Bendravimas ir vadybos motyvacija

Turinys:

Įvadas 3

Bendravimo sudedamosios dalys 3

Siuntėjas 3

Informacija

4

Kanalas 4

Gavėjas 4

Atsakymas (grįžtamasis ryšys) 4

Trukdžiai 4

Bendravimo procesas 5

Bendravimo būdai 5 Įvadas

Bendravimas yra gyvenimo ir darbo pagrindas nepriklausomai nuo to, ką

mes veikiame. Drauge tai konkretus būdas, kurio dėka vadovas sukuria

pavaldinių bendradarbiavimą organizacijoje.

Ekonominė ir socialinė aplinka, kurioje vystosi organizacija,

priklaso nuo autoritetingo ir patyrusio vadovo, besivadovaujančio

fenomenalumo ir bendravimo tarp vadovo ir pavaldinių giliu supratimu.

Bendravimo kokybė yra veiklus šiuolakinio vadovavimo elementas, laiku

užtikrinantis palankų klimatą žmonių santykiuose; tai labia svarbu vykdant

organizacijos strateginius planus.

Visi esame žmonės su iintensyviu socialiniu veiklumu, todėl mes

dydžiąją laiko dalį bendraujame; žmonės tai daro visur ir įvairiais būdais,

kai tik susiduria su kitais žmonėmis Bendravimo sudedamosios dalys

Iš šio apibrėžimo galime išskirti beveik visas bendravimo

sudedamąsias dalis, tad jos yra tokios:

❖ Siuntėjas

❖ Informacija

❖ Būdas (kanalas)

❖ Gavėjas

❖ Atsakymas (grįžtanasis ryšys)

❖ Trukdantys veiksniai

Aptarsime kiekvieną atskirai:

Siuntėjas – įsivaizduojamai vykdo šias operacijas:

• jis įgyvendina siunčiamos informacijs idėją, kaip jo mąstymo

rezultatą – šifruoja informaciją suprantama gavėjui forma

(šifravimas reiškia signalus, raides, žodžius aar gestus, kuriais jis

išsako informaciją);

• jis siunčia informaciją tinkamiausiu kanalu (būdu);

• jis laukia grįžtamojo ryšio (atsakymo), kuris parodo, kad

informacija yra primta ir gavėjas jį suprato.

Informacija – ją sudaro esmė to, ką siuntėjas turi nusiųsti gavėjui,

šia informacija siuntėjas nori sukelti reakciją, pasikeitimą gavėjo

elgesyje.

Kanalas – tai informacijos perdavimo būdas. Kada siuntėjas ir

gavėjas bendrauja ne „akis į akį“, informacijos kanalai gali būti:

• projektas (dokumentinė medžiaga, memorandumas, laiškas ir t.t.);

• kompiuteris, jeigu siunčiama per modemą, elektroninis paštas arba

Internetas;

• faksas arba telefonas.

Kartais ta pati informacija yra perduodama vienu ar keliais kanalais

(būdais); pvz., jūs, kaip vadybininkas, savo pavaldinį instruktuojate

žodžiu, tačiau užduotis yra gana sudėtinga, todėl vėliau tas pačias

instrukcijas jūs siųsite ir laišku.

Labai svarbu tinkamai pasirinkti informacijos pedavimo kanalą (būdą),

nes tai tiesiogiai daro įtaką bendravimo proceso efektyvumui.

Gavėjas – priima informaciją, ją iššifruoja, kad būtų galima suprasti

ir paruošia atsakymą, kaip reakciją į gautą informaciją.

Atsakymas (grįžtamasis ryšys) – tai gavėjo reakcija į ggatą

informaciją.

Atsakyma sudaro:

• gavėjo atsakymo užkodavimas;

• perdavimo kanalo (kanalų) pasirinkimas;

• atsakymo išsiiuntimas (grįžtamasis ryšys, kurio siekė

siuntėjas);

• atsakymo gavimas siuntėjui parodo, kad gavėjas informaciją

suprato.

Trukdžiai – tai elementai, kurie veikia visus ryšių (bendravimo)

komponentus, sudarydami realius „bendravimo barjerus“. Jie (trukdžiai) būna

tokie:

• triukšmas, keliamas įvairių mašinų ir įrangos, mažoje patalpoje

(dirbtuvėse, gamybos cechuose) gali paveikti vadybininko (meistro)

ir jo pavaldinių diskusiją;

• prastos kokybės ryšiai (telefonas, televizorius, vaizdo grotuvas ir

t.t.;

• siuntėjo ir gavėjo dėmesingumas;

• pprastas vadybininko ir pavaldinių išsilavinimas, nesugebėjimas

suformuluoti, perduoti ir gauti informaciją;

• kai kurių žmonių savarankiškas informacijos keitimas ir

interpretavimas; tai puiki terpė atsirasti gandams ir apkalboms, kas

organizacijoje gali sukelti labai žalingus neramumus efektyviam

vadybiniam bendravimui.

