INFORMACINIŲ SISTEMŲ PANAUDOJIMAS VERSLO ORGANIZACIJOSE

VGTU

VADYBOS KATEDRA

MAGISTRANTŪROS STUDIJŲ KURSINIS PROJEKTAS

VADYBINĖS VEIKLOS PROGRAMA

VILNIUS

1999

TURINYS

Įvadas 4psl.

Probleminė dalis 6psl.

Teorinė dalis 12psl.

Programinė dalis 18psl.

Tyrimų dalis 22psl.

Išvados ir pasiūlymai 24psl.

Literatūra 26psl.

ĮVADAS

Šiame kursiniame projekte bandysiu panagrinėti, kaip informacinės sistemos veikia verslo organizacijose, o konkrečiai – jų efektyvumo problemas gamybos procese.

Dabartinę visuomenę galima apibūdinti kaip pereinamąją iš industrinės į informacinę visuomenę. Tam tikru požiūriu tai reiškia, kad tai, ką žmonės sukuria daugiau yra susiję su informacija ir žiniomis, negu su fizine verte. Gaminiuose, paslaugose didėja informacijos kiekis, t.y. ddidėja lygis iki kurio produkcijos ar paslaugos vertę sudaro informacija. Visoms, be išimties įmonėms svarbu patenkinti klientų poreikius ir rinką kuo mažesnėmis sąnaudomis ir tuo pačiu metu gauti kuo didesnias pajamas. Šį tikslą pasiekti padeda įmonės darbo optimizavimas ir kontrolė, pritaikant informacines sistemas. Tiktai optimalus informacinių sistemų naudojimas įmonei duoda apčiuopiamus teigiamus rezultatus, todel šiame darbe ir norėčiau panagrinėti informacinių sitemų darbo optimizavimą ir efektyvų jų panaudojimą visoje prekės arba paslaugos gamybos eigoje.

Objekto įvadinimas

Mūsų nagrinėjamas objektas yra informacijos sistemos (IS). JJos neturi universalaus apibrėžimo, nes jų turinys ir netgi esmė pastoviai keičiasi. Tai priklauso nuo epochos ir pačios technologijos ar technologijų sudedamųjų dalių. Kadangi čia nagrinėjamas šiuolaikinių IS efektyvumas verslo procesuose ir veiklose, tai naudosime sekantį apibrėžimą: ‘įvairių rūšių informacijos rrinkimas, apdorojimas, laikymas ir skleidimas, naudojant mikroelektronines skaičiavimo ir telekomunikacijų priemones’. Matome, kad IS yra neatskiriama nuo ją sudarančios technikos ir tai netgi apsprendžia jos pobūdį. Čia mes akcentuosime kompiuterizuotas duomenų apdorojimo ir perdavimo sistemas, nes praktikoje tai jau tapo tradicija. Tačiau pati technika savaime dar nėra technologija. Dabartinės informacinės sistemos įvaizdį galima sieti su personaliniu kompiuteriu, o jis tėra tik metalo ir plastiko konstrukcija, kol su juo nėra sujungiamos kažkokios idėjos ir tam tikri sugebėjimai. Taigi, minėtąsias kompiuterines sistemas galima laikyti technologijomis, kuomet jos tiesiogiai susiejamos su informaciniais tikslais, problemomis ir poreikiais. Informacijos sistemų kūrėjai privalo visiškai būti susipažinę su verslu, kuriam jie kuria sistemas ir atsižvelgti į vartotojų reikalavimus. Apibendrinant galima būtų pasakyti, kad IS susideda iš kompiuterinės ttechnikos, programinės įrangos ir koncepcijos.

Šiame kursiniame projekte bandysiu panagrinėti gamybos (plačiaja prasme) procesą, aprašyti kiekvieną to proceso fazę, nurodant informacinių sistemų panaudojimo galimybes. Išanalizavęs informaciją bei žinias apie IS panaudojimo verslo įmonėse galimybes, paminėsiu problemas su kuriomis susiduria modernios verso įmonės, kurias tikslinga toliau analizuoti.

PROBLEMINĖ DALIS

Kuomet nagrinėjama IS vieta verslo organizacijose, tai reikėtų paminėti aplinką kurioje jos funkcionuoja. Organizacijos informacijos sistemą yra ne kas kita, kaip žmonių, darbo įgūdžių, informacijos ir informacijos technologijų kombinacija. Todėl daugumoje šaltinių, kalbant apie informacinių ttechnologijų efektyvumą verslo procesuose, kartu kalbama apie platesnį junginį – strategines informacijos sistemas. Priežastys, dėl kurių korporacijos informacijos sistemoms ir technologijoms priskyrė strateginę reikšmę:

· Kompiuteri¸ naudojimo ásitvirtinimas praktikoje (didëjantys kompiuteri¸ sugebëjimai ir pasitikëjimas jais).

· Koncepcijos apie informacijà ir informacijos technologijas pasikeitimas (tai pradëta traktuoti kaip strateginius resursus).

· Sëkming¸ pritaikym¸ árodymai.

· Informacijos sistem¸ ir technologij¸ paplitimas (komercinës programinës árangos bumas).

· Intensyvi ir globali konkurencija (globalus kaðt¸ spaudimas).

Strateginės informacijos sistemos (SIS) yra informacijos sistemos, kurios kažkokiam verslo vienetui turi sukurti arba palaikyti konkurencinį pranašumą. Tam tikslui SIS gali keisti tikslus, operacijas, produkciją, paslaugas ir netgi organizacijų struktūrą.

