RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU

KLAIPĖDIS VERSLO IR TECHNOLOGIJŲ KOLEGIJOS

VERSLO FAKULTETAS

RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU REFERATAS

Darbą atliko:

neakyvaizdinių studijų

1 dn kurso studentė

Janina Jonušienė

Darbą tikrino:

dėstytoja

XXXX XXXXX

Klaipėda, 2003 m.

Klausimai ir užduotys raštvedybos diferencinei įskaitai

TURINYS:

|Antraštė |Puslapi|

| |s |

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

3

1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

3-4

2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?

(informaciniai

siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

5-7

3. Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bbylos? Kas tai yra

bylų no-

menklatūra? 8-12

4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė?

13

5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias

dalis.

Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai?

14-21

2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą,

prašymą,

gyvenimo aprašymą. 22

1. Parengti dokumentai 22-31

Priedai 32-42

Naudota literatūra ir interneto svetainės

43

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

1. Visa gaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra

priimama už tai atsakingo skyriaus arda darbuotojo. Visa

korespondencija yra paskirstoma vadovo nustatyta tvarka.

2. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų

nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko. Arba

reikia pašto antspaudo dokumento išsiuntimo ir gavimo datai įįrodyti.

Jeigu gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų priedų, apie

tai pranešame siuntėjui.

3. Jeigu dokumentai yra atnešti blogu adresu, juos persiunčiame adresatui

arba grąžiname siuntėjui kartu su voku.

4. Jeigu kartu su gaunamu dokumentu (prašymu, pareiškimu) yra pateikiami

asmens dokumentai (asmens pasas, gimimo liudijimas, socialinio

draudimo pažymėjimas), tai padarius asmens dokumentų kopijas,

originalai yra bgrąžinami pateikusiajam.

5. Gaunami dokumentai, kurie yra adresuoti įmonei, įstaigai ar

organizacijai, jų vadovams, poskyriams arba darbuotojams, turi būti

registruojami.

Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kvietimai,

reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Kurie nėra susiję su įmonės,

įstaigos ar organizacijos veikla, atsakomybe ir rizika, kuri kyla dėl

dokumentų neįregistravimo.

6. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra

suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą (1 priedas, 32

psl.). Ant ggautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos

žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo

viršutinėje paraštėje dešiniam kampe. Žymą sudaro:

1. įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas kuri gavo

dokumentą (įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas

gali būti sutrumpintas);

2. po juo žodelis „Gauta”;

3. po juo rašoma dokumento gavimo data ir registracijos

numeris, pvz.:

7. Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų

įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami

ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra

tvarka. Jeigu vėliau įmonė, įstaiga ar organizacija gauna šitų

dokumentų originalus, tai jie yra užregistruojami tuo pačiu numeriu ir

data, kaip gauti prieš tai dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar

kitais telekomunikacijų įrenginiais.

8. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra

perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir,

jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus

asmenis, užduotis ir jų įvykdymo terminus.

Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir

dokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų.

Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma atsakingo asmens

(vykdytojo) vardas ir pavardė, užduoties turinys, jos įvykdymo terminas

(jeigu reikia), parašas, data, pvz.:

ISOS vedėjui

S.Makarevičiui

Operatyviai atsakyti raštu

iki 2003-05-07

(parašas)

2003-05-02

Jeigu užduotis dokumente yra pavedama atlikti keliems darbuotojas,

tai pirmoji yra rašoma už užduoties vykdymą atsakingo asmens.

9. Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui

atsakingam už dokumentų registraciją. Rezoliucijos yra surašomos į

gautų dokumentų registracijos žurnalą ir tada dokumentai yra

perduodami darbuotojams atsakindiems už užduočių vykdymą.

10. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą

įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą. Arba

atiduoda skyriui ar darbuotojui atsakingam už šios bylos sudarymą.

Jei užduotis yra įvykdoma pranešant duomenis telefonu, tada

atsakingas asmuo pasirašo ir nurodo datą, kada buvo skambinta, dokumento

paskutiniame lape vvirš apatinės paraštės.

1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?

(informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

1.2.1. Įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti dokumentai

yra užregistruojami tada, kai juos pasirašo ar patvirtina.

1.2.2. Dokumentai duodami pasirašyti arba tvirtinti turi būti

parašyti nustatyta tvarka ir suderinti:

1.2.2.1. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai,

įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami

organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai,

taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos

rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Taip pat

nustatytais atvejais pagal teisės norminius aktus – gali

būti suderinti su suinteresuotomis įstaigomis, įmonėmis

ar organizacijomis, pvz.: įstaigos bylų nomenklatūra

derinama su Valstybiniu archyvu;

Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo

rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuose

dokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuria

dokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo

ir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdu

kairėje lapo pusėje. Suderinimo žymuo negali išsiplėsti toliau dokumento

vidurio, pvz.:

SUDERINTA

Klaipėdos apskrities valstybinio

archyvo direktorius

(parašas)

Vilius Matonis

2003-05-07

Jei derinama su keliomis įstaigomis, tokie patys suderinimo žymens

rekvizitai tik dar vienos suinteresuotos įstaigos rašomi dokumento

viduryje, lygiagrečiai pirmajai suderinimo žymai.

Dokumentas gali būti suderintas raštu (kitu dokumentu), tada

suderinimo žymoje paliekami visi rekvizitai, išskyrus parašo, vardo ir

pavardės bei datos vietoje įrašomas gauto rašto data, dokumento pavadinimas

ir jo numeris, pvz.:

SUDERINTA

Lietuvos Respublikos Socialinės

apsaugos ir darbo ministras

2003-05-07 raštu Nr. 0-00-(00)

Dokumento rengėjo nuorodą sudaro rengėjo vardas ir pavardė,

telefono numeris ir kiti duomenys, leidžiantys su juo susisiekti (faksas,

elektroninio pašto adresas ir kt.), išdėstyti vienoje eilutėje paskutinio

lapo apačioje virš apatinės dokumento paraštės kairėje lapo pusėje, pvz.:

Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.

paštas: janinaj@xxx.lt

2. vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai,

planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti

pasirašyti atsakingų darbuotojų. Jeigu reikia

tvirtinamieji dokumentai būna vizuoti jų rengėjų;

3. informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar

organizacijos dokumentų (raštai, pažymos, aktai,

protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių,

kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su

rengusio dokumentą darbuotojo viza. Jeigu siunčiamas

dokumentas yra atsakymas į gautą raštą, tai jis

pateikiamas kartu su dokumentu, į kurį yra atsakoma.

