RAŠTVEDYBOS TERMINŲ ŽODYNAS

Turinys nebuvo būtinas, nes tai – žodynas.

ĮŽANGA

Lietuvos istorinės sąlygos susiklostė taip, kad ilgus jos amžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių, senoji slavų, lenkų, rusų. XIX a. antroje pusėje įsigaliojo civilinių aktų rašymo vokiečių kalba įstatymas, buvo unifikuota raštvedyba, visose valstybinėse įstaigose bei jų kanceliarijose, mokytojų posėdžiuose ir reikalų raštuose buvo įvesta valstybinė vokiečių kalba.

Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjo formuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Pirmaisiais nepriklausomybės metais valstybinių dokumentų kalba buvo labai įvairi, bet ggreitai pradėta tvarkyti ir vienodinti. Tarpukario Lietuvos įstatymai, kiti valstybės dokumentai, kariuomenės statutai buvo parašyti gražia, palyginti gerai apdorota ir lengvai suprantama kalba, sutvarkyta pagal tų metų normas.

Sovietų okupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba, kartais gerai jos nemokant. Griaunant Lietuvos Respublikos valstybinę ir teisinę sistemą, buvo atmesti ir jos dokumentai bei raštvedybos sistema. Raštvedybą tvarkė mažaraščiai, kurie kanceliarinę kalbą užvertė elementariomis klaidomis. Daugelis „naujovių“ buvo brukamos per jėgą ir palaikomos ideologiniais bei politiniais sumetimais.

Šeštojo ddešimtmečio pabaigoje pakilo raštvedybos tvarkytojų išsilavinimas ir raštingumas. Tačiau rusų kalbos įtaka nesumažėjo, tik darėsi nebe tokia primityvi. 1969 metais buvo išleista Archyvų valdybos parengta Raštvedybos instrukcija, o vėliau pagal ją parašyta keletas atskirų ministerijų ir žinybų raštvedybos instrukcijų.

Atkūrus nepriklausomybę, ppasikeitė lietuvių kalbos egzistavimo, administracinės bei kanceliarinės kalbos vartojimo sąlygos. Pagerėjo įstatymų ir kitų valstybės dokumentų stilius. Į rengiamus dokumentus daug kas atkeliama iš tarpukario Lietuvos laikų. Tačiau nebuvo peržiūrėta, iš naujo nesutvarkyta teisės ir raštvedybos terminija.

Lietuvos TSR Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989-01-25 įsaku „Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990-03-11 Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigų dokumentai būtų rašomi lietuvių kalba. Vyriausioji archyvų valdyba išleido nurodymus dėl valstybinės kalbos vartojimo raštvedyboje. Juose pabrėžiama, kad organizaciniai tvarkomieji dokumentai rengiami ir leidžiami lietuvių kalba, nurodoma įstaigoms pasigaminti naujus tinkamus blankus ir juose įforminti dokumentus.

Dokumentai – didelis tautos turtas, pagrindinis istorijos šaltinis. Juose fiksuojama valdymo, gamybinė, mokslinė, praktinė ir kitokia įstaigų bei žmonių veikla, jie teikia informaciją kasdieniniame ddarbe. Dokumentus reikia mokėti ne tik teisingai rašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti bei gauti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kad visada būtų galima surasti bei panaudoti juose esančią informaciją, garantuoti jų saugumą ir parengti perduoti į archyvus tolesniam saugojimui, t.y. išsaugoti ateinančioms kartoms.

Dokumentuose svarbu tikslus, nuoseklus, loginis minčių dėstymas; tekstas turi būti kuo trumpesnis, aiškus, konkretus, be dviprasmybių, vaizdingų žodžių, sunkiai suprantamų ir emocingų pasakymų. Raštvedybai prireikia tokių raiškos būdų, kurių tradicinė kalba nneturėjo. Dokumentai konkrečius dalykus ar reiškinius spraudžia į tam tikrus rėmus, todėl juose vartojami būdingi raštvedybai terminai, žodžiai ir standartiniai posakiai, apibrėžtos sąvokos, kurie nepažeidžia bendrinės kalbos normų; nustatyta tvarka kuriamos, net formulėmis verčiamos ištisos teksto atkarpos (dalys).

Raštvedyba, turi savo poreikių, į kuriuos kalba turi atsižvelgti. Taip šalia egzistavusių, bet plačiau nevartotų reiškinių kuriasi nauji žodžiai, konstrukcijos ar pasakymai, kurių iki tol kalboje nebuvo, žinoma, nepažeidžiant esminių kalbos dėsnių.

Lietuviškosios raštvedybos terminija dar nėra suformuota, todėl „Raštvedybos terminų žodyne“, kuriame pateikti dažniausiai Lietuvos įstaigose, įmonėse, organizacijose vartojami svarbiausi raštvedybos terminai, bandoma apibūdinti pagrindines norminiuose teisės aktuose, standartuose, žodynuose, enciklopedijose vartojamas sąvokas, specialią reikšmę įgijusius žodžius, kitus šiai sričiai svarbius dalykus.

Žodyno straipsniai išdėstyti antraštinių žodžių abėcėlės tvarka. Antraštės spausdinamos paryškintu šriftu. Daugumas antraščių yra raštvedybos terminų, kanceliarinėje kalboje specialia reikšme ar šiaip dažnai vartojamų žodžių pagrindinės formos – daiktavardžių vardininkas, būdvardžių vyriškosios giminės vardininkas, veiksmažodžių bendratis. Žodžiai išdėstyti atskiruose lizduose ir sukirčiuoti (pagal „Dabartinės lietuvių kalbos žodyną“). Kai kurie teiginiai iliustruoti žodžių junginiais arba sakiniais, parašytais kursyvu, juose esantys aptariamieji žodžiai spausdinami paryškintu šriftu.

