DOKUMENTŲ DERINIMAS IR TVIRTINIMAS

TURINYS

ĮVADAS. 3

I. Dokumento rengimo etapai 4

II. Rengėjo žyma 6

III. Dokumentų derinimo esmė 7

IV. Vidinis ir išorinis dokumentų derinimas 8

V. Dokumentų tvirtinimo būdai 9

VI. Parašo dokumente esmė 10

IŠVADOS 12

LITERATŪRA 13

PRAKTINĖ DALIS 14ĮVADAS

„Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyne apibrėžiame kaip dokumentu valdymas. Siaurąja prasme raštvedyba yra darbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklos dokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą.

Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio „dokumentum“ – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.

Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl reikia mokėti teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms. Visi dokumentai, susidarę įįstaigų veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią įstaigos veiklos sritį jei atspindi. Bet kurios organizacijos darbo sėkmė daug priklauso nuo to, taip greitai ir teisingai darbuotojai moka parengti dokumentus.

Raštvedybos dokumentai yra reikalingi ir svarbūs valstybei bei jos piliečiams. Aišku, kad dokumentų vertė nevienoda, dėl to visus vertiname pagal šiuos kriterijus:

1) trumpalaikė, praktinė vertė, kai dokumento reikia dabartiniu metu, pavyzdžiui,

prekių čekio, bilieto į teatrą, įsakymo dėl atostogų ir kt.;

2) mokslinė-istorinė vertė, kurią turintys dokumentai atspindi ir liudija tautos bei vvalstybės politikos, ekonomikos, kultūros raidą. Tokie dokumentai yra istorijos šaltiniai, kartu ir mūsų valstybės dokumentinio paveldo dalis, neįkainojamas valstybės turtas. Dokumentus reikia tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugomi reikiamą laiką, t.y. užtikrintų įstaigos veiklos įrodymus ir išliktų ateities kartoms.I. Dokumento rrengimo etapai

1. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas–tvarkomųjų, organizacinių, informacinių dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos.

1.2 Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai taikomi ir kitiems įstaigų dokumentams, atsižvelgiant į jų paskirtį bei kitų teisės aktų nustatytus reikalavimus.

1.3. Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims yra rekomendaciniai.

1.4. Šios taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu (Žin., 1995, Nr. 41-991), Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416), kkitais teisės aktais ir tarptautiniais standartais.

1.5. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos:

Įstaigoje parengti dokumentai skirstomi į siunčiamuosius ir vidaus.

Siunčiamojo dokumento rengimo eiga:

1. Dokumento projekto rengimas

2. Spausdinimas

3. Dokumento projekto derinimas

4. Dokumento projekto įforminimo patikrinimas

5. Dokumento pasirašymas

6. Dokumento registravimas

7. Dokumento išsiuntimas adresatui

8. Antrojo egzemplioriaus įdėjimas į bylą

Vidaus dokumento rengimo eiga:

1. Parengimo etapas

2. Sutampa su siunčiamųjų dokumentų rengimo eiga

3. Dokumento projekto rengimas

4. Spausdinimas

5. Vizavimas

6. Pasirašymas

7. Registravimas

8. Dokumento įdėjimas į byląII. Rengėjo žyma

2. Rengėjo nuoroda rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės. Rengėjo nuorodoje vvienoje eilutėje rašomas dokumentą parengusio tarnautojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, galimi ryšio duomenys (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas), pvz.:

Agnė Petrauskienė, 24 56 89, faks. 24 56 88, el. p. katinas@saule.lt.III. Dokumentų derinimo esmė

3. Dokumento suderinimo žyma įforminamos teisės aktų nustatytos dokumentų suderinimo tarp įstaigų procedūros. Suderinimo žyma rašoma po parašo rekvizitu, organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu tokia tvarka:

3.1. Suderinimo žymą sudaro didžiosiomis raidėmis rašomas žodis SUDERINTA, įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo pilnas pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės ir išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:

SUDERINTA

Lietuvos Respublikos ūkio ministras

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

3.2. Kai suderinimo procedūra patvirtinama įstaigos raštu, pasirašytu jos vadovo, suderinimo žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris, pvz.:

SUDERINTA

Lietuvos Respublikos

sveikatos apsaugos ministerijos

2005-01-14 RAŠTU NR. 0-00

3.3. Kai dokumente rašomos dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos rašomos greta viena kitos, tarp žymų paliekant tarpus, pvz.:

SUDERINTA SUDERINTA

Lietuvos Respublikos Lietuvos Respublikos

finansų ministras aplinkos ministras

(Parašas) (Parašas)

(Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė)

(Data) (Data)IV. Vidinis ir išorinis dokumentų derinimas

Pagal sudarymo vietą yra vidaus ir išorės dokumentai.

