Dokumentų registravimo bylų tvarkymas

Raštvedybos taisyklėse vartojamos sąvokos:

Byla – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti

ir susisteminti dokumentai.

Bylų apyrašas – įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.

Bylų nomenklatūra – raštvedybiniais metais įstaigoje numatomų sudaryti

bylų planas.

Dokumentų apyvarta – įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar

gavimo iki įdėjimo į bylą.

Dokumento kopija – reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.

Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be ranka jame parašytų

rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).

Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti

ar naikinti procesas.

Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas

dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.

Raštvedyba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų

tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti

ar naikinti.

Raštvedybiniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius

metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.

Registravimas – dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo

oficialumo įrodymą.

Registracijos žurnalas – registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje

ar skaitmeninėje laikmenoje).

Saugojimo vienetas – kartu ssudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų

fizinis apskaitos vienetas.

II. ĮSTAIGOS RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMAS

4. ĮSTAIGOS RAšTVEDYBOS ORGANIZAVIMO TIKSLAI YRA:

4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

4.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas

priėjimas prie visų turimų dokumentų;

4.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir

atsiskaitymo gebėjimus;

4.4. dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos

veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių

asmenų teisės.

5. Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę yra atsakingas

įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo

(toliau – įstaigos vadovas).

6. Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir

šių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas:

6.1. Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo,

naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių,

darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę.

6.2. Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo

technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus.

6.3. Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems

darbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant

dokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų.

6.4. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su

įstaigos dokumentus komplektuojančiu valstybiniu archyvu; jei įstaigos

dokumentų nekomplektuoja valstybinis archyvas – su įstaiga, kuriai ji yra

pavaldi ar kurios reguliavimo sričiai priklauso.

6.5. Dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams

nagrinėti sudaro patariamąją, nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją

(toliau – DEK) ir tvirtina jos nuostatus.

7. Įstaigų raštvedybos priežiūrą ir kontrolę vykdo valstybinės archyvų

sistemos įstaigos.

Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo pavaldžių ar jų

reguliavimo sričiai priklausančių įstaigų raštvedybos būklę, jei jos nėra

įrašytos į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašą.

III. BENDRIEJI Dokumentų registravimO REIKALAVIMAI

8. ĮSTAIGOS PPARENGTI IR GAUTI SU JOS VEIKLA SUSIJę DOKUMENTAI TURI BūTI

REGISTRUOJAMI, KAD BūTų įRODYTAS Jų BUVIMAS įSTAIGOS DOKUMENTų APSKAITOS

SISTEMOJE IR UžTIKRINTA PAIEšKA.

9. Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose:

9.1. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose

pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus (1 priedas).

9.2. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos

ir kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis (1

priedas).

Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami

atskiruose žurnaluose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą

požymį ar jų derinį.

Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie gali

būti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentų

registracijos žurnale, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.

9.3. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami

atskiruose žurnaluose (2 ir 3 priedai).

Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registracijos

žurnalai pagal korespondentus ar temas.

9.4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir

administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių

reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.

9.5. Registracijos žurnaluose registruojami vienų raštvedybinių metų

dokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.

10. Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir jų sąrašą

tvirtina įstaigos vadovas.

Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas,

jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), žurnalo pildymo

laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar

darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame

registracijos žžurnale (4 priedas).

Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašas turi būti visiems

prieinamas.

11. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji,

siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai – jų pasirašymo ar

tvirtinimo dieną, gauti – jų gavimo dieną.

Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti

atliekamos.

12. Dokumentai registruojami tokia tvarka:

12.1. Registracijos žurnale ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumento

registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas –

dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data.

12.2. Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys:

dokumento pavadinimas, gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas

siunčiamas – adresatas.

12.3. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas

ar registruojamus dokumentus, registracijos žurnale gali būti papildomų su

dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo

vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo

parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento

įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais

dokumentais), kiti duomenys.

IV. ĮSTAIGOJE PARENGTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS

13. Įstaigoje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi

ar patvirtinami.

14. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatyta

tvarka įforminti ir suderinti:

14.1. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti

vizuoti rengėjų, kitų atsakingų darbuotojų, teisės norminių aktų

nustatytais atvejais – suderinti su suinteresuotomis įstaigomis.

14.2. Teikiami vadovui tvirtinti dokumentai (aktai, sąrašai, planai,

sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų, jei reikia,

vizuoti rengėjų.

