Pareigybinės instrukcijos
Turinys
ĮVADAS 3
TEORINĖ DALIS 4
Pareigybinių instrukcijų svarba 4
Pareigybinių instrukcijų turinys 5
Darbuotojo darbo funkcijų aprašymas 7
PRAKTINĖ DALIS 9
Trumpas įmonės aprašymas 9
Įmonės valdymo struktūra 9
Biuro administratoriaus(-ės) pareigybinės instrukcijos 10
PRIEDAS 15
Biuro administratoriaus pareigybinių instrukcijų pavyzdys 15
IŠVADOS 18Įvadas
Planuojant įmonės personalo poreikį reikia atlikti laisvų darbo vietų įvertinimą, kuris padeda atrinkti tinkamą žmogų konkrečioms pareigoms bei apibrėžia, ko yra reikalaujama iš darbuotojų vertinant jų sugebėjimą atlikti savo pareigas. Viena iš laisvų darbo vietų vertinimo sudedamųjų dalių yra pareigybinių instrukcijų sudarymas. Yra labai svarbu teisingai ir aiškiai sudaryti pareigybines instrukcijas, nes tai padeda išvengti darbų dubliavimo, tinkamai paskirstyti atsakomybę bbei įgaliojimus. Šiame savo darbe remdamasi kuo įvairesniais literatūros šaltiniais pabandysiu palyginti teorinius ir praktinius šios temos aspektus.
Šio mano darbo tikslas yra išnagrinėti teorinę medžiagą apie pareigybines instrukcijas, jų sudarymą ir svarbą, taip pat sudaryti pareigybinių instrukcijų pavyzdį.
Mano darbo uždaviniai:
išnagrinėti teorinę medžiagą šia tema;
pateikti trumpą įmonės aprašymą;
sudaryti biuro administratorės pareigybines instrukcijas;
paaiškinti biuro administratorės pareigybinių instrukcijų sudedamąsias dalis;
pateikti išvadas.
Teorinė dalisPareigybinių instrukcijų svarba
Iki 1990 m. sudarant darbo sutartį buvo aišku, kad žmogus eis numatytas tipines pareigas nustatytoje tipinėje struktūroje vadovaudamasis tipinėmis ppareigybinėmis instrukcijomis. Tokia darbo sutartis, sudaryta remiantis pretendento prašymu priimti į darbą tam tikroms pareigoms, su vadovo rezoliucija, nurodančia pareigas, darbo užmokestį ir datą, nuo kada žmogus priimamas į darbą, tiek teisiniu, tiek vadybiniu požiūriu galėjo būti laikoma korektiška.
Šiuo mmetu Lietuvos Respublikos darbo kodeksas (DK) nustato, kad kiekvienoje darbo sutartyje darbdavys ir darbuotojas privalo susitarti dėl būtinųjų sutarties sąlygų: darbuotojo darbovietės (įmonės, įstaigos, organizacijos, struktūrinio padalinio ir kt.) ir darbo funkcijų. Darbo funkcijos dažniausiai smulkiau yra apibūdinamos pareigybinėse instrukcijose.
Darbuotojo darbo funkcija yra apibrėžiama nurodant jo profesiją, specialybę ar kvalifikaciją, pagal kurią dirbs darbuotojas, apibūdinant darbą ir darbuotojo pareigas.
Profesija – tai nuolatinė specialybė; veiklos, užsiėmimų rūšis, kuri reikalauja tam tikro pasiruošimo ir dažnai yra pragyvenimo šaltinis (pavyzdžiui, gydytojas).
Kvalifikacija yra darbuotojo pasirengimo tam tikrai specialybei laipsnis. Ji paprastai apibrėžiama kvalifikacine kategorija, specialiu išsimokslinimu, pareiginiais laipsniais ir pan.
Pareigos – tai darbuotojams pagal įmonėje galiojančią pareigybių struktūros schemą nustatytas (pavestas) darbas.
Pareigybinės instrukcijos:
tai pagrindinis normatyvinis dokumentas, apibūdinantis kiekvieno valdymo darbuotojo pareigybinį statusą (pareigas, teises, aatsakomybę);
tai darbuotojų veiklą reglamentuojantis dokumentas, apsprendžiantis jų savarankiškumo laipsnį;
padeda įvertinti kiekvieno darbuotojo asmeninį indėlį į veiklos rezultatus;
sukuria tarnybinių linijinių ir funkcinių ryšių tarp darbuotojų ir padalinių sistemą;
įteisina darbuotojo autonomiškumą, garantuoja jo interesų apsaugą, santykius su viršininkais.