Ãdresas – asmens gyvenamosios vietos, įmonės ar organizacijos buvimo vietos nurodymas. Platesnė adreso reikšmė apima ir adresatą, t.y. adresatą ir jo buvimo vietą (buveinę).

Adresãtas – asmuo, įįstaiga ar jos padalinys, kuriam kas adresuojama; ta reikšme vartojamas ir gavėjas. Raštvedybos dokumentuose (raštuose) į „adresato“ rekvizitą gali įeiti ir adresas; čia adresatas apima ir adresatą, ir adresą. Adresatas rašomas naudininko linksniu, pvz.: Jonui Jonaičiui, Kristinai Petraitytei.

Adresúoti – ant voko ar kitos siuntos nurodyti gavėją ir adresą. Dokumentai adresuojami įstaigoms ar jų struktūriniams padaliniams. Adresavimas apima adresato parinkimą bei adreso užrašymą ir turi kiek platesnę reikšmę negu pasakymas rašyti adresą.

Ãiškinamasis rãštas – dokumentas, kuriame aiškinami atskiri pagrindinio dokumento (sąmatos, plano, ataskaitos ir pan.) klausimai.

Ãktas – specialiai surašomas dokumentas, patvirtinantis tam tikrus faktus ar įvykį: tikrinimo aktas, materialinių vertybių perdavimo aktas.

Anketà – dokumentas, kuriame nustatyta tvarka išdėstyti klausimai, pagal kuriuos renkami tam tikri duomenys. Dažniausiai su anketa vartojami šie pasakymai: sudaryti anketą, atsakyti į anketos klausimus.

Añtraštė – užrašas, trumpai nusakantis dokumento turinį; kartu su dokumento rūšies pavadinimu sudaro dokumento pavadinimą. Dažniausiai pradedamas prielinksniu „DĖL“ ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis: DĖL INFORMACIJOS PATEIKIMO. Antraštė turi būti trumpa, aiški, kalbos požiūriu taisyklinga.

Añtspaudas – dokumentų patvirtinimo ženklas (paprastai būna apskritas): Dokumentai tvirtinami antspaudu.

Antspaudų yra kelių rūšių: herbinis (su valstybės herbu), jį atstojantis neherbinis įstaigos antspaudas, struktūrinių padalinių antspaudai su padalinio pavadinimu.

Añtspaudo vietà – antspaudas dedamas tam tikrose raštvedybos taisyklių nustatytose vietose, ppaprastai po teksto, greta parašo; dedamas taip, kad jo kraštas liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą. Antspaudo vieta gali būti specialiai pažymėta nuoroda A.V.

Apliñkraštis – rašytiniai nurodymai, siuntinėjami pavaldžioms įstaigoms ar pareigūnams: Aplinkraščiai išsiuntinėti visoms rajono mokykloms.

Ãprašas – aprašomojo pobūdžio raštas ar dokumentas, kuriame pateikiami ir apibūdinami tam tikri duomenys: pašto siuntos aprašas, bylos aprašas.

Apžvalgà – dokumentas, kuriame pateikiama vieno ar kelių dokumentuose nagrinėjamų klausimų apibendrinta charakteristika: juridinių klausimų apžvalga.

Anotãcija – trumpas knygos ar straipsnio turinio išdėstymas.

Archyvãras – archyvo tarnautojas, vedėjas: Archyvaras rūpinasi įmonės dokumentų saugojimu.

Archỹvas – įstaiga ar jos skyrius, kuris kaupia, saugo ir tvarko, registruoja, moksliškai tiria įvairius dokumentus; sukauptų dokumentų visuma: Dokumentai saugomi archyve.

Archývo pažym¸jimas – institucijoms ar suinteresuotiems asmenims išduodamas dokumentas, kuriame įstaigos archyvo dokumentų pagrindu pateikiami ir patvirtinami jų pageidaujami duomenys.

Asmeñs bylà – byla, kurioje renkami dokumentai apie asmenį (jo biografiją, išsilavinimą, darbinę ar visuomeninę veiklą).

Atãskaita – dokumentas, pateikiamas aukštesniajai įstaigai ar pareigūnui apie darbų parengimą ir atlikimą, planų, užduočių vykdymą, komandiruotes ir pan. (darbo ataskaita, komandiruotės ataskaita ir kt.).

Atgalìnis – gali reikšti grįžtamąjį dalyką vietos ar laiko atžvilgiu: Atgalinis adresas rašomas ta pačia tvarka. Raštas įregistruotas atgaline data.

Atmintìnė – parankinė knygelė, dokumentas ar atskiras lapas (lapai), kur

surašyti tam tikros srities būtiniausi (žinotini ir atmintini) dalykai: darbų saugos atmintinė, budėtojo atmintinė.

Bylà – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai; atskirame aplanke suformuotų dokumentų saugojimo vienetas archyve: Atskirai formuojama gaunamų dokumentų byla.

Bylÿ apýrašas – įstaigos sudarytų bylų sąrašas, naudojamas dokumentų apskaitai bei palengvinantis dokumentų paiešką ir panaudojimą: Į bylų apyrašą nebuvo įrašytos kelios bylos.

Bylÿ nomenklatūrà – raštvedybiniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų antraščių sąrašas su nurodytais jų saugojimo terminais: Bylų nomenklatūrą ppatvirtino įmonės vadovas.