Tam, kad, naudojant informacijŕ, sukurti vertć (čia kalbama apie informacijŕ ne tik kaip apie resursŕ, bet kaip ir apie visa apimančiŕ terpć bei procesą), reikia sukurti ir įgyvendinti efektyvią jos panaudojimo sistemą. Čia reikėtų atskirti efektyvumo ir produktyvumo (angl. – effectiveness ir efficiency) sąvokas. Efektyvumas reiškia teisingą veiklą, t.y. norimų rezultatų pasiekimą. Produktyvumas apibūdina ekonomiškumą sąnaudų atžvilgiu, kuomet vyksta kokia nors gamyba. Tokiu būdu atsiranda galimybė, kad organizacija sugebės produktyviai gaminti blogą ar netinkamą produkciją, tačiau tuomet ji nebus efektyvi. Geri vadybininkai turi nuspręsti kas turi būti padaryta, prieš svarstant kaip tai turėtų būti atlikta. Tas pats atsitinka ir su informacinių sistemų naudojimu kokios nors vertės kūrime. Informacinių sistemų integravimas bet kkokiu atveju daro kokią nors įtaką – keičia darbo pobūdį, personalo sudėtį ir netgi visos organizacijos struktūrą. Žinoma, su ta sąlyga, kad integravimas vyksta. Tačiau šito poveikio apimtis dar nenulemia jo efektyvumo ir tai yra pagrindinė problema, su kuria susiduriama į bet kokį verslo procesą integruojant informacines sistemas.

Dabar pabandysiu atskleisti bet kokios kompanijos tikslus ir problemas, susijusias su gamybos procesu ir informacijos technologijomis. Kad pasiekti konkurencinį pranašumą, kompanijos dažniausiai renkasi vieną iš sekančių veikimo būdų:

· vadovavimàsi „þem¸ kaðt¸“ metodu – èia sekama kaðt¸ pozicija – jos santykis su konkurentais vertës grandinës iðlaid¸ atþvilgiu;

· „produkcijos diferenciacijos“ metodas – kompanijos sugebëjimas diferencijuoti savo struktûrà ar veiklà atspindi kiekvienos vertës kûrimo grandies ánaðà, siekiant patenkinti pirkëjo poreikius. Èia daugumà veikl¸, ne tik fizin¿ produkcijà ar paslaugas, siekiama diferencijuoti. Tai pasireiðkia kaip papildomos vertës ar koki¸ nors nauj¸ bruoþ¸ suteikimas;

· rinkos specializavimu siekiama koncentruotis ties tam tikromis rinkomis arba jose ieðkoma koki¸ nors nið¸.

Kiekviena iš gamybos grandžių susideda iš dviejų – fizinio ir informacijos apdorojimo komponentų. Fizinis komponentas susideda iš užduočių, reikalingų veiklos atlikimui. Informacinis komponentas apima žingsnius, kuriais renkami, apdorojami ir perduodami duomenys, reikalingi tos veiklos atlikimui. Kiekviena iš gamybos grandžių naudoja ir kartu kuria tam tikros rūšies informaciją. Matome, kad toks požiūris informaciją traktuoja kaip vvienŕ iđ resursų, o IS yra reikalingos, kad galima būtų su ja operuoti. Tačiau jos vystosi greičiau už fizinio apdorojimo technologijas ir tai kompanijas verčia labiau tyrinėti savo galimybes, kad IS galėtų pritapti ir efektyviai funkcionuoti visose devyniuose vertės kūrimo etapuose ir lygiuose.

Papildomos informacijos tiekimas gali diferencijuoti firmos produkciją, pavyzdžiui pirkėjų konsultavimo linijos įrengimas realiai padidina produkcijos vertę, jei kiti tos sferos gamintojai panašių paslaugų nesiūlo. Tai tik vienas pavyzdys, tačiau tendencija yra ta, jog produkcijoje didėja informacinio elemento kiekis. Minėtame pavyzdyje tai vyksta tiesiogiai ar netgi fiziškai.

Informacinių sistemų vaidmuo ir svarba skiriasi priklausomai ir nuo kompanijos veiklos srities, pavyzdžiui bankininkystė arba draudimo verslas informaciją naudoja intensyviai. Tačiau cemento gamyba reikalauja mažesnio informacijos valdymo. Žinoma, čia skiriasi ir pačios informacijos pobūdis bei jos technologijos.

Informacinių sistemų paplitimas daro įtaką ne tik gamybos technologiniam procesui, bet ir visam įmonės konkurentabilumui. Žinoma, kad informacinė revoliucija veikia konkurenciją trimis būdais:

1) keièia pramonës struktûrà ir konkurencijos taisykles;

2) kompanijoms suteikia naujas konkurent¸ aplenkimo sritis, bûdus ir galimybes;

3) sudaro prielaidas atsirasti daugybei nauj¸ verslo rûði¸.

Čia reikia išskirti penkias konkurencines jėgas, kurios veikia bet kurio verslo pelningumą:

1) pirkëj¸ galia;

2) tiekëj¸ galia;

3) nauj¸ konkurent¸ (debiutant¸) grësmë;

4) galim¸ pakaital¸ (alternatyva firmos gaminamai produkcijai) grësmë;

5) varþymasis tarp esanèi¸ konkurent¸.