Pareigybinėse instrukcijose be darbo funkcijų turi būti taip pat nurodoma pavaldumo grandinė ir darbuotojo atsakomybės darbe mastas.
Pareigybinės instrukcijos turi būti sudaromi visiems darbuotojams. Tokios instrukcijos turėtų būti darbdavio ir priimamo darbuotojo derybų dėl darbo pradžia. Konkrečiai susitarus dėl darbo funkcijų, teisių, atsakomybės, darbo vertinimo rrodiklių bei darbo apmokėjimo ir tuos dalykus užfiksavus prie pareigų pavadinimo galima įrašyti ir samdomo žmogaus pavardę. Dokumentą pasirašius darbuotojui ir jo tiesioginiam vadovui, pareigybinės instrukcijos turėtų tapti svarbiausiu darbo sutarties elementu. Be to, tai būtų korektiška teisiškai ir idealu vadybos požiūriu: užtikrinus darbuotojo funkcijas, atsakomybę ir teises, jo pastangos būtų tiksliai nukreiptos organizacijai reikalinga linkme.Pareigybinių instrukcijų turinys
Darbuotojų pareigybinėse instrukcijose rekomenduotina apibrėžti:
darbuotojo pavaldumą;
išvardyti konkrečius jo įpareigojimus;
pavestų užduočių atlikimo terminus;
atsiskaitymo už atliktus pavedimus tvarką ir formą;
darbuotojo kompetencijos ribas;
priimamų sprendimų derinimo tvarką, t. y. kokius sprendimus darbuotojas gali priimti savarankiškai, kokius privalo derinti su kitais atsakingais bendrovės darbuotojais, ir pan.
Darbuotojo pareigybę apibūdinančiame dokumente gali būti nurodoma pareigybės lygis ir kategorija, jei darbovietėje nustatyta tokia pareigybių sistema, nustatomi specialūs tos pareigybės reikalavimai (pavyzdžiui, aukštasis išsilavinimas, tam tikros kvalifikacijos įgijimas ir pan.).
Kitame literatūros šaltinyje parašyta, kad pareigybinės instrukcijos susideda iš:
darbo identifikavimo (t.y. pareigybės pavadinimo);
darbo reziumė (t.y. darbo esmė išvardijant tik šio darbo funkcijas ar veiklos rūšis);
ryšių (nurodomi darbuotojo ryšiai su kitais asmenimis organizacijos viduje ir už jos ribų);
pareigų ir atsakomybės (čia išsamiai išvardintos visos su darbu susijusios pareigos ir atsakomybė);
valdžios (apibūdinama asmens valdžia);
darbo standartų (kokių standartų tikimasi iš darbuotojo, vykdančio pagrindines pareigybinėse instrukcijose išvardytas pareigas);
darbo sąlygų ir fizinės aplinkos (čia gali būti paminėtas triukšmo llygis, kenksmingumas ir pan.).
„Personalo valdymo“ knygoje teigiama, kad pareigybinių instrukcijų struktūra yra tokia:
bendroji dalis (čia aiškiai ir tiksliai suformuluojami 2-3 pagrindiniai uždaviniai, nurodomi pagrindiniai darbo vietos veiklą reglamentuojantys įstatymai, skyrimo, pavadavimo ir atleidimo tvarka);
pareigų dalis (išvardijami visi darbai, pateikiant darbo pavadinimą, dokumento pavadinimą, darbo imlumą, periodiškumą, įvedamą ir išvedamą informaciją);
teisių dalis (nurodomos išimtinės teisės, pvz., parašo teisė, informacijos skelbimo teisė ir pan.);
atsakomybės dalis (numatoma pareigybės asmeninė atsakomybė, labai svarbu sukonkretinti, kaip atsako: moraliai ar materialiai);
funkcinių ryšių dalis (nurodoma išvedama ir įvedama dokumentacija, atsakant į klausimus, kas ir kam pristato, dokumento pavadinimas, terminai);
skatinimo dalis (čia rekomenduojama užfiksuoti konkrečius rodiklius, padedančius įvertinti darbuotojo darbą);
bausmių dalis (čia numatomos specialios bausmių procedūros).