1.2.3. Paprastai tik vienas dokumento egzempliorius būna

pasirašomas arba tvirtinamas.

Jeigu informacinis siunčiamasis dokumentas yra adresuotas keliems

nurodytiems adresatams, tada yra pasirašoma ant kiekvieno dokumento

egzemplioriaus skirto kiekvienam adresatui.

Jeigu siunčiamas dokumentas pagal adresatų sąrašą arba yra

apibendrintai nurodyti adresatai, tada gali būti pasirašytas tik vienas

siunčiamo dokumento egzempliorius, o adresatams išsiunčiame dokumento

patvirtintas kopijas arba nuorašus.

Jeigu dokumento sudarytojų yra ne vienas, o keletas, tai

pasirašoma tiek

egzempliorių dokumento, kiek sudarytojų buvo rašant

dokumentą.

1.2.4. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra

registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji bei

kiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yra

užregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną. Kol dokumentai

nesuregistruoti, tolimesnės procedūros sustabdomos.

1.2.5. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra

registruojami tokia tvarka:

1. dokumentų registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi

šie duomenys: dokumento registracijos data ir

registracijos numeris;

2. taip pat dokumentų registracijos žurnale yra įrašomas

dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys);

3. atsižvelgiant į įmonės, įstaigos ar organizacijos

vykdomą veiklą, joje naudojamas technologijas bei

registruojamus dokumentus, dokumentų registracijos

žurnale gali būti įvairių papildomų su dokumentų

tvarkymu susijusių duomenų: užduoties vykdytojo parašas,

kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos,

rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė,

užduotis ir jos įvykdymo data), bei kiti reikalingi

duomenys.

1.2.6. Kai dokumentus užregistruoja, yra atliekamos šios tolesnės

procedūros:

1. įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje paruoštos dokumentų

kopijos ir nuorašai yra tvirtinami antspaudu, kuris yra

dedamas taip, kad uždengtų kelis paskutinius dokumento

kopijas ar nuorašus tvirtinančio asmens pareigų

pavadinimo simbolius, organizaciniuose dokumentuose

antspaudas dedamas po baigiamuoju brūkšniu;

2. informaciniai siunčiamieji dokumentai yra išsiunčiami

adresatams, o patvirtinti dokumentų nuorašai vizuoti

rengėjų yra įsegami į bylas.

Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar

nuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu ar

kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas ir

rengėjo vizuotas dokumentas. Tiktai dokumentuose siunčiamuose elektroniniu

paštu ar kitokiais telekominikacijų įrenginiais dokumento rengėjas ar

siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.

Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, tai į bylą jis segamas

kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.

1.2.6.3. jeigu reikia su tvarkomaisiais dokumentais darbuotojai

būna supažindinami pasirašytinai ir tada dokumentai būna

susegami į bylą;

Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje

vėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba

“Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenų

grupėmis rekvizitus. Jeigu darbuotojas parašo, kad “Nesutinku” prie to

dokumento reikia pridėti ir nesutikusio darbuotojo paaiškinimą kodėl jis

nesutinka, pvz.:

Susispažinau

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

arba

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

4. jeigu ddarbuotojus reikia supažindinti pasirašytinai su

patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo

žymos yra rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar

nuorašuose; kopijos ar nuorašai yra segami į darbuotojų

asmens bylas, jei kitaip nenumatyta;

5. tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių

dokumentų patviritntos kopijos ar nuorašai, jei reikia

yra persiunčiami pavaldžiops įstaigoms, įmonėms ar

organizacijoms arba perduodami asmenims atsakingiems už

užduoties vykdymą;

6. informaciniai įstaigos, įmonės ar organizacijos vidaus

dokumentai segami į bylą po jų užregistravimo ar po

užduočių įvykdymo.

Jeigu kitoms įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms reikia šių

dokumentų patvirtintų kopijų ar nuorašų, tai jos siunčiamos su lydraščiu.

1.3. Kas tai yra bylų nomenklatūra? Kaip turi būti sudaromos ir

formuojamos įstaigos bylos?

Bylų nomenklatūra. Bylų sudarymas.

Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų tvarkymui, bei jų

valdymui visose veiklos srityse ir tvarkingam bylų sudarymui garantuoti

turi bųti sudarytas numatomų pildyti bylų planas kuris vadinamas – bylų

nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra (2 priedas, 33-34 psl.) yra rengiama kiekvienais

metais, likus 1 mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.

1. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar

organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Bylų

nomenklatūroje iš eilės kaip punktai yra numeruojamos įstaigos, įmonės

ar organizacijos veiklos sritys, o kiekvienos srities bylos yra

numeruojamos atskira numeracija, kaip papunkčiai.

2. Bylų nomenklatūroje kiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris,

jį sudaro bylų nomenklatųros punkto ir papunkčio eilės numeriai. Bylos

numeris gali būti papildytas ir kitais duomenimis, rodančiais bylos

sudarymo vietą, pvz.: 6.2-55 (6.2 – eilės numeris „Tarnautojų asmens

bylos”, 55 – struktūrinis padalinys „Gargždų poskyris”).

3. Bylų nomenklatūroje surašomos visos bylos kurias įstaiga, įmonė ar

organizacija ves arba tęs kitais raštvedybiniais metais.

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai

nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų

rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lirtuvos

Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitais

norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Jeigu byloms nėra nustatyti saugojimo terminai teisės norminiais

aktais, tada saugojimo terminą bylų nomenklatūroje siūlo ir nurodo

įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija, kuri

dokumentus įvertina pagal jų reikalingumo kriterijus.

Bylų nomenklatūroje turi būti nurodomi už bylų tvarkymą atsakingi

skyriai arba darbuotojai.

4. Bylų nomenklatūra sudaroma remiantis bendrais bylų sudarymo

principais:

1. bylos yra sudaromos iš dokumentų, įstaigos, įmonės ar

organizacijos parašytų ar gautų per vienus

raštvedybinius metus, išskyrus bylas kurios yra

tęsiamos, jos yra sudaromos iš tų dokumentų kurie

sukaupiami per tam tikrą apibrėžtą proceso laikotarpį;

2. dokumentai yra segami pagal jų saugijimo terminus į

atskiras bylas;

3. į atskiras bylas yra segami dokumentai, prie kurių

priėjimą riboja įstatymai;

4. bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius:

rūšis, temas, dokumentų sudarytojus. Pasirenkant vieną

požymį ar jų derinį:

– įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti

tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai,

potvarkiai ir kt.) yra segami į atskiras bylas pagal

jų rūšis ir saugojimo terminus.

Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir

kt.) yra segami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie

patvirtinti.

– gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos, įmonės ar

organizacijos veiklos klausimais (nutarimai,

įsakymai, potvarkiai ir kt.) turi būti segami pagal

jų rūšis ir kas juos sudarė. Tačiau jei jų yra

gaunama nedaug, jie gali būti segami į vieną bylą.

– dokumentai kuriais yra susirašinėjama bylos sudaromos

pagal temas.

– pasibaigus dokumentų registracijos žurnalų pildymo

laikotarpiui, yra segami į bylas pagal jų saugojimo

laikotarpį. Jeigu žurnalas nesudaro atskiros bylos

tai jį segame į žurnale registruotų dokumentų bylas.

Jeigu žurnalai yra pildomi skaitmeninėse laikmenose, juos

atspausdiname ir segame į bylas. Jeigu tie žurnalai turi būti saugomi iki 5

metų, jie gali būti saugomi skaitmeninėse laikmenose.

– darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų,

patvirtintų dokumentų kopijų ir nuorašų, tiesiogiai

susijusių su konkrečiu darbuotoju per visą jo dirbtą

laiką įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje.

5. Bylų antraštės bylų nomenklatųroje turi būti konkrečios, nurodyti

turinį ir rūšį dokumentų esančių byloje:

1. jeigu byloje yra susegti dviejų rūšių dokumentai, tada

bylos antraštėje turi būti nurodomos abi dokumentų

rūšys;

2. jeigu byloje vienu klausimu yra susegti trijų ir daugiau

rūšių dokumentai, tai bylos antraštėje apibendrintai yra

rašoma „dokumentai”;

3. jeigu byla yra sudaryta iš vieno dokumento, tai jos

antraštė bus dokumento pavadinimas;

4. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėje turi būti

nurodyti apibendrinti arba konkretūs korespondentų

pavadinimai bei susirašinėjimo temos, pvz.:

Susirašinėjimo su policijos nuovadomis asmenų

registracijos darbo biržoje klausimais dokumentai;

5. planų, ataskaitų, sąmatų ir panašių bylų antraštėse turi

būti nurodomas apimamas

laikotarpis, pvz.: 2002 metų

sąmata; 2002 metų mėnesių ataskaitos;

6. bylų antraštėse negalima vartoti pavadinimų trumpinimų

ir nekonkrečios formuluotės, pvz.: benkras

susirašinėjimas ir pan.

6. Sudarytos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą yra rašomos viena

apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos. Vienarūšėms

byloms bylų nomenklatūroje duodamas vienas numeris (indeksas), o

pastabose yra parašomas jų apskaitos dokumentas, pvz.: Pagal sąrašą;

Pagal žurnalą.

7. Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija svarsto

bylų nomenklatūros projektą. Jeigu dokumentų ekspertų komisija

pritaria bylų nomenklatūros projektui, bylų nomenklatūra toliau

derinama su įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentus

komplektuojančiu valstybiniu archyvu, jei įstaigos, įmonės ar

organizacijos dokumentų valstybinis archyvas nekomplektuoja – su

įstaiga, įmone ar organizacija kuriai ji pavaldi ar kurios reguliavimo

sričiai priklauso.

Du bylų nomenklatūros egzemplioriai turi būti teikiami derinimui,

prieš tai turi būti pasirašyti atsakingo rengėjo ir vizuoti įstaigos,

įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisijos pirmininko. Vienas

bylų nomenklatūros egzempliorius lieka teikiančiai derinti įstaigai, įmonei

ar organizacijai, o kitas įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria yra

derinama bylų nomenklatūra.

8. Jei per raštvedybinius metus yra gaunama arba parašoma dokumentų,

kurių byloms nėra numatyta antraščių bylų nomenklatūroje, yra

rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas (3 priedas, 35 psl.). Į

šį sąrašą įrašytoms naujoms byloms yra suteikiamas numeris, kuris eina

iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto

papunktį.

Šitas sąrašas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra yra derinamas

ir tvirtinamas.

9. Jei vienarūšių bylų sudarymo nenustato kiti teisės norminiai aktai,

tai tos bylos yra įrašomos į bylų apskaitos žurnalus, sąrašus (4

priedas, 36 psl.).

10. Dokumentai į bylas per raštvedybinius metus pagal patvirtintą bylų

nomenklatūrą yra segami pagal šiuos reikalavimus:

1. segamų dokumentų į bylą rūšys ir turinys turi atitikti

bylų nomenklatūroje įrašytą bylos antraštę. Ant bylos

turi būti užrašyti bylos antraštė ir indeksas;

2. į bylą segamas tik vienas dokumento egzempliorius. Jei

buvo gautas dokumentas elektroniniu paštu, faksu ar

kitais telekomunikacijų įrenginiais ir buvo

užregistruotas, jame yra rezoliucija, o vėliau buvo

atsiūstas šito dokumento originalas, į bylą yra segami

originalus dokumentas ir seniau gautas lapas su jį

gavusios įstaigos, įmonės ar organizacijos parašytais

rekvizitais;

3. jei tvarkomoje byloje netaikomi kiti sisteminimo

reikalavimai, tai dokumentai susegami chronologine

tvarka;

4. jeigu dokumentai vardiniai, tai byloje jie sisteminami

pagal pavardes abėcėlės tvarka;

5. jeigu dokumentai segami su priedais ir pridedamais

dokumentais, tai priedai ir pridedami dokumentai segami

prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų

ir pridedamų dokumentų yra labai daug, jie gali būti

segami į atskirą bylą;

6. byloje gali būti segama vaizdinė medžiaga, įstaigoje,

įmonėje ar organizacijoje parengti įvairūs leidiniai,

kurie susiję su įstaigos, įmonės ar organizacijos

atliekama veikla ir funkcijomis;

7. dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas

nesegami;

8. dokumentai kurie saugojami ilgai arba nuolatinai į bylas

segami išėmus segtukus ir sąvaržėles;

9. sudaromoje byloje lapų negali būti daugiau kaip nuo 150

iki 200. Jei lapų yra daugiau yra sudaroma kita byla.

11. Pasibaigus raštvedybiniams metams yra suvedami bylų sudarymo

statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje (5

priedas, 37 psl.), pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą,

vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus.

