UAB “KAPRATAS” RAŠTVEDYBOS SISTEMOS ANALIZĖ

Įvadas

Šiais laikais įmonei yra labai svarbu turėti gerą, patikimą ir taisyklingą dokumentų valdymo sistemą, nes nuo jos priklauso įvairūs sprendimai , įmonės pelnas, sėkmė ir panašiai.

Raštvedyba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

Pagrindiniai įstaigos raštvedybos organizavimo tikslai yra:

1. Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

2. Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų;

3. Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus;

4. Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad bbūtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

Taigi mano darbo tikslas yra išanalizuoti įmonės “Kapratas”rašvedybos sistemą. Norint tai atlikti man reikės

1. trumpai aprašyti įmonės veiklą;

2. nubraižyti įmonės valdymo struktūrą

3. apibūdinti bylų nomenklatūrą;

4. nurodyti dokumentų registravimo priemones ir reikalavimus;

5. išnagrinėti, ar įmonės raštvedybos sistema yra taisyklinga.

Įmonės veiklos aprašymas

“Kapratas” yra privataus kapitalo automobilių pervežimų kompanija, įkurta 1993 m.

“Kapratas” įsipareigoja surasti ir pasiūlyti efektyviausią sprendimą, kaip koordinuoti ir rūpestingai transportuoti automobilius klientui palankiomis sąlygomis.

Atsižvelgdami į tai, kad kiekviena kompanija stengiasi organizuotai iir saugiai gabenti automobilius, kad galėtų sumažinti tiekimo ir aprūpinimo išlaidas bei taip padidinti savo pelningumą, “Kapratas” yra pasirengęs bet kada suteikti tarptautinio automobilių pervežimo, priekabų nuomos, krovininių automobilių aptarnavimo ir kitas paslaugas bei konsultacijas.

Šiuo metu “Kaptato” parke yra virš 550 autovežių ir daugiau nei 50 mašinų naudojamos pagal sutartis. Taip pat esame įsirengę automobilių remonto dirbtuves, kur tikriname ir taisome savo bei klientų sunkvežimius, bei autovežius.

1993 m. įsteigta B. Norbutienės individuali įmonė “Kapratas”. Veikla pradėta nuomojant vienvietę priekabą automobilio pervežimui (traliuką). Nuomos veikla palaipsniui plėtėsi. Galiausiai keturių vienviečių ir septynių dviviečių nuomojamų traliukų pagalba sukauptas kapitalas ir įsigytas pirmasis autovežis.

1994 m. įsigytas pirmasis 8-is automobilius gabenantis autovežis. Pirmi reisai apsiriboja maršrutu: Vokietija-Lietuva-Vokietija. Transportuojami tik padėvėti automobiliai. Palaipsniui plečiantis autovežių parkui keitėsi ir pervežimų geografija: Latvija, Estija, Baltarusija.

1998 m. paslaugos pradėtos teikti po visą Europą (Ispanija, Portugalija ir t.t.) bei Rusiją.

Įmonė tapo nacionalinės vežėjų automobiliais asociacijos „Linava“ nare.

2002 m. KAPRATO autovežiai pasiekia Moldaviją, Kazachstaną. Įmonė tampa ECG grupės nare. Iš ppatalpų Sporto gatvėje persikeliama į Gamyklų g. 9. Čia vienoje vietoje ir administracinis pastatas, ir servisas, ir automobilių plovykla.

2003 m. suteiktas tarptautinis kokybės sertifikatas ISO 9001:2000. Pradėti vykdyti maršrutai į Kirgizijos Respubliką. Teikiamos naujos transportavimo paslaugos: automobilių pervežimas geležinkelio transportu bei negabaritinių transporto priemonių gabenimas sava eiga.

KOKYBĖS POLITIKA

Visų pirma – klientų krovinio saugumas, po to – greitis ir operatyvumas. Mes nevežame greitai – mes vežame kokybiškai.