Bet kuriuo atveju yra gan sunku aprašyti visus darbuotojo įsipareigojimus, visas jo atliekamas funkcijas, todėl rekomenduotina darbuotojų darbo funkcijų aprašymo pabaigoje įrašyti gana abstrakčią frazę, apibendrinančią aptartas darbuotojo funkcijas: „Be šiose pareigybinėse instrukcijose išvardytų pareigų, darbuotojas vykdo ir kitus bendrovės vadovybės nurodymus“. Esant tokiai formuluotei pareigybinėse instrukcijose darbdavio duodami pavedimai (nors ir tiesiogiai nesusiję su darbo sutartyje aprašytomis pareigomis) bus laikomi teisėtais ir už jų nevykdymą galės būti skiriamos drausminės nuobaudos.
Tačiau visur yra pabrėžiama, kad su pareigybinėmis instrukcijomis darbuotojas turi būti supažindinamas raštu, t.y. darbuotojas savo parašu turi patvirtinti, kad yra susipažinęs su ppareigybinėse instrukcijose sukonkretintomis jam pavestomis darbo funkcijomis.Darbuotojo darbo funkcijų aprašymas
Lietuvos Respublikos Darbo kodeksas išsamiai nenurodo, kaip plačiai turi būti aprašoma darbo funkcija. Tačiau vis dėlto darbdavys turėtų informuoti darbuotoją apie visus esminius sutarties ir darbo santykių aspektus. Taip pat jis privalo pateikti darbuotojui informaciją apie darbo, kuriam darbuotojas yra priimtas į įmonę, pavadinimą, rūšį, pobūdį ar kategoriją, arba trumpą darbuotojo atliekamo darbo aprašymą, arba jo apibūdinimą. Darbo kodeksas nereglamentuoja, kaip su savo darbo funkcijomis darbuotojas turi būti supažindinamas. Vadinasi, galima teigti, kad trumpą darbo funkcijos aprašymą darbo sutarties šalys turi teisę aptarti ir žodžiu.
Apibrėžiant darbuotojo pareigas ir supažindinant darbuotoją, reikėtų vadovautis paprasta nuostata: žodžiu gali būti duodami tik tokie nurodymai, kurie traktuotini kaip įprastinių darbo sutartyje nustatytų darbuotojo pareigų vykdymas. Tai grindžiama tuo, kad esant ginčui kils sunkumų įrodyti, dėl kokių darbo pareigų vykdymo su darbuotoju buvo susitarta.
Pačia veiksmingiausia ir paprasčiausia priemone darbo funkcijai aprašyti yra laikytinos darbuotojo pareigybinės instrukcijos. Kad kiekvienas darbuotojas žinotų savo darbus ir atsakomybės ribas, dėl tikslių darbo funkcijų rekomenduotina susitarti raštu, t. y. įmonėje turi būti parengtos kiekvieno darbuotojo pareigybinės instrukcijos.
Kartais yra tapatinamos darbo tvarkos taisyklės ir pareigybinės instrukcijos, tačiau to daryti nereikėtų. Darbo tvarkos taisyklės yra taikomos visiems darbuotojams (pavyzdžiui, darbo ir
poilsio laikas, reikalavimai darbuotojų saugos ir sveikatos srityje, drausminių nuobaudų skyrimas ir pan.). O atskirų darbuotojų darbo funkcijos nustatomos pareigybinėse instrukcijose (arba darbo sutartyje).
Aiškus darbuotojo darbo funkcijų reglamentavimas, t.y. pareigybinės instrukcijos, sudaro prielaidas teisėtam drausminės nuobaudos – pastabos, papeikimo ar net atleidimo iš darbo – skyrimui.
Drausminė nuobauda gali būti skiriama esant drausminės atsakomybės pagrindui – darbo drausmės pažeidimui, t. y. darbuotojui nevykdant pavestų pareigų arba netinkamai jas vykdant dėl darbuotojo kaltės. Jeigu bendrovės vadovybė pasirašytinai nesupažindina darbuotojo su jo ddarbo funkcijomis, o darbuotojas dėl to jų neatlieka arba netinkamai atlieka, tokie darbuotojo veiksmai negali būti kvalifikuojami kaip jo kalti veiksmai ir darbuotojas negali būti atleidžiamas iš darbo. Esant šioms sąlygoms, darbuotojui negali būti skiriama jokia drausminė nuobauda.
