Dokumentų ir raštų tekstas

Tekstas yra svarbiausia dokumento dalis, nusakanti jo turinį ir paskirtį. Teksto turinys ir pateikiama informacija turi būti teisinga, tiksli, jei reikia, paremta kitais dokumentais ar su jais suderinta, įtikinamai argumentuota.

Raštvedybos dokumentų tekstas turi būti kuo trumpesnis, tikslus ir aiškus, parašytas taisyklinga kalba, kanceliariniu stiliumi. Gali būti vartojami būdingi šios srities terminai, žodžiai ir posakiai, vadinamieji kanceliarizmai, kurie nepažeidžia bendrinės kalbos normų, pvz.: vadovaudamasis (ar remdamasis) įstatymu, pagal įstatymą (ne sutinkamai su įstatymu), sutartis surašoma (ar sudaroma) dviem eegzemplioriais (ne dviejuose egzemplioriuose), priimtas išimties tvarka (ne keliu). Reikia vengti sunkiai suprantamų, vaizdingų žodžių ir emocingų pasakymų, neįprastų santrumpų.

Dėstomąjį dalyką galima nusakyti trumpai, net vienu sakiniu, arba iš pradžių pateikiami faktai ir argumentai, paskui daromas apibendrinimas ar sprendimas, pasakomas pageidavimas, prašymas. Pavyzdžiui, kvietimas gali būti trumpas ir konkretus — kas, kur, kada kviečiamas, arba galima paaiškinti renginio pobūdį, apibūdinti programą, dalyvius. Pašalpos galima prašyti be jokių paaiškinimų, arba iš pradžių išdėstomi motyvai ir aplinkybės (kad sunkios gyvenimo sąlygos, atsitiko nnelaimė ir pan.), o jau paskui pasakoma, ko prašoma. Tam tikri dokumentai, pavyzdžiui, įgaliojimas, aktas, turi standartinį tekstą, prie kurio nieko nebereikia pridėti. Nesvarbu koks yra raštas ar dokumentas, reikia vengti nukrypimų nuo reikalo esmės, nereikalingų smulkmenų ir tuščiažodžiavimo.

Asmens dokumentai

Asmens ddokumentais vadinami asmens tapatybę liudijantys dokumentai. Pagrindiniai iš jų yra: gimimo liudijimas ir pasas.

Gimimo liudijimas — pirminis, o iki paso gavimo ir pagrindinis asmens tapatybę patvirtinantis dokumentas. Pagal jį išduodami visi kiti dokumentai.

Asmens kodas susideda iš vienuolikos skaitmenų, kurie reiškia: pirmasis — gimimo šimtmetį ir lytį (20-ajame šimtmetyje gimęs vyras — 3, moteris — 4); tolesni šeši — gimimo datą (du paskutiniuosius metų skaitmenis, mėnesį ir dieną); dar tolesni trys skaitmenys — tą dieną gimusių asmenų eilės numerį ir paskutinis — iš kitų skaitmenų išvedamą kontrolinį skaičių.

Pasas — asmens dokumentas, patvirtinantis pilietybę ir tą pilietybę turinčio asmens tapatybę. Mūsų pasas vadinamas Lietuvos Respublikos piliečio pasu.

Įstaigų ir įmonių pavadinimai

Įstaigų ir įmonių pavadinimai sudaromi prie bendrinio pavadinimo (bendrovė, bankas, parduotuvė, mokykla, vaiką ddarželis.) pridedant skiriamosios reikšmės žodžius, kurie bendrinį pavadinimą paverčia tikriniu. Tikriniai pavadinimai gali būti dvejopi: tiesioginės reikšmės ir simboliniai.

Tiesioginės reikšmės pavadinimai įmonę ar įstaigą nusako tiesioginėmis žodžių reikšmėmis. Tiesioginės reikšmės pavadinimus dažniausiai turi valdžios ir kultūros įstaigos.

Tiesioginės reikšmės pavadinimai pradedami didžiąja raide, visi kiti bendriniai žodžiai rašomi mažąja, tik į jį įeinantys tikriniai žodžiai — didžiąja raide.