Vadybininkams tenka spręsti tris klausimus: kaip kiekviena iš

šių jėgų yra nukreipta prieš jų firmą, kaip jas galima kontroliuoti arba paveikti ir kaip panaudoti informacijos sistemas, nes dabar jų panaudojimas įgyja strateginę ir netgi lemiamą reikšmę. Literatūroje yra pateikiami penki žingsniai, kuriuos reikia įvykdyti, norint sėkmingai konkuruoti informacijos amžiuje:

1. Ávertinti informacijos intensyvumà. Potencialiai didelis informacijos intensyvumas gamybos grandinëje tikëtinas tada, jei, pavyzdþiui: kompanija tiesiogiai susijusi su labai daug tiekëj¸ ar uþsakov¸; produkto pardavimui reikalingas didelis informacijos kiekis; gaminama daug ávairi¸ rûði¸ produkt¸, ir t.t. Potencialiai didelis informacijos intensyvumas gali bbûti ir paèioje produkcijoje, toks atvejis bût¸, jei produktas yra grynai informacinis arba jei jo gamybà ið esmës sudaro informacijos apdorojimas.

2. Nustatyti informacijos technologij¸ vaidmená paèioje pramonës struktûroje. Èia reikia isiaiðkinti kaip IS gali paveikti kiekvienà ið penki¸ konkurencini¸ jëg¸, jei tai ið viso yra ámanoma, ir galimà j¸ (IS) átakà pramonës riboms.

3. Identifikuoti ir klasifikuoti bûdus, kuriais IS gali sukurti konkurenciná pranaðumà. Èia reikia stebëti informacijos technologij¸ efektus gamybos grandims, visai gamybai ir ryðiams tarp jos grandþi¸. Tuomet reikia kruopðèiai iiðtirti tas veiklas kurioms reikia dideli¸ kaðt¸, arba tas kurios yra kritiðkai svarbios produkcijos iðdiferencijavimui. Tai pat reikia nagrinëti tas grandis, kurios turi kokius nors svarbius ryðius su kitomis. Pavyzdþiui, korporatyvinë infrastruktûra átakoja ir iðlaiko vis¸ kit¸ grandþi¸ vientisumà ir ffunkcionavimà. Reikia þiûrëti ir kaip IS gali keisti konkurencin¿ erdv¿. Yra kitos tyrim¸ kryptys, pavyzdþiui galima nagrinëti galimybes, ar galima prie produkto tiesiogiai pridëti daugiau informacijos, galbût produktas gali bûti parduotas naujiems pirkëjams (to siekiant per IS veiksmingumà marketinge), o galbût, naudojant IS, galima sukurti naujus produktus. Nors daþniausiai tai bûna kokios nors paslaugos, kuriomis siekiama padidinti esamos produkcijos konkurentabilumà.

4. Iðtirti, kaip IS gali sukurti prielaidas ir galimybes naujo verslo atsiradimui. Galbût galima kurti naujas verslo rûðis ið jau egzistuojanèi¸. Tai, nors ir rizikingas, bet gana daþnai pasitaikantis atvejis. Pavyzdþiui, American Airlines, dirbdama kartu su savo partneriais daugiau uþdirba tiesiogiai dalyvaudama informacijos (on-line rezervavimo) sistemose ir atlikdama perveþimus prekybos sistemose, negu ið savo áprastinio keleivini¸ oro linij¸ verslo.

5. Vystyti planus, nukreiptus áá IS privalum¸ iðnaudojimà. Taip pat grupuoti strategines investicijas, nukreiptas á naujos technikos ir programinës árangos ásigijimà. Toliau, identifikuoti bûtinus organizacinius pakeitimus. Tuos pakeitimus bûtina iðaiðkinti ir vadybininkams, nedirbantiems vadybos informacijos sistem¸ srityje

Kompanijos reakcija ir orientacija į informacijos technologijas vyksta dvejomis kryptimis. Pirma, ji turi reaguoti į išorę, nes ten kuriama nauja technika ir technologijos, bet to ten jos plinta ir užduoda kažkokį tai bendrą lygį, kompanijoms suteikdamos beveik vienodas startines pozicijas. Tokia padėtis ar santykiai yra ypač ryškūs iir aktualūs tarp kažkuo ekvivalenčių organizacijų – pagal sferas, struktūrą, resursus ar dar ką nors. Dabar tai dar labiau globalizavosi, nes skaičiavimo technika, biurų įranga ir programinė įranga dėl savo palyginti neaukštų kainų beveik spontaniškai įsiveržė į kiekvieną organizaciją. Ir tam, kad įgyti arba išlaikyti konkurencinį pranašumą, kompanijos turi orientuotis į savo vidų – rūpintis tų lengvai prieinamų, tačiau esančių tik „pusfabrikačiu“ informacijos technologijų įdiegimu ir efektyviu išnaudojimu. Dėl globalios informacijos reikšmės bei pobūdžio ir pačios technologijos turi būti įtraukiamos į kiekvieną iš gamybos grandžių.

Norint parduoti gaminius arba paslaugas, reikia jas kurti pigiau, greičiau ir vis modernesnias. Gaminių arba paslaugų gyvavimo ciklas sudaro 3-5 ir mažiau metų. Norint laiku gaminti ir siūlyti modernesnius gaminius bei paslaugas, reikia priimti vis sudėtingesnius sprendimus per vis trumpesnį laiką. Nauji gaminiai ir paslaugos tampa sudėtingesniais, didėjant informaciniam jų turiniui, o jiems sukurti reikia vis daugiau ir platesnių žinių. Visa tai sąlygoje informacijos ir žinių naudojimo organizacijoje svarbą.

