AB “X” rašvedybos sistemos analizė

VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS

VERSLOVADYBOS FAKULTETAS

Parengė: Indrė

Dėstytoja: ________________

Vilnius, 2004

TURINYS

TURINYS 2

ĮVADAS 3

ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS 4

ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA 6

ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA 6

DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS 6

Dokumentų gavimo schema ir aprašymas 6

Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo

bei išsiuntimo aprašymas 7

Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas 8

Registravimo priemonės ir reikalavimai 8

Bylų sudarymas, nomenklatūra 9

Išvados 10

Literatūra 10

ĮVADAS

Šiais laikais daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendrauja

netiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, kadangi tai yra labai patogus

bendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams. Dokumentas tapo

neatskiriama daugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yra

pateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbu yra,

kad šis dokumentas būtų teisingai suprastas. Tam yra sukurtos rašvedybos

taisyklės, kurios nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir

valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų,

įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo

administravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams,

susijusiems su tų įstaigų veikla. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms,

registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra

rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip,

kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės

norminiuose aktuose nustatytą laiką.

Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti privačios įstaigų

raštvedybinę sistemą, surasti klaidų, jei tokių pasitaikys ir jas

pasistengti ištaisyti.

Mano tirta organizacija – AB „X“.

Mano darbo tikslas – išanalizuoti AB „X“ raštvedybos sistema ir

išsiaiškinti, ar ji atitinka visus raštvedybinių taisyklių reikalavimus.

Taigi savo darbe pasistengiau apžvelgti visą AB „X“ raštvedybos sistemą bei

tinkamai ją išanalizuoti, remdamasi raštvedybos taisyklėmis.

ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS

AB „X” savo veiklą pradėjo1993 m. pagal Lietuvos Respublikos pirminio

privatizavimo įstatymą viešo akcijų pasirašymo būdu privatizavus Vilniaus

autoremonto gamyklą.

12 ha teritorija gera geografinė padėtis Vilniaus mieste, šalia

Žirmūnų gyvenamojo rajono (5 min. kelio automobiliu nuo miesto centro)

geras susisiekimas visuomeniniu transportu, išplėtota inžinerinė ir

telekomunikacijų infrastruktūra, pakankami įvairios paskirties

(vandentiekio, elektros ir pan.) tinklų pajėgumai pagreitino galutinį

apsisprendimą reorganizuoti buvusią autoremonto įmonę į verslo ir

komercijos centrą.

2001 metais AB „X“ laimėjo du atvirus konkursus dėl kaimynystėje

esančios UAB „Šiaurės miestelis“ 4 ha papildomos teritorijos ilgalaikės

nuomos.

Šiandien AB „X ” pagrindinės veiklos kryptys – nuosavo nekilnojamojo

turto nuoma ir su ja tiesiogiai susijusių paslaugų teikimas.

Su AB “ X ” susijusios įmonės:

✓ AB „Erdvėlaivis ”, plėtojanti nekilnojamojo turto veiklą;

✓ UAB „Y”, kuriai priklauso buitinės technikos mažmeninės prekybos

tinklas „Erdvina” ir „Sony” centras;

✓ UAB „Mina”, kurios pagrindinės veiklos kryptys – muitinės sandėlių

nuoma ir su šia veikla susijusios paslaugos. Įmonė plečia logistikos

centrus, kuriuose sandėliavimo, transportavimo ir muitinės paslaugos

sujungtos į bendrą logistikos sistemą.

AB „X“ misija: kurti miestus verslui iir kūrybai.

Moto: laisvė, stabilumas, saugumas, dinamika.

Darbo principai:

Kiekvienas partneris turi gauti daugiau negu atiduoda.

Klientams visada turi sektis.

VEIKLOS KRYPTYS

VALDOMAS NEKILNOJAMASIS TURTAS. AB „X” – nekilnojamąjį turtą valdanti

bendrovė, jau 10 metų dirbanti šioje verslo srityje. 2004 m. pradžioje

bendrovė valdo daugiau kaip 200 000 m2 nekilnojamojo turto, kurio vertė –

daugiau nei 160 mln. Lt.

NEKILNOJAMOJO TURTO PLĖTROS KRYPTYS. AB „X” yra užėmusi nišą nekilnojamojo

turto rinkoje. Veikla – komercinių patalpų kūrimas, atsižvelgiant į klientų

poreikius.

Šiose patalpose yra: biurai, parduotuvės; prekybos centrai; sandėliai,

muitinės sandėliai; autoservisai; kavinės, restoranai; bankų filialai;

draudimo kompanijos; kitos paslaugų firmos; logistikos centrai;

gamybinės..patalpos.

