DOKUMENTŲ VALDYMO SĄVOKŲ APIBŪDINIMAS

Dokumentų valdymas – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimantis dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

Oficialius dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.

Dokumentas – įvairiomis priemonėmis fiksuotos informacijos, faktai, žmogaus veikla. Visą tai fiksuoti galima rašto, vaizdo bei garso pagalba.

Blankas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumentais. Įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumentų sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

Rekvizitas – ddokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumentas. Rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.

Bylą – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.

Dokumento kopija – reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.

Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be ranka jame parašytų rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).

Registravimas – dokumentų įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą.

Raštas – dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama, prašydama, į ką nors atsakydama, informuodama.

Pažyma – tai informacinio pobūdžio dokumentas, kuriame pateikiami iir aprašomi duomenys kokiu nors klausimu; aprašomi įvykiai ar faktai; prireikus gali būti teikiamos išvados ir pasiūlymai.

Pažymėjimas – tai dokumentas, patvirtinantis tam tikrus duomenis, būklę ar statusą. Jis išduodamas asmeniui naudos, o ne pateikti tam tikrai įmonei ar įstaigai.

Charakteristika – ddokumentas, kuriame aprašomos darbuotojo dalykinės savybės, asmeninės ypatybės, pasireiškiančios požiūriu į darbo priedermes, profesijos tobulinimą, atskleidžiami darbuotojo gebėjimai bendrauti, bendradarbiauti su kitais kolektyvo nariais ar jiems vadovauti.

Rekomendacija – dokumentas, kuriame aptariama ir palankiai vertinama asmens veikla, pateikiami šiam asmeniui palankūs siūlymai. Gali rašyti buvę darbdaviai, dėstytojai, visuomeninių organizacijų vadovai ir netgi gerai žinomi įtakingi draugai.

Įgaliojimas – dokumentas, kuriuo suteikiama teisė ką nors atlikti kito asmens ar įstaigos vardu. Gali rašyti įstaigos, įmonės ar organizacijos ir privatūs asmenys.

Ataskaita – tai dokumentas pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų parengimą ir atlikimą, planų, užduočių vykdymą, komandiruotes ir pan. Ataskaitos turinys dažniausiai dėstomas laisva forma, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių ataskaitos turinio dėstymo reikalavimų.

Tarnybinis pranešimas – dokumentas, kuris adresuotas įstaigos vadovui, kuriame aaprašomas koks nors klausimas su išvadomis ir pasiūlymais.

Protokolas – dokumentas fiksuojantis kolegialių institucijų posėdžių, susirinkimų ir pan. Renginių klausimų svarstymo eigą ir priimtus nutarimus ar sprendimus.

Įsakymas – tai tvarkomasis dokumentas, kurį įstaigos vardu, vienvaldiškumo teise, sulig savo kompetencija leidžia įstaigos vadovas.

Nutarimas – ta tvarkomasi dokumentas, kurį leidžia kolegialus valdymo organas svarbiausiais, jo kompetencijai priklausančiais klausimais.

Sprendimas – tai tvarkomasis dokumentas, kurį leidžia kolegialus valdymo organas svarbiausiais veiklos klausimais.

Potvarkis – tai tvarkomasis dokumentas, kurį leidžia kolegialaus organo vadovas operatyviais klausimais. Paprastai potvarkis aapima neilgą laiko tarpą ir taikomas ribotam skaičiui darbuotojų ar asmenų.

Įstatai – tai dokumentas, kuris nusako įstaigos struktūrą, funkcijas, teises, pareigas ir pan. Dokumentas, reguliuojantis valstybinių, visuomeniniu, organizacinių ar piliečių veiklą, jų santykius tam tikroje valdymo ar ūkinės veiklos srityje. Įstatuose dažniausiai išdėstomi įmonės, savanoriško susivienijimo, visuomeninės organizacijos tikslai ir uždaviniai, veiklos organizavimo principai, įstojimo į narius ir išstojimo iš jų tvarka, narių teisės ir pareigos, organizacijos struktūra, lėšų šaltiniai, steigimo ir veiklos nutraukimo tvarka ir kt.

Nuostatai – tai dokumentas, kuris nustato įstaigos ir jos struktūrinių padalinių steigimo ir darbo organizavimo tvarką, jų funkcijas, teises, pareigas ir pan. Nuostatai įforminami taip pat kaip ir įstatai. Nuostatuose išdėstomos įstaigos ir jos skyriaus pagrindinės veiklos kryptys, uždaviniai, finansavimo šaltiniai, reorganizavimo ir likvidavimo tvarka.

Instrukcija – tai dokumentas, nustatantis ir reguliuojantis įstaigų, jų padalinių bei pareigūnų organizacinę „mokslinę techninę, finansinę ir kitą specialiąją veiklą“. Instrukcijas tvirtina aukštesniosios organizacijos arba pačių įstaigų vadovai.