Praktinė dalisTrumpas įmonės aprašymas
UAB „X“ mobiliojo turinio paslaugų teikimo įmonė. Įmonė buvo įkurta 2002 m. vasario 1 d.
Bendrovė yra juridinis asmuo, turintis sąskaitas Lietuvos Respublikoje įregistruotuose bankuose, turintis savo antspaudą, komercinį-ūkinį, finansinį, organizacinį ir teisinį savarankiškumą, savo veikloje besivadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais, įįmonės steigimo sutartimi bei bendrovės įstatais. UAB „X“ pagal savo prievoles atsako tik tuo savo turtu, į kurį gali būti nukreipiamas ieškojimas.
Įmonė teikia šias mobiliojo turinio paslaugas:
mobiliųjų pramogų (melodijos, paveikslėliai, SMS žaidimai, užsklandos);
interaktyvūs projektai;
mobiliosios rinkodaros kampanijos;
taikomųjų programų mobiliesiems telefonams kūrimas bbei priežiūra (J2EE, Symbian, Windows mobile);
įvairių sistemų bei akcijų diegimas (MINGUS).
UAB „X“ bendradarbiauja su žurnalais „xxx“, „yyy“, „zzz“, prekybos centru „nnn“, televizijos kanalais, „ddd“, naktiniais klubais ir kitomis organizacijomis.Įmonės valdymo struktūra
Valdymo struktūra UAB „X” yra funkcinė-linijinė valdymo struktūra, nes darbais yra dalijamasi, keičiamasi tarpusavyje, darbuotojai išmano ne tik savo, bet ir kolegų darbo specifiką. Kadangi įmonė nėra labai didelė, tai beveik visi darbuotojai, išskyrus programuotojus, yra tiesiogiai pavaldūs direktoriui.
Įmonėje vyksta nuolatinė reorganizacija, nes įmonės klientų skaičius, aptarnavimo mąstai bei tempai auga. Taip pat besikeičianti rinka verčia keistis tiek viduje, tiek aptarnaujant klientus.
Šiuo metu UAB „X“ organizacinė struktūra yra tokia:Biuro administratoriaus(-ės) pareigybinės instrukcijos
Pareigybinės instrukcijos dažniausiai susideda iš keturių dalių: bendrųjų nuostatų, pareigų, teisių ir atsakomybės.
Bendrosios nuostatos
1. Biuro administratorius daug llaiko bendrauja su klientais, užsakovais ir kitais įmonei svarbiais asmenimis, todėl jis turi gerai mokėti valstybinę kalbą. Įmonė bendradarbiauja su užsienio kompanijomis, todėl administratorius turėtų mokėti ir užsienio kalbą. Biuro administratorius tvarko dalį įmonės dokumentų, todėl turi žinoti pagrindines raštvedybos taisykles. Be abejo, jis privalo mokėti naudotis naujomis organizacinės technikos priemonėmis, nes didžiąją savo darbo dalį jis atlieka jų pagalba (kompiuteris, faksas, telefonas ir pan.).
2. Įmonė yra gan maža, todėl įmonės direktorius priima bei atleidžia darbuotojus, nustato jiems atlyginimą ir pasirašo ddarbo sutartis, taip pat yra ir su biuro administratoriumi.
3. Biuro administratorius darbo užduotis gauna iš direktoriaus ir jam privalo atsiskaityti. Daugiau niekam iš įmonės darbuotojų administratorius neturi atsiskaityti. Tad šis darbuotojas yra pavaldus tik įmonės direktoriui.