Tokia verslo krypčių įvairovė papildo viena kitą, sukuria ypač patogią

verslo terpę, natūraliai susiformuoja reikalinga infrastruktūra,

svarbiausia – atsiranda klientų trauka ir nuolatiniai jų srautai. Visi

pastatai yra žinomose vietose ir gana dideliuose esamuose ir statomuose

komerciniuose centruose, yra puikus privažiavimas.

ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA

[pic]

ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA

Įmonės raštvedybos sistema centralizuota – už AB „X“ raštvedybos

organizavimą ir kontrolę yra atsakingas administracijos skyrius. Jis priima

visus gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tai yra tvarko visą

korespondenciją. Kitų skyrių sekretorės taip pat dirba su dokumentais,

tačiau juos tvirtina, registruoja ir tvarko administracijos skyrius.

Administracijos skyrius yra atsakingas už tvarkomųjų, organizacinių,

informacinių bei kitų dokumentų rūšių paskirstymą.

DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS

Dokumentų gavimo schema ir aprašymas

Gaunamas dokumentas yra paskirstomas nustatyta tvarka. Už AB “X“

gaunamą kkorespondenciją yra atsakingas adiminstracijos skyrius, kuris

paskirsto ją įmonės nustatyta tvarka. Visi gaunami dokumentai yra

registruojami, tai yra, jiems suteikiamas registracijos numeris, tam,

kad būtų užtikrinta apskaitos sistema. Neregistruojami yra sveikinimai,

kvietimai, reklaminiai bukletai ir pan.

Dokumentai peržiūrimi. Jei trūksta kokių tai dokumentuose nurodyrų

pridedamų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti

ne tuo adresu, persiunčiami adresatui.

Taigi, kai administracijos skyrius užregistruos gautus dokumentus,

perduos juos atitinkamų skyrių generalinio direktoriaus pavaduotojams,

kurie savo ruožtu susipažins su dokumentais bei vizuos juos. Vizuotų

dokumentų originalai keliauja į archyvą, esantį administracijos

skyriuje, o dokumento kopija paliekama atitinkame skyriuje.

Administracijos skyrius įrašo ir registruoja dokumentus.

Visi dokumentai registruojami kompiuteriu ir laikomi skaitmeninėje

laikmenoje, kad būtų užtikrinta greita jų paieška.

[pic]

Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo

bei išsiuntimo aprašymas

Dokumentą gali sudaryti bei parengti už tai atsakingos sekretorės iš

kurio nors įmonės skyriaus.

Visi išoriniai dokumentai rašomi ant įmonės blankų. Visų blankų

viršuje, kairėje yra firmos logotipas.

Visi rengiami išoriniai dokumentai turi būti pasirašyti generalinio

direktoriaus arba atitinkamo skyriaus generalinio direktoriaus pavaduotojo.

Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti vizuoti

rengėjų arba kitų atsakingų darbuotojų.

Jei dokumentas informacinis siunčiamasis, jo teikiama tiek

egzempliorių, kiek jų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei

siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į

kurį atsakoma.

Pasirašomas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Bet jei

informacinis siunčiamasis dokumentas, adresuotas keliems įvardintiems

adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento

egzempliorius.

Dokumentų kopijos tvirtinami firmos antspaudais, kurie dedami taip,

kad liestų dokumentus pasirašiusio asmens parašą. Vėliau dokumentas

perduodamas į dokumentų tvarkymo skyrių ir užregistruojamas tvirtinimo

diena.

Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų

vizuotos kopijos patvirtinamos ir dedamos į bylas.

Tvarkomieji dokumentai perduodami užduočių vykdytojams.

Informaciniai įmonės vidaus dokumentai dedami į bylas po jų

registravimo.

Išorinių siunčiamųjų dokumenų gale po brūkšnio preidedami rekvizitai.

Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas

Kas pradeda rengt vidaus informacinius dokumentus priklauso nuo

konretaus atvejo. Rengėju paprastai gali būti įmonės tarnautojas.

Pavyzdžiui, ataskaitą rengia tarnautojas, jis ją ir pasirašo. Aktą surašo

komisiją, jame pasirašo komisijos pirmininkas ir visi komisijos nariai.

Perdavimo-priėmimo aktą tvirtina atitinkamo skyriaus generalinio

direktoriaus pavaduotojas. Prašymą pasirašo taip pat atitinkamo skyriaus

generalinio direktoriaus pavaduotojas bei generalinis direktorius deda

vizą.

Informaciniai vidaus dokumentai dedami į bylas po to, kai

užregistruojami ar po užduočių įvykdimo. Vienerius raštvedybinius metus jie

saugomi juos sudariusiusiuose skyriuose ar archyve administracijoje. Po

metų, jeigu jie yra ilgo ar nuolatinio saugojimo, jie toliau saugomi ten

pat.

