Informacinis aprūpinimas
AB „Naujoji Ringuva“ informacinis aprūpinimas
Atliko: M.A. VVA**
Priėmė: v.as. M.Asanavičienė
Kaunas 2002
Turinys
ĮVADAS 3
1. SKYRIUS. Firmos charakteristika: 4
1.1 FIRMOS VEIKLA, 4
1.2 ĮMONĖS PRODUKCIJA, 4
1.3 KLIENTAI 5
1.4 ĮMONĖS KONKURENTAI, 5
2. SKYRIUS. Įmonės valdymo struktūra: 6
2.1 SKYRIAUS PADALINIAI. 6
3. SKYRIUS. AB „Naujoji Ringuva“ organizacinė veikla: 7
3.1 ĮMONĖS IŠORINĖ INFORMACIJA IR JOS SRAUTAI, 7
3.2 ĮMONĖS VIDINĖ INFORMACIJA IR JOS SRAUTAI, 7
3.3 ĮMONĖS DUOMENŲ BAZĖS, 8
3.4 ĮMONĖJE SAUGOMI DOKUMENTAI 9
4. SKYRIUS. Konfidenciali informacija ir jos apsauga
AB „Naujoji Ringuva“ 10
5. SKYRIUS. Informacinio aprūpinimo organizavimas
įmonėje 11
5.1 TEISINĖS, TECHNINĖS IR KITI PAPILDOMI INFORMACIJOS ŠALTINIAI 11
5.2 VADOVŲ APRŪPINIMAS INFORMACIJA 11
5.3 ĮMONĖS INFORMACINIO APRŪPINIMO SCHEMA 11
IŠVADOS IR PASIŪLYMAI 12
LITERATŪRA 13
PRIEDAI 14
Įvadas
Ekonominį šalies išsivystymą sąlygoja eefektyvus ir optimalus informacijos panaudojimas, todėl informacinis aprūpinimas jo kūrimas ir vystymas turi būti svarbus ir aktualus, kiekvienos organizacijos uždavinys.
Atsižvelgiant į tikslus ir uždavinius, informacijos kaitą, akivaizdus reikalavimas, jog informacinis aprūpinimas būtų efektyviai organizuojamas ir efektyviai veiktų. Priešingai jos egzistavimas organizacijoje taptų nuostolingas, bereikšmis ir tik kenktų organizacijai. Gerai organizuotas informacinis aprūpinimas padeda greitai ir patikimai tvarkyti ir apdoroti informacinius srautus, o tai, didele dalimi lemia verslo sėkmę.
Šiandien informacijos srautai yra labai platūs, o jų apimtys – didžiulės. Todėl vienam ddarbuotojui yra labai sunku, o dar dažniau ir neįmanoma apsirūpinti ir aprūpinti visos organizacijos informacinius poreikius. Taigi organizacijos apsirūpinimą informacija tenka spręsti visam organizacijos kolektyvui.
Mano pasirinkta firma yra prekybą ir gamybą vygdanti AB “Naujoji Ringuva”. Darbe trumpai aprašyta pati firma, jjos organizacinė struktūra, išoriniai informacijos šaltiniai.
Šio darbo tikslas: aptarti esamą AB “Naujoji Ringuva” informacinį aprūpinimą.
Pagrindiniai uždaviniai:
išanalizuoti AB „Naujoji Ringuva“ valdymo struktūrą ir jos padalinius;
išanalizuoti AB „Naujoji Ringuva“ konfidencialią informaciją ir jos apsaugą įmonėje;
išsiaiškinti AB „Naujoji Ringuva“ informacinio aprūpinimo organizavimą;
sukurti AB „Naujoji Ringuva“ sistemingą, išsamų vadovų aprūpinimą informacija.
Šio darbo pagrindą sudaro interneto puslapiuose rasta informacija.
