Kontrolės funkcijos esmė ir taikymas organizacijoje

TURINYS

įvadas 3

1. kontrolės funkcijos esmė 4

1.1 Kontrolės esmė ir turinys 4

2. Kontrolės sistema įmonėje 9

3. Kontrolės procesas 11

4. Efektyvi kontrolė 14

5. Kontrolės apimtis 16

6. Reguliavimas- baigiamasis kontrolės etapas 17

2. Kontrolės taikymas „Kaišiadorių paukštyne“ 18

IŠVADOS 23

LITERATŪRA 24

įvadas

Vadyboje kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas ir labai svarbi

valdymo funkcija, gyvybiškai svarbi organizacijai ir skirta organizacijos

tikslams pasiekti.

Planai ne visada vykdomi taip, kaip numatyta. Ne visada žmonės

teisingai priima jiems deleguotas teises ir pareigas. Ne visada vadovams

pavyksta teisingai motyvuoti žmones, kad būtų efektyviausiai įgyvendinti

tikslai. Keičiasi išorinė aplinka, ir organizacija turi prie jos pritapti.

Todėl organizacijos vadovybei pavyksta pasiekti numatytus tikslus tik

kontroliuojant.

Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi

planai gali būti iškraipomi. Kontrolė padeda vadovams stebėti aplinkos

pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Kontrolė atliekama pagal tam

tikras taisykles, užduotis ir standartus, siekiant norimų rezultatų.

Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip ,žmogaus veiksmų vertinimas, pagal

nustatytus reikalavimus. Kuo tiksliau bus formuluojami šie reikalavimai,

tuo griežtesnė ir vvisapusiškesnė gali būti kontrole.( V. Navickas,2001)

Organizacijos taiko kontrolės procedūras, kad užtikrintų patenkinamą

pažangą, siekdamos tikslų, ir efektyviai naudotų savo išteklius.

Darbo aktualumas- šiame darbe pateikta kontrolės analizė padeda

suvokti šiuolaikinių organizacijų kontrolės proceso sudėtingumą ir

vientisumą bei įrodo jos svarbą organizacijos veikloje. Organizacijos

tikslai, planai lemia organizacijos veiklos kryptį, kontrolė yra

neatsiejamas organizacijos esmės elementas.

Darbo tikslas paanalizuoti, kas tai yra kontrolė, kokia jos esmė ir

pritaikyti ją organizacijoje.

Uždaviniai:

1. Remiantis skirtingais autoriais pateikti kontrolės funkcijos esmę,

aprašyt kontrolės lygius;

2. Apibūdinti kontrolės sistemą įmonėje;

3. Išdėstyti kontrolės procesą ir jo etapus;

4. Aprašyti efektyvios kontrolės savybes, jos apimtį bei reguliavimą.

Darbą sudaro dvi dalys: teorinė ir praktinė. Teorinėje dalyje

nagrinėju kontrolės funkcijos esmę, joje pateikti 3 paveikslai, kuriuose

parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti), kontrolės

proceso etapai, sudarytas pagal šaltinius (Stoner, J., Freeman, E. & Gibert

D.ir kiti ),taip pat darbuotojų ir galimų ryšių skaičius pagal S. Stoškų.

Praktinėje dalyje aprašau, kaip kontrolė taikoma pasirinktoje

organizacijoje “Kaišiadorių paukštynas”.

1. KONTROLĖS FUNKCIJOS ESMĖ

1. Kontrolės esmė ir turinys

Kontrolė yra funkcija natūraliai lydinti bet kurią žmonių veiklą. Ji

atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ar standartus, siekiant

norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.

Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus (arba jo bet kurio kito

kontrolės objekto) veiksmų vertinimas (teigiamai arba neigiamai) pagal

nustatytus bendrus reikalavimus ar taisykles. Vadinasi, kuo tiksliau bus

formuojami šie reikalavimai ar taisyklės, tuo griežtesnė arba

visapusiškesnė gali būti kontrolė (Navickas, 2001m. 74psl.).

Kontrolė galima tik esant iš anksto nustatytoms, reglamentuotoms ir

oficialiai patvirtintoms taisyklėms, bendriesiems reikalavimams, normoms,

kurių būtina nnenukrypstamai ir besąlygiškai laikytis. Kontrolės įvairovei

įtakos turi ir pačių kontrolės subjektų statuso ypatumai. Todėl visiškai

natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai- filosofai, ekonomistai

,teisininkai ir kiti – bando apibūdinti kontrolę, paaiškinti jos esmę ir

pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis „kontrolė“ yra kilęs iš prancūzų

kalbos žodžio „controle“ ir reiškia kaip ko nors patikrinimą, priežiūrą.

Nusistovėjusio ir vienodo apibrėžimo nėra, jų yra keletas, kiekvienas

skirtingas. Labai aiškiai ir suprantamai apie tai kas yra kontrolė savo

knygoje “Organizacijų tobulinimo vadyba” yra išdėstęs A. Seilius:

Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia”, paprastai kelia neigiamas

emocijas. Daugeliui žmonių tai reiškia apribojimą, prievartą,

savarankiškumo stoką ir panašiai. Tačiau kontrolė- tai organizacijos tikslų

siekimo proceso užtikrinimas”.

Jis taipogi teigia, kad “kontrolė- tai procesas, kuriuo vadovybė

nustato, ar teisingi jos sprendimai, ar nereikia jų koreguoti”. Kiek

kitokią nuomonę išdėsto A. Neverauskienė (“Kokybės vadyba. Mokymo

priemonė”,12-18p.) Ji teigia, kad: “Kontrolė yra stipriausias valdymo

elementas – tuo siekiama: fiksuoti nukrypimus bei suteikti pagalbą

darbuotojui”. Dar kitokį apibrėžimą pateikia F. Saulius Butkus

(“Organizacijos ir vadyba”, 120-126p.). Jo nuomone, kontrolė- darbų eigos

arba jų rezultatų lyginimas su numatytaisiais.

Dažniausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtų sprendimų arba

pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.

Kontrolė realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius.

Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomenės ir valstybinės veiklos

esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrint šios veiklos kryptingumo be

sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nnukrypimų ir trūkumų

išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo

koregavimo.(Navickas,2001m.)

Pagal S. Stoškų (Stoškus, 2002 m. 174psl.)kontrolė yra vadovo

veiksmas, kuriam pavaldiniai labiausiai priešinasi. Ją pavaldiniai dažnai

laiko nepasitikėjimo , net persekiojimo apraiška.

Tačiau iš visų šių pateiktų nuomonių galima tikrai teigti, kad

kontrolė yra labai svarbi valdymo funkcija. Todėl šią funkciją vadovybė

pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos tikslus ir uždavinius.

Įvardykime pagrindines vadybos funkcijas, kad geriau suvoktume

kontrolės esmę ir būtinumą bendroje vadybos funkcijų sistemoje. Taigi

pagrindiniai vadybos darbai:

• numatytų sprendimų įgyvendinimo suplanavimas;

• žmonių ir daiktų sistemos suorganizavimas, kad būtų atlikti

numatyti darbai;

• suskatinimo sistemos sukūrimas, kuri sąlygotų geranorišką

darbuotojų nusiteikimą atliekant jiems pavestus uždavinius.

