ARCHYVAI IR DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS LIETUVOJE

ARCHYVAI IR DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS

LIETUVOJE

Valstybinė archyvų sistema

Lietuvos valstybinę archyvų sistemą sudaro: Lietuvos Archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės ir jam pavaldūs valstybiniai archyvai bei kitos įstaigos: Lietuvos valstybės istorijos archyvas, Lietuvos centrinis valstybės archyvas, Lietuvos valstybės naujasis archyvas, Lietuvos centrinis metrikų archyvas, Lietuvos ypatingasis archyvas, Lietuvos literatūros ir meno archyvas, Lietuvos vaizdo ir garso archyvas, Lietuvos visuomenės organizacijų archyvas, Alytaus, Kauno, Klaipėdos, Marijampolės, Panevėžio, Tauragės, Telšių, Utenos, Vilniaus apskričių archyvai, Lietuvos archyvų biblioteka.

Valstybinės archyvų sistemos įstaigos

1. Lietuvos archyvų departamentas fformuoja ir įgyvendina valstybės politiką raštvedybos ir archyvų srityje, valdo Lietuvos archyvų fondą, pavaldžius archyvus ir įstaigas, prižiūri visą Lietuvos archyvų fondą, tvarko šio fondo sąvadą, rengia, tvirtina ir derina norminius dokumentus, reglamentuojančius Lietuvos archyvų fondo saugojimą, tvarkymą, naudojimą, taip pat atstovauja Lietuvos respublikos tautinėse organizacijose. Departamento nustatyti reikalavimai dokumentų rengimui, tvarkymui, apskaitai bei saugojimui yra privalomi viešojo administravimo institucijoms ir įstaigoms, o dokumentų terminai – visiems ūkio subjektams.

2. Lietuvos centrinis valstybės archyvas – seniausias archyvas. 1921 m. spalio 19 dd. laikoma oficialia archyvo įkūrimo data. Archyve saugomi valstybinių, vietos savivaldos, visuomeninių organizacijų, nevalstybinių institucijų, asmenų dokumentai nuo 1918 m. iki 1990 m. Nuo 1993 m. pagrindinė archyvo darbo kryptis – dokumentų išsaugojimas. Dokumentai ruošiami mikrofilmavimui, tobulinami bylų apyrašai.

3. Lietuvos vvalstybės istorijos archyvas saugo institucijų dokumentus nuo XVI a. iki 1918 m. Archyvas yra baigęs dokumentų komplektavimą, kadangi institucijų, kurių dokumentus komplektavo archyvas, jau seniai nebėra. Todėl svarbiausios archyvo darbo sritys: dokumentų išsaugojimas, atsarginio fondo kaupimas, skaitytojų aptarnavimas, informacinių sistemų tobulinimas. Siekiant išsaugoti dokumentų originalus, dokumentai kopijuojami, mikrofuojami.

4. Lietuvos valstybės naujasis archyvas. Tai pats naujausias archyvas valstybinių archyvų sistemoje. 1993-01-01 įsteigtas dokumentų komplektavimo ir raštvedybos skyrius prie Lietuvos archyvų generalinės direkcijos kaip būsimo valstybės naujausių dokumentų archyvo struktūrinis padalinys, o nuo 1993-10-19 anksčiau minėtas skyrius reorganizuotas į Lietuvos valstybės naująjį archyvą. Lietuvos valstybės naujasis archyvas kontroliuoja valstybės, valdymo ir kitų institucijų einamosios raštvedybos organizavimą, dokumentų minėtose institucijose įforminimą, apskaitą.

5. Lietuvoje veikia penki specializuoti archyvai:

5.1. Lietuvos centrinis metrikų archyvas saugo, kaupia, ttvarko ir naudoja metrikinius dokumentus nuo 1918 metų. Pagrindinė archyvo veikla – socialinių-teisinių paklausimų vykdymas. Piliečiai kreipiasi dėl metrikinių dokumentų Lietuvos pilietybės įrodymui, nuosavybės teisių atstatymui.

5.2. Lietuvos ypatingasis archyvas kaupia ir saugo SSRS, KG, LTSR padalinio 1940 – 1941 metų, LTSR Vidaus reikalų ministerijos 1994 – 1990 metų dokumentus. Šie dokumentai atspindi sovietinio represinio aparato veikimo tikslus, struktūrą, metodus.