14.3. Informacinių siunčiamųjų įstaigos dokumentų teikiama tiek

egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas

egzempliorius.

Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su

dokumentu, į kurį atsakoma.

15. Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas dokumento egzempliorius.

Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardytiems

adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento

egzempliorius.

Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai

nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumento

egzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar

patvirtinti nuorašai.

Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek dokumento

egzempliorių, kiek yra sudarytojų.

16. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai užregistruojami.

17. Užregistravus dokumentus, atliekamos tolesnės procedūros:

17.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio

padalinio antspaudu arba antspaudu su pareigybės pavadinimu, kuris dedamas

taip, kad liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus,

organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.

17.2. Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams,

rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas.

Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti

nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais

telekomunikacijų įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo

vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente

rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.

Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo

dokumentu, į kurį atsakoma.

17.3. Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai

supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas.

17.4. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintais

organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose

dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose; kopijos ar nuorašai dedami

į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta.

17.5. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai dedami į bylas po jų

registravimo ar po užduočių įvykdymo.

V. GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS

18. VISą įSTAIGOS GAUTą KORESPONDENCIJą PRIIMA Už TAI ATSAKINGAS

STRUKTūRINIS PADALINYS AR DARBUOTOJAS IR PASKIRSTO Ją įSTAIGOS VADOVO

NUSTATYTA TVARKA.

19. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentų

nepaliekami, išskyrus atvejus, kai ssiuntėjo adresas nurodytas tik ant voko

ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.

Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų,

apie tai informuojamas siuntėjas.

20. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba

grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir

vokas.

21. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmens

dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ir kt.), asmens

dokumentas, padarius jo kopijas, grąžinamas pateikusiajam.

22. Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui,struktūriniams

padaliniams, darbuotojams, turi būti registruojami.

Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai,

privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe

ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.

23. Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registracijos žurnale

(3 priedas), kituose nustatytuose žurnaluose šių taisyklių 11 ir 12

punktuose nustatyta tvarka.

Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo

registracijos žymoje, kuri rašoma Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių

18 punkte nustatyta tvarka.

24. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais

informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima

identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra

tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta

pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas

dokumentas.

25. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui.

Vadovas susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas

paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus.

26. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į dokumentus registruojantį

padalinį.

Rezoliucijos surašomos į dokumentų registracijos žurnalus ir dokumentai

perduodami užduočių vykdytojams.

27. Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą, jei jis yra

atsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos sudarymą atsakingam

struktūriniam padaliniui ar darbuotojui.

Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai

užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo ir

nurodo datą.

VI. BYLŲ SUDARYMAS

28. ĮSTAIGOS DOKUMENTų TVARKYMUI IR VALDYMUI VISOSE JOS VEIKLOS SRITYSE

IR BYLų SUDARYMUI UžTIKRINTI TURI BūTI PARENGTAS NUMATOMų SUDARYTI BYLų

PLANAS – BYLų NOMENKLATūRA.

Bylų nomenklatūra (5 priedas) parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų

raštvedybinių metų pradžios.

29. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir

veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta

tvarka.

Veiklos sritys nomenklatūroje numeruojamos iš eilės kaip punktai, o

kiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kkaip papunkčiai.

30. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį

sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali

būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04

(1.6 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys).

Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris

nekeičiamas.

Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į

bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.

31. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais

raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti.

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi

vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle,

patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos

Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-

2006), kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo

terminus.

Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais

aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūroje

įstaigos DEK, įvertinusi dokumentus pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus

kriterijus. (VIII skyrius)

Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi

struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.

32. Bylų nomenklatūra rengiama atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo

principus:

32.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienus

raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš

dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu.

32.2. Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.

32.3. Dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskiras

bylas.

32.4. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų

sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:

32.4.1. Įstaigoje parengti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai,

potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo

terminus.

Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.)

dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti.

32.4.2. Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos klausimais

(nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal

dokumentų rūšis ir sudarytojus.

Jei tokių dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą.

32.4.3. Susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal temas.

32.4.4. Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus jų pildymo

laikotarpiui, dedami į bylas pagal jų saugojimo terminus ar į žurnale

registruotų dokumentų bylas, jei žurnalas nesudaro atskiros bylos.

Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai atspausdinami ir dedami į

bylas. Jei tokį žurnalą nustatyta saugoti iki 5 metų, jis gali būti

saugomas skaitmeninėje laikmenoje.

