Personalo valdymo pagrindai

Vilniaus Kolegija

Menų fakultetas

Xxxxxx xxxxxxx

Kultūrinės veiklos vadybos

II kursas

Personalo planavimas

ir

verbavimas

Kai kurios firmos susiduria su gana painia problema: darbo jėgos

planavimu. Gal pasirodys juokinga, tačiau kai kurioms stambioms

korporacijoms, bendrovėms ir firmoms, tai tiktai, paini problema. Taip

atsitiko ir korporacijai “Cisco Systems, Inc.” Kalifornijos valstijoje, Jan

Chose mieste įsikūrusi kompanija plečiasi taip sparčiai, kad per metus gali

sukurti apie 6000 naujų darbo vietų, todėl rasti naujų kandidatų yra

“problema”, jei ją šitaip galima pavadinti. Taigi pabandysiu panagrinėti

šią problemą.

Pirmiausia, manau, reikėtų aapibrėžti kas tai yra planavimas. Taigi darbo

jėgos( arba užimtumo) planavimas- tai planų, kaip užpildyti ateityje

atsirasienčias laisvas darbo vietas(pareigybes), sudarymo procesas, kuris

grindžiamas: (1) ateityje atsirasienčių laisvų darbo vietų prognoze ir (2)

sprendimu, ar išorės, ar vidaus kandidatai bus verbuojami į šias darbo

vietas. Todėl planavimas aprėpia visas būsimas laisvas darbo vietas

pradedant valytoja ir baigiant firmos prezidentu. Daugelyje firmų

vartojamas tęstinio planavimo terminas, kuris reiškia, jog numatoma, kaip

bus užimamos kompanijos svarbiausios aukščiausiojo lygio vadovų paraigybės.

Kaip ir bet kuris geras planas, darbuotojų poreikio planas turi tturėti

pagrindą- ateities prognozes. Tad prognozavimo tikslas- sukurti tokį

pagrindą. Planuojant darbuotoju poreikį, paprastai reikia trijų rušių

prognozių:personalo poreikio, vidaus kandidatų pasiūlos ir išorės kandidatų

pasiūlos. Taigi, yra keli būdai ateities užimtumo poreikiui nuspėti.

Pavyzdžiui, pasitelkus tendencijų analizę ateities poreikiams nuspėti,

analizuojami praėjusių penkerių ar daugiau mmetų firmos darbuotojų skaičiaus

pokyčiai. Šitaip galima suskaičiuoti, kiek buvo firmoje darbuotojų

kiekvieną praėjusių penkerių metų pabaigoje arba, jei yra galimybė, kiek jų

buvo kiekvienoje kategorijoje( pavyzdžiui, pardavimo, gamybos darbuotojų,

sekretorių, administratorių). Tokios analizės tikslas- išsiaiškinti

darbuotojų skaičiaus kitimo tendencijas, kurios galbūt išliks ir ateityje.

Antrasis būdas- proporcijų analizė, kuri reiškia, jog prognozuojama

remiantis kurio nors priežastinio rodiklio(pavyzdžiui, pardavimo apimties)

santykiu su reikalingų darbuotojų( pavyzdžiui, pardavimo agentų) skaičiumi.

Tarkime, jog paaiškėjo, kad kiekvienas pardavimo agentas paprastai parduoda

už 500 000 dolerių. Vadinasi, jei pajamų ir pardavimo agentų santykis

išlieka tas pats, kitų metų pabaigoje reikės šešių naujų pardavimo agentų(

kurių kiekvienas duos 500 000 dolerių pajamų), kad pardavimas padidėtų

pageidaujamais 3 milijonais dolerių.

Planuojant užimtumą vadovų nuomonė visada viadina svarbų vaidmenį. Labai

retai pasitaiko, kad bet kuri praeities tendencija, proporcija ar santykis

išliktų nepakitę iir ateityje. Todėl reikia turėti nuomonę sprendžiant, kaip

pakoreguoti prognozę, paremtą tendencijomis, kurios ateityje gali

pasikeisti. Štai kokie svarbųs veiksniai gali daryti poveikį jūsų

prognozei: sprendimai pagerinti produkcijos kokybę arba įsiskverbti į naują

rinką; technologiniai ir valdymo pokyčiai, dėl kurių padidės našumas;

finansiniai ištekliai, kuriuos planuojate turėti.

Ankstesnė prognozė, atsakydama į klausimą, kiek darbuotojų reikės

ateityje, išsprendžia tik pusę darbuotojų planavimo lygties. Vėliau reikia

atlikti išorės ir vidaus kandidatų pasiūlos prognozę.