Patvirtinta bylų nomenklatūros suvestinės kopija ar nuorašas per 40

kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos yra išsiunčiama

įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria buvo derinta bylų

nomenklatūra.

Bylų tvarkymas.

12. Bylos tavrkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų

užbaigimo.

13. Jeigu įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra struktūrinių padalinių,

tai įstaigos, įmonės ar organizacijos vadovas nustato darbuotojus

atsakingus už bylų sutvarkymą šiuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš

vieno struktūrinio padalinio kitam arba darbuotojams atsakingiems už

bylų perėmimą įforminamas aktu (6 priedas, 38 psl.), kur surašomos

perimamos bylos.

14. Bylos tvarkomos:

1. pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos bylų

nomenklatūrą ir teisinius aktus, yra tikrinami

kiekvienos bylos ir joje susegtų dokumentų saugojimo

terminai, kuriuose jie nustatyti;

2. pagal nustatytą ar patvirtintą požymį yra tikrinamas

dokumentų sisteminimas bylose;

Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra segami chronologine

tvarka (dokumentai segami nuo anksčiausios dokumento datos ir baigiami

segti vėliausia data), jei nėra taikoma kita sisteminimo tvarka. Bylose kur

segami susirašinėjimo dokumentai, atsakomasis dokumentas segamas po

iniciatyvinio dokumento, nežiūrint į tai kokios datos atsakomasis

dokumentas.

1.3.14.3. jeigu byloje yra randama dokumentų, kurie

neatitinka bylos antraštės ar bylos saugojimo termino,

tie dokumentai yra susegami į reikiamas bylas.

Jeigu byloje yra juodraščių, nereikalindų dokumento egzempliorių,

sąvaržėlių, segtukų, žymeklių, jie turi būti išimti.

15. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai turi būti sunumeruoti

nustatyta tvarka pagal raštedybos taisykles:

1. bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba

numeratoriumi;

2. lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis

viršutiniame dešiniajame kampe, kad neliestų teksto;

3. antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas yra

nenumeruojami, bylos vidaus apyrašas yra numeruojamas

atskirai. Visi kiti byloje susegti dokumentų lapai

numeruojami iš eilės;

4. bet kurio formato lapas, įsegtas į bylą vienu kraštu,

yra numeruojamas kaip vienas lapas, o jei sulenktas ir

įsegtas per vidurį tada numeruojama kaip du lapai;

5. jei byloje yra segamos nuotraukos, brėžiniai ar kiti

panašūs dokumentai, tai lapo numeris rašomas antroje

dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei anksčiau

paminėti dokumentai priklijuojami ant popieriaus lapų,

numeriai rašomi šalia dokumentų. Jei dokumentai yra

sudėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti

byloje esantys dokumentai. Jei ant voko yra užrašyta

kažkokia informacija tai vokas numeruojamas kaip bylos

lapas;

6. jei byloje yra įsegtas spaudinys, tai jam užrašome bylos

lapo atitinkama eilės numeri, tačiau visi jo lapai

nenumeruojami iš naujo. Tada bylos baigiamajame įraše

įrašome, kad byloje yra įsegtas spaudinys. Tačiau jei

spaudinio lapai nesunumeruoti arba sunumeruoti

neišeilės, tada sunumeruojame spaudinio lapus eilės

tvarka, kaip ir kitus bylos lapus;

7. jei tikrinant bylos numeravimą yra randamos klaidos,

tada yra taisomas bylos numeravimas:

– jei randame nesunumeruotų bylos lapų, tai numeruojame

prieš juos sunumeruoto lapo numeriu, tik prirašome

mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c

ir t.t.;

– jei randame kelis bylos lapus sunumeruotus tuo pačiu

numeriu, tai šalia antrojo numerio ir daugiau

parašome mažasias raides abėcėlės tvarka;

– jei byloje randame praleistų bylos lapų numerių, tai

jie yra įrašomi bylos baigiamajame įraše;

– jei tikrinant bylos numeravimo klaidas, yra randama

labai daug klaidų, tada byla pernumeruojama iš naujo:

buvę lapų numeriai perbraukiami ir šalia rašomi nauji

numeriai.

1.3.15.8. sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje yra

įsegamas bylos baigiamojo įrašo lapas (8

priedas, 40

psl.), kuriame yra surašoma byloje: sunumeruotų lapų

skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti,

suplyšę ir t.t.) numeriai, įsegtų spaudinių skaičius ir

atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius.

Jei taisome bylos numeravimą, tai būna užpildomas naujas

baigiamasis įrašas, kuriame būna užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų

numeravimo.

Jei byla sudaryta aplanke su raišteliais tai naujasis bylos

baigiamojo įrašo lapas yra įrišamas, o jei byla įrišta į kietus viršelius

tada įklijuojamas.

Kiekvienos ilgo ar nuolatinio saugojimo bylos lapai numeruojami

atskirai.

16. Paprastai laikinojo ssaugojimo bylų lapai nenumeruojami.

Jeigu laikino saugojimo bylas ar atskirus dokumentus iš jos reikia

perduoti kitoms institucijoms. Tai bylos lapai gali būti sunumeruojami ir

parašomas bylos baigiamasis įrašas.

17. Jeigu reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai organizuoti,

yra sudaromi bylų vidaus apyrašai. Vidaus apyraše yra surašomi byloje

susegti dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (7 priedas, 39 psl.).

18. Baigiamas bylos tvarkymas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis

įrašas (8 priedas, 40 psl.) ir įforminamas bylos antraštinis

lapas (9 priedas, 41 psl.):

1. bbaigiamajame įraše yra užrašomas bylos lapų skaičius bei

jų įpatumai;

2. antraštiniame lape turi būti užrašyti šie bylos

duomenys: bylą sudariusios ar struktūrinio padalinio

pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės

ribos ir data bei bylos saugojimo terminai:

– rašomas įstaigos, įįmonės ar organizacijos pavadinimas

turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą

pavadinimą. Jeigu įstaiga, įmonė ar organizacija turi

įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis yra rašomas

skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė

atominės energetikos inspekcija (VATESI). Jeigu

įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas keitėsi

bylos sudarymo metu, tai antraštiniame lape yra

rašomas paskutinis įstaigos, įmonės ar organizacijos

pavadinimas;

– bylos antraštė ir indeksas yra rašomi pagal bylų

nomenklatūrą. Pagal byloje susegtų dokumentų sudėtį

yra tikslinama bylos antraštė;

– bylos chronologinės ribos yra nustatomos pagal byloje

įsegtą anksčiausiai užregistruotą įstaigos, įmonės ar

organizacijos dokumentą ir vėliausio dokumento datą.