Bendravimo procesas

[pic]

Bendravimo būdai

Informacija bendravime gali būti koduojama keliais būdais.

Atitinkamas bendravimas gali būti:

❖ Bendravimas žodžiu

❖ Neverbalinis bendravimas

❖ Rašytinis bendravimas

Bendravimas žodžiu – privalumai:

• yra pagrįstas tiesioginiu kontaktu tarp bendraujančių subjektų – net

tada, kai jūs nesate susitikę „akis į akį“, t.y., naudojatės

telefonu, kaip bendravimo kanalu;

• yra greitas ir dinamiškas – klausimai ir atsakymai seka vienas po

kito;

• vadovas gali paklausti savo pašnekovo ir gauti atsakymą;

• leidžia pasiaiškinti kalbant, keičiantis nuomonėmis;

• vadovas turi galimybę pasiūlyti pavaldiniui teigiamą skatinimą,

k.reipdamas dėmesį ir svarbą tam, ką jis sako.

– trūkumai:

• gali atsirasti laiko ir energijos švaistymas, jei galvojame apie

„tradicinį“ ilgą susitikimą, kuris yra tęsiamas dirbtinai, nes yra

neteisingas vadovavimas, sąlygotas vadovo praktikos stygius bei

autoriteto trūkumas;

• žodinė informacija gali būti ne visai teisinga, subjektyviai

interpretuota, iškraipyta dėl aplinkos, kurioje neįmanoma pašalinti

barjerų;

• gali sukelti konfliktus, kai dalyvaujantys subjektai nėra protingi,

leidžiantys sau, kad jiems darytų įtaką blogas nusiteikimasprieš

pašnekovą, erzinantis išdidumas iir t.t.

Neverbalinis bendravimas – tai nežodinis informacijos perdavimas, dar

vadinamas „kūno kalba“. Tokiam bendravimui būtinas kontaktas „akis į akį“.

Priklausomai nuo santykinės aplinkos visos organizacijos nuolat vartoja

įvairias neverbalinio bendravimo formas, kad perduotų:

• sutarimus ar nesutarimus tarp nuomonių, išreikštų žodžiais;

• asmens požiūrio, veiklos ar situacijos įvertinimą;

• dėmesio ir koncentracijos lygį diskusijoje išreikštų idėjų

atžvilgiu;

• vadovo autoriteto demonstravimą;

• kelių tikslų naudą.

Neverbalinis bendravimas yra svarbus vadovui ir komandos nariams

analizuojant pašnekovų nuotaiką. Tyrimai parodė, kad 80% visos mūsų

gaunamos informacijos yra pagrįsta vizualiniu įspūdžiu; vizualinės

informacijos isimenama 30%, o girdėtos – 20-30%.

Bendravimas raštu – bendraujant raštu informacija koduojama grafinių

ženklų pagalba. Organizacinės informacinės priemonės vartoja ir siūlo

bendravimą raštu kaip vieną iš efektyviausių vadybos bendravimo metodų.

Rašytinę informaciją formuluoja šios sryties specialistai. Jie perduodamą

informaciją fiksuoja popieriuje.

– privalumai:

• informacijos tikslumas – suprantamumas, jeigu turėsime omenyje,

jog rašydami laišką ar dokumentą, šiam procesui skiriame daugiau

dėmesio, žodžius renkamės labiau apgalvotai;

• kada informacija užfiksuojama raštu popieriuje, ji gali būti

saugoma ir prireikus bet kada panaudota dar kartą; ji gali būti

kopijuojama ir naudojama kaip legali dokumentacija, sprendžiant

įvairias teisines bylas;

• raštu užfiksuotas dokumentas skaitančiajam leidžia geriau

apmąstyti informaciją;

• daugumoje atvejų rašytiniai dokumentai papildo žodinį

bendravimą, nes patvirtina, interpretuoja ir išaiškina anksčiau

gautą informaciją;

• šis bendravimo būdas skirtas daugeliui žmonių; pvz., didelėse

organizacijose, tokiose kaip kai kurie bankai, vidinės klientų

aptarnavimo taisyklės gaunamos, perskaitomos ir taikomos visiems be

išimties darbuotojams;

• kai kuriais atvejais tai gali sumažinti bendarvimo kaštus;

pvz., kartais pigiau studijuoti korespondencijos pagalbą, negu

dažnai lankyti paskaitas, dirbant pagal klasikinę sistemą „akis į

akį“.