Kvalifikacijos patikrinimas gali palengvinti vidaus kandidatų pasiūlos

prognozavimą. Kvalifikacijos patikrinimas pateikia surinktus rankiniu būdu

ar kompiuterinės sistemos sudarytus dduomenis: kiekvieno darbuotojos darbo

rezultatai, išsilavinimas ir tinkamumas paaukštinti pareigose. Darbuotojų

pakeitimo diagramose parodomi dabartiniai visų atsakingų darbuotojų veiklos

rezultatai ir jų galimybė kilti pareigose. Kiekvienai pareigybei galite

sukurti alternatyvias pareigybės pakeitimo korteles, kuriose nurodomi

galimi kandidatai į atitinkamą pareigybę bei kiekvieno kandidato dabartinės

veiklos rezultatai, tinkamumas būti paaukštintam pareigose ir reikalingas

mokymas.

XXIa. nebeįmanoma rankiniu būdu gerai patikrinti šimtų ar tūkstančių

darbuotojų kvalifikacijos. Daugelis firmų kompiuterizuoja šia informaciją,

be to, šiam tikslui galima įsigyti sukurtų kompiuterinių programų paketų.

Pagal vieną iš tokių sistemų darbuotojai užpildo 12 puslapių bukletą,

kuriame aprašo savo išsilavinimą bei patirtį. Visa ši informacija kaupiama

kompiuterio diske. Kai vadovui prireikia kvalifikuoto žmogaus į laisvą

pareigybę, jis aprašo ją ( pavyzdžiui, kokio jai reikia išsilavinimo bei

įgūdžių), paskui įveda šia informaciją i kompiuterį. Peržiūrėjusi galimų

kandidatų duomenis, programa pateikia vadovui atspauzdintą kvalifikuotų

kandidatų sąrašą.

Nors kalbant apie verbavimą gali kilti mintys apie įdarbinimo agentūras

ir klasifikuotus skelbimus, dažnai geriausias darbdaviui kandidatų šaltinis

yra įmonėje jau dirbantys darbuotojai. Kad ši paieška būtų sėkminga, reikia

pasitelkti darbo skelbimus, personalo asmens bylas ir duomenų apie

darbuotojų įgūdžius bazes. Darbo skelbimuose nurodoma laisva vieta ir jos

požymiai, pavyzdžiui, reikalavimai, tiesioginis vadovas, darbo grafikas ir

apmokėjimo skalė. Remiantis kai kurių sutarčių su profsąjungomis

reikalavimais tokiuose skelbimuose turi būti nurodyta, jog profsąjungos

nariams teikiama pirmenybė arba jiems turi būti siūlomos geresnės

pareigybės. Vidaus skelbimai apie laisvas darbo vvietas taip pat

rekomenduotini ir toms firmoms, kuriose nėra profsąjungos, nes tokie

skelbimai padeda perkelti į kitas paeigas arba paaukštinti esamus

darbuotojus. Čia taip pat praverčia darbuotojų asmens bylos. Nagrinėdami

asmens bylas(taip pat ir prašymus priimti į darbą), galite rasti

darbuotojų, dirbančių reikalaujantį mažesnio išsilavinimo bei įgūdžių, nei

turi šie darbuotojai, darbą. Taip pat galite rasti darbuotojų, kurie galėtų

būti apmokyti ateityje arba jau dabar turi išsilavinimą, reikalingą laisvai

pareigybei užimti. Kompiuterizuotos darbuotojų duomenų bazės( jas jau

aptarėme anksčiau) gali padėti rasti tinkamus kandidatus įmonės viduje

laisvoms pareigybėms užimti.

Vidaus kandidatų prognozavimas labai svarbus planuojant tęstinumą.

Trumpai tariant, tęstinumo palanvimas- tai kompanijos planas užimti pačias

svarbiausias vadovaujančio darbo pareigybes. Šis procesas dažnai yra gana

sudėtingas, jį sudaro daug tarpusavyje susijusių veiksmų. Pavyzdžiui,

potencialūs kandidatai į aukščiausiojo lygio vadovų pareigybes gali būti

nukreipti į aukščiausias vadovaujančias pareigas svarbiausiuose kompanijos

padaliniuose arba į užsienį, o vėliau nusiųsti į Harvardo universiteto

Verslo fakultero pažangių valdymo metodų kursus. Todėl išsamesnis tęstinumo

planavimo apibrėžimas yra štai toks: “Tai procesas, kurio tikslas-

užtikrinti tinkamą pasiūlą kandidatų, galinčių dabar perimti svarbiausias

vadovaujančias pareigybes, taip pat ir tas, kurios atsiras ateityje

įgyvendinant kompanijos strategiją, ir sudaryti sąlygas planuoti bei

valdyti atskirų asmenų karjerą, kad būtų optimizuoti organizacijos

poreikiai ir atskirų asmenų siekiai” tęstinumo planavimas apima tokias

veiklos sritis:

Vadovų ir specialistų poreikio analizė pagal kompanijos valdymo lygį,

funkcijas bei įgūdžius.