5.3. Lietuvos literatūros ir meno archyvas. Įsteigtas 1998 m. liepos 12 d. kaip LTSR centrinis valstybinis literatūros ir meno archyvas. 1990-07-25 – 11993-05-28 – Lietuvos valstybės meno archyvas, vėliau – Lietuvos literatūros ir meno archyvas.

Lietuvos literatūros ir meno archyvas renka, kaupia ir tvarko Lietuvos literatų ir menininkų dokumentus. Didžioji dalis dokumentų yra XX a. Lietuvoje gyvenančių, bet yra gaunama dokumentų ir ankstesniųjų laikotarpių. Gaunami dokumentai ir užsienyje gyvenusių ar gyvenančių Lietuvoje menininkų. Archyve saugomi XX a. meno ir kultūros įstaigų, veikusių iki II pasaulinio karo ir po jo, nuolat papildomas naujais, dabar veikiančių meno ir literatūros įstaigų dokumentais.

5.4. Lietuvos vaizdo ir garso archyvas kaupia ir saugo vaizdo ir garso dokumentus (kino filmus, fotodokumentus-negatyvus ir pozityvus, garso įrašus magnetinėse juostose, video juostas), mikrofilmuoja ir restauruoja archyvinius dokumentus. 1998 m. įkurtas Archyvų restauravimo centras.

5.5 Lietuvos visuomenės organizacijų archyvas kaupia ir saugo visuomeninių organizacijų dokumentus nuo XIX a. iki 1991 m.

1995 metais dokumentai buvo atiduoti Seimo archyvui, išsaugoti neblogai. Fondo dokumentai sutvarkyti pagal galiojančias archyvinio darbo taisykles. Dokumentams surašytas nuolatinio saugojimo bylų apyrašas, jame 1991-1993 metų dokumentai, viso 50 bylų.

Archyvinių dokumentų saugojimo sąlygos

Lietuvos Respublikos Seimo archyviniai dokumentai saugomi atsižvelgiant į Lietuvos archyvų departamento patvirtintus reikalavimus, t.y. saugykloje nėra vandentiekio ir dujų linijų, įrengta gaisro ir apsaugos signalizacija, gaisro gesinimo sistema, dokumentai apsaugoti nuo kenksmingos natūralios šviesos poveikio, įrengti stacionarūs stelažai. Fondo dokumentai sudėti įį specialiai pagamintus vokus ir dėžutes iš popieriaus, kurio rūgštingumas ištirtas ir jis nekenksmingas fotodokumentams. Saugykloje palaikomas beveik optimalus režimas – temperatūra 16 C, drėgnumas 40 procentų.

Lietuvos Respublikos Seime artimųjų metų dokumentų saugojimui skirtos 74 kvadratinių metrų patalpos III rūmų pusrūsyje. Dokumentų saugyklos iš dalies atitinka archyvinių dokumentų saugojimo reikalavimus (nedegios lentynos, hermetiški šviestuvai).

Saugyklų lentynų ilgis – 204 metrai, kurie skirti bendro pobūdžio nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentams saugoti ir 112 metrų – vaizdo ir garso dokumentams saugoti. Šiuo metu bendro pobūdžio dokumentų saugykla jau užpildyta. Seimo archyvo dokumentų kiekis didės iki 2007 metų, nes institucijos savo dokumentus saugo 15 metų ir tik po to juos privalo perduoti valstybiniam saugojimui.

Dokumentų saugojimas

Juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, Raštvedybos bei Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau, įgyvendinant Lietuvos Respublikos archyvų įstatymų nuostatas, visi darbdaviai savo veiklos dokumentus privalo tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.