– trūkumai:

• didelės apimties informacijos kaupimas – tai „popieriaus kalnai“,

kuriuos galima pamatyti didelių organizacijų archyvuose. Šis

napatogumas gali būti išspręstas mažinant dokumentų kiekį;

• rašytinė informacija oficiali ir beasmenė, nes ji nėra adresuota

konkrečiam asmeniui.

• Informacija gali būti užrašyta su klaidomis, kurių dėl siuntėjo

techninių specifikacijų iš karto galima ir nepastebėti;

• toks bendravimas riboja keitimąsi idėjomis bei nuomonėmis dėl

informacijos turinio;

• jeigu rašytinio dokumento siuntėjas neturi pakankamai žinių, talento

ir įgūdžių, informacija bus neišraiškinga, neįtikinama ir rašytinis

bendravimas nebus efektyvus.

Svarbiausi efektyvaus bendravimo elementai

Kad organizacija dirbtų kuo pelningiau, turi bū.ti geras ryšys tarp

darbuotojų, o ypač tarp vadovo ir pavaldinių – kuo geriau jie vienas kitą

supras, tuo efektyviau ir sklandžiau vyks darbas.

Daugumas pavaldinių yra nepatenkinti savo vadovais dėl to, kad „jie

niekada nesiklauso.“.

Kad bendraujant būtų pasiekta kuo geresnių rezultatų reikia:

1) mažiau kalbėti pačiam, nes tuo metu negali išgirsti

ką

kalba kiti;

2) leisti pavaldiniams atsipaladuoti, laisvai kalbėti;

3) parodyti partneriui, kad trokšti jį išgirsti ir elktis

atitinkamai:

– laikytis matomo kontakto;

– rami sėdėsena kėdėje, nežymiai palinkti į priekį;

– laikyti rankas ant stalo, matomas – žmonės, kurie laiko rankas po

stalu, atrodo lyg turėtų ką slėpti;

– nekryžiuoti rankų – tai gali atrodyti pašnekovui kaip nesutikimas

su tuo, ką jis sako;

– pokalbio metu neskaityti spaudos;

– nežiovauti ir nerodyti kitų gestų rodančių nuobodulį.

4) pašalinti visus vveiksnius, galinčius trukdyti dėmesį – pokalbio metu

nepaišyti, nebarbenti pirštais, nešlaminti popieriaus ir t.t.;

5) būti arti kalbančio žmogaus, įsivaizduoti save jo vietoje, suprasti

jo požiūrį;

6) atsikratyti iš anksto susidarytos nuomonės, kad jūs esate teisus ir

laukti, kol kalbantysis baigs tai, ką norėjo pasakyti.

Nepertraukinėti jo(

7) būti ramiam ir visada stengtis tokiam išlikti, nes nekantrus žmogus

gali suteikti kitą prasmę išgirstiems žodžiams;

8) laikytis pirminės nuomonės ir nepastebėti skirtingos negu jūsų

nuomonės, nes jeigu laisvai išreikšite savo nepritarimą, ppašnekovas

pereis į gynybą ir bet koks bendravimas bus nutrauktas;

9) užduoti pašnekovui tokius klausimus: „Taigi, ką jūs pasakėte,

reiškia.“ – tai parodys, kad jūs jo klausote ir taip padrąsinsite

tęsti;

10) nenaudoti be reikalo dominuojančių gestų (delnai žemyn, grasinimas

pirštu, rankos „ant klubų“ ir t.t.).

SVARBIAUSIA – gerbkite pašnekovą ir stenkites nuoširdžiai išklausyti,

nes dirbtinumas ir falšas, kad ir kaip meistriškai būtų slepiami, būtinai

bus pastebėti ir tuomet joks bus neįmanomas.

Skatinimo metodai pavaldiniams (motyvacija)

Veikla organizacijos viduje sukelia skirtingą žmonių reakciją ir

elgesį; vadovas, kaip veiklos koordinatorius ir organizacijos lideris, turi

sau užduoti tokius klausimus: Kodėl žmogus reaguoja? Kodėl vieni žmonės

reaguoja vienaip, o kiti visiškai priešingai? Kodėl tas pats žmogus

skirtingais momentais skirtingai reaguoja?

Nuo to, kaip rūpestingai vadovas atsako į šiuos klausimus, priklauso

grupės (komandos) veiklos kokybė.

