Bendravimo ypatumai
BENDRAVIMAS
PLANAS
1.Bendravimo svarbumas.
2.Bendravimo suvokimas.
3.Bendravimo formos: verbalinë ir neverbalinë.
4.Bendravimo problemos. Kaip manote, kiek laiko valdytojai skiria bendravimui ? Atsakymas bûtø – nuo 50% iki 70%. Kiekvienas valdytojas atlieka vienokias ar kitokias vadovavimo-vykdymo funkcijas.
Vadovavimo funkcijos: keturios pagrindinës funkcijos, dvi grandininës
ir keletas antraeiliø funkcijø. Pagrindinës funkcijos tikslas – organizuoti veiklos procesà taip, kad valdytojø veikla bûtø sëkminga, t. y. visi organizavimo tikslai bûtø pasiekti.
Planavimo funkcijos uþdavinys – kurti tikslus ir juos ávykdyti, planuoti veiklà taip, kad ji bûtø efektyvi.
Organizavimo ffunkcijos tikslas – organizuoti veiklà.. Valdytojai numato bûtinus darbus ir yra atsakingi uþ jø atlikimà..
Taip pat yra svarbios vykdymo,aprûpinimo ,vadovavimo ir motyvavimo funkcijos. Jos vykdomos viena po kitos. Ðiø funkcijø tikslas – patenkinti tarnautojø interesus.
Vykdant kontrolës funkcijà,, valdytojai patikrina , ar yra pasiekti visi tikslai, ávykdyti planai, gauti teigiami rezultatai.
Grandininës funkcijos skirstomos á bendravimo ir sprendimo priëmimo funkcijas. Ðios funkcijos pasireiðkia kartu su pagrindinëmis ir antraeilëmis funkcijomis. Grandininëmis vadinamos todël, kad jos jungiasi su kitomis funkcijomis, ssudarydamos grandininá ryðá.
Antraeilës funkcijos reikalingos pagrindiniø funkcijø vykdymui.
VADOVAVIMO FUNKCIJØ SCHEMA
Klaida! Neleistinas saitas.
2. Bendravimas vadovavimo procese yra svarbiausia ryðio priemonë tarp valdytojø ir tarnautojø. Reikia pabrëþti, kad svarbiausia yra bendravimo efektyvumas. Visas bendravimas priklauso tik nuo jo eefektyvumo Ðiandien susiduriame su daugeliu problemø, kurios galbût ir yra svarbiausia
prieþastis, dël kurios organizacija negali pasiekti uþsibrëþtø tikslø. Bendravimas yra dviejø daliø procesas. Bendravimà sudaro trys lygme-nys:individai, grupës, organizacijos.
BENDRAVIMO FUNKCIJOS
William G. Scott ir Terence Mitchell iðskyrë 4 paèias svarbiausias ben-
dravimo funkcijas , pasireiðkianèias organizacijos viduje: emocionaliàjà, mo-
tyvacijos, informacijos ir kontrolës.
Emocionalioji funkcija. Þmonës turi emocijas, kurias iðreiðkia bendraujant. Emocionalioji funkcija ir yra orientuota Á þmogaus jausmus. Pasitenkinimas, nepasitenkinimas, laimë ir pyktis, ir dar visa eilë emocijø pasireiðkia bendraujant.
Motyvacijos funkcija.
Motyvacija – tai tam tikro elgesio, veiksmø, tikslingos veiklos skatinimas, kurá sukelia ávairûs motyvai.
Motyvacijos esmë – “daryk tai, kà nori daryti”.Vadovai organizacijoje va-dovauja,t. y. sprendþia, kaip elgtis su þmonëmis. Pagrindinë vadovo pareiga yra bendrauti su tarnautojais prieinamu bûdu, ppalaikyti efektyvø bendravimà. Informacijos funkcija
Sprendimo priëmimas ir bendravimas (grandininës funkcijos) priklauso nuo suteiktos informacijos. Pagrindinis ðios funkcijos tikslas – vadovà aprûpinti informacija, kuri reikalinga sprendimo priëmimui.
Kontrolës funkcija.
Kontroliniai praneðimai, politika, planai ir kt. kontroliuoja organizacijos nariø elgesá.
BENDRAVIMO PROCESAS
Bendravimo procesas uþsimezga tada, kada siuntëjas jauèia, kad asmuo, grupë ar organizacija pasiruoðusi bendrauti su gavëju. Siunèiamas praneðimas privalo bûti uþkoduotas, kad gavëjas þinià atpaþintø. Praneðimas gali bûti perduodamas verbaliniu (þodiniu) ir neverbaliniu (neþodiniu) bûdu. Praneðimai gali bûti perduodami asmeniðkai, raðtiðkai, memorandumu, per ttelevizijà ir kitais bûdais. Informacija gaunama per ðiuos pojûèius: klausos, regëjimo, lytëjimo, uoslës, skonio. Gavëjas privalo iððifruoti gautà praneðimà. Bendraujant veikia gráþtamasis ryðys. Ðis ryðys uþtikrina efektyvø bendravimà. Gráþtamasis ryðys siejasi su gavëjo iðsiøstu praneðimu siuntëjui, pasibaigus bendravimo procesui. Yra iðskirti 5 bendravimo etapai (þingsniai).
SUVOKIMAS
Suvokimas yra pirmasis ir pats svarbiausias þingsnis bendravimo procese. Suvokimas apima viskà, kas ávyksta iki praneðimo uþkodavimo, t. y. iki informacijos persiuntimo.
UÞKODAVIMAS
Praneðimai gali bûti persiunèiami dviem bûdais: verbaliniu ir neverbali-
niu. Verbalinis bûdas – tai informacijos perdavimas þodþiu ar raðtu. Neverba-
linis bûdas – tai informacijos perdavimas kûno judesiais.Uþkodavimo esmë yra – parinkti siuntëjui ir gavëjui suprantamus simbolius.
PERSIUNTIMAS
Persiuntimas – tai procesas, kada siuntëjas yra pasiruoðæs iðsiøsti þinià gavëjui. Praneðimà galima siøsti dviem kanalais:
1. Þodþiu. Tai yra garso bangomis.