Registravimo priemonės ir reikalavimai

Visi įmonės gauti ir siunčiami dokumentai yra registruojami ir

rūšiuojami administracijos skyriuje, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos

apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.

Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai,

privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe

ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo i ministerijos apskaitos

sistemą.

Yra vedami atskiri gautų ir siunčiamų dokumentų registracijos

žurnalai. Yra parengtas žurnalų sąrašas, kurį tvirtina generalinis

direktorius.

Žurnalo galiojimo trukmė – vieneri raštvedybiniai metai, kurie yra

lygus vieniems kalendoriniams metams. Yra tęstinių žurnalų, kurie negali

pasibaigti, baigiantis raštvedybiniams metams. Jie tęsiami toliau.

Gauti dokumentai, adresuoti įmonei, generaliniamdirektoriui, įmonės

skyriams bei tarnautojams, turi būti registruojami.

Siunčiamieji dokumenai yra registruojami po pasirašymo arba

patvirtinimo.

Užregistruoti dokumentai perduodami generaliniui direktoriui ar jo

pavaduotojui; jis susipažįsta su dokumentais ir pasirašo.

Bylų sudarymas, nomenklatūra

Firmos dokumentų tvarkymui ir valdymui ir bylų sudarymui užtikrinti

turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.

Bylos tvarkomos praėjus vienems raštvedybiniams metams.

Bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų ar gautų per vienus

raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, pvz. darbo sutartys.

Sudaromos yra pagal rūšys, temas, sudarytojus.

Bylose dokumentai dedami chronologine tvarka. Jei byla laikina, ji

segama nuo apačios į viršų. Jei nuolatinė – atvirkščiai, nuo viršaus į

apačią. Jei byla vardinė, dokumentai sisteminami abėcėline tvarka.

Organizaciniai dokumentai dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais,

kuriais jie patvirtinti.

Gauti tvarkomieji dokumentai dedami į atskiras bbylas pagal dokumentų

rūšys ir sudarytojus.

Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų arba patvirtintų jų

kopijų, tiesiai susijusių su konkrečiu darbuotoju.

Jei dokumentas gaunamas faksimilinio ryšio pagalba, tai iš pradžiu

ateina faksas, kuris yra užregistruojamas, parašoma rezoliucija. Vėliau

gaunamas dokumento originalas. Į bylą dedamas ooriginalas ir ankščiau gauto

dokumento faksas su jį siuntusios įstaigos rekvizitais.

Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.

Laikino saugojimo bylos saugomos įmonės skyriuose. Jeigu bylų skaičius

didelis, jos dedamos į archyvą.

Visi priedai dedami prie priklausomų dokumentų. Jeigu jų daug – į

atskirą bylą. Dokumentų juodraščiai į bylas nededami.

Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus metams, dedami į bylas

arba kartu su byla. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai, turintys

galiojimo laiką daugiau nei 5 metus, atspausdinami ir dedami į bylas, kiti

gali likti kompiuteryje.

Nomenklatūra rengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybinių

metų. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal ministerijai nustatytas

funkcijas ir veiklos sritis. Kiekviena sritis numeruojama atskirai, eilės

tvarka. Kiekvienai bylai, įrašytai į nomenklatūrą, suteikiamas indeksas. Į

bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais

raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti. Nurodomi terminai, vadovaujantis

bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle. Bylų nomenklatūroje nurodomos

už bylų sudarymą atsakingų darbuotojų pavardės. Bylų kopijos nerašomos į

nomenklatūrą.

Išvados

Kadangi AB „X“ nėra valstybinė organizacija, jai nebūtina griežtai laikytis

dokumentų rengimo ir įforminimo bei raštvedybos taisyklių reikalavimų,

tačiau ji stengiasi tai daryti kuo geriau, kad užtikrinų tikslų

informacijos skleidimą ir greitą jos paiešką.

Literatūra

1. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/iform.htm

2. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/rastved.htm

———————–

Generalinis direktorius

Finansų skyrius

General. direkt. pavaduotoja

Administracija

General. direkt. pavaduotojas

Apsaugos ir komunikacijos skyrius

General. direkt. pavaduotojas

Architektai

Administracijos skyriaus vadovė

Administratorės, juristai

Apsaugos skyriaus vadovas

Apsaugos skyriaus darbuotojai

Komunikacijų skyriaus vadovas

Komunikacijų skyriaus darbuotojai

Nekilnojamojo turto skyrius

Techninės-eksploatacijos skyriaus vvadovas

Darbuotojai

Dizaineriai

Darbuotojai

Gautas dokumentas

Administracija

Atitinkamas skyrius