1. SKYRIUS. Firmos charakteristika:
1.1 FIRMOS VEIKLA
AB “Naujoji Ringuva” įkurta 1920 m. yra viena seniausių Lietuvos įmonių. Po jos įkūrimo, ji tapo Lietuvos ir kaimyninių kraštų vienvaldė lyderė ūkiško muilo gamyboje. Įmonė kuria šiuolaikišką skalbimo ir kūno priežiūros produktų kartą, kurioje siekia įkūnyti savo veiklos filosofiją – „Aukštos kokybės produktai – tai vartotojų pasirinkimo laisvė ir pagarba partneriams.“
1997m. 80% atnaujinusi produkcijos asortimentą, bei sugrįžusi prie istorinio pavadinimo, AB “Naujoji RRinguva” tęsia sėkmingos veiklos tradicijas. 1997 metais suformuluota įmonės vizija “Tapsime elitine Pabaltijo įmone – gamintoja bei regioninės rinkos lydere” – virsta realybe:
• įdiegtos naujausios apskaitos ir gamybos technologijos;
• išplėstas produkcijos realizacijos tinklas.
AB “Naujoji Ringuva” produkcijos realizacijos 60% sudaro eksportas. Eksportuojama į Latviją, Estiją, Baltarusiją, Ukrainą, Vokietiją, Lenkiją, Skandinavijos šalis. Įmonės pagrindinės prekybinės rinkos yra Vidurinėje Azijoje – Uzbekija, Afganistanas, Tadžikistanas. Įmonė jau keletą metų savo produkcijos ūkišką muilą sėkmingai tiekia į krizės ir neramumų niokojamas šalis. Bendradarbiaudama su Afganistanu įmonė siūlo bbūtiną produkciją konkurencingomis kainomis. AB “Naujoji Ringuva” dalyvauja tarptautiniuose produkcijos tiekimo konkursuose humanitariniams tikslams ir muilą eksportuoja į Raudonojo kryžiaus kuruojamus karštuosius pasaulio taškus Europoje, Azijoje, Amerikoje.
1.2 ĮMONĖS PRODUKCIJA
Įmonės gaminami produktai vaizduojami 1 lentelėje:
1 lentelė
Nr. Gaminio pavadinimas Vnt. masė
g/ml Vnt. kaina Lt
1. “Ringuva”, Skalbiklis 500 2,00
2. “Ringuva”, Ūkiškas senolių muilas 200 0,72
3. “Ringuva”, Muilas su kokoso aliejumi 200 1,00
4. “Ringuva”, Ūkiškas muilas su tulžimi 200 0,99
5. Ūkiškas muilas 70% 200 0,80
6. Ūkiškas muilas 70% 185 0,71
7. Ūkiškas muilas su tulžimi70% 200 0,89
8. Vermišelinis muilas 70 % 25 kg 3,21
9. Vermišelinis muilas su tulžimi 70 % 25 kg 3,83
Kaip matome iš lentelės, įmonės pagrindinę produkcijos dalį sudaro muilo ir skalbimo priemonių asortimentas.
1.3 KLIENTAI
Prekių realizavimo rinkos dalyviai ir įmonės prekių % pasiskirstymas jose, pateiktas lentelėse nr.2-3 ir schemose pav.1-2.(žiūrėti priedus).
1.4. ĮMONĖS KONKURENTAI
Pagrindiniai įmonės konkurentai yra “Procter & Gamble“, „Unilever“, „Colgate“, „Palmolive“ importuojantys tualetinį muilą ir skalbimo priemones.
2. SKYRIUS. Įmonės valdymo struktūra
Įmonėje yra taikoma mašininė organizacijos struktūra. Ši struktūra yra būdinga brandžioms gamybinėms organizacijoms, veikiančioms pakankamai stabilioje aplinkoje bei turinčioms susiformavusią kultūrą. Šiose įmonėse siekiama viską kuo labiau standartizuoti.
Tokio tipo organizacijose yra gana dažni konfliktai, kuriuos lemia gana siaura darbuotojų specializacija. Darbuotojų veiklos yra atsietos viena nuo kitos, darbuotojai yra orientuoti tik į konkrečią savo darbo funkciją ir sprendžiant atsiradusias problemas iškyla bendravimo sunkumai.
Taigi, kaip ir daugelyje mašininių organizacijų, yra taikoma funkcinė valdymo struktūra, kurią galime matyti schemoje nr.3 (žiūrėti priedus).
Taikant funkcinę valdymo struktūrą, yra aaiškiai atskirtos veiklos funkcijos. Kiekvienas darbuotojas tokioje valdymo struktūroje turi siaurą specializuotą funkcinę veiklą ir gali įgyti itin aukštą profesionalumo lygį.Tačiau diegiant strategiją, kuri yra paremta sistemine funkcine koordinacija, gana dažnai kyla daug keblumų. Funkciniai, techniniai specialistai paprastai žiūri į visus keblumus itin siaurai, tik per savo “prizmę”, todėl dažnai neranda bendros kalbos.