2. Kitomis priemonëmis: kûno judesiais, radiju, televizija ir t.t..
Visos perdavimo priemonës yra labai svarbios. Ðiø informacijos perdavimo priemoniø paskirtis yra ne vienoda, tai priklauso nuo situacijos. Labai svarbu parinkti tinkamà informacijos perdavimo priemonæ.
IÐÐIFRAVIMAS
Informacija, gauta ið siuntëjo, turi bûti iððifruota. Tuo uþsiima informacijos gavëjas. Du ið karto iðsiøsti praneðimai gali neigti vienas kità. Labai svarbu teisingai iððifruoti uþkoduotà informacijà.
TRIUKÐMAS
Triukðmas – tai dar vienas faktorius, su kuriuo daþnai susiduriame ben-draujant . Jis gali pasireikðti bet kuriame bbendravimo etape. Kartais triukðamas bendraujant daro labai neigiamà átakà . Pvz.:kartais dël triukðmo klaidingai suprantama informacija, gaunamas neteisingas praneðimas.
VERBALINËS BENDRAVIMO FORMOS
Verbalinës bendravimo formos yra dvi:
1. Informacija perduodama þodþiu.
2. Informacija perduodama raðtu.
ÞODINIS BENDRAVIMAS
Daugiausia laiko mes praleidþiame bendraudami þodþiu. Tai yra kalbëdami ir klausydami. Pagrindiniai kalbëjo proceso elementai yra ðie:
1. Kalbëjimas . Kalbëjimo efektyvumas priklauso nuo: balso tono, moduliacijos, greièio, garso stiprumo ir slopinimo. Nuo ðiø elementø priklauso informacijos suvokimas, uþkodavimas ir persiuntimas.
2. Pati kalba. Kalba turi bûti sklandi, tiksli ir aiðki. Pasitaiko, kad vienas þodis turi kelias reikðmes ir bendraujant panaudojama netinkama þodþio reikðmë. Netinkamai panaudotas þodis – pavojingiausias faktorius bendravimo procese. Reikia vengti sunkiai suprantamø , retai naudojamø þodþiø. Tokiu bûdu teisingas praneðimas daþniausiai tampa klaidingu. Geri kalbininkai privalo mokëti kalbëti aiðkiai, slandþiai , tiksliai ir visiems suprantama kalba.
3. Balso tonas ir moduliacija. Didelá dëmesá kreipiame á tai, kaip þmogus kalba, t. y. á balso tonà. Balso tonas priklauso nuo to, kaip mes kalbame: uþtikrintai, nedràsiai, agresyviai, piktai, inertiðkai, pasyviai, susinervinæ ir t.t.. Moduliacija – tai tono pasikeitimas, t. y, – garso pasikeitimas (paþeminimas ar paaukðtinimas) pustoniu arba tonu. Valdytojai bendraujant turi skirti ypatingà dëmesá á balso tonà ir moduliacijà. Tai labai svarbûs bendravimo elementai, uþtikrinantys eefektyvø bendravimà.
4. Greitis ir garso stiprumas. Bendravimo efektyvumas priklauso nuo to, kaip mes kalbame, greitai ar lëtai. Nervuoti þmonës daþniausiai kalba daug greièiau, negu savimi pasitikintys, ramûs. Geriausi rezultatai pasiekiami, kai kalbame nei per greitai, nei per lëtai (turi bûti pusiausvyra). Garso stiprumas gali bûti streso rezultatas. Tvirtai pasakytas sakinys árodo, kad jis yra svarbus. Nereikðminga informacija nëra uþtvirtinama ir pabrëþiama. Tokie reiðkiniai sàlygoja garso stiiprumà.
5.Garso silpnumas (tyla). Pauzës, nutylëjimai, nustebimai ir þiopsojimai sàlygoja garso silpnumà arba,kitaip tariant, tylà. Taèiau ne visada pauzës daromos tada, kai neturime kà pasakyti, kartais pauzë daroma tada, kai ruoðiamës uþakcentuoti labai svarbià informacijà.
6. Klausymas. Tai antra labai svarbi þodinio bendravimo proceso dalis. Patarimai,reikalingi, kad klausymas bûtø efektyvus.
1. Kalbëdami nesiblaðkykite.
2. Bûkite oportunistas.Suraskite bendrø interesø tarp savæ ir paðneko.
3. Jokiu bûdu neþiovaukite ir nesvajokite, jei paðnekovas kalba lëtai ir neádomiai.
4. Stenkitës suprasti paðnekovo tikslà .
BENDRAVIMAS RAÐTU
Balso tono.moduliacijos, greièio, garso silpnumo ir stiprumo atþvilgiu, bendr-vimas raðtu yra efektyvesnis, negu þodþiu. Taèiau nëra jokio skirtumo, kaip
bendraujame, svarbu, kad bendravimas bûtø efektyvus. Bendraujjant raðtu
svarbiausia, kad raðtu perduota informacija bûtø iðreikðta aiðkiai, tikslai ir
suprantamai.
NEVERBALINËS BENDRAVIMO FORMOS
Neverbalinis bendravimas – tai bendravimas, vykstantis ne þodþiu ar raðtu bet kûno kalba, t. y.
pasireiðkia veido iðraiðka, gestais, judesiais ir aki-
mis.
1. Veido iðraiðka (mimika). Piktu þvilgsniu iðreiðkiame nepasitenkini-
mà; ðypsena – draugystæ, laimæ, meilæ; pakeltais antakiais – abejojimà, nustebimà,siauromis akimis ir suspaustomis lûpomis – pyktá.
2. Akys (þvilgsnis). Akies mirksnis parodo susidomëjimà þmogumi, gundymà, vyliojimà.
3.Gestai . Rodydami pirðtu á kà nors, mes parodome nepasitenkinimà tuo þmogumi, pirðtu rodome ir á asmená.