Jei bylą sudaro vienas dokumentas, tai bylos datą atitinka

dokumento data.

Jei bylą sudaro vienas ar keli tęstiniai dokumentai, tai bylos

data yra metai.

1.3.18.3. jei ant laikino saugojimo bylos segtuvo yra

užrašyti bylos aprašymo duomenys, tai antraštinis lapas

gali būti nerašomas.

19. Iki perdavimo užbaigtų bylų saugojimui, sutvarkytos bylos ieškomos ir

jų apskaita daroma pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir

suvestinę bei vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytos tvarkos

dokumentus.

1.4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė?

1. Įstaigose, įmonėse ar organizacijose dokumentai vertinami pagal jų

reikalingumą:

1. įstaigos, įmonės ar organizacijos administravimo ir

informaciniams poreikiams;

2. pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos teisės norminių

aktų nustatytus atsakomybės ir vveiklos įrodymams;

3. su įstaigos, įmonės ar organizacijos veikla susijusių

fizinių ir juridinių asmenų teisėms užtikrinti;

4. pagal požymius kurie tiktų numatomiems ar galimiems

tyrimams atlikti;

5. įrodymams ir informacijai apie įstaigos, įmonės ar

organizacijos teises, pareigas, politiką, veiklą,

ryšius, interesus, mokslo ir kultūros tikslais.

2. Visų dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo tos bylos į kurią

jie susegti užbaigimo metų pabaigos.

Jei bylos saugojimo terminas yra pasibaigęs pagal bylų

nomenklatūroje nurodytą terminą, yra atliekama joje esančių dokumentų

vertės ekspertizė ir tada priimamas sprendimas ar ją toliau saugoti ar

sunaikinti.

3. Dokumentų vertinimą, sprendimus dėl jų tolesnio saugojimo arba

atrinkimo naikinti atlieka ir siūlo įstaigos, įmonės ar organizacijos

struktūriniai padaliniai, administruojantys atitinkamą veiklos sritį,

kartu su skyriais ir darbuotojais kurie yra atsakingi už dokumentų ir

bylų apskaitos tvarkymą.

4. Pagal šiose taisyklėse nurodytus kriterijus įvertintiems dokumentams

ir byloms būna numatomi tolesnio dokumentai ir bylos saugojimo

terminai arba būna atrenkami naikinti:

1. iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti dokumentų

būna sudaromos naujos bylos pagal numatomus jų saugojimo

terminus;

2. naujai atrinkti dokumentai ilgam ir nuolatiniam

saugojimui ir iš jų sudarytos naujos bylos įforminamos

ir įrašomos į apyrašus kartu su tvarkomų raštvedybinių

metų bylomis pagal nustatyta tvarka;

3. sudaromas naujas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų

bylų, kurioms pratęstas pasibaigęs laikino saugojimo

terminas;

4. surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas (10

priedas, 42 psl.).

5. Įstaigos, įmonės ar organizacijos DEK svarsto visų dokumentų vertės

ekspertizę atlikusių atsakingų struktūrinių padalinių siūlymus,

motyvus dėl atrinktų dokumentų naikinimo ar tolesnio jų saugojimo ir

pateiktus apskaitos dokumentus.

Po DEK pritarimo, jos pirmininkas vizuoja pateiktus apskaitos

dokumentus.

6. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, suderintus

pagal šių taisyklių nustatytą tvarką, tvirtina įstaigos vadovas. Aktas

būna tvirtinamas, kai tų metų ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos pagal

nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus.

TVIRTINU

Direktorius

(parašas)

Egidijus Banys

Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad

juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

1.5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias

dalis. Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai?

1.5.1. Komerciniai laiškai rašomi nustatytos formos popieriaus

blankuose (jis neatitinka Lietuvoje naudojamą A4 lapo formatą), kuriuose

paprastai jau būna firmo logotipas (firminis ženklas) ir pilnas firmos

pavadinimas, adresas, telefonas, faksas, trumpas veiklos apibūdinimas.

Kartais firmos logotipas ir antraštė yra blanko apatinėje dalyje, ypač toks

rekvizitų išdėstymas naudojamas ant faksimiliniam ryšiui skirtų blankų.

Rašant laiškus (raštus) būtina kairėje pusėje taip pat viršutinę

bei apatinė paraštes palikti 20 mm. Patartina išlaikyti panašaus ploto

paraštę dešinėje, tik ne didesnę. Antras ir tolesni laiško lapai turi būti

numeruojami, numeruojant arabiškais skaitmenimis viršutinėje paraštėje be

įvairių ženklų centruotu būdu.

Kiekviena šalis turi savos raštvedybos taisyklės, todėl prieš

susirašinėjant būtų patartina su jomis susipažinti, nes užsienyje tam yra

skiriama labai daug dėmesio. Yra keletas dažniausiai pasitaikančių

dalykinių laiškų rašymo stilių:

1. absoliučiai blokinis stilius, kai kiekvienas rekvizitas

sudaro savo atskirą bloką ir visi blokai rašomi nuo

nulinės tabuliatoriaus padėties bei turi būti atskirti

dvigubos eilutės intervalu;

2. standartinių blokų stilius, čia taip pat atskiri

rekvizitai sudaro sabo blokus, o nuo absoliučiai

blokinio stiliaus skiriasi tuom, kad datos,

atsisveikinimo formulės ir parašo rekvizitų blokai,

rašomi nuo lapo vidurio;

3. pusiau blokinisstilius, čia rekvizitai taip pat sudaro

atskirus blokus ir skirtingai nei standartinio bloko

stiliuje, datos rekvizitas rašomas lapo viduryje;

4. dantyto įrašo stilius skiriasi nuo pusiau blokinio tuo,

kad adreso, atsisveikinimo formulės ir parašo rekvizitai

rašomi kiekvieno įrašo eilutę pastumiant į dešinę per

vieną tabuliatoriaus padėtį;

5. AMS (Administrative managment society style) stilius –

tai sutrumpintas absoliučiai blokinis stilius, tiktai

nespausdinami šie rekvizitai kreipinio, atsisveikinimo

formulės bei įmonės pavadinimas parašo bloke. Šis

stilius dažniausiai taikomas masiškai siunčiamiems

informaciniams dokumentams.

2. Dalykiniai laiškai yra išdėstomi pagal schemas. Pateiktose schemose

yra matyti pora komercinio laiško išdėstymo variantų.

