VADYBOS FUNKCIJOS: Vadybos ciklas

Tikslas

Pagrindinis mano referato tikslas – trumpai pristatyti pagsrindines vadybos funkcijas, išsiaiškinti, kas yra vadybos ciklas, išsamiau su juo susipažinti, sužinoti, kaip valdymo (vadybos) ciklas siejasi su valdymo funkcijomis, paanalizuoti skirtingų autorių nuomones šiuo klausimu.

Prieš pradedant ieškoti atsakymų į mums rūpimus klausimus, būtina susipažinti su tokiomis vadybos sąvokomis kaip ,,planavimas”, ,,organizavimas”, ,,motyvacija”, ,,kontrolė”, kurias dar XXa. pradžioje pirmą kartą įvardino A. Fajolis. Įvairiuose literatūros šaltiniuose šių terminų apibrėžimai labai panašūs, o kai kur skiriasi tik savo formuluote:

 Planavimas laikomas pagrindinė vadybos ffunkcija (1), atsakanti į klausimą, ,,ką daryti?” (2).

Planavimas – tikslų formulavimas bei jų įgyvendinimų tinkamos veiksmų eigos nustatymo procesas (3). Jis apima galimybių nustatymą, problemų ir alternatyvų, susijusių su tikslo siekimu, numatymą; galimybių diagnozę, tikslų analizę ir veiklos krypties parinkimą; veiklos programų tikslui pasiekti paruošimą (4).

 Organizavimas – vadybos funkcija, atsakanti į klausimą, ,,kaip daryti?” (2).

Organizavimas – įmonės materialinio ir socialinio organizmo sudarymas (5); dviejų ar daugiau žmonių įtraukimas dirbti kartu tam tikroje struktūroje, siekiant konkretaus tikslo ar tikslų visumos (3). JJis apima darbų, reikalingų planams realizuoti, organizavimą (4).

 Motyvacija – vadybos funkcija, atsakanti į klausimą, ,,kas turi daryti?” (2).

Motyvacija – žmonių privertimas dirbti (5); grupės ar visos organizacijos narių veiklos nukreipimas, įtakos darymas, siekiant atlikti būtinas užduotis (3).

 Kontrolė – vadybos funkcija, aatsakanti į klausimą, ,,kaip yra daroma?” (2).

Kontrolė – priežiūra, kad viskas vyktų kaip numatyta (5). Ji apima organizacijos veiklos stebėjimą ir įvertinimą, palyginimą su nustatytomis normomis ir standartais. Esant nukrypimams – veiklos koregavimą (4).

1) N.Paliulis, E.Chlivickas. Vadybos pagrindai. Vilnius, 1998. p.62; 2) B.Leonienė. Verslo pradmenys. Kaunas,1998. p.140; 3) J.A.F. Stoner ir kt. Vadyba. Kaunas, 1999. p.12; 4) Paskaitų konspektas. Organizacijos valdymo pagrindas (I dalis). Kaunas, 1998. p.36; 5) B.Martinaitis, E.Chlivickas. Ekonomikos pagrindai. Kaunas, 1997. p.331.

Dabar galime grįžti prie pagrindinės referato temos – vadybos ciklo (graikiškai ratas). Kyla klausimas, kaip valdymo ciklas (dar vadinamas valdymo procesu) siejasi su vadybos funkcijomis?

Technikos mokslų daktaras K. Sasnauskas žurnale ,,Vadovo pasaulis” (Nr.8. Vilnius, 1998. (p.35)) teigia: ,, Preliminarus atsakymas labai paprastas: vadybos funkcijos turi įsilieti įį valdymo ciklą”. Tuo tarpu N. Paliulis ir E. Chlivickas ,,Vadybos pagrinduose” (Vilnius, 1998. (p. 62)) rašo, jog ,,vadovavimą būtina traktuoti kaip ciklą, susidedantį iš<.>valdymo funkcijų, kurios turi specifinį charakterį, ypatingą turinį ir <.> veržiasi viena į kitą. Pavyzdžiui, tarkime, informacija, sukaupta atliekant kontrolės funkciją, ,,pasako” vadovams, kaip realizuoti jų planus (planavimo funkcija). Kartu kontrolė turi būti teisingai motyvuota ir organizuota (motyvacijos ir organizavimo funkcijos).”

