Dokumentu tekstu įpatybės
ĮVADAS
Dokumentų valdymas arba raštvedyba pradėjo kurtis jau XIa. Kartu kūrėsi ir lietuviškoji kanceliarinė kalba, kuri derino bendruosius lietuvių kalbos ir specialiuosius kalbos reikalavimus. Kanceliarinę kalba formuoti padėjo leidinys „Gimtoji kalba“.
Darbo tema- dokumentų tekstų ypatybės. Dokumento tekstas yra svarbus, nes kiekvienas vadybininkas turi mokėti parašyti dokumentą, kuris atitinka standarto ir bendrinės kalbos bei teisinės terminologijos reikalavimus. Ši tema apima: bendruosius dokumentams keliamus reikalavimus, verslo raštų ypatumus.
Šio darbo tikslas- pateikti informaciją apie dokumentų tekstus. Ši tema reikalinga kiekvienam, kuris siekia profesionalumo.
BENDRIEJI DDOKUMENTŲ TEKSTAMS KELIAMI REIKALAVIMAI
Dokumentams spausdinti naudojami A4 (210 x 297 mm), A4 L (297 x 210 mm); A5 (148 x 210 mm); A5 L (210 x 148 mm) formatų popieriaus lapai, paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė ne mažesnė kaip 20 mm. A5 L lape paliekamos tokios paraštės: kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė –– 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm. Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus dokumentų rengimo taisyklėse numatytas kai kurias žymas ar nuorodas.
Jei dokumentas netelpa į vieną lapą, lapai, pradedant antruoju, numeruojami. Lapo numeris rašomas viršutinės paraštės vviduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių, pvz.: 1-4 (1 – lapo numeris, 4 – bendras dokumentų lapo skaičius).
Kiekvienas dokumentas turi sudarytoją. Tai valstybės institucija ar įstaiga, visuomeninė organizacija, pareigūnas asmuo.
Dokumento pavadinimas rodo informacijos, pateikiamos jame, pobūdį; pagal pavadinimą sudaroma dokumento struktūra.
Dokumento tekstas – svarbiausia dokumento dalis, kalbos priemonėmis išreiškianti valdymo veiksmą ar situaciją. Jis turi būti tikslus juridiniu požiūriu, nes dokumentas įrodo, patvirtina kokius nors faktus, reiškinius, įvykius.
Tekstas turi būti trumpas, aiškus, tikslus, logiškas, nuoseklus, vienareikšmis, o jame pateikta informacija teisinga, nuodugniai patikrinta ir argumentuota. Trumpą dokumentą galima greičiau parengti, redaguoti, registruoti, lengviau į tokį atsakyti. Svarstomą klausimą reikia išdėstyti išsamiai, kad nebūtų jokių neaiškumų ar aabejonių. Sudaromo naujo dokumento turinys turi būti suderintas su anksčiau tuo klausimu išleistais dokumentais.
Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų. Vartojamos tik plačiai paplitusios oficialiai priimtos santrumpos. Jei retesnių santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas ar pavadinimas ir po jo skliausteliuose – santrumpa, toliau tekste rašoma tik santrumpa.
Tekstas turėtų būti trumpas, tikslus, aiškus. Reikalo esmę reikia formuluoti tiksliai, kad nekiltų dviprasmiškų jo aiškinimų.
Dokumento aiškumo sąvoka – dokumento rašymas bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ir asmeniui. Laikomasi rreikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.
Sudėtinga dokumento tekstą galima skirstyti skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
Informacija bus kompaktiškesnė ir aiškesnė išdėstyta lentelės forma. Pastovioji informacija surašoma lentelės viršuje ir šoninėje skiltyje. Kintamoji – skaitmenys ar žodinė informacija – atitinkamose skiltyse ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vaizdi, ją galima klasifikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis. Lentelėmis dažniausiai rašomi pareigybių sąrašai, atostogų grafikai, įstaigos struktūra, bylų apyrašai, dokumentacijos planas ir kt.
Geriau, kai dokumentai rašomi vienu klausimu. Tokius dokumentus lengviau tvarkyti, klasifikuoti, naudotis jų informacija įstaigose ar vėliau – archyvuose.