Esamų aukščiausiojo llygio vadovų auditas ir galimos vidaus bei išorės

pasiūlos prognozavimas.

Individualių karjerų planavimas remiantis objektyvia ateities poreikių

prognoze ir patikimais esamo darbo atlikimo bei potencialo tobulėti

vertinimais.

Konsultavimas karjeros klausimais vadovaujantis realiais firmos ir

paties konsultuojamo asmens ateities poreikiais.

Spartesnis paaukštinimasiškeliant tikslus, atspindinčius firmos

ateities poreikius.

Su darbo veiklos rezultatais susietas mokymas ir tobulinimas,

įgalinantis mokomus asmenis pasirengti ir ateitias, ir dabartinėms

pareigoms.

Planingas strateginis verbavimas, kad būtų patenkinti ne tik

trumpalaikiai, bet ir ilgalaikiai personalo poreikiai.

Veiklos rūšys, dėl kurių laisvos darbo vietos yra užpildomos.

Jei kandidatų užpildyti visas numatomas laisvas darbo vietas pačioje

organizacijoje nepakanka, darbdaviai sutelkia dėmesį į išorės kandidatų-

žmoniu, šiuo metu nedirbančių organizacijoje,- pasiūlos prognozavimą. Čia

gali prireikti bendrų ekonominių sąlygų, vietinės rinkos sąlygų ir darbo

rinkos prognozių.

Pirmasis žingsnis- prognozuoti bendrąsias ekonomikos sąlygas ir,

sakykime, laukiamą nedarbo lygį. Paprastai juo mažesnis nedarbas, juo

mažesni jėgos ištekliai, tuo sunkiau verbuoti personalą.

Vietinės darbo rinkos būklė taip pat yra svarbi. Pavyzdžiui,

kompiuterius ir puslaidininkius gaminančių kompanijų plėtra sąlygojo

palyginti žemą nedarbo lygį tokiuose miestuose kaip Sietlas visiškai

nepriklausomai nuo bendrosios šalies ekonominės būklės.

Galiausiai galima pageidauti prognozuoti konkrečių specialybių

kandidatų( inžinierių, gręžimo staklių operatorių, buhalterių ir taip

toliau), kuriuos ketinama verbuoti, išteklius. Pavyzdžiui, pastaruoju metu

pastebėta, jog trūksta kompiuterinių sistemų specialistų.

Kultūros organizacijoms nėra labai svarbu planuoti personalą,

nes

dažniausiai jos nėra labai didelės ir nesiplečia labai sparčiai, kad

susidurtų su planavimo problema. Tačiau geresnių, kvalifikuotesnių

specialistų ieškojimas ir verbavimas yra tikrai gana svarbus veiksnys

tinkamai atlikti savo funkciją ir siekti užsibržto tikslo.

Gavę įgaliojimus priimti darbuotoją į laisvą pareigybę, turėtume

sudaryti kandidatų banką, pasitelkdami vidaus(aptartus anksčiau) ir vieną

ar daugiau išorės verbavimo šaltinių. Verbavimo procesas yra svarbus, nes

juo daugiau kandidatų turėsite, juo geriau galėsite pasirinkti.

Verbavimo ir atrankos procesą galima įsivaizduoti kaip štai toką etapų

seką:

1. Planuoti ir prognozuoti darbo jėgą, kad būtų ggalima nustatyti,

kurias pareigybes reikia užpildyti.

2. Verbuojant vidaus ir išorės kandidatus sudaryti potencialų

kandidatų į šias pareigybes sąrašą.

3. Užtikrinti, kad kandidatai užpildytų prašymo priimti į darbą

formas, ir galbūt vesti pradinės atrankos interviu.

4. Taikyti įvairius atrankos metodus, pavyzdžiui, testus, išsilavinimo

tyrimą ir medicininius patikrinimus tinkamiems kandidatams

pasirinkti.

5. Nusiųsti vieną ar daugiau tinkamų kandidatų pas vadovą, kuris yra

tiesiogiai atsakingas už tą darbą.

6. Pasistengti, kad vadovas ar kitas tiesiogiai su šiuo reikalu

susijęs asmuo vestų vieną aar daugiau interviu su kandidatais ir

padėtų galutinai nuspręsti kuriam kandidatui pasiūlyti darbą.

Kandidatų ieškoti ir juos sudominti galima įvairiais būdais. Vienas iš

jų- reklama. Tačiau reikia atsižvelgti į du dalykus: į žiniasklaidos

priemonę, kurioje ketinate reklamuotis, ir į reklaminio skelbimo turinį.

Kokia ttinkamiausia žiniasklaidos priemonė, priklauso nuo to, į kokią

pareigybę ieškote kandidato.