Po to prasideda intensyvi vykdytojų veikla. Vadovui būtina pastovi

informacija, ar viskas daroma taip, kaip numatyta. Čia turi pasireikšti

vadybos ciklo elementas- kontrolė. Tai darbų eigos arba jų rezultatų

palyginimas su numatytaisiais. Kad realiai vyktų palyginimas, turime turėti

minimaliai du dydžius:

1. Normos konkrečių rodiklių pavidalo, tikslai, uždaviniai kurių

siekiame;

2. Darbo rezultatas, kurį gavome dirbdami.

Kad kontrolė būtų veiksminga, suprantamai abiems pusėms (vadovams ir

vykdytojams) priimtina, reikia, kad rodikliai, pagal kuriuos vertinsime

atliktą darbą, būtų:

1. tikslūs ir aiškūs;

2. apčiuopiami ir lengvai įvertinami;

3. realūs, pasiekiami.

Gautiems darbo rezultatams lyginti su nustatytomis normomis vartojami

šie būdai (S.Stoškus „Vadyba“ 2005 m.):

• MMatavimo. Faktiškas reiškinys lyginamas su nustatytu etalonu. Šiuo

būdu dažniausiai nustatomos produkto kiekybės ir kokybės

charakteristikos.

• Registravimo. Registruojami tam tikri įvykiai ir nustatomos

kontrolei reikalingos proceso charakteristikos. Šis būdas

daugiausiai naudojamas vertės kontrolei bei statistinei produkcijos

kokybės kontrolei.

• Skaičiavimo. Kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus

specialius apskaičiavimus, pasitelkus ir matavimo , ir registravimo

būdais gautus duomenis. Šiuo būdu daugiausiai naudojamasi vertės

kontrolei. Kartais techniškai sudėtingų produktų kokybės kontrolei.

• Organoleptinis. Kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos

informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams

produkto kokybės rodikliams nustatyti. Tai galėtų būti maisto

produktų, alkoholinių gėrimų, parfumerijos degustacija.

• Apklausų. Reikiama informacija gaunama apklausiant su rūpimu

procesu susijusius žmones (vartotojus- apie produkto kokybę,

darbuotojus- apie darbų eigą, išteklių naudojimą ir t.t.).

• Ekspertizės. Faktiška būklė su nustatytąja lyginama grupės

kvalifikuotų tam tikros srities specialistų. Šis būdas labiausiai

tinka, kai produkto kokybė yra apibrėžta nepakankamai

apčiuopiamais, sunkiai įvertinamais rodikliais.

B. Neverauskas ir J. Rastenis („Vadybos pagrindai“) kontrolę apibūdina

kaip labai reikšmingą ir sudėtingą vadybos funkciją. Reikšmingiausia

kontrolės savybių- visa aprėpianti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango,

privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas net tada, kai jam to

nieks specialiai nepavedė. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji

lydi planavimą ir organizavimą.

Kontrolės tikslas pastebėti klaidas ir silpnas vietas

norint jas

ištaisyti ir vėliau nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: darbuotojų veiklą

ir veiksmus, medžiagas ir įrengimus. Jei organizacijoje nebūtų kontrolės,

įsivyrautų chaosas ir apjungti visų jos dalyvių veiklą nebūtų įmanoma.

Kontrolės funkcija- tai tokia valdymo charakteristika, kuri sudaro

galimybę problemai išaiškinti ir koreguoti organizacinę veiklą, kol dar ta

problema nepavirto krize (A. Seilius,1998, 242p.).

Kontrolės funkciją sudaro ( Makštutis, 1999, 176):

• stebėjimų sistema;

• tikrinimas, kaip reali veikla atitinka suprojektuotą sistemą;

• veiklos proceso plėtojimas pagal numatytus kriterijus visose

kompleksinės valdymo ir savivaldos ssistemos grandyse.

Vykdant kontrolės funkciją stebimos tokios darbų

charakteristikos(Stoškus, Beržinskienė, 2005m. 170p.):

• kiekybinės ir kokybinės;

• laiko;

• vertės.

Laiko charakteristikų kontrolė. Šiuo atveju stebima kokio nors proceso

trukmė, aktualaus įvykio momentas. Normos čia nustatomos laiko vienetais

arba atskiromis kalendorinėmis datomis.

Veiklos vertės charakteristikų kontrolė. Svarbiausias rodiklis yra

piniginis vienetas. Ekonomikos mokslas yra parengęs plačią vertinės

organizacijos veiklos vertinimo rodiklių įvairovę. Visa tai nagrinėja

specialiosios ekonomikos disciplinos.

Kiekybinių charakteristikų kontrolė. Vertinimas atliekamas natūriniais

vienetais arba svorio, ilgio. Tūrio, tankio ir kitais matais

Labai aktualios šiandien Lietuvoje yyra kokybės vertinimo problemos.

Kuo greitesnis atotrūkio kokybės srityje pašalinimas tarp vakarietiškų ir

lietuviškų prekių garantuos Lietuvai spartesnę integraciją į užsienio

rinkas.

Kalbant apie kontrolę, yra išskiriamas ne mažas skaičius tokių dar

kontrolės rūšių kaip pvz.: eigos kontrolė, matavimo kontrolė, produkcijos

gamybos kontrolė ir kt. vviena iš jų yra kokybės kontrolė, kurią norėčiau

apžvelgti plačiau.

Pradėjus analizuoti kokybės kontrolę, aš aptikau gana skirtingų ir

įvairių nuomonių.

Remiantis 2001 m. įvykusios ekonomikos ir vadybos tarptautinės

konferencijos („Kokybės ir produktyvumo vadyba”- Tarptautinės konferencijos

pranešimų medžiaga.(32-39psl). pranešimų medžiaga, galima padaryti išvadą,

kad tinkamai įdiegus ir pritaikius kokybės kontrolės sistemą, ilgainiui

sumažėja kaštai ir pasiekiama nuolat auganti pelno norma, o tai, kaip yra

žinoma, yra dar vienas svarbus organizacijos tikslas. Todėl kokybės

kontrolės teikiama nauda yra ne tik vartotojui (suprantame kaip

netiesioginę naudą), bet ir pačiai organizacijai. Kiek kitokį kokybės

kontrolės apibūdinimą pateikia Casimir C. Barczyk („Visuotinės kokybės

vadyba”., 1999, 19-25psl; 107-109psl.) ir A. Neverauskienė.

Barczyk teigimu: “Kokybės kontrolė- tai struktūros, standartų, metodų,

priemonių, susijusių su projektais, gaminiais ar paslaugomis nustatymas”.

Priešingą nuomonė buvo pareikšta I. Bučiūnienės ir P. Tiknevičius , kurie

teigia, jjog kalbant apie kokybės kontrolę, jos nereikėtų sieti su jokiais

techniniais reikalavimais, priemonių nustatymais ir pan., kaip tai buvo

teigiama Casimir C. Barczyk knygoje “Visuotinė kokybės vadyba”. Jų nuomone:

“Reikia suprasti, jog daugelis prekių yra paklausios pirkėjų tarpe ir

techninių kokybės normų laikymasis jau seniai tapo natūraliu.

Mano nuomone puikus požiūris šiuo klausimu yra išreikštas jau anksčiau

minėtų autorių P. Tinkevičiaus ir L. Bučiūnienės. Jie teigia, jog apie

kokybę dar sakoma:“kokybė yra nepastebima, kai gera, ir negali būti

nepastebėta, kai bloga!“

Aptarus šias pagrindines sąvokas bei nuomonių įįvairovę klasimu kas yra

kokybės kontrolė?, būtina išnagrinėti jos tikslus, funkcijas, elementus,

bei metodus.

Kaip teigia R. Stanickas (“Konkurencingo produkto kūrimas“,27p.) “

Bendrovėse plačioji kokybės kontrolė, suprantama kaip vadyba, programa

apėmusi tokius principinius elementus: naują kokybės, orientuotos į

vartotojų poreikius, supratimą; visų organizacijos funkcinių padalinių ir

visų lygių darbuotojų dalyvavimą kokybės veikloje”.