Blánkas – nustatyto formato popieriaus lapas (ar susegti lapai) su išdėstytais būtinais dokumento įforminimo rekvizitais (įstaigos pavadinimu, prekių ženklu ar kitu grafiniu žymeniu ir pan.) ar su iš dalies išspausdintu tekstu: įstaigos blankas, apskaitos blankas.

Buhaltèriniai dokumeñtai – dokumentai, būtini vesti įmonės buhalterinę apskaitą, liudijantys finansinių ir ūkinių operacijų atlikimą.

Charakterìstika – dokumentas, kuriame aprašomos kieno nors būdingosios ypatybės, pateikiamas asmens, jo darbo ir veiklos įvertinimas: Parašė gerą charakteristiką.

Cirkuliãrinis rãštas – raštas, išsiųstas vieno adresanto kkeliais adresais.

Darbótvarkė – svarstomų klausimų (darbų, reikalų) sąrašas: Svarstomas pirmasis darbotvarkės klausimas.

Datà – kalendorinis laikas; nurodyti metai, mėnuo ir diena. Data oficialiuose raštuose rašoma dviem būdais:

1. Rašoma arabiškais skaitmenimis su brūkšneliais tarp metus, mėnesius ir dienas žyminčių skaitmenų: 2003-10-25.

2. Rašoma mmišriuoju būdu – metai ir diena skaitmenimis su raidėmis m., d., mėnuo žodžiu be santrumpos: 2003 m. spalio 25 d.

Deklarãcija – dokumentas, kuriame išvardinti turimi daiktai, ar pajamos: turto deklaracija, siuntinio deklaracija.

Dekrètas – įstatymo galią turintis aukščiausiosios valdžios leidžiamas dokumentas (potvarkis); Lietuvoje dekretus leidžia Lietuvos Respublikos Prezidentas. Žemesniųjų valdžios instancijų potvarkiai dekretais nevadinami.

Defìsas – brūkšnelis, žodžio dalies kėlimo iš vienos eilutės į kitą ženklas arba jungiamasis ženklas tarp dviejų žodžių.

Direktývinis dokumeñtas – aukštesniosios įstaigos dokumentas, kurio užduočių vykdymas privalomas pavaldžioms įstaigoms.

Dokumeñtas – priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme. Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta aant popieriaus ar kitoje mašininėje (skaitmeninėje) informacijos laikmenoje. Dėl technologijos įtakos dokumento samprata labai išsiplėtė. Dokumentais vadinami ne tik spaudiniai, bet ir fotodokumentai, magnetinės laikmenos, optiniai diskai, garsiniai ir garsiniai regimieji dokumentai.

Dokumentãcija – dokumentų visuma ir jų tvarkymo sistema: Standartas reglamentuoja raštvedybos dokumentaciją.

Dokumeñtų apývarta – specialus raštvedybos terminas, reiškiantis dokumentų tvarkymą nuo parašymo ar gavimo iki jų užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą.

Dokumeñto áutorius – asmuo, sukūręs dokumentą ir atsakantis už jo turinį.

Dokumeñto datà – dokumento pasirašymo ir rregistravimo data.

Dokumeñto įfòrminimas – tai dokumento įforminimas atitinkamame blanke arba ne blanke, griežtai laikantis nustatytų rekvizitų ir jų išdėstymo tvarkos reikalavimų: Administratorė puikiai įformino dokumentą.

Dokumeñto kòpija – reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.

Dokumeñtų naudójimas – dokumentuose esančios informacijos naudojimas komerciniais ir nekomerciniais tikslais.

Dokumeñtų registrãvimas – dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą: Įmonės kanceliarija atsakinga už siunčiamų ir gaunamų dokumentų registravimą.

Dokumeñto rengìmas – tai dokumento projekto parengimas, spausdinimas, vizavimas, koregavimas, pasirašymas, registravimas.

Dokumeñto sudarýtojas – kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus (Lietuvos Respublikos Seimas, AB „Saulėtekis“ ir pan.).

Dokumeñto šìfras – sutartinis ženklas, žymimas raidėmis ir skaitmenimis, pagal kuriuos nustatoma dokumento laikymo vieta. Dokumento šifru gali būti dokumento registracijos (inventorinis) numeris, klasifikacijos indeksas, autoriaus ženklas. Dokumento šifro pobūdis ir struktūra priklauso nuo to, kaip sudėti dokumentai laikomi.

Dokumeñtų tva»kymas – parengtų, gautų ar siunčiamų dokumentų registravimas, jų užduočių vykdymas, įsegimas į atitinkamą bylą ir saugojimas iki atidavimo toliau saugoti arba atrinkimo naikinti.

Dokumeñtų vaμdymas – valstybės ar savivaldybės įstaigos, valstybės įgalioto asmens, privačios įmonės, nevalstybinės organizacijos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.

Dokumeñtų vertºs ekspertìzė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.

Dublikãtas – dokumento antrasis eegzempliorius, turintis vienodą su originalu juridinę galią.

Egzempliõrius – atskiras dokumento (ar šiaip rašyto teksto) vienetas: Prašome pateikti du dokumento egzempliorius.

Eilùtė – žodžiai ir/ar kiti ženklai, išdėstyti vienoje horizontalioje puslapio linijoje.

Ekspertìzės ãktas – dokumentas, pateikiantis ekspertų nustatytus faktus ir išvadas: Ekspertizės aktą pasirašo visi ekspertų komisijos nariai.

Formuliãras – dokumento modelis, kuriame rekvizitai išdėstyti tam tikrame plote nustatyta logine seka.

Faksogramà – dokumento kopija, gaunama fakso aparatu.

Fiksúoti – reiškia oficialų ar šiaip įteisintą užrašymą; dažniausiai vartojama priešdėlinė forma užfiksuoti: Informacija fiksuojama duomenų laikmenose.