TEORINĖ DALIS

Kiekvienos firmos veiklą galima išskaidyti į tam tikras susijusias dalis, kurios, funkcionuodamos kartu, sudaro gamybos grandinć. Kiekviena iš tų dalių gamybos procese prideda savo vertės dalį prie galutinio produkto, tuo pačiu didindamos ir bendrus kaštus.

Šios veiklos (jos yra devynios) gali būti suskirstytos į dvi kategorijas &– pirmines veiklas ir palaikančiŕsias veiklas.

Pirminės veiklos yra veiklos, į kurias įeina fizinis produkto pagaminimas ir jo paleidimas į rinką. Jos yra tiesiogiai susietos su firmos produkcijos ir paslaugų, kurios vartotojams sudaro vertę, gamyba bei platinimu. Jas sudaro:

· tiekimas, t.y. medþiag¸ arba þaliav¸ gavimas, saugojimas ir paskirstymas á gamybos vietas;

· operacijos – minët¸j¸ medþiag¸, þaliav¸ arba kitoki¸ sànaud¸ transformavimas á uþbaigtus produktus;

· realizavimas – produkcijos saugojimas (sandëliavimas) ir paskirstymas;

· marketingas ir pardavimas;

· servisas – paslaugos ir aptarnavimas po produkto pardavimo, siekiant iðlaikyti ar padidinti produkto vert¿;

Palaikančiosios veiklos uţtikrina ir leidţia vykdyti pirmines. Jas sudaro:

· bendros infrastruktûros sudarymas ir palaikymas – visos vertës kûrimo grandinës ramstis. Áeina bendroji vadyba, planavimas, finansinë veikla, apskaita, teisinë veikla, santykiai su vyriausybe ir kokybës vadyba;

· þmogiðk¸j¸ resurs¸ vadyba – nauj¸ personalo nari¸ priëmimas arba samdymas, paruoðimas ir lavinimas;

· technologijos vystymas – gamybos proceso ir produkcijos gerinimas;

· tiekimas arba aprûpinimas – þaliav¸ arba kitoki¸ resurs¸ gavimas ir j¸ funkcionavimo uþtikrinimas iki gamybos.

Čia reikėtų paminėti firmos analizės pagal vertės kūrimo grandinę esmę:

Tai yra verslo veiklos analizës forma, kuri suskirsto ámon¿ á dalis (daþnai tam tikra veikla atitinka ir koká nors fiziná junginá ar vienetà);

· ji padeda adaptuoti technologijas, kurios gali padidinti ámanomà ir real¸ bendràjá firmos pelnà;

· padeda identifikuoti atskir¸ verslo rûði¸ potencialà, kurá galima gauti ið ppasikeitimo informacija, ir kuris yra reikalingas norint realizuoti integruoto verslo privalumus vienoje ar keliose susijusiose pramonës ðakose.

· ji yra skirta vert¿ kurianèi¸ grandþi¸ analizei ir nëra priklausoma nuo organizacijos struktûros. Kiekviena organizacijà turi savo, tik jai bûdingà vertës kûrimo grandin¿, analizavimo metod¸ ávairov¿, ir tokio pobûdþio tyrim¸ rezultatus, kurie, be abejo, turi skirtis, priklausomai nuo organizacijos, kurioje jie atliekami. Èia reikia aiðkiai atskirti tyrimo metodà ir fizin¿ vertës kûrimo grandin¿, t.y. tas veiklas, kurios jà sudaro.

Vertės grandinės modelis yra schema, pagal kurią galima identifikuoti verslo procesų sferas. Tarp visų paminėtų veiklų egzistuoja ryšiai ir jie lemia tai, kad jos veikia viena kitos (dažniausiai sekančios) kaštus. Šie ryšiai turi būti koordinuojami ir valdomi taip, kad kiekviena veikla firmai sudarytų mažesnius kaštus arba sukurtų didesnę vertę negu jos konkurentams. Būtent tai ir sukuria minėtąjį konkurencinį pranašumą. Čia lemiamą vaidmenį užima strateginės informacijos sistemos ir jų naudojamos technologijos.

Nagrinėdami informacijos sistemų efektyvumą konkurencinio pranašumo atžvilgiu, kriterijus bus vienas – ar IS sukuria tą konkurencinį pranašumą, ar ne. Per tai galima atskleisti IS efektyvumą pačiuose verslo procesuose, formalizuotai vadinamuose vertės kūrimo grandine.

Galima išskirti tris informacinių sistemų tipus:

1. Duomen¸ apdorojimo. Tai yra kompiuteriais ir kitomis elektroninëmis priemonëmis paremtos sistemos, atliekanèios duomen¸ fiksavimo, apdorojimo ir j¸ pateikimo darbus

kasdienini¸ operacij¸ lygmenyje. Pavyzdþiui, árað¸ darymas buhalterijos didþiojoje knygoje, algalapi¸ sudarymas, linijini¸ kod¸ nuskaitymas, automatinës kasos ir t.t.

2. Biuro valdymo sistemos. Ðios sistemos padeda atlikti kasdienines biuro operacijas – tekstiniai redaktoriai, elektroninis paðtas, telefonai, faksai ir pan.