Pasak K. Lukoševičiaus ( “Mažųjų ir vidutinių įmonių vadyba” 74p.)

kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir vadovavimo

efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų itaką

gamybinei veiklai. Tačiau jis nė žodžiu neužsimena apie orientaciją į

vartotoją, kas buvo paminėta S. Stoškaus knygoje.

Mano manymu, pagrindinis kokybės kontrolės tikslas- reguliuoti

organizacijos veiklą taip, kad ji dirbtų kuo efektyviau , kad būtų

laikomasi numatytų planų, nepamirštant ir organizacijos pelno. Be abejonės,

kontrolei skiriamos lėšos turi būti mažesnės negu, kad yra gaunamas pelnas.

Kokybei vertinti yra naudojama ištisa rodiklių sistema (S.Soškus,2002,

176p.):

• Paskirties rodikliai. Jie parodo produkto technines galimybes atlikti

funkciją, kuriai buvo sukurtas. Varikliui- galingumas, maisto

produktui- kaloringumas.

• Technologiniai rodikliai. Rodo, ar produktas iš viso tinka gaminti

(negali būti laikomas tinkamu net ir geriausias produktas, kurį labai

sunku pagaminti).

• Tvarumo rodikliai. Rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo

bruožus laikant maisto produktus. Jie labai priklauso nuo specialaus

apdorojimo, įpakavimo.

• Tinkamumo remontuoti rodikliai. Rodo produkto tinkamumą ilgam

naudojimui, nuolat aatkuriant pablogėjusiais jo charakteristikas. Tai

remonto darbų per visą produkto naudojimo laiką vertės santykis su

naujo produkto kaina.

• Ilgaamžiškumo rodikliai. Rodo produkto tarnavimo trukmę, dažniausiai

reiškiami laiko vienetais. Gali būti ir kitais vienetais.

• Ergonominiai rodikliai. Rodo produkto pritaikymo žmogaus darbui lygį.

• Standartizavimo ir unifikavimo rodikliai. Rodo unifikuotų ir

standartizuotų gaminio dalių lyginamąjį svorį.

• Estetiniai rodikliai. Rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio

poreikį.

• Transportabilumo rodikliai. Rodo produkto pritaikymą transportuoti.

• Teisiniai rodikliai. Rodo naujų teisinių sprendimų, taikomų konkrečiam

produktui, svarbą. Galimybę patentuoti produktą užsienyje ir galimybę

analizuoti produktą Lietuvoje bei užsienyje.

• Patikimumo rodikliai. Rodo produkto galimybę atlikti savo projektines

funkcijas be sutrikimų.

Suprantama, kad kontrolė užtikrina firmos tikslų siekimo procesą. Ji

įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas (B. Neverauskas, J. Rastenis)

V.Navickas išskyrė tris kontrolės lygius:

1) Operatyvinė (faktinė);

Operatyvinė kontrolė. Operatyvinė kontrolė apima individualias

užduotis ir veiksmus bei integruoja grupių darbą. Dažnai operatyvinę

kontrolę suprantame, kaip kryptingą veiklą, siekiant, kad darbas būtų

atliktas, monitoringo vengimą ir tvarkaraščio laikymąsi. Ši kontrolė

užtikrina taisyklių ir reikalavimų laikymąsi ir garantuoja, kad darbas bus

baigtas, panaudojus spaudimą

2) valdymo;

Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai,

skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir užtikrinti

pažangą. Ji apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip vvisumą. Ji

pasitelkiama periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose

ataskaitose atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su

numatytu, teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.

3) strateginė.

Strateginė kontrolė nurodo firmos kryptį, įvertina strategiją,

tarpusavio ryšius tarp biznio vienetų, užsienio ataskaitas ir pinigų srautų

judėjimą tarp biznio vienetų. Strateginė kontrolė apima ilgalaikę veiklą,

kai informacija dažnai yra neišsami. Jei aplinkos sąlygos pastoviai

keičiasi, grįžtamasis ryšys nebus ateities galimybių ar naujų tikslų

pagrindas.

Kiekvienoje organizacijoje kontrolės rūšis keičiasi kintant vadovavimo

lygiui. Aukščiausias vadovavimo lygis siejasi su strategine kontrole, o

žemesni vadovavimo lygiai remiasi operatyvine kontrole.

.

2. Kontrolės sistema įmonėje

Vienas iš kontrolės ypatumų tas, kad ji turi būti viską apimanti.

Kiekvienas vadovas, nepriklausomai nuo jo rango, privalo kontroliuoti, net

jei specialiai niekas to nepavedė – tai turi būti neatskiriama jo pareigų

dalis( S. Stoškus, 2002, 180p.). Nei planavimo, nei organizacinių struktūrų

sudarymo, nei motyvavimo negalima spręsti atskirai nuo kontrolės. Numatomos

trys kontrolės rūšys:

1) Parengiamoji;

2) Einamoji;

3) Baigiamoji.

Jos skiriasi tik įgyvendinimo laiku.

1 pav. Parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti,

1992, 393p.)

1 paveikslas

[pic].

Kaip A. Seilius teigia „ Organizacijų tobulinimo vadyboje“,

„parengiamosios kontrolės pagrindinė priemonė yra taisyklių , procedūrų ir

politikos realizavimas (ne kūrimas) Kadangi taisyklės, veiklos kryptys

sukuriamos užtikrinti planų vykdymą, tai jų laikymasis yra būdas

įsitikinti, kad darbas vyksta užduota linkme. Jeigu rašysime

tikslias

pareigybines instrukcijas, efektyviai išsiaiškinsime tikslų formuluotes

pavaldiniams, į valdymo aparatą išrinksime kvalifikuotus specialistus, visa

tai didins tikimybę, kad organizacinė struktūra dirbs kaip sumanyta.“

Parengiamoji kontrolė taikoma žmoniškųjų , materialinių ir finansinių

išteklių srityje.

Parengiamoji kontrolė panaudojama analizuojant žmonių dalykines, įgūdžių ir

kitas profesines žinias, kurios būtinos atliekant tam tikras pareigas.

Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių patikrinimo būdai, darbuotojų

mokymo, perkvalifikavimo, ugdymo būdai, kas padidins tikimybę, kad žmonės

dirbs efektyviau.

Einamoji kontrolė. Tai kontrolė, kuri taikoma tiesiogiai vykdant

darbus. Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius

klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti, ji ppadeda išvengti atotrūkio nuo

planų ir instrukcijų. Smulkios nuokrypos vėliau gali peraugti į problemas.

Kontroliuojama matuojant faktiško darbo rezultatus. Tam aparatas turi

turėti grįžtamąjį ryšį.

Paprasčiausias grįžtamasis ryšys bus, jeigu viršininkas praneš

pavaldiniams, kad jų darbas nepatenkinamas. Ši sistema padeda vadovybei

išsiaiškinti daugybę nenumatytų problemų ir pakoreguoti žmonių elgseną

taip, kad organizacija dirbtų efektyviai.

Visos grįžtamųjų ryšių sistemos dirba tais pačiais principais ir

susideda iš tų pačių elementų.

Baigiamoji kontrolė. Šiuo atveju grįžtamasis ryšys panaudojamas tada,

kai darbas atliktas. Rezultatai palyginami su reikalavimais. Vadovybė turi

galimybę geriau įvertinti, aar planai bus realūs. Ši procedūra padeda gauti

informaciją apie iškilusias problemas ir formuoti naujus planus,

leidžiančius išvengti buvusių klaidų. Ši kontrolė atliekama per vėlai, kad

būtų galima reaguoti į problemą tik jai atsiradus. Ji atlieka dvi svarbias

funkcijas: (B. Neverauskas, J. Rastenis, 2000, 775p.)