Fòrma – nustatytas pavyzdys: nustatytos formos ataskaita.

Galióti – turėti galią (kalbant apie dokumentus): įstatymas, dokumentas galioja.

Gavºjas – asmuo ar įstaiga, kuri gauna ar turi gauti raštą, dokumentą ar kokią kitą siuntą. Pašto siuntos gavėjas, kuris įrašytas į adresą, dar vadinamas adresatu.

Gyvẽnimo aprãšymas – trumpas savo gyvenimo ir veiklos nupasakojimas raštu. Savo gyvenimo aprašymas vadinamas ir tarptautiniu žodžiu autobiografija. Spaudoje ir raštuose vartojamas ir lotyniškas gyvenimo aprašymo pavadinimas curriculum vitae (pažodžiui „gyvenimo kelias“), bet paprastajai raštvedybai labiau tinka lietuviškas terminas gyvenimo aprašymas arba gyvenimo aprašas.

Grãfikas – darbo planas, kuriame tiksliai nurodyta normos ir vykdymo laikas: budėjimo grafikas, atostogų grafikas.

Grìfas – ant dokumentų rašomi specialūs užrašai, tam tikra žymos rūšis. Dažniausiai yra ttvirtinimo, suderinimo grifai. Juos sudaro žodžiai TVIRTINU arba SUDERINTA, dokumentą tvirtinančio ar suderinančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardo raidė ir pavardė, data.

Įgaliójimas – dokumentas, kuriuo suteikiama teisė atstovauti įstaigai ar asmeniui nustatant ar palaikant ryšius su trečiaisiais asmenimis (ar įmonės vardu ir dėl jos interesų atlikti visus ar tam tikrus teisinius veiksmus, susijusius su įmonės verslu). Galima duoti įgaliojimą atlikti vieną pavedimą arba nuolat ar tam tikrą laiką tvarkyti kokius reikalus: Įgaliojimą tvirtina institucijos vadovas.

Iñdeksas – sudėtingesnis, skaitmenų ir raidžių turintis rašto ar kitokio dokumento numeris; rašto, dokumento, bylos indeksas.

Informãcija – specialiai kaupiami ir perduodami duomenys, kai jie suprantami kaip visuma: Informacija apie įmonę.

Informãciniai dokumeñtai – įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis bei asmenimis (raštai, pažymos, protokolai, aktai, ataskaitos, charakteristikos, prašymai ir kt.).

Iniciãlai – vardo ir pavardės pirmosios raidės.

Instrùkcija – dokumentas, pateikiantis normas ir taisykles, reguliuojančias įstaigos padalinių ir/ar darbuotojų veiklos detalią tvarką ir sąlygas tam tikroje veiklos srityje, normas, nustatančias aukštesnio lygio normatyvinių aktų vykdymą: Saugos darbe instrukcija.

Intervãlas – atstumas tarp dokumento teksto eilučių.

Ïrašas – dokumente įrašyta žyma ar nedidelis tekstas: Įmonių registre daromi atitinkami įrašai.

Įsãkymas – įstaigos

ar įmonės vadovo leidžiamas tvarkomasis dokumentas vidaus veiklos ir tvarkos klausimais: Istorijos instituto direktoriaus įsakymas.

Ïstaigos veiklõs dokumentãvimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas.

Ïstatai – dokumentas, kuris nustato įstaigos, įmonės ar organizacijos struktūrą, funkcijas, teises, pareigas ir pan. (įmonės įstatai, draugijos įstatai).

Įstãtymas – aukščiausias valstybinės valdžios aktas (dokumentas), reguliuojantis tam tikros srities reikalus ir santykius: įmonių įstatymas, pensijų įstatymas.

Ìšrašas – oficialiai įforminta ištrauka, apimanti tam tikrą dokumento dalį (ar dalis) be rezoliucijų, vizų, pparašų, suderinimo ar kitokių žymų: protokolo išrašas.

Íšvada – dokumentas, kuriame išdėstyta įstaigos, specialisto ar komisijos nuomonė dėl kokio nors dokumento ar kokiu nors klausimu.

Kanceliãrija – raštvedybą tvarkantis įstaigos struktūrinis padalinys: Kanceliarijos darbuotojai pravedė raštvedybos organizavimo seminarą.

Kanceliãrinė kalbà – raštvedybos raštų ir dokumentų kalba, turinti tam tikrų jai būdingų ypatybių: iš jų svarbiausios tikslumas, apibrėžtumas, standartiniai pasakymai. Ja rašomi administraciniai ir tarnybiniai dokumentai, įvairūs tvarkomieji ir kitokie reikalų raštai. Kanceliarinė kalba kartais tiesiog ir vadinama reikalų raštų kalba.

Klasifikãvimas – ddokumentų skirstymas į klases (grupes) pagal bendrus požymius.

Knygà – raštvedyboje yra knygų be spausdinto teksto, skirtų informacijai ir faktams užrašyti: pažymų registravimo knyga, pageidavimų knyga.

Knygẽlė – gali reikšti nedidelio formato dokumentų blankų sankaupą arba daugialapį dokumentą, kur prireikus įrašomi ttam tikros srities duomenys: čekių, kvitų knygelė.

Kòdas – pagal tam tikrą sistemą sudaryti sutartiniai ženklai, palengvinantys pereteikti, suprasti ir apdoroti informaciją: įstaigos, asmens, dokumento kodas.

Komèrcinė paslaptìs – gamybinė, mokslinė-technologinė, valdymo, finansinė ir kitokia dokumentinė informacija, naudojama siekti komercinių tikslų, kuri laikoma konfidencialia.