4. Kiekvienas darbuotojas būti susipažinęs su darbo saugos reikalavimais. Taip pat ir biuro administratorius.
5. Biuro administratorius:
5.1. – 5.2. daug bendrauja su klientais, todėl privalo žinoti įmonės struktūrą bei veiklos sritis;
5.3. turi žinoti nuolatinius įmonės klientus, nes jam tenka su jais dažnai bendrauti ir todėl yra glaudesni ir ne tokie formalūs santykiai;
5.4. taip pat turi žinoti įmonės darbo valandas bei pietų pertraukos laiką, periodinių užduočių atlikimo tvarką bei kas jas atlieka ir pan., nes apie šių nusistovėjusių bei privalomų darbo taisyklių pažeidimus jis turi informuoti įmonės vadovą;
5.5. turėtų žinoti darbo teisės pagrindus, nes tai, mano nuomone, reiktų žinoti kiekvienam dirbančiam asmeniui. Darbo teisės pagrindų žinojimas gali labai padėti įvairiose situacijose dirbant;
5.6. – 5.7. tvarko dalį įmonės dokumentų, todėl privalo žinoti organizacinės tvarkomosios dokumentacijos sistemą bei raštvedybos taisykles;
5.8. – 5.9. biuro administratorius – žmogus su kuriuo pirmiausiai tenka susidurti esamiems bei potencialiems įmonės klientams, todėl jis privalo žinoti bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles bei tarnybinio etiketo reikalavimus;
5.10. biuro administratorius turi žinoti įmonės darbuotojų pavardes, telefonus, adresus, nes tokios informacijos prireikus įmonės ddirektoriui ar darbuotojui jis privalo ją pateikti ir pateikti teisingą.
6. Biuro administratorius, kaip ir visi kiti darbuotojai, privalo vadovautis šalies, kurioje jis dirba, įstatymais ir kitais teisės aktais. Taip pat įmonės vadovo įsakymais (nes jam jis yra pavaldus), raštvedybos taisyklėmis (nes pagal jų reikalavimus jis tvarko įmonės dokumentus) ir pan.
Biuro administratoriaus pareigos
7. Biuro administratorius atsiliepia į telefono skambučius, priima pranešimus gautus fakso bei korespondenciją, apie visus pranešimus gautus įmonės vardu jis turi informuoti įmonės direktorių.
8. – 9. Šis darbuotojas sudaro posėdžių, pasitarimų darbotvarkę, todėl jis turi kviesti bei registruoti dalyvius, priminti apie juos įmonės vadovui.
10. Biuro administratorius sudaro įmonės vadovo darbo susitikimų tvarkaraštį, todėl atėjus lankytojams juos registruoja ir paskiria susitikimo laiką būtent jis.
11. – 13. Biuro administratorius atsiliepia į visus skambučius ir įmonės vadovui perduoda tik jam skirtus ir svarbius skambučius su vidiniais ir išoriniais abonentais. Taip pat jis priima bei siunčia visus pranešimus faksu ir apie svarbius informuoja įmonės direktorių.
14. Biuro administratorius atsakingas už dokumentų rengimą ir įforminimą pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo bei Raštvedybos taisykles, todėl jis privalo šiomis taisyklėmis vadovautis.
15. Įmonės direktoriui paprašius biuro administratorius parengia įsakymų projektus, kuriuos turi suderinti su įmonės darbuojasi (su kuriais priklauso nuo rengiamo įsakymo, t.y. priklauso nuo to kurį įmonės darbuotoją tas įsak.ymas liečia) ir tada pateikti įįmonės direktoriui, kuris įsakymą arba pasirašo arba atiduota biuro administratoriui pataisyti.
16. Biuro administratorius įmonės antspaudą saugo tada, kai nėra įmonės finansininkės (ji serga ar atostogauja).
17. Biuro administratorius pasitaręs su darbuotojais bei įmonės vadovu sudaro posėdžių bei pasitarimų tvarkaraštį bei darbotvarkę ir todėl apie jų vykimą bei planuojamą turinį turi informuoti visus įmonės darbuotojus.
18. – 19. Biuro administratorius žino įmonės veiklos sritis, struktūrą darbo organizavimo tvarką, viską apie darbuotojus (ar jie yra darbe, ar atostogauja, ar pietauja ir pan.), todėl jis bendrauja su lankytojais, atšoko į juos dominančius klausimus, teikia informaciją telefonu.
20. – 21. Visus raštus bei kitus dokumentus priima bei siunčia biuro administratorius, todėl juos taip pat jis ir registruoja bei gaunamus dokumentus ir raštus perduoda darbuotojams, kuriems jie yra skirti.
22. Biuro administratorius tvarko dalį įmonės dokumentų, todėl taip pat turi rengti ir bylų nomenklatūrą..
23. Biuro administratorius informuoja įmonės direktorių apie laiku neatliktas užduotis, todėl turi paraginti darbuotojus laiku atlikti savo darbą.
24. Šis įmonės darbuotojas yra atsakingas už tvarkingą bei teisingą įmonės dokumentų rengimą ir įforminimą, todėl žino visus reikalavimus bei taisykles kaip tai padaryti teisingai. Tad jei kitiems darbuotojams šioje srityje iškyla klausimų, biuro administratorius turi padėti bei patarti jiems.