3. Sistemos skirtos konkretiems vartotojams. Jos skirtos tiesioginiam vadybos aprûpinimui j¸ kasdieniniame darbe. Pavyzdþiai: sprendim¸ palaikymo sistemos, ekspertinës sistemos, valdymo informacijos sistemos.

Jei pirmosioms sistemoms nekeliami ypatingi techniniai reikalavimai, tai su trečiaja sistemų rūšimi yra kitaip. Jos turi specialiai turi būti suprojektuotos ir pritaikytos konkrečiai organizacijai. Joms nnetinka pavyzdžiui, populiarioji Microsoft Office programinė įranga ar dar kas nors panašaus, ką galima būtų pavadinti masine ir lengvai įsigyjama produkcija. Žinoma, jos ir nebuvo tam kuriamos. Be to, kompanijos sėkmė priklauso ne tiek nuo turimos technikos, kiek nuo sugebėjimo ją efektyviai kombinuoti ir integruoti į visus procesus.

Akivaizdu, kad informacinė sistema turi būti sumodeliuota taip, kad patenkintų maksimalų vartotojų skaičių ir reikiama informacija pasiektų reikiamą asmenį suprantama forma ir reikiamu metu.

Taigi, informacinės sistemos įmonėje įdiegimo planas būtų maždaug toks:

1. Įmonės ffunkcinės schemos sudarymas ir trumpalaikių ir ilgalaikių planų išaiškinimas.

2. Kritinių sekmės faktorių (t.y. nuo kurių labiausiai priklauso firmos sekmė) išaiškinimas

3. Pačios Informacinės Sistemos planavimas.

4. Techninis planavimas – techninės įrangos (įskaitant aksesuarus – kaip kabeliai ir pan.) ir programinės įrangos parinkimas ppagal firmos poreikius, įskaitant firmos pletimą ateityje:

· Reikalavimų technikai ir programinei įrangai nustatymas

· Technikos parinkimas pagal egzistuojančius nađumo standartus ir poreikius

· Programinės įrangos parinkimas pagal našumo standartus ir poreikius

· Laukiamų iš sumodeliuotos informacinės sistemos techninės bazės rezultatų įvertinimas

· Informacinės sistemos techninės bazės modelio koregavimas

5. Laiko planavimas:

· Kiek laiko užims sistemos įdiegimas, ir kiekviena projekto grandis

· Kiek maţiausiai laiko praeis kol informacinė sistema pradės duoti teigiamus rezultatus (šis žingsnis itin svarbus, kadangi tai gali tapti pagrindiniu argumentu, įrodančiu vadovybei IS įdiegimo būtinumą)

· Kiek daugiausiai laiko praeis kol sistema pradės stabiliai veikti

6. Finansinis planavimas:

· Techninės ir programinės įrangos kainos įvertinimas

· Instaliacijos (o jei reikia – ir apmokymo) darbų kainos įvertinmas

· Administravimo, aprupinimo ir priežiūros kainos įvertinimas

· Bendros sumos, kurią reikia įdėti įį projektą prieš jam pradedant atnešti pelną įvertinimas.

· Pelno, kurio tikimasi gauti iš informacinės sistemos įdiegimo įvertinimas

· Šioje vietoje galimas grįžimas prie techninio planavimo ir kitų variantų įvertinimas.

7. Techninės ir programinės įrangos pirkimas ir instaliacija

8. Vartotojų apmokymas

9. Projekto atidavimas

Kuriant informacinę sistemą ir įdiegiant ja į įmonės veiklą, pagrindinis informacijos šaltinis turėtu būti žinios apie įmonės veiklos specifikaciją, bendri reikalavimai bei statistiniai duomenys. Tik turint visas šias žinias galima sukurti efektyviŕ IS.

Literatūros analizė

Nors informacinės technologijos ir IS panaudojimas, kaip mokslo šaka, aatsirado palyginus neseniai, bet jau galime surasti didelį kiekį mokslinės literatūros šia tematika. IS projektavimas ir panaudojimas yra viena iš perspektyviausių informatikos mokslo sričių, todėl informacija šiais klausimais didėja nuolat ir sparčiai. Šiuo metu vis daugiau galima surasti knygų išleistų užsienyje, bei lietuvių autorių, kuriose nagrinejamos IS versle panaudojimo galimybės. (Mano naudotas literatūros sarašas yra pateikiamas kursinio projekto gale.). Informaciją šia tema pateikia net tik pavieniai autoriai, bet ir ištisos organizacijos vienkartinių bei periodinių leidinių pavidalu. Kadangi informacinių technologijų vystymosi tempas yra nepaprastai spartus ir nuolat auga, tai žinios, kurios visai neseniai buvo labai aktualios, labai greitai pasensta. Todėl beveik visos organizacijos veikiančios IS projektavimo srityje, pačias naujausias įdėjas ir pačius naujausius technologinius sprendimus apţvelgia savo internetiniuose tinklapiuose.

Kad, sukurti brangiai kainavusios, informacinės sistemos netaptų, anksčiau laiko, pasenusiomis ir neefektyviomis, būtina atlikti tyrimus šiais klausimais:

· Kadangi IS tiesiogiai susijusius su kompiuterine technika, todėl manau, jas projektuojant labai svarbu išanalizuoti visas galimybes panaudoti pačius naujausius techninius sprendimus.