Kontèkstas – dokumento teksto dalis, leidžianti tiksliau suprasti žodžio ar posakio reikšmę.

Kontèkstinė informãcija − duomenys apie dokumento sandarą, turinį ir kontekstą, sudarantys būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieinamumui užtikrinti.

Kòpija – vaizdiniu būdu atgamintas dokumentas ar informacija: Padariau anketos kopiją.

Korektūrà – dokumento teksto tikrinimas ir klaidų taisymas: Tekstų korektūrą atlieka įmonės kalbininkas.

Korekt¾ros ženkla¤– sutartiniai ženklai, kuriais nurodomos teksto klaidos.

Korespondeñcija – visi susirašinėjimo dokumentai, gaunamieji ir siunčiamieji raštai.

Korespondeñtas – susirašinėjantis asmuo.

Kursỹvas – gulsčias, pasviręs įį dešinę, panašus į ranka rašytas raides šriftas, dažniausiai vartojamas išskyrimams tekste.

Kvietìmas – dokumentas, informuojantis apie renginį ir kviečiantis jame apsilankyti: Jau siunčiami kvietimai į parodos atidarymą.

Kviečiamàsis pranešìmas – oficialus raštas, pranešantis apie būsimą posėdį, kuriame informuojamajam asmeniui reikia dalyvauti. Jis rašomas be pavadinimo, paprastame lape.

Láiškas – su voku paštu siunčiamas raštas ar dokumentas.

Kita laiško reikšmė – individualaus asmens rašinys kitam asmeniui. Įstaigos rašo raštus, individualūs asmenys – laiškus, o visi siunčia laiškus.

Lãpas – tam tikrai iinformacijai užrašyti skirtas popieriaus lakštas: apklausos lapas, parašų lapas.

Leidìmas – dokumentas, kuriuo suteikiama teisė ką nors daryti: Turi leidimą nuolat gyventi Lietuvoje.

Lentẽlė – skiltimis (vertikaliai) ir eilutėmis (horizontaliai) išdėstyta informacija; susistemintas tekstinių ar skaitmeninių duomenų sąrašas, išdėstytas sklityse.

Lýdraštis – su dokumentais siunčiamas paaiškinamasis raštas: Dokumentai įstaigoms siunčiami su lydraščiu.

Mìdžiaga – kuriam nors reikalui surinkti duomenys: gali būti dokumento, pranešimo, posėdžio medžiaga.

Nòrminiai ãktai – normas nustatantys aktai (dokumentai): Reikia raštvedybą reglamentuojančių norminių aktų.

Nùmeris – rašto ar kitokio dokumento skaitmeninis ženklas.

Nuolatìnis sáugojimas – išliekamąją vertę turinčių dokumentų saugojimas neribotą laiką: Nuolatinio saugojimo bylos perduodamos į archyvą.

Núorašas – tiksliai nurašytas visas dokumentas. Darant nuorašą (ranka, rašomąja mašinėle ar kompiuteriu) tiksliai nurašomas visas dokumento tekstas, net antspaudo įrašas. Rašoma ištisiniu tekstu, nepaliekant tuščių vietų ir iki galo neprirašytų eilučių. Nuorašą tvirtina notaras. Savo ar savo įstaigai reikalingą dokumentą gali tvirtinti ir pati įstaiga. Dabar nuorašai dažniausiai daromi kopijavimo aparatais ir vadinami kopijomis. Tokių originalo vaizdą atitinkančių, originalo antspaudo ir parašo faksimilę turinčių nuorašų (kopijų) tvirtinti nereikia.

Núostatai – dokumentas, kuriuo nustatomas įstaigos padalinio ar pareigybės veiklos tikslas (uždaviniai), kryptys, funkcijos, teisės, pareigos, atsakomybė ir kt. (vidaus darbo tvarkos nuostatai, pareiginiai nuostatai), taip pat gali būti reglamentuojamos atskiros įstaigos veiklos sritys ((darbo apmokėjimo nuostatai).

Nuródymas – tvarkomasis dokumentas, kurį įstaigos vadovas leidžia vienvaldiškumo teise, daugiausia informacinio, metodinio pobūdžio klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su įsakymų, instrukcijų ar kitų šios ar aukštesniosios organizacijos aktų vykdymu: Nurodymai išsiuntinėti visoms pavaldžioms įstaigoms.

Nutarìmas – nutartą dalyką fiksuojantis tvarkomasis dokumentas. Nutarimus leidžia Seimas, Vyriausybė, kiti aukšto rango kolegialūs valdymo organai ir institucijos.

Oficialùs dokumeñtas – su įstaigos, organizacijos ar jų padalinių veikla susijęs, parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos, organizacijos ar jų padalinių dokumentų apskaitos sistemą.

Organizãcinis dokumeñtas – tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas teisės aktas, nustatantis įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, tvarkos, instrukcijos, reglamentai, pareigybių aprašymai ir kt.).

Originãlas – autentiškas, tikras dokumentas.

Paklausìmas – oficialus pareigūnui pateiktas klausimas, apimantis tam tikrą problemą: Į Seimo nario paklausimą atsakė vidaus reikalų ministras.

Pãpunktis – punkto dalis. Papunkčiai, kaip ir punktai, raštvedybos dokumentuose numeruojami arabiškais skaitmenimis su taškais; gali būti pradedami didžiąja arba mažąja raide.

Paraiškà – prašomojo pobūdžio dokumentas, kuriame be pabrėžto prašymo išdėstomas koks noras ar šiaip teisėtas dalykas: paraiška dalyvauti konkurse.