1. Duoda informacijos, kuri bus reikalinga vėliau,

atliekant panašius darbus ar paslaugas.

2. Padeda gerinti motyvavimą.

Viena iš baigiamosios kontrolės funkcijų – motyvacija. (A.

Seilius,1998)

Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti

pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir lengvai

juos pasiekti, kontrolė nebūtų reikalinga. Tačiau, kadangi tarp tikslo ir

rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti, manau, būtina sekti

visus kontrolės proceso etapus, tam, kad būtų užtikrinta efektyvi kontrolė.

1.3 Kontrolės procesas

Veiksmingiausias kontrolės pavyzdys- tai į bendrą darbo srautą

sklandžiai įsiliejantys atskiri procesai. Tam, kad būtų užtikrintas

kontrolės efektyvumas ir nuolatinis klaidų identifikavimas, svarbu pereiti

visus kontrolės proceso etapus.

Kontrolės procese B. Neverauskas, J.Rastenis „Vadybos pagrindai“,

tiek A. Seilius „Organizacijos tobulinimo vadyba“ išskiria tris aiškiai

skirtingus etapus:

1. standartų ir kriterijų parengimas;

2. iš tikro gautų rrezultatų ir jų palyginimas su standartais;

3. nukrypimų nuo standartų, kriterijų ar planų koregavimas.

Tuo tarpu J. Stoner bei E. Bagdonas pateikia keturis kontrolės

proceso žingsnius/etapus, kuriuos išskiria J. Mocklerio kontrolės

apibrėžimas:

„Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos

atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos

grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su

numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų

svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų

efektyviausiai ir efektingiausiai panaudojami, siekiant bendrų tikslų“.

Pirmasis kontrolės proceso etapas rodo, kaip siejamos planavimo ir

kontrolės funkcijos. Standartai- tai konkretūs tikslai, pažanga, kuriuos

galima išmatuoti. Visi kontrolės standartai turi būti parinkti iš

organizacijos tikslų ir strategijos. Kontrolės standartai turi turėti dvi

svarbias savybes ( B. Neverauskas, J. Rastenis, 2000, 73p.):

• Laiko terminus;

• Konkrečius rodiklius ar kriterijus.

Tikslo kaip standarto panaudojimą A. Seilius iliustravo šiuo

pavyzdžiu: 1999 metais gauti 1 mln. Litų pelną. Tai konkretus kriterijus

(šiuo atveju- 1 mln. Litų.) ir tam tikras laikotarpis (vieneri metai), kurį

galima pavadinti rezultatyvumo rodikliu.

Tokie rodikliai padeda palyginti realiai įvykdytą užduotį su planuota

ir atsakyti į šiuos svarbius klausimus: „ką turime daryti norėdami pasiekti

planuotus tikslus?“ ir „kas liko nepadaryta?“

„Standartų ir metodų sukūrimas, veiklos atlikimo lygiui įvertinti.

Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai sukurti per planavimo procesą, jau

būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai

svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai,

tokie kaip “pagerinti darbuotojų įgūdžius” yra tik tušti šūkiai tol, kol

vadovai nepasako ką jie turi omenyje sakydami “pagerinti”, kada ir ką

ketina daryti, kad pasiektų tikslą“. (Stoner, Freeman, Gilbert, 1999).

Antrasis kontrolės proceso etapas yra realiai pasiektų rezultatų

palyginimas su pasirinktaisiais standartais. Šiame etape vadovybė nustato,

ar gauti rezultatai artimi numatytiems, ir ar jie atitinka jų lūkesčius. Be

to jie turi nuspręsti, ar nukrypimai yra priimtino dydžio ir ar nesudaro

pavojaus tikslams. Šiame etape gaunamas vertinimas, kurio pagrindu

priimamas sprendimas dėl tolesnės veiklos. Tai labiausiai pastebimas

kontrolės sistemos etapas, nes tuo metu nustatomos nuokrypos, išmatuojami

rezultatai, perduodama ir įvertinama informacija.

Pramonės įmonių vertinimą su standartais galėtų sudaryti pardavimų

ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų

produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.

Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai,

vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas

priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pvz.: pramonės įmonėje dujų dalelių

lygis ore gali būti nuolat stebimas, siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu

ilgalaikių išsiplėtimo tikslų vieną ar du kartus per metus. Tačiau geri

vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygių vertinimo.

(Bagdonas, 2002)

Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu

atveju – tai lengviausias kontrolės žingsnis. Dabar reikia palyginti

veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos

atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad “viskas yra

kontroliuojama” ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.

Norint, kad kontrolės sistema efektyviai dirbtų, būtina informuoti

apie nustatytus standartus ir gautus rezultatus, visus šiame procese

dalyvaujančius darbuotojus. Tokia informacija turi būti tiksli, savalaikė

ir pateikta paprasta, suprantama forma, kad ja būtų galima pasinaudoti

priimant valdymo sprendimus. Turi būt glaudus ryšys tarp tų, kurie nustato

standartus, ir tų, kurie juos valdo(A.Seilius,1998,245p.).

Pasak B.Neverausko, atliktas įvertinimas gali būti pagrindas pradėti

šioje srityje kitaip veikti. Tai yra reikšmingiausia visos kontrolės dalis.

Trečiasis kontrolės etapas pprasideda įvertinus informaciją. Vadovui

reikia pasirinkti vieną iš trijų elgsenų:

1. nieko nedaryti;

2. pašalinti nukrypimus;

3. keisti standartą. (Meskon ir kiti, 1992, 404p.)

Pagrindinis kontrolės tikslas- siekti, kad organizacijos valdymo

procesas funkcionuotų pagal numatytą planą. Jeigu palyginę darbo rezultatus

su standartais pastebėsime, kad numatyti tikslai vykdomi, tai to nereikia

daryt.Bet nereikia tikėtis, kad ateityje viskas bus gerai. Dėl to nustačius

,kad viskas vyksta pagal planą, kontrolės ciklą būtina kartoti.

Tokia kontrolės sistema ,kuri nepadeda likviduoti nuokrypų, kol jie

dar netapo didele problema, ne reikalinga. Koregavimo prasmė visais

atvejais yra ta, kad būtina išsiaiškinti nuokrypų nuo standarto priežastis

ir grąžinti organizaciją vėl planuota linkme. Tačiau vadovas visada turi

būti įsitikinęs, kad proceso koregavimas nesukels papildomų sunkumų, bet

pataisys padėtį.(A. Seilius,1998,247p.).

Kuo anksčiau nukrypimai pastebėti, tuo didesnė tikimybė garantuoti

veiksmingą veiklą. Nukrypimų gali atsirasti dėl įvairių

priežasčių(B.Neverauskas, Rastinis,2000, 74p.):

• Planavimo trūkumų;

• Organizacijos problemų;

• Vadovavimo nesklandumų;

• Motyvavimo klaidų.

Sėkmingai dirbančios organizacijos koreguoja standartus orientuodamosi

į aukštesnius reikalavimus. Būna ir taip, kad sudaryti planai yra per daug

optimistiški, tuo atveju mažinami standarto reikalavimai.

Koregavimo veiksmai. Į šį etapą pereinama, jei vėl veiklos rezultatai

nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo

veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje

sukurtų standartų pataisas (Stoner, 1999).

3 paveiksle parodyti kontrolės proceso etapai, jis sudarytas

pagal

šaltinius: 1) Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D., Ir. 1999, Vadyba.