Taigi matome, kad vadybos funkcijos ir ciklas yra naetsiejami vadovavimo terminai. Be to, visi autoriai beveik vvienbalsiai teigia, kad, ,,visos funkcijos veikia išvien ir yra tarpusavyje susijusios”(N.Paliulis, E.Chlivickas. Vadybos pagrindai. Vilnius, 1998. p.63); ,,Praktiškai valdymas neskaidomas į keturias atskiras veiklas ar vos tarpusavyje susijusių veiklų visumą o suprantamas kaip glaudžiai susijusių funkcijų grupė”( J.A.F. Stoner ir kt. Vadyba. Kaunas, 1999. p.13); ,,Kiekviena iš keturių valdymo funkcijų organizacijai yra gyvybiškai reikalinga”(Paskaitų konspektas. Organizacijos valdymo pagrindas (I dalis). Kaunas, 1998. p.36) ir ,,svarbiausia, kad ciklas nenutrūktų” (Vadovo pasaulis. Nr.8. Vilnius, 1997. p.35).

Nuo ko prasideda vadybos ciklas?

Profesorius F.S.Butkus (,,Vadybinis organizacijų struktūrizavimas”.Vilnius, 1996 (p.91)) vienareikšmiškai teigia: ,,Vadybos ciklas prasideda būsimų veiksmų planavimu, jų sekos ir derinimo nustatymu”. Tačiau K. Sasnausko požiūriu (,,Vadovo pasaulis”.Nr.8 Vilnius,1997 (p.36)) ,,konkrečios aplinkybės lemia, nuo ko pradėti vadybos ciklą. Svarbiausia – jo nepažeisti. Metaforinis palyginimas: norint apkeliauti Žemės rutulį, nebūtina pradėti kelionę nuo nulinio meridiano – Grinvičo.” Kiti autoriai šių faktų neakcentuoja arba palaiko prof. F.S.Butkaus nuomonę.

***

,,Visos organizacijos kuriamos tam, kad vykdytų savo pagrindinę veiklą, t.y. tam tikrus išteklius transformuotų į tam tikrus produktus. Šį procesą privalu valdyti – kreipti norima linkme. Tai atliekama pagrindinių vadybos funkcijų – planavimo, organizavimo, kontrolės/analizės, įtakojimo – dėka.<.> Kiekvienas vadybininkas žino, kaip sudėtinga atskirti, kur ir kada prasideda ir baigiasi viena ar kita funkcija. Paprastai vadybininkui niekaip nepavyksta ,,sutilpti” į vvieną funkciją. O vadybos funkcijas reika suvokti kaip visumą su visais jų santykiais bei ryšiais”.

Šią K.Sasnausko nuomonę (,,Vadovo pasaulis”. Nr.8. Vilnius,1997 (p.34)) puikiai iliustruoja 1 schema. Tačiau autorus priduria, kad ,,vadybos ciklas gali vykti nebūtinai viena kryptimi, – galimas ir atvirkštinis variantas, t.y. ciklą tenka apeiti ir prieš, ir pagal laikrodžio rodyklę.”

1schema. Preliminarus valdymo (vadybos) ciklas organizacijose

Tokį pat supaprastintą vadybos funkcijų modelį pateikia ir B.Leonienė (,,Verslo pradmenys”. Kaunas, 1998. p.140)

Ilgainiui mokslininkai detalizavo ir papildė pagrindines keturias vadybos funkcijas. Dėl to kituose šaltiniuose vadybos ciklų schemos sudėtingesnės, skiriasi nuo jau minėtosios.

2 schemoje pateikiamas sudėtingesnis valdymo modelis, nes visos rodyklės, parodančios santykius, nukreiptos dviem kryptimis. Planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė – tai tuo pačiu metu vykstą ir tarpusavyje susiję veiksmai (J.A.Stoner ir kt. Vadyba. Kaunas, 1999. p.13).

3 schemoje sutinkame terminą – grįžtamasis ryšys, kuris reiškia ,,informacijos, susijusios su organizacijos veikla, recirkuliaciją” (Paskaitų konspektas. Organizacijos valdymo pagrindas (I dalis).Kaunas,1998. p.37). Šią sąvoką savo vadybos ciklo schemoje vartoja ir N.Paliulis bei E.Chlivickas (,,Vadybos pagindai”. Vilnius, 1998. p.63).

B.Martinaičio ir V.Žilinsko nuomone (,,Ekonomikos pagrindai”. Kaunas,1997. p.331), pagrindinėms vadybos funkcijoms dar priklauso ,,derinimas (koordinavimas) – visų darbų

tvarkymas”. Todėl jų vadybos ciklas atrodo taip, kaip pavaizduota 4 schemoje. Su šia nuomone nesutinka prof. F.S.Butkus. Jis teigia, kad ,,,negalime išskirti į atskirus vadybos ciklo elmentus daugelio minimo koordinavimo (kaip ir komunikavimo), nes tai veiksmas, kuris yra būtinas atliekant bet kurį vadybos ciklo elementą”.