Pãrašas – dokumentą ar raštą patvirtinanti pasirašyta pavardė. Parašas – būtinas kiekvieno dokumento rekvizitas. Neįskaitomą parašą reikia iššifruoti.

Paraštº – puslapio laukelis, nespausdinta dokumento puslapio dalis, įrėminanti tekstą. Dokumentai įįforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.

Pareiškìmas – raštas, kuriame oficialiai pranešama ir išdėstoma institucijos ar asmens nuostata dėl kokio nors dalyko. Pareiškime pateikiami tam tikri faktai ir dėl jų pasakomas pareiškimą rašančio asmens noras, reikalavimas ar koks kitas reikalas. Pareiškimai rašomi, kai prireikia kreiptis į teismą ar kitas teisėsaugos įstaigas, kai norima išdėstyti nepritarimą institucijos ar jos vadovo veiksmams, pranešti apie tam tikrus trūkumus ar taisytinus dalykus: Perskaitė viešą pareiškimą dėl netinkamų kandidatūrų.

Pareiškìnis – naujadaras, vartojamas junginyje pareiškiniai dokumentai; tai pareiškimas ar paraiška kartu su pridedamais dokumentais: Vyriausiajai rinkimų komisijai įteikti pareiškiniai dokumentai.

Pasiáiškinimas – asmens pareigūnui rašomas ar žemesnio pareigūno aukštesniam pareigūnui pateikiamas raštas, kuriuo aiškinamos nusižengimo priežastys, dėl ko nors teisinamasi: Dėl nebuvimo darbe pateikė pasiaiškinimą.

Pasi¿lymas – dokumentas, kuriame išdėstomi konkretūs pasiūlymai tam tikru klausimu.

Pastabà – papildomas dokumento teksto autoriaus paaiškinimas pačiame tekste, išnašoje arba priede: Antroji punkto dalis nukeliama į pastabas.

Pastráipa – teksto dalis, prasidedanti nauja eilute iki kitos naujos teksto eilutės.

Pataisà – dokumento taisomasis pakeitimas: Pataisos įsigalioja nuo lapkričio 1 d.

Pažymà – informacinio pobūdžio dokumentas (paprastai siunčiamasis), kuriame pateikiami su įmonės

ar darbuotojo veikla susiję konkretūs duomenys (uždarbio pažyma, dokumentų priėmimo pažyma ir kt.).

Pažym¸jimas – dokumentas, pateikiantis ir patvirtinantis tam tikrus duomenis ir su jais susijusią būklę bei statusą. Pažymėjimas duodamas ne kam pristatyti, o naudojamas paties jo gavėjo ir turėtojo: darbuotojo pažymėjimas, sveikatos pažymėjimas, įmonės įregistravimo pažymėjimas.

Póskyris – dokumento teksto skyriaus dalis: Teksto skyriai ir poskyriai gali būti žymimi skaitmenimis arba turėti antraštes.

Post Scriptum – prierašas po dokumento tekstu, pasirašius dokumentą. Pradedamas santrumpa P.S.

Pótvarkis – dokumentas, kkuriuo be kolegialaus nutarimo sprendžiami skubiai tvarkytini dalykai: Mero potvarkiu redakcijai paskirtos patalpos.

Pranešìmas – oficialaus pobūdžio informacija; susirinkime, posėdyje skaityti skirtas dokumentas, kuriame nagrinėjami tam tikri klausimai, pateikiamos išvados ar pasiūlymai.

Prãšymas – įstaigai ar jos vadovui rašomas vieno asmens ar kolektyvo sudarytas informacinis dokumentas, kuriuo ko nors prašoma ar pageidaujama: Parašė prašymą atsiimti žemę.

Preteñzija – gali reikšti reikalavimą dėl priimto sprendimo, kuris pažeidžia asmens teises ar interesus, ir tokio reikalavimo raštą: Prie pretenzijos pareiškimo turi būti pridedami ją ppatvirtinantys dokumentai.

Priìdas – prie dokumento pridedamas kitas dokumentas. Pridedant priedus, po pagrindinio dokumento teksto rašomas žodis PRIDEDAMA (jei priedas vienas, dedamas taškas, jei keli – dvitaškis) ir priedai išvardijami. Kai priedai sudėtingesni, nurodomas jų lapų ir egzempliorių skaičius.

Projèktas – pparengtinis, negalutinis numatomo dokumento tekstas: Paruošėme instrukcijos projektą.

Prospèktas – reklaminis arba informacinis leidinys, kuriame skelbiamos žinios apie objektus, numatomus gaminti, parduoti ar eksponuoti.

Protokòlas – dokumentas, kuriame fiksuojama posėdžių, susirinkimų, pasitarimų, konferencijų darbotvarkės klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai (Į protokolą įrašoma posėdžio darbotvarkė) arba dokumentas, fiksuojantis kokį nors įvykį ar atsitikimą (paprastai nusižengimą): administracinis teisės pažeidimo protokolas.

Pùnktas – dokumento teksto nedidelė dalis, neturinti paragrafo ženklo ir pavadinimo. Punktai paprastai numeruojami arabiškais skaitmenimis su taškais.

Punktỹras – linija, nužymėta taškais, taškuotė.

Punktuãcija – skyryba, skyrybos ženklų žymėjimas tekste.

Pùslapis – viena dokumento lapo pusė. Puslapyje komponuojamas tekstas, iliustracijos, informacijos elementai (puslapių numeracija, skyrių ar puslapinės antraštės ir pan.).

Pùslapio nùmeris – dokumento puslapio numeris, spausdinamas puslapio viršuje arba apačioje viduryje, rrečiau prie išorinio krašto.

Rañkraštis – ranka rašytas tekstas.