Poligrafija ir informatika.

2) Bagdonas, E., Bagdonienė, L. 2000, Administravimo principai. Kaunas:

Technologija

.2 paveikslas

Kontrolės proceso etapai

Grįžtamasis ryšys

Kontrolės procesas vykdomas akivaizdžiai ne todėl, kad fiksuotumėm

klaidas ar sukčiavimą, bet kad jų išvengtume. Vadovai tikisi, kad

darbuotojai, žinodami, jog kontrolė veiksminga ir efektyvi, sąmoningai

stengsis nedaryti klaidų. Kitą vertus, visa tai didina galimybę kontrolę

maksimaliai priartinti prie realių darbo rezultatų. Tačiau tokia kontrolė

kartais negatyviai veikia dirbančiuosius. Tyrimai rodo, kad ddarbuotojai

susikaupia ir kreipia dėmesį į tai, kas kontroliuojama arba išmatuojama, ir

nekreipia dėmesio į tai ,kas nematuojama. Tai vadinama elgsena, orientuota

į kontrolę. Todėl projektuojant kontrolės sistemą būtina į tai atkreipti

dėmesį, nes darbuotojai stengsis gerai atrodyti, atliekant kontrolinius

matavimus, bet neįgyvendins organizacijos tikslų(A. Seilius,1998,248 p.).

1.4 Efektyvi kontrolė

Neatskiriamas kontrolės elementas, kaip ir visose kitose valdymo

stadijose, yra žmonės. Todėl, organizuojant kontrolę, būtina atkreipti į jų

elgesį. Kontrolė sąlygoja žmonių elgesį, todėl, remiantis S. Stoškumi, D.

Beržinskiene („Vadyba“ 2005, 172p.) kontrolės procesą reikia daryti

pabrėžtinai matomą, siekiant ppaveikti darbuotojus, ir juos nukreipti

organizacijos tikslams siekti.

Keletą pasiūlymų, kaip galima teigiamai paveikti darbuotojus, siekiant

efektyvių rezultatų, pateiksiu remiantis A. Seiliumi, S. Stoškumi,:

1. Abipusio bendravimo nustatymas. Jeigu pavaldiniui iškyla kokių nors

problemų dėl kontrolės sistemos, tai jis turi turėti galimybę

atvirai šį klausimą apsvarstyti, nebijodamas jokių pasekmių.

2. Perdėtai intensyvios kontrolės vengimas. Vadovybė turi neperkrauti

savo pavaldinių daugybe kontrolės formų, nes tai atims visą dėmesį

ir galutinis rezultatas bus betvarkė.Be to, vadovai neturi

kontroliuoti darbo dažniau ir kruopščiau nei būtina. Tai erzina

darbuotojus.

3. Griežtų, bet įvykdomų standartų nustatymas. Tikslus ir aiškus

standartas motyvuoja jau tuo, kad darbuotojai tiksliai supranta, ko

iš jų nori organizacija. Profesionalūs vadovai jaučia pavaldinių

poreikių bei galimybių skirtumą ir nustato standartus, įvertindami

tą skirtumą

4. Atsilyginimas už standarto įgyvendinimą. Jeigu organizacijos vadovas

nori, kad darbuotojai būtų visiškai pasišventę organizacijos

interesams, jis turi teisingai atlyginti už pasiektų standartų

rezultatyvumą. Jeigu darbuotojai nejaučia, kad jiems bus atlyginta,

tai jų darbo našumas gali sumažėti.

Kad kontrolė padėtų siekti oorganizacijos tikslų, ji turi turėti keletą

svarbių savybių (A. Seilius,1998, 249p.):

Pirmiausia kontrolė turi turėti strateginį pobūdį.

Absoliuti kontrolė (apimanti ir tokias operacijas kaip smulkios

išlaidos) neturi jokios prasmės, nes tai atitraukia pajėgas nuo svarbesnių

tikslų.

Orientacija į rezultatus. Galutinis kontrolės tikslas- organizacijos

uždavinių sprendimas. Būtina stebėti, kad kontrolės priemonės netaptų

svarbesnės už organizacijos tikslus. Kontrolė bus efektyvi tik tada, kai

organizacija faktiškai pasieks norimų tikslų ir sugebės suformuoti kitus

tikslus, užtikrinančius jos išlikimą ateityje.

Veiklos atitikimas. Kontrolė turi atitikti kontroliuojamą veiklą ir

objektyviai išmatuoti bei įvertintinai, kas ssvarbiausia. Netinkamas

kontrolės mechanizmas gali maskuoti, bet ne rinkti kritiškai veiksmingą

informaciją.

Kontrolės atlikimas laiku. Tai laiko intervalas tarp matavimų ir

vertinimų, kurie adekvačiai atitinka kontroliuojamą reiškinį. Svarbu, kad

nukrypimai būtų nustatomi laiku. Efektyvios kontrolės sistema yra ta, kad

ji teikia reikiamą informaciją reikalingiems žmonėms dar iki krizės

pradžios.

Kontrolės lankstumas. Kontrolė kaip ir planas, turi būti pakankamai

lanksti ir taikytis prie vykstančių pasikeitimų.

Kontrolės paprastumas. Efektyviausia kontrolė- paprasta kontrolė. Jei

kontrolės sistema labai sudėtinga, o sąveikaujantys darbuotojai jos

nesupranta ir nepalaiko, tai tokia sistema stumia į betvarkę ir situacija

tampa nekontroliuojama.

Kontrolės ekonomiškumas. Kontrolė reikalauja didelių pastangų ir

išteklių. Bet kokios organizacijos išlaidos turi duoti pelną. Jei suma

išlaidų, skirtų kontrolei, viršija jos teikiamą naudą, organizacijai geriau

visai atsisakyti tokios kontrolės sistemos arba apsiriboti pigesne.

Kontrolė turi būti ekonomiškai pateisinama ir išlaidos jai turi būti kuo

mažesnės.

1.5 Kontrolės apimtis

Svarstydami kontrolės apimtį valdymo specialistai paprastai remiasi V.

A. Graičiūno teorija. V. A. Graičiūno nuomone, viena svarbiausių laiko

eikvojimo ir painiavos priežasčių atsiranda tada, kai vadovui tenka

vadovauti per dideliam pavaldinių būriui. Žmogaus proto veikla efektyvi,

kai žmogus vadovauja 3-10 asmenų (S. Stoškus, D. Beržinskienė, 2005,

173p.).

Sudarant žmonių grupę, kuriai bus vadovaujama, reikia prisiminti

taisyklę: kuo mažesnis grupės narių atsakomybės laipsnis, tuo jų gali būti

daugiau , ir atvirkščiai. Juo vadybininkas yra arčiau hierarchijos

viršūnės, tuo grupė, kuriai teks vadovauti, turi bbūti mažesnė.

Pasak S. Stoškaus ir kitų autorių, susiduriama su problema, kai

vadovas, norėdamas , kad didėtų jo prestižas ir įtaka organizacijoje,

išplečia savo kontrolės zoną, prisiimdami savo atsakomybėn organizacijos

skyrius bei padalinius, nekreipdami dėmesio į dėl to susidariusias

anomalijas.

Antra problema, su kuria susiduriama, yra ta, kad , didėjant

pavaldinių skaičiui, labai staigiai kyla ryšių skaičius, t.y. geometrine

progresija. V. A. Graičiūno nuomone, optimalus darbuotojų skaičius grupėje

yra 4-6, tačiau ryšių skaičius nenusako nei jų sudėtingumo, nei trukmės.

