Planavimas – vadybos ciklo pradžia

Įvadas

Nuo seno žmonės stengėsi numatyti savo ateitį, kūrė įvairius planus. Senovėje jie buvo vadinami burtininkais, žyniais. Vėliau atsirado planuotojai, gerai išmanantys šią specifinę veiklos sritį. Visi žino, kad tik gerai suplanuotas ir apgalvotas darbas duoda rezultatų. Tad šio referato tikslas susipažinti su planavimu, planų įvairovėmis, taip pat atskleisti skirtumus, kuriuos įžvelgiau analizuodama šią temą.

Pirmiausia reikėtų išsiaiškinti, kas apskritai yra planavimas. Skirtingi autoriai pateikia kiek skirtingus apibrėžimus. Pagal James A. F. Stoner „planavimas – ypatinga sprendimų rūšis, nukreipta į konkrečią aateitį, kurios savo organizacijai trokšta vadovai “. Tuo tarpu F.S.Butkus teigia, kad „planavimas – tai priėmus vadybos sprendimą, pirmasis vadybos ciklo veiksmas siekiant, kad tas sprendimas būtų pavaldinių pastangomis įgyvendintas“ . Mano manymu, geriausiai planavimą apibūdina N. Paliulis ir E. Chlivickas: „planavimas numato kokie turi būti organizacijos tikslai ir ką turi daryti jos nariai norėdami juos pasiekti. Iš esmės tai yra pasiruošimas rytdienai, apibrėžimas to, ko organizacijai reikia ir kaip tai pasiekti“ .

Pradėjus analizuoti planavimą, iš karto dėmesys krypo įį tai, kad skirtingi autoriai pateikia kiek kitokius planavimo proceso etapus. E. Bagdonas ir E. Kazlauskienė išskiria tik keturis etapus :

1. Situacijos įvertinimas.

2. Alternatyvų išaiškinimas.

3. Alternatyvų įvertinimas.

4. Apsisprendimas.

Tuo tarpu M. Jėčiuvienė išskiria penkis etapus :

1. Analizės (kur mes esame dabar?).

2. Prognozės (kur galime būti?).

3. Uždavinių (kur tturime būti?).

4. Planų (kaip mums tą pasiekti?).

5. Kontrolės (kaip sužinosime, ką pasiekėme?).

N. Paliulis ir E. Chlivickas knygoje „Vadybos pagrindai“ (76psl.) rašo, kad planavimo rezultatai duos naudą tik tada kaip įmonės veiklos orientyrai ir rodikliai, jei jie bus tarpusavyje susieti ir vieningi pagal turinį. Pagrindinė nuostata struktūrizuojant ir tvarkant planavimo rezultatus yra – planas. Ši nuostata atspindi ir pagrindinius planavimo etapus:

1. Tikslų formulavimas, politikos, strategijos pagrindinių tarpinių uždavinių, pagrindinių prielaidų ir kt. nustatymas.

2. Ilgalaikio (daugiau kaip trejų metų) ir trumpalaikio (metinio ir trumpesnių) planų formavimas projektų ir pagrindinių padalinių lygiu.

3. Plano analizavimas biudžeto ir analizės grupėse.

4. Plano nagrinėjimas aukščiausioje įmonės valdymo struktūroje.

5. Galutinis plano nagrinėjimas ir priėmimas.

B. Melnikas, A. Jakubavičius, R. Strazdas išskiria dar detalesnius planavimo etapus : padėties analizė, prognozė, misijos formavimas, tikslo formulavimas, strategijos nnumatymas, taktikos parengimas, biudžeto formavimas(1pav.). Mano manymu, šie išskirti etapai yra paprasčiausi ir aiškiausi, tačiau norint pasiekti geresnių rezultatų reikėtų parašyti planą ir viską planuoti taip, kaip siūlo N. Paliulis ir E. Chlivickas.

Dabar reikėtų išsiaiškinti, kokie yra planavimo modeliai. James A. F. Stoner išskiria tik du planavimo modelius, tai strateginį ir operatyvinį planavimą. N. Paliulis ir E. Chlivickas išskiria tris planavimo modelius :

1. Strateginis planavimas (yra atliekamas aukščiausiu valdymo lygiu) – tai mėginimas pažvelgti į pagrindines organizacijos sudėtines dalis iš ilgalaikės pperspektyvos; įvertinti, kokios tendencijos gali egzistuoti jos aplinkoje. Pagrindinis uždavinys – numatyti, kaip organizacija elgsis savo „rinkos nišoje“ .