Pareigoms „parašo“ rekvizite užrašyti yra nurodyta rekvizito pradžia (nuo kairiosios paraštės) ir vardo bei pavardės vieta (dešinė lapo pusė). Svarbu, kad po pareigų pavadinimo pakankamai liktų vietos pareigūno parašui, kuris turi būti eilutės viduryje. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.
Dokumentai susideda iš atskirų elementų (datos, teksto, parašo ir pan.), kurie vadinami rekvizitais. Rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą vietą. Rekvizitų visuma atspindi dokumento formą. Svarbu, kad dokumentas atitiktų paskirtį, būtų sudarytas pagal formą, būdingą tai rūšiai. Nuo dokumento įforminimo visumos ir kokybės priklauso jo juridinė galia, nes ddokumentai tarnauja kaip konkretaus įvykio, fakto ar reiškinio įrodymas, patvirtinimas.
Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:
1) išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių:
2) kampinis vėliavynis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.
KOMERCINIŲ LAIŠKŲ TEKSTŲ YPATUMAI
Laiškas yra verslininko veiklos įrankis ir reikia mokėti tuo įrankiu naudotis. Jau rengdamas laišką, verslininkas turi būti atsargus ir iš anksto turėti laiškų ruošimo sekos schemą.
Laiškams būdingi šeši pagrindiniai teksto įtaigos stiliai: įtaigus (aktyvus), pasyvus, asmeniškas, nuasmenintas, vaizdingas, blankus. Bendroji taikymo išvada tokia: įtaigus stilius geriau negu pasyvus, asmeninis – geriau negu nuasmenintas, vaizdingas – geriau negu blankus.
Užsienio specialiojoje literatūroje dažnai minimi „7 C principai“. Tai rekomendacijos komercinių laiškų tekstams. Pats pavadinimas „7 C“ kilęs dėl rekomendacijų grupavimo, kuris atliktas pagal 7 žodžius, nusakančius atskiras grupuojamąsias savybes. Jie visi anglų kalboje prasideda raide „C“ (completeness, conciseness, concreteness, consideration, courtesy, clarity, corectness).
Vakarų Europos ir Jungtinių Amerikos Valstijų vadovėliuose ir mokymo priemonėse tie septyni žodžiai visados minimi kaip bendra reikalavimų laiškams formulė. Tik vėliau knygose plačiau atskleidžiama jų praktinė reikšmė.
Taigi dabar aptarsiu kiekvieną iš „7 C principų“:
a) Išsamumas ir glaustumas (completeness and conciseness):
Komerciniame laiške turi išsiskirti įžanga, dėstymas ir baigiamoji dalis. Jeigu laiško ketinimams reikia plačių paaiškinimų, patariama ttai pateikti laiško prieduose.
Laiško autorius iš anksto turi numatyti tokį teksto turinį, kad laiško gavėjui nekiltų neaiškumų, papildomų klausimų bei abejonių: laiško teiginiai turi visa tai išsklaidyti.
Jeigu laišku atsakoma į tam tikrą prašymą ar pasiūlymą, tekste reikia priminti jo turinį. Atsakymas turi būti aiškus ir nekelti abejojimų ar dviprasmiškumų. Tokiuose laiškuose skaitmenis naudoti, tik jei jie būtini.
Laiško turinys turi būti pasirinktas atsižvelgiant į laiško siuntėjo ketinimus ir į laiško gavėjo savybes. Patariama laiško tekste nerašyti duomenų ir samprotavimų, kurie laiško gavėjo nedomina.
Laiške turi būti minimos ir palankios, ir nepalankios aplinkybės, įvykiai, reiškiniai, duomenys.
Tekstą reikėtų stengtis rašyti kuo trumpesniais sakiniais taip, kaip kalbama asmeniškai susitikus.
b) Konkretumas (concreteness):
Reikalaujama, kad laiškų tekste būtų vartojami tik visuotinai ir vienareikšmiškai suprantami žodžiai ir posakiai. Komerciniuose laiškuose pateikiami skaičiai turi būti tiksliai apibrėžti. Jeigu skaičiai tik prognozuojami, apie tai turi būti parašyta.
Laiško įžangoje, dėstyme, baigiamojoje dalyje ar prieduose nurodomi informacijos šaltiniai, kuriais remtasi. Autoritetingi šaltiniai, galintys turėti poveikio laiško gavėjui, pateikiami santraukomis arba citatomis.