Adreso rašymas

Adresas — asmens gyvenamosios vietos (namų) ar darbovietės, įmonės ar įstaigos buvimo vietos (buveinės) nurodymas. Platesne reikšme adresas apima ir adresatą, lietuviškai sakant —— siuntos gavėją, t. y. asmenį ar įmonę, kuriai kas siunčiama. Adresai ant laiškų vokų ar kitų siuntų rašomi Pašto taisyklių nustatyta tvarka: pirma — adresatas, t. y. kam siunčiama, paskui adresas — kur siunčiama.

Adresas pradedamas nuo siauriausios reikšmės vietos — gatvės ar kaimo pavadinimo; toliau eina miestas ar rajonas su priekyje rašomu indeksu; pabaigoje, jei reikia, rašoma valstybė.

Į miestą ar rajono centrą siunčiamo laiško adresas rašomas eilutėmis tokia tvarka: vienoje eilutėje gatvė ir namo numeris (kampinio namo dvigubas numeris rašomas su pasviru brūkšniu), po brūkšnio — buto numeris; kitoje eilutėje pašto indeksas (vienas ar su valstybės kodu LT) ir miestas

Į kaimą atskiromis eilutėmis rašoma: kaimas, paštas, pašto indeksas ir rajonas; į vietovę, turinčią paštą — gatvė ir namo (jei yra, ir buto) numeris, vietovės vardas, pašto indeksas ir rajonas.

Siuntos tik į paštą be namų ar darbovietės adreso adresuojamos dviem būdais — „Iki pareikalavimo“ arba su nuoroda „Pašto dėžutė“ (gali būti trumpinama raidėmis su taškais: P. d

Atgalinis (siuntėjo) adresas rašomas ta pačia tvarka kaip ir gavėjo — pirma siuntėjas (adresantas), paskui jo adresas. Yra tik du skirtumai: pirma, siuntėjas visada (ir siunčiant į užsienį, ir Lietuvoje) rašomas vardininko linksniu; antra, valstybės pavadinimas rašomas gavėjo šalies kalba, skliaustuose — llietuvių kalba (toks turės būti atsakomojo laiško užrašas).

Visas užrašas išdėstomas taip: gavėjas (paryškintu būdu) ir jo adresas (paprastomis raidėmis) rašomi laiško ar kitos siuntos apatinėje dalyje, dešinėje pusėje. Siuntėjo adresas (mažesnėmis raidėmis) rašomas kairiajame viršutiniame voko (ar kitos siuntos) kampe arba kitoje voko pusėje, jo atvarte.

Įstaigų siunčiamuosiuose raštuose adresatas su adresu reikiamoje vietoje rašomi pašto siuntų adresavimo tvarka. Šia tvarka adresas rašomas ir įstaigų bei įmonių blankuose.

Protokolas

Protokolas — dokumentas, kuriame fiksuojama posėdžio, susirinkimo ar kitokio renginio eiga ir nutarimai. (Yra ir kitokių protokolų, reikalingų tik atskirų sričių pareigūnams, apie juos čia nekalbėsime.)

Nuorašas ir išrašas

Nuorašas — tiksliai nurašytas visas dokumentas. Darant nuorašą (ranka, rašomąja mašinėle ar kompiuteriu) tiksliai nurašomas visas dokumento tekstas, net antspaudo įrašas. Rašoma ištisiniu tekstu, nepaliekant tuščių vietų ir iki galo neprirašytų eilučių. Nuorašą tvirtina notaras. Savo ar savo įstaigai reikalingą dokumentą gali tvirtinti ir pati įstaiga. Dabar nuorašai dažniausiai daromi kopijavimo aparatais ir vadinami kopijomis. Tokių originalo vaizdą atitinkančiu, originalo antspaudo ir parašo faksimilę turinčių nuorašų (kopijų) tvirtinti nereikia.

Išrašas — nurašyta dokumento ištrauka, apimanti reikiamą dokumento dalį (ar dalis). Dažniausiai daromi protokolų išrašai vienu kuriuo svarstytu klausimu.

Aktas

Aktas — kelių asmenų ar komisijos surašytas dokumentas, patvirtinantis tam tikrus įvykius ar faktus. Rašomi įstaigos būklės ar darbo patikrinimo, turto aar dokumentų perdavimo, darbo priėmimo ir kitokie aktai.