25. Biuro administratorius žino kada ir kokios užduotys turi būti įvykdytos, todėl periodiškai, nustatyta tvarka jis turi informuoti
įmonės direktorių jei kokie nors darbai yra neatlikti.
26. Biuro administratorius yra atsakingas ne tik už dokumentų rengimą ir įforminimą, bet ir už jų saugojimą bei archyvavimą.
27. Biuro administratorius turi rūpintis, kad:
27.1. įmonės biure niekada netrūktų kanceliarinių prekių bei PVM sąskaitą faktūrą už pirktas kanceliarines prekes atiduoti įmonės finansininkei arba jei jos nėra direktoriui;
27.2. dėl patikimai veiktų organizacinė technika, t.y. kad „nestovėtų“ darbas dėl netikėtai sugedusios technikos;
27.3. visada būtų tvarkinga darbo vieta, nes įmonės svečiai (klientai, partneriai, potencialūs klientai ir t.t.) atėję į įįmonę pirmiausiai pamato biuro administratoriaus darbo vietą ir ji gali, kad ir labai menkai, bet lemti jų nuomonę apie įmonę;
28. – 29. Biuro administratorius visada pirmasis pasitinka įmonės svečius, klientus, partnerius, todėl jis visada turi tinkamai elgtis, būti tvarkingai apsirengęs bei laikytis svečių priėmimo etiketo.
Biuro administratoriaus teisės
30. Šis įmonės darbuotojas žino kada kai kurios užduotys turi būti įvykdytos, todėl jis turi teisę kontroliuoti šių užduočių vykdymą (tos užduotys susijusios su dokumentų rengimu, veiklos dokumentavimu).
31. Biuro administratorius yra atsakingas už dokumentų rengimą bei įforminimą ppagal visas taisykles, todėl jis turi teisę nepriimti iš darbuotojų neteisingai parengtų ir įformintų dokumentų (jis paaiškina, kas negerai, bet darbuotojas turėtų pats tą dokumentą pataisyti).
32. Įmonės direktorių biuro administratorius turi informuoti apie būsimus bei laukiančius lankytojus (nes jis sudaro susitikimų ttvarkaraštį), visą gautą informaciją (nes jis priima visą korespondenciją, visus raštus bei dokumentus, pranešimus faksu, bei atsiliepia į visus telefono skambučius).
33. Biuro administratorius atlikdamas savo darbą gali pastebėti kokių nors trūkumų arba sugalvoti kaip gali tobulinti savo atliekamo darbo kokybę, todėl apie tai jis turėtų pasikalbėti su įmonės vadovu.
Biuro administratoriaus atsakomybė
34. Biuro administratorius yra atsakingas už:
34.1. tvarkingą techninių priemonių naudojimą, t.y. nelaužyti, negadinti ir kitaip neniokoti įmonės turto;
34.2. – 34.5. kokybišką ir greitą savo pareigų atlikimą (korespondencijos tvarkymą, dokumentų registravimą, saugumą, sisteminimą, pateikimą archyvui ir pan.);
34.6. įmonės paslapčių saugojimą,. t.y. neišduoti įmonės komercinių bei gamybinių paslapčių pašaliniams asmenims bei kitoms įmonėms (ypač konkurentams);
34.7. mandagų, etišką bei korektišką lankytojų, klientų, partnerių priėmimą, nes juos priimdama jis atstovauja įmonę ir iš dalies kuria jos įįvaizdį;
34.8. teisingą darbo laiko naudojimą, t.y. biuro administratorius turi išnaudoti savo darbo valandas, kad atliktų kuo daugiau kokybiško ir efektyvaus darbo;
34.9. darbų saugos, priešgaisrinės ir elektrosaugos reikalavimų vykdymą, nes yra su jais susipažinęs.
35. Biuro administratorius turi visas savo pareigas vykdyti tinkamai ir sąžiningai, nes už netinkamą pareigų atlikimą jis yra atsakingas Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
Biuro administratoriaus pareigybines instrukcijas pateikiau priede.Priedas
Biuro administratoriaus pareigybinių instrukcijų pavyzdys
PATVIRTINTA
UAB „X“ direktoriaus
2005 m. lapkričio 4 d. įsakymu Nr. 0-00
BIURO ADMINISTRATORIAUS (-ĖS)
PAREIGYBINĖS INSTRUKCIJOS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1.Biuro administratorius pprivalo turėti atitinkamo (humanitarinio, socialinio) išsilavinimo diplomą, gerai mokėti valstybinę lietuvių kalbą ir bent vieną užsienio kalbą, išmanyti raštvedybos pagrindus, mokėti dirbti naujomis ryšių ir kitomis organizacinės technikos priemonėmis.