2. Taktinis planavimas (vidutiniu lygiu) – nustatomi tarpiniai tikslai siekiant strateginių tikslų. Taktinis planavimas iš esmės siejamas su strateginiu. Skirtingų padalinių vadovų atsakomybė taktinio planavimo atžvilgiu yra ta, kad į planavimą būtų įtrauktos idėjos, kurios susiformavo strateginio planavimo metu.

3. Operatyvinis planavimas (žemesniu lygiu) – tai yra planavimo pagrindų pagrindas. Kiekvienas vadovas operatyvinio plano pagrindu formuoja kasdieninę trumpalaikę taktiką, kuri užtikrintų visų veiksmų teisingumą, nustatytų stiprias bei silpnas organizacijos funkcionavimo puses.

F. S. Butkus skiria planavimą :

1. pagal būsimosios veiklos kryptis, tai trajektorinis planavimas. Būdingi bruožai: kryptis nustatoma daugiau remiantis organizacijos vidinės sandaros ir veiklos organizavimo pagrindais, organizacijos veiklos erdvė sunkiai apibrėžiama, užduotis suprantama labai plačiai, planuojama kartu su veikla, planai intuityvūs, kiekybiškai sunkiai įvertinami. Toks planavimas labiau tinka, kai organizacijos aplinka smarkiai keičiasi, sudėtinga ir sunkai įvertinama.

2. pagal konkrečius uždavinius, tai taškinis planavimas. Būdingi bruožai: uždaviniai technologiški, aiškus jų sprendimo būdas, jie nukreipti į išorinius organizacijos veiklą lemiančius veiksnius, planai racionalūs, uždaviniai aiškūs, tikslūs ir išmatuojami. Toks planavimas labiau tinka, kai aplinka yra paprasta, pastovi ar nusakomai kintanti, kurios būklė gali būti aiškiai ir tiksliai įvertinta, kai sistema gali būti nagrinėjama remiantis uždaros sistemos modeliu, oo valdymas yra artimas mechanistiniam, kai organizacijos nariai mėgsta aiškumą, apibrėžtumą, tikslumą.

Kaip matome, planavimas yra organizacijos judėjimo krypties, taip pat metodų ir būdų, kurie turi būti panaudojami siekiant nustatyto tikslo, parengimo procesas. T.y. tikslų, įmonės politikos, programų ir procedūrų parinkimo funkcija. Trumpai galima pasakyti, kad planavimas yra sprendimų parengimo procesas. Planavimo rezultatas yra dokumentai, kurie vadinami planais, taip pat sprendimai ir resursų paskirstymas, kuriuos planai atspindi. Tad labai svarbu turėti planą, nes be plano vadovai nežino, kaip efektingai organizuoti žmones ir tvarkyti išteklius. Be plano teik vadovai, tiek ir darbuotojai turi labai mažai galimybių pasiekti tikslą ar žinoti, kada ir kur nuklydo nuo kelio. James A. F. Stoner planus skirsto pagal planavimo modelius (2 pav.), tai:

• strateginiai planai, kurie skirti svarbiausiems organizacijos tikslams pasiekti;

• operatyviniai planai, kuriuose yra detalizuojama, kaip atlikti ar įgyvendinti strateginius planus kasdieninėje veikloje.

Pastebime, kad į strateginių planų sudėtį įeina operatyviniai planai. Operatyviniai planai yra dar skirstomi į (3 pav.):

1. Vienkartiniai planai – tai detali veiksmų eiga, kuri ateityje tikriausiai ta pačia forma nepasikartos. Jie dar skirstomi į:

• programa – vienkartinis planas, apimantis gana įvairių veiklų ratą. Jis nurodo esminius etapus, reikalingus tikslui pasiekti, organizacijos padalinį ar narį, atsakingą už kiekvieną etapą, kiekvieno etapo eilės tvarką ir laiką;

• projektai – mažesnės, atskiros pprogramos dalys. Jie yra ribotos apimties ir turi aiškias paskirties ir laiko direktyvas;

• sąmatos – finansinių išteklių, skirtingų konkrečioms veikloms per nustatytą laikotarpį, planas.