· Būtina išnagrinėti dėl kokių techninių ar technologinių priežasčių IS tampa neefektyviomis.

· Projektuojant naujas sistemas reikia palikti galimybć modernizuoti IS silpnasias garandis.

PROGRAMINĖ DALIS

Šioje dalyje aš norėčiau apžvelgti komercinių įmonių veiklą ir paanalizuoti informacinių sistemų panaudojimą kiekvienoje tos veiklos fazėje, remiantis konkrečių firmų pavyzdžiais.

Tiekimas

Daugeliu atveju, IS daro svarbų ppoveikį pristatant žaliavas gamintojui arba į gamybos vietą. Pavyzdžiui, viena stambi distributorinė kompanija tiekimo patalpose įrengė šimtus terminalų tam, kad galima būtų vykdyti greitus on-line užsakymus. Ši kompanija reikalauja, kad jų tiekėjai įsigytų adekvatų inventorių ir tokiu būdu informacija apie jų turimas atsargas būdų pasiekiama vietinei kompiuterizuotai pirkimo sistemai.

Ši sistema sumažino įvežamų žaliavų sandėliavimo poreikius ir tiekimo trūkius dėl inventoriaus trūkumo. Poreikis laikyti kokias nors inventoriaus atsargas ir padengti su tuo susijusias išlaidas atiteko tiekėjams. Be to, pirkėjų kompiuteris gali greitai atlikti paiešką kelių tiekėjų duomenų bazėse ir pateikti užsakymus tiems, kas siūlo mažiausią kainą. Tokios paieškos efektyvumas netgi priverčia tiekėjus mažinti kainas. Kadangi ši distributorių kompanija turi didelę perkamąją galią, ji labiausiai ir pasipelno iš tokios sistemos teikiamų pranašumų.

Didelė prekybos centrų grandinė yra tiesiogiai susijungusi su keliais tekstilės gaminių tiekėjais. Šis susijungimas ne tik pagerino pristatymą bei leido sumažinti inventorių, bet ir suteikė prekybos tinklui lankstumo greitai reaguojant į besikeičiančią paklausą. Praktiškai tai kompensavo kainų skirtumus, nes paprasčiau tapo dirbti su vietiniais tiekėjais negu su užsieniečiais. Tai yra žymi parama vietiniams gamintojams ir yra naudinga makroekonominiu lygiu.

Operacijos

Informacinių sistemų technologijos veikia gamintojo atliekamas operacijas ir produkcijos pasiūlą. 1989 metais plonos skaidrios plėvelės gamintojas investavo 30 mln. dolerių į naują, kkompiuteriu valdomą priemonę vienai iš pagrindinės produkcijos gamybos linijų. Šis pakeitimas sumažino atsakymo į užsakymą laiką nuo 10 savaičių iki 2 dienų ir žymiai pagerino kokybę.

Kuomet viena finansinių paslaugų firma nusprendė pritraukt, kitaip sakant, apimti daugiau smulkių privačių investuotojų (su akcijų paketu maždaug už 25,000 dolerių), ji pasiūlė lanksčią finansinę priemonę. Ji suteikė minėtiems investuotojams galimybę on-line vykdyti operacijas su savo lėšomis perkant arba parduodant akcijas. Ši kompanija buvo pirmoji pasiūliusi tokią paslaugą ir užkariavo didelę pirminės rinkos dalį. Nuolatinis produkto tobulinimas užtikrino klientų nesuinteresuotumą keisti juos aptarnaujančią firmą. Per pirmuosius du metus ši kompanija gavo šešis kartus daugiau užsakymų negu artimiausais jos konkurentas. Paskui dar penkis metus ji sugebėjo išlaikyti 70 procentų visos rinkos.

Kompanija, teikianti videoteksto paslaugas, perkonceptualizavo savo verslą kaip operacijas, kuriomis vykdomas bitų judėjimas – tai yra duomenų perdavimas iš vienos vietos į kitą. Ši koncepcija leido pasiūlyti naują finansinių paslaugų, tokių kaip momentinė finansinė informacija (pvz. užsienio valiutų kursai), liniją, ir tai tapo pagrindu kuriant ar vystant kitas paslaugas. Tokiu būdu kompanijai nereikėjo daryti ypatingų pakeitimų savo technologijoje, o prekyba ir pelnas išaugo.

Realizavimas

IS turi didelę įtaką būdui, kuriuo paslaugos ar prekės pasiekia vartojus. Galima pasakyti tik tiek, kad kiekvienas iš anksčiau paminėtų įvežimo logistikos

atvejų atitinka arba bet kokiu atveju yra tiesiogiai susijęs su kitos pusės vertės grandinės dalimi, vadinama tiekimu. Išskyrus tuos atvejus, kai tai yra atliekama kompanijos viduje, pavyzdžiui, jei firma gamintoja turi ir kažkokį savo prekybos tinklą. Tačiau tai būna labai retai ir dažniausiai tas tinklas nėra skirtas realizuoti visai jos gaminamai produkcijai.

Marketingas ir pardavimas

Didelė farmacinė komanija pasiūlė naują paslaugą vaistinėms – jos galėjo patekti on-line užsakymus jai ir susivienijusių bei nekonkuruojančių įmonių konsorciumui. Ši paslauga padidino jos užimamą rinką ir aatnešė žymias papildomas pajamas jai ir konsorciumo partneriams. Kelios kompanijos, nepriklausančios šiam susivienijimui, netgi grasino kokiomis nors legaliomis akcijomis, nes aiškiai prarado dalį savo rinkos.