2.Darbuotoją skiria biuro administratoriumi ir atleidžia iš pareigų, nustato jo pareiginį atlyginimą, sudaro rašytinę darbo sutartį įmonės direktorius.
3.Biuro administratorius pavaldus įmonės direktoriui.
4.Biuro administratorius turi išklausyti ir žinoti saugos darbe, priešgaisrinės ir elektrosaugos reikalavimus.
5.Biuro administratorius privalo žinoti;
5. l. įmonės, kurioje dirba, struktūrą;
5.2. įmonės veiklos sritis;
5.3. nuolatinius korespondentus;
5.4. darbo organizavimo tvarką;
5.5. darbo teisės pagrindus;
5.6. organizacinės tvarkomosios dokumentacijos sistemą;
5.7. raštvedybos taisykles ir kalbos kultūros normas;
5.8. tarnybinio etiketo reikalavimus;
5.9. bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles;
5.10. darbuotojų pavardes, adresus, telefonus;
6. Biuro administratorius privalo vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, susijusiais su jo atliekamu darbu, raštvedybos taisyklėmis, įmonės įstatais, vadovo įsakymais, darbo vidaus tvarkos taisyklėmis, pareiginiais nuostatais.
II. BIURO ADMINISTRATORIAUS PAREIGOS
7. Informuoti įmonės direktorių apie gautus pranešimus.
8. Priminti įmonės direktoriui būtinus darbus, rengiamus posėdžius, pasitarimus.
9. Kviesti dalyvius į posėdžius, pasitarimus, juos registruoti.
10. Registruoti lankytojus, paskirti jiems pokalbio laiką su įmonės direktoriumi.
11. Organizuoti vadovo telefoninius pokalbius įmonėje ir už jos ribų.
12. Priimti ir perduoti telefonogramas (panešimus faksu).
13. Operatyviai sujungti įmonės direktoriaus telefoną su vidiniais ir išoriniais abonentais.
14.Rengti ir įforminti dokumentus pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo bei Raštvedybos taisykles. To paties rreikalauti iš įmonės darbuotojų.
15.Rengti įsakymų projektus, derinti juos su įmonės darbuotojais, pateikti įmonės direktoriui.
16. Saugoti ir tinkamai naudoti įstaigos antspaudą.
17. Informuoti įmonės darbuotojus apie rengiamus susirinkimus, posėdžius, pasitarimus, supažindinti su darbo planais.
18. Atsakyti į lankytojų klausimus.
19. Priimti ir teikti informaciją telefonu.
20. Registruoti gaunamus ir siunčiamus raštus,
21.Sisteminti gaunamus dokumentus ir informaciją, ją perduoti vykdytojams.
22.Rengti įmonės bylų nomenklatūrą ir sudaryti bylas pagal nustatytus bylų nomenklatūros indeksus.
23. Reikalauti, kad darbuotojai laiku vykdytų įpareigojimus.
24. Teikti paramą darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais.
25.Periodiškai nustatyta forma sudaryti ir pateikti įmonės vadovui kontroliuojamų užduočių suvestinį ir sąrašą dokumentų, kuriuose nurodyti darbai įvykdyti ne laiku.
26. Saugoti dokumentus ir laiku juos archyvuoti.
27. Rūpintis, kad:
27.l. netrūktų kanceliarinių prekių;
27.2. patikimai ir tiksliai veiklų organizacinė technika;
27.3. darbo vieta būtų tvarkinga.