32.4.5. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų, patvirtintų

dokumentų kopijų ar nuorašų, tiesiogiai susijusių su konkrečiu darbuotoju

per jo darbo įstaigoje laikotarpį.

33. Bylų antraštės nomenklatūroje turi būti konkrečios ir aiškios,

nurodančios byloje esančių dokumentų turinį ir rūšį:

33.1. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje

nurodomos abi dokumentų rūšys.

33.2. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu

klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“.

33.3. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo

pavadinimas.

33.4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi konkretūs arba

apibendrinti korespondentų pavadinimai ir susirašinėjimo su jais klausimai

(temos), pvz.: Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais

dokumentai.

33.5. Planų, ataskaitų ir panašių bylų antraštėse nurodomas apimamas

laikotarpis, pvz.: mėnesių ataskaitos; pusmečių planai.

33.6. Bylų antraštėse pavadinimai netrumpinami, nevartojamos nekonkrečios

formuluotės, pvz.: siunčiami raštai; gauti raštai; bendras susirašinėjimas

ir pan.

34. Sudaromos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą įrašomos viena

apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos; Finansinių

patikrinimų bylos. Vienarūšėms byloms nomenklatūroje suteikiamas vienas

indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas, pvz.: Pagal

sąrašą; Pagal žurnalą.

35. Bylų nomenklatūros projektą svarsto įstaigos DEK.

Jei komisija projektui pritaria, bylų nomenklatūra teikiama derinti.

Derinti teikiami atsakingo rengėjo pasirašyti ir įstaigos DEK pirmininko

vizuoti du bylų nomenklatūros egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai,

su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius – bylų

nomenklatūrą teikiančiai įstaigai.

Suderintą bylų nomenklatūrą tvirtina įstaigos vadovas.

36. Jei per raštvedybinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos

nomenklatūroje nenumatytos, rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas

(6 priedas).

Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės

pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį.

Sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra.

37. Sudaromos vienarūšės bylos įrašomos į tų bylų apskaitos žurnalus.

38. Dokumentai per raštvedybinius metus į bylų nomenklatūroje numatytas

bylas dedami laikantis šių reikalavimų:

38.1. Dokumentų rūšys ir turinys turi

atitikti bylų nomenklatūroje

numatytos sudaryti bylos antraštę.

Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo.

38.2. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius.

Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas

dokumentas užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija, o vėliau gaunamas

dokumento originalas, į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento

lapas su jį gavusioje įstaigoje parašytais rekvizitais.

38.3. Dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kita

sisteminimo tvarka.

38.4. Vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka.

38.5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie ttų dokumentų, kuriems

jie priklauso.

Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į

atskirą bylą.

38.6. Į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, įstaigos parengti

leidiniai, susiję su jos atliekamomis funkcijomis.

38.7. Dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami.

38.8. Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į bylas išėmus

segtukus ir sąvaržėles.

38.9. Byla sudaroma ne daugiau kaip 150-200 lapų, jei jų yra daugiau,

sudaroma kita byla.

39. Pasibaigus raštvedybiniams metams, pagal bylų nomenklatūrą, jos

papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kkitus nustatytus jų apskaitos

dokumentus suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys

Jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje (8 priedas).

Patvirtinta suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuo

raštvedybinių metų pabaigos išsiunčiama įstaigai, su kuria bylų

nomenklatūra buvo derinta.

VII. BYLŲ TVARKYMAS

40. BYLOS TVARKOMOS PRAėJUS VVIENERIEMS RAšTVEDYBINIAMS METAMS PO BYLų

UžBAIGIMO.

41. Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą

struktūriniuose padaliniuose.

Bylų perdavimas iš jas sudariusių struktūrinių padalinių kitiems

atsakingiems struktūriniams padaliniams ar darbuotojams įforminamas aktu

(9 priedas), kur surašomos perimamos bylos.

42. Bylos tvarkomos:

42.1. Tikrinami kiekvienos bylos ir joje esančių dokumentų saugojimo

terminai pagal įstaigos bylų nomenklatūrą ir teisės norminius aktus,

kuriuose jie nustatyti.

42.2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar

pasirinktą požymį.

Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdėstomi chronologine

tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu), jei

netaikoma kita sisteminimo tvarka.

Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po

iniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo dokumento datos.

42.3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar

saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas.

Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių,

sąvaržėlių, segtukų, jjie išimami.

43. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai sunumeruojami pagal bylų lapų

numeravimo tvarką (atskira tema)

Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.