Aktas susideda iš antraštinės dalies, teksto ir parašų.

Blankuose rašomų aktų antraštinė dalis įforminama pagal raštvedybos taisykles: viršuje yra įstaigos ar įmonės pavadinimas, žemiau dešinėje pusėje gali būti tvirtinimo žyma, dar žemiau (vidury eilutės) — dokumento pavadinimas, po juo data ir numeris, po numeriu — vietovė. Patartina akto pavadinimą sujungti su antrašte, geriau rašyti: Bylų perdavimo aktas, ne Aktas / Dėl bylų perdavimo. Po antraštinės dalies prieš tekstą galima nurodyti akto surašymo pagrindą. Paprastame lape aktas gali būti rašomas laisva tvarka: per vidurį — dokumento pavadinimas, vietovė gali būti žemiau kairėje pusėje, data — dešinėje (šiuo atveju ją galima rašyti ilguoju būdu).

Tekste išvardijami aktą rašantys asmenys (nurodomos pareigos, vardai ir pavardės), išdėstomi faktai (kas nustatyta, kas daroma ar padaryta); jei reikia, padaromos išvados, pateikiami siūlymai. Faktai gali būti išdėstyti ir lentelės forma.

Tikrinimo aktą pasirašo jį surašiusi komisija, perdavimo aktą — perdavėjas ir perėmėjas (jei yra, ir dalyvaujantis asmuo).

Sutartis

Sutartis – dokumentas, numatantis šalių susitarimo turinį ir jų santykius.

Sutarčių yra įvairių. Jas gali sudaryti valstybės, organizacijos, įstaigos, įmonės ir individualūs asmenys. Pagal turinį ir paskirtį žinomiausios yra: darbo, nuomos, prekybos, paskolos, bendradarbiavimo sutartys.

Sutarties įvadinė dalis baigiama žodžiais

sudaro šią sutartį; jei sutartis prasideda įvardžiu Mes, rašoma – sudarome šią sutartį. Gali būti ir būtojo laiko formos sudarė, sudarėme.

Sutarties tekstas – svarbiausia sutarties dalis. Joje išdėstoma sutarties esmė ir sąlygos, t.y. kas susitariama, šalių įsipareigojimai ir teisės, sutarties vykdymo ar darbo atlikimo būdai, sąlygos ir laikas, atsiskaitymo ar užmokesčio tvarka, kiti reikalingi dalykai. Kiekvienam dalykui skiriamas atskiras punktas (gali būti su papunkčiais), platesnėse sutartyse – net atskiri skyriai su antraštėmis. Abu sutarties partneriai kartu vadinami bendru vardu šalys, oo atskirai – įvadinėje dalyje apibrėžtais sutartiniais vardais.

Įgaliojimas

Įgaliojimas — dokumentas, kuriuo įstaiga, organizacija ar asmuo kitam asmeniui suteikia teisę jo vardu atlikti nurodytus veiksmus. Galima duoti įgaliojimą atlikti vieną pavedimą arba nuolat ar tam tikrą laiką tvarkyti kokius reikalus.

Įstaigų įgaliojimų antraštinė dalis įforminama pagal raštvedybos taisykles ir turi: įstaigos pavadinimą, dokumento pavadinimą (gali būti ir numeris), datą (gali būti ir vietos nuoroda) ir adresatą — kam pateikti įgaliojimas skiriamas. Tokia tvarka rašomi ir individualių asmenų įgaliojimai, tik čia įgaliotoją ((asmenį) galima rašyti ne formaliai standartiškai, o kilmininko linksniu: Petro Budniko. / Įgaliojimas. Arba individualių įgaliojimų antraštinė dalis gali būti laisvos formos — turėti tik dokumento pavadinimą.

Charakteristika ir rekomendacija

Charakteristika — dokumentas, kuriame pateikiamas asmens, jo darbo ir veiklos įvertinimas.

Kaip oficialus ddokumentas charakteristikos dabar rašomos valdininkams ir tais atvejais, kai reikia vertinti asmenį, norintį stoti į visuomeniškai svarbų darbą. Charakteristikos formos raštvedybos taisyklės nenumato, standartinė forma neturi nė vietos, kur įrašyti asmenį, kurio charakteristika rašoma.