4.Kûno judesiai. Nervingi judesiai parodo nuobodulá, ant klubø sudëtos rankos – pyktá, peèiø traukymas – abejojimà ir t.t..
Iðvada: kûno kkalba yra labai svarbi neþodinio bendravimo forma.
KITI BENDRAVIMO ASPEKTAI
Kas dar labai svarbu bendravimo procese? Labai svarbi bendravimo vieta, laikas, asmeninë padëtis ir t.t.. Kokiu atstumu mes kalbame su paðnekovu? Kodël kalbant su vienu paðnekovu atstumas yra maþesnis, o su kitu – didesnis?
Þmonës, kaip ir gyvûnai, á savo teritorijà neáleidþia prieðø. Su vienais þmonëmis mes bendraujame artimiau, su kitais didesniu atstumu. Edward T. Hall erdvæ suskirstë á keturias dalis: intymiàjà, personalinæ, socialinæ-patariamàjà ir vieðàjà. Nuo erdvës priklauso bbendravimo intymumas ir ji yra labai svarbus faktorius bendravimo procese.
Bendraujant labai svarbu jausti laiko tëkmæ. Vëluodami á darbà, susirin-
kimà, pobûvá, ar kur kitur, mes pirmiausia pasielgiame nemandagiai, mums bûna nuobodu ir neádomu, nes galbût mes neiðgirdome svarbios informacijos JAV, Kanada iir dauguma Vakarø Europos ðaliø sako, kad “laikas – tai pinigai”.
Tai labai aktuali taisyklë, nes kuo daugiau dirbi, tuo daugiau uþdirbi,todël labai svarbu iðnaudoti laikà naudingai.
Kokià átakà bendraujant turi paðnekovo iðvaizda ir drabuþiai ?
Manoma, kad biznio pasaulyje apranga ir iðvaizda yra labai svarbûs faktoriai bendravime. Firmos vadovas visada turëtø rengtis tvarkingai ir skoningai. Prestiþinës firmos vadovas privalëtø dëvëti kostiumà, taèiau tai yra kiekvieno vadovo reikalas.
ESTETINËS BENDRAVIMO FORMOS
1. Menas.
2. Muzika.
3. Kinas.
BENDRAVIMO PROBLEMOS
Sklandþiai bendrauti yra gana sunku, nes yra daug prieþasèiø, kurios trukdo tokiam bendravimui. Keletà ið jø dabar ir aptarsiu.
KALBOS APRIBOJIMAI
Bendravimo efektyvumas priklauso tik nuo kalbos. Ið esmës kalba nulemia visà bendravimà. Visi parinkti simboliai yra minèiø, jausmø ir sàvokø abstrakcijos. Mes turime teisæ pasirinkti patá eefektyviausià bendravimui bûdà.
Taèiau negalime pamirðti, kad mes naudojame þodþius – abstrakciijas, todël kiti ðiuos þodþius gali suprasti klaidinga reikðme. Bendraujant reikia vengti verstø ið kitø kalbø þodþiø (t. y. vertalø ) ir semantizmø.
KALBËJIMO IR KLAUSYMO ÁGÛDÞIAI
Kad bendravimas bûtø efektyvus, reikia turëti ðiokiø tokiø klausymo ir kalbëjimo ágûdþiø. Svarbiausia – mokëti tinkamai ir gerai kalbëti ir iðklausyti paðnekovà bet kurioje situacijoje. Tai reikalauja kalbëjimo ir klausymo ágûdþiø. Kalbant per greitai ar per lëtai, nepasieksime gerø rezultatø. Panaðiai yra iir su þmogumi, kuris nesistengia ar nemoka iðklausyti paðnekovo.
Fiziniai ir socialiniai skirtumai taip pat neuþtikrina veiksmingo bendravimo.
LAIKO PASIRINKIMAS IR PUNKTUALUMAS
Labai svarbu, kad pokalbio laikas bûtø tiksliai paskirtas ir pokalbis bûtø pradedamas laiku .
ÞODÞIØ ÞAISMAS
Bendraujant tiek þodþiu, tiek raðtu reikia vengti þodþiø daugiaþodþiavimo (þaismo). Gavëjui bus daug lengviau suvokti praneðimà, jei siuntëjas já iðsiøs
paprastà, tikslø ir aiðkø.
ASMENYBË IR SUVOKIMAS
Idividas bendravimo procese uþima labai svarbià vietà. Asmenybë – tai elgesys, charakteris ir visa eilë savybiø, kurios bûdingos tik vienam þmogui. Kiekvienas þmogus yra asmenybë, todël, kad dviejø vienodø þmoniø þemëje nëra. Kartais bendraujant paðnekovai pasisavina vienas kito mintis. Tai labai didelë problema, dël kurios bendravimas praranda efektyvumà.
PERKROVIMAS
Kartais þmogaus protas ir atmintis bûna perkrautas nereikalinga informacija. Tai tik apsunkina bendravimà. Kam apkrauti save nereikaliga informacija? Svarbiausia – mokëti atrinkti paèià reikalingiausià, svarbiausà ir naudingiausià informacijà.
KAIP IÐSPRÆSTI BENDRAVIMO PROBLEMAS ?
Ðis klausimas gana sudëtingas. Pirmiausia reikia stengtis neefektyvø elgesá keisti efektyviu. Labai svarbu turëti ðiokios tokios praktikos bendravimo srityje. Mes privalome numatyti tai, kaip elgtumëmës ávairiose sitacijose, privalome iðmokti susidoroti net su paèiomis sunkiausiomis ir sudëtingiausiomis situacijomis. Mokydamiesi visada privalome ávykdyti ðias sàlygas:
1. Kadangi neámanoma apmàstyti kiekvienos galimos situcijos, mes privalome iðmokti greitai orientuotis ir elgtis áprastai bet kokioje ssituacijoje.