Ráštas – siunčiamasis dokumentas, kurį įstaiga (įstaigos padalinys ar darbuotojas) sudaro teikdama paklausimus, prašymus, reikalavimus, atsakymus ir/ar informaciją.

Raštvedýba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti: Raštvedyba tvarkoma pagal įstaigų ir įmonių raštvedybos taisykles.

Raštvedýbiniai mìtai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.

Redagúoti – tikrinti ir taisyti teksto išdėstymo tvarką, kkalbą ir stilių, nekeičiant jo esmės: Projektą reikia redaguoti.

Registrãcijos žurnãlas – dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).

Registrãvimas – dokumento įrašymas į apskaitą (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje), kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą: Kanceliarijos darbuotojai atlieka dokumentų registravimą.

Reglameñtas – posėdžio, susirinkimo, sesijos darbo tvarkos taisyklės; renginio bendroji darbo tvarka (Patvirtintas konferencijos reglamentas).

Reglamentas taip pat gali reikšti aukštesnio rango įstaigos ar organizacijos veiklos nuostatus: Seimo reglamentas.

Reglamentúoti – reiškia reglamento ar šiaip kokių taisyklių taikymą.

Reklamãcija – raštiškas pranešimas apie nustatytus gautos produkcijos ar atliktų darbų trūkumus, defektus.

Rekomendãcija – dokumentas, kuriuo žmogus siūlomas į kokias nors pareigas ar kokią vietą: Priimami tarnautojai, turintys rekomendacijas.

Rekvizìtas – dokumento privaloma sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą (įstaigos pavadinimas, kodas, pašto indeksas, telefonas ir pan.).

Reprogrãfija – atkūrimas, perspausdinimas, teksto, brėžinių kopijavimas, dauginimas be specialios spaudos formos.

Respondeñtas – asmuo, kuris raštu arba žodžiu atsakinėja į anketos klausimus.

Rezoliùcija – rašytinis įstaigos vadovo nurodymas (sprendimas) vykdytojui, kokią užduotį ir iki kokio termino reikia įvykdyti.

Sçrašas – tam tikra tvarka surašyti asmenys, daiktai ar faktai: posėdžio dalyvių sąrašas, bylų sąrašas.

Sántrumpos – dokumentuose vartojami žodžių ir žodžių junginių trumpinimai.

Sáugojimas – archyvų dokumentų saugojimo sąlygos, technika, mmetodai, organizavimas: Nuolatinio saugojimo bylos segamos į kietus viršelius.

Sáugojimo te»minas – ribotas ar neribotas laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas.

Sáugojimo víenetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.

Schemà– statinio, prietaiso ir pan. apibendrintas grafinis vaizdas.

Sekretõrius – darbuotojas, rašantis posėdžio, susirinkimo protokolą (susirinkimo, posėdžio sekretorius).

Sertifikãtas – kokybę ir tikimą kam nors liudijantis dokumentas, kokybės pažymėjimas: Produkcija neatitinka sertifikato.

Skelbìmas – viešai skelbiamas, apie ką nors informuojantis raštas. Paprasčiausi yra skelbimai, skirti tam tikrai įstaigai ar kolektyvui ir kabinami įstaigos skelbimų lentoje.

Skíltis – surinkto teksto stulpelis. Stulpelis tarp dviejų lentelės linijų, grafa.

Skýrius – dokumento dalis, dažniausiai turinti eilės numerį ir antraštę.

Skuñdas – oficialus raštas dėl padarytos skriaudos ar neteisėtų veiksmų; jame gali būti reikalaujama skriaudą atitaisyti: Gautas skundas dėl klaidingų sąskaitų.

Spa÷das – ant dokumentų dedama žyma su specialiu įrašu ar vieta įrašui: Registracijos spaudas dedamas lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje.

Spaudõs žénklas – bet kuris spausdinto teksto ženklas (raidė, skaičius, skyrybos ženklas ir tarpai tarp žodžių). Spaudos ženklas yra teksto apimties apskaitos vienetas.

Specifikãcija – smulkus apibūdinimas, išvardijimas, sisteminis sąrašas.

Standártas – normatyvinis dokumentas, nustatantis vienodus reikalavimus produkcijai, darbams, dokumentų formoms ir kt.: Įmonės ir įstaigos privalo laikytis standartų reikalavimų.

Sutartìs – dokumentas, kuriuo fiksuojamas šalių ssusitarimas, nustatantis ir reguliuojantis kokius nors santykius. Jas gali sudaryti valstybės, organizacijos, įstaigos, įmonės ir individualūs asmenys. Pagal turinį ir paskirtį yra darbo, nuomos, prekybos, paskolos, bendradarbiavimo sutartys.

Suvestìnė – dokumentas, kuriame pateikiami apibendrinti duomenys vienu klausimu.

Šalís – sutarties, sandorio ar kitokio bendravimo partneris: Sutartis yra pagrindinis dokumentas, nustatantis šalių teises ir pareigas.

Šìfras – 1. Sutartiniai ženklai informacijai perduoti tokiu būdu, kad jos nesuprastų pašaliniai asmenys: Į archyvą perduodami dokumentai su šifrais.

2. Sutartinis ženklas, pagal kurį nustatoma dokumento laikymo vieta saugykloje: Bylos šifras užrašomas įstaigos archyve.

Šrìftas – rašto ar spaudos ženklų grafinis pavidalas.

Taisỹklės – dokumentas, reglamentuojantis atskiras ar keletą susijusių įstaigos (atskirų padalinių, tarnybų) veiklos sričių, nustatantis tokios veiklos subjektus, jų teises, pareigas, atsakomybę, taip pat, jeigu būtina, vykdymo procedūrą: kelių eismo taisyklės, vidaus tvarkos taisyklės. Raštvedybos dokumentų rengimo ir įforminimo dalykus nustato Lietuvos archyvų departamento parengtos „Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“.