2. Pastovūs planai. Jie rašomi, kai organizacijos veikla kartojasi. Kartą sukurti pastovūs planai leidžia vadovams taupyti laiką, kadangi panašios situacijos tvarkomos iš anksto numatytais, tais pačiais būdais. Pastovius planus sudaro:

• politika – bendroji sprendimų priėmimo linija;

• taisyklės – teiginiai, nurodantys konkrečius veiksmus, kuriuos reikia atlikti tam tikroje situacijoje;

• detalios procedūros – nuorodos, vadinamos standartinėmis veikimo procedūromis, arba standartiniais metodais – detaliu rinkiniu instrukcijų, nurodančių seką veiksmų, kuriuos reikia atlikti dažnai ar sistemingai.

N. Paliulis ir E. Chlivickas teigia, kad „planai gali būti trumpalaikiai ir ilgalaikiai. Jie yra identiški formavimo būdu ir pritaikymu, o skiriasi tik planavimo laikotarpiu. Ilgalaikių planų laikotarpis daugiau kaip dveji metai ir jie apima visus įmonės veiklos aspektus, kurie įvertina ir esamus, ir būsimus (numatomus) ekonominius, socialinius ir techninius faktorius. Tai yra nenutrūkstamo planavimo procesas ir jis atspindi naują mąstymą apie ateitį. Trumpalaikiai planai apima trumpesnį kaip metų laikotarpį ir sprendžia einamuosius klausimus“ .(4 pav.)

F. S. Butkus taip pat skirsto „pagal numatomo laikotarpio dydį: ilgalaikiškiausi vadinami strateginiais, trumpesnių laikotarpių – taktiniais, o patys trumpalaikiškiausi, numatantys kasdieninę organizacijos veiklą – operatyviniais. Dar planai skirstomi pagal pavidalą:

• aprašomieji,kuriuos būtina atlikti tam tikru periodiškumu

arba įvykus kokiam nors reiškiniui;

• rodiklių suvestinės planai daromi tų veiklos sričių, kurių būklė gali būti įvertinama kiekybiškai;

• darbų planai, tai darbų sąrašas, nurodantis kiekvieno darbo pradžios ir pabaigos laiką.“

A. Jonaitis dar išskiria perspektyvinius ir metinius planus. Daugelis dabartinių vadovų galvoja, kad strateginis planas – tai perspektyvinis planas. Tačiau taip nėra. Pagrindinis perspektyvinio ir strateginio planavimo skirtumas tas, kad strateginio planavimo atstovai, kitaip nei perspektyvinio planavimo šalininkai, neteigia, kad organizacijos vystymosi perspektyvą galima numatyti analizuojant praėjusio laikotarpio rezultatus. Antrasis sskiriamasis bruožas – tai rezultatas. Perspektyviniuose planuose numatomi konkretūs planuojami rezultatai (ko? kiek?), strateginio planavimo metu daugiau dėmesio skiriama pasiektų rezultatų analizei, tuos rezultatus sąlygojantiems veiksniams ir problemoms, trukdančioms pasiekti geresnių rezultatų (kokie? kodėl? kas darytina?). Perspektyvinio planavimo schema pavaizduota 5 pav., o strateginio – 6pav.

Apibendrinant, planavimas – viena svarbiausių vadybos funkcijų. Jo tikslas – parengti veiksmų planus organizacijos misijai įvykdyti ir tikslams įgyvendinti. Svarbu pasirinkti ir parašyti tinkamą planą, priklausomai nuo to, kokiu tikslu ir kokiam laikotarpiui.

Naudota literatūra:

1. F.S.Butkus „„Organizacijos ir vadyba“, Alma littera, Vilnius 1996

2. James A. F.Stoner, R.Edward Freeman, Daniel R.Gilbert, Jr. „Vadyba“. Poligrafija ir informatika 1999

3. N.Paliulis, E.Chlivickis „Vadybos pagrindai“, Vilnius „Technika“ 1998

4. E. Bagdonas, E. Kazlauskienė „Biznio įvadas“, Kaunas, Technologija, 1997

5. M. Jėčiuvienė „Efektyvūs Vadybos metodai“, Vilnius, 2002

6. A. Jonaitis „„Vadybos ABC“, Vilnius, 1998

7. B. Melnikas, A. Jakubavičius, R. Strazdas „Inovacijų vadyba“, Vilnius, „Technika“ 2000