2. Dël nesëkmiø nereikia pergyventi, o pasistengti ramiai iðsiaiðkinti jø prieþastis.
Bendravimas yra labai sudëtingas procesas. Sugebëti gerai bendrauti nëra paprasta. Prisiminkite, kad:
1. Kai bendraujate su þmogumi, bûkite su juo kiek galima atviresnis.
2. Su paðnekovu visada bûkite atviras, sàþiningas ir jam nepriekaiðtaukite.
3. Ðnekëdami visada þiûrëkite á akis, nes kitaip blaðkote paðnekovo dëmesá.
4. Kalbëkite aiðkiai, tiksliai ir paprastai.
5. Mokëkite iðklausyti ir suprasti paðnekovà, turëkite kantrybës, nors tai kà jis pasakoja jums neádomu.
Jei jûs laikysitës ðiø patarimø, jums bendraujant problemø tikrai nebus.
ORGANIZACINIS BENDRAVIMAS
Organizacinis bendravimas gali bûti : oficialus ir neoficialus.
Oficialus organizacinis bendravimas – tai memorandumai, politika,
finansinë apskaita ir t.t..
Neoficialus organizacinis benderavimas vyksta organizacijos viduje neoficialiai.
Kiekvienoje organizacijoje turi vyrauti tinkamas klimatas, t.y. turi bûti teigiami santykiai tarp vadovo ir jo tarnautojø. Tarnautojai turi þinoti visà informacijà, susijusià su darbine veikla.
Organizacinis bendravimas vyksta trimis grandimis : ið virðaus þemyn, ið apaèios aukðtyn ir ið visø pusiø. Nauji planai ir procedûros gali bûti perduodamos firmos prezidento viceprezidentui , ðis tuos planus gali perduoti viduriniosios grandies direktoriui, ðis informacijà siunèia pirmos eilës priþiûrëtojui, kuris informacijà pateikia pirmos eilës tarnautojams. Þemesnës grandies tarnautojai informacijà perduoda artimiausiam virðininkui (aukðtesnis uþ tarnautojà asmuo). Tada tarnautojai toje paèioje grandyje gali lengvai bbendrauti vienas su kitu. Toks organizacinis bendravimas yra efektyvus.
SPRENDIMO PRIËMIMAS
Sprendimo priėmimas yra labai svarbi vadovavimo funkcija. Kaip ir bendravimas, ji vyksta kiekvienoje vadovavimo situacijoje. Sprendimas priimamas ir planuojant, ir organizuojant, ir valdant, ir kontroliuojant, ir, žinoma, bendraujant. Be sprendimo priėmimo nevykdoma nė viena ši funkcija.
Sprendimo priëmimas priklauso ne tik nuo to, kas tà sprendimà priima, bet ir nuo to, kà sprendþiame, kur sprendþiame, kada sprendþiame ir kaip.
Tai atrodo absurdûs klausimai, bet jie yra labai svarbûs. Nagrinëjant ðiuos klausimus, atsiskleidþia tai, kiek mums tas sprendimas svarbus, tada pasirodo ir tai, koks klimatas vyrauja organizacijoje, atsiskleidþia ir pati organizacijos aplinka. Sprendimo priëmimas yra labai svarbus ir atsakingas firmos veiklos momentas. Sprendimà priima sprendëjas – asmuo, turintis atsakomybës jausmà, nebijantis rizikuoti ir suklysti. Sprendimà galime priimti trumpam periodui ir ilgam periodui. Abu sprendimai priimami priimami organizaciniams tikslams siekti ir visai nesvarbu, koks tai sprendimas – ilgas ar trumpas. Taèiau kartais reikia gerai apgalvoti, koks sprendimas mums bûtø naudingesnis. Pvz.
investavæ pinigus á kokià nors tarnybà ilgesniam laikotarpiui, gautume didesnæ naudà, negu kad investuotume trumpam periogui. Iðvada : reikia pasirinkti patá efektyviausià sprendimà.
SVARBIAUSI SPRENDIMO PRIËMIMO PERIODAI
Sprendimo priëmimo procesas turi penkis periodus : sprendimo pripaþinimas (problemos pastebëjimas), identifikacija, iðaiðkinimas, ávykdymas
ir kontrolë. Tam tikslui, kad problema bûtø tikrai gerai iðspræsta, priimant sprendimà, kievienas ðis periodas yra labai svarbus. Iðvada : sprendimà privalome priimti tam, kad iðspræstume problemà ir atrastume palankià iðeitá.
PRIPAÞINIMAS (PROBLEMOS PASTEBËJIMAS)
Problema gimsta tada, kada pastangos pasiekti tikslà skatina blogesnius rezultatus, negu kad reikalaujama. Palanki proga susiklosto tada, kada pastangos pasiekti tikslà skatina geresnius rezultatus, negu, kad reikalaujama ar tikimasi. Sprendimo priëmimas – tai problemos ar geros progos pripaþinimas. Teorija teigia, kad tai yra informaciniø sistemø funkcija, perspëjanti vvadovà apie artëjantá pavojø. Praktiðkai, daþnai ta informacija yra negaunama ir vadovai problemà ar palankià progà pastebi pavëluotai. Bûtø nuostabu, jei kiekvienas vadovas galëtø nuspëti artëjanèià problemà ir ið anksto jai pasiruoðtø.
IDENTIFIKACIJA
Identifikacija yra sekantis ir labai svarbus sprendimo priëmimo proceso periodas. Jeigu jau ir nepavyko iðvengti problemos, tuomet labai svarbu jà laiku identifikuoti, kitaip tariant, reikia tà problemà nuodugniai iðnagrinëti. Pvz.
pinigø nuvertëjimas yra lab ai didelë ir aktuali problema ðiandiena. Bet kokia ðios problemos prieþastis? Kas kaltas – ar vvyriausybë, ar per didelis pinigø tiekimas? Aysakymas yra TAIP – tai visos èia paminëtos prieþastys ir dar daugiau.
Kiejviena problema privalo bûti iëspræsta. Kad problema bûtø gerai identifikuota, sprendimo priëmëjas privalo kruopðèiai iðtyrinëti pagrindinius ðio periodo faktorius. Blogiausia tai, kad kkartais vadovai perðoka ðá labai svarbø periodà, neiðsiaiðkinæ problemos prieþasèiø.
