sekretore

СЕКРЕТАРЬ

Действия Работы

Секретари обеспечивают административную поддержку одному или более менеджерам, хотя некоторые секретари поддерживают маленькие команды или отделы компании.

Секретари должен использовать инициативу и суждение, чтобы освободить их менеджера ненужных давлений или частых прерываний. Это иногда означает принятие решений от имени менеджера. Секретари могут быть ответственными за то, что проверили поступающую почту, факсы и электронную почту, и решать, с какой корреспонденцией менеджер должен смотреть.

Секретари также используют навыки письма, чтобы составить повестку дня до встречи, занять точные минуты в течение встречи (часто использующий сстенографию) и написать им кратко впоследствии. Прежде, чем встреча начинается, они распределяют повестку дня и любые другие уместные бумаги людям, которые будут посещать встречу. Некоторые секретари делают приготовления путешествия их менеджера, резервируя гостиничные номера и планируя маршрут путешествия. Секретари могут также сделать это для международных коллег или клиентов, которые посещают организацию. Иногда секретари идут с их менеджером в деловых поездках или посещать конференции.

Личные Качества и Навыки

Как секретарь, Вы будете нуждаться в навыках обработки текстов, возможно стенография, и хорошие английские языковые ннавыки. Секретари должны быть эффективными и точными, способными к обращению близкого внимания, чтобы детализировать и использование очень методического подхода к их работе. Вы должны иметь хорошую телефонную манеру и вежливый и полезный подход к посетителям. Такт и усмотрение требуются, особенно ообъясняя, чтобы телефонировать вызывающим или посетителям, которых менеджер не может видеть или говорить с ними немедленно. Вы также должны думать быстро и спокойствие пребывания под давлением. Вы должны иметь уважение к конфиденциальности, потому что Вы можете иметь дело с личной информацией.

Секретари нуждаются в способности понять, как их организация работает, например, функция различных отделов или отношений компании с клиентами.