Laiško autorius labai kritiškai turi patikrinti, ar teksto argumentai, duomenys, citatos, apibendrinimai, atpasakojimai tinka laiško ketinimams, neiškreipia anksčiau pasakytų teiginių ar žinomų specialistų išvadų. Laiško autorius labai atidžiai turi įvertinti pateikiamas išvadas. Jos turi remtis tik faktais
ir duomenimis, nurodytais tekste. Jeigu laiško autorius daro tam tikras prielaidas, tai būtina tekste ypač pabrėžti.
Komerciniuose laiškuose savo išvadas, nuomonę, požiūrį būtina išsakyti labai santūriai, vengti emocinių (jausmingų, jaudinančių) posakių ir žodžių. Reikia vengti tariamosios nuosakos. Stengtis rašyti apie veiksmus ir ketinimus dabartiniu metu.
Laiško baigiamojoje dalyje būtina remtis anksčiau pateiktais faktais, teiginiais, apibendrinimais, visa laiško logika.
c) Atidumas ir paslaugumas (consideration and courtesy):
Rekomenduojama laiško gavėją supažindinti su duomenimis ir faktais, kurie paaiškina laiško ketinimus.
Prieš rašant laišką, būtina parengti ir aapsvarstyti jo planą, netgi būtina įvertinti laiško poveikį gavėjui ir jo didžiausią reakciją.
Visų laiškų tekstas redaguojamas taip, kad jis gavėjui taptų reikšmingas. Laiško stilius pritaikomas to laikotarpio laiško gavėjo būsenai.
Laiško išvadose bei pateikiamuose patarimuose remiamasi tik realiais faktais. Rekomenduojama tekste nepateikti autoriaus asmeninės nuomonės apie laiško gavėją. Tačiau laiško autorius turi žinoti, kokių žmonių kategorijai priklauso laiško gavėjas.
Laiškas turi būti suredaguotas taip, kad jį būtų įdomu ir lengva skaityti. Rekomenduojama naudoti vaizdines priemones (priedus, lenteles, paveikslus, diagramas). JJeigu laiško pabaigoje pateikiama „už“ ir „prieš“ argumentacija, teigiamus argumentus būtina pasakyti anksčiau už neigiamus. Prisimintina, kad laiškai turi palikti galimybę tolesnei diskusijai.
d) Aiškumas (clarity):
Laiške vartojami žodžiai gavėjui turi būti žinomi, o frazės – vienareikšmiškai suprantamos. Galima trumpinti ne vien tik ssakinius, bet ir pastraipas.
Sakinius, kuriuose pateikiamos naujos mintys, reikia pradėti iš naujos eilutės.
Jeigu laiške vartojami specialūs terminai, apibrėžimai, sampratos, juos būtina paaiškinti. Tai daroma laiško tekste ar perkeliant į priedus. Galima nurodyti ir aiškinamuosius žodynus.
Skaičiams palyginti rekomenduojama naudoti santykinius dydžius – procentus, laipsnius, proporcijas. Skaičiai turi būti pateikti laiško tekste ar jo prieduose.
Laiškui vaizdingumo ir aiškumo suteikia diagramos, paveikslai, schemos.
Didelės apimties laiškuose vartojamos atskirų dalių antraštės. Primintina, kad atskirų dalių antraštės turi atitikti teksto turinį.
Jeigu laiško baigiamojoje dalyje daroma daugiau negu viena išvada, pateikiamas pasiūlymas, reikalavimas – būtina juos numeruoti.
e) Tikslumas (correctness):
Tekste nurodomi tik nuodugniai patikrinti ir laiško autoriaus įrodomi faktai. Laiške neturi būti rašybos klaidų, įžeidžiančių posakių.
Laiško spausdinimo kokybė turi būti be priekaištų. Prieš ppasirašydami laišką, dar kartą peržiūrėkite ir įvertinkite tekstą. Jei kyla nors menkiausia abejonė ar randate klaidų, pataisykite ir laišką perspausdinkite.
Didesnės apimties laiškų suskirstymas į dalis turi atitikti laiško loginę ir argumentacinę seką. Atskirų dalių antraštės suformuluotos laikantis atsargumo posakiuose.
Į baigiamąją laiško dalį negalima įtraukti naujų, anksčiau laiške neminėtų minčių ir siūlymų.