PROBLEMOS IÐAIÐKINIMAS (IÐSPRENDIMAS)
Geriausiai þinomas yra sprendimo periodas. Kiekvienas þinome, kad jeigu atsiranda kokia nors problema, svarbiausia mums reikai atrasti tinkamà bûdà kaip jà efektyviai iðspræsti.
Efektyvaus sprendimo atsakymo ieðkojimo procesas nëra labai paprastas. Ypaè sunku já surasti, kada sprendimai lieèia didelius finansinius reikalus, ðaltinius ar paþadus. Iðvada: vadovai privalo apgalvoti kiekvieno sprendimo átakà (poveiká) organizacjos veiklai tam, kad bûtø iðvengta nesëkmingø sprendimø.
ÁVYKDYMAS
Kada sprendëjas priima vienoká ar kitoká sprendimà, galima teigti, kad tik tuomet pradedamas vykdyti sprendimo priëmimo procesas. Ávykdymo periodu turi bûti uþtikrintos ðios sàlygos:
1, Reikalaujama, kad bûtø tiksliai nustatyti visi uþdaviniai ir tikslai.
2, Reikalaujama, kad bûtø paskirtas atsakingas sprendimams asmuo.
Tik patenkinus ðias sàlygas pradedamas vykdyti sprendimo priëmimo procesas. <
Vykdymas taip pat dar reikalauja papildomo vadovavimo funkcionavimo. Planavimas, kontroliavimas, motyvavimas, vadovavimas, sprendimo priëmimas ir bendravimas yra gyvybinës funkcijos sprendimo priëmimui vykdyti. Reikia pabrëþti, kad sprendimas turi patenkinti visus organizacijos darbuotojø interesus ir tik tada jis gali bûti pradëtas vykdyti.
.
KONTROLË
Paskutinis sprendimo proceso periodas. Ðiame periode sprendimas pradedamas vykdyti, bet jis yra visuomet kontroliuojamas ir akylai sekamas.
ORGANIZACINIO SPRENDIMO PRIËMIMO MODELIAI
Yra du labai populiarûs ir visiems þinomi organizacinio sprendimo priëmimo modeliai: “ekonominis” ir “administracinis”.
“EKONOMINS” SPRENDIMO PRIËMIMO MODELIS
“Ekonominis” modelis yra pagrástas ttokiomis prielaidomis:
1, Tikslai ir uþdaviniai yra þinomi ir gerai apgalvoti.
2, Sprendimo priëmëjas þino apie egzistuojanèià problemà: tai yra jis ar ji laiku pastebi problemà.
3, Sprendimo priëmëjas þino tikrà problemà ir stengiasi jà iðaiðkinti.
4, Sprendþiant problemà, sprendimo priëmëjas þino visus galimus ðios problemos iðsprendimo variantus.
5, Sprendëjo ávertinimas yra tikslus ir racionalus.
“ADMINISTRACINIS” SPRENDIMO PRIËMIMO MODELIS
Ðá modelá sukonstravo James G. March ir Herbert A. Simon, vëliau prie modelio kostravimo prisidëjo ir Peer Goelberg. “Administracinio” modelio teiginiai:
1, Tikslai daþnai bûna neaiðkûs, neapsvarstyti ir konfliktiðki.
2, Vadovas nepastebi egzistuojanèios problemos, t.y. jis laiku nepastebi
iðkilusios problemos.
3, Kada problema jau bûna pastebëta, tada vadovas pradeda daugiau gilintis á jos atsiradimo simptomus, negu kad á jos prieþastinius faktorius.
4, Jeigu visi sprendimai yra pagrásti pavyzdþiais, sprendimo priëmëjas netikrina visø sprendimo aplinkybiø ir nesigilina á kitokias galimas situacijas ir jø átakingumà.
5, Sprendëjo þinios, susijusios su kokia nors situacija, yra apribotos.
6, Vadovai savo sprendimus argumentuoja taisyklëmis, nors kartais jos duoda maþai naudos, nes pasitaiko tokiø situacijø, kurioms neegzistuoja jokios taisyklës. Vadovai bûna ásitikinæ, kad visi sprendimai yra panaðûs ir juos galima iðspræsti remiantis ankstesniais, jau iðspræstais. Vadovai nesistengia, kad bûtø priimtas pats veiksmingiausias sprendimas, bet priima bet koká sprendimà, per daug á já nesigilindami.
7, Sprendëjo racionalumui kenkia per ddidelis spaudimas, átampa ir varþymas, o ypatingai socialiniø santykiø.
MOTYVACIJA IR VYKDYMAS
Kas tai yra motyvacija?
Motyvacija – tai tam tikro elgesio, veiksmø, tikslingos veiklos skatinimas, kurá sukelia ávairûs motyvai.
Kas tai yra motyvas?
Motybas tai:
1, Skatinamoji prieþastis, veiksnys;
2, Árodymas, argumentas;
3, Vidinis veiksnys, skatinantis kokià nors veiklà.
Motyvuotas – tai pagrástas, argumentais árodytas.
Pradþiai panagrinëkime toká pavyzdá:
Marion Tyler yra vienos labai didelës Indijos gamyklos savininkë. Pastaruoju metu ji susidûrë su labai didelia problema – darbuotojø pravaikðtomis. Darbuotojai yra pasiraðæ sutartá, kurioje ásipareigoja, kad ekstra atveju, gamyklos savininkui reikalaujant, jie dirbs virðvalandþius, uþ kuriuos jiems bus atlyginta. Taèiau darbininkai lauþo ðiuos ásipareigojimus ir atsisako dirbti virðvalandþius, savo poelgius argumentuodami “gripo epidemija”.
Indijoje esanti Vinceno gamykla yra labai populiari ir produktyvi. Joje dirba apie 200 eiliniø darbuotojø ir apie 30 vadovø. Pradinis valandinis atlyginimas yra 9.50$ plius 3.50$ pridėtinių pajamų. Garbais gamykloje yra tikrai sunkus ir varginantis, o ypač vasarą, nes būna labai karšta. Tačiau tada eilinis darbuotojas gauna 13$ plius 4.50$ pridėtinių pajamų . Tai tikrai yra labai geras atlyginimas.