Vadovų pastangos sistematizuoti atsakymus į šiuos klausimus leido

padaryti išvadą, kad žmonių reakciją veikia tam tikros aplinkybės:

varomosios jėgos, kurios skatina žmones pradėti veikti; norai, reiškiantys

polinkį, impulsą atgaivina malonius patyrimus realiame gyvenime arba

vaizduotėje; tvinksniai – energetiniai impulsai, kurie yyra potencialo

nuosmukio ir įtampos psichosomatiniame lygyje priežastis.

Vadovavimo tikslas, be veiklos taktikos ir strategijos numatymo, be

visų reikalingų darbo priemonių bei sąlygų įsigyjimo garantijos, turi taip

pat būti nukreiptas ir į tokius faktorius, kaip stimuliuoti ir suaktyvinti

žmogaus energiją; skatinti jautrumą; skatinti impulsą ir apsisprendimą

veikti.

Motyvacijos charakteristikos:

• tai svarbi savireguliacijos proceso dalis, aktyvi jėga, skatinanti

žmonių psichologinį, profesinį vystymąsi;

• savo varomąja jėga ir ypatybėmis motyvacija įkvėpia ir priešpastato

žmogaus psichologinę sandarą;

• ji generuoja emocines reakcijas, tuo pačiu sustiprina profesinių

pastangų ppotencialą;

• motyvacijos esmė tai, kad ji stimuliuoja, stumia ir. galiausiai

pradeda veiksmą.

Motyvacijos sistemos pagrindą sudaro žmogaus poreikiai, kurie yra

aktyvios asmenybės jėgos, veikiančios socialinėje aplnkoje.

JAV psichologas Abraham Maslow sukūrė žmogaus poreikių klasifikaciją.

Jis išskyrė penkias poreikių kategorijas, naudodamas piramidę ir

hierarchinę struktūrą.

Maslow‘o žmogaus poreikių piramidė:

Galima pastebėti, kad ši poreikių piramidė suteikia daug

paaiškinamosios informacijos vadovui, kuris bet kuriuo momentu turi žinoti,

kaip motyvuoti savo bendradarbius:

• juo daugiau poreikis yra nuolat patenkinamas, tuo mažiau jis

galimas; tai reiškia, kad poreikis, motyvuojantis elgesį, visada yra

nepatenkintas poreikis;

• preikis niekada netaps motyvacija, nebent ankstesnė motyvacija buvo

patenkinta – šis dėsnis įrodo poreikių patenkinimo eiliškumo svarbą.

Nauji poreikiai, patenkinus ankstesniuosius, atsiranda ne iškarto, o

palaipsniui:

• kuo poreikis yra auksčiau hierarchijoje, tuo jis žmogiškesnis. Pvz.:

žmogaus socialinis poreikis – pirmenybės teisė grupėje,

charakterizuoja ir žmogiškuosius, ir gyvuliškuosius pradus; tačiau

pagarbos ir socialinio statuso poreikis yra tik žmogiškas. Taip pat

saviraiškos poreikis yra grynai žmogiškas;

• specifiniai žmogiškieji poreikiai – pagarba, socialinė padėtis ir

saviraiška – yra ne tokie gyvybiškai svarbūs žmogaus išlikimui, jų

patenkinimas sąlygoja efektyvesnį darbą; atsakomybė ir įsitraukimas

į veiklą galiausiai sukelia asmeninės harmonijos jausmą.

Motyvacijos laipsnis ir profesinė darbuotojų veikla yra tiesiogiai

priklausomi – kuo geriau bendradarbiai motyvuojami, tuo organizacija bus

konkurentabilesnė.

Kasdienė veikla reikalauja skirtingų motyvacijos formų. Pagal kilmę

išskyriamos dvi motyvacijos kategorijos:

1. Teigiama motyvacija – finansinis paskatinimas (algos

padidinimas, premijos ir t.t.) arba nefinansinis

skatinimas (padrąsinimas, pagyrimas ir t.t.); abu tipai

teigiamai veikia tarpžmogiškuosius santykius ir apskritai

teigaimai veikia visos organizacijos veiklą.

2. Neigiama motyvacija – tai grasinimas, kaltinimas,

atlyginimo sumažinimas. Agresyvus skatinimas dažniausiai

veikia neigiamai, destabilizuojančiai. Neigiamai

motyvuojant, reikia būti labai taktiškam ir apdairiam;

naudojimo neatitikimas gali iššaukti netinkamą profesinį

elgesį.