Taip pat kandidatų galime ieškoti įdarbinimo biuruose ir agentūrose.

Išskiriami trys agentūrų tipai:federalinės, valstijos ir vietinės valdžios;

nepelno organizacijos; privačios.

Dauguma tinkamų paaukštinti pareigose kandidatų iš pradžių buvo priimti

į darbą užverbavus aukštosiose mokyklose. Todėl šis verbavimas yra svarbus

vadovų praktikantų bei specialistų šaltinis.

Dvi problemos siejasi su verbavomo aukštosiose mokyklose. Pirmiausia,

verbuotojams tai palyginti brangu ir atima labai daug laiko. Reikia gerokai

iš anksto suderinti grafikus, išspauzdinti kompanijos reklaminius bukletus,

vesti interviu su kandidatais protokolus ir daug laiko praleisti aukštojoje

mokykloje. Antra, kai kurie verbuotojai būna nepasirengę, rodo kandidatams

per mažai dėmesio ir jaučiasi esą už juos pranašesni. Dauguma verbuotojų

nesugeba gerai atrinkti studentų. Pavyzdžiui, studento ar studentės fizinis

patrauklumas dažnai nusveria vertingesnius bruožus bei sugebėjimus. Kai

kurie verbuotojai taip pat sskirsto darbus į “moteriškus” ir “vyriškus”.

Tokie pastebėjimai tik dar labiau pabrėžia, kaip svarbu apmokyti

verbuotojus prieš siunčiant juos į aukštąją mokyklą.

Verbuotojai aukštosiose mokyklose turėtų siekti dviejų tikslų.

Svarbiausias tikslas- atsirinkti. Tai reiškia, jog jie privalo nuspręsti,

ar kandidatu verta toliau domėtis. Nuo konkrečių verbavimo poreikių

priklauso, kokiomis konkrečiomis žmonių savybėmis domėsitės. Paprastai

patartina įvertinti tokias kandidatų savybes kaip motyvaciją, bendravimo

įgūdžius, išsilavinimą, išvaizdą ir laikyseną.

Nors pagrindinis tikslas- išsirinkti gerus kandidatus, taip pat

privalote siekti ir antrojo tikslo- sudominti juos savo firma. Nuoširdi,

neoficiali laikysena, pagarba kandidatams, nnetrukus po susitikimo išsiųsti

jiems laiškai gali padėti sudominti kandidatus jūsų darbdaviu.

Dauguma aukštųjų mokyklų studentų gauna darbą atlikę stažuotę. Šis

verbavimo būdas per pastaruosius metus nepaprastai išpopuliarėjo.

Nustatyta, jog šiandien beveik trys ketvirtadaliai aukštųjų mokyklų

studentų, prieš baigdami mokslus, atlieka stažuotę, o pavyzdžiui, 1980

metais stažuotę atlikdavo tik 1 iš 36 studentų.

Stažuotės gali būti naudingos ir studentams, ir darbdaviams. Studentams

stažuotės gali padėti susiformuoti darbo įgūdžius, patikrinti potencialius

darbdavius ir geriau susipažinti su pasirinktos karjeros patraukliomis (ir

nepatraukliomis) pusėmis. Darbdaviams stažuotojai labai pravers atlikdami

įvairias užduotis- galima juo įvertinti kaip būsimus darbuotojus.

Verbuojant kuo įvairesnę darbo jėgą, būtina atsižvelgti i tam tikrus

niuansus. Tai yra sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas, kad kandidatai

pasiryžtų eiti dirbti. Verbuojant vyresnio amžiaus darbuotojus, vienišus

tėvus, mažumų atstovus ar moteris, darbdaviai įgyvendina įvairias “nuo

nedarbingumo pašalpos, prie atlyginimo” programas, kurių tikslas-

pritraukti ir padėti prisitaikyti naujiems darbuotojams, kurie anksšiau

gaudavo nedarbingumo pašalpą.

Kaip matome, tiesiog peršasi išvada, jog personalo planavimas ir

verbavimas yra labai svarbus procesas kiekvienai įmonei ar organizacijai.

Pasirinkus tinkamą personalą, galima efektyviai dirbti ir siekti užsibrėžto

tikslo. Jeigu to nebūtų daroma, firmų ateities planai žlugtų, o firma,

blogiausiu atveju, galėtų net bankrutuoti.

Naudota literatūra

1. Dessler G. Personalo valdymo pagrindai. K.:Poligrafija ir informatika,

2001.

2. Martinkus B., Neverauskas B., Sakalas A Vadyba: specialistų rengimo

kiekybinis ir kokybinis aspektas/Monografija.- Kaunas: TTechnologija,

2002.

3. Martinkus B., Sakalas A., Savanevičienė A. Darbo išteklių ekonomika ir

valdymas/Vadovėlis.- Kaunas: Technologija, 2000.