Marion Tyler niekaip nesupranta šios problemos priežasties, todėl nutaria pakalbinti vieną iš gamyklos direktorių Wally Leach.
Wally, kaip Jūs manote, kokia pagrindinė darbininkų neatvykimo į darbą priežastis? Kodėl darbuotojai nenori dirbti viršvalandžių, uuž kuriuos gerai atlyginama?
Wally Leach atsakymą komentavo taip:
Vieną dieną netyčia aš nugirdau darbuotojų pokalbį. Vienas iš darbuotojų teigė: vakar aš labai rimtai apsvarsčiau savo atlyginimą ir palyginau jį su kitų darbininkų (dirbančių kitose gamyklose) atlyginimu. Ten darbas yra daug lengvesnis ir jie gauna tokį patį atlyginimą, negu, kad mes, dirbdami viršvalandžius. Todėl aš nusprendžiau, kad geriau eisiu žvejoti, negu, kad dirbsiu viršvalandžius.
Panagrinėkime šį pavyzdį nuosekliau.
Tokių problemų apstu ir šiandieniniame gyvenime. Darbuotojai dažnai nepatenkinti savo atlyginimu. Pinigai – pagrindinis ir svarbiausis motyvatorius. Jų įtakingumas šiandien yra kaip niekad didelis ir svarbus. Išnagrinėjus pavyzdį, padarome išvadą:
Niekada nereikia versti daryti žmogaus to, ko jis nenori.
Kiekvienas turi teisę rinktis – daryti tai ar ne. Pagrindinė motyvacijos sąlyga “ darykite tai, ką norite daryti, kas jums atrodo malonu ir būtina”.
AR TARNAUTOJAI, PRIEÐ PRADËDAMI VEIKLÀ, VISADA APSVARSTO IR NUMATO SAVO POELGIUS?
Tai gana svarbus ir sudëtingas klausimas. Visa motyvacija yra paremta tikimybiø teorija. Tikimybiø teorija aiðkinama taip:
Kiekvieno tarnautojo veikla turi bûti racionali, t.y. tarnautojas privalo iðsiaiðkinti visus kylanèius klausimus, susijusius su jo darbine veikla, ir pagrásti atsakymus á tuos klausimus savo sprendimu.
Statistika rodo, kad darbas uþima tik 40 – 50% viso mūsų laiko. Likęs laikas yra laisvalaikis , kurį darbuotojai
skiria savo darbo veiklos tobulinimui, t.y. mokymuisi. Tačiau šis laikas gali būti skiriamas ir poreikių patenkinimui. Daugelis poreikių patenkinimą supranta kaip organizacinių tikslų siekimą. Reikia užakcentuoti, kad:
Norint, kad motyvacija būtų sėkminga, vadovas privalo žinoti ar pavaldinys nors kiek rūpinasi organizacijos ateitimi.
Kiekvienas žmogus apmąsto savo elgesį, kai jam būna pasiūlytos jo poreikius patenkinančios sąlygos, ir tada kyla keletas klausimų. Yra keturi pagrindiniai klausimai, iš kurių trys vadovaujasi tikimybių teorija, o ketvirtasis – bešališkumo (teisingumo) teorija. Kiekvienas žmogus, prieš imdamasis kkokios nors veiklos apmąsto tokius klausimus:
1, Ar aš galiu tikėtis atlyginimo už savo darbą, ar ne?
2, Ar aš Tikrai gausiu atlyginimąuž savo darbą? Jei aš manau, kad tai gera proga dirbti ir už tai gauti atlyginimą, aš stengsiuosi šį darbą atlikti kuo geriau. Tačiau, jei atlyginimas už tą darbą pasirodys man per mažas, mano drbo efektyvumas sumažės.
3, Jei aš gausiu atlyginimą, koks bus jo dydis?
Atsakymai į visus šiuos tris klausimus priklauso tik nuo to, kaip mes juos suvokiame. TTai yra tiktai mūsų vienintelių suvokimas, kuris labai svarbus apibūdinant motyvacijos lygį. Niekas negali jums įsakyti, kaip elgtis bet kokioje situacijoje. Tai jūsų asmeninė nuomonė. Jūs pats turite nuspręsti, kaip geriau jums pasielgti. Kartais vadovai nesuvokia pavaldinių motyvų ir bandydami ddarbuotojus perspėti, susiduria su tam tikrais sunkumais. Dažniausiai vadovai nesupranta pavaldinių situacijos taip, kaip ją suprantab patys pavaldiniai.
Ketvirtasis klausimas būtų :
Ar atlyginimas bus išmokėtas teisingai?
Jis pagrįstas bešališkumo – teisingumo teorija.
AR PAGRINDINIS TARNAUTOJŲ MOTYVAS YRA DIDINTI PASTANGAS?
Taip. Kiekviena asmenybė yra suinteresuota didinti protines ir fizines pastangas. Jeigu pasiūlytas atlyginimas atitinka visas anksčiau išvardintų
klausimų sąlygas ir elgesio bei moralės normas, tada asmenybė bus suinteresuota didinti pastangas, bent jau minimumą jų.
AR UŽTENKA VIEN TIK PASTANGŲ GERIEMS REZULTATAMS PASIEKTI?
Tarpininkas apima:
1, Asmenų gabumus ir savybes, kurie mokantis ir vystant veiklą taptų įgūdžiais.
2, Individo žinias arba ignoravimą to, ko iš jo tikimasi ir koks tų vilčių tikslas.
3, Mokymas tarnautojui būtinai turi duoti galimybę vystyti būtinus įgūdžius.
4, Technologija, darbo vietos išplanavimas darbo įįrankiai reikalingi darbui.
Išvada: jeigu individui trūksta įgūdžių, žinių arba technologija užduočiai atlikti yra netinkama, tada vien tik pastangų efektyvios veiklos pasiekimui nepakaks.