PATENKINTI KLIENTAI

Siekiame būti patikimu klientų partneriu, tenkinti jų teisėtus poreikius, kreipti dėmesį į pareikštą kritiką, ššalinti neatitiktis bei rengti priemones, kurios neleidžia kartotis problemoms.

TIEKĖJAI

Garantuojame tik patikrintų ir sertifikuotų detalių ir eksploatacinių medžiagų pirkimą ir naudojimą, garantuojame kruopščią savo tiekėjų atranką.

KOKYBĖS VALDYMAS

Siekiame, kad visi įmonės darbai būtų efektyviai valdomi, įsipareigojame nuolatos didinti kokybės valdymo sistemos rezultatyvumą.

DARBUOTOJŲ KVALIFIKACIJA

Pripažįstame ir skatiname darbuotojų kvalifikacijos augimą ir galimybę asmeniškai tobulėti, jų iniciatyvą prisiimti atsakomybę, tuo pačiu siekiame bendros kompanijos sėkmės.

VEIKLOS SĖKMĖ

Siekiame ilgalaikio ir stabilaus pelno, tiekdami klientams tik kokybiškas automobilių pervežimo paslaugas.

KOKYBĖS POLITIKA

Visų pirma – klientų krovinio saugumas, po to – greitis ir operatyvumas. Mes nevežame greitai – mes vežame kokybiškai.

PATENKINTI KLIENTAI

Siekiame būti patikimu klientų partneriu, tenkinti jų teisėtus poreikius, kreipti dėmesį į pareikštą kritiką, šalinti neatitiktis bei rengti priemones, kurios neleidžia kartotis problemoms.

TIEKĖJAI

Garantuojame tik patikrintų ir sertifikuotų detalių ir eksploatacinių medžiagų pirkimą ir naudojimą, garantuojame kruopščią savo tiekėjų atranką.

KOKYBĖS VALDYMAS

Siekiame, kad visi įmonės darbai būtų efektyviai valdomi, įsipareigojame nuolatos didinti kokybės valdymo sistemos rezultatyvumą.

DARBUOTOJŲ KVALIFIKACIJA

Pripažįstame ir skatiname darbuotojų kvalifikacijos augimą ir galimybę asmeniškai tobulėti, jų iniciatyvą prisiimti atsakomybę, tuo pačiu siekiame bendros kompanijos sėkmės.

VEIKLOS SĖKMĖ

Siekiame ilgalaikio ir stabilaus pelno, tiekdami klientams tik kokybiškas automobilių pervežimo paslaugas.

“Kaprato” valdymo struktura

Rašvedybos sistema

“Kaprato“ raštvedybos sistema yra centralizuota, kadangi visi dokumentai patenka į raštinę. Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui, struktūriniams padaliniams, ddarbuotojams, yra registruojami. Sekretorė pagal nurodymus pateikia tinkamus dokumentus direktoriui.

Įmonės dokumentų apyvarta

Dokumentų apyvarta – įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo į bylą.

Gautų dokumentų apyvarta

“Kaprato” korespondencija priima firmos sekretorė ir išskirsto vadovo nustatyta tavrka. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.

Gauti dokumentai, adresuoti įmonei, direktoriui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams, yra registruojami. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą. Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registracijos žurnale. Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo registracijos žymoje. Užregistruoti dokumentai perduodami įmonės direktoriui, kuris susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į raštinę sekretorei, rezoliucijos surašomos į dokumentų registracijos žurnalus ir dokumentai perduodami užduočių vykdytojams. Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą perduoda sekretorei, o sekretorė įsega dokumentą į bylą.

Parengtų dokumentų apyvarta

Įmonėje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatyta ttvarka įforminti ir suderinti. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius. Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardintiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar patvirtinti nuorašai. Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų. Užregistravus dokumentus, dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami antspaudu. Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas. Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas. Informaciniai įmonės vidaus dokumentai dedami į bylas po jų registravimo ar po užduočių įvykdymo. Kai reikia, kitoms įstaigoms šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su lydraščiais.