Labiau priimtina valdymo struktūra – matricinė struktūra. Matricinei struktūrai būdingi dvigubi valdžios, atskaitomybės ir skatinimo ryšiai. Žmonės, veikiantys matricinėje struktūroje, turi dvigubą atsakomybę – produkto, biznio ar kito projekto bei savo pagrindines veiklos funkcijas. Tokiu būdu yra suderinama funkcinės ir kitų specializacijų veiklos. Čia kiekvienas darbuotojas turi dvigubą pavaldumą: funkciniam bei projekto vadovams.
AB “Naujoji Ringuva” organizacinė struktūra.
Ji yra pateikta priedų schemoje nr.3.
3. SKYRIUS. AB “Naujoji Ringuva” organizacinė veikla
3.1 ĮMONĖS IŠORINĖ INFORMACIJA IR JOS SRAUTAI
Įstaigos išorinę informaciją sudaro žiniasklaidos sistema ir interneto sistema. AB „Naujoji Ringuva“ išorinę informaciją sudaro tokie žiniasklaidos leidiniai kaip: dienraštis „Lietuvos Rytas“, verslo laikraštis „Verslo žinios“, teisinės informacijos šaltinis „Valstybės žinios“, bibliotekos, konsultaciniai centrai, LR Seimas ir Vyriausybė ir interneto svetainė www.jt.lt .
3.2 ĮMONĖS VIDINĖ INFORMACIJA IR JOS SRAUTAI
Įstaigos vidaus informacinė sistema skirstoma į:
1) Prekių pardavimo sistemą;
2) Raštvedybos sistemą;
Raštvedybos taisykles nustato atitinkami reikalavimai. Jie nustato, kaip reikia įforminti ir tvarkyti įstaigoje esančius dokumentus. Įstaigoje yra registruojami gauti iir siunčiami raštai ir kiti dokumentai.
3) Finansų ir buhalterinės apskaitos sistemą;
Šios sistemos pagalba galime gauti visą reikalingą informaciją susijusią su įmonės finansine veikla (finansiniai rodikliai, ataskaitos).
4) Personalo ir darbo užmokesčio apskaitos sistemą.
Ši sistema svarbi tuo, kad yra taikoma norint apskaičiuoti firmos darbuotojų užmokesčius.
Įmonės informacinę sistemą sudaro tokios funkcijos:
Duomenų rinkimas ir organizavimas;
Įmonės darbuotojai renka visą reikalingą informaciją tam kad galėtų ja pasinaudoti norėdami priimti tam tikrus sprendimus dabar arba prireikus ateityje.
Naudos gavimas iš informacijos;
Kiekviena informacija firmos viduje turi tam tikrą naudą.
Duomenų išsaugojimas naudojimui ateityje;
Darbuotojas kaupia visą informaciją, kuria jo manymu, galės pasinaudoti kiti firmos darbuotojai ateityje kai jos labiausiai reikės – taip sutaupomas laikas tos pačios informacijos paieškoms ir tokia sistema yra daug lankstesnė. Informacija yra lengviau prieinama.
Pranešimų pateikimas klientams ir valdymo organams;
Prireikus tam tikros informacijos darbuotojui ar firmos klientui, galima pasinaudoti jau sukaupta informacija ir ją pateikti pranešimo forma.
3.3 AB „Naujoji Ringuva“ duomenų bazės
Visoms šioms sistemoms AB „Naujoji Ringuva“ naudoja kompiuterinę programą Concorde XAL. Concorde XAL įdiegimas užtikrino duomenų saugumą ir stabilumą, sistema suteikia visą reikalingą informaciją įmonės valdymui bei padeda spręsti gamybos apskaitos ir valdymo problemas. Įmonėje yra instaliuoti visi standartiniai, gamybos bei ilgalaikio turto apskaitos moduliai. Šios programos bepopierinio gamybos valdymo (BGV) modulis leidžia gamybos planavimą ir valdymą vesti elektroniniu
būdu. Šis modelis gerai pritaikytas tiek gamybos procesui pagal užsakymus be sandėliavimo, tiek gamybos procesui su gatavos produkcijos kaupimu sandėlyje, o taip pat šių sistemų kombinacijai. Concorde XAL BGV modulis pagrįstas personalinių kompiuterių panaudojimu gamybos aplinkoje.