SANTRUMPOS DOKUMENTUOSE
Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai. Standartiniai žodžių junginių sutrumpinimai vadinami santrumpomis.
Raidiniai pavadinimų sutrumpinimai – pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių (nesavarankiški žžodžiai praleidžiami): VPU (Vilniaus pedagoginis universitetas), VRM (Vidaus reikalų ministerija). Taip trumpinami ne vien tikriniai pavadinimai: UAB (uždaroji akcinė bendrovė), PVM (pridėtinės vertės mokestis). Didžiosiomis raidėmis gali būti žymimos tarptautinių sudurtinių žodžių abiejų dėmenų pradžios: HAE (hidroakumuliacinė elektrinė), LAL (Lietuvos avialinijos); kartais žodžio pradžia žymima dviem raidėmis: LST (Lietuvos standartas), VšĮ (viešoji įstaiga).
Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų; su taškais po raidžių rašomi tik tradiciniai pasakymų sutrumpinimai, pvz.: A.V. (antspaudo vieta). Oficialiuose raštuose ir dokumentuose sutrumpinimai vengtini, o kai vartojami, turėtų būti aptarti.
Simbolinės santrumpos – ilgio, ploto, tūrio, svorio ir kitų matų sutrumpinti tarptautiniai pavadinimai; jie suprantami kaip tam tikri simboliai, skaitomi kaip visas žodis ir rašomi be taško. Dažniausios simbolinės santrumpos yra: m, km, cm, mm, g, kg, t, h (valanda), s, min (atitinkamos lietuviškos santrumpos su taškais – val., sek., min.).
Ploto matai žymimi ilgio matų su viršuje nurodytu laipsniu 2 , tūrio matų – su laipsniu 3, tekste juos įprasta rašyti su priekyje einančiomis santrupomis kv. ir kub.: kv.m (kvadratinis metras), kub.m (kubinis metras).
Simbolinėmis santrupomis laikomi pinigų vienetų pavadinimai Lt, ct.
Procentai žymimi neraidiniais simboliais %, kurie rašomi prie skaitmenų: 8,5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas ne simbolis %, oo žodis procentas arba santrumpa proc.
Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromis trimis būdais:
1) imamas pirmasis, kartais du pirmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: pirm. (pirmininkas), tel. (telefonas).
2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės ar pirmosios pasakymo žodžių raidės; po žodžio ar atskirų žodių santrumpų dedamas taškas: a. (aikštė), k. (kaimas), bt. (butas), str. (straipsnis), š.m. (šių metų), ir t.t. (ir taip toliau);
3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo; taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai: b-vė (bendrovė), m-kla (mokykla), d-ja (draugija).
Kanceliarinėje kalboje dažniausiai vartojamos šios grafinės santrumpos:
adr. – adresas
adv. –advokatas
apyl., a. – apylinkė
a.s.,atsisk.sąsk. –atsiskaitomoji
sąskaita
atsak. – atsakingas, -oji
b., bt – butas
buh. – buhalteris
b-vė – bendrovė
d. – dalis, diena
dir. – direktorius
depart. – departamentas
d-ja – draugija
egz. – egzempliorius
eil. – eilutė
el. p., e. p. – elektroninis paštas
faks., fks. – telefaksas, faksas
g. – gatvė
gerb. – gerbiamasis, -oji
g-kla – gamykla
inž. – inžinierius
ir kt. – ir kita
ir pan. – ir panašiai
ir t.t. – ir taip toliau
k. – kaimas
kab. – kabinetas
m-ja – ministerija
m. – metai m., mst. – miestas
mstl. – miestelis
Nr., nr. – numeris
p.d. – pašto dėžutė
p. – ponas, ponia, panelė
p. – punktas
p., ppsl. – puslapis
pil. – pilietis
pirm. – pirmininkas
plg. – palygink
pr. – prospektas
pvz. – pavyzdžiui
r. – rajonas
sąsk. – sąskaita
sk. – skyrius
str. – straipsnis
š.m. – šių metų
t. – tomas
t. y. – tai yra
tel., telef. – telefonas
v. – vardas
vad. – vadovas
v-ba – vadyba
ved. – vedėjas
virš. – viršininkas
vyr., vyriaus.–vyriausiasis, (oi)
vnt. – vienetas
žr. – žiūrėk
Dvižodžių santrumpų negalima rašyti su pasviru brūkšniu tarp raidžių: š/m – turi būti š.m.; a/s (atsiskaitomoji sąskaita) turi būti a. s.