ĮGŪDŽIAI IR MOKYMAS
Terminas “įgūdžiai” reiškia tai, kokią mes turime patirtį atliekant užduotis. Įgūdžiai reikalauja dviejų dalykų: pirma, individas privalo turėti keletą pagrindinių gabumų arba savybių, kurios būtinos darbinei veiklai. Antra, individas privalo žinoti, kaip jis turi panaudoti tuos gabumus ir savybes tikslo pasiekimui.
Personalinės funkcijos paskirtis – prieš paskiriant užduotį suskirstyti darbuotojus į dvi grupes:
1, TTuos, kurie jau turi reikalingų įgūdžių.
2, Tuos, kuriems dar reikia tobulinti gabumus.
Mes negalėsime tapti profesionalios komandos centriniu žaidėju, jei neturėsime įgimtų, tai veiklai reikalingų savybių.
TIKSLAI IR ROLIŲ NURODYMAS
Pagalvokite apie darbą, kuriame jūs žinojote ko iš jūsų tikimasi. Dabar pagalvokite apie tokį darbą, kur jūs nelabai supratote ko iš jūsų reikalaujama. Kurioje situacijoje jums buvo geriau dirbti?
Kaip liaudies išmintis byloja, “Jei nežinai kur plauki, joks vėjas nebus tau palankus”. Skaudi tiesa yra ta, kad jūs paprastai darote ne tai, ką iš tikrųjų turėtumėte daryti, kad jūsų rolė yra ne tokia, kokia turėtų būti. Argi nuostabu, kai jūs pasiekiate mažiau, negu, kad galėtumėte pasiekti? Išvada: labai svarbu, kad rolė kiekvieno darbuotojo būtų pakirta teisingai.
TECHNOLOGIJA, DARBO VIETOS IŠPLANAVIMAS IR DARBO PRIEMONĖS
Technologija yra labai svarbus rodiklis, užtikrinantis ekonominę sėkmę. Nuo technologijos priklauso gamybos pranašumai, darbo vietos išplanavimas ir geriausių priemonių naudojimas. Jeigu užduočių derinimas yra neteisingas ir, jeigu rezultatai būtų geresni jas derinant, tada veikla bus neefektyvi. Išvada: Kuo geresnės darbo vietos išplanavimas ir kuo tobulesnės darbo priemonės, tuo šmonės veikla bus efektyvesnė.
DARBUOTOJŲ MOTYVAVIMAS
Motyvacijos esmė. Planuodamas ir organizuodamas savo firmos veiklą, vadovas numato, ką ji veiks, kada,kaip ir kas privalo atlikti darbus. Kad organizacija įgyvendintų tikslą, vadovas privalo koordinuoti darbą ir priversti ddarbuotojus tą darbą atlikti. Vadovai savo sprendimus gali įgyvendinti pritaikydami pagrindinius motyvacijos principus.
Motyvacijos teorijas sąlyginai galima suskirstyti į dvi grupes:
1, Teorijos, kurios grindžiamos žmonių poreikiais, nuo kurių priklauso jų elgsena. Jos stengiasi rasti atsakymą, kodėl atsiranda motyvacija ir kas ją sąlygoja.
2, Teorijos, pagrįstos žmonių elgsena, kurią sąlygoja jų lūkesčiai bei savo elgesio pasekmių suvokimas. Jos dar gali būti vadinamos procesinėmis teorijomis. Šios teorijos paaiškina, kaip veikia motyvacija, kaip ji vystosi ir atsprendžia darbuotojų elgesį.
Pagrindinės sąvokos. Norint suprasti motyvacijos teorijų esmę, pirmiausia būtina išsiaiškinti pagrindines sąvokas: poreikius ir atlygį.
POREIKIAI
Sakome, kad žmogus turi poreikį, jeigu jis jaučia kažkokį vidinį ar išorinį trūkumą. Visus poreikius galima suskirstyti į pirminius ir antrinius. Pirminiai poreikiai tai žmogaus įgimti poreikiai (valgymas, miegas ir t.t.). Antriniai poreikiai – tai psichologiniai poreikiai (sėkmės poreikis. garbės ir t.t.). Antriniai poreikiai vystosi tobulėjant žmogaus asmenybei, didėjant jo gyvenimo patirčiai. Poreikių neįmanoma numatyti. Apie jų egzistavimą galima spręsti iš to, kaip elgiasi žmogus. Kai žmogus jaučia poreikį, tai jis skatina žmogaus norą veikti ir pasiekti tikslą. Tikslą žmogus supranta kaip priemonę savo poreikių patenkinimui. Pasiekęs tikslą, žmogus savo poreikius arba patenkina, arba nepatenkina, arba patenkina iš dalies.
Išvada: Vadovas žinodamas, kad poreikiaiapsprendžia žmogaus siekimą juos patenkinti, turi sudaryti tokia ssąlygas, kad darbuotojai galėtų šiuos poreikius patenkinti.
ATLYGIS
Nagrinėdami motyvaciją dažnai naudosime sąvoką “atlygis, atpildas, atlyginimas”. Atlygis – tai visa tai, ką vertina žmogus. Tačiau žmonės vertę supranta skirtingai, o tai reiškia, kad skiriasi ir atlyginimo vertė. Yra skiriamas vidinis ir išorinis atlyginimai. Vidinį atlygį žmogui skiria pats darbo procesas bei jo rezultatas, bendravimas su kolegomis darbe. Išorinį atlygį suteikia ne pats darbas, o organizacija. Pvz. darbo užmokestis, galimybė daryti karjerą ir t.t..
F. HERCBERGO MOTYVACIJOS TEORIJA
Ji pagrįsta prielaida apie pasitenkinimą ir nepasitenkinimą darbu. Teorija paskelbta 1950m. . Veiksnius, kurie gali pašalinti nepasitenkinimą darbu, F. Hercbergas pavadino higieniniais, o veiksnius, turinčius įtakos pasitenkinimui
pavadino motyvacijos veiksniais.