Pramoninių oro kondicionierių pramonėje vyraujanti korporacija sukūrė kompiuterizuotą modeliavimo sistemą tam, kad architektai galėtų modeliuoti komercinių pastatų šildymo ir vėsinimo sistemas, tuo žymiai sutrumpinant jų suprojektavimo laiką. Ši sistema daugelį architektų privertė minėtos kompanijos produkciją vertinti palankiau negu kitų gamintojų. Dėl to konkuruojanti korporacija sukūrė panašų modelį, kuris vartotojams buvo pasiekiamas per komunikacijos tinklus, tuo suteikiant ggreitą aprūpinimą; be to, architektai galėjo gauti detalizuotus kainų ir dalių sąrašus ir tokiu būdu greičiau užbaigti projektą. Kadangi ši sistema buvo on-line, kompanija sugebėjo neutralizuoti nuostolius, patirtus dėl anksčiau paminėto konkurento produkto.

Servisas

Kadangi servisą sudaro vartotojų aptarnavimas po produkcijos pardavimo, ttai čia daugiausiai vyksta tai, kas buvo minėta anksčiau – šioje dalyje siekiama išlaikyti arba didinti produkto vertę, stengiantis suteikti kuo daugiau informacijos apie jį. Čia informacijos technologijos gali būti panaudojamos ir labai tiesiogiai, kuomet realizuojamas ne tik ryšys su vartotojais, bet tuo pačiu išlaikomas ryšys ir su pačiu produktu. Pavydys: liftus gaminanti kompanija savo producijoje instaliavo darbo procesą fiksuojančias priemones. Taip buvo padaryta dėl to, kad pirkėjai, paskambinę į serviso ternybą negalėdavo paaiškinti kaip liftas yra sugedęs. Aptarnavimo tarnybos atstovai iš savo kompiuterio galėjo susisiekti su tuo gedimus fiksuojančiu įtaisu ir, daugiausia per porą valandų nustatę gedimo priežastį, tuojau pat atlikdavo remontą. Tai sumažino remonto išlaidas ir padidino kliento pasitenkinimą, nes gedimo atveju užtekdavo vieno skambučio, nereikėdavo daug aiškinti bbei gilintis į problemą, ir viskas būdavo padaroma nedelsiant.

Siekiant kelti savo kaip vadybininko kvalifikaciją ir padidinti žinių bagažą šia tema, numačiau tokią saviugdos programą:

1. Literatūros analizė:

· Ekonominės ir vadybinės litratūros nagrinėjimas.

· Techninės literatūros nagrinėjimas.

2. Konkrečių (jau įgyvendintų) projektų analizavimas.

3. Mokslinių darbų, aprašančių šią sritį, nagrinėjimas.

4. Informacijos apie pirmaujančias įmones,vykdančias praktinę veiklą, kuriant informacines sistemas, analizė.

Siekiant įgyvendinti šią programą, reikia naudotis ne tik literatūros šaltiniais, knygų ar straipsnių pavidalu, bet panaudoti tyrimų, statistinius duomenis ir informaciją pateiktŕ internete.

TYRIMŲ DALIS

Norint įsitikinti kokia varbią dalį įmonės veiklos užima IIS ir kompiuterinės technikos panaudojimas, pakanka pažvelgti į toje srityje dirbančių kompanijų duomenis.

Vien JAV 1998 m. 10 pirmaujančių informacines technologijas pardavinėjančių kompanijų pardavė produkcijos už 314 milijardų $.

Kompanijos pavadinimas Pardavimų dydis (mln$) Augimas per 3 metus (%)

IBM 81.667 4

Hewlett-Packard 47.061 14

Compaq 31.170 28

Lucent Technologies 30.147 29

Motorola 29.398 3

Intel 26.273 18

Xerox 19.449 5

Nortel Networks 17.575 18

EDS 16.891 12

Microsoft 14.484 25

1998m. pardavimai ir jų augimo tempas 10 pirmaujančių JAV kompanijų.

(pagal www.netvalley.com)

Turint galvoje tai, kad apie 80% išlaidų informacinėms sistemoms tenka programinei įrangai, o likusieji 20% – techninei įrangai” (o iš šių 10 kompanijų tik dvi prekiauja programine įranga), gauname įspūdingą skaičių (apie 1,2 trilijono$).

Dėmesį reikėtų atkreipti ne tik į didžiules pardavimų apimtis, bet ir į tai, kad nei viena iš paminėtų kompanijų nepatyrė nuosmukio. Tą sąlygoja didžiulis susidomejimas IS ir kompiuterinėmis technologijomis bendrai.

Lietuva, nors ir negali apimtimis lygintis su išsivysčiusiomis vakarų valstybėmis, bet visuotinės globalizacijos dėka tendencijos išliek tokios pat.“Infobalt” duomenimis, 1998 m. Lietuvoje informacinėms technologijoms buvo išleista apie 300 mln. USD. Galima teigti, kad informacinės technologijos naudojamos visur, kur tik apdorojama informacija. IS rinkos subjektai jaučia vis didėjančią konkurenciją, todėl bandoma rinka pasidalinti specializacijos pagalba.