I schema

| | | | |

| | | | |

|ANTRAŠTĖ

|

| | | | |

| | | |Nuorodos |

| | | |Data |

| | | | |

| |Adresatas | | |

| | | | |

| |Kreipinys, | | |

| | | | |

| |Laiško turinys |

| |………………….|

| |……………. |

| |………………….|

| |………………….|

| |… |

| | | | |

| | | | |

| |Atsisveikinimo formulė |

| |Parašas |

| | | | |

| |Priedai | | |

| | | | |

| | | | |

II schema

| | | | |

| | | | |

|ANTRAŠTĖ |

| | | | |

| |Data | |Nuorodos |

| | | | |

| |Adresatas | | |

| | | | |

| |Kreipinys, | | |

| | | | |

| |Laiško turinys |

| |………………….|

| |……………. |

| |………………….|

| |………………….|

| |… |

| | | | |

| | | | |

| |Atsisveikinimo formulė |

| |Parašas |

| | | | |

| |Priedai | | |

| | | | |

| | | | |

3. Dalykinius laiškus sudaro šie rekvizitai:

1) antraštė;

2) ddata;

3) adresatas;

4) kreipinys;

5) laiško turinys;

6) atsisveikinimo formulė;

7) parašas;

8) priedai;

9) nuorodos ir kt.

1. Antraštėje nurodomas pilnas siuntėjo įstaigos, įmonės ar

organizacijos pavadinimas, adresas ir papildoma informacija (telefono ir

fakso numeriai, elektroninio pašto adresai ir kt.). DDažnai po organizacijos

pavadinimu trumpai apibūdinama jos veikla.

Diržiojoje Britanijoje dažnai akcinių kompanijų laiškų antraštėse

yra rašomos šių kompanijų direktorių pavardės.

Dažnai prekybos, pramonės įstaigų, įmonių ar organizacijų, bankų

ir kt. pavadinimai baigiami žodžiu Limited arba sutrumpintai Ltd., tai

reiškia, kad įstaiga, įmonė ar organizacija yra ribotos atsakomybės

kompanaiją (Uždara akcinė bendrovė). Kitų įstaigų, įmonių ar organizacijų

pavadinimuose šį žodį atstoja Corporation (reiškia asmenų sąjunga) arba

Incorporated (reiškia, kad įstaiga, įmonė ar organizacija įregistruota kaip

sąjunga), sutrumpintai Inc.

Ženklas &, vadinamas ampersand (išvertus reiškia jungtis). &

dažnai vartojamas kompanijų pavadinimuose vietoj žodžio and (ir)

nurodydamas kelių įstaigų, įmonių ar organizacijų, arba keleto asmenų

susijungimą. Taip pat sutrumpintai pavadinimuose rašomas žodis Co., kas

reiškia Company, pvz.:

The Torn & Co., Limited

John Throwridge & Company, Inc.

Jei antraštėje nėra aukščiau minėtų terminų Ltd. arba Inc.,

vadinasi kompanija yra bendrija – partnership, bendrijose visi nariai už

įmonės įsipareigojimus atsako visu savo turtu. Komandinėse bendrijose

(limited partnership) gali būti neatsakingi savo turtu už įstaigos, įmonės

ar organizacijos įsipareigojimus vienas ar keli šios bendrijos nariai.

Mc. Clerc & Sons

Flicks & Bond.

Dar atraštėse dažnai vartojamas žodis Bros., tai yra žodžio

Brothers (išvertus brolis) trumpinys.

Siuntėjo adresatas, telefonai ir kita papildoma informacija

dėstoma po įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimu pastaruoju metu

dažniausiai rašoma pirmo lapo kairės pusės apatinėje paraštėje, o

antraštėje paliekama tik firmos ppavadinimas ir logotipas.

Rašant Lietuvos įstaigos, įmonės ar organizacijos antraštę yra

naudojami Lietuvoje pripažinti sutrumpinimai, pvz.: kaimas – k., gatvė –

g., rajonas – r., alėja – al. ir kt.

Rašant telefono ir fakso numerius patartina naudoti tarptautinių

telefono numerių rašymo pavyzdžiu, kur yra nurodomi šalies tarptautinis

telefono kodas, miesto kodas bei telefono numeris kurie rašomi arabiškais

skaitmenimis ir jų grupėmis, tarp tų grupių paliekant vieno ženklo dydžio

tarpus, pvz.:

+370 45 454545

Pilna Lietuvos įstaigos, įmonės ar organizacijos antraštė, kuri

visada rašoma po viršutine pirmo lapo parašte centruotu būdu, rašoma

didžiosiomis raidėmis, pajuodintu ir padidintu 14 šriftu, pvz.:

Vartojamas Lietuvoje:

AKCINĖ BENDROVĖ „AUTOTURAS”

Įm. k.: 8819834, Naujakiemio g. 27, LT-5804 Klaipėda

Tel.: (+370 45) 45 45 45, Faksas (+370 45) 45 46 47

Vartojamas Užsienyje:

STOCK COMPANY „AUTOTURAS”

Įm. k.: 8819834, Naujakiemio g. 27, 5804 Klaipėda, Lithuania

Tel.: +370 45 454 545

Fax: +370 45 454 647

2. Laiško data gali būti rašoma laiško dešinėje arba kairėje

pusėje po antrašte sutrumpintu arba pilnuoju būdu, tai priklauso nuo

kalbos, kuria rašomas laiškas rašybos taisyklių. Dažniausiai visdėlto data

rašoma dešinėje pusėje.

Anglų kalboje pilna data rašoma kelintinių skaitvardžių forma

pirma nusakant mėnesį ir dieną (menesio pavadinimą pradedame rašyti iš

didžiosios raidės) arba atvirkščiai pirma dieną po to mėnesį, o tada

padėjus kablelį, metus (anglų kalboje žodis year netrumpinamas, todėl

rašome tik skaitmenų grupę), pvz.:

2nd January, 1997

January 2nd, 1997

arba

2 January, 1997

January 2, 1997

Kai kuriuos mėnesių pavadinimus anglų kalboje galima rašyti

sutrumpintai, pvz.: January – Jan., April – Apr., December – Dec. ir pan.

Yra keturi mėnesiai kurių pavadinimai netrumpinami tai: March,

May, June, July. Tačiau nepatartina mėnesius rašyti skaitmenimis, nes dėl

skirtingo datos išdėstymo įvairiose šalyse, gali būti netiksliai suprasta

data.