Be to, prof. F.S.Butkaus knygoje ,,Organizacijų vadyba”(Vilnius, 1996. p.69) siūlomas vadybos ciklas turi dar iki šiol nenagrinėtas dalis: reguliavimą ir atlyginimą. Čia, mano manymu, pateikiamas išsamiausias vadybos ciklo schemos pavyzdys (5 schema) ir aprašymas. Nurodomi ir tokie duomenys, apie kuriuos neužsimenama kitoje literatūroje, pvz.:

Kontrolė, anot prof. F.S.Butkaus, – būtinas, bet savo turiniu pats paprasčiausias vadybos ciklo elementas. Jei kontrolė neparodo jokių nukrypimų nuo numatytos padėties, tai vadybos sistemai nereikia imtis jokių veiksmų. Kontrolės sukaupta informacija turi būti saugoma, nes jei darbas pasikartojantis, tai informacija apie kartą atliktus darbus gali būti vertinga ateityje. Jei kontrolė parodo, kad esama nukrypimų (taip atsitinka dažnai) nuo numatytų darbo rezultatų, tai turi būti atliktas penktas vadybos ciklo elementas – reguliavimas – darbo procesų atstatymas į numatytas vėžes. Šią funkciją schemoje pavaizduoti privalu.

Kai planavimas, organizavimas ir motyvavimas įgyvendinant sprendimą turi būti atliekami tik vieną kartą, tai konrtolė, kad kartais neliktų nepastebėti kokie nors nukrypimai, turi būti vykdoma planavimo etape numatytu periodiškumu ar nurodytais momentais, o reguliavimas – kiekvienu momentu, pastebėjus nukrypimus. Taip kontrolė ir reguliavimas turi būti vykdomi tol, kol bus pasiektas

iškeltas tikslas. Pasiekus tikslą vadybos sistema jau galėtų ieškoti naujo tikslo, nes valdymo organo požiūriu vadybos ciklas jau užsidaro, bet neužsidaro valdymo objekto požiūriu. Vadinasi, vadybos ciklą galima laikyti užsidariusiu tik tada, kai darbuotojai yra atlikę darbus ir gauna grįžtamąjį ryšį, t.y., kada atliekamas šeštasis vadybos ciklo elementas – atlyginimas.Darbuotojas gauna iš organizacijos tai, ko jis siekė kreipdamas savo pastangas organizacijai reikalinga linkme.

Išvados:

Kad ir kaip būtų keista, skirtingi autoriai visais laikais labai panašiai suvokia vadybos ciklą. Jo sudedamieji elementai ir ssudėtingumas priklauso nuo to, kiek autorius išskiria pagrindinių vadybos funkcijų. Tačiau mes galime daryti išvadą, kad vadybos ciklas turi keturias pagrindines sudedamasias dalis: planavimas, oganizavimas, įtakojimas ir kontrolė/analizė, kurios gali būti atliekamos savarankiškai, kaip nesusijusios tarpusavyje, bet ir neatsiejamos viena nuo kitos. Be to,

egzistuoja organiškasis ryšys tarp pagrindinių valdymo funkcijų, kurios yra bendros įvairioms valdymo sistemoms įvairiose šalyse, ir konkrečių funkcijų, specifinių tai ar kitai valdymo sistemai.

Literatūra

1. Vadovo pasaulis. Nr.8. Vilnius: Pačiolis,l997 (34-36psl.)

2. Leonienė. Verslo pradmenys. Kaunas: Poligrafija ir informatika,1998 (140psl.)

3. F.S.Butkus. VVadybinis organizacijų struktūrizavimas. Vilnius: Technika, 1996 (90-92psl.)

4. F.S.Butkus. Organizacijų vadyba. Vilnius, 1996 (69psl.)

5. Paskaitų konspektas. Organizacijos valdymo pagrindas (1dalis). Kaunas, 1998 (36-37psl.)

6. J.A.F.Stoner, R.E.Freemar, D.R.Gilbert,Jr. Vadyba. Kaunas, 1999 (12-13psl.)

7. B. Martinaitis, V. Žilinskas. Ekonomikos pagrindai. Kaunas, 1997 (331 psl.)

8. N.Paliulis, E. Chlivickas. Vadybos pagrindai. Vilnius, 11998 (62-63 psl.)