Pasviru brūkšniu žymimos dimensijos ir paralelių dalykų santrumpos: km/val. (kilometrų per valandą), tel./faks. (telefonas ir telefaksas)
Prie skaitmens santrumpa Nr. Rašoma didžiąja raide, po skaitmenų – mažąją: Nutarimas Nr. 47, bet: nešioja 43 nr. Batus.
Individualūs sutrumpinimai – plačiai nepaplitę pasakymų ir pavadinimų sutrumpinimai, patogumo sumetimais vartojami tam tikrame tekste. Individualūs sutrumpinimai daromi dviem būdais – imama ilgesnio pavadinimo visų žodžių pirmosios raidės arba pavadinimo pagrindiniai žodžiai. Gali būti kelių laipsnių sutrumpinimų: Valstybinė lietuvių kalbos komisija – Lietuvių kalbos komisija – komisija. Tikrinio pavadinimo reikšmę išlaikęs žodis (suprantamas kaip ta tikro tikrinio pavadinimo pakaitas) rašomas didžiąja raide.
Individualūs sutrumpinimai padeda išvengti ilgų pasakymų ir pavadinimų kartojimo. Prieš pradedant rašyti individualų sutrumpinimą, pirmą kartą pateikiamas nesutrumpintas pasakymas, po jo skliausteliuose gali būti sutrumpinimas. Jei tekste individualių sutrumpinimų daug, jų sąrašas ir paaiškinimai gali būti pateikiami
po teksto.
PROTOKOLŲ, AKTŲ, ĮSAKYMŲ TEKSTŲ STRUKTŪROS YPATUMAI
PROTOKOLAI
„Protokollon“ graikiškai reiškia pirmą lapą. Šio dokumento istorija prasidėjo Bizantijoje, kur protokolas reiškė pirmąją paruoštų dokumentų dalį, vardijančią garbingų iškilmių dalyvius.
Vėliau taip buvo vadinama dokumentų įforminimo ir archyvo tvarkymo taisyklių visuma; laikui bėgant susiformavo diplomatinio protokolo turinys – bendravimo etika ir ceremonialas. Protokolus surašo pareigūnai nustačius viešosios tvarkos pažeidimo faktą. Jais fiksuojama teismų posėdžių eiga.
Įstaigos protokoluose fiksuojami kolegialių institucijų posėdžių, susirinkimų ir pan. renginių klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai.
Protokolo tturinys dėstomas tekstu, kuris susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalies.
Įvadinėje dalyje įrašomi: susirinkimo (posėdžio) data ir laikas, susirinkimo (posėdžio) pirmininko ir protokolą rašiusio asmens vardai ir pavardės, susirinkimo (posėdžio) dalyviai, svarstomieji klausimai (darbotvarkė). Nuolat veikiantys kolegialūs organai (įvairios tarybos, valdybos, kolegijos) turi nuolatinius pirmininką ir sekretorių. Pirmasis vadovauja posėdžiams, o antrasis rašo protokolus.
Renginio dalyvių pavardės įrašomos į protokolą (kai dalyvauja nedaug – 7 – 15 asmenų) arba surašomos į atskirą sąrašą, kuris pridedamas prie protokolo. Protokole tik nurodomas ddalyvių skaičius ir skliausteliuose pažymima: (sąrašas pridedamas, 1 priedas). Sąrašas įforminamas kaip dokumento priedas. Teisės aktų nustatytais atvejais (pavyzdžiui, akcininkų susirinkimų protokoluose) nurodomas kvorumas.
Protokolo įvadinėje dalyje taip pat surašomi kviestųjų asmenų vardai ir pavardės, kartu nurodomos jų atstovaujamos įstaigos iir pareigos.
Dėstomoji protokolo dalis susideda iš klausimo svarstymo eigos, esminių pasisakiusiųjų minčių ir nutarimo ar sprendimo.