1. Dokumentų saugojimas įmonėse

Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 patvirtinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (Žin., 1997, Nr. 78-2006). (Toliau Rodyklė). Pagal šią Rodyklę įmonės galėtų sudaryti savo bylų nomenklatūrą, formuoti bylas, organizuoti ir atlikti ddokumentų vertės ekspertizę. Todėl įmonėje (įstaigoje) turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra, kuri parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybos metų pradžios. Bylos sudaromos pagal įmonės (įstaigos) funkcijas, veiklos sritis, parengtas dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:

• nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kiti – dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus;

• nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kiti – dedami kartu su patvirtintais teisės aktais – įsakymais;

• kitų įmonėje (įstaigoje) esančių dokumentų bylos sudaromos pagal temas;

• dokumentų registracijos žurnalai (Darbo sutarčių ir kiti), pasibaigus jų pildymo laikotarpiui, dedami į bylas pagal jų saugojimo terminus ar į žurnale registruotų dokumentų bylas, jei žurnalas nesudaro atskiros bylos.

Visos bylos gali būti saugomos atskiroje patalpoje, specialiai įrengtose lentynose, nedegioje spintoje ar metaliniame seife.

Bylų perdavimas iš jas sudariusių struktūrinių padalinių kitiems atsakingiems struktūriniams padaliniams ar darbuotojams įforminamas aktu, kur surašomos perimamos bylos. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas, kurį tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės priima įmonės vadovas. Tokio akto forma taikoma ir tais atvejais, kai dokumentai nepataisomai sugadinti ar kitaip prarasti.

2. Dokumentų saugojimas Lietuvos Respublikos archyvuose

Kad dokumentai būtų efektyviai valdomi ir naudojami, darbdaviai privalo savo veikloje vadovautis Lietuvos Respublikos 1995

m. gruodžio 5 d. archyvų įstatymu Nr. I-1115, kuriame nurodyta, kad „Lietuvos archyvų departamento leidžiami norminiai dokumentai Lietuvos archyvų fondo klausimais privalomi visiems juridiniams asmenims ir pareigūnams“.

Lietuvos archyvų fondas susideda iš nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų archyvų fondų, įtrauktų į Lietuvos archyvų fondo sąvadą. Šiuos archyvų fondus sudaro nevalstybinių įstaigų, įmonių, organizacijų bei fizinių asmenų veiklos dokumentai ir jų surinkti, paveldėti, pirkti ar jiems dovanoti dokumentai, jei jie nepriklauso valstybiniam archyvų fondui.

Taip pat archyvų įstatymas nurodo, kad nevalstybinės institucijos – ddarbdaviai privalo:

1) laikytis valstybinės archyvų sistemos įstaigų nustatytų dokumentų saugojimo terminų, teikti joms informaciją apie saugomus dokumentus;

2) parduodamos ar perduodamos dokumentus, įtrauktus į Lietuvos archyvų fondo sąvadą, kitam juridiniam ar fiziniam asmeniui, apie tai pranešti Lietuvos archyvų departamentui;

3) jeigu jos prekiauja kultūros vertybėmis, pateikti Lietuvos archyvų departamentui numatytų parduoti dokumentų sąrašus, o sandoriui įvykus informuoti apie jų naują savininką;

4) dokumentus, įrašytus į kilnojamųjų kultūros vertybių registrą, saugoti pagal Kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatymo nustatytus reikalavimus.

Valstybiniai archyvai ir kitos valstybinės saugyklos gali priimti pagal sutartį vvalstybiniam arba depozitiniam saugojimui darbdavių ir fizinių asmenų dokumentus.

Taigi Lietuvos Respublikos archyvai saugo ir komplektuoja:

• valstybinio archyvo fondo dalį, kurią sudaro Lietuvos Respublikos teritorijoje iki 1990 m. veikusių įstaigų, įmonių, organizacijų veiklos dokumentų kompleksas;

• apskričių valstybinio teritorinio administravimo, kitų valstybės ir savivaldybių iinstitucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentus nuo 1990 m.;

• kitų juridinių ir fizinių asmenų perduotus dokumentus.

Asmenų prašymuose nurodytiems juridiniams faktams patvirtinti, Lietuvos Respublikos archyvai išduoda, saugomų dokumentų pagrindu, Archyvo pažymėjimus, dokumentų patvirtintas kopijas, išrašus, kitus oficialius dokumentus.

LITERATŪRA

1. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. – Vilnius: Patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 19.

2. Kanceliarinės kalbos patarimai. – Vilnius: Mokslo ir enciklopedijų leidykla, 1994.

3. www.archyvai.lt