44. Laikino saugojimo bylų lapai paprastai nenumeruojami.

Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduoti

teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojami

ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.

45. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų

apskaitai ar paieškai.

Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta

byloje (11 priedas).

46. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis

įrašas (12 priedas) ir įforminamas bylos antraštinis lapas (13 priedas):

46.1. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai.

46.2. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys:

• bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas,

• bylos indeksas ir antraštė,

• chronologinės ribos ar data,

• bylos saugojimo terminas:

46.2.1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais

nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą

pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.:

Valstybinė atominės energetikos saugos inspekcija (VATESI).

Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame

lape rašomas paskutinis pavadinimas.

46.2.2. Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal bylų nomenklatūrą.

Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų sudėtį.

46.2.3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje

registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.

Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data.

Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yra

metai.

46.3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei

bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.

47. Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaita

daroma ir jų paieška atliekama pagal:

• bylų nomenklatūrą,

• jos papildymų sąrašą ir suvestinę,

• vienarūšių bylų sąrašus

• kitus nustatytus apskaitos dokumentus.

VIII. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ

48. DOKUMENTAI VERTINAMI PAGAL Jų REIKALINGUMO KRITERIJUS:

48.1. įstaigos administravimo ir iinformaciniams poreikiams;

48.2. teisės norminių aktų nustatytos įstaigos atsakomybės ir veiklos

įrodymams;

48.3. su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisėms

užtikrinti;

48.4. numatomiems ar galimiems tyrimams atlikti;

48.5. įrodymams ir informacijai apie įstaigos teises, pareigas, politiką,

veiklą, ryšius, interesus, mokslo ir kultūros tikslais.

49. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų

pabaigos.

Jei bylos saugojimo terminas, numatytas bylų nomenklatūroje yra

pasibaigęs, atliekama joje esančių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas

sprendimas dėl tolesnio jos saugojimo ar sunaikinimo.

50. Dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo

ar atrinkimo naikinti siūlo įstaigos struktūriniai padaliniai,

administruojantys atitinkamą veiklos sritį, kartu su padaliniais ar

darbuotojais, atsakingais už dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą.

51. Pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus kriterijus įvertintiems

dokumentams ir byloms numatomi tolesnio saugojimo terminai arba dokumentai

ir bylos atrenkami naikinti:

51.1. Iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti dokumentų sudaromos

bylos pagal numatomus jų saugojimo terminus.

51.2. Ilgam ir nuolatiniam saugojimui atrinktos ir iš atrinktų dokumentų

sudarytos naujos bylos įforminamos ir įrašomos į apyrašus

51.3. Sudaromas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų bylų, kurių pasibaigęs

laikino saugojimo terminas pratęsiamas.

51.4. Surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas (14 priedas).

52. Įstaigos DEK svarsto:

• dokumentų vertės ekspertizę atlikusių atsakingų struktūrinių

padalinių siūlymus,

• motyvus dėl atrinktų dokumentų naikinimo

• motyvus dėl tolesnio jų ssaugojimo

53. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, tvirtina

įstaigos vadovas.

Aktas tvirtinamas, kai tų metų ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos

nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus.

Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose

esanti informacija būtų neatpažįstama.

IX. BYLŲ APSKAITA

54. KAD DOKUMENTAI BūTų IšSAUGOMI IR PRIEINAMI REIKIAMą LAIKą IR BūTų

UžTIKRINTA Jų PAIEšKA, TURI BūTI SUDARYTA įSTAIGOS UžBAIGTų BYLų APSKAITOS

SISTEMA: NUSTATYTI APSKAITOS DOKUMENTAI, Jų SUDARYMO TVARKA IR ATSAKINGI

STRUKTūRINIAI PADALINIAI AR DARBUOTOJAI.

55. Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į apyrašus įrašomos ir

laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų

užbaigimo.

56. Įstaigos vadovo paskirtas už bylų apskaitos tvarkymą atsakingas

struktūrinis padalinys ar darbuotojas:

56.1. priima įstaigos struktūriniuose padaliniuose sudarytas bylas ir

tvarko jų apskaitą;

56.2. įrašo bylas į apyrašus ir byloms užrašo patvirtintus jų apskaitos

duomenis (šifrus);

56.3. atlieka kartu su kitais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir

sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą;

57. Laikino saugojimo bylų apskaita daroma raštvedybiniais metais

užbaigtų bylų sąrašuose ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus

vertės ekspertizę, sąrašuose.