Protokolo dėstomojoje dalyje kiekvienas darbotvarkės klausimas pažymimas numeriu ir pradedamas iš naujos eilutės (ne daugiau kaip 22 mm) didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu SVARSTYTA. Po šio žodžio įrašomas svarstomas darbotvarkės klausimas, pranešėjo vardas ir pavardė, trumpas pranešimo turinys. Tai surašoma atskiromis pastraipomis: klausiančiojo ir atsakančiojo vardas ir pavardė, klausimas ir atsakymas. Jei kalbos tekstas pridedamas, protokole tai nurodoma. Po klausimo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis rašomas žodis NUTARTA (NUSPRĘSTA) ir priimtas nutarimas (sprendimas) konkrečiu darbotvarkės klausimu. Jei nutarimas (sprendimas) susideda iš dviejų ar daugiau punktų, po žodžio NUTARTA (NUSPRĘSTA) dedamas dvitaškis ir tekstas dėstomas punktais. Jie turi būti konkretūs ir aiškūs.
Protokolą pasirašo posėdžio (susirinkimo) ppirmininkas ir protokolą rašęs asmuo, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Kai protokoluojami pranešimai, pasisakymai, nutarimai, renginio (susirinkimo, posėdžio) sekretorius juos turi užrašyti aiškiai ir tiksliai.
Prie protokolo pridedami visi susirinkimo metu pristatyti dokumentai (pažymos, projektai, pranešimai).
Protokole rašomos dvi datos: dokumento įforminimo (pasirašymo) – po dokumento pavadinimu ir įvykio – teksto pradžioje. Protokolai nevizuojami ir nederinami. Suinteresuotoms įstaigoms ar asmenims siunčiami protokolų išrašai arba kopijos.
AKTAI
Terminas kilo iš žodžio, kurį senovės romėnai rašė oficialių dokumentų pabaigoje. Dabartiniu metu dažnai visi dokumentai vadinami aktais aar teisės aktais.
Dokumentų valdyme – aktas apibūdinamas dvejopai:
Faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys, dažniausiai oficiali komisija.
Dokumentas, patvirtinantis įvairių sutarčių, sandorių, susitarimų vykdymo eigą. Tai pareigų, dokumentų, turto, inventoriaus perdavimo fakto dokumentavimas.
Aktas rašomas blanke arba ne blanke. Akto rekvizitai: herbas arba prekių ženklas, dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas (parašai). Akto data ir vieta turi atitikti akte surašytų darbų ir įvykių bei faktų datą ir vietą.
Akto tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių: įvadinės ir dėstomosios bei išvadų. Akto teksto įvadinėje dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą rašo komisija, nurodomas jos sudarymo pagrindas, surašomi komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės. Akto teksto dėstomoji dalis gali būti skirstoma punktais. Išvadų dalyje apibendrinami faktai ir gali būti pateikiami siūlymai. Akto tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų kopijomis.
Aktą pasirašo visi įvadinėje dalyje įrašyti asmenys. Jei pasirašantis asmuo nesutinka su dokumento turiniu ar jo dalimi, jo parašo rekvizite prie parašo rašoma: „Pastabos pridedamos“, o pastabos surašomos atskirame lape.
Perdavimo ir priėmimo akte nurodomas veiksmų teisinis pagrindas, perduodantys ir priimantys asmenys, išdėstomas perdavimo ir priėmimo turinys. Kai perdavimas ir priėmimas vyksta tarp dviejų įstaigų, dokumento sudarytojų ppavadinimai dėstomi taisyklėse nustatyta tvarka.
Perdavimo ir priėmimo aktai gali būti tvirtinami įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo žyma nerašoma, kai perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys.
ĮSAKYMAI
Įsakymas – teisės aktas, kurį vienvaldiškumo teise pagal savo kompetenciją leidžia įmonės vadovas vidus veiklos ar tvarkos klausimais.
Įsakymai veiklos klausimais gali būti susiję su finansavimu, darbo organizavimu, tvarkos nustatymu, planavimu, atskaitomybe, tiekimu, produkcijos realizavimu ir kt.
Įsakymo rengimo eiga yra tokia:
1. Klausimo esmės analizė.
2. Būtinų duomenų rinkimas.
3. Projekto rengimas.
4. Projekto derinimas.
5. Vadovo parašas.
Įsakymo projektą rengia struktūrinis padalinys arba pareigūnas, kurio kompetencijai rengiamas klausimas priklauso.