28. Priimti svečius, delegacijas, partnerius, laikantis svečių priėmimo etiketo.
29. Korektiškai elgtis ir būti nepriekaištingos išvaizdos.
III. BIURO ADMINISTRATORIAUS TEISĖS
30. Kontroliuoti dokumentų užduočių vykdymą.
31. Nepriimti iš darbuotojų neteisingai ir netvarkingai parengtų ir įformintų dokumentų.
32. Informuoti įmonės direktorių apie padėtį įmonėje, gautą informaciją, laukiančius lankytojus.
33. Informuoti įmonės direktorių apie raštvedybos bei dokumentų saugojimo būklę ir teikti siūlymus dėl darbo tobulinimo.
IV. BIURO ADMINISTRATORIAUS ATSAKOMYBĖ
34. Biuro administratorius atsako už;
34.l. tvarkingą techninių priemonių naudojimą;
34.2. kokybišką ir greitą gautos korespondencijos tvarkymą ir pateikimą įmonės vadovui;
34.3. ga.utų dokumentų registravimą, sisteminimą ir pateikimą aatsakingiems vykdytojams;
34.4. užduočių vykdymo kontrolę;
34.5. dokumentų saugumą ir pateikimą įmonės archyvui;
34.6. įmonės komercinių ir gamybinių paslapčių saugojimą;
34.7. korektišką lankytojų priėmimą;
34.8. teisingą darbo laiko naudojimą;
34.9. saugos darbe, priešgaisrinės ir elektrosaugos reikalavimų vykdymą.
35. Už savo pareigų netinkamą vykdymą biuro administratorius atsako darbo vidaus tvarkos taisyklių ir Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
Susipažinau
(Parašas)
Vardas, pavardė
Data
Išvados
Visuose mano nagrinėtuose literatūros šaltiniuose yra nurodoma, kad pareigybinėse instrukcijose turi būti nurodytos darbo funkcijos, pavaldumas ir atsakomybė, o kitos nurodomos dalys yra gana skirtingos. Šios dalys pačios svarbiausios pareigybinėse instrukcijose, taip pat būtinai reikėtų apibrėžti ir darbuotojo teises. Nors pareigybinės instrukcijos yra neprivalomos, tačiau visuose literatūros šaltiniuose yra pabrėžiama, kad darbuotojas turi būti su jomis supažindinamas raštu.
Pareigybinės instrukcijos teoriniame ir praktiniame, kiek man teko susipažinti, lygmenyse skiriasi labai nedaug. Dažniausiai pareigybinėse instrukcijose yra nurodoma: pareigų pavadinimas, pavaldumas, darbo funkcijos, darbuotojo atsakomybė ir teisės. Tokios šių instrukcijų dalys dažniausiai yra minimos ir literatūroje.
Mano nagrinėtoje įmonėje pareigybinės instrukcijos yra sudaromos ir su jomis supažindinamas darbuotojas pasirašant darbo sutartį, kad žinotų, ką turi daryti šioje įmonėje bei kokios yra jo teisės. Tačiau įmonė yra nedidelė ir darbuotojai išmano ne tik savo, bet ir kolegų darbo specifiką ir niekada neatsisako pagelbėti bendradarbiams, nors tai nėra numatyta jų darbo pareigybinėse instrukcijose.
Tikslių ir
aiškių darbuotojo pareigybinių instrukcijų sudarymas yra palankus ne tik darbuotojui, kuris apsidraudžia nuo galimo darbdavio piktnaudžiavimo pavedant atlikti darbus, dėl kurių nebuvo susitarta darbo sutartyje, bet ir darbdaviui, nes jam atsiranda galimybė veiksmingai įgyvendinti drausminės, o tam tikrais atvejais ir materialinės atsakomybės institutus, jei darbuotojas pažeidžia savo įsipareigojimus. Be to, tinkamas darbo funkcijų apibūdinimas skatina darbuotoją tinkamai atlikti pavestas pareigas.
Naudotų literatūros šaltinių sąrašas
1. A.Sakalas. Personalo vadyba. Vilnius: Margi raštai. 2003. 296 p.;
2. K.Keenan. Kaip pasirinkti darbuotojus. Kaunas: Poligrafija ir informatika. 1998. 64 pp.;
3. G.Dessler. Personalo valdymo pagrindai. Kaunas: Poligrafija ir informatika. 2002. 344 p.;
4. R.Adamonienė, A.Sakalas, V.Šilingienė. Personalo valdymas. Kaunas: Technologija. 2002. 136 p.;
5. Tarptautinių žodžių žodynas. Vilnius: Mintis. 1969. 808 p.;
6. www.paciolis.lt (žr. 2005-11-03);
7. www.sanitex.lt (žr. 2005-11-03);
8. http://www.autoinfa.lt/webdic/ (žr. 2005-11-19).