Šis V. A.Graičiūno pasiūlytas valdymo normos skaičiavimas buvo

kritikuojamas. Neabejotinas V. A.Graičiūno indėlis į valdymo normos

nustatymą yra trijų tipų ryšių išskyrimas. Vėliau savo darbus paskelbęs H.

Mintzbergas pavienius vertikalius ryšius įvardino kaip tiesioginį

vadovavimą, o horizontalius- kaip derinimą.

3 paveiksle jie ir pateikti:

3 paveikslas

Darbuotojų ir galimų ryšių skaičius

| | |

| | |

| | |

| | |

|a) vertikalūs pavieniai ryšiai tarp |b) horizontalūs ryšiai tarp |

|pavaldinių ir vadovo |pavaldinių |

| |

| |

| |

| |

|c) vertikalūs grupiniai ryšiai, kai į vadovą |

|kreipiasi ne vienas, o keli pavaldiniai |

1.6 Reguliavimas- baigiamasis kontrolės etapas

Japoniška ir JAV vadybos praktika rodo didžiules galimybes išvengti

visų su kontrole susijusių nesklandumų dažniau pavedant kontrolę patiems

vykdytojams. Nieks geriau už vykdytoją nežino, kokie darbo momentai

pavojingiausi. Jam laiko kontrolei reikės mažiau nei specialiam

kontrolieriui. Kontrolės klausimas sprendžiamas ne technikos ir

organizacijos, o žmogaus vertybių orientacijų lygiu. Kai žmogus yra

socializavęsis organizacijoje, suvokęs jos tikslus kaip savo paties, gali

pats patikimai kontroliuoti savo darbo procesą. Jei žmogus yra skatinamas

darbo turiniu, produkto kokybę jis suvokia kaip natūralius kasdieninės

veiklos atributus( S. Stoškus,2002, 181 p.).

Savikontrolė efektyvi tik pačiame žemiausiame hierarchijos lygyje, kur

vyksta darbo objekto ir informacijos kitimo procesai.

Bet kokie surasti nukrypimai nuo numatytų sąlygų turi sukelti

veiksmus, šalinančius tuos nukrypimus. Kai vykdytojas pats gali šalinti

tuos veksmus, jį pakanka informuoti apie nukrypimą. O jei vykdytojas nieko

negali padaryti turi įsikišti vadovas. Tada panaudojamas valdymo ciklo

elementas- reguliavimas. Tai darbo proceso grąžinimas į numatytas vėžes

perskirstant medžiagų, lėšų, darbo ir laiko išteklius (S. Butkus,

1996,124p.)

S.Butkus pateikė 4 reguliavimo būdus:

1. Formalizuotos reguliavimo procedūros;

2. Specialūs reguliavimo įgaliojimai tam tikriems pareigūnams;

3. Periodiniai pasitarimai;

4. Grupinio protinio darbo sesijos pagal reikalą.

2.KONTROLĖS TAIKYMAS „KAIŠIADORIŲ PAUKŠTYNE“

„Kaišiadorių paukštynas“ pradėtas statyti šalia Kaišiadorių miesto dar

1972 metais, o 1975-aisiais užauginti pirmieji mėsiniai viščiukai-

broileriai. Šiandien AB „Kaišiadorių paukštynas“ – vienas didžiausių šalies

paukštynų, gaminantis ir parduodantis 6800 tonų vištienos. Čia pluša 70

pamėgtam darbui pasišventusių kvalifikuotų specialistų ir 570 įvairaus

profilio darbininkų. Vakarų Europos standartus atitinkantys perdirbimo

įrengimai ir pažangiausios technologijos leidžia perdirbti 75% produkcijos

ir Lietuvos gyventojams pateikti 90 pavadinimų kokybiškų vištienos gaminių,

kurie yra nekaloringi, lengvai virškinami, turtingi baltymais.

„Kaišiadorių paukštynas“

yra vištienos dešrų ir dešrelių gamybos

pradininkas Lietuvoje. Vienas pirmųjų šalies rinkai pateikęs ir atšaldytą

(šviežią) vištieną, išsaugančią pačias vertingiausias savybes. Tokioje

vištienoje išlieka visos mineralinės druskos, baltymai, vitaminai, tikras

vištienos skonis ir aromatas. „Kaišiadorių paukštynas“ dėjo daug pastangų,

kad atšaldyta vištiena pasiektų pirkėjo stalą, todėl šiandien jos

parduodama per 50%.

Tam, kad paukštyno veikla būtų kuo efektyvesnė, kad darbuotojai laiku

ir tinkamai atliktų jiems paskirtus darbus, kad produkcija pasiektų

vartotoją tik aukščiausios kokybės ir dėl pan. aplinkybių, šioje

organizacijoje yra vykdoma kontrolė.

Kontrolė yra svarbi ir reikalinga kiekvienoje organizacijoje, todėl

šią funkciją vadovybė pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos

tikslus ir uždavinius. Be kontrolės organizacijoje įsivyrautų chaosas.

Kontrolė šioje organizacijoje nėra griežtas vadovavimas ir

kontroliavimas. Tai greičiau yra darbų priežiūra, veiklos atlikimo lygio

vertinimas. O svarbiausias veiksnys, kad įmonėje yra naudojama kontrolė yra

produktų kokybė. Kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir

vadovavimo efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų

itaką gamybinei veiklai. Kaip teigia pats AB “Kaišiadorių paukštynas”

generalinis direktorius G. Šmulkštys :”Stiprios įmonės neturėtų užmiršti,

kad bet kokios veiklos kokybės gerinimas yra privalomas procesas. Todėl

įmonė turi nuolat ieškoti būdų, kaip patobulinti savo veiklą, kaip geriau

patenkinti savo vartotojų poreikius”.

Organizacijoje numatomos trys kontrolės rūšys:

1. Parengiamoji kontrolė. Pirmiausia atidžiai žmonių dalykinės ir

kitos profesinės žinios, įgūdžiai, būtini atliekant tam tikras

pareigas. Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių

patikrinimai ir kiti būdai. Atliekama parengiamoji

materialinių resursų kontrolė, taip pat parengiami standartai,

kurie nustato gaunamų vištų kokybės reikalavimus. Rūpinamasi,

kad vištų tiekėjai užtikrintų deramą kokybę.

2. Einamoji kontrolė. Ji atliekama tiesiogiai vykstant darbams.

Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius

klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti. Ji padeda išvengti

atotrūkio nuo planų ir instrukcijų, kad smulkios nuokrypos

vėliau netaptų problemomis. Kontroliuojama matuojant faktiško

darbo rezultatus. Čia valdymo aparatas turi grįžtamąjį ryšį.

Viršininkas praneša pavaldiniams, kad jei jų darbas

nepatenkinamas, jei jis pastebi, kad jie klysta.Ši sistema

padeda vadovybei išsiaiškinti daugybę nenumatytų keblumų ir

pakoreguoti žmonių elgseną taip, kad organizacija dirbtų

efektyviai.

3. Baigiamoji kontrolė. Čia grįžtamasis ryšys panaudojamas tada,

kai darbas atliktas. Rezultatai palyginami su reikalavimais.

Vadovybė turi galimybę ggeriau įvertinti, ar planai bus realūs.

Ši procedūra padeda gauti informaciją apie iškilusius

sunkumus, ir padeda sukurti naujus planus, leidžiančius

išvengti ankstesnių klaidų.

Kokybė yra bendrovės gyvavimo rodiklis. Vienas iš įmonės gerovės

veiksnių – nuolatinis sugebėjimas tenkinti klientų poreikius, tiekiant

kokybiškus ir specialius reikalavimus atitinkančius gaminius.