Įsakymai rengiami remiantis aukštesniosios institucijos dokumentu, įstaigos vadovo arba struktūrinių padalinių iniciatyva. Įvadinėje dalyje nurodomas įsakymo sudarymo pagrindas, kuriuo gali būti:
• teisės aktai (Vyriausybės, kitų kontroliuojančių institucijų nutarimai ir kt.);
• Direktorių tarybos nutarimai, visuotinių akcininkų susirinkimų nutarimai;
• gamybinis būtinumas;
• įsakymo paskelbimo priežastys, faktai ir motyvai bei veiksmų tikslas.
Jeigu įsakymas rengiamas remiantis aukštesniosios institucijos dokumentu, įvadinėje dalyje nurodoma šio dokumento data, pavadinimas, numeris ir teksto antraštė.
Veiklos įsakymo dėstomojoje dalyje vienas punktas skiriamas vykdytojo nurodymui, jo atliekamo veiksmo pobūdžiui ir įvykdymo terminui. Vykdytojai gali būti įstaigos, struktūriniai padaliniai ar pareigūnai.
Įsakyme turi būti anksčiau išleistų įsakymų tuo pačiu klausimu patikslinimo ar anuliavimo duomenys. Paskutiniajame dokumento punkte, kai to reikia, nurodomi asmenys ar įstaigos, kuriems pavedama įsakymo vykdymo kontrolė.
Įsakymų projektai derinami su struktūriniais padaliniais, kkurių veikla susijusi su šiuo dokumentu, taip pat su juriskonsultu ar kitais įstaigos specialistais. Derinimas yra įforminamas vizomis. Projektą turi vizuoti jo rengėjas ir struktūrinio padalinio, kurio iniciatyva pateiktas dokumento projektas, vadovas. Vizos rašomos projekto pirmajame egzemplioriuje. Įsakymas įsigalioja po to, kai vadovas jį pasirašo, jei tekste nenurodytas konkretus terminas.
Darbuotojas, rengiantis įsakymo projektą, numato struktūrinius padalinius, pareigūnus, kuriems įsakymą reikės pateikti.
Sekretorius privalo supažindinti darbuotojus su įsakymo turiniu. Jeigu reikia, įsakymas dauginamas ir išdalijamas vykdytojams.
Įsakymai pradedami numeruoti nuo raštvedybinių metų pradžios ir baigiami jų pabaigoje. Veiklos įsakymai registruojami, numeruojami ir komplektuojami atskirai nuo personalo įsakymų.
Įsakymai veiklos klausimais yra nuolatinio saugojimo dokumentai.
IŠVADOS
Rašydama namų rašto darbą, mano tikslas buvo parašyti apie dokumentų tekstų ypatybes. Iš atlikto darbo būtų galima padaryti tokias išvadas:
1. dokumento tekstas – svarbiausia dokumento dalis;
2. dokumento tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų, trumpas, tikslus, aiškus, nuoseklus, logiškas ir suprantamas. Reikalo esmę reikia suformuluoti tiksliai, kad viskas, kas parašyta, atitiktų tikrovę.
3. dokumento teksto informacija turi būti teisinga, nuodugniai patikrinta ir argumentuota.
4. vengti mažai žinomų santrumpų, kurių adresatas gali nesuprasti, nes santrumpos dokumentuose yra svarbi teksto dalis. Sutrumpinimai tekstuose pasitaiko neretai, tad yra būtina žinoti jų rūšis ir teisingai juos pritaikyti. Jei santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas
ar pavadinimas ir po jo skliausteliuose – santrumpa, toliau tekste rašoma tik santrumpa.
5. įsakymų ir protokolų tekstus sudaro įvadinė ir dėstomoji dalis, o aktų tekstas paprastai susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalių bei išvadų.
LITERATŪROS SĄRAŠAS
1. RINKEVIČIENĖ, A HGJJJKJL
2. LAURINAVIČIENĖ, Aldona.
3. GRIGONIENĖ, Rasa. Dokumentų rengimas, tvarkymas ir apskaita: Taisyklės ir pavyzdžiai. Leidykla UAB „Mokesčių srautas“. Vilnius, 2006. ISBN 9955-453-68-0.