Tarptautinis standartas dar numato tokį datos rašymo būdą, kai

vietoje tarpelių rašomas brūkšnelis, Pvz.:

2003-05-14

Dar data rašoma trumpuoju būdu, t.y. skaitmenų grupėmis, per

pasvirusius dešinėn brūkšnelius / , kitaip jie vadinami slash (slešas),

vadovaujantis taisykle – pirmiasia rašome dieną ir mėnesį arba atvirkščiai,

o tik po to metus, pvz.: 2003 m. gegužė 14 d.

14/04/97 – naudojama Europoje

arba

04/14/97 – naudojama JAV

3. Įstaigos, įmonės ar organizacijos arba asmens, kuriam

siunčiamas laiškas, adresatas rašomas kairėje laiško blanko pusėje prie

paraštės ne mažiau kaip per vienos eilutės intervalą žemiau datos

rekvizito. Įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas ar asmens pavardė

rašoma atskira eilute.

Laikantis anglų mandagumo taisyklių, prie asmens pavardės yra

pridedami žodeliai reiškiantys to asmens statusą visuomenėje, t.y.

ištekėjusioms moterims rašome Mrs. (Missis arba Mistress), netekėjusioms

panelėms – Miss., kai nežinoma moteris ištekėjusi, ar ne rašome Ms., o

vyrams – Mr. (Mister), pvz.:

Mrs. D. Kelly

Miss. PPat Jones

Ms. Pat Swift

Mr. Alan Fred

Kai nežinoma asmens pavardė, patartina nurodyti jo pareigas toje

kompanijoje, bet tik tada, kai tiksliai žinome, kad tos pareigos yra vienos

toje firmoje, pvz.:

The President

L. Torn & Co., Ltd.

Prieš pareigybės pavadinimą anglų kalboje būtina parašyti žodelį

The, bet tik tada, kai prieš tai nenurodome asmens vardo ir pavardės. Kai

žinome adresato vardą ir pavardę rašome, pvz.:

Mr. Alan Fred,

President,

L. Torn & Co., Ltd.

Šiuop atveju The nevartojame. Adresato vardo ir pavardės trumpinti

nedera.

Kartais po asmens pavarde sutrumpintai rašoma jo priklausomybė tam

tikrai institucijai, mokslinis vardas, pareigos ir pan., pvz.:

Captais – Capt.

Director – Dir.

Manager – Mgr.

Member af Parliament – M.P.

Po įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimu arba asmens

pavarde pagal anglų kalbos gramatikos taisykles yra rašomas adresas: namo

numeris, gatvės pavadinimas, miesto, valstijų (grafystės ar kitos vietinės

savivaldos teritorijos) pavadinimas, pašto indeksas ir paskutinėje eilutėje

valstybės (šalies) pavadinimas, pvz.:

Mr. Alan Fred, Prof.

President

L. Torn & Co., Ltd.

36 Janes Street

London EC65EE

England

Galimi adresato būveinės sutrumpinimai, pvz.:

Apartment – Apt.

Place – Pl.

Street – St.

Taip pat gali būti vartojami JAV valstijų pavadinimų

sutrumpinimai, pvz.:

Alabama – AL

Alaska – AK

Nevada – NV

4. Kreipinys yra visuotinai priimtas dalykas kiekviename

oficialiame

laiške. Jis rašomas prie kairės lapo paraštės ne mažiau kaip

vienos eilutės intervalu po adresato rekvizijto. Po jo dedamas kablelis.

Kreipiamasi dažniausiai bendruoju posakiu Dear Sir (pone) arba

Madam (pone), Customer (pirkėjau), Client (kliente). Kreipinyje galima

nurodyti asmens vardą ir pavardę bei titulą, pvz.;

Dear Mrs. Willson.

Dear Customer,

Dear Client,

Dear Madam,

Her Majesty (į karalienę)

His Majesty (į karalių)

Norint, kad firmai adresuotą laišką skaitytų konkretus firmos

darbuotojas, prieš kreipinį, virš jo, ne daugiau kaip vienos eilutės

intervalu, rašome žodį Attention ir nurodome ddarbuotojo vardą ir pavardę,

šį užrašą pabraukiame:

Attention: Mr. A.Jones

Attention of Mr. A.Jones

For the attention of Mr. A.Jones

5. Laiško turinyje išdėstome tekstą. Praktiškumo dėlei beveik visi

laiškų (raštų) turiniai yra rašomi taip: pastraipa turi būti 5-6 eilučių

teksto, tarp pastraipų naudojamas dvigubas tekste naudojamas intervalas ir

kiekviena pastraipa pradedama rašyti nuo kairės paraštės “nulinės”

tabuliatoriaus padėties.

Dokumento (rašto) tekstas būna dažnai dalijamas į skirsnius,

skyrius, papunkčius, pvz.: 1; 1.1; 1.1.1; 1.1.5.8 ir kt.

Komercinėje korespondencijoje turi būti vengiama teksto žodžius

kelti iš vienos į kkitą eilutes.

Jeigu būtina (finansiniuose dokumentuose), kairėje parašo pusėje

dedamas įmonės spaudas.

6. Atsisveikinimo formulė rašoma pabaigus rašyti tekstą, ne mažiau

kaip vienos eilutės intervalu po tekstu, prie kairės lapo paraštės arba

centruotu budu. Po jos dedamas kablelis.

Anglų kalboje labiausiai paplitusios įprastos atsisveikinimo

formuluotės:

Sincerely – nuoširdžiai Jūsų;

Yours (very) sincerely – tikrai nuoširdžiai Jūsų;

Yours (very) truly – tikrai Jūsų;

Yours (truly) – Jūsų;

Faithfully yours – atsidavęs (ištikimas) Jums;

Kind regards – su geranoriškais palinkėjimais;

Yours respectually – su pagarba.

Artimai pažįstamam asmeniui galima rašyti ir šias labiau tinkamas

atsisveikinimo formuluotes:

Best regards – su geriausiais palinkėjimais;

With love – su meile;

Warm regards – su šiltais (nuoširdžiais) palinkėjimais;

Always sincerely yours – visad nuoširdus Jums.

7. Parašas rašomas po atsisveikinimo formule, kitoje eilutėje,

paliekant ne mažiau kaip vienos eilutės tarpą. Po to galime parašyti

tinkamą atsisveikinimo formuluotę, tada paliekama eilutė parašui ranka, po

to parašome siuntėjo vardą ir pavardę (vardo inicialus galima trumpinti),

dar žemiau – užimamas pareigas. Prieš vardą ar jo inicialus geriau parašyti

žodelius Mr. ar Mrs., Miss., kurie palengvina bendravimą nusakydami

siuntėjo lytį ir padėtį visuomenėje. Parašo rekvizitas rašomas lygiai taip

pat kaip atsisveikinimo formulė centruotu arba veliaviniu būdu prie kairios

lapo paraštės.