Rekomendacija — dokumentas, kuriame aptariama ir palankiai įvertinama asmens veikla ir pateikiami jam palankūs siūlymai.

Rekomendacija rašoma panašiai kaip charakteristika, tačiau ji paprastai apima tik paskutinę asmens mokslo ar darbo vietą, smulkiau apžvelgia ir išsamiau įvertina veiklos rezultatus ir svarbiausia — pažymi jų svarbą. Rekomendacijos apibendrinamoji dalis yra teigiama ir apibūdinamajam asmeniui palanki — nurodoma, kad jis tinka tam tikram mokslui, darbui, pareigoms ar veiklai. Jei to pasakyti negalima, nerašoma nė rekomendacija.

Gyvenimo ir darbo veiklos aprašymas

Gyvenimo aprašymas — trumpas savo gyvenimo ir veiklos nupasakojimas raštu. Savo ggyvenimo aprašymas vadinamas ir tarptautiniu žodžiu autobiografija. Spaudoje ir raštuose vartojamas ir lotyniškas gyvenimo aprašymo pavadinimas curriculum vitae (pažodžiui „gyvenimo kelias“), bet paprastajai raštvedybai labiau tinka lietuviškas terminas gyvenimo aprašymas arba gyvenimo aprašas.

Didesnės darbo patirties asmenys, norintys eiti į svarbias pareigas, dalyvaujantys konkursuose, rašo darbo veiklos aprašymą, kur trumpai išdėstomi tik svarbiausi gyvenimo faktai, o plačiau — darbai ir jų rezultatai (mokslas, mokslo laipsniai, darbai). Pabaigoje galima nurodyti dabartinę šeimą, jos narius.

Tokį gyvenimo aprašymą, kur vardijama veikla ir darbai ir kkuris dabar neretai vadinamas curriculum vitae, tiktų vadinti darbo veiklos aprašymu.

Curriculum vitae

Tai asmens gyvenimo (lot. curriculum vitae — gyvenimo kelias) aprašymas — trumpai, aiškiai ir nuosekliai išdėstyti svarbiausi gyvenimo ir veiklos faktai. Tai trafaretas, kurį privalai užpildyti norėdamas.įsidarbinti, dalyvauti konkurse, stodamas į kokią nors organizaciją. Curriculum vitae tikslas — teisingai informuoti ir nieko daugiau. Nors kalbama apie save patį, tokiame rašte, kaip ir apskritai reikalų raštuose, asmuo atsispindi tik konkrečia veikla ir jos rezultatais. Tik tiek, kiek gali liudyti faktai. Žinoma, ir šie gali būti iškalbingi. Tarkim, adresantas gali patraukti darbdavio dėmesį prestižinio universiteto diplomu, keleto kalbų mokėjimu, pagaliau tvarkingu dokumento įforminimu, taupiomis tiksliomis formuluotėmis ar pan. Tačiau šiame rašte neturi būti jokio pagražinimo, pasigyrimo, neobjektyviai pateiktų žinių. Tokiame dokumente būna skilčių, kuriose reikia nurodyti kalbų mokėjimą, savo polinkius, įgūdžius, charakterio ypatybes, svarbias būsimoms pareigoms, darbui, bendravimui, tolesnėms studijoms ar pan.

Prašymas

Prašymas — įstaigai ar jos vadovui rašomas raštas, kuriuo ko nors prašoma ar pageidaujama.

Prašymą dažniausiai rašo atskiras asmuo, bet gali rašyti ir grupė žmonių (kolektyvas). Dažniausiai rašomas paprastame lape. Įstaigos gali tam reikalui parengti ir specialių blankų, kuriuose tai įstaigai paduodamus prašymus (pavyzdžiui, leisti atostogų) rašo jos darbuotojai. Prašymas būtinai turi turėti: antraštinę dalį, tekstą ir parašą (parašus); teksto ppabaigoje gali būti priedų sąrašas.

Jei prie prašymo pridedama priedų, teksto pabaigoje jie išvardijami. Išvardijamąją dalį galima pradėti žodžiu Priedai arba pasakymu Prie prašymo pridedu.