1 priedas
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „ LAPAS“
Juridinių asmenų registras. Kodas 123987456. Maironio g. 17, LT-3000 Kaunas. Tel. (8 3) 589 456. Faks. (8 6) 456 123. EEl.p. aaa@lapas. lt. PVM mokėtojo kodas LT1234567890
Uždaroji Akcinė Bendrovė „Svajonė“ 2005-03-03 Nr. 2-54
Direktoriui
DĖL NAUJO GAMINIO PRISTATYMO
Maloniai kviečiame uždarosios akcinės bendrovės „Svajonė“ darbuotojus į naujo gaminio BC-123 pristatymą, kuris vyks šių metų kovo 26 d. 10 val.
Pagarbiai,
Direktorius Vardenis Pavardenis
Vardytė pavardytė, tel. (8 6) 456 159, el.p. abc@vardytelapas.lt
2 priedas
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „LAIKAS“
Juridinių asmenų registras. Kodas 159483753. Taikos g. 10, LT-3000 Kaunas. Tel. (8 4) 456 321. Faks.(4 5) 456 321. El.p aaa@laikas.lt PVM mokėtojo kodas LT1239876541
Aksinės Bendrovės „Laikrodžiai“ 2006-02-30 Nr. 8-98
Direktoriui
DĖL GGAMINAMOS PRODUKCIJOS
Savaitės pabaigoje mūsų įmonė norėtų įsigyti laikrodžių ir jų detalių. Kreipiamės į Jus, norėdami gauti daugiau informacijos paie Jūsų prekiaujamas prekes.
Maloniai prašome atsįusti Jūsų produkcijos katalogus. Iš anksto dėkojame.
Direktorius Vardenis pavardenis
Vardienė Pavardienė, tel.(8 1) 456 159, el.p. aabc@vardienelaikas.lt
3 priedas
ŪKIO SKYRIAUS VEDĖJA
VARDENĖ PAVARDENĖ
Akcinės Bendrovės „Rūta“
Direktoriui
Vardeniui Pavardeniui
TARNYBINIS PRANEŠIMAS
DĖL JONO JONAIČIO NEATVYKIMO Į DARBĄ
2006-10-26
Kaunas
Pranešu, kad sandėlininkas Jonas Jonaitis 2006-10-20 neatvyko į darbą. Jam įteiktas raštas, kuriame reikalaujama pateikti raštišką pasiaiškinimą. Tačiau per nustatytą 3 darbo dienų laikotarpį Jonas Jonaitis raštiško pasiaiškinimo nepateikė. Jis žodžiu teigė sirgęs, bet į medikus nesikreipęs. Už panašius Darbo tvarkos taisyklių pažeidimus šiais metais Jonui Jonaičiui pareikšta pastaba.
Siūlau Jonui Jonaičiui skirti drausminę nuobaudą – papeikimą.
Ūkio skyriaus vedėja Vardenė Pavardenė
4 priedas
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „SAULĖ“
TVIRTINU
Direktorius
Vardenis pavardenis
DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS
2006-07-30 Nr. 2-25
Kaunas
PAGRINDAS. direktorius 2006 m. liepos 24 d. direktoriaus įsakymas Nr. 11-56 „Dėl dokumentų perdavimo“.
Vadybininkė Janina Pavardenė perdavė, o administratorius Jonas Pavardenis perėmė dokumentus:
Eil. Nr. Dokumento antraštė Dokumento indeksas Dokumento chronologinės ribos Lapų skaičius Dokumentų skaičius Pastabos
1 2 3 4 5 6 7
1. Direktoriaus įsakymai personalo klausimais 3-1 2005-01-05
2005-12-27 143 1
2. Akcininkų susirinkimų protokolai 2-3 2005-03-09
2005-11-13 34 1
Iš viso perduota 2 ((du) dokumentai.
Perdavė
Vadybininkė Janina Pavardenė
Perėmė
Admininstratorius Jonas Pavardenis
5 priedas
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „ŽVAIGŽDĖ“
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL DARBUOTOJŲ SKATINIMO
2006 m. lapkričio 13 d. Nr. 25-13
Kaunas
Atsižvelgdama į Reklamos skyriaus vedėjos Vardenės Pavardenės 2006-11-24 tarnybinį pranešimą ir 2006 m. reklamos pardavimo finansinius rodiklius,
s k i r i u darbuotojams Jonui Jonaičiui, Petrui Petraičiui ir Aldonai Pavardienei 2000 Lt premiją.
Direktorė Vardyte Pasvarduke