Vienaip ar kitaip motyvuodamas, vadovas turi atsižvelgti į

bendradarbių poreikius ir ypatingai į paskatas, kurios turi būti taikomos.

|Poreikiai |Teigiama motyvacija |

|1. Biologiniai |Atitinkama alga |

| |Patogios darbo sąlygos |

| |Darbo priemonės |

| |Nemokami priešpiečiai |

| |Būsto garantijos |

|2. Saugumo |Medicininis draudimas |

| |Asmens darbo sutartyje būtinai turi |

| |būti įtrauktos sąlygos dėl draudimo |

| |ir kompensacijos |

| |Darbo apsaugos priemonės |

| |Valstybiniai ar privatūs pencijiniai |

| |fondai |

|3. Socialiniai |Kolektyvinės šventės |

| |Dalyvavimas .organizacijos apmokamose |

| |varžybose |

| |Laisvas laikas socialiniams |

| |renginiams |

|4. Socialinio statuso ir pagarbos |Paaukštinimas pareigose |

| |Premijos |

| |Asmeninis kabinetas |

| |Tarnybinė mašina |

| |Dažnas būvimas su vadovu |

| |Visuomeninės veiklos įvertinimas |

|5. Saviraiškos |Galimybės ypatingiems laimėjimams |

| |Kūribingumo padrąsinimas |

| |Specialios užduotys |

| |Laisvalaikis hobiui |

| |Leidimas savaitgaliais naudotis |

| |organizacijos patogumais |

Dvasinis ir emocinis darbuotojų dalyvavimas organizacijos problemų

sprendime, motyvacijos technika nereiškia idėjų primetimo procedūros.

Pagrindinės prielaidos, garantuojančios sėkmę, yra gerai suvokti intelekto

galimybes, vaizduotę, kūrybiškumą ir kiekvieno darbuotojo drąsą; visa tai

pripažįstama organizaciniame lygmenyje.

Keli pasiūlimai, kurie padės teigiamai motyvuoti darbuotojus:

• užsitarnaukite pagarbą kaip vadovas;

• sukurkitę gerą sprendimų įvaizdį;

• atsižvelgdami į darbo atlikimą, samdykite profesionalus;

• domėkitės darbuotojų problemomis;

• sužinokite jų nuomonę apie save;

• aiškiau formuluokite užduotis;

• deleguokite atsakomybę ir valdžią;

• girkite iš visos širdies;

• remkites finansine motyvacija;

• kritikuokite darbą, o ne asmenį;

• teisingai įvertinkite rezultatus;

• neužgniaužkite konfliktus, o stenkitės juos išspręsti;

• renkite produktyvius susirinkimus;

• prisiminkite patarlę: „Yra du garbėtroškų tipai: tie, kurie tai

pripažįsta, ir mes visi likusieji“.

Literatūra:

Vadybos mokslas ir praktika. Paskaitų konspektas. V., „Technika“, 1993

Bagdonas E., Bagdonienė L. Administravimo principai. K.,

„Technologija“,2000

Seilius A. Firmos kūrimas ir valdymas. Klaipėda, 1994

Seilius A. Organizacijų tobulinimo vadyba. Klaipėda, 1998

———————–

Bendravimas yra pranešėjo informacijos perdavimasjos gavėjui

įvairais kanalais (būdais) tokiomis sąlygomis, kuriomis gavėjas teisingai

supranta informaciją, kuri tampa bendravimo objektu.

Bendravimo procesas – tai socialinių kultūrinių ryšių aplinka, kuri

apima ir pačią organizaciją, ir jos socialinę ekonominę aplinką.

SIUNTĖJAS

INFORMACIJOS SIUNTIMAS

INFORMACIJOS KODAVIMAS

GAVĖJAS

ATSAKYMAS

ŠIFRAVIMAS.INFORMACIJA

BENDRAVIMO KANALAS

TRUKDŽIAI

APLINKOS ĮTAKA

BENDRAVIMO KANALAS

KODUOTAS ATSAKYMAS

GRĮŽTAMASIS RYŠYS

VISUOMENINIS ŽMOGIŠKUMAS

Nežodinės informacijos kodavimas yra vienas

iš neišspręstų bendravimo

komponentų, reikalaujančių partnerio žinių.

DĖMESIO( Nevykstant žodiniam bendravimui, visos kitos nuomonės

profesionalaus vadovo gali būti „perskaitytos“ atidžiai sekant gestus.

Motivacija – tai vidinė žmogaus elgesio priežastis, kuri, nors būdama

vidinė, yra veikiama išorinių stimulų; pastarieji kiekvieną žmogų veikia

individualiai. Šie stimulai yra nukreipti iš išorės ir skatina žmogų imtis

vienų veiksmų ir atsisakyti dalyvauti kitose.

SAVIGARBOS

PAGARBOS

FIZIOLOGINIAI

SOCIALINIAI

SAUGUMO