Tarnýbinis pranešìmas – atitinkamam įstaigos vadovui adresuojamas informacinis dokumentas, kuriame aprašomas koks nors įvykis arba keliamas koks nors klausimas (problema), pateikiamos išvados ir/ar konkretūs pasiūlymai: Tarnybiniame pranešime būtinai turi būti nurodytas dokumento autorius bei adresatas.

Teikìmas – įstaigos vadovybei ar aukštesniajai organizacijai adresuotas dokumentas, kuriame išdėstomas pasiūlymas dėl darbuotojų apdovanojimo, premijų skyrimo ar pan.

Tèkstas –

svarbiausioji dokumento dalis, išreiškianti jo esmę. Raštvedybos dokumentų tekstas turi būti kuo trumpesnis, informatyvus, tikslus, aiškus, logiškas, parašytas taisyklinga kalba, paprastai kanceliariniu stiliumi. Vartojami šios srities specialūs terminai, žodžiai ir posakiai, bet jie turi neprieštarauti bendrinės kalbos normoms. Reikia vengti vaizdingų ir emocinių pasakymų, mažai žinomų žodžių ir santrumpų.

Telefonogramà – telefonu perduotas ir gavėjo užrašytas dokumento tekstas.

Telegramà – telegrafu siunčiamas įvairaus turinio dokumento tekstas.

Turinýs – pagalbinis informacinis dokumento tekstas – dokumento pradžioje arba gale pateikiamas svarbiausių jo dalių, skyrių ppavadinimų sąrašas, nurodant puslapius, kuriuose tos dalys išspausdintos.

Tvarkomàsis dokumeñtas – įstaigos valdymo veiklą išreiškiančių dokumentų bendras pavadinimas (nutarimas, sprendimas, potvarkis, įsakymas).

Tvírtinti – paliudyti dokumento tikrumą, daryti jį galiojantį: Sutartį tvirtina įstaigos vadovas.

Užregistrúoti – įrašyti į tam tikrą sąrašą ar duomenų sankaupą: Kiekvienas dokumentas turi būti užregistruotas.

Variántas – to paties teksto, plano, projekto kitoks parengimas: Teko skaityti naują taisyklių variantą.

Veiklõs dokumeñtai – valstybės ar savivaldybės įstaigos, valstybės įgalioto asmens, privačios įmonės, nevalstybinės organizacijos vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kkitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.

Vertìmas – dokumento teksto pateikimas kita kalba: Man buvo pateiktas dokumento vertimas į anglų kalbą.

Vizà – pareigūno įrašas dokumente, žymintis tikrumą ar pritarimą: Vizos rašomos tame rašto egzemplioriuje, kuris lieka įstaigoje.

Žénklas – ssutartinę reikšmę turintis vaizdinis, skaitmeninis ar grafinis žymuo: Pateiktas korektūros ženklų sąrašas.

Žinýnas – duomenų ar dokumentų rinkinys, teikiantis informaciją (žinių) ar privalomas normas: Dokumentų įforminimo ir rašybos žinynas.

Žymà – ant dokumento dedamas spaudas ar įrašas, kur pažymimi dokumentų apyvartos ar kitokie dalykai: dokumento gavimo žyma.

IŠVADOS

Šių dienų dokumentai yra jų ilgo istorinio vystymosi rezultatas. Jie buvo kuriami įtvirtinti asmens, šeimos, giminės turtines teises. Dokumentai reikšmingi ir visuomenės gyvenime – juose atsispindi valstybės organizavimo sistema, nustatomos žmonių elgesio ir tarpusavio santykių taisyklės. Tvarkingai pagal raštvedybos taisykles parengti, taisyklinga kanceliarine kalba parašyti dokumentai sulaukia teigiamo įvertinimo – tokie dokumentai dažnai tampa sėkmingo įstaigų, įmonių bei organizacijų bendradarbiavimo pradžia.

„Raštvedybos terminų žodyne“ pateikta maža dalis dabar vartojamų, susijusių su dokumentais terminų. DDokumentų valdymo procesų terminai dar nėra galutinai susiformavę, ieškoma tikslesnio įvairių sąvokų apibūdinimo. Raštvedyboje taikant kompiuterinę techniką ir naujas informacijos apdorojimo technologijas, atsiranda naujos sąvokos, nauji terminai, apibrėžimai (dažnai tai būna tarptautiniai žodžiai), kurie keičiami lietuviškais žodžiais, išlaikant dalykišką, konkretų dokumentų stilių.

Manoma, kad Lietuvai tapus Europos Sąjungos nare, lietuviškosios raštvedybos tolesniam formavimuisi įtakos turės naujų norminių teisės aktų taikymas, kuris paskatins naujų terminų atsiradimą dokumentų valdymo praktikoje.

BIBLIOGRAFINIŲ NUORODŲ SĄRAŠAS

1. Dabartinės lietuvių kalbos žodynas [interaktyvus]. [Vilnius]: Lietuvių kalbos institutas, 1993 [[žiūrėta 2003 m. spalio 26 d.]. Prieiga per internetą: .

2. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės [interaktyvus]. [Vilnius]: Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės, 2001 [žiūrėta 2003 m. spalio 19 d.]. Prieiga per internetą: .

5. VILNIAUS UNIVERSITETO KNYGOTYROS KATEDRA. Knygotyra: enciklopedinis žodynas. Vilnius: Alma littera, 1997. 413 p. ISBN 9986-02-352-1.