Organizacijoje didelis dėmesys skiriamas įgyjamų žaliavų, pagalbinių

medžiagų, atliktų darbų, gaminamos ir parduodamos produkcijos ir jos

pristatymo klientui kokybei. Veiklos rezultatas orientuotas į svarbiausią

tikslą kokybės srityje-patenkinti klientų reikmes ir lūkesčius. Kokybė –

tai ir geras produktas ir savalaikis produkcijos pristatymas, ppriežiūra bei

technologinė parama, lankstumas ir profesionalus aptarnavimas.

Pagrindinis reikalavimas organizacijos gaminiams yra jų kokybės

garantija. Dėl to kokybės kontrolės sistemai skiriamas didžiulis dėmesys ir

į ją be kokybės, gamybos vadovų, meistrų inžinerijos- technikos darbuotojų,

yra įtraukti ir darbininkai bei kiti darbuotojai. Produkto gamybos procesas

kontroliuojamas kiekviename produkto gamybos etape ir prasideda nuo

žaliavų, patikimų atestuotų tiekėjų pasirinkimo, medžiagų, tenkinančių mūsų

poreikius, užpirkimo. Visa tai, bei moderni ir tiksli įranga leidžia

garantuoti stabilų procesą, jį valdyti bei vykdyti monitoringą. Aukštos

klasės įranga ir žaliavos, gera darbuotojų kvalifikacija, technologinių

parametrų kontrolė ir valdymas įgalina pasiekti aukščiausią kokybę

optimaliomis sąnaudomis. Proceso parametrų valdymas, pastovi kokybės

kontrolė, koregavimo ir prevencinių veiksmų priėmimas leidžia iki minimumo

sumažinti neatitikčių galimybę.

Išskirtinis dėmesys įmonėje skiriamas rinkai teikiamų mėsos produktų

kokybei ir vartojimo saugumo užtikrinimui. Nežymūs nuokrypiai gamybos

proceso metu gali turėti įtakos produkto gamybai. Veiksniai, galintys

įtakoti produkto kokybę, valdomi geros gamybos praktikos pagrindu

parengtomis Privalomomis programomis:

1. Aplinkos, pastatų ir patalpų priežiuros;

2. Vandens ir nuotekų šalinimo;

3. Žaliavų, medžiagų ir produktų priežiūros;

4. Personalo higienos;

5. Sanitarijos;

6. Produkto atsekamumo ir išėmimo iš rinkos;

7. Įrangos priežiūros.

Įdiegtos RVASVT sistemos pagrindu vykdoma svarbių valdymo taškų, galinčių

turėti lemiamą reikšmę produkto saugai, nuolatinė kontrolė. Naujausia

šaldymo įranga užtikrina žaliavų ir produktų greitą užšaldymą ir reikiamos

temperatūros palaikymą saugojimo ir gamybos proceso metu.

Veikiančios savikontrolės sistemos dėka valdomas kkiekvienas technologinio

proceso žingsnis, todėl įmonė užtikrina stabilios kokybės ir saugių vartoti

mėsos produktų tiekimą vartotojui.

Įmonės veiklos rezultatai žymia dalimi priklauso nuo įmonės

užsibrėžtų tikslų realumo, nuo ją veikiančių aplinkos veiksnių kitimo, nuo

teisingų strateginio bei taktinio valdymo sprendimų ir be abejo, kontrolės.

Eilinių darbuotojų, kurie yra susiję su produkto gamyba, veiklą

tikrina skyriaus vadovai, kurie yra taip pat kartas nuo karto tikrinami

generalinio direktoriaus.

Kontrolė sąlygoja žmonių elgesį, todėl kontrolės procesas

pabrėžtinai matomas, siekiant paveikti darbuotojus ir nukreipti

organizacijos tikslams siekti. Kalbant apie Produkcijos pardavimo padalinį,

šio skyriaus viršininkas yra atsakingas už esamos būklės patikrinimą ir

padėties pataisymą esant reikalui. Jis prižiūri ne tik technologus, kurie

savo ruožtu prižiūri gamybos meistrus, bet ir sandėlių darbuotojus.

Svarbiausias asmuo kontrolės klausimu yra kokybės koordinatorius, kuris yra

pavaldus generaliniam direktoriui. Kokybės koordinatorius stebi visus

įmonės sektorius bei cechus. Kiekvieno skyriaus viršininkas yra pavaldus

jam, ir apie esamą būklę informuoja tiesiogiai.

Vidurinės grandies vadybininkui pagrindinė motyvacija ta, jog nuo to,

kaip darbą atliks jo pavaldiniai priklausys vadybininko atlygis. Aukštesnio

rango vadybininkai neskiria dėmesio konkretiems žmonėms, jie rūpinasi kelių

filialų veikla.

Taip pat pavaldinys turi galimybę atvirai apsvarstyti iškilusius

sunkumus dėl kontrolės problemos. Tikimasi, kad taip jis geriau supras

kontrolės tikslą. Organizacijoje kontrolė nėra perdėtai intensyvi. Yra

nuspręsta, ką kontroliuot daugiau, ką mažiau, kad per dažna kontrolė

neerzintų ir netrukdytų dirbti. Yra nustatyti kontrolės standartai griežti,

bet kokybiški, todėl darbuotojai jų neignoruoja. Pagal laukimo teoriją yra

stiprus ryšys tarp rezultatyvumo ir atlyginimo. Darbuotojai žino, kad už

rezultatyvumą jiems bus atlyginta, jie stengiasi ir jų darbo našumas visada

išlieka didelis.

Kontrolė šioje organizacijoje yra vykdoma pastoviai. Nors daugelis

darbuotojų dirba prie įrenginių ir nukrypimų nuo numatytų planų pasitaiko

mažai, tačiau už kontrolę atsakingi asmenys labai nuosekliai ir atidžiai

nagrinėja darbo procesą, kad laiku būtų galima pastebėti neatitikimus ir

ištaisyti padėtį, kol dar ne kokybiškas produktas nepasiekė vartotojo.

Patys darbuotojai taip vadinamą “kontrolę” yra linkę įvardinti kaip

priežiūrą, todėl bendradarbiavimas kokybės koordinatorių ir eilinių

darbuotojų yra geranoriškas, darbuotojai nesijaučia stipriai kontroliuojami

jų veikla nėra trikdoma.

Organizacijos įstatuose yra numatytos bendros tvarkos

taisyklės, kurių privalo laikytis visi įmonėje dirbantys darbuotojai.

Kiekvienas įmonės darbuotojas privalo jam nustatytu laiku būti savo darbo

vietoje. Darbo vietoje jam draudžiama svaigintis alkoholiu ar kitomis

psichotropinėmis medžiagomis.

Įmonėje pasitaiko ne mažas vagysčių skaičius, kurias padaro joje

dirbantys ne nuolatiniai darbuotojai, tad vadovybė ieško būdų kaip

sumažinti jų skaičių. Vienas iš būdų ir yra kontrolė. Šiai problemai

spręsti kontrolė sustiprinta labiau nei kur kitur. Naujausia priemone tapo

vaizdo kameros, paukštyno veikla prižiūrima ištisą para. Ši kontrolės

priemonė pasiteisino, ir jau per pastarąjį pusmetį vagysčių skaičius

ženkliai sumažėjo.

Ypatingas dėmesys yra skiriamas kontrolei tuomet, kai yra vykdomas

labai svarbus užsakymas, tada per darbo dieną stengiamasi stebėti

atitinkamai kiekvieną darbuotoją susijusį

su produkto gamybą, duoti kuo

detalesnius nurodymus, neapsieinama ir be smulkaus darbų pataisymo.