Sąraše nurodomas:

• bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą,

• bylos antraštė,

• chronologinės ribos ar data,

• saugojimo terminas.

Laikino saugojimo bylų sąrašus rengia struktūriniai padaliniai, kuriuose

tokios bylos buvo sudarytos, ir pateikia juos atsakingam už bylų apskaitos

tvarkymą struktūriniam padaliniui.

58. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma atskiruose bylų

apyrašuose.

Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų apyrašai nustatomi:

58.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos funkcijų ar veiklos

sričių byloms;

58.2. specialias funkcijas vykdančių struktūrinių padalinių byloms;

58.3. apibrėžtų procesų metu susidariusioms vienarūšėms byloms;

58.4. byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja

įstatymai.

59. Bylų apyrašų sąrašą, tvarkomuoju dokumentu tvirtina įstaigos vadovas.

Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo numeris ir pavadinimas,

įvardijamos bylos ir jų saugojimo terminas, pvz.:Mokestinių ginčų

nagrinėjimo nuolatinio saugojimo bbylų apyrašas.

60. Į bylų apyrašus įrašomos:

60.1. raštvedybiniais metais užbaigtos ilgo ir nuolatinio saugojimo

bylos;

60.2. buvusios laikino saugojimo bylos, kurioms atlikus dokumentų vertės

ekspertizę nustatytas ilgas ar nuolatinis saugojimo terminas.

61. Už bylų apskaitą atsakingam struktūriniam padaliniui iš struktūrinių

padalinių perduotos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos tikrinamos tokia

tvarka:

61.1. Patikrinamas bylų sutvarkymas ir įforminimas.

Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos ir įformintos nesilaikant šių

taisyklių ir kitų teisės norminių aktų reikalavimų, bylos grąžinamos

pataisyti jas tvarkiusiems darbuotojams.

61.2. Pagal bylų nomenklatūrą, jos suvestinę, bylų perėmimo aktus,

dokumentų registracijos žurnalus ir kitus apskaitos dokumentus būtina

nustatyti, ar visos tvarkomaisiais raštvedybiniais metais sudarytos bylos

ir dokumentai perduoti.

61.3. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama

paieška, o jų neradus, surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas (15

priedas); aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės įstatymų nustatyta

tvarka priima įstaigos vadovas.

62. Sutvarkytos ir patikrintos bylos į apyrašus (16 ir 17 priedai)

įrašomos tokia tvarka:

62.1. Bylos į apyrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų

raštvedybinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką bylų nomenklatūroje,

vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.

Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal raštvedybinius metus,

kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų

paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nežiūrint atsakomojo dokumento datos.

62.2. Kiekvienais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama eilės tvarka.

62.3. Bylos įrašomos kaip atskiri saugojimo vienetai, kiekvienam

suteikiamas atskiras apskaitos eilės numeris.

62.4. Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antraštė, chronologinės ribos,

lapų skaičius.

62.5. Nurodoma į bylų apyrašą įrašomų ir bendra apyraše įrašytų saugojimo

vienetų suma.

63. Bylų apyrašus tvirtina įstaigos vadovas.

Bylų aapyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio įstaigos istorijos

ir dokumentų sutvarkymo pažyma.

Pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos

įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės norminiai aktai, aptariamos

funkcijos, veiklos sritys, administracinė struktūra, jos pasikeitimai,

reorganizacijos per apimamą laikotarpį.

Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į

kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai,

informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus

ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais).

Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai,

jie nurodomi ir paaiškinamos ppriežastys.

64. Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus, žymėjimus, susijusius su

priėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis, gali atlikti tik

darbuotojai, atsakingi už bylų apskaitos tvarkymą.

Padaręs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą, darbuotojas turi

pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą.

65. Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomos

įstaigos archyve. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo

vietose, iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas.

Jei šios bylos saugomos įstaigos archyve, jos laikomos atskirai nuo ilgo

ir nuolatinio saugojimo bylų, įrašytų į apyrašus.

X. BYLŲ LAPŲ NUMERAVIMO TVARKA

1. Bylos lapai numeruojami pieštuku

2. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame

dešiniajame kampe, neliečiant teksto.

3. Byloje numeruojami iš eilės visi joje esančių dokumentų lapai.

Bylos vidaus apyrašas numeruojamas atskirai, antraštinis lapas ir

baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.

4. Bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas

kaip vienas lapas, o sulenktas ir įdėtas per vidurį – kaip du lapai.