Vidaus dokumentai naudojami organizacijos vidaus veiklai įforminti ir joje vykstančių operacijų fiksavimui.

Vizos – tai vidinio derinimo su savo įmonės darbuotojais forma. Viza reikalinga, kad įsitikintume ar dokumentą įmonės specialistai rengia laiku, ar jis apskritai reikalingas.

Rašomos ppo parašo rekvizitu arba gali būti išdėstytos viena šalia kitos. Vizą sudaro tarnautojo parašas, vardas ir pavardė, data, jei reikia – pareigų pavadinimas. Viza gali būti rašoma ranka, rekvizito dalys dėstomos kampiniu vėliaviniu būdu arba dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu ir pavarde, jei reikia – ir su pareigų pavadinimu, pasirašoma ir parašoma data:

(parašas) Ekspertų komisijos pirmininkas

Vardas ir pavardė arba (parašas)

(data) Vardas ir pavardė

(data)

Dokumentuose, kuriuose yra rengėjo nuoroda, rengėjo vizą sudaro jo parašas ir data, jie rašomi virš rengėjo nuorodos:

(parašas)

(data)

Rengėjo nuoroda

Kai vizuojantis tarnautojas dėl dokumento turi atskirą nuomonę, nuoroda apie pridedamas pastabas rašoma virš vizos:

Pastabos pridedamos

(parašas)

Vardas ir pavardė

(data)

Patogu, kai įmonėje yra vizuojamų dokumentų sąrašas. Jame nurodomi pareigūnai, su kuriais reikia derinti atitinkamus dokumentus.

Išorės dokumentai – tai įvairaus pobūdžio raštai, pažymos ir kiti dokumentai gauti iš įmonių, įstaigų, asmenų ir kt.

Išorinių dokumentų derinimas yra aprašytas III punkte Dokumentų derinimo esme, pusl. 7

IV. Dokumentų tvirtinimo būdai

4. Dokumento tvirtinimo žyma rašoma lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo tokia tvarka:

4.1. Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis.

4.2. Kai dokumentas tvirtinamas tvarkomuoju dokumentu, tvirtinimo žymą sudaro: žodis PATVIRTINTA, tvarkomojo dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data, dokumento rūšies pavadinimas ir dokumento registracijos numeris. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:

PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos teisingumo

ministro 2001 m. liepos 16 d.

įsakymu Nr. 00-00

arba

PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos vertybinių

popierių komisijos 2001 m. spalio 1 d.

nutarimu Nr. 0-00

4.3. Kai dokumento forma tvirtinama tvarkomuoju dokumentu, formos viršutinės paraštės dešinėje pusėje nurodoma formą patvirtinantis teisės aktas, pvz.:

Forma patvirtinta Lietuvos Respublikos

aplinkos ministro 2001 m. spalio 5 d.

įsakymu Nr. 0-00

4.4. Kai informacinis įstaigos vidaus dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo žymą sudaro: žodis TVIRTINU, įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Jei teisės aktų nustatytais atvejais parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pareigų pavadinimą. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:

TVIRTINU

A.V. Generalinis direktorius

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

4.5. Kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos dokumentas, tvirtinimo žymoje nurodomas pilnas vadovo pareigų pavadinimas, pvz.:

TVIRTINU

Šiaulių miesto savivaldybės

administratorius

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

V. Parašo dokumente esmė

5. Parašo rekvizitas rašomas po dokumento tekstu:

5.1. Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

5.2. Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos tarnautojas, parašo rekvizitai dėstomi vienas po kito pagal einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Vyriausiasis

buhalteris (Parašas) (Vardas ir p.avardė)

5.3. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai. Parašo rekvizitai rašomi vienas po kito pagal dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz:

Revizijų departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Muitinės departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

5.4. Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigas paskirtas tarnautojas, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:

L. e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

5.5. Kai tvarkomąjį dokumentą pasirašo tarnautojas, teisės aktų nustatyta tvarka laikinai einantis vadovo pareigas, parašo rrekvizite rašomos tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos, pvz.:

Direktoriaus pavaduotojas

l. e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

5.6. Kai patvirtintoje spausdintinėje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:

Viršininkas Jonas Jonaitis

Viršininko pavaduotojas (Parašas) Jonas Petraitis

5.7. Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą.