Prašymas pasirašomas paprastuoju būdu (be pareigų nurodymo) ir parašomas prašytojo prirašyti vardas ir pavardė.

Pareiškimas ir jo atmainos

Pareiškimas — raštas, kuriame oficialiai pranešama ir išdėstoma institucijos ar asmens nuostata dėl kokio nors dalyko. Pareiškime pateikiami tam tikri faktai ir dėl jų pasakomas pareiškimą rašančio asmens noras, reikalavimas ar koks kitas reikalas. Pareiškimai rašomi, kai prireikia kreiptis į teismą ar kitas teisėsaugos įstaigas, kai norima išdėstyti nepritarimą institucijos ar jos vadovo veiksmams, pranešti apie tam tikrus trūkumus ar taisytinus dalykus.

Raštas ir laiškas

Raštas — dokumentas, kurį viena įstaiga, norėdama ko pasiteirauti ar ką nors pranešti, rašo kitai įstaigai. Raštas turi ir platesnę reikšmę: apskritai teisinis ar raštvedybos dokumentas.

Susirašinėjimų raštai rašomi specialiuose raštų blankuose, kur, be bendrųjų rekvizitų, išspausdinti įstaigos duomenys. Be to, juose nurodoma rašto, į kurį atsakoma, data ir numeris, rašomojo rašto antraštė, o lapo apačioje nurodomas rašto rengėjas ir svarstomo dalyko tvarkytojas bei jo telefonas.

Rašto turinys gali būti įvairus, o tekstas turi būti aiškus ir kuo trumpesnis. Raštą pasirašo įstaigos ar padalinio vadovas.

Laiškas yra su voku paštu siunčiamas rašinys ar dokumentas. Laišku laikoma ir siunta su tokiu dokumentu, kkuris vienas pats vadinasi raštas.

Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas

Kvietimas yra dokumentas, informuojantis apie renginį ir kviečiantis jame dalyvauti.

Kvietimus tik su išlygomis galima laikyti dokumentais. Tai neformalūs, dažniausiai ir neoficialūs raštai, kurių nevaržo standartai ar raštvedybos taisyklės. Juos rengiant ir rašant visų pirma reikia laikytis tvarkos, etiketo, logikos ir taisyklingos kalbos reikalavimų.

Kvietimas gali būti paprastas, tipiškas, arba originalus, žaismingas, net grafiškai paįvairintas.

Kviečiamuoju pranešimu galėtume vadinti oficialų raštą, pranešantį apie būsimą posėdį, kuriame informuojamajam asmeniui reikia dalyvauti. Oficialaus tokio vardo jis neturi, rašomas be pavadinimo, paprastame lape.

Tekstas dažniausiai pradedamas santrumpa š.m. (arba rašomi metai), toliau nurodomas konkretus posėdžio (ar kito renginio) laikas ir vieta (nuolatinė vieta nenurodoma), renginio pavadinimas. Būtina tokio pranešimo dalis — darbotvarkė. Kviečiamasis pranešimas rašomas renginio pirmininko ar organizacijos vadovo vardu (parašas nebūtinas).

Skelbimas

Skelbimas — viešai skelbiamas apie ką nors informuojantis raštas. Dažniausiai rašomi skelbimai, informuojantys apie būsimą renginį. Jų svarbi ypatybė, kad yra skiriami ne atskiram asmeniui, o visuomenei ar tam tikrai žmonių grupei.

Paprasčiausi yra skelbimai, skirti tam tikrai įstaigai ar kolektyvui ir kabinami įstaigos skelbimų lentoje. Bendresnio pobūdžio skelbimai dauginami spausdinimo būdu, kabinami viešose vietose ar platinami įstaigose. Dar viena skelbimų grupė — laikraščiuose spausdinami skelbimai.

Dažniausiai skelbimas turi

antraštinę dalį, tekstą ir parašą.

Tekstas rašomas panašiai kaip kviečiamųjų pranešimų — nurodomas laikas, vieta, renginys; galima pateikti programą ar darbotvarkę. Tik čia tekstas ir jo grafinis išdėstymas gali būti įvairesnis, panašus į kvietimą.