5. Nuotraukos, brėžinio, kito panašaus dokumento lapo numeris rašomas

antroje dokumento pusėje, kairiajame kampe.

Jei toks dokumentas priklijuotas ant popieriaus lapo, numeris rašomas

šalia dokumento.

Jei dokumentai įdėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti

byloje esantys dokumentai.

Jei ant voko yra informacija, jis numeruojamas kaip bylos lapas.

6. Jei byloje yra spaudinys, jam užrašomas bylos lapo atitinkamas

eilės numeris. Spaudinio lapai iš naujo nenumeruojami, o bylos baigiamajame

įraše nurodoma, kad byloje yra spaudinys. Kai spaudinyje yra nenumeruotų

lapų arba lapai sunumeruoti ne iš eilės, spaudinio lapai numeruojami eilės

tvarka kaip ir kiti byloje esantys dokumentai.

7. Jei tikrinant bylos numeravimą randama klaidų, bylos numeravimas

taisomas:

7.1. Nesunumeruoti lapai numeruojami prieš juos sunumeruoto lapo

numeriu, prirašius mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c ir

t.t.

7.2. Jei keli bylos lapai sunumeruoti tuo pačiu numeriu, šalia numerio

parašomos mažosios raidės abėcėlės tvarka.

7.3. Praleisti bylos lapų numeriai įrašomi bylos baigiamajame įraše.

7.4. Jei klaidų yra daug, byla pernumeruojama iš naujo: buvęs lapo

numeris perbraukiamas ir šalia rašomas naujas numeris.

8. Sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojo

įrašo lapas (12 priedas),

Jame užrašomas byloje sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais

(išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t.t.) numeriai, atskirai nurodomas

vidaus apyrašo lapų skaičius.

Jei bylos numeravimas taisomas, užpildomas naujas baigiamasis įrašas,

kuriame užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo.

Naujasis bylos baigiamojo įrašo lapas į bylą įrišamas, jei byla sudaryta

aplanke su raišteliais, arba įklijuojamas, jei byla įrišta į kietus

viršelius.

(Įstaigos tvarkomųjų ir informacinių vidaus dokumentų registracijos žurnalų

formų pavyzdys)

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

ĮSAKYMŲ PERSONALO KLAUSIMAIS REGISTRACIJOS ŽURNALAS (P)

|Nr. | | |įdėtas | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|P-1 |2002-01-03 |Dėl Jono Jonaičio skyrimo pareigoms |13. 1-05 | |

|…|……|……………..|…… | |

|.. |.. |…. | | |

| | | | | |

(pareigų pavadinimas)

(parašas) (vardas ir pavardė)

PASTABA. Žurnalo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis

skiltimis.

(Informacinių siunčiamųjų dokumentų registracijos žurnalo forma)

__________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

INFORMACINIŲ SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS

____________________________

(

)

|Nr. | | | |įdėtas | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

| | | | | | |

____________________ _________________

______________________

(pareigų pavadinimas)

(parašas) (vardas ir pavardė)

PASTABA. Žurnalo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis

skiltimis.

(Gautų dokumentų registracijos žurnalo forma)

_________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS _______________________________

(

ide

nti

fik

avi

žym

uo)

|1 |2

|3 |4 |5 |6 |

|. |….. |… |… |…. | |

| |registracijos | | | |je |

|. |…. |… |… |…. | |

|. |… |… |… |…. | |

|. |… |… |… |…. |… |

|. |… |… |… |…. | |

| | | | | | |

___________________________

(Vizos)

PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis rreikalingomis

skiltimis.

(Bylų nomenklatūros formos pavyzdys)

__________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU

____________________

(pareigų pavadinimas)

____________________

(parašas)

____________________

(vardas ir pavardė)

2002 METŲ BYLŲ NOMENKLATŪRA

_________ Nr. ________

(data)

(sudarymo vieta)

Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis

_______________________________

(norminiai teisės aktai ir 4-oje skiltyje vartojami jų

____________________________________________________________________________

______________

sutrumpinimai)

| | | | | | |

| | | |jo | | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

|1.1. |Įsakymai tvarkomosios |… |.. |.. | |

|1.2. |…… |… |… |… |.. |

|. |……. |… |… |… | |

|6.1. |….. |… |… |… | |

|6.2. |Tarnautojų asmens bylos |… |… |… |Pagal sąrašą |

|. |……..|.. |.. |.. | |

| |…… | | | | |

|. |… |… |.. |… | |

|12.4. |Tvarkomųjų dokumentų |… |.. |.. | |

|12.5. |Siunčiamųjų dokumentų |.. |…. |…. |Skaitmeninėje |

|12.8. |Nuolatinio saugojimo |… |.. |.. |Į bylų |

|. |……. |… |.. |.. | |

|12.11. |Darbuotojų asmens bylų |… |.. |.. | |

|12.12. |Laikino saugojimo bylų |… |.. |.. | |

|. |……. |.. |… |.. | |

|12.22. |Prašymai gauti archyvo |… |… |… | |

| | | | | | |

|13.1. |… |.. |.. |.. | |

__________________________ _______________________

_____________________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA

____________________

(pareigų pavadinimas)

____________________

(parašas)

_____ (vardas ir pavardė)

______ (data)

PASTABA. Jei dokumentų registracijos žurnalai sudaromi skaitmeninėje

laikmenoje, tai nurodoma bylų nomenklatūros pastabų skiltyje.

(Bylų nomenklatūros papildymų sąrašo formos pavyzdys)

________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU

__________________________

(pareigų

pavadinimas)

__________________________

(parašas)

__________________________

(vardas ir

pavardė)

2002 METŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS PAPILDYMŲ SĄRAŠAS

_________ Nr. __________

(data)

______________________

(sudarymo vieta)

Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis

____________________________________________

(norminiai teisės aktai ir 4 – oje skiltyje vartojami jų

____________________________________________________________________________

_________________________

sutrumpinimai)

|s | | |struktūrinio | |

| | | | | | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

|14.1. |….. |… |.. |.. | |

|14.2. |…… |… |… |… |.. |

| | | | | | |

_________________________ _______________________

________________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA

___________________

(pareigų pavadinimas)

___________________

(parašas)

___________________

(vardas ir pavardė)

___________________

(data)

PASTABA. Jei dokumentų registracijos žurnalai sudaromi skaitmeninėje

laikmenoje, tai nurodoma pastabų skiltyje.

(Vienarūšių bylų sąrašo formos pavyzdys)

________________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

DARBUOTOJŲ ASMENS BYLŲ SĄRAŠAS

|. | | | | |

|Nr.| | | | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|1 |Petras Petraitis |1995-03-01 | | |

| | | | | |

_____________________ ___________________

____________________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis

skiltimis.

(Bylų nomenklatūros suvestinės forma)

_____________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

___________ METŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS SUVESTINĖ

(metai)

__________Nr.___________

(data)

_____________________

(sudarymo vieta)

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |

| | | | | | | |

Iš viso perduota ______________________________________________

bylos (saugojimo

(skaitmenimis ir žodžiais)

vienetai),__________________________________________________________________

____ dokumentai. (skaitmenimis ir

žodžiais)

Perdavė

___________________ __________________ __________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

Priėmė

_________________________ ________________________

________________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

(Bylos vidaus

apyrašo forma)

BYLOS VIDAUS APYRAŠAS

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

| | | | | | |

Vidaus apyrašo __________________________________________________

lapai.

(skaitmenimis ir žodžiais)

___________________________ ____________________

_________________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

________________

(data)

(Bylos baigiamojo įrašo forma)

BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS

Byloje yra _____________________________________________________

lapai,

(skaitmenimis ir žodžiais)

iš jų:

raidiniai

_______________________________________________________________________

praleisti

_______________________________________________________________________

su defektais

____________________________________________________________________

su įklijomis

____________________________________________________________________

vokai su indėliais

________________________________________________________________

spaudiniai__________________________________________________________________

____

kita

___________________________________________________________________________

Vidaus apyrašas __________________________________________________

lapai.

PASTABA.

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

_______________________________ ________________________

____________________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

_________________

(data)

(Bylos aantraštinio lapo forma)

____________________________________________________________________________

____

____________________________________________________________________________

________________

(bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas)

____________

(bylos indeksas)

____________________________________________________________________________

____________________

(bylos antraštė)

Pradėta ________________

Baigta ________________

Data ________________

Saugojimo terminas ______

(Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) akto forma)

_________________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU

_________________________

(pareigų

pavadinimas)

_________________________

(parašas)

_________________________

(vardas ir

pavardė)

NAIKINTI ATRINKTŲ BYLŲ (DOKUMENTŲ)

AKTAS

___________ Nr. _________

(data)

____________________

(sudarymo vieta)

Vadovaujantis

____________________________________________________________________________

__ , (dokumento data, pavadinimas, Nr.)

atrinktos naikinti šios bylos (dokumentai), kurių saugojimo terminas

pasibaigęs:

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |

| | | | | | | |

Iš viso atrinkta naikinti ___________________________________________

bylos (saugojimo

(skaitmenimis ir žodžiais)

vienetai),_____________________________________________________________

dokumentai. (skaitmenimis ir žodžiais)

____________________ _________________

__________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA

____________________

(pareigų pavadinimas)

________________________

(parašas)

_______ (vardas ir pavardė)

____________ (data)

(Dingusių dokumentų (bylų) akto forma)

____________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU

________________________

(pareigų

pavadinimas)

________________________

(parašas)

________________________

(vardas ir

pavardė)

DINGUSIŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ) AKTAS

____________ Nr.___________

(data)

____________________

(sudarymo vieta)

Komisija, sudaryta

________________________________________________________________________

(dokumento data, pavadinimas, numeris)

susidedanti iš

____________________________________________________________________________

___ ,

(komisijos pirmininko ir narių vardai ir pavardės)

nustatė, kad

____________________________________________________________________________

_________

(aplinkybės)

yra dingę šie dokumentai (bylos):

|Nr. |(bylos antraštė) |Nr. |terminas | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

| | | | | |

Iš viso yra dingę _________________________________________________

dokumentai,

(skaitmenimis ir žodžiais)

_________________________________________________________________ bylos

(saugojimo

(skaitmenimis ir žodžiais)

vienetai).

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir

pavardė)

Nariai: (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir

pavardė)

….. ………

PASTABA. Akto forma taikoma ir tais atvejais, kai dokumentai

nepataisomai sugadinti ar kitaip prarasti.

(Bylų apyrašo forma)

________________________________________

(bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)

_________________________________________________

(apyrašo pavadinimas)

BYLŲ APYRAŠAS NR. 1

|1 |2 |3 |4 |5 |

| | | | | |

Įrašyti ______________________________________________saugojimo vienetai

nuo Nr. ______iki

(skaitmenimis ir žodžiais)

Nr. _________. Iš viso apyraše

___________________________________________________________________

(skaitmenimis ir žodžiais)

saugojimo vienetai. Apskaitos

ypatumai:_____________________________________________________________

_______________________ __________________

_______________________ “

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

Tvirtinu įrašomus saugojimo vienetus.

____________________ _________________ __________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

__________________

(data)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA

___________________

(pareigų pavadinimas)

_______________________

(parašas)

_________________________

(vardas ir pavardė)

_________________________

(data)

PASTABOS. Jei įstaiga įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (po

reorganizacijos, likvidavimo ir kt.) į tos įstaigos bylų apyrašus, rašomi

pilni bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimai. Jei į

bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai

pažymima apyrašo pastabų skiltyje.

(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)

____________________________________________

(bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)

NUOLATINIO SAUGOJIMO TVARKOMOSIOS ORGANIZACINĖS VEIKLOS

BYLŲ APYRAŠAS NR. 1

(Tęsinys)

|1 |2 |3 |4 |5 |

| |1999 m. | | | |

|115 |Įsakymai tvarkomosios |1999-01-03 |146 | |

| |organizacinės veiklos klausimais|1999-12-29 | | |

|…|…….. |….. |….| |

|. | | |. | |

|126 |Kolegijos posėdžio protokolas |1999-10-20 |8 | |

| | | | | |

| |2000 m. |…… |….| |

|…|…… |…… |….| |

|.. | | | | |

|150 |Įsakymų tvarkomosios |2000 m. |62 | |

Įrašyti ______________________________________________________saugojimo

vienetai nuo Nr. ________iki (skaitmenimis ir

žodžiais)

Nr. _________. Iš viso apyraše

______________________________________________________________________

(skaitmenimis ir žodžiais)

saugojimo vienetai. Apskaitos

ypatumai:______________________________________________________________.

_________________________ ____________________

_______________________

(pareigų pavadinimas) (parašas)

(vardas ir pavardė)

____________

(data)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA

___________________

(pareigų pavadinimas)

_______________________

(parašas)

_________________________

(vardas ir pavardė)

_________________________

(data)

PASTABOS. Jei įstaiga įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (po

reorganizacijos, likvidavimo ir kt.) į tos įstaigos bylų apyrašus, rašomi

pilni bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimai. Jei į

bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai

pažymima apyrašo pastabų skiltyje.

———————–

F. Nr.________

Ap. Nr. ______

B. Nr. _______