FUNKCIONALUMAS
Concorde XAL BGV įgyvendina visų sandėlio duomenų, gaminių ir gamybos laikų pastovų atnaujinimą.
Gamybos planuotojas turi galimybę planuoti ir perplanuoti gamybą ir jam nebūtina spausdinti visą gamybos dokumentaciją ir brėžinius. Darbuotojas, atėjęs iš ryto į darbą, gali pasitikrinti savo kompiuteryje sąrašą darbų, kuriuos turės atlikti tą ddieną. Darbai išdėstomi ta tvarka, kuria turės būti atliekami. Darbuotojas gali skaičiuoti ir užrašyti laiką, skirtą gamybai ir įrengimų perderinimui, paprasčiausiai paspausdamas klaviatūros klavišą.
Programa parodo užsakymus, kuriems įvykdyti reikia tam tikrų išteklių komponentų. Gali būti parodytas individualaus užsakymo brėžinys.
Išteklių komponentais gali būti:
• įrengimai,
• žmonės.
Kiekvienas darbuotojas gali užrašyti laiką, pagamintų vienetų skaičių, ir, jeigu reikia – kiekvieno užsakymo sąnaudas ir gamybos nuostolius.
Kiekvienas išteklių komponentas gali būti nustatytas vykdyti vieną iš šešių iš anksto numatytų kelių.
PAPILDOMOS GALIMYBĖS
Concorde XAL BGV taip pat atlieka ppapildomas funkcijas, kurias kiekviena firma gali naudoti, kai jai to reikia:
• Kiek turime sandėlyje reikiamų prekių?
• Kada atvyks kita prekių partija?
• Kokiame gamybos procese yra produktas?
• Grafikas, rodantis, ar darbo eiga atitinka terminus (Ar užsakymas vykdomas kaip planuota?)
• Kiekvienos atskiros gamybos kkomentaras.
• Gaminamų produktų brėžiniai.
• Įvairių produktų brėžiniai.
• Duomenų perdavimas į kitus kompiuterius.
• ISO 9000 standarto reikalavimai ištekliams.
• Darbo laiko registravimas atlyginimų skaičiavimui tiesiogiai Concorde XAL sistemoje.
AB “Naujoji Ringuva” duomenų bazių temų sąrašą galite rasti priede nr.4.
3.4 AB “Naujoji Ringuva” saugomi dokumentai
Įmonėje yra saugomi dokumentai, kurie yra paskirstomi pagal bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Tarp saugomų dokumentų yra sekretoriato, buhalterinės apskaitos, prekių formulių, naujų gaminių brėžiniai ir projektai, t.y. tie dokumentai, kurie būtų greitai pasiekiami kai jų reikia ir neprieinami pašaliniams asmenims kol įmonė pati nenusprendžia leisti viešai jais naudotis.
4. SKYRIUS. Konfidenciali informacija ir jos apsauga AB “Naujoji Ringuva”
Kiekviena firma turi tam tikrą dalį informacijos, kuri yra konfidenciali. AB „Naujoji Ringuva“ turi konfidencialios informacijos susijusios su būsimų tiekėjų paieškomis, būsimų kontraktų ssąlygų sudarymu bei naujų produktų gamyba. Ši informacija yra saugoma firmos darbuotojų ir paprastam piliečiui be įmonės darbuotojo leidimo yra neprieinama.
5. SKYRIUS. Informacinio aprūpinimo organizavimas įmonėje
5.1 TEISINĖS, TECHNINĖS IR KITI PAPILDOMI INFORMACIJOS ŠALTINIAI
Įmonė gauna teisinės informacijos šaltinį „Valstybės žinios“, kuriame randami visi teisiniai nutarimai, įstatymai, įstatymų priedai ir papildymai. Visą kitą informaciją firma gauna iš 3.1 skyriuje paminėtų informacijos šaltinių.
5.2 VADOVŲ APRŪPINIMAS INFORMACIJA
Informacija vadovams turi būti konkreti ir tiksliai atrinkta iš atitinkamų šaltinių. Pagrindinis informacijos vadovams tikslas yra padėti jjiems priimti pagrįstus sprendimus pagal pateiktus duomenis, kurie labiausiai atspindėtų reikalingą informaciją sprendimui priimti.