Yours truly,

(parašas)

Mr. K.Jones

President

arba

Yours respectually,

L.Torn & Co., Ltd.

(parašas)

p.p. Mr. Alan Fred

Export Department

Pastarojo parašo rekvizito pavyzdžiu naudojamės, kai laišką rašome

kieno nors pavedimu arba tenka pasirašyti firmos vardu. Čia p. p. yra

žodžių per procurationem sutrumpinimas ir reiškia pagal įgaliojimą.

8. Priedų rekvizitas rašomas po parašo rekvizitu prie kkairės lapo

paraštės, praleidus ne mažiau kaip vieną eilutę. Rašomas žodis Enclosure (-

s) išvertus reiškia priedas (-ai) arba trumpinimas Enc. (-s) nurodant

priedų skaičių, pvz., 2 Encs.

Arba tiesiog išvardiname visus priedus (dokumentus):

Enclosures:

Advice of payment

Invoice

9. Siekiant išvengti painiavos korespondencijoje, dalykiniuose

laiškuose rašomos nuorodos, kurios padeda pažymėti siuntėjo ir atsakovo

laiškus.

Jei rašome atsakomąjį laišką į gautą, siunčiamo laiško datos

lygyje arba ne mažiau vienos eilutės intervalu aukščiau datos dešinėje

laiško pusėje, rašome Your ref. dedame dvitaškį ir nurodome gautojo

dokumento registracijos numerį. Po juo rašome Our ref. dedame dvitaškį ir

nurodome mūsų siunčiamo laiško registracijos numerį.

Yours ref: KLM/21

Our ref: NS023

Paprastai nuorodose rašomi laiškų registraciniai numeriai bylose.

Tam tikslui galime naudoti ir datas.

Jei korespondencija konfidenciali, galima virš kreipinio ar ant

voko rašyti pabrauktas frazes:

Private and Cofidential,

Strictly Confidential,

Confidential.

Po kreipiniu, kai kuriais atvejais, prieš tekstą užrašomas laiško

tikslas (tema). Kreipinį rašome tam, kad atkreiptume dėmesį į laiško esmę

ir būtų gautas konkretus atsakymas, šį užrašą pabraukiame, pvz.:

Order No. 3512 for Personal Computers

Prie tikslo galima rašyti Ref arba Re (reference), arba Subject ir

nurodome dokumentą arba priežastį, kurios tikslu rašome laišką, pvz.:

Re: Invitation to Conference

Subject: 1995 Vilnius Agriculture Exibition

Laiško paskutinio lapo apatiniame kampe virš apatinės ir šalia

kairiosios paraščių rašome laiško rengėjo nuorodą: spausdinusio asmens

pavardė arba inicialai. Ne retai tame pačiame kampe galime rasti užrašą

“c.c.” – tai reiškia, kad laiško kopijos išsiųstos nevienam adresatui.

c. c. Mr. Gary Wilson

2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą,

prašymą, gyvenimo aprašymą.

1. Parengti dokumentai:

1. Raštas “DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ” (1 lapas, 23 psl.);

2. Raštas atsakymas “DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ” (1 lapas, 24 psl.);

3. Pažyma “PAŽYMA APIE DARBO UŽMOKESTĮ” (1 lapas, 25 psl.);

4. Aktas “BROKUOTŲ PREKIŲ GAVIMO AKTAS” (1 lapas, 26 psl.);

5. Protokolas “VADOVAUJANČIŲ DARBUOTOJŲ PASITARIMO PROTO-KOLAS“

(1 lapas, 27 psl.);

6. Įsakymas “ĮSAKYMAS DĖL NEMOKAMŲ ATOSTOGŲ SUTEIKIMO” (1

lapas, 28 psl.);

7. Prašymas “PRAŠYMAS Dėl mokymosi atostogų suteikimo” (1

lapas, 29 psl.);

8. Prašymas “PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ” (1 lapas, 30 psl.);

9. Gyvenimo aprašymas (1 lapas, 31 psl.).

|[pic] |

|UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „ĄŽUOLYNO VALDOS” |

|Įstaigos duomenys |

| | | |

| | | |

|Akcinei bendrovei “Autoturas” |2003-05-09 |Nr. 01-243 |

| | |

| | |

DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ

Prašome atsiųsti kelionių katalogus ir pridėti paslaugų

kainoraštį.

Apmokėjimą garantuojame.

Direktorius (parašas) Egidijus

Banys

Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.

paštas: janinaj@xxx.lt

PASTABA: brukšnys reiškia lapo pabaigą, turėtų būti A5 lapo

formatas.

|[pic] |

|AKCINĖ BENDROVĖ „AUTOTURAS” |

|Įstaigos duomenys |

| |

| |

|Uždarajai akcinei bendrovei „Ąžuolyno| 2003-05-12 |Nr.|01-5895 |

|valdos” | | | |

| |Į 2003-05-09 |Nr.|01-243 |

| | |

| | |

|DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ |

Siunčiame kelionių katalogus ir paslaugų kainoraštį.

Pridedame:

1. Katalogai – 4 vnt. (50 lapų);

2. Kainoraštis – 1 vnt. (10 lapų).

Vadovas (parašas) Egidijus Banys

Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.

paštas: janinaj@xxx.lt

PASTABA: brukšnys reiškia lapo pabaigą, turėtų būti A5 lapo

formatas.

|[pic] |

|AKCINĖ BENDROVĖ „KLAIPĖDOS VANDUO” |

|Įstaigos duomenys |

| |

| |

|Klaipėdos miesto mokesčių inspekcijai| |

| | |

| | |

|PAŽYMA APIE DARBO UŽMOKESTĮ |

|2003-05-09 Nr. 11-255 |

Janina Jonušienė bendrovėje dirba nuo 1992 m. sausio 10 d. Šiuo

metu užimamos pareigos – realizavimo skyriaus viršininkė. Vidutinis

mėnesinis darbo užmokestis – 1345,11 Lt (Vienas tūkstantis trys šimtai

keturiasdešimt penki litai 11 centų).

Direktorius (parašas) Egidijus

Banys

A.V.

Vyr. Finansininkė (parašas) Nijolė

Gabrėnaitė