauzių. Jų metu galima paklausti klausančiųjų, kaip suprato pasakytą mintį.

Pasak V. Misevičiaus, efektyvūs pranešimo pabaigimo būdai:

1. Temų apibendrinimas ir išvadų pateikimas;

2. Apeliavimas į auditorijos veiksmus (pasiūlymas klausytojams imtis veiksmų);

3. Tinkama citata ar iliustracija.

Pranešimo pabaigoje efektyvu užakcentuoti pagrindines mintis. Taip klausantieji prisimins, apie ką buvo kalbama. Nereikia kartoti jau pasakytų frazių, o suteikti joms kitokią formą.

4.2. Kontakto užmezgimo etapas

Anot V. Misevičiaus. Kontakto užmezgimo etape nusišypsomą, prisistatoma, tariami komplimentai, padėkojama už galimybę susitikti ir skirtą laiką, pasidžiaugiama partnerio (ar bendrovės) laimėjimais, pagiriama aplinka, teigiamai atsiliepiama apie susitikimo organizatorius.

4.3. Orientacijos etapas

Orientacijos etape trumpai aptariama derybų eiga: derybų trukmė, aptariamų klausimų kiekis, jų pobūdis bei aptarimo seka, patikslinami dalyvių įgaliojimai. Šiame etape paprastai susitariama principiniu klausimu ir tik po to pereinama prie detalių. Be to, pradedant pokalbį pirmiausia aptariami tik tie klausimų aspektai, kurie nesukelia kokių nors prieštaravimų. Bendros nuomonės priėjimas sudaro gerą pagrindą tolimesniam pokalbiui. Perėjimas pokalbio metu prie vis sudėtingesnių klausimų laikomas racionaliu kalbėjimosi principu.

4.4. Pozicijų dėstymas

Reikia stengtis, kad pašnekovas kalbėtų keturis penktadalius laiko, rodyti domėjimąsi jo poreikiais, problemomis, aptarti jo tikslų pasiekimo pasekmes. Dialogo pradžioje patariama klausimus formuluoti taip, kad pašnekovas išsikalbėtų (pokalbio pradžioje nepatartina pašnekovui užduoti uždarų klausimų, tokių į kuriuos atsakoma „taip“ arba „„ne“. Tokie klausimai priverčia pašnekovą užimti gynimosi poziciją.). Jeigu pašnekovas yra gerbiamas, bet koks pokalbis bus sėkmingas net ir tada, kai partneris padarys vieną kitą netaktą. Kartais tai gali būti daroma sąmoningai, norint išsiaiškinti, ar pašnekovas pasirengęs pokalbiui. Tuomet dera reaguoti į pokalbio taktiką, o ne į partnerį, panaudojusį vieną ar kitą įžeidžiantį būdą.

Siūlymai turi būti susieti su partnerių interesais bei poreikiais. Jie gali patenkinti bent dalį kito pašnekovo norų. Pateikiamas ne vienas pasirinkimo variantas – nurodomi kiekvieno jų privalumai. Reikia siekti gauti kuo daugiau tarpinių partnerio sutikimų savo siūlymams.

4.5. Pasirengimas pokalbiui

Planuojant pokalbio vietą ir laiką reikia atsižvelgti į partnerio dienotvarkę. Tuomet reikėtų nustatyti uždavinius, pasirengimo planą, derybų planą, jų strategiją, sprendimų priėmimo ir vykdymo metodiką.

Rengiant pokalbį reikia pasistengti, kad abiejų pusių atstovai būtų vienodo rango. Dalyvaujančių skaičių patartina apriboti tik pačiais būtiniausiais, be kurių negalėtų įvykti pokalbis. Vadovas turi kontroliuoti visą derybų eigą. Be to, vienam pokalbio ar derybų nariui būtina konspektuoti pokalbio eigą. Ruošiantis pokalbiui reikėtų pasirūpinti pakankamu skaičiumi vizitinių kortelių. Kiekviena pažintis prasideda nuo pasikeitimo vizitinėmis kortelėmis.

Vizitinės kortelės pirmiausia pateikiamos aukščiausią padėtį užimančiam nariui ir eina griežtai pagal rangų seką. Patariama derybų metu vizitines korteles pasidėti prieš save ir nepainioti pavardžių. Geriausia jas

išdėstyti taip, kaip partneriai sėdi. Negalima jų lankstyti, rašyti ant jų ir vartyti rankose. Tai gali būti suprasta, kaip nepagarba ar net įžeidimas.

Argumentavimas. Verslo pokalbio metu pateikiama tik tiksli ir profesiškai teisinga informacija. Faktai turi būti glausti ir taipogi turi būti naudojamos vaizdinės priemonės.

Pokalbio pabaiga. Uždaviniai: pasiekti norimą ar artimą norimam tikslą; sukurti tinkamą atmosferą prieš pasirašant susitarimą; garantuoti kontaktus su pašnekovu ir jo kolegomis ateityje; suformuluoti sprendimą taip, kad tenkintų abu pašnekovus.

Išvados turi būti suprantamos visiems. Jei gaunamas neigiamas aatsakymas, juo pokalbis neturėtų baigtis. Reikia pasistengti, kad derybų partneris norėtų tęsti pokalbį ateityje.

Literatūra:

Misevičius, V. (2007). Verslo etikos ir bendravimo organizavimo pagrindai. Kaunas: Technologija.

5. IŠVADOS

1. Verslo laiškai reprezentuoja organizaciją jais užmezgami bei plėtojami verslo santykiai.

2. Verslo laiškų stiliui būdingas aiškumas, lakoniškumas, etiškumas. Nors standartai skirtingose šalyse skiriasi, jų struktūrinės dalys išlieka tos pačios.

3. Kiekviena smulkmena lemia sėkmę susirašinėjant laiškais.

4. Konferencijų vadovas turi prižiūrėti ir palaikyti tvarką diskusijų metu, bei žymėtis svarbiausias pasakytas mintis. Gale pasakyti išvadas.

5. Konferencijos būna: probleminės ir tikslo.

6. Ruoštis konferencijom reikia pradėti maždaug pprieš metus.

7. Klausymas ypatingai reikšmingas vadovaujantiems ir aptarnavimų sferos darbuotojams.

8. Svarbu tobulinti savo klausymo įgūdžius norint pasiekti verslo tikslus.

9. Negalėjimas klausyti – tai prarastas pelnas.

10. Viešai dėstomos mintys turi būti nuoseklios.

11. Pasirengimas kalbai savo paties patogumui skirstomas į aptartas dalis.

12. Kalbėti mokomasi visą gyvenimą.

6. LITERATŪROS SĄRAŠAS:

1. Misevičius, V. (2007). Verslo etikos ir bendravimo organizavimo pagrindai. Kaunas:

Technologija.

2. Kaziulis, J., Tarvydienė, V.(2001). Pavadinimas. Kaunas: Kauno technologijos universitetas.

3. Baršauskienė, V. (1993). Biznis ir bendravimas. Kaunas: Technologija.

4. Verslo laiškų rašymo konsultacija:

(http://www.theofFicecompany.com/Articles Forms/current/ltr tutor pi .htm)

5. Verslo laiškų rašymas: (http://writingcenter.įzmu.edu/resources/handouts/businessletter.pdf

6. Verslo laiškai: (http://englishplus.com/grammar/00000149.htm)