Taipogi kartą per metus yra vykdoma kontrolės komisijos apžiūra. Ji

smulkai ir detaliai tikrina darbus, jau padarytų darbų rezultatus.

Maisto ir mėsos gamybą reguliuoja Valstybinės maisto ir

veterinarijos tarnybos patvirtinti normatyviniai įstatymai, Konkurencijos

įstatymai bei kiti normatyviniai dokumentai, kurie įtakoja įmonės veiklą.

Kontroliuojant darbus, stebimos veiklos kiekybės, kokybės, laiko ir

vertės charakteristikos. Kiekybės charakteristikos vertinamos natūriniais

vienetais arba svorio, ilgio matais. Kokybės vertinimas vyksta pagal visą

rodiklių sistemą:

Paskirties rodiklis rodo produkto technines galimybes atlikti

funkciją, kuriai buvo sukurtas.

Technologijos rodiklis rodo ar produktas tinka gaminti, ar nėra jį

labai sunku pagamint.

Tvarumo rodiklis rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo

bruožus laikant, tai priklauso nuo specialaus apdorojimo ir įpakavimo.

Estetinis rodiklis rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio

poreikį, į šį rodiklį atkreipiamas ypatingas dėmesys, į produkto išvaizdą

taip pat į skonio rodiklį.

Faktinei būklei lyginti su nustatytomis naudojami šie būdai:

Matavimo- faktinis produktas lyginamas su nustatytu etalonu ir

gaunama kiekybinė matuojamo produkto charakteristika.

Registravimo- registruojami tam tikri įvykiai ir, apibendrinus

registravimo duomenis, nustatomos kontrolei reikalingos stebimo proceso

charakteristikos.

Skaičiavimo- kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus

specialius apskaičiavimus, panaudojant ir matavimo ir registravimo būdais

gautus duomenis.

Orgonoleptinis- kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos

informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams produkto

kokybės rodikliams nustatyti.

Kontrolė šioje organizacijoje remiasi rodiklių sistema, todėl

siekiama, kad gaminamas produktas atitiktų numatytus standartus, numatytus

rodiklius. Galutinis produktas yra lyginamas su numatytais rodikliais ir

tik tuomet, jei jis atitinka visus reikalavimus, pateikiamas vartotojui.

„Kaišiadorių paukštynas“ tapo lyderiu Lietuvoje. Trijų geltonsnapių

viščiukų ženklas šiandien puošia 40 „Kaišiadorių paukštyno“ firmines

parduotuves, kur parduodama 40% įmonėje gaminamų aukščiausios rūšies

vištienos gaminių ir maistinių kiaušinių, o ten dirbančių pardavėjų devizas

– gera nuotaika, šviežias produktas, gausus asortimentas ir kultūringas

aptarnavimas.

IŠVADOS

Šiame kursiniame darbe analizavau kontrolės funkcijos esmę ir

susipažinusi su eilės autorių darbais (nurodyta literatūros sąraše) priėjau

tokių išvadų:

1.Kontrolė yra reikšminga ir sudėtinga vadybos funkciją.

Reikšmingiausia kontrolės savybė- visa aprėpianti. Apibendrinant kontrolės

funkciją galima padaryti išvadą, jog kontrolė yra be galo svarbus

elementas, apimantis planavimo, organizavimo bei vadovavimo funkcijas. Be

kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą

reikiama kryptimi iir bet kuriuo momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka

normas, kaip ji tikslingai nukreipta siekti tikslų. Kontrolė apima buvusią,

esamą ir būsimą organizacijos veiklas. Kontrolė yra reikalinga tam, kad

viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tikslas

silpnąsias vietas ir pastebėti klaidas, norint jas ištaisyti ir vėliau

nekartoti.

2. Kontrolės sistema – tai daugiažingsnė procedūra, naudojama

įvairiems kontrolės veiklų tipams. Vadovai, kurdami kontrolės sistemas,

kurios priimtinos organizacijoms nariams ir turi tikslų, ekonominį

grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu

problemų. Dauguma to problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką

reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reikia vertinti. Bandymas kontroliuoti

per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti

moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų

laiką, švaistyti pinigus ir energiją.

3. Pagrindinis proceso tikslas yra pasiekti, kad organizacija

funkcionuotų pagal planą. Kai rezultatų palyginimas rodo, jog tikslas bus

pasiektas, geriau nieko nedaryti. Bet nereikia tikėtis , ka ir ateityje bus

viskas gerai. Dėl to nustačius, kad pagal planą viskas vyksta, kontrolės

ciklą būtina kartoti. Įvertinant tai, jog organizacija funkcionuoja

neapibrėžtumo sąlygomis, galimi nukrypimai nuo numatyto plano. Svarbu, kad

vadovas laiku sužinotų apie esamus nukrypimus. Jei jis nesugebės

išsiaiškinti nukrypimų ir jų ištaisyti, tai organizacija tikslo gali ir

nepasiekti.

4. Norint, kad kontrolė būtų efektyvi, reikia atkreipti dėmesį į

organizacijoj dirbančius žmones, nustatyti abipusį bendravimą, griežtus bet

tvirtus standartus, vengti stiprios kontrolės, atitinkamai atlygint už

idėjos įgyvendinimą. Taip pat kontrolė turi atitikti veiklą, būt lanksti,

atliekama savu laiku, orientuota į rezultatus, o taip pat ekonomiška.

Mano manymu visos kontrolės rūšys, vykdomos organizacijose yra

reikalingos ir svarbios, norint užtikrinti ne tik maksimalų organizacijos

pelną, bet ir patenkinant vartotojų poreikius.Reikia nepamiršti, kad nuo

jos iš dalies priklauso produkto ar paslaugos, kurią teikia organizacija,

kokybė, todėl darbų eigoje labai svarbu aptikti nukrypimus ir juos laiku

ištaisyti. Štai tokia kontrolė taps efektyvi ir darbuotojai į ją žiūrės

kaip į ssvarbų ir reikalingą veiksnį.

Literatūra

1. Seilius A. Organizacijų tobulinimo vadyba. Klaipėda, 1998.

2. Stoškus S. Bendrieji vadybos aspektai. Šiaulių universiteto

leidykla, 2002.

3. Neverauskas B. Vadybos pagrindai/ B. Neverauskas, J. Rastenis.

Kaunas, 2000.

4. Stoškus S. Vadyba/ S. Stoškus, D. Beržinskienė. Kaunas, 2005.

5. Navickas V. Valdymo kontrolė tarptautinėse firmose. Kaunas, 2001.

6. Butkus S.F. Organizacijos ir vadyba. Vilnius, 1996.

7. Jucevičius R. Strateginis organizacijų vystymas. Pasaulio lietuvių

kultūros, mokslo ir švietimo centras,1998.

8. Stoner A.F. J. Vadyba/ J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R.

Gilbert,Jr. Poligrafija ir informatika, 1999.

9. Bagdonas E. Administravimo principai/ E. Bagdonas, L. Bagdonienė.

Kaunas, 2000.

10. Bučiūnienė I. Personalo motyvavimas. Kaunas,1996.

11. http://news.mireba.lt

12. http://spbu.ru/

13. http://lt.wikipedia.org/wiki/

14. http://www.paukstiena.lt.

———————–

Einamoji

kontrolė

Laikas

Baigiamoji

kontrolė

Parengiamoji

kontrolė

Standartų pakeitimas

Nukrypimų ištaisymas

Status quo išlaikymas

2. Veiklos įvertinimas

3.Veiklos ir standartų palyginimas

4. Koregavimo veiksmai

1. Standartų ir metodų nustatymas

V

A

B

C

V

A

B

C

C

B

A

V