Informacinės sistemos turi savybę greitai pasenti – tai, kas buvo paskutiniu technologijos žodžiu prieš pusę metų, šiandien gali būti pasenę tiek morališkai, tiek techniškai. Šias paslaugas teikiančios firmos turi atsižvelgti į tokią informacinių technologijų specifiką ir pprisitaikyti prie jos. Klientai tampa vis reiklesni, todėl ateityje rinkoje turėtų išlikti tik tie subjektai, kurių siūlomos paslaugos bus unikalios orientuotos į Lietuvos specifiką ir tie, kurie atstovaus garsių pasaulinių firmų produkciją turint išskirtines prekybos teises.

Firmos, teikiančios informacinių technologijų paslaugas Lietuvoje, susikoncentravę didžiausiuose Lietuvos miestuose: Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje, Panevėžyje ir Šiauliuose. Pastaruoju metu sėkmingai savo veiklą vystančios firmos (Omnitel, Sonex) plečiasi ir steigia savo filialus ir mažesniuose miestuose (Alytuje, Druskininkuose, Marijampolėje, Vilkaviškyje, Biržuose). Būten taip stengiamasi užkariauti vis didesnę rinkos dalį.

IŠVADOS IR PASIŪLYMAI

Matome, kad svarbiausia IS efektyvumo sąlyga yra supratimas, kad informacija tiesiogiai įsilieja ir įtakoja visus produkcijos gamybos procesus. Tai vyksta tiek per gamintojų ar sprendimų priėmėjų informacinį aprūpinimą, tiek per pačios informacijos kaip žaliavos panaudojimŕ.

Kaip išvadas, galima būtų teigti, kad informacijos technologijos būna efektyvios tada, kuomet:

1. Jos yra teisingai traktuojamos, suvokiant paèios informacijos vietà ir reikðm¿;

2. Yra kuriamos strateginës informacijos sistemos ir kaip analizës metodas yra naudojama vertës kûrimo grandinës schema;

3. Organizacijos struktûra, operacijos ir informacijos technologijos yra tarpusavyje suderinamos;

4. Þiûrint á bendrà informacijos sistem¸ pobûdá, atrandami nauji j¸ panaudojimo bûdai, analizuojant rinkà ir paèios sistemos tendencijas.

Dauguma IS efekyvumo problemų kyla nesilaikant arba neteisingai vykdant šiuos punktus. Bet visa, apie ką buvo kalbėta yra daugiau ar mažiau bendros tendencijos, o kkonkrečiais atvejais kyla specifinės problemos. Nežiūrint to, niekada neturėtų būti pamiršta teorija, kuri leidžia blaiviai vertinti kokius nors specifinius klausimus.

Galima įžvelgti keletą informacinių sistemų naudojimo Lietuvoje trūkumų – nepakankamas techninio aptarnavimo, kompiuterizuoto mokymo išvystymas bei nepilnai išnaudojamas technines IS galimybes.

Visiškai aišku, kad nedidelei firmai, kurioje dirba, tarkim, iki 10 žmonių ir turinčiai keletą kompiuterių, per didelė prabanga turėti savo specialistą informacinėms technologijoms aptarnauti jau vien dėl tos priežasties, kad didesnę laiko dalį šis specialistas neturėtų ko veikti – tokie įvykiai kaip naujos programinės įrangos diegimas ar kompiuterio techninis gedimas įvyksta gana retai. Tokio specialisto turėjimas pasiteisintų tik tada, jei didesnę savo darbo laiko dalį skirtų kitokiems darbams atlikti (pavyzdžiu galėtų būti darbuotojų mokymas). Be to, galima teigti, kad šis specialistas neturėtų laiko ir sąlygų pakankamai tobulintis ir neatsilikti nuo naujausių informacinių technologijų pasiekimų. Tokio profilio specialistas, dirbantis tokias paslaugas teikiančioje firmoje ir užsiimantis tik savo darbu, galėtų teikti žymiai aukštesnės kokybės ir kvalifikacijos paslaugas bei turėtų didesnę patirtį, o taip pat jo teikiamos paslaugos kainuotų pigiau. Taigi manau, kad tokio pobūdžio veikla turėtų atnešti naudą įmonei.

Kaip teigia žurnalas “Forbes”, JAV kompanijos 1998 metais išleido 70 milijardų $, apmokydamos savo darbuotojus. Ekspertai teigia, kad šiuos kaštus galima sumažinti 50%, jei

naudoti kompiuterizuotą mokymą, panaudojant multimedijos ir Internet teikiamas galimybes. Toks mokymo būdas suteikia įvairių privalumų – galima mokyti technologinių procesų, neturint pačių įrenginių, mokyti dirbti sąlygomis, kurios būna tik tam tikrose vietose (pvz. atominėje elektrinėje), besimokantieji gali klausytis paskaitų, jose fiziškai nedalyvaudami (telekonferencijos arba panaudojant garso failus) ir pan.

Neabejotina, jog tik paţangias kompiuterines technologijas naudojančios firmos sugebės išgyventi modernioje informacinėje visuomenėje.

LITERATŪROS SARAŠAS

1. Cash, W. McFarlan “Corporate information systems management : Text and cases “IRWIN, 1988.

2. Lucey, Terry “Management information systems” London, 11995.

3. Organizacijų vadyba:Sisteminiai tyrimai 1999

4. Informacinės technologijos Kaunas 1999

5. Stoner, Freeman “Vadyba”

6. Busines on Web: Strategies and Economics

www5conf.inria.fr/fich_html/papers/P51/Overview.html

7. Internet Valley