5.8. Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančiųjų asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vvardas ir pavardė rašoma pirmoji, o jos narių vardai ir pavardės – pavardžių abėcėlės tvarka. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jų parašai rašomi po komisijos narių parašais, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir ppavardė)

Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)

5.9. Dokumentų antrųjų egzempliorių parašo rekvizite, vietoj parašo dedamas už įstaigos raštvedybą atsakingo struktūrinio padalinio antspaudas.IŠVADOS

Šiuolaikinė raštvedyba kaip dokumentų valdymo sistema. Šiai sistemai būdingi tam tikri darbų su dokumentais procesai kurie prasideda parengus ar gavus dokumentą ir baigiasi atrinkus atrinkus dokumentus saugoti ar naikinti.

Dokumentuose užfiksuota informacija yra svarbi vertybė. Sukauptos informacijos pagrindu priimami įvairaus lygio valdymo sprendimų kokybės priklauso ir verslo sėkmė ar nesėkmės.

Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės privalomos valstybės ir savivaldybių institucijoms bei kitoms organizacijoms, įgaliotoms atlikti viešojo administravimo funkcijas. Privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendacinio pobūdžio. Dokumentų įforminimo reikalavimai taikomi ne tik tradiciniams (popieriuje rašomiems) dokumentams, bet ir kompiuteriniams (elektroniniams) dokumentams.LITERATŪRA

1.Baltrunienė V. Dokumentu valdymas. – Vilnius 2004

2. Laurinavičienė AA., Rancova G. Dokumentu rengimas ir įforminimas. – Vilnius 2003

3. Laurinavičienė A., Rancova G. Personalo dokumentai. – Vilnius 2003

4. Rancova G. Raštvedyba ir verslo korespondencija. – Vilnius 2001

5. Stancikien4 A. Metodin4 medžiaga studentams. – Vilnius 2005

Įmonės pavadinimas

Dokumento sudarytojo pavadinimas

Dokumento pavadinimas

Dokumento data, Dokumento registracijos numeris

Dokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

Dokumento sudarytojo pavadinimas Parašas Vardas Pavardė

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SVAJONĖ“

DIREKTORIUS

MATERIALINIŲ VERTYBIŲ INVENTORIZACIJOS

AKTAS

2006 m. sausio 20d. Nr. 06-12

Vilnius

PAGRINDAS. 2006-01-04 direktoriaus įsakymo Nr. 6-05 „Dėl UAB „Svajonė“ materialinių vertybių inventorizacijos atlikimo“.

Š.m. vasario 1d. pravesti įmonei priklausančių materialinių vvertybių inventorizaciją.

Komisijos pirmininkas (Parašas) Viktorija Bedulskaja

Komisijos nariai (Parašas) Alina Dapkevičiūtė

(Parašas) Violeta Siniauskaitė

(Parašas) Anželika Paškevičiūtė

PREKIŲ UŽSAKYMAS

UAB „SVAJONĖ“

Tarpkalnio g.17, Vilnius

Tiekėjas: UAB „VP Market“

Už. Nr. 06-25 Prist. data: 2006-01-25 Reiso Nr.:15

Eil. Nr. Pr. kodas Barkodas Pavadinimas Už. kiekis Mato. Vn

1 161820 477005121016 Spalvoti pieštukai, 6vnt. 65 vnt.

2 161835 477005121215 Tušinukas „Cello“, mėlynas 80 vnt.

3 201536 477005122536 Užrašu knygelė „Fishbone“, pusl. 36 20 vnt.

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „SVAJONĖ“

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL AGNEŠKOS DUDOJT MOKYMOSI ATOSTOGŲ

2006 m. sausio 20d. Nr. 06-12

Vilnius

Atsižvelgdama į Vilniaus kolegijos Ekonomikos fakulteto 2006-01-05 raštą Nr.123,

l e i d ž i u Agneška Dudojt mokymosi atostogų nuo 2006 m. vasario 7 d. iki

vasario 19 d., mokant jai darbo užmokestį.

Direktorė (Parašas) Reda Pikelienė

Personalo inspektorius

(Parašas)

Tomas Navackas

2006-01-22

PATVIRTINTA

Uždarosios akcinės bendrovės

„Ultra“ direktoriaus

2005 m. kovo 13 d. įsakymu

Nr. 12-658

PAREIGYBĖS NUOSTATAI

I. UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

II. TEISES

7.

8.

9.

III. ATSAKOMYBĖ

10.

11.

12.

13.

___________________________

SUDERINTA

Personalo skyriaus vedėja

(Parašas)

Vanda Kočiok

2005-03-17

Susipažinau

(Parašas)

Agneška Dudojt

2005-03-24