Darbo aplinkos veiksniai – tai organizacijos politika, saugumas, statusas, gamybiniai santykiai, darbo užmokestis, darbo sąlygos, kontrolė, administracijos elgesys.
Motyvacijos veiksniai: saviraiška, pažanga, atsakomybė, pripažinimas, sėkmė.
Šių veiksnių požiūriu visus žmonių poreikius galima suskirstyti į dvi grupes:
1. Tai poreikiai, susiję su bado, troškulio, skausmo numalšinimu bei panašių poreikių patenkinimu. Asmuo gali juos patenkinti, jeigu už darbą gaus atitinkamą pinigų atlyginimą. šių poreikių įgyvendinimas priklauso nuo darbo aplinkos (higieninių) veiksnių.
2. Dvasiniai poreikiai. Jų patenkinimas sąlygoja asmenybės tobulėjimą. Motyvacijos veiksniai padeda užtikrinti darbo sėkmę ir tuo pačiu metu įgyvendinti dvasinius poreikius.
F. Hercbergo teorija turi daug bendro su
A. Maslow teorija. Darbo aplinkos veiksniai atitinka fiziologinius ir saugumo poreikius, o motyvacijos veiksniai palyginami su aukštesniųjų lygių poreikiais. Tačiau A. Maslow fiziologinius poreikius nagrinėjo kaip žmogaus elgsenos priežastį, jeigu vadovas sudaro sąlygas darbuotojui patenkinti šiuos poreikius, tai šis dirbs geriau. F. Hercbergas, atvirkščiai, teigia, kad darbuotojas nekreips dėmesiotol, kol jų nebuvimas arba pritaikymas bus netinkamas ar neteisingas.
Pasak F. Hercbergo, darbo aplinkos veiksniai nemotyvuoja darbuotojų veiklos. Jie tik užtikrina, kad neatsiras nepasitenkinimas darbu. Norėdamas paskatinti drbuotojus veikti, vadovas tturi pasirūpinti ne tik darbo aplinkos, bet ir motyvuojančiais veiksniais. F. Hercbergas nustatė, kad darbo užduočių turinys veikia motyvuojančiai ir suformulavo pasiūlymus pasikartojančioms užduotims praturtinti, kad darbuotojas pajustų jam patikėto darbo vertę, svarbą, sudėtingumą. Norint sėkmingai pritaikyti F. Hercbergo teoriją praktikoje, reikėtų sudaryti darbo aplinkos ir ypač motyvuojančių veiksnių sąrašą ir pateikti juos darbuotojams, kad šie darbuotojams , kad šie nurodytų savo prioritetus.
Pirmiausia ji susijusi su tyrimų metodais. F. Hercbergas atliko tokį eksperimentą: 200 lako ir gažų gamybos firmos ddarbuotojų jis pateikė du klausimus:
1. Ar galite smulkiai aprašyti situaciją, kai atlikus savo pareigas, jūsų savijauta buvo labai gera?
2. Kada jūsų savijauta buvo bloga?
Pagal šios apklausos rezultatus, F. Hercbergas veiksnius, nulemiančius pasitenkinimą ar nepasitenkinimą dėl darbo, sugrupavo įį dvi grupes, t.y. darbo aplinkos ir motyvuojančius veiksnius. Be to, F. Hercbergas nurodė, kad egzistuoja stiprus koreliacinis ryšys tarp pasitenkinimo darbu ir darbo našumo.
Išvada: visos šios kritinės pastabos byloja, kad motyvacijos procesas yra tikimybių pobūdžio. Tai, kas motyvuoja žmogų vienu konkrečiu atveju, gali neturėti jokio poveikio kitu laiku arba kitam žmogui analogiškoje situacijoje.
MOTYVACIJOS, PAGRĮSTOS ŽMONIŲ ELGSENA
Šios teorijos analizuoja kaip žmogus paskirsto savo pastangas įvairių tikslų įgyvendinimui ir kaip pasirenka konkretų elgesio būdą. Labiausiai žinomos yra lūkesčių ir teisingumo teorijos.
Lūkesčių teorija. Lūkesčiai – tai pageidaujamojo būsimojo įvykių ar faktų rezultatų apibūdinimas. Lūkesčių teorija, analizuodama darbo motyvaciją, pabrėžia trijų tarpusavyje susijusių ryšių svarbą:
1. Darbo sąnaudos – rezultatas.
2. Rezultatai – arlygis.
3. Atlygis – atlygio vakentingumas.
Teisingumo teorija. Ji ppaaiškina, kad žmonės subjektyviai nustato santykį tarp įdėtų pastangų ir atlygio, o po to jį sugretina su kitų žmonių atlygiu.
Jeigu darbo sąnaudų ir atlygio už jį palyginimas išreiškia neteisybę, t.y. žmogus mano, kad už tą patį darbą kolega gavo didesnį atlyginimą, tuomet pasireiškia psichologinė įtampa.
Pagrindinė teisingumo teorijos išvada: tol, kol darbuotojai nebus tikri, jog darbas yra atkyginamas teisingai, jie stengsis sumažinti darbo produktyvumą. Tačiau teisingumo suvokimas yra subjektyvus: žmogus lygina save su su kitais organizacijos nariais arba kirų oorganizacijų darbuotojais, vykdančiais analogiškas funkcijas. Kadangi darbuotojų, galvojančių, kad jų darbas atlyginamas neteisingai, darbo našumas sumažėja, tai vadovas privalo jam paaiškinti, kodėl yra ,skirtumai tarp atlyginimų.
Apibendrinant motyvacijos teorijas reikia pabrėžti, kad motyvacija bus efektyvi tik tuo atveju, jeigu bus įvertinta:
1. Individualios darbuotojų savybės – poreikiai, pažiūros, vertybės interesai.
2. Darbo ypatybės – skirtingų įgūdžių būtinybė, užduočių įvairovė ir jų savarba, savarankiėkumo laipsnsis ir tobulėjimo būtinybė.
3. Organizacijos ypatybės – taisyklės, skatinimo sistema, nuostatai.