5.3 ĮMONĖS INFORMACINIO APRŪPINIMO SCHEMA
Schemą nr.5 žiūrėti prieduose. Taigi skyrių direktorių pavaduotojai informaciją gauna iš skyrių tarnybų. Šią informaciją jie perduoda savo direktoriams o šie gautą informaciją susistemina ir pateikia Generaliniam direktoriui.
IŠVADOS IR PASIŪLYMAI
Išvados:
1. Mano nuomone, AB „Naujoji Ringuva“ turi pakankamai daug tiek išorinės tiek vidinės informacijos vykdyti savo veiklai. Ypač daug naudos teikia konsultaciniai-informaciniai centrai.
2. Manau, kad nepakankamai yra skiriama dėmesio įmonės veiklai investicijų požiūriu, sunku rasti partnerių.
3. Gerai pasirinkta informacijos rinkimo ir saugojimo programa (Concorde XAL).
Pasiūlymai:
1. Manau, įmonė žengia teisinga linkme – sėkmingai plečia savo verslą užsienyje (Skandinavijos šalys, Lenkija). Siūlau ir toliau taip plėsti veiklą Europoje, galbūt labiau domėtis Centrinėmis Europos šalimis.
2. Labiau pateikti visuomenei savo įmonės veiklos rezultatus, atsiradusius pokyčius ir sėkmingai vystomos veiklos perspektyvas ateityje.
LITERATŪRA
1. Columbus IT partner, http://www.columbus.lt/columbus/colframes.nsf/pages/produktai-paslaugos;
2. Įmonės internetinis puslapis www.ringuva.lt ;
3. Paieškos tinklapis www.google.lt ;
4. Verslo, įmonių VP internetinis tinklapis www.jt.lt .
Priedai
Klientų sk. Priedas nr.1.
2000m. liepos 1d. produkcijos realizavimo rinkos % pasiskirstymo lentelė (nr.2) ir produkcijos realizavimo rinkos grafikas:
2 lentelė
Šalis Gamybos pavadinimas Apimtis (litais) Dalis (procentais)
Lietuva Skalbiamieji muilai 1.497.193,68 42,70
Rusija Skalbiamieji muilai 174.784,08 4,98
Latvija Skalbiamieji muilai 292.180,66 8,33
Afganistanas Skalbiamieji muilai 494.039,52 14,09
Estija Skalbiamieji muilai 71.873,59 2,05
Baltarusija Skalbiamieji muilai 171.904,12 4,90
Ukraina Skalbiamieji muilai 479.089,80 13,67
Uzbekija Skalbiamieji muilai 300.012,00 8,56
Kiti Skalbiamieji muilai 24.868,02 0,72
Iš viso:
3.505.945,47 100,00
1 pav. Produkcijos realizavimo rinkos
Kaip matome iš grafiko Lietuva suvartoja 42% visos rinkai siūlomos produkcijos. Afganistanas ir Ukraina – po14%.
Klientų sk. Priedas nr.2.
2002m. liepos 1d.produkcijos realizavimo rrinkos % pasiskirstymo lentelė (nr.3) ir grafikas:
3 lentelė
Šalis Gamybos pavadinimas Apimtis (litais) Dalis (procentais)
Lietuva Skalbiamieji muilai 1.938.642,45 37%
Švedija Skalbiamieji muilai 617.334,89 12%
Suomija Skalbiamieji muilai 551.322,71 10%
Lenkija Skalbiamieji muilai 407.419,01 8%
Rusija Skalbiamieji muilai 209.656,29 4%
Latvija Skalbiamieji muilai 358.707,27 7%
Afganistanas Skalbiamieji muilai 302.005,82 6%
Estija Skalbiamieji muilai 79.206,88 1%
Baltarusija Skalbiamieji muilai 165.431,19 3%
Ukraina Skalbiamieji muilai 387.442,10 7%
Uzbekija Skalbiamieji muilai 241.901,11 5%
Kiti Skalbiamieji muilai 39.473,19 1%
Iš viso: 5.298.542,91 100%
2pav. Produkcijos realizavimo rinkos
Kaip matome iš 2 pav., lyginant su 2000m.duomenimis, eksportas padidėjo ne tik kiekiniu, bet ir veiklos ribų platumu (Švedija, Suomija, Lenkija).
